CAPACITACIN CUENTAS POR COBRAR MACROPROCESO FINANZAS PROCESO CUENTAS POR COBRAR

09 de marzo de 2012

ACUERDOS:

AGENDA
Objetivo General Objetivos Especficos Conceptos Clave Datos Maestros Lineamientos Generales Flujo del Proceso 1 Ejercicio Proceso 1 Flujo del Proceso 2 Ejercicio del Proceso 2 Manual Cuentas Por Cobrar Resumen Resultado Esperado Consultas

OBJETIVO GENERAL Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de Comprender los aspectos generales de las funcionalidades del mdulo de Cuentas por Cobrar en SAP en: Generar una cuenta de cobro e impresin del documento, Compensacin de anticipos recibidos, Sistemas de Informacin, Proceso de reclamaciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el registro de la cuenta de cobro/ Notas Debito, Notas Crdito desde el mdulo FI (cuentas por cobrar-AR) Visualizar y analizar la informacin generada en SAP en los diferentes sistemas de informacin. Contabilizacin de anticipo en el sistema. Realizar la compensacin entre el anticipo recibido y su respectiva factura y/o cuenta de cobro. Realizar Proceso de Reclamacin
5

CONCEPTOS CLAVES

El mdulo de Cuentas por Cobrar (AR) es un componente dentro Finanzas SAP, encargado de registrar y controlar los datos de la contabilidad de los Clientes o Deudores de la empresa

Adicionalmente, posee ciertos reportes para un mejor control y una ms efectiva gestin de las cobranzas (Gestin de Crditos). Permite realizar, entre otras funciones: Entrada de facturas Cobro de facturas Notas de Crdito y Dbito Anticipos

El componente de aplicacin Cuentas por cobrar registra y gestiona los datos de contabilidad de todos los clientes, por lo cual tiene una relacin directa con el Libro Mayor en los Datos Maestros, Estructuras Organizacionales y Reglas. Adems, es parte integral de las ventas, por lo cual tambin se relaciona directamente con el mdulo de ventas y distribucin (SD).
7

DATOS MAESTROS El registro maestro de Deudor contiene todos los datos necesarios para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos de clientes. Los datos se dividen en tres categoras: Datos generales: Informacin del cliente - Direccin, Comunicacin, Control, Pagos. Datos de contabilidad: Gestin de Cuentas, Pagos y Correspondencia. Datos de ventas

Grupo de Cuentas: Es un conjunto de propiedades que controla la gestin de los registros maestros de deudores, es decir, los campos que conforman dicho registro (opcionales, suprimidos, obligatorios) A cada grupo de cuentas se le asocia un rango de nmeros para la asignacin del cdigo del deudor, el cul puede ser generado internamente o indicado por el usuario (externo) Inician por: 1 Nacionales 2 Ocasionales 3 Empleados
9

Bloquear / Desbloquear Deudores: Las cuentas de deudores que no deben volver a contabilizarse se pueden bloquear. Los bloqueos fijados se pueden retirar en cualquier momento. Al hacerlo mediante la actualizacin central, se fija: Bloqueo de contabilizacin

10

Fijar Peticin de Borrado: Las cuentas de deudores se pueden marcar para borrado si no se deben utilizar

Posteriormente se debe realizar el borrado definitivo de las cuentas. Para ello el saldo de las mismas debe ser igual a cero(0)

11

 CUENTAS POR COBRAR (MODULO FI AR)

En la generacin de cuentas por cobrar se debe tener en cuenta: Se registrarn todas cuentas por cobrar que no generan una factura el Mdulo SD Se contabilizarn notas que afecten cuentas de deudores Se realizar la compensacin de anticipos, con la factura del Deudor

12

 Ejercicio cuentas por cobrar tratamiento de anticipos

Generar una cuenta por cobrar por asesora a cliente capacitacin # por valor de $400.000 iva generado por servicios.
Tener en cuenta: diligenciar texto de cabecera Ir a Maestro de cliente desde la transaccin Cambiar cuenta divergente Observar pestaas

Pestaa Nota
Grabar y visualizar Imprimir cuenta cobro ZFI016

13

 Ejercicio cuentas por cobrar tratamiento de anticipos

Visualizar la transaccin Generar una cuenta de cobro cliente capacitacin para cruzar con el anticipo Generar un anticipo Realizar compensacin: anticipos f-39 Realizar compensacin : cuenta f-32

14

 Herramientas de Gestin de Informes:

Variantes: Ejecutar el mismo informe o Reporte varias veces con criterios de seleccin unitarios Almacenar valores como variables Layout: Herramienta para disear la distribucin del Informe.

15

 Posibilidades de Ejecutar Informes: mbito Funcional Sistema de Informacin: Acceder a informes mediante arboles de informes. Ejecutar informe haciendo doble clic en el titulo del informe Gestin de Informes general: Ejecutar informes introduciendo el nombre del informe
16

PROCESO DE RECLAMACIN Existen 4 pasos para el proceso de reclamacin:

Programa de impresin de las reclamaciones Modificar las reclamaciones Programacin ejecucin de la reclamacin

Introducir parmetros

17

Procedimiento de Reclamaciones

El procedimiento de reclamacin controla la gestin de los morosos. En todas las cuentas que deban ser tenidas en cuenta en el caso de la reclamacin automtica debe haberse introducido un procedimiento de reclamacin. En las cuentas tambin se introduce un procedimiento, el cual es vlido para todos los clientes espordicos. Pueden definirse varios procedimientos de reclamacin. El Sistema contiene algunos procedimientos estndar que pueden utilizarse como modelos para otros procedimientos. El procedimiento de reclamacin puede procesar operaciones estndar y/u operaciones en cuentas de mayor especiales.
18

LINEAMIENTOS GENERALES
Se realiza el registro y contabilizacin de la factura de venta desde el mdulo SD. La impresin de la factura de venta se realizar en el mdulo SD y la de cuenta de cobro/ Notas Debito, Notas Crdito en el mdulo FI mediante la funcionalidad de correspondencia. Las Polticas y procedimientos organizacionales deben velar por el debido cumplimiento y control efectivo en el recaudo de los anticipos solicitados en los diferentes procesos.

19

Antes y Despus Antes Despus

La misma Funcionaria facturaba y La facturacin pasa para logstica y se cobraba al usuario cuando se reasigna el proceso de la encontraba moroso recuperacin de la cartera para que lo realicen el rea de Facturacin y Cartera

20

EJERCICIOS RECLAMACIONES

Verificar maestro deudores de cada uno de los clientes: capacitacin

Ejecutar el proceso de reclamacin.

21

Manuales Deudores

MANUAL F-29 - F-32 COMPENSACION ANTICIPOS DEUDOR (2).doc

MANUAL F-29 F-32- COMPENSACION ANTICIPOS DEUDOR

MANUAL F150 PROCESO RECLAMACION.doc

MANUAL F150 PROCESO RECLAMACION

MANUAL FB70-F-22-CUENTAS POR COBRAR

MANUAL FB70-F-22-CUENTAS POR COBRAR.doc

MANUAL ZFI016 IMPRESION CUENTA DE COBRO.doc

MANUAL ZFI016 IMPRESION CUENTA DE COBRO MANUAL SISTEMAS INFORMACION DEUDORES

23

MANUAL SISTEMAS INFORMACION DEUDORES1.doc

RESUMEN
El proceso incluye la gestin de la facturacin de las cuentas por cobrar, la realizacin de la causacin, la aprobacin, envo al cliente y reporte a cartera, de las cuentas por cobrar diferentes a otras actividades diferentes al Front . Este proceso de compensacin de anticipos recibidos se inicia con la solicitud del cobro anticipado a un tercero, solicitado por diferentes reas para posteriormente vender un bien y/o servicio. Los anticipos se solicitan por diferentes conceptos tales como venta de bienes y servicios, avances de obra, entre otros y se legalizan a travs de: Facturas y/o cuenta de cobro que soportan los mismos.

24

RESULTADOS ESPERADOS

Se Comprendieron los aspectos generales de las funcionalidades del mdulo de Cuentas por Cobrar en SAP en: Generar una cuenta de cobro e impresin del documento, Compensacin de anticipos recibidos, Sistemas de Informacin, Proceso de reclamaciones.

25

CONSULTAS

En la siguiente ruta encontrar los manuales y presentaciones de la capacitacin: http://www.peti.com.co/peti/manuales_download.php

Manuales Deudores Presentacin Cuentas Por Cobrar

26

Preguntas??

27

Gracias!

28