SISTEMA DE FOCALIZACIÓN DE HOGARES (SISFOH)

Contenido
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE ACERVO DOCUMENTARIO DEL SISFOH POR
TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DEL RESPONSABLE DE LA ULE

I. Justificación ..................................................................................................................... 3
II. Objetivo ........................................................................................................................... 3
III. Alcance ........................................................................................................................... 3
IV. Consideraciones para la entrega de cargo ................................................................. 3
V. Anexos ........................................................................................................................... 10

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I. Justificación
El Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (Midis), mediante la Dirección de Operaciones (DO)1 de la
Dirección General de Focalización e Información Social (DGFIS), tiene a su cargo la operatividad del Sisfoh,
según la Directiva N° 001-2020-MIDIS, Directiva que regula la operatividad del Sisfoh, tiene entre otras
responsabilidades la de “Supervisar técnicamente a las Unidades Locales de Empadronamiento (ULE) respecto
a las actividades de capacitación y asistencia técnica recibidas”.

Asimismo, las ULE tienen entre sus responsabilidades la de “Sistematizar, archivar y resguardar los
instrumentos de recojo de datos; así como, otros documentos relacionados con el proceso
de determinación de la CSE (constancia de empadronamiento, Formato D100 firmado
manualmente, Formato NV100, entre otros), conforme a las pautas brindadas por la DO”.

En ese contexto, y en cumplimiento de la normativa vigente, la Coordinación de Asistencia Técnica a las

ULE de la DO del Midis, presenta el procedimiento para la entrega de acervo documentario del Sisfoh por
transferencia de gestión del responsable de la ULE.

II. Objetivo
Estandarizar el procedimiento de la entrega de acervo documentario del Sisfoh por trasferencia de gestión del
responsable de ULE.

III. Alcance
Los responsables de las ULE son quienes realizan el procedimiento de entrega de sus cargos en las
municipalidades distritales y provinciales del ámbito nacional.

IV. Consideraciones para la entrega de cargo

La entrega de cargo es un acto administrativo interno de cumplimiento obligatorio que el responsable
de la ULE, independientemente del tipo de vínculo contractual, debe realizar para la entrega del acervo
documentario de la ULE a su jefe inmediato superior o a quien este designe para tal fin.

Este acto se realiza de manera presencial, teniendo en cuenta lo siguiente:

¹ Según lo establecido en el artículo 65 del texto integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social,
aprobado mediante Resolución Ministerial N°094-2020-MIDIS, el 29 de junio de 2020.

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a) Todos los instrumentos que se usan en la ULE se archivan de acuerdo a las indicaciones de la Pauta
técnica de archivo y resguardo. Es importante realizar un adecuado archivo y resguardo de los
instrumentos de recojo de datos de los hogares, así como de otros documentos sobre el proceso
de determinación de la CSE, dicho documento se encuentra en el siguiente enlace: chrome-
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/http://www.sisfoh.gob.pe/index.php?option=com_
jdownloads&task=download.send&id=93&catid=3&m=0&Itemid=877
b) La documentación del Sisfoh para la entrega de acervo documentario se maneja en niveles: físico y digital,
por lo tanto, existe acervo documentario físico y acervo documentario digital.
c) El acervo documentario físico tiene como medios de soporte y conservación estanterías y archivadores.
d) El acervo documentario digital tiene como medio de soporte y conservación el correo electrónico y el
aplicativo Kardex.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que estas consideraciones generales se dan independientemente del
estado de atención de la documentación.

a. Clasificación de documentación de acuerdo al estado de atención.

i. Expedientes de CSE atendidas o finalizadas

El responsable saliente debe hacer entrega de los expedientes de CSE que obran en la ULE e informar
sobre los expedientes que fueron transferidos en custodia al archivo central de la institución.

También, se realiza la entrega digital del registro auxiliar de archivo y resguardo, detallando la ubicación
del mencionado archivo. Ejemplo: Disco D, carpeta (Archivadores); subcarpeta (Registro auxiliar).

Detalla la cantidad de archivadores o unidades de conservación por año, la cantidad total de hogares
que gestionaron su CSE y el total de folios, respecto a la atención de solicitudes de CSE.

Fuente: Registro auxiliar de archivo y resguardo de instrumento de recojo de datos.

* Escribe su ubicación física (si están en la estantería, en el almacén de la GDS o en el archivo

general de la municipalidad).

ii. Instrumentos de recojo de datos pendientes de gestionar: a la fecha de la entrega de cargo

se debe detallar la cantidad de los instrumentos de recojo de datos aplicados a los hogares, que están
pendientes de gestionar.
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Según el formato del Anexo N° 01, se debe detallar los números de los instrumentos de recojo de
datos que se encuentran en el folder/archivador pendientes de digitación.

iii. Instrumentos de recojo de datos no usados y disponibles para uso: a la fecha de entrega de
cargo se debe detallar la cantidad y ubicación física de los formatos.

Según el formato del Anexo N° 02, se debe detallar los rangos de los instrumentos de recojo de datos
que se encuentran en el stock físico.

El stock físico debe ser contrastado con el stock digital que se encuentra en el aplicativo KARDEX:
https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php, las cantidades obrantes en físico y digital deben
coincidir, en caso no coincidan, debes justificar el por qué, con sustento idóneo (documento).

iv. Instrumentos de recojo de datos desestimados, anulados y de baja: son aquellos instrumentos
que por algún motivo no facilitaron la CSE del hogar, ya sea porque se destruyeron, perdieron, duplicaron,
digitaron mal, enmendaduras, errores, etc., se generan informes para poder ser anulados, desestimados
o dados de baja, y ser registrados en el aplicativo Kardex, ubicándose físicamente:

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* Escribe su ubicación física (si están en la estantería, en el almacén de la GDS o en el archivo

general de la municipalidad).

Todo instrumento de recojo de datos, desestimado, anulado o de baja, debe estar debidamente registrado
en el Kardex: https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php, las cantidades obrantes en físico y digital
deben coincidir y deben estar con su respectivo informe, tal como se señala en el cuadro anterior, en caso no
coincidan, deben justificar el porqué, con sustento idóneo (documento).

v. Notificación de visita NV100 en caso de ausencia de S100 física, por meta de vencimiento
u otras metas: se debe detallar respecto a la aplicación y archivo de los formatos de notificaciones de
visita a hogares NV100, aplicados durante la gestión 2019-2022, así como, todas las notificaciones de
visitas de gestiones pasadas que se tengan en la oficina al momento de la entrega de cargo, las cuales
deberán encontrarse en su archivo respectivo.

b. Entrega de usuario y contraseña del correo electrónico acreditado por la DO

El responsable de la ULE designado con Resolución de Alcaldía, hace

la entrega del correo que está acreditado a través del SIAC, así como
la contraseña de acceso.
Ejemplo: El correo acreditado es el siguiente: ubigeo_distrito@gmail.
com, y la contraseña de acceso es: *********
Es responsabilidad de quien recibe el usuario y contraseña verificar
que éstos permitan el acceso a la cuenta de correo electrónico.

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Escenario 1: ULE con responsable saliente, quien transfiere su usuario y contraseña del correo acreditado
ante la DO:
El responsable entrante de la ULE procede a realizar el cambio de contraseña y teléfono de recuperación
con sus datos como nuevo responsable, respecto al correo electrónico acreditado de la ULE ante la
DO, con la finalidad de dar continuidad al uso del correo.

Escenario 2: ULE con responsable saliente, quien no transfiere su usuario y contraseña de correo
acreditado ante la DO: el nuevo responsable de la ULE deberá crear un correo institucional que contenga
el ubigeo y el nombre del distrito. Ejemplo: 010101Chachapoyas@gmail.com

c. Acceso a los demás Aplicativos informáticos

El responsable saliente de la ULE debe indicar el estado de los accesos a los aplicativos informáticos
proporcionados por la DO.

A la fecha de entrega de cargo, la ULE cuenta con el acceso a los siguientes aplicativos:

i. Aplicativos de escritorio (su uso no requiere de acceso a la internet):

Sistema de registro de instrumentos de recojo de datos (SigofApp): se usa en la digitación

de los instrumentos de recojo de datos, previa instalación del CsPro Vr. 2.6. No se requiere de usuario y
contraseña para acceder a este aplicativo.

* Marcar con una “X” en que unidad se encuentra grabada la aplicación.

ii. Aplicativos que requieren de acceso a la Internet para su uso:

El responsable saliente de la ULE debe informar a la persona, a quien le entrega el cargo, que para
acceder a todos los aplicativos informáticos, como nueva responsable de la ULE, debe ser designada
con Resolución de Alcaldía y acreditada ante la DO, por ende, la clave y contraseña es personal e
intransferible.

El responsable de ULE saliente debe informar de inmediato o de ser el caso con anticipación, al
Coordinador Territorial respectivo sobre su salida de la ULE para que proceda a “dar de baja”, sus datos
en los aplicativos correspondientes.

A continuación, se detalla estos aplicativos informáticos:

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a. Sistema Integrado de Acreditación (SIAC): se usa para la acreditación del nuevo responsable
de ULE y su equipo técnico.

La ruta de acceso al aplicativo se da a través de la plataforma web del Sisfoh www.sisfoh.gob.pe.

Respecto al registro del equipo técnico de la ULE verifica que solo quede registrado el personal en
funciones, cuyo contrato continúa vigente, de lo contrario, también se procederá a darles de baja.

Los documentos que validan la acreditación del responsable de la ULE y equipos de las ULE, deben
quedar debidamente archivados y debidamente rotulados en el archivo de Gestión documental,
(Archivador N° -2022).

b. Sistema Integrado para la Gestión de Operaciones de Focalización (Sigof ULE): se usa

para dar seguimiento al estado de los formatos, para informar el estado de CSE a los ciudadanos, dar
seguimiento de hogares con CSE próximos a vencer, así como, el registro y monitoreo de notificación
de visita a los hogares (NV100).

c. Sistema Integrado de Empadronamiento Electrónico (SIEE): para uso de la firma digital de

alcaldes con Certificado digital vigente y contrato con el Reniec.

• Situación 1: Municipalidad con Contrato vigente.

• Situación 2: Municipalidad sin contrato o en trámite:
Esperar al cambio de gestión para el inicio del trámite de contrato de servicio de certificación digital con
el Reniec.

iii. Sobre materiales de capacitación y otros entregados por la DO: debes informar a detalle sobre
los Instructivos, Protocolos, Manuales y Pautas que hayas recibido de la Dirección de Operaciones.

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V. Anexos

ANEXO N° 01

Detalle de los Instrumentos pendientes de gestionar

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ANEXO N° 02

REPORTE KARDEX: https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php

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Central telefónica: (51-1) 631-8000 / (51-1) 631-8030.

Av. Paseo de la República 3101, San Isidro, Lima - Perú.
www.midis.gob.pe

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