PROCEDIMIENTO PARA LA CLAVE: ADMON02

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SOLICITUD Y PAGO DE FECHA:
VIÁTICOS HOJA 1 DE 3

1. OBJETIVO: Definir sistemática y ordenadamente las actividades a seguir para la solicitud de

viáticos con el fin de garantizar a los usuarios los recursos económicos y logísticos para el
cumplimiento de comisiones del Foro.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los empleados o colaboradores del Foro que
requieran la salida en comisión tendiente al cumplimiento de la misión del Foro.

3. RESPONSABLE: El Administrador y el Contador son los responsables de hacer cumplir este

procedimiento.

4. DEFINICIONES

Viáticos: Los viáticos representan un pago al que tienen derecho los empleados o colaboradores,
por concepto de alimentación, transporte y hospedaje cuando realicen viajes en representación
del Foro

Otros gastos: Como pueden ser renta de autos.

Las propinas, y las bebidas alcohólicas no entran en ninguno de los anteriores conceptos.

5. POLÍTICAS

El “Oficio de comisión” es el documento base para cualquier trámite de solicitud y comprobación

de viáticos.

La liquidación y/o comprobación de viáticos se realizará únicamente si las facturas están

correctamente elaboradas y presentadas en el tiempo establecido.

La adquisición de pasajes aéreos realizará por medios virtuales y cuando no sea posible hacerlo
por este medio, se realizará en las agencias de viaje autorizadas por la Institución.

Las rutas, destinos y fechas de los viajes serán las necesarias para el cumplimiento del compromiso
del pasajero (empleado o colaborador) con la Institución.

Los pasajes aéreos adquiridos deberán ir a nombre del usuario únicamente.

En el caso de cancelación del evento o cambios en los itinerarios de vuelo, modificación de fechas
o , cambio de nombre, de vuelo o categoría en Comisiones tanto Nacionales como Internacionales,
serán cubiertos por el Foro, siempre y cuando se generen por razones de trabajo y estén
autorizados por el Administrador.
Los viáticos liquidados, serán pagados mediante transferencia electrónica a la cuenta de nómina
del empleado o cuenta bancaria del colaborador solicitante.

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VIÁTICOS HOJA 3 DE 3

Los hoteles elegibles donde se hospeden los empleado o colaboradores podrán ser Fiesta Inn,
Fiesta Inn Loft, One Hotels de la cadena Posadas o City Express, similar o menor; o en el caso de
que el

Hotel donde se realizará el evento, al que está invitado, proporcione tarifa preferencial podrá
realizar la reserva en el mismo siempre y cuando cumpla la política.

La tarifa máxima autorizada por día para viáticos para hospedaje alimentos y transportación
terrestre en comisión nacional será proporcionada por el Administrador.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: Las solicitudes de viáticos se presentan por traslado de

empleados o colaboradores para cumplir con compromisos institucionales

Solicitud de Viáticos por parte de empleado o colaboradores.

El empleado o colaborador que necesita los viáticos, con ocho días (8) hábiles de anticipación al
viaje, lo solicita mediante el formato, “Oficio de comisión” en el cual deberá llenar
completamente.

En caso de necesitarse trasporte aéreo, se deberá indicar el itinerario del vuelo señalando la
fecha, hora y rutas necesarias para el cumplimiento de la comisión. La compra de boletos aéreos la
realizará la contadora con la información proporcionada en el “Oficio de comisión”, en caso de no
encontrar disponibilidad en los vuelos solicitados se le notificará al empleado o colaborador para
que programe otro(s) vuelo(s) que sean convenientes.

El empleado o colaborador enviará por correo electrónico a tmartinez@foroconsultivo.org.mx el

formato debidamente llenado.

La contadora revisará y asignara la cantidad en pesos, que le será asignada al empleado o

colaborador por concepto de viáticos y le regresará por el mismo medio el formato.

El empleado o colaborador deberá imprimir en dos tantos, firmar y recabar la firma de

autorización de El Administrador y deberá anexar la invitación al evento, correo electrónico o
cualquier documento que justifique la asistencia al evento, entregará un tanto a El Administrador
y conservará el otro.

La contadora con información del correo electrónico enviado y previa verificación de la

autorización, liquidará los viáticos como son: inscripción al evento, alojamiento, alimentación y
transportación terrestre.
Bajo la responsabilidad del propio empleado o colaborador podrá utilizar vehículo propio, en cuyo
caso se otorgarán recursos para cubrir los gastos por concepto de combustible, cuotas de peaje y
estacionamientos.

Todos los pagos que realice el empleado o colaborador en su Comisión deberá pagarlos mediante
tarjeta, ya sea de crédito o débito, y solicitar la factura electrónica correspondiente,

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excepcionalmente se podrán autorizar recursos para este concepto cuando en el trayecto al

destino de la comisión no exista infraestructura para el pago a través de tarjeta de crédito o
débito.

Responsable del procedimiento Autorizó

Coordinador