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Una entidad con clara proyección a futuro requiere del establecimiento de un sistema de control
interno que le permita auditar permanentemente las debilidades y fortalezas y anticiparse a
posibles eventualidades negativas. En este editorial recordamos algunos puntos clave para
consolidar tal sistema.
Este es uno de los puntos más importantes cuando se implementa un sistema de control, puesto
que atañe a cada uno de los funcionarios de la entidad. Se entiende que tiene que ser de pleno
conocimiento general, de la forma más sencilla posible, para garantizar el acceso de todos los
implicados sin distinción de su nivel académico, salario o labor ejecutada.
Para tal fin es fundamental que la organización –en cabeza del equipo de control interno– pueda
establecer un plan de divulgación y capacitación sobre el control; para lograrlo suele empezarse
por compartir la información con los funcionarios de mayor rango, hasta llegar a la base operativa.
En los casos en que la empresa no cuente con personal especialmente capacitado para realizar
esta labor de divulgación, lo recomendable es contratar un asesor externo que pueda hacerlo,
pues será esta persona la encargada de ilustrar a la alta gerencia en primera instancia, para
posteriormente ir descendiendo en la estructura organizacional. Lo anterior al menos hasta un
punto en que se considere posible la distribución de información mediante la opción de
“multiplicadores”, que básicamente son delegados de área que se encargan de compartir la
información suministrada a las personas que están en los demás niveles de la empresa.
“es necesario que la divulgación del control interno se realice de arriba hacia abajo en la
estructura de la organización”
En todo caso, es necesario que la divulgación del control interno se realice de arriba hacia abajo en
la estructura de la organización y sobre todo será fundamental que quede bien clara y definida la
responsabilidad de cada funcionario.
Actos administrativos básicos
Una vez diseñadas las políticas de control interno, es necesario establecer las estrategias para
ponerlas en marcha; esto se logra con la instauración de actos administrativos, que con la
instrucción de la alta dirección facilitarán que los trabajadores comprendan sus responsabilidades
y las ejecuten de una forma estandarizada que no corresponda a la filosofía de “cada uno hace lo
mejor que puede”.
Aunque podría decirse que el sistema de información contable de una entidad no existe hasta el
momento en que absolutamente todo está listo, dicho punto relacionado con los canales de
comunicación podría catalogarse como el último del proceso. A esta altura deberá determinarse el
canal específico a implementar y los aspectos a tener en cuenta, es decir, qué información va a
transarse por medio de dicho canal, cómo se espera realizar el análisis de los datos, con qué
periodicidad se realizarán los reportes y quiénes serán los responsables tanto de enviarla como de
recibirla.