DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS
Antes de
digitalizar
Preparación
- Selección de documentos
- Estado de Conservación.
- Estado de Descripción.
- Frecuencia de consulta.
- Formatos de difícil
manipulación.
- Preparación de documentos
- Expurgo.
- Estabilización, desinfección o
restauración.
- Foliación.
Digitalización
Digitalización de documentos de archivo
en etapa activa
- Formatos TIFF, JPEG, PDF, etc.
- Deberá contarse con un sistema que mantenga accesibles los
documentos de archivo digitalizados.
- El proceso de digitalización se realizará en la unidad de
correspondencia, como parte del proceso de recepción y registro de
la correspondencia de entrada.
Digitalización de documentos de archivo en etapa
semiactiva
- Formatos TIFF, JPEG, PDF, etc.
- El proceso de digitalización se realizará por personal del Archivo de
Concentración, en coordinación con personal del Archivo de Tramite del
Área o Unidad administrativa productora de la documentación a
digitalizar, o por un tercero contratado.
- Los expedientes deberán pertenecer a asuntos concluidos y, por lo
tanto, tratarse de expedientes cerrados a los que no se incorporarán
nuevos documentos y que estarán sujetos a eliminación o transferencia
secundaria de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
- No podrán someterse a digitalización documentos de archivo cuyo
destino final sea eliminación; la digitalización deberá justificarse y
someterse a la autorización del Coordinador de archivos.
- El área generadora determinará las condiciones de acceso.
Digitalización de documentos históricos

- El proyecto de digitalización será elaborado por el responsable del

archivo histórico, en conjunto con el responsable del Área
Coordinadora de Archivo.

- La digitalización podrá ser realizada por el responsable del Archivo

histórico, quien deberá formar y coordinar un equipo con personal
especializado en tecnologías de la información, conservación y
archivos.
Digitalización de documentos históricos
- Los grupos documentales que sean digitalizados en el archivo
histórico deberán indexarse en un repositorio que cumpla con las
características señaladas en la normatividad que para tal efecto se
publique.

- Deberá garantizarse que los grupos documentales susceptibles de

digitalización cuenten con instrumentos de consulta basados en los
estándares de descripción.

- Se deberá priorizar la utilización de formatos de archivo digitales que

garanticen la preservación a largo plazo, disminuyendo el riesgo de
obsolescencia.
Formato de preservación o archivo máster
- Formato TIFF.
- Resolución mínima de 300 ppp.
- Imagen nítida al 100% del tamaño real, sin
perder los atributos del documento original
(líneas, manchas, bordes, color, etc.).
- No deberán verse manchas, rayas, reflejos o
algún tipo de objetos ajenos al documento
que por descuido aparecen en la imagen que
se captura.
- Capturar la imagen completa considerando un
margen recomendado de 5mm en toda la
periferia, para asegurar que el documento fue
digitalizado en su totalidad.
- Profundidad de bits mínimo 24-bits
Formato para difusión y consulta.

- Formato JPEG.
- Resolución de 72 ppp.
- Marca de agua de la institución.
Control de calidad
y Validación
Parámetros de calidad en imágenes
digitales.
- Verificar nitidez .
- Todos los elementos sustentados deberán ser visibles y legibles.
- Coloración y tonalidad idéntica.
- Documento completo, sin recortes, preferentemente con margen de entre
tres y cinco milímetros.
- Inclinación de imagen no mayor a los cinco grados.
- Imagen sin manchas, rayas y objetos ajenos al documento original.
- Faltantes cubiertos. Roturas, perforaciones o galerías en el documento
original hayan sido cubiertos antes de digitalizar.
- Sin dobleces o que estos no oculten elementos sustentados.
- Nombre de la imagen corresponda al folio asignado a cada foja.
Control de calidad
- Nitidez 100 %
- Coloración y tonalidad 95 %
- Margen 95 %
- Inclinación 95 %
- Manchas y objetos ajenos 100 %
- Faltantes cubiertos 95 %
- Dobleces 95 %
- Correspondencia con documento original 100 %
- Nomenclatura 100 %
 Margen reducido Margen reducido Margen reducido Tono difiere del documento
original

Margen reducido, corta texto.

Tono difiere del documento

Margen reducido, corta texto. Margen reducido, corta texto. Tono difiere del documento
original
original
 Tono difiere del documento
original. No se giró imagen.
Tono difiere del documento
original. No se giró imagen.
Tono difiere del documento
original. Margen reducido.

Tono difiere del documento

Tono difiere del documento original. Margen reducido. Marca
Tono difiere del documento original. Margen reducido. Marca
Tono difiere del documento original. Margen reducido. de agua muy grande y opaca que
de agua muy grande y opaca que tapa texto.
original. Margen reducido. tapa texto.
Validación

- Confirmar que la unidad documental haya sido digitalizada en su

totalidad, que no falten folios ni se dupliquen imágenes.
- Ordenar y almacenar las imágenes digitales de acuerdo a la
organización y clasificación de los documentos originales.
- Asignar una nomenclatura a cada una de las imágenes digitales
que permita identificar el fondo, sección, serie, unidad de
instalación y expediente al que pertenece.
 Organización de imágenes
bibliográficos (ver Imagen III). Las estructuras son:
Ejemplo de nomenclaturas

Fondo

Sección

Serie

Subserie

Unidad de instalación

Expediente

Reproducción digital
Marco Jurídico Normativo en Digitalización
ACUERDO del Consejo Nacional del Sistema Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos
Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la
Organización y Conservación de los Archivos de 2016

Capítulo IV

• De los Documentos de Archivo Electrónicos

• De las políticas de digitalización
De las políticas de digitalización

I. Realizar un Plan de Digitalización de Documentos, que considere:

a) Su inclusión en el Programa anual de desarrollo archivístico, y
b) Contemplar, al menos, los siguientes aspectos:
1. Descripción de las necesidades de los usuarios;
2. Justificación;
3. Viabilidad técnica y económica;
4. Objetivos;
5. Alcance, y
6. Descripción de las fases del proceso de digitalización.
De las políticas de digitalización
Finalidades de acuerdo con el Ciclo vital del documento y a las necesidades de
cada sujeto obligado, por lo que se podrá implementar, entre otros, para:

• Conversión de información de soporte físico a digital, con la finalidad de integrar expedientes

electrónicos y optimizar un flujo de trabajo en procesos específicos.
• Consulta de documentación semiactiva con la finalidad de facilitar su disponibilidad y acceso.
• Consulta, difusión y conservación, que permita generar un respaldo de documentos de archivo
con valor histórico, científico o cultural; previamente seleccionados; con la finalidad de aumentar
su accesibilidad, preservar en razón del deterioro de las piezas más frágiles y/o valiosas, así
como favorecer la colaboración entre archivos para la generación de conocimiento y el uso de la
información.
De las políticas de digitalización
Un proceso de digitalización de documentos de archivo, debe contemplar como mínimo las etapas
siguientes:

I. Recepción de documentos y transferencia al área de digitalización;

II. Verificación del estado y de la cantidad de documentos recibidos;
III. Preparación de documentos;
IV. Creación de la base de datos y campos;
V. Digitalización de los documentos;
VI. Control de calidad de los documentos digitalizados;
VII. Corrección durante el escaneo;
VIII. Ordenación de los documentos digitalizados;
IX. Control de calidad;
X. Reproceso;
XI. Ingreso al sistema de gestión de archivos, y
XII. Devolución de los documentos digitalizados, previa ordenación de los documentos físicos de acuerdo con su posición original.
Miguel Ángel López Jiménez
mlopez@agn.gob.mx
Teléfono: 01(55)5133 9900
Ext.19411
GRACIAS