V U N Á C O A C H I N G F I N A N C I E R O

CÓMO
ELABORAR UN
PLAN DE
TRABAJO A
PRUEBA DE
BALAS

E S C R I T O P O R

C L A U D I A M E J Í A V I L L A J U A N A

"Lo que le da forma a nuestras vidas no es lo que

hacemos de vez en cuando, sino lo que hacemos
constantemente”.
Tony Robbins.

Contenido

03 Introducción

La
05 preparación

Tomando
08 Conciencia

11 La práctica

18 Conclusión
03

Intro
duc
ción
 Si en tu vida no sabes para dónde
vas...mejor frena, enciende el "waze"
,y deja que te ayuden

FRASE DE HUMANIZANDO MENTES

Constantemente nos encontramos en el vaivén del

día a día, yendo, viniendo, haciendo y deshaciendo,
la mayoría de las veces corriendo y estresados.
Y muchas de esas veces pareciera que hacemos las
cosas como “en piloto automático” sin tomar
conciencia de lo que hacemos, cómo lo hacemos,
porqué lo hacemos y lo más importante: para qué
lo hacemos.

Pero no te desanimes, esto es algo muy común hoy

en día, resultado de la evolución social y
tecnológica que nos ha llevado a creer en la falsa
idea del “multitasking” como un parámetro de éxito.

Tenemos todo un mundo al alcance de un

dispositivo, en donde se encuentran desde nuestro
sueños, aspiraciones y trabajo, hasta nuestra vida
social y familiar.

Y es que el uso de las tecnologías no es

enteramente malo, no quisiera generar una idea
equivocada, pero el perder la conciencia de lo que
hacemos y para qué lo hacemos, puede llevarnos a
perder el orden y así generar desorganización y
descontrol en nuestro accionar de cada día, y por
consiguiente generar estrés, frustración y malestar.

La intención de elaborar este ebook es para

brindarte sencillas ideas y tácticas que te ayudarán
a desarrollar más la conciencia de tus actividades,
y así tener mayor y mejor organización en tus días
que te permitan disfrutar más del recurso más
valioso que tenemos los seres humanos: el tiempo.

Dicho esto, prepara papel y pluma, y empecemos a

preparar tu plan de trabajo a prueba de balas.
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05

La
preparación
 1. PRIMERO LO PRIMERO.
PREPARATE.
Para comenzar, lo primero que debemos hacer es tomar conciencia.

¿A qué me refiero con tomar conciencia?

Bueno, precisamente a reflexionar sobre dónde estás en este momento, lo

que sientes, lo que quieres, y para qué lo quieres.

Ser consciente de lo que quieres hacer y de las emociones que esto te

genera, es el paso inicial para realizar la primera acción necesaria al elaborar
un plan de trabajo: tomar la decisión de qué hacer.

¿Cómo tomamos conciencia?

Para poder tomar conciencia lo primero es prepararse para ello. Para poder
prepararte adecuadamente, realiza el ejercicio que a continuación te explico.

1. Escoge un lugar que sea bautizado como “tu lugar de concentración” o tu

“focus spot”. Este lugar debe ser un lugar cómodo, limpio, iluminado y
propicio para poder escribir y tener tus herramientas de planeación: tu
agenda física, tu libreta o tu dispositivo móvil (tableta, o computadora).

*NOTA: ¿Te fijase que no mencioné el celular como herramienta de

planeación? Esto es porque el celualr es el dispositivo que más distracciones
genera, de acuerdo a estudios realizados, en promedio cada 40 segundos
recibimos una distracción por medio del teléfono móvil (un correo
electrónico, una notificación de redes sociales, un mensaje, etc.).

2. Escoge tu “Horario de planeación”. Ya sea al final de tu día, o al inicio de

éste, elige un tiempo que sea especialmente dedicado a esta actividad. Esto
ayudará, con la ayuda de la repetición, a la formación de un hábito, y cuando
menos te des cuenta, cada día a esa hora, tu cuerpo y tu mente se
empezarán a preparar para
“el tiempo de planeación”.

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 1. PRIMERO LO PRIMERO.
PREPARATE.
3. Prepara tu disposición.
Difícilmente podrás tomar conciencias si estás apurado por la siguiente cita,
o si ya vas tarde a algún compromiso o si te encuentras disgustado o triste
por alguna situación.

Tómate un receso antes de empezar con tu proceso.

Da una pequeña caminata, toma 3 respiraciones profundas, o tómate unos

10 minutos para prepararte esa bebida o colación que disfrutas (en mi caso,
por ejemplo, te confieso que es una taza de té verde de jazmín o un bocado
de chocolate 100% negro).

El objetivo es romper con la energía que traes y generar una energía de

vibración alta que te permita elevar tu concentración.

Ahora si, una vez en establecido tu "Focus Spot", en una horario adecuado y
con la energía adecuada, comencemos.

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08

Tomando
conciencia
2. COMENZANDO CON LA
PLANEACION:
TOMA CONCIENCIA.
Hagamos un ejercicio, imagina que te proponen
realizar un viaje, ¿cuál sería tu primer paso en la
planeación de ese viaje?

Quizá me responderías “Primero tengo que saber a

dónde es el viaje”. Exacto.

Para poder realizar una adecuada planeación,

primero debemos tomar conciencia de hacia dónde
queremos ir. Es decir ¿cuál es tu objetivo?
Tómate unos breves minutos para reflexionar y
establecer un primer objetivo para el día de hoy, o
quizá para el de mañana. Ponlo por escrito en tu
agenda o en tu libreta de apuntes.

Ahora, imagina que te digo que el viaje es a

Tombuctú, probablemente la respuesta que me
darías es “¿Y yo como porqué y para qué voy a ir a
tombuctú?” Correcto.

Una vez que has establecido el objetivo que

quieres lograr, es importante tener muy claro el
para qué y porqué quieres ese objetivo.

En el día a día, quizá pueda ser algo como “Mi

objetivo de hoy es limpiar el closet porque me hará
sentirme bien y para limpiar la energía de mi cuarto”,
por ejemplo.

Otro ejemplo de cómo aplicar este paso con una

perspectiva profesional podría ser: “Mi objetivo de
hoy es enviar las 5 propuestas pendientes de
aceptación porque así puedo avanzar con otros
prospectos, para poder cenar tranquilo en familia.”
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2. COMENZANDO CON LA PLANEACION:
TOMA CONCIENCIA.
Tómate nuevamente unos minutos y escribe los
porqués y para qués del objetivo que has escrito
previamente.

Ahora imagina que te digo que el viaje a Tombuctú

es para medir el mercado en la época de invierno.
Quizá me pudieras responder “pero a mí me
desagrada el invierno, no me gusta el clima
demasiado frío”
¿Qué emoción te genera? ¿Desagrado? ¿Temor?
¿Angustia? Precisamente.

Si ante nosotros tenemos una actividad que nos

genera una emoción negativa, difícilmente vamos a
querer realizarla, y nuestro inconsciente, que es
muy hábil y siempre nos protege, responderá
rápidamente con una distracción aparentemente
“mejor y más importante” que la actividad en
cuestión.

Por otro lado, si soy consciente del sentimiento

que me genera, entonces también puedo ser
consciente de la contraparte: “iré en la mejor
temporada” “podré ver la decoración invernal” etc.

Por cada actividad que tengamos por hacer, haz

consciente la emoción que te genera, si es una
emoción positiva, sin duda la tendrás pendiente y
con ansias de realizarla. Pero si es una emoción
negativa, considera los aspectos positivos de ésta,
de este modo será más fácil recordarla y realizarla
de primero, a fin de poder “eliminarla” de tu lista
de pendientes por hacer lo más pronto posible en
tu día.

Ahora analiza las emociones que te genera tu

objetivo. ¿qué sientes al pensar en las actividades
que debes realizar? Analiza, reflexiona, y escribe.
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11

La
práctica
 3. DEL DICHO AL HECHO.
LA PRÁCTICA.
Te he hablado ya de los aspectos preliminares y mentales para una
planeación a prueba de balas, y ahora toca el turno de la práctica.
Antes de presentarte el abc de la formación de un excelente plan de trabajo,
debo revelarte una confesión muy importante.

Todo plan es propenso a ser falible.

Parece obvio, pero muchas veces caemos en la falsa promesa de “el

remedio infalible y 100% garantizado”. Y a mis 35 años en los que
constantemente he buscado las mejores formas de organizarme,
administrarme y después de haber probado herramientas de todo tipo,
formas y costos, he llegado a la conclusión que lo único garantizado es que
todo es factible de fallar.

Con esto no quiero decirte que este método no sirva, sino que quiero que
seas consciente que todo plan puede fallar, no se trata de qué plan,
herramienta o sistema uses, sino que se trata de cómo lo usas, revisas,
ajustas y vuelves a intentar hasta que logres encontrar la forma en que a ti te
funcione.

En mi caso, fue fusionar de alguna forma las herramientas que he usado a lo

largo de los últimos 15 años. (si, desde mis tiempos de universitaria ya que
siempre he sido muy activa y la planeación y organización siempre fueron
vitales en mi vida, no sólo en el ámbito laboral).

Dejando este punto en claro, ahora si, comencemos.

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 A. ASIGNANDO TEMPORALIDAD
Una vez que tienes claro el objetivo, el para qué y el por qué, el siguiente
paso es determinar la temporalidad del mismo.

Si se trata de planes a largo plazo, elige temporalidades anuales, y

semestrales.

Si se trata de planes a mediano plazo elige tiempos semestrales y

trimestrales.

Si se trata de planes a corto plazo, elige tiempos mensuales y

semanales.

Para efecto de practicidad, tomaré como ejemplo los planes a corto plazo, ya
que son los que usamos con mayor frecuencia.

En este caso, marca los objetivos a lograr por cada semana, señalándolos
con claridad en tiempo, forma y cantidad. Por ejemplo:
Semana del 1 al 7 de agosto: Realizar el contacto con 10 empresas para
presentar la propuesta de venta.

Una vez que has puesto el objetivo final, el segundo paso es descomponer
ese objetivo en metas más pequeñas asignadas a cada día. Por ejemplo:
LUNES: Realizar el primer contacto a las 10 empresas.
MARTES: Enviar la información previa.
MIÉRCOLES: Dar seguimiento a la información enviada y concertar citas
previas.
JUEVES: Elaborar las presentaciones de venta pendientes.
VIERNES: Recabar resultado y conclusiones.

Esto puede verse de esta forma en cuestiones de planeación personal, por

ejemplo:
Objetivo DEL 1 AL 7 DE AGOSTO: LIMPIAR EL CUARTO DE BODEGA

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 A. ASIGNANDO TEMPORALIDAD
LUNES: Ordenar los anaqueles colgantes
MARTES: Separar todo lo que no sirva
MIÉRCOLES: Comprar cajas y/o bolsas y ordenar en pilas.
JUEVES: Limpiar anaqueles, piso y pintar
VIERNES: Organizar anaqueles y pilas de cajas.

¿Cada día sólo debo tener 1 objetivo? No. Dependiendo de tus actividades
lo sugerido es establecer hasta 3 objetivos por día. A fin de que al
descomponerlo tu lista de quehaceres no quede demasiado larga o
abrumadora, que lleve a tu mente a un estado de emergencia y
procrastinación.

Ahora te invito a que revises tu objetivo y lo descompongas en tareas diarias.

Recuerda, trata de ser concreto, específico y que puedas medir su
resolución o avance.

B. AVANCE Y SEGUIMIENTO
Todo plan de viaje tiene un mapa de ruta y una brújula, en tu plan de trabajo,
tus objetivos son tu mapa de ruta, y el seguimiento será tu brújula.

¿Cómo llevar el seguimiento? Generalmente el seguimiento lo empleamos

haciendo pequeños “altos” o cortes periódicos. Es como esas paradas de
descanso que hacemos en un viaje para analizar la ruta, revisar los recursos
que nos quedan y los que tenemos que resurtir.

Es decir, al dividir tus objetivos en plazos y “submetas” tienes un factor de

comparación y medición.

Por ejemplo, si en la semana tu objetivo era de contactar a 10 empresas, y a

mitad de semana sólo llevas 5 contactadas, llevas un 50% de alcance de tu
objetivo.
Hacer esto te permitirá ir evaluando qué tan certera es la dirección que
estás llevando, y por ende, tomar la decisión de los ajustes pertinentes.
14
 En este punto, es importante tener con claridad:
El plazo límite
El factor de medición
Los tiempos de cortes y evaluación.

De nada sirve evaluar el avance al final del plazo cuando ya no hay tiempo
para realizar ajustes. Por otro lado, si a mitad del día, de la semana, mes, año
o de cualquier plazo que hayas establecido, haces un alto y observas tu
brújula, estarás a tiempo de tomar las acciones correctivas.

Toma tu tiempo, y evalúa en qué momentos crees que será necesario hacer
esos "altos" en tu ejecución para evaluar tu avance y, si es necesario,
reajustar tu plan. Procura agendar esos momentos de revisión y ajuste.

C. LA UNICA CERTIDUMBRE EN LA
VIDA, ES QUE LA VIDA ES
INCIERTA.

Un error que constantemente sucede al elaborar un plan de trabajo es que

se elabora pensando en “condiciones ideales” y sin imprevistos, y digo que
es un error porque si lo pensamos a conciencia, la vida misma es
incertidumbre.

No podemos saber lo que ocurrirá en el próximo mes, la próxima semana,

ni siquiera en el próximo minuto. En este mismo momento al estar
escribiendo este e-book, mi computadora podría fallar en el siguiente
minuto, o quedarme sin luz y no poder seguir avanzando, lo que ocasionaría
un retraso, y por consiguiente un estrés, y eso me llevaría a adentrarme a un
círculo vicioso de frustración, negatividad y síndome de victimismo que no
sólo ocasionaría no lograr mi objetivo, sino que afectaría mis demás planes y
objetivos.

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Por eso, debemos ser conscientes de la incertidumbre de la vida al
momento de planear. Es decir, planear para el peor escenario,
esperando el mejor.

¿Qué quiere decir esto? Muy sencillo. ¿cuál es el peor escenario en el

objetivo de contactar a 10 empresas? (retomando el ejemplo que hemos
visto anteriormente)
a.Que ninguna me responda.
b.Que todas me den la misma fecha.

Entonces, ¿cuáles serían tus planes de contingencia? Es decir, considerar

acciones que serán tu “backup” o respaldo. Y para ello, también considerar
un “tiempo contingente” en donde realizarás esas actividades, a fin de no
afectar a las demás.

Aquí te va otro ejemplo mucho más sencillo.

Imagina que tienes ya en tu plan visitar a 5 de esas empresas. Pero tu plan
está de la siguiente manera pensando que tu cita es de 30 minutos de
duración:
9:00- empresa 1
9:30- empresa 2
10:00 empresa 3
10:30 empresa 4
11:00 empresa 5

¿Qué pasaría si la empresa 1 te recibe a las 9:15? No sólo generarás estrés y

nervio, sino que posiblemente pierdas la cita de las 9:30.

Entonces en cambio, qué tal si tu plan del día lo pones de la siguiente

manera, recordando la incertidumbre de la vida:
9:00- empresa 1
9:45- empresa 2
10:30 empresa 3
11:15 empresa 4
12:00 empresa 5
Esto te daría 15 minutos de “respaldo” por si algo ocurriese. Ah, pero
quizá te estés preguntando “Pero, qué pasa si no ocurre nada, tendría
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más de una hora sin hacer nada”.
Aquí viene la parte interesante. ¿qué harías con ese tiempo “sobrante”?
¡¡Pues recargarte por supuesto!!

¿Cuántas veces te paras a estirarte? O ¿Haces una pausa sólo para respirar y
estirarte? Esos lapsos son los que te servirán para recargar tus energías o
sacudirte las emociones negativas que hayan resultado de la actividad
anterior. Puedes usarlos para meditar, respirar, caminar un poco.

Son pequeños tiempos “Stop and Move”.

D. FORMANDO UN HÁBITO
Estamos llegando a la parte final de este e-book.

Si bien espero que hayas encontrado algunas ideas interesantes, mi deseo

más ferviente es haber podido brindarte una visión más consciente del uso y
planeación del tiempo.

Ahora, el paso final para hacer un plan de trabajo a prueba de balas, es por
supuesto la constancia.

Un plan al que sólo se le puso empeño en la fase inicial, pero no se le da

continuidad ni seguimiento, es un plan condenado a sufrir fracasos.

Un plan al que se le pone empeño en todas sus fases, no solo tiene más
probabilidad de éxito, sino que también es un plan que te generará
emociones positivas, y con ello, energía vibracional alta y tener una energía
vibrando alto te llevará a experimentar emociones mucho más alegres que
te permitirán disfrutar mejor de tu día a día.

Es así que en este último punto quiero invitarte a hacer de la planeación un

ritual, y después lo conviertas en un hábito, para que finalmente sea una
actividad tan natural en tu vida como lo es el respirar.

Recuerda: establecer un horario dedicado a tu planeación, establecer

tus fechas de corte y seguimiento, y por último, intentar hasta
encontrar el formato y forma que sean más efectivos para ti.
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18

Conclusión
 La planeación es un proceso que bien
estructurado y llevado a cabo a conciencia y con
constancia puede llevarnos tan lejos como nuestros
propios sueños.

Sin embargo, también es algo que personalmente

considero un arte, y existen en este mundo
infinidad de herramientas que nos pueden ayudar
en este proceso, así como también herramientas
que a simple vista pueden ser óptimas, pero al
implementarlas nos damos cuenta que no son las
adecuadas para nuestros procesos, perfiles o
actividades.

Si bien, el objetivo de este e-book es brindar ideas

y tácticas sencillas para una planeación más
consciente y efectiva, el objetivo no es profundizar
en las diferentes herramientas, procesos y formas
de aplicación de la misma en nuestros diferentes
roles: personal, profesional, empresarial, etc.

Es por ello que te invito a que sigas aprendiendo,

investigando, probando y experimentando.

Si es de la mano de mi persona, será un placer

para mí ser parte de tu proceso de aprendizaje. Si
ese fuera tu deseo, te invito a dejarme un saludo
por las redes de Facebook e Instagram de Vuná
Coaching Financiero, o a visitar mi página web
www.vunacoaching.com.

Estoy segura que tienes muchos planes a los que

juntos podremos darles forma, estructura y diseñar
esos mapas adecuados y precisos que te llevarán a
ellos.
Por el momento me despido feliz de dejarte este
pedacito de mi experiencia, no sin antes dejarte
esta frase para cerrar, una que ha sido
prácticamente un mantra para mí:

“NADIE PLANEA FRACASAR. PERO SE FRACASA POR

NO PLANEAR.”

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 CÓMO
ELABORAR UN
PLAN DE
TRABAJO A
PRUEBA DE
BALAS

E S C R I T O P O R

C L A U D I A M E J Í A V I L L A J U A N A

Claudia Mejía
Claudia Mejía (@claumv86)
cmejia@vunacoaching.com

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Mérida, Yucatán, Agosto 2021