Minuta 20221024

TOTO
Proyecto: Implementación SAP BO
Fecha Emisión: 24-octubre-2022
Hora Inicial: 14:00
Hora Inicial: 16:30
Tiempo Total: 2.50 Horas
NOTA: Por favor revisar detalladamente las minutas adjuntas, si usted considera que falta algún acuerdo, tema u
horario descrito en la minuta responda a este mail (con copia a todos). De no obtener una respuesta en las
próximas 72 horas, los acuerdos, temas y horarios descritos en la minuta se dan por aceptados sin necesidad de
requerir alguna firma física del documento.

AGENDA
Tema 1 Capacitación: Datos maestros de activos fijos

ASISTENTES PRESENTE AUSENTE

o Oscar De Jesús – Gerente financiero - TOTO X
o Elsa Escobar - Contabilidad – TOTO X
o Blanca Deras – Analista de tesorería – TOTO X
o Edwin Castro - Contabilidad - TOTO X
o Henry Cea – IT – TOTO X
o Elías Moreno – IT - TOTO X
o Luis Minero – Consultor – IntegraSAP X

REQUERIMIENTOS ADICIONALES
No. Área Requerimiento
Desarrollar búsqueda formateada para establecer el código de clientes que
01.08-Datos Maestros - corresponde a la primera letra de la primera palabra en el campo razón social,
01
Socios de Negocios más un correlativo.
 Desarrollar búsqueda formateada para establecer el código de Proveedores que
corresponde al grupo de los mismos:

AV - Grupo de SN de acreedores varios.

01.08-Datos Maestros -
02 PL - Grupo de SN de proveedores locales.
Socios de Negocios
PDE - Grupo de SN de proveedores locales.

Dichos prefijos más un correlativo.

01.14-Datos Maestros - Asignar bodega dependiendo del grupo de articulo

03
Artículos
05.14-Compras -
Validar la cancelación de solicitudes de compra únicamente por el usuario
04 creador
Solicitud de compra
05.14-Compras - Validar la creación de solicitudes de compra únicamente por usuario asignado
05
Solicitud de compra
05.14-Compras - Validar no actualizar el usuario creador de una solicitud de compra
06
Solicitud de compra
05.05-Compras -
Validar no realizar una entrada de mercancías sin orden de compra como
07
Entrada de Mercancías documento base

05.05-Compras -
Validar no realizar una entrada de mercancías que exceda la cantidad indicada
08
Entrada de Mercancías en la orden de compra respectiva

05.05-Compras -
Validar no realizar una entrada de mercancías sin No. de documento y serie de
09
Entrada de Mercancías documento para un CCF
05.01-Compras -
10 Procedimientos o Desarrollar contador de entradas de mercancías no provisionadas
Políticas del Cliente
05.07-Compras - Agregar campo de usuario para guardar el No. de proforma para compras por
11 Factura de importación
Proveedores
Campo de usuarios para No. de traslado para transferencias de stock para
07.06-Inventario - guardar el número de salida que genero la bodega externa y se va a ingresar a
12
Transferencia de Stock la bodega de MP General

07.04-Inventario - Campo de usuario para No. de requisición

13
Salidas de Mercancías
07.04-Inventario - Validar siempre colocar el No. de requisición (campo de usuario)
14
Salidas de Mercancías
04.04-Ventas - Orden Campo de usuario para guardar número de orden de compra del cliente
15
de Ventas
04.04-Ventas - Orden Campo de usuario para mostrar usuario creador del documento
16
de Ventas
04.04-Ventas - Orden Llenar el campo de usuario de creador del documento automáticamente
17
de Ventas
04.08-Ventas - Factura
Campo de usuario para indicar nombre de país de origen para usar el
18 procedimiento de ventas de exportación
de Reserva
 04.08-Ventas - Factura
Llenar campo de usuario de nombre de país de origen a partir de campo de
19 usuario de código de país de origen (ya creado)
de Reserva

04.08-Ventas - Factura
Utilizar el campo de fecha de documento para llenar como fecha de entrega a
20 partir de la orden de venta (implica una búsqueda formateada)
de Reserva

04.10-Ventas - Nota de
Validar fecha de creación de nota de crédito no mayor a 3 meses con respecto
21 al CCF vinculado
Crédito
04.08-Ventas - Factura Campos de usuario para partida arancelaria e Incoterm (valores válidos)
22
de Reserva
Campo de usuario para tipo de entrega. Opciones: Bonificación, Consignación,
23 04.05-Ventas – Entrega Reposición, Muestras. Venta.

24 04.05-Ventas – Entrega Validar siempre indicar el tipo de entrega.

Modificar validación que impide no crear una entrega si esta no está basada en
25 04.05-Ventas – Entrega una factura de reserva. Aplicará únicamente si en tipo de entrega es venta.

Búsqueda formateada para establecer precio unitario igual al costo del artículo
26 04.05-Ventas – Entrega en una entrega de cliente de tipo bonificación. Esto debido a que
posteriormente se facturará como autoconsumo.
06.03-Bancos - Pago Reporte personalizado de pagos recibidos.
27
Recibido
06.01-Bancos - Alerta de quedan de clientes a cobrar semanalmente a partir de campos de
28 Procedimientos o usuario de fecha y número de quedan en facturas de clientes.
Políticas del Cliente
Crear proveedor para registrar las remesas pendientes de identificar a una
cuenta de pasivo (cuenta asociada), para luego hacer el procedimiento de
06.01-Bancos -
29 Procedimientos o reconciliación interna con otro socio de negocio (cliente). Este proveedor
Políticas del Cliente únicamente debe registrar pagos recibidos lo cual se validará por Transaction
Notification

06.03-Bancos - Pago Reporte personalizado de tiempo promedio de pago de clientes.

30
Recibido
06.08-Bancos -
Reporte personalizado de cuentas por pagar asociadas a los distintos métodos
31 de pago visualizando la disponibilidad bancaria
Asistente de Pagos

06.08-Bancos -
Generar archivo TXT para enviar al banco según formato definido para la
32 realización de transferencias
Asistente de Pagos

TAREAS A REALIZAR
No. Fecha
Tarea Responsable Estado
Tarea entrega
Validar plantillas de creación de clientes y proveedores con
01 TOTO No Inicia
los datos correctos
Se verificará la lógica de codificación de los artículos para
02 TOTO No Inicia
establecer parámetros o variables para su construcción.
03 Verificar listas de precio de forma que estén todos los TOTO No Inicia
 artículos que se venden al cliente o se utilice la
funcionalidad de precios especiales para socios de negocio
Incluir el número de catálogo de socio de negocio en los
04 TOTO No Inicia
datos maestros de artículos
Definir métodos de pago y asociar al dato maestros del
05 proveedor respectivo para poder utilizar el asistente de TOTO No Inicia
pagos
Mod. BF - Ventas - FA - Detalle - Coloca el tipo de impuesto
de acuerdo al tipo de contribuyente y tipo d. Para
06 IntegraSAP No Inicia
establecer IVAEXE a clientes que tengan indicado en el UDF
Exento por resolución
Alerta para cheques postfechados: UDF en factura de
deudores para colocar No. y fecha de cheque. A partir
07 IntegraSAP No Inicia
de estos campos disparar alerta semanal para
proceder al pago recibido
Validar que el UDF para cheques postfechados sea
08 IntegraSAP No Inicia
únicamente llenado y actualizado por un usuario
Crear series de numeración para datos maestros de
09 IntegraSAP No Inicia
activo fijo según su clase

LOGROS Y ACUERDOS
No.
de Fecha Logros o acuerdos de la reunión
tema
1. Se continuó con la etapa de capacitación viendo los temas de:
I. Determinación de cuentas para activos fijos
II. Clases de depreciación
III. Áreas de valoración
IV. Clases de activo fijo
01 24/10/2022
V. Datos maestros de activos fijos
VI. Compra de activo fijo
i. Sin y con consideración de cantidad

2. Se enviará le link de descarga de la grabación de la sesión.

PRÓXIMOS PASOS / PENDIENTES

Fecha de Comentarios
Próximos pasos / pendientes Responsable Estado
cumplimiento
Capacitación: Movimientos de activo fijo TOTO /
En curso 26/10/2022 14:00 – 16:30
IntegraSAP

Referencias - Estados:
No Inicia: Actividad no comenzada (Fecha de inicio planificada a futuro)
En curso: Actividad en ejecución (con fecha de finalización planificada)
Demorado: Actividad registra atrasos con respecto a fecha plan inicial.
Detenido: Actividad ya iniciada pero detenida por decisión de nivel superior (puede tener fecha cierta o no
de retoma)
Finalizado: Actividad finalizada
Cancelado: Actividad cancelada
Reprogramada: Actividad con la fecha re-programada para el futura.