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PROTOCOLO DE

SELECCIÓN DEL
PERSONAL
Versión Fecha Cambios realizados
2.0 Enero 2 de 2021 Actualización de nomenclatura
PROTOCOLO DE SELECCIÓN DEL CÓDIGO TH-HS-PT-02
PERSONAL
NATURAL SMILE S.A.S. FECHA: 02-01-2021
PROCESO: HABILITACIÓN EN SALUD VERSIÓN: 2.0
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1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer la secuencia ordenada que se debe
seguir, para realizar la selección de personal administrativo que laborará en la
institución.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos de selección que se realicen para vincular personas
que desempeñen los cargos establecidos en la estructura orgánica que vayan a
ser vinculados a la Clínica.

3. GENERALIDADES

Es responsabilidad de la Gerencia de la Clínica, que se preserve y ejecute la


adecuada emisión, socialización, administración, actualización y control de los
documentos de calidad en la totalidad del Sistema Obligatorio de Garantía de la
Calidad, lo cual incluye este Manual de Selección de Personal y documentos
relacionados con el mismo.
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4. NECESIDAD DE PERSONAL

La necesidad del personal se presenta cuando existe un cargo vacante debido a


que la personas que lo desempeña, se promociona a otro, renuncia o lo dispone la
institución; también, cuando dado el crecimiento de condiciones específicas de la
institución, se crea un nuevo cargo.
Teniendo en cuenta que las estrategias y las actividades de las diferentes áreas o
departamentos, están determinadas por las metas Organizacionales propuestas,
en las que el personal cumple un papel fundamental, es importante que cuando
prevean que alguno de sus empleados va a dejar de desempeñar el cargo que
ocupa, informe a la coordinación administrativa sobre la necesidad surgida, con el
fin de emprender las medidas en el reclutamiento de personal que dé continuidad
a la labor desempeñada.

5. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE SELECCIÓN DE


PERSONAL EN NATURAL SMILE

La Coordinación Administrativa

 Mantener permanentemente actualizados los perfiles de los cargos.


 Administrar el banco de hojas de vida.
 Realizar el reclutamiento de personas a través de las fuentes definidas
cada que se requiera un cargo en la clínica.
 Coordinar edición de las publicaciones en proceso de reclutamiento.
 Realizar la preselección de candidatos de acuerdo al perfil requerido para el
cargo.
 Recoger y consolidar las calificaciones de las entrevistas
 Presentar a la Gerencia resultado final.
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El Gerente y/o quien el designe

 Efectuar Entrevista a los Candidatos preseleccionados.


 Aplicar las pruebas técnicas o entrevistas Efectuar y calificar las pruebas
técnicas
 Calificar entrevista y emitir resultado
 Aprobar vinculación con base en informe final recibido de la Coordinación
Administrativa.

6. RECLUTAMIENTO DE PERSONAS

Es la búsqueda del aspirante al cargo por fuera de la institución; las siguientes son
las fuentes de reclutamiento externo más usadas en NATURAL SMILE:

 Instituciones Educativas: se utiliza cuando se requiere profesionales


jóvenes o estudiantes de diferentes disciplinas. Entre las ventajas del uso
de esta fuente, se considera la oportunidad de estructurar y desarrollar la
futura administración de la institución y la posibilidad de escoger a los
mejores estudiantes; sin embargo, en este caso los entrevistadores tienen
la difícil tarea de tomar decisiones basadas en factores intangibles entre los
cuales se incluye el potencial del aspirante.

 Recomendados: presentación directa de los candidatos por parte de los


trabajadores de la institución lo cual es ventajoso si se tiene en cuenta que
las personas vinculadas a la institución tienen conocimiento de la cultura,
procesos y en general, de la dinámica de la organización; también, es una
de las herramientas menos costosas y más rápidas de reclutar personal.
Pero debe considerar que esta fuente si no se usa con otras, puede
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presentarse a acusaciones de discriminación en tanto que cada persona


tiende a recomendar a sus iguales.

 Avisos: Los avisos, ya sean en periódicos, o en publicaciones


profesionales, son útiles en la medida que permiten llegar a un número
grande de personas, sin embargo, debe cuidarse la planeación del
contenido, del tiempo y la ubicación del aviso de acuerdo a los candidatos a
quienes se pretender llegar; de esta forma la identificación de la institución
en el aviso solo se hace cuando el puesto es lo suficientemente complejo y
se requieren candidatos con habilidades específicas para el cargo a
proveer, de otro modo no se coloca pues se busca evitar la presentación
masiva de estudiantes. La desventaja de esta herramienta radica en que su
utilización puede demorar la ocupación del cargo.

 Bolsas de empleo: Se realiza a través de empresas constituidas para este


objeto o a través de la página de empleo en internet, con el fin de llegar a
un número masivo de personas interesadas en el cargo propuesto. Su
ventaja radica en que se tendrán muchas personas interesadas en el cargo
con el perfil y la experiencia requeridas por la empresa. La desventaja es
que pueden llegar muchas hojas de vida de personas que no cumplen con
el perfil del cargo requerido, lo cual demorara el proceso del cargo que se
necesita.
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7. PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS

Es la verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos definidos en el perfil


del cargo. En NATURAL SMILE se tendrá en cuenta lo siguiente:

 ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA:

 Candidatos:

Ese archivo está organizado por los profesionales de las personas que
enviaron en algún momento su hoja de vida y que no han sido
consideradas, lo cual no significa que no fueron adecuadas pues pudo
haber muchos aspirantes calificados durante el proceso de selección, no
haber vacantes o las aspiraciones salariales pudieron ser mayores a las
ofrecidas.

 Personal en actividad:

El archivo de estas hojas de vida se encuentra organizado de acuerdo al


cargo que el personal en actividad está realizando actualmente, este
contiene el contrato laboral y todos los documentos solicitados al candidato
antes de su contratación.

 SELECCIÓN DE HOJAS DE VIDA

Se lleva a cabo una primera selección de las hojas de vida de candidatos


que reúnen las cualidades necesarias para aspirar al cargo vacante de
acuerdo a los detalles del cargo previamente establecidos. De esta
manera, los entrevistadores solo comprometen el tiempo y el esfuerzo de la
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entrevista implicada, en los candidatos que cumplen con los requerimientos


del cargo.

Esta selección es realizada por la Coordinadora Administrativa quien es la


persona definida en la empresa para seleccionar las personas idóneas para
los cargos requeridos.

Las hojas de vida que no son seleccionadas se devuelven a sus dueños,


para realizar esta devolución, el personal administrativo realiza llamadas o
deja mensajes en el correo electrónico del candidato para que recoja su
hoja de vida.

 REVISION DE HOJAS DE VIDA

Esta revisión debe hacerse antes de recibir a los candidatos con el fin de
estar familiarizados con los antecedentes de cada uno de los aspirantes,
sus datos y sus condiciones para desempeñar las labores y asumir las
responsabilidades del cargo.

La revisión de estos documentos también sugiere al entrevistador algunas


preguntas a desarrollar en la entrevista. Un ejercicio práctico consiste en
anotar en las preguntas comentarios de modo que la entrevista se retomen.

Algunos aspectos para prestarles atención al revisar las solicitudes y las


hojas de vida se presentan a continuación:

 Espacios en blanco u omisiones: Al respecto se deben averiguar el


motivo por el cual se omitió determinada información, además, el grado
de importancia de la misma.
 Espacio de tiempo entre empleos: Es importante llenar los vacíos de
información.
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 Cruce de tiempo: Se verifica las incompatibilidades o incongruencias.


 Frecuencia en cambios de información: Permite conocer las causas
de cambios de empleo frecuentes de los candidatos, que nos dan una
información adicional del candidato.

Al revisar las solicitudes y las hojas de vida, se debe evitar sacar conclusiones
prematuras y negativas pues aún no se dispone de información suficiente para
tener conclusiones sobre la revisión efectuada.

8. VERIFICACION DE TITULOS Y REVISION DE DOCUMENTOS

Es la constatación de la idoneidad de los títulos de grado del especialista,


profesional, tecnólogo y técnico, así como de los certificados de aptitud
ocupacional de los auxiliares, esquemas de vacunación Hepatitis B y Tétano,
resolución ante la secretaría del departamento donde va ejercer (aplica para
auxiliar en salud oral, odontólogo general), previo a la vinculación, con el fin de
garantizar que hayan sido expedidos legalmente por una institución educativa
debidamente reconocida por el Estado.

En NATURAL SMILE este proceso se realiza de la siguiente manera:

 Se hace solicitud, telefónica o escrita, de la refrendación de títulos y


certificados a las instituciones universitarias y de educación no formal, de
todo el personal asistencial.
 Una vez responden las instituciones educativas, se diligencia el formato de
verificación de títulos y certificados por la persona responsable.
 Se hace la revisión del resto de documentos formales que legalizan al
personal asistencial para la prestación de servicios.
 Finalmente, se hace el archivo de la información en las hojas de vida
correspondientes.
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9. APLICACIÓN DE PRUEBAS

Los candidatos preseleccionados deben someterse a la aplicación de pruebas


técnicas y específicas, realizadas por la gerencia, de acuerdo con el tipo de cargo.

En esta fase se aplican las siguientes pruebas:

 Generales de personalidad
 Habilidades especificas
 Conocimientos específicos según el cargo

10. ENTREVISTAS DE SELECCION

Ayuda a identificar por medio de preguntas centradas e indicadores de


competencias particulares, el grado de desarrollo alcanzado. La realización de
grupos de preguntas lleva a reconocer evidencias que dan certeza del grado de
desarrollo con que cuenta un candidato en competencias específicas.

La calificación de competencias se da a partir de una serie de preguntas dirigidas


a obtener información sobre criterios relativos a un puesto de trabajo concreto.

Los objetivos más importantes de la entrevista por competencia, son:

 Obtener ejemplos positivos y negativos del comportamiento que


demuestren esas competencias.
 Utilización de la estructura de preguntas predefinidas o estructuradas como
herramienta de objetividad.
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 Permitir que el entrevistados pueda tener cierta elasticidad con otras


preguntas para profundizar o enriquecer la información, pero situadas en el
contexto de las competencias predefinidas.
 Asegurar que todas las competencias para el puesto queden
suficientemente exploradas y evaluadas.

La exploración de cada competencia debe cumplir las siguientes cuestiones o


dimensiones:

 Experiencia: Oportunidades que ha tenido el candidato para utilizar sus


habilidades y desarrollar esa competencia. Son hechos concretos de que
hizo, como lo hizo y cuál fue su comportamiento, donde y cuando ha
demostrado el candidato actuar con esa competencia.
 Resultados: Cuales han sido los resultados finales de su comportamiento
y de su influencia en los objetivos y logros del puesto.
 Autoevaluación: Como se valora a sí mismo el candidato en la
competencia específica, basándose en comparación con otros
profesionales que considere excelente en esa competencia.
 Aprendizaje: Que aprendió el candidato en la situación que nos ha
descrito. Qué haría de forma diferente o mejoraría.

El logro de evidencias sobre los aspectos anteriores debe ser explorados a través
de diversas fuentes, historial profesional, formación académica, vida personal,
actividades en el tiempo libre, aficiones, etc.

El tiempo requerido será necesario para lograr las evidencias suficientes como
para identificar las competencias a evaluar siguiendo el proceso descrito
anteriormente. Normalmente dedicaremos unos 15 o 20 minutos por competencia
y como en la entrevista analizaremos entre cuatro o cinco competencias, más las
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explicaciones iniciales y presentación, nos encontramos que no bajaremos de dos


horas por candidato.

El guion básico de la entrevista deberá seguir el siguiente proceso:

 Explicar el propósito de la entrevista.


 Describir el método de la entrevista
 Recoger ejemplos comparativos
 Tomar notas
 Tiempos prefijados
 Oportunidades para transmitir información adicional.
 Identificar a través de la entrevista ejemplos completos de conducta,
identificando objetivos (si describe el candidato lo que tenía que hacer),
Acciones (ha descrito lo que se hizo) y Resultado (ha descrito el resultado
siendo positivo o negativo).

Los seis puntos clave, son esenciales en la metodología de exploración y


constituyen la base de toda entrevista eficaz, por competencias y se han
desarrollado por medio de la experiencia profesional:

 En qué hecho, en qué actuación, con qué comportamientos se evidencia la


competencia buscada.
 Cómo actúa (es la fuente de todos los indicadores, que discriminan entre un
comportamiento eficaz y otros eficaces).
 En qué situación o circunstancias, con qué personas, medios o limitaciones
actuó.
 Qué aprendió en esta actuación o circunstancia.
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 Cómo contribuyo a los resultados en su puesto, con esa actuación.


 Cómo se compara con otros profesionales excelentes en esa competencia
y que piensa o intenta hacer para mejorar.

ESCALA PARA LA EVALUACION DE LAS COMPETENCIAS

Niveles de competencia

NE No se tienen evidencias del sujeto en esta competencia.


Nivel I No adecuado. No demuestra evidencias positivas en los
Comportamientos requeridos. No existen puntos fuertes en esta
competencia.
Nivel 2 Dudoso. Demuestra un desempeño limitado para la mayoría de los
Comportamientos requeridos.

Nivel 3 Aceptable. Demuestra fortaleza en algunos de los comportamientos


con algunas áreas de debilidad o inconsciencia.
Nivel 4. Relevante. Demuestra en más de la mitad de los comportamientos
incluidos en la competencia.
Nivel 5. Excelente. Demuestra fortaleza en todos los comportamientos
incluidos en la competencia.

11. REFERENCIACIÓN

Se verifican las referencias laborales de las personas opcionales a ocupar el cargo


según los datos obtenidos hasta el momento. La verificación de las referencias
debe hacerla alguna de las personas que hasta el momento ha entrevistado al
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aspirante y que tiene, una visión general del individuo. La persona que realice la
verificación de referencia debe asumir una posición crítica a los comentarios que
hagan los empleadores anteriores, buscando afirmaciones objetivas sobre el
desempeño del candidato; así mismo debe hablar con dos personas mínimo, a fin
de evitar la posibilidad de prejuicios positivos o negativos.

En NATURAL SMILE, la verificación de las referencias con los empleadores


anteriores se realiza de tres modos:

 Por Correo

Cargos directivos: Se utiliza un formulario (carta) para verificar los hechos


relatados por el aspirante.

Cargos operativos en general: El uso de esta herramienta tiene grandes


desventajas puesto que a los empleadores no les gusta suministrar
información desfavorable, los datos obtenidos son mínimos y por tanto no
se logra tener un cuadro del nivel de capacidad del candidato, además, la
respuesta de los empleadores anteriores puede tardar.

 En persona:

La visita a alguno de los jefes anteriores puede resultar provechosa ya que


él puede obtener más información, tanto del lenguaje verbal como corporal
del empleador anterior, sobre el desempeño del candidato. Sin embargo,
esto puede resultar poco práctico y hasta imposible por la distancia y falta
de tiempo.

 Teléfono:
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Es un medio útil si los interlocutores se conocen de antemano pues


consume menos tiempo y produce más información de lo contrario es
posible que los anteriores empleadores nieguen la información o soliciten
hacer la referenciación por escrito. El formulario para referencias
telefónicas es el mismo que se utiliza en referencias por correo, solo que
hay espacios mayores entre las preguntas pues se obtiene mayor
información, además, permite la realización de preguntas adicionales que
surge a lo largo de la conversación.

12. ENTREVISTA CON EL JEFE INMEDIATO

En NATURAL SMILE esta entrevista se desarrolla para indagar tanto la formación


como la experiencia en el área técnica del candidato para verificar si cumple con
las condiciones que el jefe considera necesarias para desempeñar
apropiadamente el cargo.

Dado a que el jefe inmediato posee información específica sobre el cargo y tiene
expectativas sobre la persona a ocuparlo, esta entrevista es importante en cuanto
la adaptación y proyección que pueda detectar este en el candidato, además,
permite establecer o no cierto vinculo o empatía necesaria en una relación laboral
interpersonal futura.

ENTREVISTA CON EL GERENTE ADMINISTRATIVO Y/O QUIEN EL DESIGNE

En NATURAL SMILE se desarrolla este tipo de entrevista porque el gerente


administrativo tiene una visión amplia de la dinámica tanto funcional como
interpersonal de la sección donde hay la vacante, igualmente, conoce claramente
los objetivos y dirige las estrategias que se implementan en la consecución de
éstos. En términos generales, el gerente conoce el flujo de su área y por lo tanto
el lugar y el significado del cargo a ocupar.
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13. SELECCIÓN DEL CANDIDATO

En NATURAL SMILE todas las personas que participan en el proceso de selección


deben revisar los aspectos desarrollados en éste:

 Familiarización con los requisitos y detalles del caso.


 Revisión de hojas de vida y solicitud de empleo.
 Consideración de los requerimientos intangibles del cargo.
 Evaluación de las reacciones de los solicitantes ante diversas situaciones
(ambiente de trabajo, salario, etc.).
 Consideraciones del potencial de los aspirantes.

Cuando las personas que intervienen en el proceso consideran que se cuenta con
los candidatos suficientes, se reúnen para compartir sus opiniones sobre los
mismos en un lapso no menor a una semana. En la mayoría de los casos, la
evaluación señalará a uno de los candidatos y los participantes en el proceso
estarán de acuerdo en cuanto al mejor candidato, sin embargo, cuando existen
discrepancias al respecto, el representante de la sección debe tomar la decisión
definitiva pues él es el responsable del desempeño de la sección.

Conforme a la ponderación de las pruebas y la calificación final, se toma la


decisión de seleccionar al mejor candidato de los que ocuparon los dos o tres
primeros lugares, o simplemente al que ocupo el primer lugar.
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14. INDUCCIÓN

En NATURAL SMILE las personas involucradas en el proceso de selección son


conocedoras en detalle de los cargos, con el propósito de prepararse
adecuadamente para la comparación posterior, realizada entre los requisitos del
cargo y las condiciones de los candidatos que se presentan.

La información sobre el cargo debe ser completa y precisa, por tanto, debe incluir
los datos que a continuación se expone y que deberán ser recogidos en el formato
correspondiente.

Esta tarea debe efectuarse con el tiempo suficiente para entrevistar a las personas
necesarias, observar lo apropiado al cargo y sus labores y revisar los documentos
pertinentes.

Responsabilidades y deberes:

El estudio de estos aspectos se puede hacer a través de la realización de


actividades tales como:

 Conversar con personas que tienen la experiencia previa que se requiere


para desempeñar las funciones del cargo.
 Hablar con el respectivo jefe inmediato sobre el significado del cargo en el
funcionamiento de la sección y de la organización en general.
 Visitar el lugar de trabajo para conocer un día típico.
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Educación experiencia previa: Tipo de educación y experiencia previa que se


requiere para desempeñar las funciones del cargo.

Condiciones personales: Las actitudes y características personales que se espera


tenga quien ocupe el cargo, entre las cuales se puede incluir: estilo gerencial,
iniciativa, creatividad e imaginación, confianza en sí mismo, empuje planificación y
organización, perseverancia, flexibilidad del comportamiento, temperamento,
madurez, capacidad de comunicación, relaciones interpersonales, capacidad de
reacción.

Para determinar las condiciones personales adecuadas para ocupar el cargo, es


necesario conocer las características del lugar de trabajo, los contactos
interpersonales que exige y las labores a desempeñar.

15. CONTRATACION

Es la suscripción del contrato laboral y/o de prestación de servicios de salud entre


el seleccionado y NATURAL SMILE, en el que se expresan las obligaciones
reciprocas. El nuevo colaborador vinculado debe aportar, si le aplica, los soportes
de la lista de chequeo de cada uno de los formatos del perfil del cargo (ver
formatos anexos TH-HS-FT-01-07).

16. DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL PRESENTE DOCUMENTO

Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención de Salud del Sistema


General de Seguridad Social en Salud, (Decreto 780 de 2016 y Resolución 3100
de 2019).

Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó


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Jhoanna Gutiérrez Ríos Jhoanna Gutiérrez Ríos Diana Marcela Ruiz Alba
Coordinadora de Calidad Coordinadora de Calidad Representante Legal
Fecha: 2 de enero de Fecha: 2 de enero de Fecha: 2 de enero de
2021 2021 2021

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