Gestión de proyectos

Semana 3

Introducción: El ciclo de vida y las metodologías de la gestión de

proyectos
Bienvenido de nuevo. Antes de continuar, repasemos lo que hemos abarcado. Aprendiste
a definir qué es la gestión de proyectos, qué es un proyecto, qué no es y cómo explicar su
valor a las empresas. También analizamos cuándo y por qué se necesita la presencia de
un gerente de proyectos, las responsabilidades diarias del gerente de proyectos y las
destrezas básicas necesarias para ser un gerente de proyectos exitoso. Ahora es un buen
momento para hacer una pausa y reconocer lo mucho que has aprendido. Ya estás
familiarizado con el trabajo que realiza un gerente de proyectos y has empezado a
aprender lo que se necesita para ser un gerente de proyectos eficaz. Ahora nos
adentraremos un poco más y aprenderás algunos de los pormenores del trabajo, y, antes
de que te des cuenta, estarás listo para dirigir cualquier proyecto con éxito. ¿Estás listo?
A continuación, voy a presentar los dos enfoques principales para la gestión de proyectos,
Waterfall y Agile. También hablaremos sobre las fases y el ciclo de vida de la gestión de
proyectos, y aprenderás sobre los diferentes estilos, escenarios y factores que pueden
impactar en un proyecto y en sus tareas en una fase determinada. Cuando terminemos,
podrás explicar y seguir el ciclo de vida de un proyecto, definir y esbozar las fases de un
proyecto y las tareas de cada una, comparar las diferentes metodologías de gestión de
proyectos para determinar cuál es más eficaz para un proyecto y, por último, organizar la
ejecución de un proyecto, de acuerdo con diferentes programas de metodologías de
gestión. ¿Listo? ¡Vamos!

Exploración de las fases del ciclo de vida del proyecto

No hay dos proyectos exactamente iguales, lo que significa que hay diversas formas de
gestionarlos. Cada proyecto presenta sus propias necesidades y factores, lo que
determinará las acciones que llevarás a cabo para lograr los objetivos. Hay diversas
maneras de gestionar proyectos y no siempre una manera correcta de hacerlo. Por
ejemplo, eres el gerente de proyectos en una campaña política para un candidato local.
Para lograrlo, necesitas pensar en los recursos disponibles, las personas con las que
trabajarás, y la fecha y el lugar de la elección. Debes estar al tanto de muchos detalles
para completar con éxito tu proyecto. Debido a que el proyecto puede verse afectado por
diferentes situaciones, es importante comprender la estructura básica. A esta estructura
la llamamos el ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida es una excelente manera de
guiar tu proyecto en la dirección correcta para que mantenga el rumbo y se logren los
resultados esperados. La mayoría de los ciclos de vida de los proyectos tienen cuatro
fases principales, cada una con su conjunto propio de tareas e inquietudes. Vamos a
analizarlas. Las principales fases de un proyecto son iniciar el proyecto, elaborar un plan,
ejecutar y completar las tareas y, finalmente, cerrar el proyecto. Hablemos de la primera
fase, iniciar el proyecto. Es el punto de partida para todo el proceso del proyecto. En esta
fase, definirás los objetivos y los entregables del proyecto, identificarás el presupuesto y
los recursos necesarios, las personas involucradas y cualquier otro detalle que pueda
impedir la correcta finalización del proyecto. Documentarás toda esta información en un
lugar para mostrar el valor del proyecto, y con suerte conseguirás la aprobación para
continuar. Una vez aprobado el proyecto, puedes comenzar. Luego, elaborarás un plan
sobre cómo se alcanzarán los objetivos del proyecto. Hay muchas maneras de planificar
un proyecto y abarcaremos algunos métodos y técnicas diferentes más adelante. Ahora,
lo que debes saber es que para cada proyecto es imprescindible elaborar un plan para
lograr los objetivos. Piénsalo. No puedes contratar a alguien para construir una casa sin
planear cómo se verá o cuánto tienes para invertir. Estas mismas consideraciones se
aplican a cualquier proyecto que gestiones. Para ser efectivo, el plan necesita incluir
muchas cosas. Por ejemplo, un presupuesto, un desglose de todas las tareas que deben
realizarse, formas de comunicar los roles y las responsabilidades del equipo, un
cronograma, recursos y qué hacer en caso de problemas o cambios en el proyecto. Estos
son solo algunos aspectos que destacar. Una vez que hayas elaborado el plan, es hora de
ejecutar y completar las tareas. Es importante señalar que el equipo del proyecto debe
completar las tareas. Como gerente de proyectos, tu rol es un poco diferente. Si bien
puedes encargarte de completar ciertas tareas en el proyecto, tu trabajo principal como
gerente de proyectos es supervisar el progreso y mantener al equipo motivado. También
eliminarás los obstáculos que puedan surgir para que las tareas se ejecuten bien y a
tiempo. Finalmente, cuando se hayan completado todas las tareas, se contabilicen todos
los recursos y el proyecto haya llegado a su fin, es hora de cerrar el proyecto. ¿Por qué es
importante el cierre? Un motivo importante es que el equipo pueda celebrar el arduo
trabajo realizado. Cerrar el proyecto también es una oportunidad para evaluar el
resultado del proyecto. Puedes tomar nota de lo que funcionó y lo que no para una mejor
planificación en el futuro. Incluso si el proyecto fue un gran éxito, es útil tomarse un
tiempo para reflexionar. Cerrar el proyecto también es una excelente manera de
conectarse con cualquier persona ajena al equipo que se haya interesado en el objetivo
del proyecto. Puedes dar a conocer las tareas que se completaron y los logros obtenidos.
Algunos proyectos como el ejemplo de la campaña, tendrán una fecha de finalización
determinada. Una vez que el proyecto llegue a su fin, eso es todo. No hay más trabajo por
hacer. Otros proyectos tienen diferentes líneas de meta. Por ejemplo, un proyecto donde
se implementa un nuevo sistema de pedidos en un restaurante se completa después de
configurar el sistema y de que los empleados sepan cómo funciona. En ese momento, se
logran los objetivos. Luego se entrega el proyecto a otro grupo cuyo trabajo es brindar
apoyo y asegurarse de que el sistema funcione a diario. Otro ejemplo es cuando gestioné
el proyecto de la creación de un tablero que lo usarían varios interesados en mi
organización. Este tablero mostraría información pertinente a cada interesado, según el
equipo del cual formaban parte dentro de nuestra organización. Gestioné el inicio del
proyecto, desde la escritura de la visión del proyecto, hasta el final donde entregamos el
tablero. Una vez que entregué el producto final, hice la transición de la actualización
continua de los datos de cada equipo y la página del tablero correspondiente a los
equipos respectivos. Piénsalo de esta manera: las entrega de las llaves de una casa recién
construida a su dueño nuevo. El proyecto de construcción de la casa está finalizado y
ahora depende del dueño el cuidado y el mantenimiento de la casa. Ahí tienes. El ciclo de
vida del proyecto. El nombre exacto de cada fase puede cambiar según el tipo de proyecto
u organización para la que trabajas. La idea general sigue siendo la misma. Luego de los
procesos del proyecto que aprenderás en este curso, te prepararemos para el éxito de la
gestión de proyectos. A continuación, analizaremos con más detalle lo que sucede
durante cada fase del ciclo de vida tradicional del proyecto.

Caso práctico: La importancia de cada fase del proyecto

Las consecuencias de apresurarse en una fase del proyecto
Un viernes por la noche, Juan, gerente de proyectos de una empresa especializada en
software de realidad virtual, recibe una llamada urgente de su gerente, Mateo. Mateo le
dice a Juan que necesita un costo y un cronograma estimados para el desarrollo de un
programa de formación de realidad virtual para Simuladores de Vuelo, S.A., una empresa
que realiza mantenimiento de aeronaves, antes del final del fin de semana.

Juan pasa el fin de semana trabajando en una propuesta para Simuladores de Vuelo, S.A.
Esboza rápidamente una propuesta, en la que estima que desarrollar el curso costará
200,000 dólares y tomará seis semanas. Estos valores corresponden al costo y al plazo
estándares para desarrollar cursos de formación en la plataforma de su empresa. Envía
la propuesta a Simuladores de Vuelo, S.A. para cumplir con el plazo de entrega.

Cuando Juan entra en la oficina el lunes por la mañana, Mateo le dice que fue reprendido
por no seguir el proceso de la empresa para elaborar una propuesta, ya que debía
involucrar a los ingenieros en el proceso. Los ingenieros echan un vistazo a la información
presentada por Simuladores de Vuelo, S.A. y se dan cuenta de que el software de la
empresa no funcionará con su plataforma. Llevará seis meses desarrollar la plataforma
para satisfacer las necesidades del software de la organización y otros seis meses probar
la integración entre el software y la plataforma. El costo de desarrollar y probar este
software será de más de un millón de dólares.

Este proyecto ha fracasado incluso antes de empezar. No hay forma de darle a

Simuladores de Vuelo, S.A. lo que desea sin afectar el presupuesto, la calidad y el
cronograma.

La situación ideal
Cuando su gerente lo llama, Juan le dice que, aunque entiende que Mateo quiera hacerle
una propuesta de inmediato al cliente para quedar bien con él, le gustaría tomarse un
poco más de tiempo para hacer la propuesta correcta. Juan le dice a Mateo que enviará
un correo electrónico a Simuladores de Vuelo, S.A. para pedirle a la empresa más tiempo
para desarrollar una propuesta precisa y razonable. Mateo duda, pero accede.

El lunes por la mañana, Juan ve que Simuladores de Vuelo, S.A. respondió a su solicitud.
Los representantes de la empresa le agradecen que haya comunicado sus inquietudes
sobre el plazo ajustado para preparar una propuesta. Además, le dicen que le darán una
semana para trabajar con su equipo y elaborar un presupuesto para el proyecto.

Ahora, Juan tiene tiempo para involucrar a todos los actores clave en la estimación del
esfuerzo necesario para llevar a cabo el proyecto, incluidos el costo, el cronograma y los
recursos.

Analicemos el ciclo de vida de este proyecto.

Iniciación del proyecto

Esta es la fase en la que Juan se apresuró en el primer escenario. Idealmente, en esta fase,
Juan debería hablar sobre los objetivos del proyecto con Simuladores de Vuelo, S.A. para
comprender claramente qué necesita la empresa. Una vez que Juan haya definido los
objetivos del proyecto, podrá reunir a los interesados y a los miembros del equipo del
proyecto para definir lo que hay que hacer para crear con éxito esta formación para
Simuladores de Vuelo, S.A. Juan identifica las habilidades necesarias para desarrollar la
formación y estima el cronograma y el costo. Además, identifica y documenta el valor
agregado que este proyecto tendrá para la empresa. También presenta toda la
información que reunió al equipo directivo de su empresa, que aprueba su propuesta. A
continuación, Juan envía la propuesta a Simuladores de Vuelo, S.A., y la empresa la
acepta.

Elaboración de un plan
Ahora que Juan tiene el visto bueno para trabajar en el proyecto, define un plan para ir
de principio a fin. Tener un plan garantiza que todos los miembros del equipo y los
interesados estén preparados para realizar sus tareas. Juan define los plazos y las tareas
importantes para que el proyecto tenga éxito. Crea un cronograma para dar cuenta de
todos los recursos, materiales y tareas necesarios para ejecutar el proyecto.