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ACTA DE REUNIÓN V. 0 04/OCTUBRE/2019

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REUNIÓN: Manejo documental

TEMA: Estandarización Instructivo manejo medicamentos de control especial

OBJETIVO:
• Realizar la estandarización del Instructivo manejo medicamentos de control especial
HORA INICIO: 7:00 am
FECHA: 24/01/2022 LUGAR: Sede administrativa
HORA TERMINACION: 5:40 pm

ASISTENTES
NOMBRE COMPLETO / NOMBRE COMPLETO /
FIRMA FIRMA
CARGO CARGO
LAURA CONSTANZA
BLEIDY ALIXMENIA MALAVER
RODRIGUEZ PEÑA / Director
LIPPELT / Ingeniera gestión
técnico de servicios
de procesos
farmacéuticos
AGENDA DEL DIA:
1. VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA
2. ESTANDARIZACIÓN DEL INSTRUCTIVO MANEJO MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
TEMA DECISIONES TOMADAS

1. VERIFICACIÓN DE Se hace la respectiva verificación de la asistencia de las partes convocadas y todos se encuentran en
ASISTENCIA la reunión.

La ingeniera gestión de procesos junto con el director técnico de servicios farmacéuticos, inician la
estandarización del instructivo manejo medicamentos de control especial, estableciendo lo siguiente:

Instructivo

Instructivo manejo medicamentos de control especial

1. OBJETIVO
Garantizar la integridad y seguridad de los medicamentos de control especial y monopolio del
2. ESTANDARIZACIÓN estado en el servicio farmacéutico del Centro de salud Cafam para la atención del dolor, desde
DEL INSTRUCTIVO la selección hasta la disposición final, durante todo el ciclo logístico. Describir el manejo,
MANEJO seguimiento y control de los medicamentos de Fondo Nacional y Rotatorio de Estupefacientes
MEDICAMENTOS DE y Ministerio de la Protección Social, asegurando una adecuada y oportuna distribución,
CONTROL ESPECIAL registro, reporte y notificación de medicamentos de control especial; siempre cumpliendo con
la normatividad vigente.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Alerta sanitaria
Área física
Denominación común internacional (DCI)
Estupefaciente
Fondo nacional de estupefaciente
Fondo rotatorio de estupefaciente
Forma farmacéutica
Medicamento monopolio del estado
Medicamento sometido a fiscalización
Medicamentos monopolio del estado
Medicamentos de control especial (MCE)
Principio activo
Psicotrópico
Custodia

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Dispensación controlada

3. INSTRUCCIONES GENERALES
• Este instructivo contempla las buenas prácticas en el registro, reporte y notificación de
los medicamentos de Control Especial y Monopolio del Estado dispensados en el servicio
farmacéutico del Centro de salud Cafam para la atención del dolor.
• Los medicamentos de control especial deben almacenarse en un área independiente,
segura, debidamente identificada y de acceso restringido, la cual debe mantenerse en
perfecto estado de orden y limpieza
• Es importante confirmar que los Medicamentos Monopolio del estado tienen prohibida la
venta, estos solo podrán ser entregados en los establecimientos farmacéuticos
Institucionales o que cuenten con convenios de dispensación.
• El control de movimientos se llevará a cabo a través de un libro foliado para
medicamentos de control el cual debe contener al inicio, el acta de apertura de registro,
firmada por el representante legal para la IPS y el director técnico.
• Debe registrarse en esfero negro (nunca en lápiz) con letra clara y legible de forma que
no conduzca a falsas o dobles interpretaciones, cualquier otro tipo de movimiento que
tengan los medicamentos de control especial, deben estar soportados e incluir una
explicación breve. La letra debe ser legible y el libro no debe presentar tachones ni
enmendaduras. El registro de movimientos de medicamentos de control especial debe
diligenciarse de forma diaria por parte del director técnico o en su defecto la persona
delegada, manteniendo actualizado el inventario físico y el software institucional. En caso
de que el saldo en el libro no se encuentre actualizado frente al inventario en físico,
ESTANDARIZACIÓN debido a la falta de registros de los productos dispensados, la cantidad faltante se debe
DEL INSTRUCTIVO soportar con las prescripciones que estén pendientes por descargar.
MANEJO • El director técnico (Químico farmacéutico) del Servicio Farmacéutico consolida
MEDICAMENTOS DE mensualmente la información relacionada con medicamentos de control especial y/o
CONTROL ESPECIAL monopolio de estado en el formato “Informe mensual de distribución y/o dispensación
de medicamento de control especial de los establecimientos minoristas e IPS” (Anexo
No.13 - Resolución 1478 de 2006).
• El director técnico debe enviar el informe consolidado de acuerdo a lo establecido en el
anexo 13 de la Resolución 1478 de 2006, los primeros 10 días calendario de cada mes
al correo electrónico anexo13fne@minsalud.gov.co.
• Durante el procedimiento de selección y evaluación de proveedores se llevará a cabo la
revisión de la vigencia de la Resolución para la comercialización de los medicamentos de
control especial ofertados.
• Asegurar el adecuado archivo y la correspondiente gestión de las actas de visita del
Fondo Nacional o Fondos Rotatorios de Estupefacientes.
• Asegurar la actualización de las notificaciones (cambios de director técnico (químico
farmacéutico) o ubicación del servicio farmacéutico), informando oportunamente a
Coordinación de Aseguramiento Técnico la correspondiente novedad para ser notificada
ante el ente de control regulador.
• Los medicamentos de control especial nuevos serán incluidos en el formato únicamente
a través de Coordinación de Aseguramiento Técnico.
• De acuerdo a las definiciones normativas, el director técnico (químico farmacéutico) del
establecimiento y/o quien haga su debido reemplazo, será la persona encargada de la
recepción técnica, Almacenamiento y dispensación de los Medicamentos de Control
Especial.
• Cuando el director técnico (químico farmacéutico) del servicio entregue su cargo, el
inventario de Medicamentos de control especial y/o Monopolio del estado debe ser
entregado a paz y salvo al director Técnico (químico farmacéutico) entrante.
• Se debe mantener actualizado el archivo del informe de medicamentos de control
especial, con el fin de incluir todos los movimientos que se manejen y que se encuentren
definidos a través de la resolución de inscripción para la institución.
• En caso de pérdida de medicamentos de control especial, el director Técnico deberá
notificar inmediatamente al Fondo Nacional de estupefacientes mediante oficio,
anexando copia del respectivo denuncio.
• La prescripción médica debe elaborarse de acuerdo a la normatividad vigente y debe
contener los siguientes datos: Fecha de prescripción, número de historia clínica,
documento de identidad, nombres y apellidos del paciente, nombre del medicamento en
denominación común internacional, forma farmacéutica, concentración, dosis y
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frecuencia del tratamiento, cantidad total en números y letras y tiempo del tratamiento;
nombre legible del médico tratante, número de registro médico, identificación y firma.
Para la prescripción en el ámbito ambulatorio la prescripción se debe imprimir en original
y dos copias; cada formula debe tener la firma del prestador que genera la prescripción.
En los formatos de prescripción manuales se debe asegurar la información de la IPS;
para este fin el sello de despachado o entregado debe incluir el nombre de la sede como
aparece registrado en la resolución de inscripción ante el FNE, la dirección y el número
telefónico de la misma. La fórmula médica en caso de que sea manual debe ser única
para los medicamentos de control especial, en ella se debe prescribir un solo
medicamento por formula y no debe prescribirse otros medicamentos de diferentes
grupos farmacológicos.

4. TAREAS

Tarea 1: Procedimiento de solicitud e ingreso de pedidos mensuales de Medicamentos de

control especial.
Responsable: Director técnico, coordinador de compras.

El Químico Farmacéutico (Director Técnico) con base a los consumos mensuales, efectúa la
solicitud del pedido mensual para la IPS a la coordinadora de compras, la cual emite la orden
de compra a los proveedores, para su posterior despacho. En caso de que sean medicamentos
de manejo exclusivo del Fondo se realiza bajo los siguientes pasos:
ESTANDARIZACIÓN
DEL INSTRUCTIVO • Solicitud de cotización, la cual una vez llega se realiza el depósito al FNE.
MANEJO • Una vez realizado se hace el envío del medicamento del Fondo a la IPS.
MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL Tarea 2: Recepción Técnica, almacenamiento, dispensación, devolución y disposición final de
Medicamentos de Control Especial y/o monopolio de estado, control de factores ambientales.
Responsable: Director técnico (químico farmacéutico)

Realizar el procedimiento de recepción, almacenamiento y dispensación de productos

farmacéuticos conforme a los instructivos Recepción de Medicamentos, dispositivos médicos
e Insumos. Para la devolución de Medicamentos de control especial y/o monopolio de estado
realizar el procedimiento de acuerdo a la “Política de Devolución de Productos Farmacéuticos”.
Para la destrucción de Medicamentos de control especial y/o monopolio de estado tener en
cuenta la “Política para la gestión de medicamentos de control especial y monopolio de
estado”.

El director técnico del Servicio Farmacéutico solicitará autorización de destrucción de los

medicamentos de control especial que se encuentran con fecha próxima de vencimiento y/o
deteriorados, al Fondo Nacional de Estupefacientes, mediante el diligenciamiento del anexo 6
de la Resolución 1478 de 2006, que debe ser enviado con mínimo 10 días calendario de
antelación, al correo destruccionesfne@minsalud.gov.co, indicando el lugar donde será
realizado el procedimiento de Destrucción. Una vez aprobada la autorización, el proceso de
destrucción se llevará a cabo en el lugar que, indicado para el procedimiento, en presencia
del director técnico y de un Representante del Fondo Nacional de Estupefacientes, y se dejará
como soporte le acta de destrucción con el reporte de bajas.

El acta de destrucción deberá ser almacenada con los soportes de cada una de las bajas
realizadas por servicio farmacéutico

Tarea 3: Registrar los movimientos de los Medicamentos de Control Especial y/o monopolio
de estado.
Responsable: Director técnico (químico farmacéutico)

• Dar apertura al libro Kardex de medicamentos de control especial, de acuerdo al anexo

No. 2 de la Resolución 1478 de 2006 “Apertura de registros para entidades inscritas que
manejen medicamentos o productos de control especial”, con la correspondiente firma
del director técnico (químico farmacéutico) de cada servicio farmacéutico y la firma del

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representante legal. Este anexo debe estar en la primera hoja del libro Kardex. El acta
de apertura deberá ser solicitada al correo electrónico Medicamentos de control especial
de la Gerencia Nacional de Medicamentos (medcontrolespgnm@cafam.com.co).
• El libro deberá tener un índice para facilitar la búsqueda de los productos registrados. El
registro de estos medicamentos en el libro se debe hacer en orden alfabético teniendo
en cuenta el principio activo.
• Para registrar un nuevo medicamento en el libro Kardex, primero se busca un folio (vacío,
sin diligenciar al final del libro), se debe escribir la información del medicamento en la
parte superior de cada hoja del libro, la información que debe contener es: principio
activo, nombre comercial del medicamento (si aplica), concentración, forma farmacéutica
y laboratorio fabricante. Se debe adicionar la información del nuevo medicamento en la
parte final del índice.
• El registro debe ser oportuno, dentro del turno en que ocurre la dispensación del
medicamento de control, en caso de no poderse registrar el movimiento no debe pasar
de 24 horas luego de realizado el movimiento.
• La información diligenciada debe ser verificada antes, durante y después del registro.
• La información para el registro de los movimientos del medicamento se debe consignar
teniendo en cuenta los siguientes datos: FECHA en la primera columna del libro,
DESCRIPCIÓN segunda columna del libro, ENTRADA en la tercera columna del libro,
SALIDA en la cuarta columna del libro y SALDO en la quinta columna del libro.

Ejemplo:

ESTANDARIZACIÓN No. DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

DEL INSTRUCTIVO
MANEJO
MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL
Recuerde respetar las especificaciones anteriores cada vez que inicie una página.
Las cantidades correspondientes a entradas y salidas de Medicamentos de Control Especial
y/o monopolio de estado se deberán registrar en unidades por forma farmacéutica (tabletas,
ampollas, cápsulas, jarabes) recibidas y /o dispensadas.

Tarea 4: Identificar el tipo de registro

Responsable: Director técnico (químico farmacéutico)

Para cada registro identifique el folio o página donde se encuentra registrado el medicamento
según el índice y verifique que coincida el Nombre Genérico, Nombre Comercial,
Concentración, Forma Farmacéutica y Laboratorio, se diligenciarán dos filas y las columnas
que correspondan según el tipo de registro:

Salida o entrega de un medicamento: Identificar el folio o página donde se encuentra el

medicamento relacionado. Registre:

• Fecha de la entrega (dispensación) del medicamento en la primera fila y en la primera

columna del registro. Campo FECHA
• Datos del paciente: Primer nombre y apellido – Número de cédula en la primera fila y
segunda columna del registro. Campo DESCRIPCIÓN
• Datos del médico: Primer nombre y apellido – Número de registro médico en la segunda
fila y segunda columna. Campo DESCRIPCIÓN
• Cantidad entregada (dispensada) en la primera fila y cuarta columna del registro. Campo
SALIDA
• Saldo total del medicamento (Resta: saldo anterior - salida) en la segunda fila y quinta
columna del registro. Campo SALDO

Ejemplo:

N° FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

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2 Documento NO. ****** 270

(Paciente)
3 16/10/20 Nombre y apellido-No. Cédula 30
(Paciente)
Nombre y apellido-Registro 240
4
M.

Nota: La ruptura de algún medicamento de control especial y/o monopolio de estado se

gestionará recolectando los residuos del envase del medicamento, se almacenarán en bolsa
plástica roja debidamente rotulada con el nombre del medicamento, cantidad y nombre del
servicio farmacéutico del centro de salud Cafam para la atención del dolor.

Anulación por error de cálculo:

Cuando se presenta un error de cálculo por suma o resta incorrecta de los saldos y la anulación
se realiza el mismo día del error. Identificar el folio o página donde se encuentra el
medicamento relacionado.

• Fecha de la anulación del registro en la primera fila y en la primera columna del registro.
Campo FECHA
• Anulación registro anterior en la primera fila y segunda columna del registro. Campo
DESCRIPCIÓN
• Motivo de la anulación en la segunda fila y segunda columna – Número de folio en el
ESTANDARIZACIÓN que continúa el registro. Campo DESCRIPCION
DEL INSTRUCTIVO • Saldo total del medicamento (saldo anterior ajustado según corresponda) en la segunda
MANEJO fila y quinta columna. Campo SALDO.
MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL Ejemplo:

N° FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

(Médico)
Nombre y apellido- Registro 210
8
M.
(Paciente)
9 21/10/20 Nombre y apellido-No. Cédula 30
(Médico)
Nombre y apellido- Registro 240
10
M.
ANULACIÓN REGISTO
11 21/10/20 ANTERIOR
Motivo:
Error cálculo-continúa en folio 180
12 1

Anulación por error en el registro 1: Identificar el folio o página donde se encuentra el

medicamento registrado. Cuando se presenta un error en el registro porque el medicamento
no corresponde al dispensado, la anulación se realiza inmediatamente después del error.

Registre:

• Fecha de la anulación del registro en la primera fila y en la primera columna. Campo

FECHA.
• Anulación registro anterior en la primera fila y segunda columna. Campo DESCRIPCIÓN
• Motivo de la anulación en la segunda fila y segunda columna – Número de folio en el
que continúa el registro. Campo DESCRIPCIÓN

Saldo total del medicamento (saldo anterior ajustado según corresponda) en la segunda fila
y quinta columna. Campo SALDO.
Ejemplo:
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N° FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

(Médico)
Nombre y apellido- 180
Registro M.
(Paciente)
24/10/20 Nombre y apellido-No. 30
13
Cédula
(Médico)
Nombre y apellido- 150
14
Registro M.
ANULACIÓN REGISTO
15 24/10/20 ANTERIOR
Motivo:
Error en registro-continua 180
16 folio 40

Anulación por error en el registro 2: Identificar el folio o página donde se encuentra el

medicamento registrado. Cuando se presenta un error en el registro porque el medicamento
no corresponde y la anulación se realiza después de varios medicamentos dispensados.

Registre:
ESTANDARIZACIÓN
DEL INSTRUCTIVO • Fecha de la anulación del registro en la primera fila y en la primera columna. Campo
MANEJO FECHA
MEDICAMENTOS DE • Anulación registro No. (número de la fila del registro errado) en la primera fila y segunda
CONTROL ESPECIAL columna. Campo DESCRIPCIÓN
• Motivo de la anulación en la segunda fila y segunda columna – Número de folio en el
que continúa el registro. Campo DESCRIPCIÓN
• Saldo total del medicamento (saldo anterior ajustado según corresponda) en la segunda
fila y quinta columna. Campo SALDO.

Ejemplo:

No. FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

Documento No. ******
2 180
(Paciente)
16/10/20 Nombre y apellido-No. 30
3
Cédula
(Médico)
Nombre y apellido- Registro 150
4
M.
(Paciente) 60
19/10/20 Nombre y apellido-No.
5
Cédula
(Médico)
Nombre y apellido- Registro 90
6
M.
(Paciente) 30
21/10/20 Nombre y apellido-No.
7
Cédula
(Médico) 60
Nombre y apellido- Registro
8
M.
ANULACIÓN REGISTO
9 27/10/20 ANTERIOR

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Motivo: 90
Error en registro-continua
10 folio 67

Tarea 5: Presentación de informes

Responsable: Director técnico (químico farmacéutico)

El formato de reporte de la consolidación de movimientos de medicamentos de control

especial “Informe mensual de distribución y/o dispensación de medicamento de control
especial de los establecimientos minoristas e IPS (Anexo 13 de la Resolución 1478 de 2006)
NO se debe modificar, solo diligenciar las celdas que no están protegidas y debe enviarse los
10 primeros días de cada mes al correo electrónico anexo13fne@minsalud.gov.co.

Si no se tiene información a registrar dentro de alguna(s) columnas o campos, deberá siempre

diligenciarse así: si es una cantidad en cero (0) y si es un campo de texto se debe colocar
N/A.

Los datos generales a diligenciar son (en mayúscula):

• Mes
• Año
• Nombre o Razón Social (Diligenciar: CAFAM Caja de Compensación Familiar/Servicio
farmacéutico)
ESTANDARIZACIÓN • Ciudad
DEL INSTRUCTIVO • Dirección
MANEJO • Teléfonos
MEDICAMENTOS DE • Responsable del informe (nombre del Director Técnico responsable)
CONTROL ESPECIAL • E-mail (corporativo)
• Total, de fórmulas despachadas (sumatoria de fórmulas físicas) debe coincidir con las
fórmulas recibidas en el mes.

De acuerdo a solicitud del Fondo Nacional de Estupefacientes, al formato “Informe mensual

de distribución y/o dispensación de medicamento de control especial de los establecimientos
minoristas e IPS” (Anexo No.13 - Resolución 1478 de 2006), le fue anexada 1 casilla al final,
que indica las causales de salida, columna relacionada como: “OBSERVACIONES”.

Tarea 6: Control de Inventarios y Movimientos de Medicamentos

Responsable: Director Técnico. (Químico farmacéutico)

Se debe garantizar que el inventario de los medicamentos de control especial y monopolio de

estado coincidan tanto en físico, libro Kardex como en sistema.

En caso que se presente novedad con el inventario, el Director Técnico (Químico farmacéutico)
del Servicio Farmacéutico deberá reportar al Gerente de Salud, Subgerencia, Coordinación
médica y a la Coordinación de la IPS, dando así inicio a la respectiva gestión de acuerdo a los
siguientes casos:

Faltantes de medicamento: Se realizarán las revisiones a que haya lugar por parte del
Director Técnico del establecimiento y su respectivo Supervisor, la Coordinación de
Aseguramiento Técnico y la Gerencia a la que pertenezca el establecimiento farmacéutico

Las posibles causas de faltantes son:

1. Pérdida o robo de medicamento.

2. Error de dispensación

Posterior a la revisión y confirmación de faltante en físico de medicamento de control especial

y/o monopolio de estado, se procederá como lo indica la Resolución 1478 de 2006, “Artículo
77 En caso de pérdida de sustancias, medicamentos y/o productos sometidos a fiscalización,
se deberá informar inmediatamente a la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes del

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Ministerio de la Protección Social o al Fondo Rotatorio de Estupefacientes, anexando la copia

de la denuncia ante el órgano competente, así como los avances que presente dicha
investigación”.

En cumplimiento, se deberá radicar una carta firmada por el Director Técnico del
establecimiento farmacéutico en donde se presentó la perdida de medicamento, teniendo en
cuenta:

a) Se debe informar los hechos y relacionar el medicamento, concentración, forma

farmacéutica, cantidad.
b) Se debe informar todas las actividades realizadas en el proceso de investigación
• Revisión de cámaras
• Llamada a usuarios a los que se le entrego medicamento
c) Se debe anexar la copia de la denuncia ante el órgano competente, que podrá ser
realizada de manera personal o por medio de la página de la Policía Nacional

Nota: La carta, su contenido y soportes de investigación serán validados por la Gerente de

Salud, Subgerencia, Coordinación médica y a la Coordinación de la IPS .

Con la carta radicada y la respuesta recibida por el Fondo Nacional de estupefacientes, se

debe proceder a realizar la salida del medicamento en el libro Kardex, el ajuste de salida en
sistemas y en la presentación del Informe del mes en que se presentó el evento.

ESTANDARIZACIÓN Para el registro de la salida en el libro Kardex, se deberá relacionar lo siguiente, en la fecha
DEL INSTRUCTIVO que se realiza la respectiva radicación de la documentación:
MANEJO
MEDICAMENTOS DE • En el campo FECHA, fecha en que se radica la carta y documentación;
CONTROL ESPECIAL • En el campo DESCRIPCIÓN, Pérdida de Medicamento. Radicado No XXXX y la entidad a
la cual fue radicada (FNE/FRE).
• En el campo SALIDA, la cantidad (en unidades farmacéuticas) del medicamento En el
campo SALDO, la respectiva operación matemática.

N° FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

(Paciente)
23 20/02/20 Nombre y apellido-No. 30
Cédula
Médico)
24 Nombre y apellido- Registro 180
M.
Perdida de medicamento
25 20/02/20 15
Radicado No. XXXXXXXX
26 03/11/20 FNE 165

Para reporte en el informe, se debe sumar las salidas por dispensación o venta más la pérdida
del medicamento, en el campo de observaciones se registra:

Perdida de XX unidades Radicado No XXXX y el ente al cual fue radicado (FNE/FRE)

Se debe guardar la carta radicada con todos los documentos (denuncia, imágenes de cámaras
de seguridad, etc) y la respuesta del Fondo Nacional o Rotatorio de Estupefacientes, como
soporte de la salida del medicamento.

Dado el caso que posterior a la radicación de la carta se identifiquen otros motivos o se

presenten nuevos hallazgos, estos deberán ser radicados como seguimiento al proceso de
investigación ya iniciado.
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De igual forma también se pueden encontrar faltantes cuya causa raíz sea un error en
dispensación, en estos casos al identificar claramente este caso el Director Técnico y el
supervisor reportarán el caso al programa de Farmacovigilancia, bajo el cual se realizará con
ayuda del Director Técnico la investigación, el análisis y plan de mejora.

Con el informe desde el programa de Farmacovigilancia, el mismo se enviará al Supervisor

quien solicitará a CVS el ajuste de inventario correspondiente.

Sobrante de medicamento: Se realizarán las revisiones a que haya lugar por parte del
Director Técnico del establecimiento y su respectivo Supervisor, Control y Soporte CVS, la
Coordinación de Aseguramiento Técnico y la Gerencia a la que pertenezca el establecimiento
farmacéutico.

Las posibles causas de sobrante son:

1. Olvido del medicamento por parte del paciente/usuario y del cual se perdió su custodia.
2. Error de dispensación por no entrega completa de los medicamentos.

Posterior a la revisión y confirmación del sobrante en físico de medicamento de control

especial y/o monopolio de estado, se procederá a realizar un documento interno con el reporte
del evento, los soportes (revisión de cámaras, soporte o relatos de llamada a usuarios, otros),
este será firmado por el Director Técnico y Supervisor.
ESTANDARIZACIÓN
DEL INSTRUCTIVO Caso 1. Olvido del medicamento por parte del paciente/usuario y del cual se perdió su
MANEJO custodia.
MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL Dado que se confirme la perdida de custodia del medicamento, con el reporte realizado por
la Dirección Técnica y Supervisor se solicitará al área de Aseguramiento Técnica la destrucción
del medicamento de control especial y/o monopolio de estado.

Una vez se realice la destrucción se enviará soporte al Establecimiento el cual deberá ser
almacenado en conjunto con los soportes de la investigación.

Caso 2. Error de dispensación por no entrega completa de los medicamentos.

Se pueden encontrar sobrantes cuya causa raíz sea un error en dispensación, en estos casos
al identificar claramente el evento, el Director Técnico y el supervisor reportarán el mismo al
programa de Farmacovigilancia, bajo el cual se realizará con ayuda del Director Técnico la
investigación, el análisis y plan de mejora.

Luego de la construcción del informe de investigación desde el programa de

Farmacovigilancia, se le compartirá al supervisor que tenga a cargo el establecimiento
farmacéutico objeto de revisión para que solicite a CVS el ajuste de inventario
correspondiente.

Para el registro de la entrada en el libro Kardex, se deberá relacionar lo siguiente:

• En el campo FECHA, fecha en que se realiza ajuste de entrada y posterior baja;

• En el campo DESCRIPCIÓN, Sobrante de Medicamento, Documento de ajuste No XXXX
• En el campo ENTRADA, la cantidad (en unidades farmacéuticas) del medicamento
• En el campo SALDO, la respectiva operación matemática.

No. FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADA SALIDA SALIDA

26 Radicado No. XXXXX FNE 165

27 23/03/20 Sobrante medicamento 20

28 Documento de ajuste No. 185

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XXXXXX

ESTANDARIZACIÓN
DEL INSTRUCTIVO Para evitar novedades en inventario por cambios de descripción es necesario previo al cambio
MANEJO de los parámetros en descripción que se valide desde Aseguramiento Técnico estos cambios
MEDICAMENTOS DE y sean redirigidos a las áreas involucradas para los ajustes pertinentes.
CONTROL ESPECIAL
5. BIBLIOGRAFÍA
6. ANEXOS
Anexo 2. Apertura de registros para entidades inscritas que manejen MX o productos de
control especial
Anexo 3. Solicitud de previsiones de medicamentos y materia prima Control especial
Anexo 6 Solicitud de destrucción de materia prima y MX de control especial
Anexo 7. Acta de destrucción de materia prima y MX de control especial
Anexo 8. Recetario oficial para MX de Control Especial
Anexo 13. Informe mensual de distribución o dispensación de MX de control especial

COMPROMISOS

RESPONSABLE DE SOPORTES
ACTIVIDAD PLAZO DE
EJECUTAR COMPROMISO DE LA ACTIVIDAD
EJECUCIÓN

----------------------------------------- ---------------- ------------- --------------------------------------

OBSERVACIONES

Teniendo en cuenta la documentación anterior se realizará revisión con las diferentes personas encargadas con el fin de generar la
aprobación y posteriormente, realizar socialización de la misma.

No aplica No aplica
_______________________________ ________________________________
FIRMA PRESIDENTE FIRMA SECRETARIO

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