Informe sobre la planificación de TI en O´Hara

Elaborado por Kimberly Collado

Comité de Planificación en O´Hara

Nombre Posición Cargo

Lauren Readon Chief Executive Officer Presidente
Boris Baum Head- Business Development Miembro
Su Anne Wong Head- Marketing And Sales Miembro
John Walters Head-Desing and Engineering Miembro
Dagny Hopkins Chief Financial Officer Miembro
Timothy Simmons Human Resource Manager Miembro
Kimberly Collado Chief information officer Secretario

Objetivos Generales

Crear un plan Sistemas de Información Estratégica (SIE) y confrontar las fuerzas de

competitividad que enfrenta un negocio y romper las barreras de: Costo, tiempo, ubicación
geográfica y estructura.

Sobre O’Hara.

O’Hara es el líder mundial en producción de sistemas de metal prefabricado para la construcción

y productos arquitectónicos para el mercado de construcciones no residenciales. Son también, el
suplidor más grande de servicios relacionados al desarrollo urbano y la construcción.
Aproximadamente 3,500 distribuidores independientes en Estados Unidos venden, instalan y dan
servicio a los productos de la compañía. O’Hara también ofrece servicios completos de diseño y
construcción a clientes con múltiples ubicaciones y prefabricados muy especializados en tamaño
y complejidad. La compañía consiste en cuatro divisiones—Sistemas de Construcción, Productos
Arquitectónicos, Servicios de Construcción y Servicios de Bienes Raíces. Las cuatro divisiones
utilizan sus servicios entre sí, sin embargo, funcionan como unidades separadas y cada unidad
posee su propia publicidad y oficinas de ventas.
Ciclo 1 –Primer año.

Situación Actual

Se está planeando replantear la estrategia corporativa. La integración de las cuatro divisiones de

la compañía facilitaría el recorte de costos, reduciría la información duplicada y optimizaría la
amplia fuerza laboral. Además, se considera que los sistemas de información pueden mejorar la
moral de los empleados, incrementar la disponibilidad de la información y su facilidad para
compartirla y mejorar la toma de decisiones gerenciales.

Planificación de tecnología.

Requerimiento Integrar las cuatro divisiones de la compañía bajo un mismo nombre de marca
s
Objetivo Seleccionar sistemas que van a ayudar esta integración, facilitar la
comunicación e incrementar la información compartida
Presupuesto $140,000

Sistemas implementados

Intranet y Extranet Sistema Recursos Humanos

Costo 75,000.00 60,000.00
ROI 150% 120%

Se tomó la decisión de implementar los sistemas de Intranet/Extranet y Sistema Recursos

Humanos ya que son vitales para mejorar la comunicación y colaboración de forma vertical y
horizontal a través de todas las unidades del negocio. Mediante esta decisión se logra facilitar y
agilizar los flujos de trabajo de los colaboradores en base a la comunicación interna. Establecer
este sistema, además facilito la implementación del Sistema de RRHH. Este facilita la gestión de
la información del talento desde el desempeño, aumento de la competencia y por lo tanto de la
necesidad de ser competitivo.

La implementación de ambos sistemas tuvo un impacto positivo en los siguientes indicadores de

seguimiento.
  Disminución de los costos de procesamiento de información un 60% (-30k)
 Reducción de los costos de operativos en un 38% (-75k)
 Contracción de los costos comunicativos de un 67% (-80k)
 Aumentó la moral de los empleados de un 2% a un 4.5%
 Además de que acrecentó la disponibilidad de la información disponible en un 2%, lo que

es vital para la toma de decisiones

Ciclo 2 – Segundo Año

Situación Actual.

TruWorks, una compañía de construcción de sistemas ha desarrollado Pru-All, un metal

especialmente formulado para la resistencia contra terremotos. Esto incremento el riesgo de que
TruWorks se apodere de una gran parte del mercado.

Requerimiento  Mejorar los procesos internos para recuperar la Cuota de mercado

s  Implementar un sistema que ayude a desarrollar diseños innovadores
que contrarrestaran la amenaza de TruWorks.
Objetivo Aumentar/ Mantener la cuota de mercado
Presupuesto $500,000.00
Sistemas implementados

CAD Avanzado Sistema ERP

Costo 180,000.00 200,000.00
ROI 150% 140%

Se tomó la decisión de implementar CAD Avanzado, ya que permite a los expertos crear
representaciones de diseño más precisas y refino los diseños iniciales de los ingenieros lo que
permitió el desarrollo, la alteración y la optimización del diseño además de servir de herramienta
de ayuda en la estimación de costos y uso de los materiales.

También se efectuó la implementación del sistema ERP porque ayudan a facilitar a las empresas
la reducción de costos y la mejora de procesos. Con la implantación de un ERP se integran tanto
los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas, producción, costes, inventarios,
ventas, etc.) como los externos (su relación con clientes y proveedores), quedando toda la
información compilada y automatizada en una única base de datos compartida, lo que posibilita
además el intercambio de información interna, con todas las ventajas que eso supone en la
gestión diaria.

La implementación de ambos sistemas tuvo el siguiente impacto en los indicadores de

seguimiento.

 Disminución de los costos de procesamiento de información un 43% (-15k)

 Reducción de los costos de operativos en un 38% (-65k)
 Contracción de los costos comunicativos de un 20% (-20k)
 Aumentó la moral de los empleados de un 3.5% a un 4.25%
 Además de que acrecentó la disponibilidad de la información disponible en un 1.75%.
Ciclo 3 –Tercer año.

Situación Actual.

El objetivo estratégico de O’Hara es implementar el modelo Malcolm Baldrige para la

Excelencia de los Negocios.

Objetivo Implementar un sistema que auxilie a mejorar la estrategia corporativa.

Presupuesto N/A

Sistema implementado.

Sistema EPM
Costo 465,000.00
ROI 150%

Se tomó la decisión de implementar el un EPM ya que ayuda a obtener la imagen global que
permite tomar decisiones estratégicas sobre el funcionamiento empresarial y organizativo. Este
EMP incluye la función del BSC (Balanced ScoreCard) que ayudara a la empresa a adherirse al
modelo Malcolm además de que ayuda a medir y monitorear la implementación de la estrategia
corporativa.
La elección de este sistema trajo consigo un retraso en la implementación de este, ya que el
sistema es nuevo en el mercado y no se habían hecho las pruebas necesarias para asegurar la
integración transparente con los demás sistemas anteriormente implementados.

Se tuvieron que realizar modificaciones adicionales al sistema para garantizar el funcionamiento

efectivo del mismo. La implementación de este sistema no tuvo un impacto en los indicadores de

seguimiento.

Conclusiones.

Al realizar la evaluación del estado de la situación actual de O´Hara, se pudo apreciar de manera
íntegra, el modelo de negocio aplicado y los objetivos que se pretenden alcanzar, y con esta
fundamentación el Área de TI pudo establecer sus propios objetivos estratégicos alineados a los
institucionales, de una manera clara y ajustada a la realidad. Los proyectos realizados sin una
correcta planificación pueden derivar en una asignación deficiente de recursos, al no conocer
claramente a donde se destinan los mismos, y al establecerlos de manera formal y, alineados
derivan en la generación de valor y la aceptación de los órganos directivos
Según los resultados anteriormente mencionados se concluye que a pesar de los riegos incurridos
en la implantación del sistema EPM en el tercer año, en O´Hara hubo un gobierno apropiado de
la planificación tecnológica, ya que esta estuvo en acordanza con la planificación estrategia de la
empresa.

Cumpliendo con los objetivos planteados en el plan estratégico (reducción total de costos de más
de un 128%) a través de los sistemas implementados durante los tres años del plan de sistemas de
información estratégica