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son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG.
Los dems productos, servicios, logotipos o nombres de marcas incluidos aqu son marcas comerciales o
marcas registradas de sus respectivos dueos.

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En este ejemplo, cuando se depositan importes en efectivo en la cuenta bancaria de la empresa, la


cuenta de compensacin de efectivo disminuye de valor y se contabiliza en el Haber, mientras que la
cuenta bancaria aumenta de valor y se contabiliza en el Debe.

Esto se corresponde con el sistema de contabilidad de doble entrada, en donde cada transaccin o
evento afecta al menos dos cuentas distintas. En la contabilidad moderna, esto se realiza mediante
partidas en el Debe y el Haber.

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En este ejemplo, la cuenta de compensacin de cheques se contabiliza en el Haber cuatro veces porque
el depsito incluye cuatro cheques (las transacciones recibidas de clientes distintos).

La cuenta bancaria se contabiliza en el Debe segn el valor total de esos cuatro cheques.

Los importes en el Debe y el Haber son iguales; el asiento est compensado.

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Para los activos:

Las transacciones del Debe siempre aumentan el valor del activo.


Las transacciones del Haber siempre disminuyen el valor del activo.

Para los pasivos:


Las transacciones del Haber siempre aumentan el pasivo.
Las transacciones del Debe siempre disminuyen el pasivo.

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En este tema, repasaremos los procesos de ventas y compras analizados en TB1000, y nos centraremos
en sus consecuencias para la contabilidad.

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En SAP Business One, un asiento se contabiliza automticamente a partir de varios documentos, como
facturas de clientes y de proveedores, durante los procesos de ventas, compras e inventario.

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Cuando implementa SAP Business One, define las cuentas de mayor por defecto que se utilizarn al
crear transacciones. Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.

Determinacin de cuentas de mayor: la ventana se divide en cuatro fichas. Cada ficha contiene las
definiciones de las cuentas de mayor relacionadas con un proceso empresarial especfico: Ventas,
Compras, General e Inventario.

Cuando selecciona un modelo de plan de cuentas predefinido, la mayora de los valores por defectos
ya estn definidos. Si es necesario, puede modificarlos.

Al seleccionar una cuenta de mayor en la ventana Determinacin de cuentas de mayor, sta aparece en
color verde en el plan de cuentas.

Cuando se aade un documento que contabiliza un asiento, por ejemplo, una factura de clientes, el
sistema determina las cuentas de mayor que se utilizarn de las cuentas por defecto.

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En la ventana Determinacin de cuentas de mayor, tambin se definen las cuentas asociadas: Clientes para el
proceso de ventas y Proveedores para el proceso de compras.
La cuenta asociada enlaza las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Debe definir una cuenta de mayor como cuenta asociada en el plan de cuentas.
Cuando contabiliza un documento en un interlocutor comercial, el sistema registra automticamente el asiento
en:
El saldo de la cuenta de datos maestros de interlocutor comercial.
El saldo de la cuenta asociada. (No es posible contabilizar asientos directamente en una cuenta asociada).
En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente, tambin se debita la cuenta Clientes.
Este asiento aparece ahora en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Tenga en cuenta que los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, adems de los informes
financieros (PyG, balance).
Algunas transacciones, como las transacciones con efectos, deben contabilizarse en cuentas asociadas
especiales. Por lo tanto, puede asignar estas cuentas especiales a tipos de transaccin predefinidos, como Deudas
pendientes, Cuenta de activo, Anticipo deudores/acreedores u otros tipos (en funcin del pas).
En la ventana Determinacin de cuentas de mayor, puede seleccionar si desea asignar diferentes cuentas
asociadas a clientes o proveedores distintos.
La asignacin de cuentas asociadas a cada cliente o proveedor se realiza en la ventana Datos maestros
interlocutor comercial. Seleccione Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor comercial
ficha Finanzas ficha General campo Clientes/Proveedores. Si no se seleccion esta opcin, las cuentas
asociadas definidas en la ventana Determinacin de cuentas de mayor se utilizan para todos los clientes y todos
los proveedores.
Tambin puede modificar la cuenta asociada por defecto en los documentos de marketing. Selecciona ficha
Finanzas campo Cuenta asociada.
Si trabaja con varias cuentas asociadas, el sistema puede mostrar los saldos de los interlocutores comerciales por
separado para cada una de las cuentas asociadas. Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor
comercial abra la flecha de enlace en el campo Saldo de cuenta y seleccione el botn Vista por cuenta
asociada.
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Vaya a Informes Finanzas Financiero Balance.

Ejecute el informe.

Busque la cuenta de proveedores en el nivel 5.

Vaya al nivel 1 y verifique que el informe est compensado.

De qu modo est compensado el informe?

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Repasemos nuestros conocimientos acerca de algunos de los temas del curso TB1000 sobre logstica.
Aqu, se describe un escenario comn de cmo se fijan los precios en SAP Business One durante el
proceso de ventas:
Nuestro cliente, Star Trek Computers, solicita una oferta para 4 reproductores multimedia porttiles.
Jean crea una oferta. Selecciona el cliente y luego el artculo. El precio por unidad aparece en la oferta.
Cmo?
Los datos maestros de artculo incluyen 3 precios opcionales para este artculo. Cada uno est
representado en una lista de precios diferente.
Star Trek Computers es un revendedor y, por lo tanto, su lista de precios por defecto segn se
defini en el registro de datos maestros es la lista de precios de revendedor.
Por consiguiente, en la oferta, el precio unitario de una reproductor multimedia porttil es 110, es
decir, la lista de precios de revendedor.
Jean especifica una cantidad de 4. El valor total de la oferta es 440 (si suponemos que no existen
artculos adicionales en la oferta y que no se aaden importes de impuestos ni descuentos).
Star Trek Computers nos enva por fax un pedido de cliente basado en la oferta.
En SAP Business One, Jean copia la oferta en una pedido de cliente.
Dos das ms tarde, Joe, el jefe del almacn, despacha el camin de la empresa con las entregas de la
semana, incluidos los 4 reproductores multimedia porttiles para Star Trek Computers.
Ms tarde ese mismo da, la persona responsable del rea de contabilidad copia la entrega en una
factura de clientes.
Dado que no se realiz ningn cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura es 440, y stos son los importes del Haber y el Debe del asiento automtico creado por la
factura de clientes.

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En el proceso de compras, un escenario comn de cmo se fijan los precios sera el siguiente:

Joe, el jefe del almacn, emite un pedido de 10 reproductores multimedia porttiles. Selecciona el
proveedor Coconut Devices y luego el artculo, el reproductor multimedia porttil. El precio por unidad
aparece en el pedido. Cmo?
Como Coconut Devices es un proveedor, su lista de precios por defecto segn se defini en el registro
de datos maestros es la lista de precios de compra.
Por consiguiente, en el pedido, el precio unitario de un reproductor multimedia porttil es 100, es decir,
la lista de precios de compra de los datos maestros de artculo del reproductor multimedia porttil.

Joe especifica una cantidad de 10. El valor total del pedido es 1000 (si suponemos que no existen
artculos adicionales en el pedido y que no se aaden importes de impuestos ni descuentos).

Joe enva el pedido por correo electrnico al proveedor.

Unos das despus, Joe recibe una entrega, incluidos los 10 reproductores multimedia porttiles de
Coconut Devices.

En SAP Business One, Joe copia el pedido en un pedido de entrada de mercancas.

Una semana ms tarde, se recibe por correo la factura de Coconut Devices y la persona responsable del
rea de contabilidad copia el pedido de entrada de mercancas en una factura de proveedores.

Dado que no se realiz ningn cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura de proveedores es 1000, y stos son los importes del Haber y el Debe del asiento automtico
creado por la factura de proveedores.

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Volvamos un paso hacia atrs, al pedido de entrada de mercancas que Joe especific segn la entrega
que recibi del proveedor.

Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artculo se calcula
automticamente en cada transaccin de stocks.

Se brindarn ms detalles sobre el inventario permanente en la ltima unidad del curso.

Cuando Joe especific el pedido de entrada de mercancas en SAP Business One, el valor de la lista
de precios de compra (100 por unidad) afect el precio unitario del pedido de entrada de
mercancas y tambin el valor del coste de artculo.

El valor del coste de artculo se calcula automticamente, de acuerdo con el mtodo de valoracin
seleccionado para el artculo (Media variable, FIFO, Estndar). El valor del coste de artculo
calculado despus del pedido de entrada de mercancas era 90.

Joe especific una cantidad de 10 reproductores multimedia porttiles. Por lo tanto, el valor total del
asiento creado por el pedido de entrada de mercancas era 1000, y stos son los importes del Haber y el
Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.

El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artculos
multiplicada por el valor del coste de artculo en ese momento (90).

Recuerde que el valor total de la factura en funcin de esa entrega era 440. Se calcul de acuerdo con
la lista de precios de revendedor (110) que se defini como lista de precios por defecto en el registro de
datos maestros de cliente.

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Analicemos las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la mayora de las etapas, excepto las
parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden producirse en otro orden; ste es un ejemplo de un escenario
comn):
Parametrizaciones de finanzas: al implementar SAP Business One, se define lo siguiente: Plan de cuentas y cuentas de
mayor por defecto que se utilizarn al crear transacciones en los diferentes procesos empresariales: Ventas, Compras,
Inventario, etc. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.
Procesos de ventas y compras: las consecuencias financieras de las etapas en los procesos de ventas y compras son los
asientos automticos y las reconciliaciones del sistema.
Asientos automticos: se contabilizan a partir de varios documentos, como facturas de clientes y de proveedores.
Asientos manuales: para las transacciones comerciales que no estn representadas en formularios ni documentos. La persona
responsable del rea de contabilidad introduce transacciones, como prstamo, alquiler o nmina, mediante los asientos
manuales. El fichero de asientos contiene todas las transacciones contables: automticas y manuales.
Reconciliaciones: las reconciliaciones del sistema internas se crean de manera automtica:
En datos maestros de interlocutor comercial: factura/pagos, factura/abono.
En una cuenta de mayor: pago/depsito.
Reconciliacin de usuario interna: por ejemplo, cuando un pago por adelantado debe reconciliarse con la factura.
Cierre del perodo: un proceso que traslada los saldos de las cuentas de prdidas y ganancias a una cuenta de balance, la
cuenta de arrastre de saldos, cuando finaliza un ejercicio o perodo contable.
En algunas localizaciones (Italia, Espaa, Francia y Portugal), tambin es posible trasladar los saldos de cuentas de
balance de un ejercicio o perodo a otro.
Existe una lista de las tareas necesarias durante la preparacin para el cierre del perodo.
Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asientos, los saldos de cuentas (consulte
las siguientes diapositivas) y los informes financieros, como en los ejemplos que analizamos:
Cuando describimos las cuentas asociadas que enlazan las cuentas del interlocutor comercial con el libro mayor.
Los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, adems de los informes financieros
(PyG, balance).
Otro ejemplo es el cierre del perodo, que transfiere lo saldos de las cuentas de prdidas y ganancias a una cuenta de
balance y, por lo tanto, afecta las prdidas y ganancias y los resultados del balance.

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Efecto o letra de cambio. Esta opcin slo es relevante para Italia, Portugal, Espaa y Francia, y est
activada por defecto.

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Nota:

En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual.

Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creacin automtica y
semiautomtica de cobros y pagos efectuados.

En la ventana de reconciliacin manual, tambin es posible depositar pagos en efectivo, por cheque o con
tarjeta de crdito, y contabilizar asientos o crear pagos.

Para obtener ms detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

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Cuando emite un cobro, se cierra la factura pendiente en la cuenta de cliente.


Tambin puede emitir un cobro que no est basado en una factura, por ejemplo, Pago a cuenta.
Los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crdito se contabilizan en una cuenta de compensacin.
Tenga en cuenta que el trmino compensacin se utiliza en la localizacin para EE. UU. En otras
localizaciones, el equivalente podra ser cuenta temporal o cuenta transitoria. El instructor debe emplear el
trmino utilizado en su localizacin.
Cuando un cliente efecta un pago en efectivo, por cheque o con tarjeta de crdito, se introduce un cobro que
genera el siguiente asiento:
(Por lo general, el cliente realiza pagos utilizando un nico medio de pago. No obstante, es posible efectuar
un pago utilizando una combinacin de medios en un nico pago).
Debe en una cuenta de compensacin: saldo de caja/tarjeta de crdito/cheques recibidos.
Haber en una cuenta de cliente.
Efectivo: el sistema recupera la cuenta de saldo de caja del campo Saldo de caja de la ficha Ventas en
Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.
Tarjetas de crdito: el sistema recupera la cuenta de tarjeta de crdito del campo Cuenta de mayor de la
definicin de tarjeta de crdito en Gestin Definicin Gestin de bancos Tarjetas de crdito.
Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorizacin de transacciones
con tarjeta de crdito, en el proceso estndar.
Cheque: el sistema recupera la cuenta de cheques recibidos del campo Cheques recibidos de la ficha
Ventas en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.
Es posible modificar la cuenta de compensacin por defecto al emitir el cobro.
Se debe procesar un documento de depsito para transferir los fondos de la cuenta de compensacin a la cuenta
de banco propio y compensar dicha cuenta.
Funcin Depsito en SAP Business One: Gestin de bancos Depsitos Depsito.
Transferencia bancaria: este medio de pago no incluye ninguna cuenta de compensacin. El cliente transfiere
el pago directamente al banco propio. Debe en la cuenta de banco propio, Haber en la cuenta de cliente.

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Las pantallas para cobros y pagos son prcticamente idnticas. La pantalla est dividida en las
siguientes partes:

El rea de cabecera del documento.

El rea para la seleccin de facturas pendientes, abonos y asientos, as como para la asignacin de
importes de pago.

El rea para la especificacin de comentarios y visualizacin de totales.

Para contabilizar un cobro, seleccione Gestin de bancos Cobros Cobros.

Para contabilizar un pago efectuado, seleccione Gestin de bancos Pagos Pagos.

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En la cabecera de documento, se selecciona el cdigo del cliente o proveedor para el pago. A


continuacin, el sistema copia el Nombre y la Persona de contacto estndar del registro maestro.

El valor por defecto de los cobros es Cliente y el valor por defecto de los pagos es Proveedor. Es
posible crear tanto cobros como pagos para Cliente, Proveedor o Cuenta.

En el caso de los cobros, el sistema copia la direccin Destinatario factura del registro maestro de
interlocutor comercial en el campo de direccin de la cabecera de documento:

En el caso de los pagos, el sistema copia la direccin Receptor pago por defecto. Puede seleccionar
manualmente otra direccin de receptor del pago o el banco del proveedor. A continuacin, puede
marcar Visualizar facturas c/misma direc.factura para filtrar las facturas pendientes visualizadas en la
pantalla de pago.

Puede introducir el nmero de documento manualmente o permitir que el sistema lo asigne de forma
automtica a partir de una serie de documentos.

El sistema propone la fecha actual como Fecha de contabilizacin, Fecha de vencimiento y Fecha de
documento.

Puede introducir un nmero de documento externo en el campo Referencia.

Puede asignar el pago a un Proyecto o a una Norma de reparto para la contabilidad de costes.

Cuando se contabiliza el documento, el sistema le asigna automticamente un N de transaccin


(nmero del asiento) y lo muestra en el campo correspondiente.

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El sistema muestra los abonos y las facturas pendientes con el nmero de plazo. Si se selecciona el
indicador N referencia de interlocutor comercial en Parametrizaciones de formulario, el sistema
mostrar los nmeros de referencia de cliente/proveedor en lugar del nmero de factura. Esta opcin
resulta til cuando se introducen pagos basados en los nmeros de factura que recibi del proveedor.
El indicador Visualizar facturas c/misma direc.factura slo se encuentra disponible cuando se crea un
pago para un proveedor. Permite visualizar en la tabla slo las facturas con la direccin del receptor
del pago/detalles del banco idnticos a la direccin/banco seleccionados en el campo Pagar a.
El campo Clase de documento indica el origen de la lnea (FA para facturas de clientes, RC para
abonos de clientes, TT para facturas de proveedores y AC para abonos de proveedores).
Es posible que una cuenta contenga contabilizaciones que no correspondan a facturas ni a abonos (por
ejemplo, asientos o pagos a cuenta). El sistema slo muestra estas transacciones si se selecciona el
indicador Visualizar todas operaciones en Parametrizaciones de formulario. El sistema muestra estas
transacciones como lneas azules por debajo de las facturas y los abonos.
Un asterisco (*) tras la fecha de la factura indica que sta ha vencido. El sistema muestra el importe de
la factura y el saldo vencido (el importe de la factura menos los abonos o pagos parciales) en cada
factura. Si se aplica un descuento por pronto pago (en funcin de las condiciones de pago del
interlocutor comercial), el sistema deduce el descuento por pronto pago del saldo vencido y propone el
importe final del pago.
Para especificar pagos que no puedan asignarse a una factura, seleccione el indicador Pago a cuenta.
A continuacin, el sistema permitir especificar el importe del pago de forma manual. Por ejemplo,
cuando recibe un pago con antelacin.
Para seleccionar una factura pendiente para el pago, seleccione la casilla de la lnea. Tambin puede
introducir un importe menor como pago parcial modificando la columna de importe Total pago.
El sistema muestra el importe del pago completo (suma de todas las lneas seleccionadas en la tabla
ms el importe indicado de forma manual) en el campo Importe total vencido.
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Una vez determinado el importe de pago, se debe especificar el medio de pago. Puede seleccionar uno de los siguientes
medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria,Tarjeta de crdito y Efectivo.
Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo efectivo y cheques recibidos. Seleccione Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor ficha Ventas ficha General campos Cheques
recibidos y Saldo de caja.
Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo transferencia bancaria emitida. Seleccione Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor ficha Compras ficha General campo
Transferencia bancaria.
Puede copiar el importe total en un campo de importe. Para ello, seleccione CTRL+B o haga clic con el botn derecho y
seleccione Copiar saldo vencido.
En la mayora de los casos, el pagador paga el importe completo con un solo medio de pago. Sin embargo, es posible
distribuirlo en varios medios de pago. El sistema toma los detalles del medio de pago para los cobros de los registros
maestros de clientes.
Puede definir un importe mximo para pagos en exceso y en defecto. Esto es importante cuando existen diferencias mnimas
entre el pago y el saldo vencido. El proceso ser transparente para el usuario.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor. Seleccione la ficha Ventas para
definir la cuenta de mayor que se debe utilizar en caso de un pago en exceso o en defecto. Haga lo mismo en la ficha
Compras.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Monedas. Las siguientes cuatro columnas definen el importe mximo
que se contabilizar como pago en exceso o en defecto:
Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida: para una moneda
especfica, especifique el importe mximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo slo est
activado si el importe del campo Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida es cero o si el
campo est en blanco.
Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida: para una moneda especfica, especifique el
porcentaje mximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo slo est activado si el importe
del campo Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida es cero o si el
campo est en blanco. El importe base para el clculo del porcentaje es el importe total pagado, el cual representa la suma de
los importes especificados en la ventana Medio de pago.
Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se
contabiliz como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectu un pago parcial, el sistema ajusta
en consecuencia el saldo vencido.
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Si extrae efectivo de la caja registradora o cheques del cajn de cheques y los lleva al banco, puede
utilizar la transaccin Depsito para contabilizar esta transferencia.

Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito y seleccione la ficha Efectivo para


contabilizar un depsito de efectivo. Introduzca la cuenta de saldo de caja que representa la caja
registradora en el campo Cuenta de mayor. El sistema muestra el saldo en el campo Saldo.
Introduzca el importe que desea que desea depositar en el campo Importe. Introduzca el nmero de
cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria. Si intenta
depositar un importe mayor que el del saldo de cuenta, el sistema lo bloquear.

Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito y seleccione la ficha Cheques para


contabilizar un depsito de cheques. El sistema enumerar todos los cheques que todava no se han
depositado en la tabla. Resalte los cheques que desea depositar. Introduzca el nmero de cuenta de
mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria.

Si ha seleccionado el indicador Reconciliar importes tras depsito, el sistema reconciliar las partidas
individuales del Debe y del Haber en la cuenta de saldo de caja o en la cuenta de cheques recibidos
entre s.

Tenga en cuenta que la partida individual del Debe de la cuenta bancaria siempre se gestiona como una
partida abierta. De este modo, se distingue de las partidas individuales que ya se han compensado con
el extracto bancario que pertenece a esta cuenta bancaria. La reconciliacin cierra la partida individual
del Debe.

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Nota:

En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual.

Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creacin automtica y
semiautomtica de cobros y pagos efectuados.

En la pantalla de reconciliacin manual, tambin se pueden contabilizar asientos o crear pagos.

Para obtener ms detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

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Observe que el sistema no incluye cuentas de compensacin para pagos manuales de tarjetas de crdito, cheques
y transferencias bancarias. En lugar de ello, la contabilizacin en el Haber se realiza directamente en la cuenta
bancaria.
Siempre es posible insertar manualmente una cuenta provisional en el campo de cuenta de mayor del medio de
pago. Luego, cuando se resta el pago del banco, se debe especificar una entrada para debitar la cuenta
provisional y acreditar la cuenta bancaria.
Es posible utilizar el asistente de pago para generar pagos en la cuenta de compensacin automticamente.
Si desea utilizar cuentas de compensacin de manera automtica, puede usar la funcionalidad Tratamiento de
extracto bancario (consulte las siguientes diapositivas), la cual se puede configurar para contabilizar
automticamente las transferencias entre las cuentas de compensacin y las cuentas bancarias.
Lo mismo sucede con el add-on Caja y Bancos, relevante para algunas localizaciones. Tenga en cuenta que Caja
y Bancos no estar disponible si se activ la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario.
Contabilizaciones de pagos efectuados:
Efectivo: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta de saldo de caja o el nmero de cuenta
bancaria.
Dado que la mayora de empresas cuentan con varias cajas registradoras con una cuenta de saldo de caja
asignada a cada una, deber especificar manualmente el nmero adecuado de la cuenta de saldo de caja.
Tarjeta de crdito: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
Debe especificar manualmente el nmero de cuenta bancaria.
Cheque: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
Debe especificar manualmente el nmero de cuenta bancaria.
Transferencia bancaria: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria.
El sistema recupera la cuenta bancaria del campo Transferencia bancaria de la ficha Compras en Gestin
Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.

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Los cobros, los pagos efectuados y los depsitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.

Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.

El extracto bancario acta como un instrumento de notificacin legalmente vinculante entre el banco y
sus clientes.

En SAP Business One, cuenta con tres opciones para la reconciliacin externa ( para obtener ms detalles
acerca de cada opcin, consulte las siguientes diapositivas):

Reconciliacin manual: en esta pantalla, se pueden crear correcciones para cerrar las discrepancias
y reducir las diferencias a cero. Por ejemplo, puede realizar el depsito de los pagos en efectivo, por
cheque y con tarjeta de crdito que aparecen en el extracto bancario impreso. Tambin se pueden
contabilizar asientos o crear pagos.

Reconciliacin.

Tratamiento de extracto bancario: con esta opcin, se introduce manualmente un extracto


bancario y se reconcilia la cuenta de mayor a la vez que se contabilizan los pagos por transferencia
bancaria.

2-21

Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las
transacciones. Si el pago se contabiliz como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen
abiertos. Si se efectu un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.

Se proporcionarn mas detalles sobre las reconciliaciones internas de los interlocutores comerciales
(sistema y usuario) en la unidad 4: Proceso de perodos contables.

2-22

El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y
efectos. Los pagos se crean en funcin de los criterios de seleccin y las vas de pago.

Pago: cheque o transferencia bancaria, cobro: slo transferencia bancaria.

Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y


clientes que no estn pagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuenta
asignados/sin reconciliar.

Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por dbito bancario, el asistente
de pago crea los ficheros de pago en el formato especfico del pas adecuado.

Se requiere Payment engine u otro add-on de terceros para crear los ficheros correctos para el
banco.

2-23

El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y efectos. Los
pagos se crean en funcin de los criterios de seleccin y las vas de pago.
Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y clientes que no
estn pagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar.
Cada ejecucin del asistente de pago se identifica mediante un nombre de ejecucin del pago y la fecha de
ejecucin del pago.
Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de seleccin:
Parmetros generales, como la fecha de la siguiente ejecucin de pago planificada, la clase (pago o cobro), el
medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documentos que se utiliza para crear los
documentos de pago.
Los interlocutores comerciales que verifica el sistema para localizar facturas vencidas.
Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema.
Las vas de pago que utiliza el sistema.
Mejoras del release 8.8:
- Nuevo rango para el criterio Fecha de vencimiento (se siguen teniendo en cuenta los das de tolerancia).
- Nuevo filtro para el criterio Fecha de documento.
- Tratamiento mejorado de las ejecuciones grabadas en los perodos bloqueados.
En funcin de estos criterios de seleccin, el sistema crea un informe de recomendaciones o una lista de pagos
sugeridos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones. Puede grabar las recomendaciones y continuar en
una fecha posterior o puede ejecutar los pagos. El botn Trans.no incluida crea una lista de todas las partidas
abiertas que no se pudieron incluir en la ejecucin del pago.
Para ejecutar el asistente de pago, seleccione Gestin de bancos Asistente de pago.
Debe definir los valores por defecto para el asistente de pago. Seleccione Gestin Definicin Gestin de
bancos Valores estndar de ejecucin de pago. Estos datos se utilizan por defecto en todas las ejecuciones
de pago.

2-24

Cuando ejecuta los pagos, el sistema crea automticamente los documentos de pago para las
recomendaciones aceptadas.

Generalmente, un pago incluye los importes de varias facturas, si no se ha especificado de otra forma
en el registro maestro de interlocutor comercial (seleccione el indicador Pago nico en la ficha Sistema
de pago). El sistema siempre compara el descuento por pronto pago que es vlido en ese momento con
el descuento por pronto pago que ser vlido en la fecha de la siguiente ejecucin de pago, menos el
nmero de das de tolerancia.

Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por dbito bancario, el asistente de
pago crea los ficheros de pago en el formato especfico del pas adecuado. Si necesita crear o adaptar
formatos de fichero, puede utilizar el add-on Definicin de formato. Este add-on de SAP Business One
es una herramienta grfica que permite al usuario definir y modificar los formatos de extractos
bancarios recibidos.

Para obtener ms detalles acerca de los formatos de fichero bancario y la creacin de ficheros
bancarios con el asistente de pago, consulte el apndice.

Si los pagos creados son pagos por cheque, se pueden imprimir directamente en el sistema, en Gestin
de bancos Impresin documento o Gestin de bancos Pagos Cheques para pago para
imprimir cheques individuales. Una vez impreso el cheque, el sistema asigna los nmeros de cheque.
Una vez finalizado el proceso, utilice Gestin de bancos Confirmacin de nmero de cheque para
confirmar los nmeros asignados.

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Con la va de pago, se puede controlar todo el proceso de pago.


Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos Vas de pago para definir y actualizar vas de pago.
En la definicin de una va de pago, se especifica lo siguiente:
Clase de pago y medio de pago (pago: cheque o transferencia bancaria, cobro: slo transferencia bancaria).
Banco propio y la cuenta bancaria que, por lo general, debe recibir o emitir el pago realizado con esta va de
pago. En la definicin del banco propio, se asigna una cuenta de mayor y una cuenta provisional de mayor
(opcional) a la cuenta bancaria.
Comprobaciones de validacin que el sistema debe efectuar antes de utilizar esta va de pago, adems de
restricciones de importes.
Contabilizaciones relacionadas con cuentas provisionales de mayor.
En los registros maestros de los interlocutores comerciales, debe especificar las vas de pago que desea utilizar
con cada interlocutor. En los registros maestros de los proveedores, puede especificar vas de pago de la clase
pago. En los registros maestros de los clientes, puede especificar vas de pago de la clase cobro.
Puede definir una va de pago por defecto para asignarla a la creacin de nuevos interlocutores comerciales.
Seleccione Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha IC.
En funcin de las parametrizaciones de la ejecucin de pago, el sistema selecciona automticamente una de las
vas de pago que aparecen en los registros maestros de los interlocutores comerciales. Si desea utilizar una va
especfica para una factura determinada, tambin puede indicar directamente la va.
Si desea utilizar un banco propio distinto al especificado en la va de pago para un determinado interlocutor
comercial, puede indicar el banco propio directamente en el registro maestro del interlocutor comercial.
En los registros maestros de los interlocutores comerciales, puede especificar si desea bloquear pagos. Los
bloqueos de pago tambin pueden efectuarse en las facturas.

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Los cobros, los pagos efectuados y los depsitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.

Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.

Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, despus de que el banco haya
efectuado realmente el pago.

Cuando se lleva a cabo una reconciliacin externa, se reconcilian las partidas abiertas de una cuenta
de mayor bancaria en SAP Business One con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externa.
En la mayora de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que debe
reconciliarse es la cuenta bancaria asociada. El extracto, sin embargo, puede recibirse tambin de un
interlocutor comercial que desea reconciliar la cuenta de interlocutor comercial en sus libros con la
propia.

En SAP Business One, existen tres opciones para la reconciliacin externa.

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En SAP Business One, existen tres opciones para la reconciliacin externa:


Reconciliacin manual (soportada en Australia/Nueva Zelanda, Canad, Sudfrica, Reino Unido
y EE. UU.): con esta opcin, se indican la fecha y el saldo finales del extracto bancario impreso. El
sistema muestra las transacciones pendientes de la cuenta de mayor bancaria. Puede compararlas
manualmente con el extracto impreso y compensar las transacciones de la cuenta. El sistema realiza el
seguimiento de las diferencias entre el saldo final del extracto y las partidas compensadas de la cuenta
de mayor. El sistema slo permite que se reconcilie la cuenta cuando la diferencia es cero. En la
pantalla de reconciliacin manual, se pueden crear correcciones para cerrar las discrepancias y reducir
las diferencias a cero. Por ejemplo, puede realizar el depsito de los pagos en efectivo, por cheque y con
tarjeta de crdito que aparecen en el extracto bancario impreso. Tambin se pueden contabilizar asientos
o crear pagos. El sistema realiza un seguimiento del saldo del extracto para la siguiente reconciliacin.
Para utilizar la reconciliacin manual, seleccione Gestin de bancos Extractos bancarios y
reconciliaciones externas Reconciliacin manual.
Reconciliacin (soportada en todas las localizaciones): con esta opcin, primero se importan o se
especifican manualmente las transacciones de extracto bancario en el sistema mediante la funcin
Tratar extracto cuenta externo. Para utilizar la reconciliacin, seleccione Gestin de bancos
Extractos bancarios y reconciliaciones externas Reconciliacin . El sistema muestra en columnas
contiguas las transacciones pendientes de la cuenta de mayor en SAP Business One y la transaccin
importada o introducida manualmente del extracto bancario. Se puede seleccionar una clase de
reconciliacin: manual, automtica o semiautomtica. Funcionan de forma muy parecida a las clases de
reconciliacin interna.
Tratamiento de extracto bancario (soportado en Alemania, Austria, Blgica, Brasil, China,
Chipre, Corea, Dinamarca, Eslovaquia, Espaa, Finlandia, Francia, Hungra, India, Italia,
Japn, Noruega, Pases Bajos, Polonia, Reino Unido/Irlanda, Repblica Checa, Rusia, Singapur,
Suecia y Suiza): con esta opcin, se introduce manualmente un extracto bancario y se reconcilia la
cuenta de mayor a la vez que se contabilizan los pagos (se requiere el add-on BTHF para importar un
fichero bancario de un formato especfico que se puede definir con el add-on File Formatting Tool).
Seleccione Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Tratamiento de
extracto bancario.

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Tratamiento de extracto bancario:


Permite generar cobros y pagos:
Gestin de pagos: a cuenta, reconciliados parcialmente o reconciliados totalmente.
Pagos de clientes.
Pagos a proveedores: directamente o mediante una cuenta provisional (asistente de pago).
Pagos con diferencias de tipo de cambio, diferencias mnimas, descuentos por pronto pago.
Pago de varios documentos.
Efectos: especficos de pas (Blgica, Chile, Espaa, Francia, Italia, Portugal).
Pago a cuenta:
Salarios
Gastos varios con impuestos: p. ej. gas
Pagos de intereses y cargos de gestin de bancos
Realice una reconciliacin interna e identifique las facturas pagadas.
Realice una comparacin externa entre el pago en SAP Business One y el banco segn criterios de ajuste
predefinidos. Realice una reconciliacin externa de las transacciones ya contabilizadas en SAP Business One, por
ejemplo, por pagos manuales o con el asistente de pago.
Depsito de efectivo/cheques en una cuenta bancaria provisional.
Informes de extractos bancarios.
Para obtener informacin detallada acerca de la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario y el add-on BTHF
(Bank Transaction Handling Facility), consulte la pgina de inicio sobre Tratamiento de extracto bancario (TEB) en
Channel Partners Portal.
Tambin puede encontrar informacin til sobre las parametrizaciones y los procedimientos para utilizar
Tratamiento de extracto bancario en la ayuda online.

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Para utilizar la funcin Tratamiento de extracto bancario, seleccione Gestin Inicializacin sistema
Detalles empresa ficha Inicializacin bsica y luego seleccione Instalar procesamiento extracto
bancario. Puede realizar esta accin en cualquier momento.

Nota:

Una vez activada esta funcionalidad, la casilla de seleccin se desactiva y no se puede


desmarcar. El add-on Payment Engine para los cobros y el add-on Caja y Bancos ya no estarn
disponibles. No se recomienda trabajar con las dems opciones de reconciliacin externa: Reconciliacin
manual, Tratar extracto cuenta externo.

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Una vez configurado SAP Business One, el cliente puede utilizar el tratamiento de extracto bancario:

El cliente puede importar automticamente o introducir de forma manual los extractos bancarios para
realizar reconciliaciones internas y externas mediante la ventana Extracto bancario: Detalles.

Puede tratar los extractos bancarios (preliminares) existentes.

Puede visualizar los extractos bancarios finalizados.

SAP Business One crea automticamente:

Pagos y transacciones contables

Reconciliacin interna

Reconciliacin externa

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Reconciliacin manual: esta funcin permite verificar y reconciliar las transacciones registradas en
SAP Business One, en lo que se refiere al saldo recibido del banco, y crear ajustes si es necesario.
En las localizaciones que utilizan la funcin Reconciliacin manual, no se muestra la opcin de men
Tratar extracto cuenta externo en el men principal.
No se recomienda utilizar la opcin Tratar extracto cuenta externo dado que la opcin Reconciliacin
manual crea un registro reconciliado en la ventana Tratar extracto cuenta externo (tabla OBNK).
Observemos cmo se efecta una reconciliacin externa. Vaya a Gestin de bancos Extractos
bancarios y reconciliaciones externas Reconciliacin manual. Se abre la ventana Reconciliacin de
banco externa - Corte transversal.
Utilice esta ventana para especificar los parmetros de la reconciliacin de banco externa. En el campo
Cdigo de cuenta, puede seleccionar la cuenta bancaria para la que desea tratar la reconciliacin de
banco externa.
En el ttulo del extracto bancario, puede ver campos relacionados con el extracto bancario real.
El campo ltimo saldo muestra el saldo registrado la ltima vez que se realiz la reconciliacin
externa.
Supongamos que ha recibido el extracto bancario actualizado al da de hoy. En lugar de detallar todas
las transacciones que aparecen en el extracto, slo se introduce el saldo final del extracto, segn una
fecha determinada.
Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para este banco con un saldo final de XXX.
El extracto bancario est actualizado al da de hoy, por ejemplo, el 20 de abril. Seleccione OK para
abrir la ventana Reconciliacin de extractos bancarios.
La tabla muestra las transacciones pendientes (sin reconciliar) tal como se han registrado en los libros.
Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One.

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En los campos Nmero de extracto, puede introducir el nmero de extracto recibido del banco. El campo ltimo saldo extracto cuenta
representa el saldo calculado automticamente por el sistema.
Haga clic en el men desplegable Visualizar para seleccionar una de las siguientes opciones: Todos, Compensado, No compensado.
Compensado: seleccione esta opcin para visualizar las transacciones seleccionadas para compensar en este evento de reconciliacin.
Una vez reconciliadas las transacciones seleccionadas, stas ya no aparecern en la ventana, a menos que cancele la reconcili acin.
Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Gestionar reconciliaciones
externas previas.
La columna Tipo muestra el tipo de transaccin. DP significa depsito.
La columna Pago muestra el importe de la columna Debe de la transaccin.
La columna Depsito muestra el importe de la columna Haber de la transaccin.
Puede aadir columnas en la tabla con la opcin Parametrizaciones de formulario.
Vamos a compensar dos transacciones. En la columna Compensado, seleccione las casillas para cada transaccin que desea compensar con
el saldo final actual. Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas seleccionadas. El campo Diferencia
tambin se actualiza.
Ver que existe una diferencia de X GBP (no ms de 10) entre las transacciones compensadas y el saldo final. En este caso, podemos crear
una correccin. Seleccione Correcciones para abrir esta ventana.
Puede crear documentos desde esta ventana. Puede crear asientos, cobros, pagos, cheques para pago o depsitos. En este caso, sabemos
que la diferencia de X GBP se debe a una comisin que el banco ha cargado a la empresa. Esto puede reflejarse en un asiento, por lo tanto,
se debe mantener la opcin de asiento seleccionada y hacer clic en OK.
Se abrir la ventana de asiento, que le permitir crear un asiento para compensar esta diferencia.
Introduzca el importe requerido, seleccione una cuenta de contrapartida y cree el asiento.
En la tabla, ver que el asiento de correccin se ha aadido automticamente y que se ha seleccionado como compensado. Ahora la
diferencia es cero.
Es posible seleccionar Grabar para grabar sus preferencias en esta ventana antes de lleva a cabo la reconciliacin. De esta manera, podr
comprobar de nuevo sus transacciones y las transacciones del banco, abrir de nuevo la ventana y efectuar la reconciliacin despus de
asegurarse de que las selecciones realizadas son correctas.
Como estamos seguros de que nuestra seleccin es correcta, podemos seleccionar Reconciliar. La reconciliacin ha finalizado
correctamente.
Se ha grabado un registro individual en la ventanaTratar extracto cuenta externo. No obstante, en las localizaciones que utilizan la funcin
Reconciliacin manual, no se muestra la opcin de men Tratar extracto cuenta externo en el men principal. Para esta demostracin, se
mostrar y se abrir esta opcin mediante el icono Parametrizaciones de formulario de la ventana del men principal.
Seleccione la cuenta bancaria y ver que la ventana Tratar extracto cuenta externo muestra una lnea con el importe que acabamos de
reconciliar para esta cuenta bancaria.
Como en esta ventana los registros se crean automticamente, en las localizaciones que utilicen la funcin Reconciliacin manual y
utilicen tambin esta ventana, se generar un registro duplicado en el proceso y, por lo tanto no debe utilizarse.

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Reconciliacin externa: Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Tratar


extracto cuenta externo. La ventana Tratar extracto cuenta externo muestra las transacciones registradas por el
banco. Puede introducir la informacin manualmente o importarla de un fichero de forma automtica.
Estas transacciones deben reconciliarse con las transacciones registradas en sus libros en SAP Business One.
En las localizaciones para Europa, es posible importar automticamente el extracto bancario externo mediante el
add-on Payment Engine y realizar la reconciliacin bancaria mediante la funcin Caja y Bancos (Payment
Engine es un add-on de SAP Business One que se utiliza importar y tratar extractos bancarios. Est compuesto
por los siguientes dos programas: Importar extracto bancario externo y Libro de Caja y Bancos).
Introduzcamos algunas lneas manualmente:
La primera lnea representa un depsito efectuado en el banco. Introduzca un importe en el Haber de XXX
GBP (asegrese de que coincida con un depsito registrado en SAP Business One).
La segunda lnea representa una comisin que carga el banco por este depsito y se encuentra en la columna
Debe. El importe es de 5,99 GBP.
Ahora veamos cmo reconciliar estas dos transacciones.
La reconciliacin se realiza con la ventana Reconciliacin. Gestin de bancos Extractos bancarios y
reconciliaciones externas Reconciliacin.
Se abre la ventana Reconciliacin externa: Criterios de seleccin.
Seleccione cmo el sistema debe tratar el extracto bancario externo: para una cuenta de mayor o para un
interlocutor comercial. Tras la seleccin, puede elegir la cuenta de mayor o el interlocutor comercial
correspondiente. Seleccionemos la cuenta bancaria.
Puede realizar una reconciliacin externa del tipo Manual, Automtica o Semiautomtica.
En el caso de las reconciliaciones externas automticas y semiautomticas, debe definir algunos parmetros para
que el sistema sepa cmo reconciliar las transacciones bancarias registradas en sus libros con las transacciones
registradas por el banco.
Con la opcin Manual, usted realiza la reconciliacin y, por lo tanto, debe definir el campo A fecha
vencimiento. Esto significa que todas las transacciones cuya fecha de vencimiento sea anterior o igual a la fecha
visualizada se incluirn en la reconciliacin. Se visualiza la fecha actual por defecto.
Mostraremos la opcin Manual. Se debe hacer clic en el botn Reconciliar.

2-40

La ventana Reconciliacin externa muestra las transacciones bancarias registradas en sus libros en
SAP Business One (a la izquierda) y las compara con las transacciones registradas por el banco (a la
derecha). Lleve a cabo una reconciliacin entre las transacciones coincidentes y, si es necesario,
efecte transacciones de compensacin para que sus datos coincidan con los del banco.
En la parte de libros, busque el depsito registrado en SAP Business One. En la parte derecha, se
encuentran las transacciones pendientes en el extracto bancario externo. Busque la lnea que representa
el depsito.
Dado que disponemos de dos transacciones con importes idnticos en el lado del libro y en el lado del
extracto externo, podemos reconciliarlas. Haga doble clic en las lneas para moverlas a las tablas
inferiores. Ver que no existe ninguna diferencia, puesto que los importes son iguales.
Ahora, en el lado del extracto externo, haga doble clic en la lnea registrada para la comisin. Esta
lnea no tiene ninguna transaccin coincidente en la parte de libros. No se ha registrado en SAP
Business One porque el cargo ha sido realizado por el banco.
A continuacin, haga clic en Reconciliacin. El sistema muestra el siguiente mensaje: Reconciliacin
no compensada. Crear asiento compensacin? Seleccione OK para abrir la ventana Asiento. En este
lugar, ver que ya se muestra la cuenta bancaria con el importe de la comisin. Ahora slo tiene que
crear una cuenta de contrapartida para completar el asiento. Haga clic en Aadir.
Las lneas estn reconciliadas.
Regresemos a la ventana Tratar extracto cuenta externo y seleccionemos nuestra cuenta bancaria.
Ver que la columna Reconciliado muestra el nmero de reconciliacin externa para las dos lneas.
Esto significa que ambas lneas de la cuenta bancaria externa estn reconciliadas. Las lneas
reconciliadas no pueden cancelarse ni modificarse, excepto si se cancela la reconciliacin.
Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones
externas Gestionar reconciliaciones externas previas.

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Explicamos el tema de las cuentas asociadas en la unidad 1: Procesos financieros estndar de SAP
Business One.

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Para acceder al plan de cuentas, seleccione Finanzas Plan de cuentas.

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Analicemos de nuevo las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la
mayora de las etapas, excepto las parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden
producirse en otro orden; ste es un ejemplo de un escenario comn):

Hemos presentado este proceso en la unidad 1: Procesos financieros estndar de SAP Business
One. Ahora nos centraremos en el plan de cuentas, que forma parte de la primera y la ltima etapa
del proceso.

Parametrizaciones de finanzas: al implementar SAP Business One, se define lo siguiente:

Plan de cuentas.

Cuentas de mayor por defecto que se utilizarn al crear transacciones en los diferentes
procesos empresariales: Ventas, Compras, Inventario, etc.

Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asiento, los
saldos de cuentas y los informes financieros.

Por ejemplo, las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de libro auxiliar del interlocutor
comercial con el libro mayor.

Otro ejemplo es el cierre del perodo, que transfiere lo saldos de las cuentas de prdidas y
ganancias a la cuenta de balance y, por lo tanto, afecta las prdidas y ganancias y los
resultados del balance.

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Analice las opciones desde un punto de vista conceptual: la prctica para seleccionar un modelo de
plan de cuentas predefinido se realizar en el curso TB1200.

Existen tres opciones para definir un plan de cuentas:

Seleccionar un modelo de plan de cuentas predefinido.

Seleccione un plan de cuentas legal vlido.

Nota: Una vez que haya comenzado a trabajar con la base de datos de la empresa, no podr
seleccionar un modelo de plan de cuentas diferente. No obstante, podr aadir, actualizar o
eliminar cuentas en el plan de cuentas.

Definir su propio plan de cuentas mediante la seleccin de la opcin Personalizado.

Importar los datos del plan de cuentas de un sistema anterior mediante la herramienta Data
Transfer Workbench (DTW).

DTW como herramienta para importar cuentas se analizar en TB1200.

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El plan de cuentas est organizado en cajones y niveles.


Observemos este ejemplo de plan de cuentas (el plan de cuentas vara en funcin de la localizacin de la empresa).
La organizacin del plan de cuentas cumple con PGC (principios de contabilidad generalmente aceptados); existe un
cajn independiente para las cuentas que representan: Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), Ingresos y Gastos,
ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y
gastos III. Estos cajones, que han sido definidos por SAP y no se pueden modificar, organizan las cuentas por nivel de un
modo lgico adecuado a los procesos de gestin de informes y contabilidad financiera. (* Aclaracin lo 3 primeros
cajones son de Balance y los 5 ltimos de PyG)
En el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados, tambin denominadas cuentas de
prdidas y ganancias.
Cuentas de balance:
Los primeros 3 cajones, Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), conforman las cuentas de balance, por ejemplo, la
cuenta de impuestos sobre ventas y la cuenta de proveedores.
Normalmente, el saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc.
Cuenta de prdidas y ganancias:
Los ltimos 5 cajones, Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y gastos I
,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. conforman las cuentas de prdidas y ganancias, por ejemplo,
las cuentas de ingresos y gastos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los cajones inferiores representan cajones
de cuentas de prdidas y ganancias.
El saldo contable de estas cuentas se debe compensar al final de cada ejercicio; ste es el proceso de cierre del perodo
(se tratar en la unidad 4: Proceso de perodos contables).
Las cuentas de prdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como venta de stock, coste de
mercancas vendidas, aumento de ingresos.
Informes:
Los requisitos de informes financieros impulsan la mayora de las decisiones de configuracin y parametrizaciones
iniciales.
Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado y se
visualizan de acuerdo con su cajn, nivel y tipo.
El balance resume el valor de las cuentas de capital propio, activo y pasivo de la empresa.
El balance de sumas y saldos detalla para cada cuenta el saldo inicial de un determinado perodo, todas las partidas
del Debe y el Haber, y el saldo final.
Cuenta de prdidas y ganancias: al final del ejercicio, los saldos de las cuentas de gastos se restarn de los saldos
de las cuentas de ingresos para obtener la ganancia o la prdida de dicho ejercicio.

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Las prdidas o ganancias incrementarn o reducirn el (Neto) capital propio del balance.

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El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura jerrquica.
El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes
clases (activo, pasivo,Neto,Ingresos y Gastso etc.). El nmero de grupos de cuentas depende de la
localizacin seleccionada en el momento de crear la empresa y el usuario no puede modificarla.

El sistema muestra la seccin como un cajn de armario (vase la figura). Cada cajn tiene un ttulo
de seccin, que no se puede modificar. Los ttulos de nivel inferior se muestran en azul y las
cuentas activas normales se muestran en negro. Las cuentas registradas en la Determinacin de
cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.

Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o ttulos, que combinan varias cuentas activas.
El nivel 5 slo contiene cuentas activas.

Dado que slo es posible contabilizar cuentas activas en SAP Business One, es recomendable tener
todas las cuentas activas en el mismo nivel.

En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa debajo de ella.

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Explicaremos las dos funciones para actualizar el plan de cuentas:

Seleccione Finanzas Plan de cuentas para:

Visualizar el plan de cuentas.

Modificar las propiedades de una cuenta.

Sugerencia: Para visualizar y modificar las propiedades de una cuenta, seleccione el botn
Bancos/Cuentas.

Sugerencia: Para aadir una nueva cuenta, debe cambiar al modo Aadir (Datos Aadir).

Aadir una nueva cuenta de mayor a un ttulo existente.


Todas las modificaciones que se realicen en la definicin de una cuenta se registran en
Herramientas Log de modificaciones.

Seleccione Finanzas Tratar plan de cuentas para:

Aadir un nuevo ttulo.

Borrar una cuenta.

Sugerencia: Slo pueden borrarse cuentas que no tengan contabilizaciones.

Mover ttulos y cuentas dentro de la estructura del plan de cuentas.

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Cuando se selecciona una cuenta del plan de cuentas, el sistema muestra informacin sobre la
cuenta, incluido el saldo. Puede desplazarse con la flecha naranja hasta la visualizacin de partidas
individuales de la cuenta. En la visualizacin de partidas individuales, el sistema muestra los
valores del Debe en negro y los valores del Haber en verde y entre parntesis.
En la visualizacin del plan de cuentas, puede marcar una cuenta como Confidencial. Slo los
usuarios con Autorizacin general en cuentas confidenciales pueden ver y utilizar las cuentas
confidenciales.
En el campo Cdigo externo, puede indicar un cdigo alternativo para la cuenta. El cdigo
alternativo se puede utilizar en programas externos que se integran en SAP Business One.
Con el campo Clase de cuenta, puede definir una cuenta de prdidas y ganancias como cuenta de
ingresos (Ventas) o de gastos (Salida). Todas las dems cuentas deben tener la clase de cuenta
Otros.
Las cuentas que ha definido como Cuentas financieras aparecen como cuentas monetarias en el
informe de flujo de caja. Generalmente, todas las cuentas bancarias deben definirse como cuentas
monetarias.
Las cuentas definidas como Cuentas asociadas pueden asignarse a interlocutores comerciales.
Si selecciona Bancos/Cuentas, puede indicar informacin adicional sobre la cuenta:
Puede definir un Nombre de cuenta alternativo para la cuenta. Esto puede resultar til cuando la
empresa trabaja en distintos idiomas.
Puede definir una cuenta de mayor como Activa o Congelada durante un determinado perodo.
Puede fijar un grupo de IVA (o indicador de impuestos) por defecto para la cuenta que se
utilizar por defecto al crear asientos manuales.
Si define la cuenta como Relev.p.presup. y ha definido un presupuesto, el sistema aplicar una
verificacin antes de realizar una contabilizacin en la cuenta.
Encontrar informacin sobre la segmentacin de cuentas en el apndice.

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En SAP Business One, un asiento se contabiliza automticamente a partir de varios documentos,


como facturas de clientes y de proveedores. Asimismo, se puede contabilizar un asiento manual
directamente en una cuenta de mayor o en una cuenta de libro auxiliar de interlocutor comercial.

Todos los asientos se contabilizan en un fichero en SAP Business One: el fichero de asientos.

Se pueden fijar varios valores por defecto para los asientos.

Tambin puede modificar algunas parametrizaciones de documento para un asiento individual.

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Todos los asientos hacen referencia al tipo y nmero del documento de origen (por ejemplo, FA
para facturas de clientes), siempre que se hayan creado por aadir otro documento. Los documentos
de origen de los asientos manuales son los propios asientos. Por este motivo, hacen referencia a s
mismos y son de la clase AS (asiento). La mayora de asientos hacen referencia a otras clases de
documento (por ejemplo, FA para facturas de clientes o TT para facturas de proveedores).

El informe diario de operaciones muestra todos los asientos de una clase de origen determinada en
orden cronolgico, clasificados por nmero de transaccin. Desde aqu, puede ir directamente al
documento de origen para la contabilizacin. Para ejecutar el informe diario de operaciones,
seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Informe diario operaciones o
seleccione el icono ubicado en la barra de herramientas superior.

El informe Diario de documentos es un informe similar. Aqu, puede utilizar ms opciones para
seleccionar y ajustar los resultados. Para ejecutar el diario de documentos, seleccione Finanzas
Informes financieros Finanzas Diario de documentos.

El informe de libro mayor proporciona una vista de las cuentas de mayor y de interlocutores
comerciales seleccionadas y muestra todas las partidas individuales contabilizadas en la cuenta.
Para ejecutar el informe de libro mayor, seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas
Libro mayor.

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Para contabilizar un asiento manual, seleccione Finanzas Asiento.

Nota:

Con Parametrizaciones de documento. Seleccione Gestin Inicializacin sistema


Parametrizaciones de documento y, a continuacin, Asiento en la ficha Por documento.

Tambin puede utilizar Parametrizaciones de formulario para modificar algunas parametrizaciones


de documento para un asiento individual. Con parametrizaciones de formulario, puede adems
mostrar y ocultar campos de las lneas. Por ejemplo, puede mostrar el campo Norma de reparto si
desea asignar el importe de una lnea a un centro de beneficio.

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La pantalla para registrar asientos manualmente se divide en tres secciones: los datos de cabecera
del documento, el modo de tratamiento ampliado de una posicin y la tabla de posiciones.
Cabecera:
En los asientos automticos creados por documentos en SAP Business One, los campos se
completan automticamente a partir de los campos de documento. En los asientos manuales, es
posible fijar los valores:
El sistema introduce automticamente un nmero en la cabecera de documento. Este nmero se
incrementa en cada transaccin. Puede definir la serie de numeracin de los asientos en la
pantalla de numeracin de documentos, en Gestin Inicializacin sistema Numeracin de
documentos.
Las tres fechas de la cabecera adoptan por defecto la fecha actual del sistema, pero se pueden
modificar:
Fecha de contabilizacin. Esta fecha determina el perodo contable y, por lo tanto, el perodo
contable para la gestin de informes financieros. Se puede contabilizar con una fecha anterior
o posterior si el perodo contable est desbloqueado para la contabilizacin.
Fecha de vencimiento. La fecha en que se vence la transaccin.
Fecha de documento. La fecha que se utiliza para los informes fiscales.
Puede utilizar los campos Ref.1 y Ref.2 para indicar referencias a documentos reales asociados.
Tambin puede clasificar el documento mediante un cdigo de transaccin, por ejemplo, como
documento de periodificacin, documento de amortizacin o documento de amortizacin
acumulada. Seleccione Gestin Definicin Finanzas Cdigos de transaccin para
actualizar los cdigos de transaccin. El sistema copia la descripcin del cdigo de transaccin
en el campo Detalles.
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Puede mostrar u ocultar el modo de tratamiento ampliado. El modo siempre hace referencia a la
lnea actualmente seleccionada y muestra todos los campos de la posicin para registrar los datos
necesarios. Los campos Ref.1, Ref.2, Proyecto y Detalles suelen completarse con el contenido de
los campos del rea de cabecera.

Mediante Parametrizaciones de formulario, se pueden definir las columnas que se muestran en la


tabla de partidas individuales. Adems, al introducir un asiento, puede almacenar valores en las
parametrizaciones que el sistema utiliza como valores por defecto.

En la lnea, coloque el cursor en el campo Cuenta de mayor/Cdigo IC y pulse Tab para visualizar
la lista de cuentas o CTRL + Tab para visualizar la lista de datos maestros de interlocutor
comercial. Tambin puede buscar una cuenta o un interlocutor comercial mediante el campo
Cuenta de mayor/Nombre IC.

Tras seleccionar la cuenta o el interlocutor comercial, introduzca un importe en el Debe o el Haber.

Puede introducir varias lneas con importes en el Debe o el Haber. En cada lnea que aada, SAP
Business One recomendar un importe de compensacin que es posible actualizar.

Una vez que se complet y se compens el asiento, seleccione Aadir.

3-28

Es posible que los usuarios hagan entradas incorrectas. Como consecuencia, el asiento creado puede
contener informacin errnea. Para proporcionar una auditora de la correccin, el usuario primero
debe anular el asiento errneo y, a continuacin, realizar una captura correcta del documento.
Puede especificar si se llevarn a cabo transacciones de anulacin:
Como transaccin de anulacin estndar.
Como transacciones de anulacin con importes negativos.
La transaccin de anulacin estndar hace que el sistema contabilice el Debe errneamente como
Haber y viceversa. De este modo, se corrige el saldo de las cuentas. Sin embargo, la transaccin de
anulacin estndar provoca un aumento adicional de los totales en el Debe y el Haber, y ello puede
generar confusiones.
La transaccin de anulacin con importes negativos hace que el sistema contabilice el Debe y el
Haber errneamente como dbitos y crditos negativos. De este modo, no slo se corrige el saldo
de las cuentas, sino tambin los totales.
La necesidad de llevar a cabo transacciones de anulacin estndar o transacciones de anulacin con
importes negativos depende del pas. Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa y seleccione el campo Utilizar importe negativo para anular operacin en la ficha
Inicializacin bsica para activar la transaccin de anulacin con importes negativos. Esto es
relevante para los asientos automticos y manuales.
Transacciones de cancelacin
Para la mayora de los documentos, existe un documento de cancelacin. Por ejemplo, emite un
abono de clientes para cancelar una factura de clientes. Este documento crear una transaccin
de cancelacin de manera automtica.
Para los asientos manuales, debe buscar el asiento que desea cancelar y seleccionar Cancelar en el
men Datos. Debe aprobar el mensaje del sistema, introducir los cambios necesarios y aadir el
asiento de cancelacin. En los comentarios del asiento de cancelacin, visualizar "Anulacin" y
el nmero del asiento que cancel.
El mtodo de anulacin ser el mtodo estndar o el mtodo de importe negativo si lo defini en la
ventana Detalles empresa, en el campo Utilizar importe negativo para anular operacin.
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Puede crear modelos de contabilizacin para asientos que tienen una estructura muy similar. Estos
modelos pueden contener nmeros de cuenta, pero tambin puede limitarse a especificar la
descripcin de la cuenta en una partida individual si no sabe todava qu cuenta se utilizar para
ella.

En lugar de importes fijos, slo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cmo se
distribuye el importe total entre las partidas individuales.

En la figura, se muestra un ejemplo de cmo puede asignar los gastos de servicios, como facturas
de electricidad, a sus gastos componentes segn un porcentaje especfico.

El modelo de contabilizacin se almacena con un cdigo y una descripcin. Seleccione Finanzas


Modelos de transaccin para introducir y actualizar modelos de contabilizacin.

Al introducir un asiento manualmente, seleccione Porcentaje en el campo Tipo de modelo e


introduzca el cdigo de modelo en el campo Modelo, o pulse Tab y seleccinelo de la lista.

Introduzca un importe en una de las partidas individuales; el modelo asignar los importes a las
dems lneas segn el porcentaje.

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SAP Business One incluye una funcin de contabilizaciones peridicas para asientos de importe
fijo similares creados de forma regular. Seleccione Finanzas Contabilizaciones peridicas
para introducir y actualizar contabilizaciones peridicas.
Las contabilizaciones peridicas utilizan un modelo que se almacena con un cdigo y una
descripcin. En este modelo, se define (entre otras cosas) la frecuencia con que se espera crear el
asiento y hasta cundo es vlida la contabilizacin peridica. Las entradas posibles del campo
Frecuencia incluyen:
Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual: tambin debe especificar la
siguiente fecha de ejecucin de estos asientos.
nico: aunque una contabilizacin peridica nica parece un concepto un poco extrao, tiene una
finalidad especial. Con esta opcin, puede programar un asiento para una fecha especfica.
Modelo: con esta clase, se pueden crear asientos que se necesitan repetidas veces, pero no de
forma regular. Puede acceder a estos modelos desde el asiento manual. Para ello, debe
especificar Contabilizacin peridica en el campo Tipo de modelo.
An no ejecutado: si en este momento no necesita la contabilizacin peridica, esta opcin
permite desactivarla.
En el campo Vlido a, puede introducir una fecha que sirva para indicar el fin de la validez de la
contabilizacin peridica y el da en el que el sistema llevar a cabo dicha contabilizacin.
El sistema duplica la contabilizacin peridica original (instancia 0) siempre que llega la fecha de
ejecucin. Cuando utilice esta instancia y la aada al sistema, sta se borrar.
Puede visualizar una lista de todas las contabilizaciones peridicas en el sistema. A continuacin,
puede ajustarlas y confirmarlas. Puede configurar el sistema de forma que la lista de ejecucin se
muestre automticamente en la fecha de ejecucin cuando entre en el sistema. Seleccione Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales y seleccione el indicador Visualizar
contabilizaciones peridicas para ejecucin en la ficha Servicios para activar este servicio para su
usuario.
Puede aadir contabilizaciones peridicas al flujo de caja, que se visualizan en color verde en el
informe.

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SAP Business One ofrece un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los
asientos previamente como documentos preliminares, y corregirlos y contabilizarlos ms adelante.

El usuario crea documentos preliminares para almacenar varios documentos preliminares de


asientos. Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que an no se hayan
contabilizado. Luego, puede acceder al documento preliminar, realizar las modificaciones
necesarias y contabilizar el documento completo. No es necesario contabilizar cada asiento de
forma individual. Sin embargo, si desea contabilizar los asientos individualmente, debe crear un
documento preliminar separado para cada documento preliminar de asientos.

Los documentos preliminares no saldados pueden grabarse siempre que se encuentre en el modo de
documento preliminar.

Para crear, modificar y contabilizar documentos preliminares, seleccione Finanzas Documentos


preliminares.

Es posible eliminar un documento preliminar o borrar un asiento de un documento preliminar


siempre que an no se hayan contabilizado. Seleccione el men Datos o haga clic con el botn
derecho en la lnea de documento preliminar.

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Para obtener informacin adicional acerca de cmo trabajar con perodos contables, consulte las guas
prcticas:
How To Work with Multiple Open Posting Periods in 8.8
Trucos para el cierre de ejercicio

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Pasos del proceso de perodos contables:


Defina el perodo contable principal, el ejercicio.
Defina los subperodos del ejercicio: ao/trimestres/meses/das.
Nota: Una vez creado un perodo contable, ya no es posible eliminarlo del sistema. Sin embargo, es posible modificar el rango de fechas
de contabilizacin.
Defina las parametrizaciones relacionadas con los perodos contables: Indicador de perodo, Numeracin de documentos, Determinacin
de cuentas de mayor.
En su trabajo diario, introduzca los documentos y los asientos con una fecha de contabilizacin que se registrar automticamente en el
subperodo adecuado.
Los subperodos permiten al usuario controlar la contabilizacin en ellos, de modo que es posible controlar las contabilizaciones en cada
mes.
Normalmente, el proceso de cierre del perodo se realiza al final de un perodo contable, el cual suele tener una duracin de un ao.
No obstante, es posible cerrar un subperodo mediante la ventana Cierre del perodo. Esta accin definir en cero todos los saldos de
cuentas de prdidas y ganancias en la cuenta de arrastre de saldos.
Existen diversas tareas que se realizan al final del mes y, en nuestro ejemplo, se pueden considerar tareas de fin de perodo. Por ejemplo,
revisar y realizar una reconciliacin interna, enviar balances de deudores para las deudas pendientes e imprimir informes financieros.
Estas tareas no estn relacionadas con la preparacin o la presentacin de cuentas, sino con la gestin empresarial continua.
Puede cerrar o desactivar el status de subperodo bloquendolo con el campo Status de perodo de la ventana Perodo contable.
En la ventana Perodos contables, existe una opcin para asignar automticamente el status Cierre del perodo a los perodos que ya han
finalizado.
Al final del ejercicio, se realizan todas las tareas necesarias para el cierre del ejercicio, como el registro de los asientos de correccin de
contables y otras entidades de declaracin.
Cierre el ejercicio con la ventana Cierre del perodo. Seleccione el ejercicio y los subperodos correspondientes.
Si ya ha cerrado subperodos durante el ejercicio, cierre el ltimo perodo del ejercicio.
El objetivo principal del cierre del perodo es preparar las cuentas para su presentacin ante las autoridades y, por lo tant o, implica volver a
definir la cuenta de prdidas y ganancias en cero para que el siguiente perodo pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG
relevantes para l.
Luego, puede cerrar o desactivar los subperodos contables del ejercicio bloquendolos con el campo Status de perodo de la ventana
Perodo contable.
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Consideraciones al definir perodos contables:

Informes legales.

Consolidacin empresarial.

Tambin es importante mencionar que el principal objetivo de la creacin de perodos contables es


analizar el rendimiento financiero de una empresa entre perodos. Por ejemplo, compare el perodo
contable actual con el perodo anterior del mismo ejercicio o con el mismo perodo del ejercicio
anterior. SAP Business One proporciona diferentes informes para este fin: Comparacin de balance,
Comparacin de balance de sumas y saldos, Comparacin de cuenta de prdidas y ganancias.
Seleccione Finanzas Informes financieros Comparacin.

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Al crear una nueva base de datos empresarial, se crean los perodos contables del primer ejercicio.
Los perodos contables dividen el ejercicio en subperodos. Los subperodos son creados
automticamente por SAP Business One en el ejercicio. Las subperodos disponibles son:

Ao (un subperodo)

Trimestres (cuatro subperodos)

Meses (doce subperodos)

Das (cualquier nmero de subperodos)

Con esta informacin, el sistema crea automticamente el nmero correspondiente de perodos


contables. Si es necesario, puede modificarlos.

El primer perodo contable debe definirse al crear la base de datos empresarial. Posteriormente, para
definir nuevos perodos contables, vaya a:

Gestin Inicializacin sistema Perodos contables.

Aqu, puede actualizar los perodos generados (como rangos de fechas) y crear nuevos (seleccionando
Perodo nuevo). Tambin puede definir o modificar el inicio del ejercicio.

Puede crear perodos contables para un ejercicio futuro en cualquier momento.

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Nota:

La prctica relativa a la creacin de una nueva empresa se tratar en TB1200.

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Al contabilizar un pago para un cliente o un proveedor, el sistema reconcilia el pago con la factura (o
facturas) seleccionada y cierra las transacciones.

Relevante tambin para un abono.

La reconciliacin interna hace referencia a la confrontacin y compensacin de posiciones abiertas


del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son internas). Esto es
necesario para las cuentas en donde un proceso empresarial no se considera completo hasta que cada
importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente:

En el caso de las cuentas de clientes, un crdito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber).
En las cuentas de proveedores, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe).

Con respecto a los pagos realizados con el asistente de pago o el tratamiento de extracto bancario, el
sistema propone automticamente (y, algunas veces, asocia automticamente ) pagos con facturas o
abonos en funcin de los criterios que se faciliten, como la fecha de vencimiento o el importe.

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Al emitir pagos efectuados o cobros manuales, tambin puede reconciliar parcialmente una factura
pendiente o un pago si no coincide el importe de pago.

Si se efectu un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.

Cuando se pague el saldo restante de la factura, la factura se reconciliar por completo y el saldo
vencido ser cero.

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Si el pago se contabiliz como Pago a cuenta (es decir, no se seleccion ninguna factura), el pago y las
facturas permanecen abiertos (sin reconciliar).

Esto puede suceder cuando el cliente le efecta un pago a cuenta segn lo establecido en el acuerdo y
usted contabiliza las facturas cuando se produce la operacin real o cuando se olvid de seleccionar las
facturas.

En estos casos, debe reconciliar la cuenta con la funcin Reconciliacin ((reconciliacin de usuario).

Para realizar una reconciliacin interna de un interlocutor comercial, seleccione Interlocutores


comerciales Reconciliaciones internas Reconciliacin. Nota: Tambin puede acceder a la
reconciliacin interna en el saldo de cuenta de los datos maestros de interlocutor comercial si no ha
seleccionado Visualizar saldos cuenta agrupados por cuentas asociadas en Parametrizaciones
generales.

Para realizar una reconciliacin interna de una cuenta de mayor, seleccioneFinanzas


Reconciliaciones internas Reconciliacin.

Cuando se reconcilia internamente una cuenta de mayor o de interlocutor comercial, se puede


seleccionar una clase de reconciliacin.

Si se selecciona la clase de reconciliacin Manual:

El sistema muestra todas las transacciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea,
puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.

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Vaya a Finanzas Reconciliacin interna Reconciliacin.

Para obtener informacin acerca de las clases de reconciliacin interna de usuario automtica y
semiautomtica, consulte el apndice.

4-22

Cuando se reconcilia internamente una cuenta de mayor o de interlocutor comercial, se puede


seleccionar una clase de reconciliacin.

Si se selecciona la clase de reconciliacin Manual:

El sistema muestra todas las operaciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea,
puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.

Seleccione partidas del Debe y el Haber coincidentes. Cuando el saldo de todas las posiciones del
Haber seleccionadas para la reconciliacin corresponde al saldo de todas las posiciones del Debe
seleccionadas, se puede realizar la reconciliacin seleccionando Reconciliar.

Si el total de las posiciones del Debe no corresponde con el de las posiciones del Haber, se puede
realizar una de las siguientes acciones:

Reconciliar parcialmente una de las transacciones modificando el Importe a reconciliar de la


transaccin.

Crear un asiento para contabilizar la diferencia como una correccin que se traduce en la
reconciliacin de las transacciones seleccionadas. Nota: En el caso de una reconciliacin de
interlocutor comercial, tambin se puede crear un cobro o un pago efectuado como correccin.

Puede reconciliar manualmente una cuenta de mayor por vez. Puede reconciliar manualmente una
cuenta de interlocutor comercial por vez o realizar reconciliaciones entre varias cuentas de
interlocutor comercial (por ejemplo, un interlocutor comercial que es proveedor y cliente a la vez).

Los asientos contabilizados mediante el proceso de reconciliacin tienen el origen ID. Los asientos
se contabilizan cuando el sistema procesa descuentos por pronto pago, diferencias de tipo de cambio,
impuestos diferidos y retencin de impuestos.

Nota: Utilice la combinacin MAYS y doble clic en el encabezado de la columna Importe para
realizar la clasificacin por valores absolutos.
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El sistema asigna un nmero de reconciliacin nico a cada reconciliacin interna (manual,


automtica y semiautomtica). Tambin graba y asigna un nmero nico a las reconciliaciones del
sistema, por ejemplo, las reconciliaciones efectuadas durante el procesamiento de pagos.

La funcin Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliacin de


usuario. Puede seleccionar reconciliaciones por cuenta, fecha de reconciliacin y nmero de
reconciliacin, y luego cancelarlas individualmente. Esta funcin no permite anular contabilizaciones
de reconciliacin. Las contabilizaciones siguen existiendo aunque se cancele la reconciliacin. Si desea
anular estas contabilizaciones, debe anularlas en el libro mayor con el mtodo habitual, es decir,
seleccionando Datos Cancelar en la visualizacin del asiento.

Para cancelar una reconciliacin de usuario, seleccione una de las siguientes opciones:
Interlocutores comerciales Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores
Finanzas Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores

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Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.

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Normalmente, el proceso de cierre del perodo se realiza al final de un perodo contable, el cual suele tener una
duracin de un ao.
No obstante, es posible cerrar un subperodo mediante la ventana Cierre del perodo. Esta accin definir en
cero todos los saldos de cuentas de prdidas y ganancias en la cuenta de arrastre de saldos.
Modificacin del status del perodo a Cierre del perodo: para evitar que los usuarios creen documentos para
el ejercicio anterior, puede modificar el status del perodo que est por cerrar a Cierre del perodo. Esto significa
que slo los usuarios autorizados pueden contabilizar datos, documentos y transacciones.
Existen diversas tareas que se realizan al final del mes y, en nuestro ejemplo, se pueden considerar tareas de
fin de perodo. Por ejemplo, revisar y realizar una reconciliacin interna, enviar balances de deudores
para las deudas pendientes e imprimir informes financieros. Estas tareas no estn relacionadas con la
preparacin o la presentacin de cuentas, sino con la gestin empresarial continua.
Puede cerrar o desactivar el status de subperodo bloquendolo con el campo Status de perodo de la ventana
Perodo contable.
En la ventana Perodos contables, existe una opcin para asignar automticamente el status Cierre del perodo
a los perodos que ya han finalizado.
Al final del ejercicio, se realizan todas las tareas necesarias para el cierre del ejercicio, como el registro de los
asientos de correccin de contables y otras entidades de declaracin.
Cierre el ejercicio con la misma ventana: la ventana Cierre del perodo. Seleccione el ejercicio y los
subperodos correspondientes.
Si ya ha cerrado subperodos durante el ejercicio, cierre el ltimo perodo del ejercicio.
El objetivo principal del cierre del perodo es preparar las cuentas para su presentacin ante las autoridades y,
por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de prdidas y ganancias en cero para que el siguiente perodo
pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para l.
Luego, puede cerrar o desactivar los subperodos contables del ejercicio bloquendolos con el campo Status
de perodo de la ventana Perodo contable.
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Reconciliacin interna de las cuentas de compensacin de gastos y asignacin: realice la


reconciliacin regularmente al final del mes; en caso contrario, tendr una mayor cantidad de
transacciones por reconciliar al final del ejercicio. Para simplificar el proceso, puede ejecutar
reconciliaciones automticas.

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Copia de seguridad: no siempre es posible generar de nuevo un informe con fecha anterior a la fecha
de cierre en SAP Business One. Por lo tanto, se recomienda realizar una copia de seguridad de la base
de datos de produccin una vez que haya introducido y completado todas las transacciones del
ejercicio anterior, y antes de indicar transacciones para el nuevo ejercicio. La copia de seguridad graba
el status del ejercicio anterior.

Diferencias de tipo de cambio, diferencias de conversin: este tema se explicar en la unidad 6.

4-34

Aqu, se muestra un ejemplo de la lista de tareas que realiza un controlador como parte del proceso de
cierre del perodo:

Validar transacciones: una vez que el controlador se familiarice con los procesos de la empresa,
puede validar las transacciones automticas. Puede ser una verificacin aleatoria segn intervalos
definidos.

Asientos manuales: los crditos de dudoso cobro se detallan en la siguiente diapositiva.

Realizar verificaciones/Comparar saldos con libro auxiliar: la comparacin que realiza un


controlador entre los informes financieros y otros informes antes del cierre de un perodo para
validar si son correctos.

Comparacin del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de
antigedad para el perodo seleccionado.

Comparacin del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditora
de inventario.

Un controlador tambin comparar los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de prdidas
y ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localizacin de la empresa.

4-35

En algunas localizaciones, se gestiona de la siguiente manera:


Si un cliente no paga sus deudas despus de un determinado nmero de das tras la fecha de
vencimiento, es posible que el cliente no pueda pagar. En este caso, una parte de las deudas se
considera como crditos de dudoso cobro. Esta parte aumenta con el tiempo, ya que cada vez es ms
improbable que el cliente pague finalmente sus deudas.
Si especifica el nmero de das posteriores a la fecha de vencimiento y los porcentajes de crdito de
dudoso cobro en el sistema, el sistema le ayudar a calcular y contabilizar los crditos de dudoso
cobro. Para definir los crditos de dudoso cobro, seleccione Gestin Definicin Finanzas
Crditos de dudoso cobro.
El sistema calcula y visualiza los crditos de dudoso cobro si se ejecuta el informe de antigedad de
crditos de cliente. Los crditos de dudoso cobro calculados se muestran en la ltima columna del
resultado del informe.
Para contabilizar los crditos de dudoso cobro en la cuenta asociada de crditos de dudoso cobro,
seleccione los crditos de dudoso cobro que desea contabilizar en el resultado del informe y seleccione
Ir a Asiento.
El sistema abre un asiento y crea la primera partida individual. Esta partida individual contabiliza el
importe de los crditos de dudoso cobro en el Haber de la cuenta del cliente y, simultneamente, en
el Haber de la cuenta asociada para crditos de dudoso cobro. Esta cuenta es una cuenta de
correccin para la cuenta de clientes normal.
Debe introducir la segunda partida individual, la cual contabiliza los crditos de dudoso cobro en el
Debe de una cuenta de gastos.
El clculo del informe de antigedad de crditos de cliente se basa en el importe total de las facturas o
en el importe de una factura especfica. Por lo tanto, puede utilizar la anulacin automtica para anular
esta contabilizacin el primer da del perodo nuevo, segn la poltica financiera de la empresa.
Analizaremos en detalle el informe de antigedad de crditos de cliente y el proceso de reclamacin
en la unidad 5: Informes de control.
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El objetivo principal del cierre del perodo es preparar las cuentas para su presentacin ante las
autoridades y, por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de prdidas y ganancias en cero para que
el siguiente perodo pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para l.

Luego, puede cerrar o desactivar los subperodos contables del ejercicio bloquendolos con el
campo Status de perodo de la ventana Perodo contable.

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Al final del perodo (mes, trimestre o ao), debe transferir los saldos de las cuentas de PyG a una
cuenta de arrastre de saldos.
Seleccione Gestin Utilidades Cierre del perodo para ejecutar Cierre del perodo.
La funcin Cierre del perodo permite seleccionar las cuentas de PyG y los perodos, as como
especificar una cuenta de arrastre de saldos y de cierre del perodo.
Cuando ejecuta el cierre del perodo, el sistema genera una lista de propuestas para la contabilizacin
de cierre. Puede aceptar cada propuesta de forma individual.
Una vez que haya aceptado las propuestas, el sistema transfiere los saldos de las cuentas de gastos e
ingresos a la cuenta de cierre del perodo el mismo da (el ltimo da del perodo). De este modo, el
saldo de las cuentas se establece en cero.
Al mismo tiempo, pero con el primer da del perodo contable siguiente como fecha de contabilizacin,
el sistema transfiere los saldos de la cuenta de cierre del perodo a la cuenta de arrastre de saldos (el
cierre del perodo es una cuenta de compensacin).
Se crean dos transacciones para cada cuenta y se crean automticamente dos asientos para reflejar
dichas transacciones.
Ahora, la cuenta de arrastre de saldos, que es una cuenta de balance, contiene el total del arrastre de
los ingresos acumulados.
Los asientos contabilizados mediante la utilidad de cierre del perodo tienen el origen CB.
Tenga en cuenta que puede almacenar inicialmente los resultados como un informe y contabilizarlos
en una etapa posterior.
Si efecta contabilizaciones tras introducir saldos arrastrados, debe repetir la rutina de cierre del
perodo para incluir estas contabilizaciones posteriores.

4-38

Gestin Utilidades Cierre del perodo.

Seleccione todas las cuentas de mayor seleccione los perodos del ejercicio hasta la fecha actual.

Seleccione las cuentas de arrastre de saldos y de cierre del perodo.

Seleccione dos cuentas de mayor introduzca una fecha de documento y una fecha de vencimiento
revise que el campo Comentarios est registrado en los asientos creados.

Ejecute el informe.

Revise los dos asientos creados para una de las cuentas.

Revise el saldo de cuenta en el plan de cuentas.

4-39

4-40

Cuando un perodo est desbloqueado, cualquier usuario puede contabilizar transacciones con una
fecha de contabilizacin comprendida entre el inicio y el fin del perodo.

Al final de un perodo contable, una vez contabilizadas en el sistema todas las transacciones que
pertenecen a dicho perodo, puede bloquear el perodo de modo que no se puedan efectuar
contabilizaciones adicionales.

Seleccione Gestin Inicializacin sistema Perodos contables y haga clic en la flecha de


navegacin naranja del perodo que desea bloquear. Modifique el status del perodo de Desbloqueado
a Bloqueado.

Adems de Desbloqueado y Bloqueado, puede fijar el status del perodo en:

Desbloqueado excepto ventas. Si un perodo tiene este status, se puede contabilizar cualquier
documento o asiento en el perodo, excepto documentos del men Ventas - clientes.

Cierre del perodo. Si un perodo tiene este status, slo las personas autorizadas pueden contabilizar
transacciones en el perodo. La autorizacin Status de perodo: Cierre del perodo se fija mediante
Gestin Inicializacin sistema Autorizaciones Autorizaciones generales. Para que el
sistema modifique automticamente el status a Cierre del perodo, seleccione la casilla de la
pantalla Perodos contables.

Como se observa en la figura, es posible que durante los primeros perodos del nuevo ejercicio sea
necesario efectuar contabilizaciones para el cierre del ejercicio anterior. En este caso, el ltimo perodo
del ao anterior tiene el status Cierre del perodo.

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4-42

Los informes financieros de SAP Business One incluyen opciones para filtrar los ajustes y los saldos
finales:

Opciones del balance y del balance de sumas y saldos:

Aadir saldos finales

Ignorar ajustes

Opcin de la cuenta de prdidas y ganancias:

Ignorar ajustes

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Da de ejecucin de los informes financieros: por lo general, la empresa obtiene los documentos
relacionados del ejercicio anterior una vez finalizado el ejercicio o el perodo contable. Por lo tanto, los
informes tambin se generan para el perodo del cierre, durante el perodo siguiente.

La comparacin que realiza un controller entre los informes financieros y otros informes antes del
cierre de un perodo; esto ya se mencion en la unidad 4: Proceso de perodos contables:

Comparacin del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de
antigedad para el perodo seleccionado.

Comparacin del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditora de
inventario.

Un controlador tambin comparar los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de prdidas y
ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localizacin de la empresa.

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Regresemos a la estructura del plan de cuentas en asociacin con los informes financieros. Analizamos este tema
en la unidad Proceso financiero, en el tema Gestin del plan de cuentas.
Mencionamos que, en el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados, tambin
denominadas cuentas de prdidas y ganancias. Observemos este ejemplo del plan de cuentas (el plan de
cuentas vara en funcin de la localizacin de la empresa):
Cuentas de balance:
Los primeros 3 cajones, Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), conforman las cuentas de balance, por
ejemplo, la cuenta de impuestos sobre ventas y la cuenta de proveedores.
Normalmente, el saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc.
Cuentas de prdidas y ganancias:
Los ltimos 5 cajones, Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y
gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. conforman las cuentas de prdidas y
ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos y gastos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los
cajones inferiores representan cajones de cuentas de prdidas y ganancias.
El saldo contable de las cuentas de prdidas y ganancias se debe compensar al final de cada ejercicio; esto se
denomina cierre del perodo.
Las cuentas de prdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como venta de stock,
coste de mercancas vendidas, aumento de ingresos.
Informes financieros:
Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado
y se visualizan de acuerdo con su cajn, nivel y tipo. Generalmente, se generan el ltimo da de cada ejercicio o
perodo contable.
Seleccione Finanzas Informes financieros Financiero y luego Balance o Balance de sumas y saldos o
Cuenta de prdidas y ganancias para generar estos informes financieros.
Puede crear informes de comparacin que comparen las cifras de una empresa o un ejercicio especficos con las
de una empresa o ejercicio diferentes. Seleccione Finanzas Informes financieros Comparacin.
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Las prdidas o ganancias incrementarn o reducirn el capital propio del balance.

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El flujo de caja proporciona informacin sobre la liquidez de la empresa. El informe de flujo de caja
de SAP Business One muestra los totales y los saldos de las siguientes cuentas para el intervalo
seleccionado:
Las cuentas que representan medios de pago.
Las cuentas que esperan un flujo de caja en el futuro (pagos efectuados y recibidos).

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La probabilidad de llegada de un flujo de caja vara considerablemente. Por este motivo, el sistema
asigna los saldos a diferentes niveles de seguridad. El trmino seguridad se refiere en este contexto al
nivel de certeza de la relevancia de un saldo de cuenta para el flujo de caja. Existen los siguientes
niveles de seguridad:

Efectivo (todas las cuentas monetarias se asignan a este nivel. Una cuenta se define como cuenta
monetaria en Plan de cuentas Propiedades de cuenta de mayor).

Documentos de tarjetas de crdito (todas las cuentas de documentos de tarjetas de crdito se asignan
a este nivel).

Cheques recibidos (la cuenta de compensacin de cheques se asigna a este nivel).

Deudas de clientes (todas las cuentas de clientes se asignan a este nivel).

Deudas con proveedores (todas las cuentas de proveedores se asignan a este nivel).

Las contabilizaciones que an no se hayan efectuado cuando se compile el informe pueden


incluirse manualmente y asignarse a un nivel de seguridad. Adems, puede decidir si desea tener en
cuenta contabilizaciones peridicas o documentos preliminares.

Seleccione Finanzas Informes financieros Financiero Flujo de caja para ejecutar el


informe de flujo de caja.

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Para generar este informe, seleccione Interlocutores comerciales Informes de interlocutor


comercial Antigedad Antigedad de crditos de cliente.

5-23

SAP Business One incluye dos informes para supervisar las fechas de vencimiento de crditos de
clientes y deudas de proveedores pendientes:

Antigedad de crditos de cliente

Antigedad pasivo proveedor

Ambos informes permiten limitar la informacin a determinadas cuentas de interlocutor comercial. Puede

especificar una fecha de antigedad a partir de la cual se calcularn las fechas de vencimiento. Tambin puede
especificar un intervalo en das, meses o perodos a partir del cual se agruparn las posiciones adeudadas. En
la versin 8.8, existe una definicin flexible del intervalo en das (vase el ejemplo en la diapositiva). Puede
visualizar el informe por fecha de contabilizacin o fecha de vencimiento. Ambos informes incluyen una lista
ampliable con todos los interlocutores comerciales y los documentos, lo que permite examinar los detalles en
una pantalla (nueva pantalla del release 8.8).
Puede ejecutar el informe Antigedad de crditos de cliente desde Finanzas Informes financieros

Finanzas Antigedad o desde Interlocutores comerciales Informes de interlocutor comercial


Antigedad.

Puede ejecutar el informe Antigedad pasivo proveedor desde Finanzas Informes financieros Finanzas

Antigedad o desde Informes de interlocutor comercial Antigedad.

Tambin puede contabilizar un asiento de provisin para crditos de dudoso cobro desde el informe

Antigedad de crditos de cliente. Para configurar una provisin para crditos de dudoso cobro, seleccione
Gestin Definicin Finanzas Crditos de dudoso cobro. Explicamos la opcin de crditos de dudoso
cobro en la unidad 4: Proceso de perodos contables.
Otras mejoras del release 8.8:

Opcin Grupo por cliente/proveedor o Grupo por empleado/comprador.

Opcin nueva: casilla de seleccin Ignorar pago pendiente.


Cuando se selecciona esta opcin, el
5-24

importe del pago pendiente se resta del importe del saldo vencido.

Ms columnas en el informe.

5-25

Configuracin del sistema de reclamaciones:

Antes de ejecutar el asistente de reclamaciones, debe configurar los niveles de reclamacin y las
condiciones de reclamacin de la empresa:

Vaya a Gestin Definicin Interlocutores comerciales.

Se debe asignar una condicin de reclamacin a cada cliente.

Es posible configurar una condicin de reclamacin por defecto para los nuevos clientes en Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha IC.

Para obtener detalles acerca del asistente de reclamaciones y las condiciones de reclamacin,
consulte el apndice.

Para obtener ms informacin acerca del proceso de reclamacin, consulte la gua prctica How to Set
Up an Automated Dunning Process.

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Debe tomar decisiones respecto de las definiciones de Presupuesto, Proyectos y Contabilidad de costes
junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.

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En el transcurso de las tareas rutinarias, la aplicacin comprueba la columna del Debe de las cuentas
de mayor para las que se ha definido un presupuesto. Si se supera el presupuesto, la aplicacin emite
una advertencia o bloquea la accin, segn la opcin seleccionada.

Nota: La funcin de presupuesto slo funciona con meses naturales.

Para obtener ms informacin acerca de cmo inicializar y trabajar con presupuestos, consulte la gua
How To Manage Budgets in Release 8.8.

5-32

Para activar el sistema de contabilizacin de cuentas de compras, en el men principal de SAP


Business One, seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa ficha Inicializacin
bsica y seleccione la casilla Utilizar sistema contable de cuentas de compras.

Una vez realizados los asientos, no es posible modificar esta opcin.

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Inicializacin de presupuesto: en Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales


y en la ficha Presupuesto, seleccione la casilla Inicializacin de presupuesto.

Puede utilizar la opcin Marcar cuentas PyG (todas) como cuentas de presupuesto.

Seleccione S. De este modo, la casilla Relev.p.presup. se selecciona en todas las cuentas de mayor de
prdidas y ganancias.
Nota
Puede encontrar esta casilla en Finanzas Plan de cuentas botn Info detallada de cuenta.

Puede seleccionar manualmente cuentas de mayor que no son de prdidas y ganancias como relevantes
para el presupuesto. Para ello, seleccione la casilla Relev.p.presup. para cada cuenta de mayor.
Si se seleccionaron las casillas Pedido, Entrada mercancas (Pedido) y Finanzas, la aplicacin realiza
una comprobacin de desviacin del presupuesto durante la generacin de pedidos, pedidos de entrada
de mercancas y facturas de proveedores.

Mtodos de distribucin de presupuesto: seleccione Finanzas Definicin del presupuesto


Mtodos de distribucin de presupuesto.

5-34

Los escenarios se utilizan para crear un pronstico de una situacin especial en el presupuesto de la
empresa y para obtener informacin importante sobre cul sera el saldo de presupuesto en funcin del
escenario seleccionado.

Por ejemplo: un escenario optimista frente a un escenario pesimista.

Cuando se define una nueva empresa, la aplicacin proporciona un escenario por defecto denominado
Presupuesto principal. Este escenario no se puede modificar.

Tenga en cuenta que en el transcurso de las tareas rutinarias, la desviacin del presupuesto se
comprueba nicamente con el presupuesto principal. Los dems escenarios se utilizan slo para
los informes de presupuesto.

La funcin Importar escenario de presupuesto permite importar datos de presupuesto de otra empresa
a la empresa con la que actualmente est trabajando y duplicar un escenario de presupuesto en la
misma empresa, para el mismo ejercicio o para el siguiente ejercicio.

Nota: Durante la operacin, asegrese de que los cdigos de cuentas de mayor de la empresa de origen
coincidan con los de la empresa de destino.

La funcin Copiar escenarios presupuesto permite copiar datos de presupuesto de un escenario de


presupuesto en un escenario de presupuesto de destino de la misma empresa, para el mismo ejercicio
o para el siguiente ejercicio.

En el men principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Definicin del presupuesto
Escenarios presupuesto.

5-35

Definicin de un presupuesto: En el men principal de SAP Business One, seleccione Finanzas


Definicin del presupuesto Presupuesto.

En el campo Escenario, seleccione el escenario para el cual desea definir un presupuesto.

En el columna Cargo/abono (ML), especifique un importe en la moneda local para cada cuenta de
mayor.

Nota:

Slo puede definir importes de presupuesto para cuentas de mayor que estn definidas como
Relev.p.presup. en el plan de cuentas.

Puede especificar un importe en la moneda local para cada cuenta de mayor.

SAP Business One comprueba la desviaciones del presupuesto con la columna Debe. Por lo
tanto, slo se activan alertas para las cuentas con un importe de presupuesto en la columna Debe.

Puede utilizar el campo Haber para las cuentas de ventas a fin de definir objetivos de ingresos que
se puedan controlar con el informe de presupuesto.

5-36

Finanzas Informes financieros Informes de presupuesto

Informes Finanzas Informes de presupuesto Informe presupuesto balance/Informe


presupuesto balance de sumas y saldos/Informe presupuesto cuenta PyG.

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Informe presupuesto.

5-38

Para utilizar las funciones de contabilidad de costes en SAP Business One, debe definir los
departamentos o centros de coste de la empresa como centros de beneficio. Posteriormente, podr
compilar una cuenta de prdidas y ganancias para cada centro de beneficio en cada perodo.

Puede combinar los centros de beneficio en grupos mediante un cdigo de clasificacin.

Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Centros de beneficio para definir y actualizar


centros de beneficio.

El sistema crea automticamente un centro de beneficio cero (Centro_z) que rene los costes e ingresos
que no pueden distribuirse claramente a otros centros de beneficio debido a que no se dispone de
suficiente informacin. El centro de beneficio Centro_z tambin puede registrar costes que no se
incluyen en la contabilidad de costes interna. Por ejemplo, si slo desea mostrar el 80% de sus gastos
de alquiler como costes, puede asignar el 20% restante al Centro_z.

El Centro_z se utiliza cuando se definen normas de reparto

5-39

Las normas de reparto definen cmo se distribuyen los costes o ingresos contabilizados en una
cuenta en los centros de beneficio.

Cuando se crea un centro de beneficio, el sistema crea automticamente una norma de reparto
con el mismo nombre. Esta norma (que no puede modificarse) se configura para que el sistema
contabilice todos los costes o ingresos en el centro de beneficio correspondiente. En otras palabras, el
sistema no divide los importes. Puede utilizar estas normas de reparto para costes e ingresos
directos, que puede asignar exclusivamente y por completo a un centro de beneficio especfico.
Por ejemplo, en OEC Computers, los gastos de automviles de la empresa se asignan directamente al
centro de beneficio servicio, ya que slo los tcnicos poseen un automvil de la empresa.

No es posible asignar costes e ingresos indirectos directamente a un centro de beneficio. En lugar


de ello, se asignan a uno o varios centros de beneficio mediante una norma de reparto. En la
norma de reparto, especifique cmo se distribuir el importe entre los centros de beneficio. Puede
asignarlos por porcentaje o por relacin. Por ejemplo, puede distribuir los costes de calefaccin en los
centros de beneficio en funcin del tamao de las reas con calefaccin. De la misma forma, puede
distribuir los beneficios de empleados voluntarios entre el nmero de empleados.

Si no puede definir la asignacin total (porque no dispone de suficiente informacin en ese


momento), el sistema asigna los costes o ingresos no asignados alcentro de beneficio Centro_z.
Cuando disponga de la informacin necesaria, podr modificar la norma de reparto para que el
sistema corrija la distribucin en consecuencia.

Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Normas de reparto para definir y actualizar normas
de reparto.

Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Tabla para centro de beneficio y reglas de reparto
para visualizar las asignaciones de las normas de reparto.

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Para que los costes se incluyan en la contabilidad de costes, puede realizar una de las acciones
siguientes:

Incluir una norma de reparto en una lnea de asiento o lnea de documento de marketing.
Utilice Parametrizaciones de formulario para visualizar el campo Norma de reparto (en asientos) o
el campo Centro de beneficio (en documentos de marketing). En el caso de los asientos, utilice
Desplegar modo de tratamiento a fin de indicar una norma de reparto para la lnea.

Contabilizar un asiento o documento de marketing en una cuenta de mayor que est enlazada a
una norma de reparto. Slo puede enlazar cuentas del tipo ventas o salida en el plan de cuentas.

Para enlazar una cuenta a una norma de reparto, seleccione Plan de cuentas.

Puede utilizar el informe Centro de beneficio para visualizar un resumen de los costes e ingresos
contabilizados. Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Informe de centro de beneficio.

Puede generar algunos informes estndar para un centro de beneficio especfico, por ejemplo, Cuenta
de prdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.

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En SAP Business One, puede utilizar proyectos para supervisar los grandes proyectos clave de la
empresa y su xito econmico. Para ello, debe definir primero los proyectos en el sistema. Seleccione
Gestin Definicin Finanzas Proyectos. A continuacin, puede introducirlos en las partidas
individuales relevantes o en el asiento o el documento de marketing.

Tambin puede introducir proyectos en cuentas de mayor o de interlocutor comercial. El proyecto


correspondiente se registra automticamente en los documentos que contabiliza en estas cuentas.

El informe de transaccin por proyectos enumera todas las contabilizaciones realizadas en un proyecto
seleccionado. Seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Informe de transaccin
por proyectos.

Puede generar varios informes estndar para un proyecto especfico, por ejemplo, Cuenta de prdidas y
ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.

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El sistema fiscal se determina de acuerdo con la localizacin seleccionada para la base de datos de la
empresa.

En las siguientes diapositivas, trataremos dos sistemas fiscales importantes.

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Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir correctamente los parmetros
fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros maestros de interlocutor comercial.
Definicin - Grupos impositivos: SAP Business One proporciona grupos impositivos predefinidos para cada localidad admitida que
utilizar su empresa para compras, ventas y pagos. Cada grupo impositivo debe estar conectado a una cuenta de mayor que se utilizar
automticamente en los asientos creados por documentos que incluyan este grupo. Gestin Definicin Finanzas Impuesto
Grupos impositivos
Datos maestros de interlocutor comercial - Sujeto a impuestos/Exento de impuestos/UE
Clientes nacionales
Si el cliente est sujeto a impuestos, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en blanco.
Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiar el grupo de IVA repercutido de la ficha Ventas del registro maestro
de artculos en el documento.
Si el cliente est exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuacin, el campo Grupo impositivo
desaparecer. Si especifica un documento para este cliente, el sistema utilizar el grupo de IVA repercutido estndar con un tipo
impositivo del 0% en el documento, por ejemplo, A0.
Proveedores nacionales
Si el proveedor est sujeto a impuestos, especifique Obligatorio en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en
blanco. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema copiar el grupo de IVA soportado de la ficha Compras del
registro maestro de artculos en el documento.
Si el proveedor est exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuacin, el campo Grupo
impositivo desaparecer. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema utilizar el grupo de IVA soportado estndar
con un tipo impositivo del 0% en el documento.
Si especifica un grupo impositivo en el registro maestro de interlocutor comercial, dicho grupo sobrescribir el grupo impositivo del
registro maestro de artculos. Esto no es recomendable para los interlocutores comerciales nacionales. Por lo tanto, debe mantener vaco
el campo Grupo impositivo del registro maestro de interlocutores comerciales nacionales.
Para las facturas del tipo Servicio, si no hay ningn grupo impositivo definido en los datos maestros de interlocutor comercial, SAP
Business One utiliza el grupo impositivo por defecto definido en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de
mayor ficha Ventas/Compras subficha Impuesto campo Grupo de impuesto de compras/ventas (servicios).
Luego, el sistema calcula automticamente el impuesto para cada lnea del documento y resume el importe de impuesto total del
documento en el rea de pie de pgina del documento.
Se crean lneas adicionales en el asiento automtico del documento. Estas lneas contabilizan el importe de impuesto en la cuenta de
impuestos correcta.
Utilice el informe fiscal para visualizar documentos y asientos manuales que incluyan importes de impuestos, clasificados segn el
indicador de impuestos.
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Definicin - Indicadores de IVA


El primer paso consiste en definir los tipos de jurisdiccin, segn lo requerido por las autoridades fiscales. Gestin Definicin
Finanzas Impuesto > Tipos de jurisdiccin fiscal de IVA. El sistema contiene los tres tipos de jurisdiccin necesarios: Estado,
Condado y Ciudad.
A continuacin, debe definir tasas para las jurisdicciones de IVA. Gestin Definicin Finanzas Impuesto Jurisdicciones
de IVA. Seleccione la jurisdiccin requerida y luego seleccione OK. En esta ventana, tambin puede definir las cuentas de mayor que se
utilizarn automticamente en los asientos creados por documentos que incluyan esta jurisdiccin fiscal (en el indicador de IVA).
Para la jurisdiccin Autonmica SAP Busines One proporciona el listado de Provincias.
Debe definir las dems jurisdicciones que utiliza (por ejemplo, Condado y Ciudad).
El paso final consiste en definir los indicadores de IVA que combinan el tipo impositivo para cada jurisdiccin fiscal (ciudad, condado,
estado, etc.), mediante las tasas de jurisdiccin predefinidas. Gestin Definicin Finanzas Impuesto Indicadores de IVA.
Los indicadores de impuestos calcularn el tipo impositivo correcto para una ubicacin especfica mediante las tasas de jurisdiccin
incluidas en l.
El indicador de IVA se utiliza automticamente para calcular el importe de IVA en los documentos de ventas y compras.
El importe de IVA total cobrado se calcula de la siguiente manera:
Para cada artculo, SAP Business One verifica si est sujeto a impuestos. Si es as, calcula un importe de IVA para la lnea de artculo
de acuerdo con el indicador de impuestos y la cantidad.
El indicador de impuestos de los documentos de ventas se determina en funcin de la direccin de entrega por defecto del cliente
en el registro maestro de interlocutor comercial. Puede seleccionar una direccin de entrega distinta para el cliente al generar el
documento.
El indicador de impuesto de los documentos de compras se determina en funcin del almacn seleccionado: Gestin
Definicin Inventario Almacn ficha General campo Indicador de impuestos.
Para las facturas de proveedores del tipo Servicio, el indicador de impuestos se basa en el indicador de impuestos por defecto de la
empresa: Gestin > Inicializacin sistema > Detalles empresa > ficha Datos de contabilidad campo Indicador de impuestos.
El sistema resume el importe de impuesto total del documento en el rea de pie de pgina del documento.
En el asiento automtico del documento, se crea una lnea para cada jurisdiccin fiscal incluida en el indicador de impuestos. Cada lnea
contabiliza el importe de impuesto en la cuenta de impuestos correcta.
Informe de jurisdiccin fiscal: este informe resume el IVA obtenido de las facturas de compras y ventas de un perodo especificado (por
lo general, un trimestre o un mes). Puede visualizar el informe segn los indicadores de impuestos o los cdigos de jurisdiccin.
La visualizacin por cdigos de jurisdiccin muestra el importe que se debe pagar a las autoridades legales.
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SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la
moneda del sistema.
La moneda local es la moneda en la que la empresa est obligada legalmente a llevar sus libros. En
nuestro ejemplo, la libra esterlina.
La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local y resulta especialmente til en
subsidiarias de empresas internacionales cuya sede central utiliza una moneda diferente a ellas (por
ejemplo, EUR () en la subsidiaria y USD ($) en la sede central). En este caso, el sistema calcula
automticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta
adicional en la moneda del sistema. Esto facilita la agregacin de informes en todas las subsidiarias y
permite una mejor integracin con el sistema de la sede central. Por ejemplo, puede exportar datos
financieros en la moneda del sistema desde los sistemas SAP Business One de las subsidiarias a SAP
Business Suite o SAP Business Information Warehouse de la sede central. Como alternativa, la
consolidacin financiera puede llevarse a cabo con Microsoft Excel o con cualquier otro producto
basado en los datos financieros en la moneda del sistema.
En nuestro ejemplo, OEC Computers es una empresa local y no tiene requisitos de gestin de informes
en otra moneda. Por lo tanto, puede definir la moneda del sistema en la moneda local (libra
esterlina).
Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa para definir la moneda local y la
moneda del sistema en la ficha Inicializacin bsica.
Tenga en cuenta que no puede modificar la moneda local o la moneda del sistema una vez que haya
comenzado a trabajar con la base de datos.
En algunos informes financieros y contables, existe la opcin Revaloracin, que permite revalorizar
los resultados del informe de acuerdo con tres mtodos predefinidos. Tenga en cuenta que la
revaloracin se realiza con fines de visualizacin nicamente y no afecta los valores de
contabilizaciones.

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Cada registro de datos maestros de interlocutor comercial y cada cuenta de mayor deben tener definida una
moneda de la cuenta:
El sistema define la moneda local como moneda por defecto para todos los registros de datos maestros de
interlocutor comercial.
Puede definir una moneda por defecto para las nuevas cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la
cuenta por defecto de la ficha Inicializacin bsica en Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa.
En nuestro ejemplo, la mayora de los proveedores y los clientes de OEC Computers se definirn en libra
esterlina (moneda local). Los proveedores y los clientes de los EE. UU. se definirn en USD (moneda
extranjera
especfica). La cuenta bancaria de la empresa se definir en Monedas (todas), ya que necesita registrar asientos
y documentos en ms de una moneda extranjera especfica (por ejemplo, transferencias bancarias).
La tabla de la diapositiva detalla las opciones para introducir asientos y visualizar el saldo de cuenta para cada
opcin de la moneda de la cuenta: Moneda local, Moneda extranjera y Monedas (todas):
Si define la moneda local en el campo Moneda, podr introducir asientos en la moneda local, y el sistema
gestionar el saldo de cuenta en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.
Si define cualquier moneda extranjera especfica en el campo Moneda, podr introducir asientos en la
moneda extranjera definida o en la moneda local. A continuacin, el sistema gestionar el saldo de cuenta en
la moneda extranjera definida, en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.
Si introduce Monedas (todas) en el campo Moneda, podr contabilizar asientos en la cuenta o el interlocutor
comercial en cualquier moneda. Sin embargo, el sistema slo gestiona el saldo de cuenta en la moneda local
y del sistema. En otras palabras, no gestiona el saldo en las monedas en que se registraron las posiciones.
Para las cuentas que utilizan todas las monedas, slo se pueden realizar reconciliaciones bancarias externas en
la moneda local. Tenga esto en cuenta cuando trabaje con cuentas con varias monedas.
En cualquier momento, puede cambiar una moneda de la cuenta a Monedas (todas), pero no podr volver a
modificarla una vez realizada la actualizacin.
El informe Cuentas LM e interlocutores comerciales genera una lista de todas las cuentas que incluye el
nombre, el grupo de cuentas y los saldos. Para ejecutar el informe Cuentas LM e interlocutores comerciales,
seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Cuentas LM e interlocutores comerciales.
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Nivel de empresa: seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa para definir la
moneda local y la moneda del sistema en la ficha Inicializacin bsica.

Moneda de la cuenta Cuenta de mayor: puede definir una moneda por defecto para las nuevas
cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la cuenta por defecto de la ficha Inicializacin bsica
en Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa.

Ventana Monedas: Definicin: Gestin Definicin Finanzas Monedas. Especifique


tambin el nombre de la moneda. Este nombre aparece en los cuadros desplegables de varias
ventanas relacionadas con la moneda.

Lista de precios Precio unitario: Inventario Datos maestros artculo seleccione una lista de
precios campo Precio unitario.

Ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera: Gestin Especificar tipos de cambio
moneda extranjera. Si no especifica ningn valor para un da especfico, la ventana Especificar tipos
de cambio moneda extranjera aparecer cuando cree un documento que incluya una moneda
extranjera. Por ejemplo, cuando seleccione un interlocutor comercial que utiliza una moneda
extranjera o un artculo con un precio unitario en moneda extranjera.

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ste es un ejemplo de clculo del valor para un interlocutor comercial que utiliza una moneda extranjera:
La moneda del interlocutor comercial fija la moneda por defecto del documento (en nuestro ejemplo, USD).
Una vez definida la fecha de contabilizacin, SAP Business One toma el tipo de cambio de la moneda
seleccionada de la ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera.
Puede actualizar manualmente el tipo de cambio en el documento.
El sistema graba el tipo de cambio de la lnea para las monedas que son diferentes de la moneda local.
El precio unitario en la moneda local se divide/multiplica por el tipo de cambio. El resultado luego se
multiplica por la cantidad para presentar el valor total de la lnea en la moneda del interlocutor comercial.
- Nota: Existe una parametrizacin que determina la visualizacin de los tipos de cambio en SAP Business
One. Esta parametrizacin afecta el clculo que utiliza para indicar los tipos de cambio en la ventana
Especificar tipos de cambio moneda extranjera. Seleccione Gestin Inicializacin sistema
Parametrizaciones generales ficha Visualizacin campo Contabilizaciones de tipos de cambio.
Seleccione Directo para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda extranjera.
Seleccione Indirecto para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda local.
Esta parametrizacin se actualiza por empresa, para todos los usuarios, despus de la prxima entrada en el
sistema, pero no se puede modificar una vez que se registran transacciones en la empresa. Los valores de tipo de
cambio siempre se graban en el sistema de acuerdo con el tipo de cambio directo. El tipo de cambio indirecto se
utiliza nicamente con fines de visualizacin.
El valor total del documento, en este ejemplo, tambin se presenta en la moneda del interlocutor comercial.
Nota: Puede visualizar los valores totales de la lnea y el documento en la moneda local o del sistema
mediante el men desplegable ubicado en la cabecera del documento.
En el asiento creado por el documento, el tipo de cambio se aplica en los importes del Debe y el Haber en la
moneda IC y alcanza los importes del Debe y el Haber en la moneda local.
Moneda del sistema: se calcula aplicando el tipo de cambio al valor contabilizado de la moneda local.
6-18

El tipo de cambio de una moneda extranjera puede cambiar todos los das. Esto afecta los documentos
creados para un interlocutor comercial extranjero o los precios gestionados en una moneda extranjera
para interlocutores comerciales locales. SAP Business One permite este tipo de escenario:

Al crear un documento de ventas o de compras basado en documentos existentes (Copiar de), SAP
Business One abre la ventana Asistente creacin de documentos, en donde puede definir los factores
que afectan el documento de destino creado.

Algunos campos de la ventana Asistente creacin de documentos tratan las diferencias de tipo de
cambio:
Utilizar el tipo de cambio del documento base.
Utilizar tipo cambio de documento y apunte de documento base (nueva opcin de la versin 8.8).
Utilizar tipo de cambio actual desde la tabla Tipo de cambio.

6-19

Las fluctuaciones de tipo de cambio pueden provocar diferencias de tipo de cambio cuando se pagan
facturas en monedas extranjeras:

En la figura, se muestra una factura de proveedores emitida por un proveedor extranjero en una
moneda extranjera. En el da de la contabilizacin de la factura, el tipo de cambio era 0,5. El sistema
convierte las 10 unidades de moneda extranjera en 20 unidades de moneda local y contabiliza ambos
valores en paralelo en la columna Haber de la cuenta de proveedor.

En el momento de contabilizar el pago de esta factura, el tipo de cambio ha pasado a ser 0,25. 10
unidades de moneda extranjera equivalen ahora a 40 unidades de moneda local. En comparacin con
el valor en el momento de la factura, existe una diferencia de tipo de cambio de 20 unidades de
moneda local. Al contabilizar el pago, el sistema contabiliza automticamente esta diferencia de tipo
de cambio en una cuenta de diferencia de tipo de cambio.

El sistema contabiliza automticamente las diferencias de tipo de cambio como gastos o ingresos en las
cuentas que ha especificado en el campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Prdida por
diferencia de cambio realizada de las fichas Ventas y Compras, en Gestin Definicin
Finanzas Determinacin de cuentas de mayor.

6-20

Las cuentas de interlocutor comercial y de mayor que gestiona en una moneda extranjera
contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjera correspondiente y un saldo de cuenta
en la moneda local. El saldo en la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera
convertidas mediante el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio durante la fecha de
contabilizacin o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados. En el
cierre del perodo, por tanto, debe valorar los saldos de cuenta en moneda extranjera con el tipo
de cambio en la fecha clave de contabilizacin.

Seleccione Finanzas Diferencias de TC. Cuando ejecuta la funcin, el sistema genera una lista de
propuestas para las contabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma
individual.

Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, as como especificar una
fecha de ejecucin. El sistema contabiliza por defecto las diferencias de tipo de cambio definidas en el
campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Prdida por diferencia de cambio realizada de
las fichas Ventas y Compras, en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de cuentas de
mayor.

Puede introducir una fecha futura en el campo Anulaciones automticas. Esto permite anular esta
contabilizacin de forma automtica en el futuro.

Adems de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma paralela.
Si la moneda local de la empresa es diferente de la moneda del sistema, pueden surgir diferencias de
tipo de cambio. El sistema puede compensar estas diferencias automticamente. Esto se realiza con la
funcin Diferencias de conversin en Finanzas Diferencias de conversin, de la misma forma que
en las diferencias de tipo de cambio.

6-21

Genere una factura de clientes para un cliente extranjero.

Revise el clculo de la moneda en:

Precio unitario (campo)

Importe total de lnea

Importe total de documento

Asiento automtico

Saldo de cuenta del cliente

Genere una factura de clientes para un cliente local.

Para los artculos de la factura, indique el precio unitario en la moneda extranjera.

Revise el clculo de la moneda en:

Precio unitario (campo)

Importe total de lnea

Importe total de documento

Asiento automtico

Cree un abono para la primera factura de clientes.

En el asistente de creacin de documentos, revise las opciones de la seccin Apunte de tipo de


cambio para precios.

6-22

6-23

Para obtener ms informacin acerca de los sistemas de inventario, consulte las guas prcticas:

How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory in 8.8

How to Set Up and Manage a Non-Perpetual Inventory in 8.8

6-24

6-25

6-26

Un sistema de inventario permanente refleja el valor de las contabilizaciones de stocks en trminos de


transacciones monetarias en el sistema contable. Estas transacciones monetarias se realizan nicamente
cuando los artculos definidos como artculos de inventario se reciben o se liberan del stock.

6-27

Un artculo de inventario se enlaza con una cuenta de existencias que tiene un determinado valor de las
transacciones anteriores.

Cuando compra el artculo, el saldo de la cuenta de existencias aumenta.

Cuando vende el artculo, el saldo de la cuenta de existencias disminuye.

En las siguientes diapositivas, repasaremos algunos conceptos del sistema de inventario permanente.
Algunos de los temas ya se explicaron en TB1000.

6-28

En los datos maestros de artculo, se definen las cuentas de mayor que se incluirn en las transacciones
monetarias (analizamos este tema en detalle en TB1000):

Para simplificar la determinacin de cuentas, en cada registro maestro de artculo puede


especificar que las cuentas se recuperen de un nivel superior:

Nivel de almacn: en este caso, el sistema recupera automticamente las cuentas de la definicin de
almacn. Para actualizar las cuentas en la definicin de almacn, seleccione Gestin Definicin
Inventario Almacenes y seleccione la ficha Finanzas.

Nivel de grupo de artculos: en este caso, el sistema recupera automticamente las cuentas de la
definicin de grupo de artculos. Para actualizar las cuentas en la definicin de grupo de artculos,
seleccione Gestin Definicin Inventario Grupos de artculos y seleccione la ficha
Finanzas.

Nivel de artculo: cualquier cuenta de mayor definida en el nivel de artculo.

Seleccione el mtodo de cuentas de mayor por defecto para nuevos artculos: Gestin
Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha Inventario Artculos campo
Fijar cuentas de mayor por.

Puede especificar cuentas por defecto en Gestin Definicin Finanzas Determinacin de


cuentas de mayor. Estos valores se asignan como valores por defecto en todos los niveles (nivel de
almacn, nivel de grupo de artculos y nivel de artculo).

6-29

FIFO

Cada transaccin de entrada de inventario crea una capa de cantidades vinculadas a costes. Una capa
FIFO se define como la cantidad de un artculo en un almacn con un valor de coste determinado.

Cada transaccin de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las
primeras capas abiertas.

Puede definir un mtodo de valoracin por defecto por grupo de artculos, en Gestin Definicin
Inventario Grupos de artculos ficha General campo Mtodo estndar de valoracin.
Cada artculo que asigne a este grupo recibir automticamente este mtodo de valoracin.

Puede especificar el mtodo de valoracin por defecto para los grupos de artculos recin aadidos.
Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa ficha Inicializacin bsica
campo Mtodo de valoracin de grupos de artculos.

Puede definir si el sistema calcula un precio de inventario para todos los almacenes o un precio de
inventario independiente para cada almacn. Seleccione Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa en la ficha Inicializacin bsica con la casilla Gestionar precios de artculos por almacn.

6-30

Cada transaccin de entrada de inventario crea una "capa" de cantidades vinculadas a costes.

Cada transaccin de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las
primeras capas abiertas.

6-31

6-32

6-33

Determinacin de un sistema de inventario permanente: Gestin Inicializacin sistema


Detalles empresa ficha Inicializacin bsica opcin Utilizar inventario permanente.

Nota: Una vez contabilizada la primera transaccin de inventario, esta opcin se desactiva y su status
no se puede modificar.

Actualizacin de los mtodos de valoracin:

SAP Business One permite modificar el mtodo de valoracin de un artculo. Sin embargo, esto
slo es posible si el artculo no est enlazado a ningn documento pendiente y su cantidad en stock
es cero.

Utilice las ventanas Mtodo de valoracin de stocks y Actualizar mtodo de valoracin para
actualizar el mtodo de valoracin de los artculos.

Puede modificar manualmente el mtodo de valoracin para cada artculo por separado mediante la
ventana Datos maestros artculo.

Actualizacin del coste de artculo calculado para cada artculo: vaya a Inventario Operaciones
de stock Revaloracin de inventario para revalorizar los valores de stock.

6-34

Nota:

El informe de auditora de inventario slo est disponible para las empresas que utilizan el
sistema de inventario permanente.

Para crear escenarios de simulacin, utilice el informe de simulacin de valoracin de inventario.

6-35

Volvamos al pedido de entrada de mercancas que Joe especific segn la entrega que recibi del
proveedor.

Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artculo se calcula
automticamente en cada transaccin de stocks.

Cuando Joe especific el pedido de entrada de mercancas en SAP Business One, el valor de la lista
de precios de compra (100 por unidad) afect el precio unitario del pedido de entrada de
mercancas y tambin el valor del coste de artculo.

El valor del coste de artculo se calcula automticamente, de acuerdo con el mtodo de valoracin
seleccionado para el artculo (Media variable, FIFO, Estndar). El valor del coste de artculo
calculado despus del pedido de entrada de mercancas era 90.

Joe especific una cantidad de 10 reproductores multimedia porttiles. Por lo tanto, el valor total del
asiento creado por el pedido de entrada de mercancas era 1000, y stos son los importes del Haber y
el Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.

El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artculos
multiplicada por el valor del coste de artculo en ese momento (90).

Recuerde que el valor total de la factura en funcin de esa entrega era 440. Se calcul de acuerdo con
la lista de precios de revendedor (110) que se defini como lista de precios por defecto en el registro
de datos maestros de cliente.

6-36

6-37

Debe definir un sistema de inventario no permanente durante la inicializacin bsica de la empresa,


antes de contabilizar transacciones. Una vez que se contabilizan transacciones, no es posible modificar
el sistema de inventario utilizado para la empresa.

Nota: Los siguientes pases tienen un sistema de inventario no permanente como sistema de gestin de
inventario por defecto: Alemania, Israel, Italia, Panam, Sudfrica y Suiza. En la localizacin para
Italia, al trabajar con un sistema de inventario no permanente, tambin es posible trabajar con un
sistema de contabilizacin de cuentas de compras.

6-38

6-39

Pagos manuales: Ejercicios


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Cobros
Al finalizar este ejercicio, podr:
Contabilizar cobros manualmente con distintos medios de pago.

Puede utilizar pagos manuales con el fin de contabilizar pagos para


clientes o proveedores individuales.

1-1

Cobro (con el medio de pago Efectivo)


1-1-1 Cree una factura de clientes.
Cree una factura de clientes para un cliente nacional; por ejemplo,
C20000. Para asegurarse de que no se aplica ningn descuento por
pronto pago, modifique la fecha de vencimiento y seleccione una
fecha que finalice un mes antes (para el ejercicio solamente). Deje
la fecha de contabilizacin como la actual.
Seleccione cualquier artculo. Aada la factura y haga caso omiso
del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento.
1-1-2 Contabilice un cobro en efectivo.
El cliente paga la factura en efectivo. Contabilice un cobro con el
medio de pago Efectivo.
1-1-3 Verifique la contabilizacin.
Revise el asiento contabilizado por el pago.

2-1

1-2

Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque)
1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago.
Cree una factura de clientes para un cliente nacional. Contabilice la
factura con unas condiciones de pago que permitan descuento por
pronto pago.
Sugerencia: Para verificar las condiciones de pago de un cliente,
haga clic en la flecha de navegacin naranja del campo
Condiciones de pago. Si el campo Descuento por pronto pago est
en blanco, seleccione un descuento por pronto pago en la lista
desplegable. Para ver las condiciones del descuento por pronto
pago, haga clic en la flecha de navegacin naranja.
1-2-2 Contabilice un cobro por cheque.
El cliente paga el importe de la factura menos el descuento,
mediante un cheque. Contabilice el pago con el medio de pago
Cheque.
1-2-3 Verifique la contabilizacin.
Revise el asiento para ver si se aplic el descuento por pronto pago.

1-3 Cobro parcial (con el medio de pago Efectivo)


El cliente paga parte de su deuda de una factura de clientes pendiente.
1-3-1 Cree una factura de clientes.
Cree una factura de clientes para un cliente nacional, por ejemplo,
C20000. Modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha
que finalice un mes antes. Deje la fecha de contabilizacin como la
actual.
Seleccione cualquier artculo. Aada la factura y haga caso omiso
del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento.
1-3-2 Contabilice un cobro parcial.
El cliente tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar por
completo la factura. Seleccione la factura y contabilice un cobro
con el medio de pago Efectivo por parte del importe de la factura.
1-3-3 Contabilice un cobro en efectivo por el importe de factura
restante.
El cliente paga el importe restante de la factura en efectivo.
Seleccione la factura y contabilice un cobro. Sugerencia: Utilice la
combinacin de teclas CTRL+B para introducir el saldo restante en
la ventana Medio de pago.
2-2

1-3-4 Verifique el saldo de cuenta del cliente.


Verifique el saldo de cuenta del cliente para ver si la factura se ha
reconciliado por completo.

2-3

2-4

Pagos manuales: Soluciones


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Cobros

1-1

Cobro (con el medio de pago Efectivo)


1-1-1 Cree una factura de clientes.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual>

Fecha de vencimiento

<Fecha pasada>

Contabilice esta factura para cualquier cliente con cualquier


artculo.
Haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de
vencimiento.
1-1-2 Contabilice un cobro en efectivo.
Seleccione Gestin de bancos Cobros Cobros.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo

<Cdigo del cliente que ha


utilizado en el paso anterior>

Seleccione la factura pendiente que contabiliz en el paso anterior.


Seleccione Pasar a Medio de pago, o bien, el icono Medio de
pago en la barra de mens. Tambin puede hacer clic con el botn
derecho y seleccionar la opcin Medio de pago.
Seleccione la ficha Efectivo.
Haga clic en el campo Total.
Seleccione la combinacin de teclas Ctrl+B para copiar el importe
del pago en el campo Total.
Seleccione OK.
Seleccione Aadir para confirmar las entradas.

2-5

Sugerencia:

Para contabilizar pagos en efectivo de clientes espordicos


que no cuentan con un registro de datos maestros, puede
configurar un interlocutor comercial ficticio. Verifique el
cliente C99999 en la base de datos de formacin.

Observe que la cuenta de compensacin de efectivo por


defecto aparece automticamente en la ventana Medio de
pago. Si es necesario, puede seleccionar otra cuenta de
mayor.

1-1-3 Revise la contabilizacin.


Abra el documento de cobro que acaba de crear y desplcese hasta
el asiento a travs del campo Nmero de operacin.
1-2

Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque)
1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual>

Seleccione un artculo (en la ficha Contenido).


Seleccione la ficha Finanzas.
Verifique si las condiciones de pago por defecto permiten
descuentos. Sugerencia: Para verificar las condiciones de pago de
un cliente, haga clic en la flecha de navegacin naranja del campo
Condiciones de pago. Si el campo Descuento por pronto pago est
en blanco, seleccione un descuento por pronto pago en la lista
desplegable. Para ver las condiciones del descuento por pronto
pago, haga clic en la flecha de navegacin naranja.
Autorice el mensaje del sistema. Seleccione Actualizar.
Seleccione OK y Aadir.
1-2-2 Contabilice un cobro por cheque.
El cliente paga el importe de la factura menos el descuento,
mediante un cheque.
Seleccione Gestin de bancos Cobros Cobros.
Nombre de campo o tipo de
datos

2-6

Valores

Cdigo

<Cdigo del cliente que ha


utilizado en el paso anterior>

Seleccione la factura pendiente que contabiliz en el paso anterior.


Seleccione Pasar a Medio de pago.
Seleccione la ficha Cheque.
Pulse Tab para pasar al campo Importe de la lnea.
Seleccione la combinacin de teclas Ctrl+B para copiar el importe
del pago en el campo Importe.
Seleccione OK.
Seleccione Aadir para confirmar las entradas.
Sugerencia:

La cuenta de compensacin de cheques por defecto aparece


automticamente en la ventana Medio de pago, en la parte
superior.

Si los detalles del banco del cliente se definieron en los


datos maestros del cliente, en la ficha Condiciones de pago,
aparecern los detalles por defecto del cheque aqu.

1-2-3 Verifique la contabilizacin.


Abra el documento de pago que acaba de crear y desplcese hasta
el asiento a travs del campo Nmero de operacin. Verifique la
contabilizacin de descuento automtica.
1-3 Cobro parcial (con el medio de pago Efectivo)
El cliente paga parte de su deuda de una factura de clientes pendiente.
1-3-1 Cree una factura de clientes.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual>

Fecha de vencimiento

<Fecha pasada>

Contabilice esta factura para cualquier cliente con cualquier


artculo.
Haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de
vencimiento.
1-3-2 Contabilice un cobro parcial.
Contabilice un cobro parcial realizado en efectivo por el cliente.
Seleccione Gestin de bancos Cobros Cobros.
Nombre de campo o tipo de

2-7

Valores

datos
Cdigo

<Cdigo del cliente que ha


utilizado en el paso anterior>

Seleccione la factura pendiente que contabiliz en el paso anterior.


Haga clic en el campo Pago total de la partida abierta seleccionada
e indique un importe inferior al que se visualiza.
Seleccione Pasar a Medio de pago.
Seleccione la ficha Efectivo.
Observe que el campo Saldo vencido muestra el importe reducido.
Haga clic en el campo Total.
Seleccione la combinacin de teclas Ctrl+B para copiar el importe
del pago en el campo Total.
Seleccione OK.
Seleccione Aadir para confirmar las entradas.
1-3-3 Contabilice un cobro en efectivo por el importe de factura
restante.
Digamos que pasaron unos das y que el cliente paga el importe
restante de la factura en efectivo.
Abra un documento de cobro.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo

<Cdigo del cliente que ha


utilizado en el paso anterior>

Seleccione la factura pendiente en la que contabiliz el pago


parcial en el paso anterior.
Observe que el campo Saldo vencido muestra el importe pendiente
de la factura. Dejamos el importe Total pago como est, ya que el
cliente paga toda la deuda de la cuenta en esta factura.
Seleccione Pasar a Medio de pago.
Seleccione la ficha Efectivo.
Haga clic en el campo Total.
Seleccione la combinacin de teclas Ctrl+B para copiar el importe
del pago restante en el campo Total.
Seleccione OK.
Seleccione Aadir para confirmar las entradas.
1-3-4 Verifique el saldo de cuenta del cliente.
Abra el documento de cobro que acaba de crear.

2-8

Seleccione la flecha naranja situada a la izquierda del cdigo de


interlocutor comercial. Se abren los datos maestros del interlocutor
comercial.
Seleccione la flecha naranja situada a la izquierda del importe del
saldo de cuenta.
Marque la casilla de seleccin Visualizar slo operaciones no
reconciliadas. Asegrese de que la factura y los dos pagos
parciales no se visualizan.

2-9

Reconciliacin de depsitos y extractos bancarios:

Ejercicios
Unidad: Gestin de bancos
Tema: Depsitos de efectivo y cheques
Al finalizar este ejercicio, podr:
Contabilizar un depsito en efectivo.
Contabilizar un depsito de cheques.
Transferir dinero de la caja registradora a la cuenta bancaria: tambin
depositar en la cuenta bancaria cheques recibidos de los clientes. Esto
debe reflejarse en el sistema contable y controlarse desde ste.

2-1

Contabilice un depsito en efectivo.


Tiene 2000 en el saldo de caja (o en la caja para gastos menores) que
recibi como pagos en efectivo. Ingresa este importe en el banco.
Contabilice esta transaccin como un depsito.

2-2

Contabilice un depsito de cheques.


Usted tiene un cheque que recibi de uno de sus clientes. Contabilice esta
transaccin como un depsito.

2-9

2-10

Reconciliacin de depsitos y extractos bancarios:

Soluciones

Unidad: Gestin de bancos


Tema: Depsitos de efectivo y cheques

2-1

Contabilice un depsito en efectivo.


Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito.
Seleccione la ficha Efectivo.
Observe que la cuenta de compensacin de efectivo por defecto
aparece automticamente como la cuenta desde la que deposita dinero.
Tambin aparece el saldo de esta cuenta. Aparece como importe en el
Debe ya que deposita dinero de una cuenta que contiene algn importe.
Puede seleccionar diferentes Cuentas monetarias si deposita dinero
desde otra cuenta.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta bancaria

<seleccione la cuenta de banco


propio en la que depositar
efectivo>

Cuenta de mayor

<Nmero de cuenta de la
cuenta de saldo de caja>

Importe

2.000

Seleccione Aadir.

2-11

2-2

Contabilice un depsito de cheques.


Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito.
Seleccione la ficha Cheques.
Observe que Cheques al portador, los cheques que tienen Fecha de
vencimiento de hoy y que todava no se depositaron aparecen en la
tabla de cheques.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta bancaria

<seleccione la cuenta de banco


propio en la que depositar
cheques>

Cheques

Seleccione el cheque que


recibi de su cliente en el
ejercicio de Cobro.

Sugerencia: Puede seleccionar varios cheques en un depsito con la


combinacin CTRL + Clic o Shift + Clic.
Seleccione Aadir.

2-12

Sistema de pago: Ejercicios


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Asistente de pago
Al finalizar este ejercicio, podr:

Utilizar el asistente de pago.

Para procesar con eficacia varios pagos para varios interlocutores


comerciales, utilice el asistente de pago.

Ejecute la tarea 3-1 (Pago por cheque) o 3-2 (Transferencia bancaria), segn
el mtodo de pago que prefiera.
3-1

Pago efectuado con el sistema de pago: Pago por cheque.


3-1-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Pago por cheque.
Abra cualquier proveedor nacional, por ejemplo, V10000 y
asegrese de que la condicin de pago sea Base de caja - y que
el mtodo Pago por cheque est disponible para los cheques
emitidos.
Sugerencia: Para verificar la condicin de pago, abra el registro
maestro de interlocutor comercial y seleccione la ficha Condiciones
de pago. Para verificar el mtodo de pago, seleccione la ficha
Sistema de pago.
Su utiliza la base de datos de demostracin del Reino Unido:
Abra la ventana Mtodo de pago para cheques emitidos: Definicin
y asegrese de que el Banco propio definido para este mtodo es
Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco propio definido,
modifquelo a Barclays Bank.
Actualice el mtodo de pago.
Adems, asegrese de que el Banco propio definido para el
proveedor en la ficha Sistema de pago es Barclays Bank (banco
propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifquelo a
Barclays Bank.

2-13

3-1-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida.


Cree una factura de proveedores para el acreedor. Contabilice esta
factura para el proveedor del paso anterior que tenga un artculo.
Para asegurarse de que no se aplica ningn descuento por pronto
pago, modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha
que finalice un mes antes. Fije la fecha de contabilizacin como la
actual.
Aada la factura y haga caso omiso de los mensajes de advertencia.
3-1-3 Utilice el asistente de pago.
Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor con
cheque. Suponga que ejecuta el asistente de pago una vez a la
semana.

3-2

Pago efectuado con el sistema de pago: Transferencia bancaria


(opcional)
3-2-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Transferencia
bancaria.
Abra el proveedor V10000 y asegrese de que la condicin de pago
sea Base de caja - y que el mtodo de pago Transferencia
bancaria emitida (Cdigo de va de pago = Transferencia
bancaria emitida) est disponible.
Sugerencia: Para verificar la condicin de pago, abra el registro
maestro de interlocutor comercial y seleccione la ficha Condiciones
de pago. Para verificar el mtodo de pago, seleccione la ficha
Sistema de pago.
Asegrese de que la cuenta bancaria de interlocutor comercial del
registro maestro de proveedores se encuentra en el mismo pas que
el interlocutor comercial.
3-2-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida.
Cree una factura de proveedores para el acreedor. Para asegurarse
de que no se aplica ningn descuento por pronto pago, modifique la
fecha de vencimiento y seleccione una fecha que finalice un mes
antes. Fije la fecha de contabilizacin como la actual.
Aada la factura y haga caso omiso de los mensajes de advertencia.
3-2-3 Utilice el asistente de pago.
Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor
mediante transferencia bancaria. Suponga que ejecuta el asistente
de pago una vez a la semana.

2-14

Sistema de pago: Soluciones


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Asistente de pago

3-1

Pago efectuado con el asistente de pago: Pago por cheque


3-1-1 Prepare el registro maestro de proveedores.
Seleccione Interlocutores comerciales Datos maestros de
interlocutor comercial.
Seleccione un proveedor nacional.
Seleccione la ficha Condiciones de pago.
Indique Base de caja en el campo Condiciones de pago.
Seleccione la ficha Sistema de pago.
Incluya el mtodo de pago Cheques emitidos.
Su utiliza la base de datos de demostracin del Reino Unido:
Abra la ventana Mtodo de pago para cheques emitidos:
Definicin y asegrese de que el Banco propio definido para este
mtodo es Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco
propio definido, modifquelo a Barclays Bank.
Actualice el mtodo de pago.
Adems, asegrese de que el Banco propio definido para el
proveedor en la ficha Sistema de pago es Barclays Bank (banco
propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifquelo a
Barclays Bank.
Actualice los datos maestros del proveedor.

2-15

3-1-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida.


Seleccione Compras - proveedores Factura de proveedores.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha anterior>

Fecha de vencimiento

<Fecha actual menos 1 mes>

Contabilice esta factura para el proveedor del paso anterior que


tenga un artculo.

3-1-3 Utilice el asistente de pago.


Seleccione Gestin de bancos Asistente de pago.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Iniciar asistente nuevo.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual ms siete das>

Seleccione Pago.
Seleccione Cheque.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Aadir.
Seleccione OK.
Slo seleccione el proveedor para el que ha contabilizado la factura
de proveedores en el paso anterior.
Seleccione Siguiente.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de vencimiento

<Fecha actual ms quince


das>

Seleccione Siguiente.
Seleccione el mtodo de pago Cheques emitidos.
Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de
recomendaciones.
Seleccione los pagos que desea generar.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Ejecutar. Seleccione Siguiente.

2-16

Aparece una ventana que dice El asistente de pago se ha ejecutado


con xito.
Seleccione OK.
Compruebe si el sistema ha creado correctamente los documentos
de pago.
Seleccione: Gestin de bancos Pagos Pagos.
Vaya hasta el ltimo registro de datos. El indicador Creado por
asistente de pagos est definido en el documento de pagos.

3-2

Pago efectuado con el asistente de pago: Transferencia bancaria


(opcional)
3-2-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Transferencia
bancaria.
Abra el proveedor V10000 y asegrese de que est introducida la
condicin de pago Base de caja - y que el mtodo de pago
Transferencia bancaria emitida (Cdigo de va de pago =
Transferencia bancaria emitida) est disponible.
Seleccione Interlocutor comercial Datos maestros de
interlocutor comercial.
Seleccione el proveedor V10000.
Seleccione la ficha Condiciones de pago.
Indique Base de caja en el campo Condiciones de pago.
Asegrese de que la cuenta bancaria de interlocutor comercial del
registro maestro de acreedor se encuentra en el mismo pas que el
interlocutor comercial.
Seleccione la ficha Sistema de pago.
Incluya el mtodo de pago Transferencia bancaria emitida.
3-2-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida.
Cree una factura de proveedores para el proveedor V10000 cuya
fecha de vencimiento sea de un mes antes. Puede contabilizar esta
factura en el perodo contable actual y slo cambiar manualmente
la fecha de vencimiento. Ignore los mensajes de advertencia que
aparecern.
Seleccione Compras - proveedores Factura de proveedores.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Proveedor

V10000

2-17

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual>

Fecha de vencimiento

<Fecha actual menos 1 mes>

Contabilice esta factura para el proveedor que tenga un artculo.

3-2-3 Utilice el asistente de pago.


Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor
mediante transferencia bancaria. Suponga que ejecuta el asistente
de pago una vez a la semana.
Seleccione Gestin de bancos Asistente de pago.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Iniciar asistente nuevo.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual ms siete das>

Seleccione Pago.
Seleccione Transferencia bancaria.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Aadir.
Seleccione OK.
Seleccione nicamente el proveedor V10000.
Seleccione Siguiente.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de vencimiento (sin


incluir das de tolerancia)

<Fecha actual ms quince


das>

Seleccione Siguiente.
Seleccione el mtodo de pago Transferencia bancaria emitida.
Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de
recomendaciones.
Seleccione los pagos que desea generar.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Ejecutar.
Seleccione Siguiente.
Aparece una ventana que dice El asistente de pago se ha ejecutado
con xito.
Seleccione OK.

2-18

Compruebe si el sistema ha creado correctamente los documentos


de pago.
Seleccione: Gestin de bancos Pagos efectuados Pagos
efectuados.
Vaya al ltimo registro de datos. El indicador Creado por asistente
de pagos est definido en el documento de pagos.

2-19

Procesamiento de extracto bancario:


Soluciones
Unidad: Gestin de bancos
Leccin: Gestin de reconciliacin externa en la cuenta
bancaria: Procesamiento de extracto bancario
4-1

Seleccione una empresa con procesamiento de extracto bancario.


Seleccione una empresa en la que Procesamiento de extracto bancario ya se
haya instalado e implementado.
Seleccione Gestin Seleccionar sociedad GL.
Seleccione el nombre de la base de datos que le facilit su instructor.
Seleccione OK.

4-2

Defina una cuenta de contrapartida en la cuenta bancaria para los


importes de intereses.
Defina una cuenta de contrapartida en la cuenta bancaria cuando se
contabilice un importe de intereses en el extracto bancario.
Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos
Procesamiento de extracto bancario Cdigos internos de
operacin bancaria
Haga doble clic en la lnea de intereses bancarios e introduzca el
cdigo de inters bancario de la cuenta de mayor para transacciones de
transferencias bancarias.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

650.000 (inters bancario


pagado)

Seleccione Actualizar en la ventana Detalles de operacin y en la ventana


Cdigos internos de operacin bancaria.
4--3 Cree facturas de clientes con fecha vencida.
Con el fin de procesar los cobros del extracto bancario, es necesario
contabilizar las facturas de clientes en el sistema. Contabilice estas facturas
de clientes con fecha vencida en el cliente C20000.

2-19

4-3-1

Cree dos facturas de clientes; cada una con un importe total de


factura de 500. Seleccione cualquier artculo y modifique el precio
de la unidad a 500 en forma manual.
Seleccione un grupo exento de impuestos.
Seleccione Ventas clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cliente

C20000

Fecha de contabilizacin

Fecha actual

Fecha de vencimiento

Fecha actual menos 1 mes

Nmero de artculo

Seleccione un artculo

Precio por unidad

500

Indicador de impuestos

X0 (exento)

Seleccione Aadir.
Autorice los mensajes del sistema.
Repita estos pasos con los mismos valores para crear la segunda
factura de clientes.
4-3-2

Cree una factura de cliente, con un importe total de factura de


2.000. Seleccione cualquier artculo y modifique el precio de la
unidad a 2.000 en forma manual.
Seleccione un grupo exento de impuestos.
Introduzca un nmero de referencia de cliente. 666333
Seleccione Vetas clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cliente

C20000

Fecha de contabilizacin

Fecha actual

Fecha de vencimiento

Fecha actual menos 1 mes

Nmero de ref.Cliente

666333

Nmero de artculo

Seleccione un artculo

Precio por unidad

2.000

Indicador de impuestos

X0 (exento)

Seleccione Aadir.
Autorice los mensajes del sistema.

2-20

4-4

Introduzca la informacin de resumen de extracto de cuenta bancaria.


Usted recibe un extracto bancario del banco propio Barclays Bank, cdigo
bancario 12345678. Seleccione los detalles del banco.
Seleccione Gestin de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones
externas Procesamiento de extracto bancario.

4-5

Nombre de campo o tipo de


datos

Valores

Pas

Reino Unido

Banco

Barclays Bank

Cuenta

<Seleccione el nmero de
cuenta>

Introduzca los detalles del extracto bancario.


Seleccione el pulsador Crear nuevo.
Introduzca la informacin siguiente en la ventana de detalles de extracto
bancario:
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

N extracto cuenta

Fecha extracto cuenta

Fecha actual

Saldo inicial

Saldo final

2.940

2-21

Registre los detalles que aparecen en el extracto bancario. Sugerencia: Siga


las instrucciones paso a paso que se ofrecen despus de la tabla.
Cdigo externo
de operacin
bancaria

Doc.cuenta
mayor: N
identificacin

Importe de
entrada

808
Inters de la
cuenta
051
Transferencia
bancaria

Importe de
salida

Cdigo
IC

60

El nmero de
referencia
factura de
clientes es el
del paso 4-3-2:
666333

051
Transferencia
bancaria

2.000

1.000

2-22

C20000

Instrucciones paso a paso:


Registre los artculos en el extracto de cuenta:
1er artculo
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo externo

808

Importe saliente

60

2do artculo
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo externo

051

Doc.cuenta mayor: N
identificacin.

Seleccione el icono de lista de


seleccin. En la pantalla que se
abre, indique la siguiente
informacin:
Identificacin
de documento

Introduzca el
nmero de
referencia
factura de
clientes del
paso 4-3-2:
666333

Importe
entrante

2.000

3er artculo
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo externo

051

Importe entrante

1.000

Doc.cuenta mayor: N
identificacin.

Dejar en blanco

Cdigo IC

C20000

2-23

4-6

Procese el extracto bancario.


Cree una propuesta de contabilizacin y asigne las dos facturas de
clientes de 500 al importe de entrada no compensado de 1.000:
Seleccione Propuesta contabilizacin para lneas no compensadas.
Las dos primeras partidas se compensan y seleccionan automticamente.
Seleccione la columna Compens./Selec. para cada factura de clientes con un
importe de 500. El sistema lo iguala con el importe entrante de 1.000 y
establece el status en Compens./Selec.

4-7 Finalice el extracto bancario y verifique la contabilizacin en el libro


mayor.

Seleccione Finalizar para contabilizar las transacciones de pago y reconciliar


las partidas individuales abiertas.
Autorice el mensaje del sistema.
La ventana Extracto bancario: Detalles debe cambiar al modo comprimido.
Si esto no sucede, seleccione Comprimir todo.
Para cada lnea del extracto bancario finalizado, seleccione la flecha naranja
en el campo Doc.cuenta mayor: N identificacin. Verifique que las
contabilizaciones del sistema coincidan con la tabla:
Lnea

Documento contabilizado

Pago efectuado por 60

Cobro con la factura de clientes por 2.000 seleccionada.

Cobro con las dos facturas de clientes por 500 seleccionadas.

2-24

Ejercicios
Unidad: Gestin de bancos
Tema:

Gestin de reconciliacin externa en la cuenta


bancaria: Reconciliacin manual

Al finalizar este ejercicio, podr:

Utilizar la funcin de reconciliacin manual.

Utilice la funcin de reconciliacin manual para comparar las


transacciones registradas en SAP Business One con el saldo recibido del
banco y para crear ajustes, si es necesario.

5-1

Escriba el saldo final del extracto bancario externo, segn una


determinada fecha.
Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para la cuenta
bancaria con un saldo final de XXX. El extracto bancario est actualizado a
da de hoy.
Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor.

5-1-1 Introduzca los detalles del extracto bancario.


Seleccione el cdigo de cuenta bancaria.
Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor.
Introduzca la fecha actual como fecha de fin.
Seleccione OK para abrir la ventana Reconciliacin de extractos
bancarios.

5-2

Compense dos transacciones.


La tabla muestra las transacciones pendientes tal como se han registrado en los
libros. Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One.
Seleccione dos transacciones que desea compensar con el saldo final actual.

2-25

El instructor especificar una transaccin de pago y una de depsito.

Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas
seleccionadas. El campo Diferencia tambin se actualiza.
5-3

Cree ajustes.
Ver que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el
saldo final. En este caso, podemos crear una correccin.
Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante.
5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana.
Seleccione Cheques para pagos.
Seleccione OK.
5-3-2 Cheques para pagos
Seleccione un proveedor.
Sugerencia: Seleccione un proveedor con la combinacin CTRL +
Tab.
Seleccione la cuenta bancaria para la cuenta de mayor del Haber.
En el campo de comentarios, escriba: Pago a cuenta.
Introduzca el importe de diferencia como el importe del cheque.
Selecciones los detalles del cheque y del banco para el cheque creado
en esta ventana.
5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliacin.
En la tabla ver el asiento de correccin se ha aadido
automticamente y se ha seleccionado como compensado.
Ahora la diferencia es cero.

5-4

Reconcilie la cuenta bancaria.


Una vez que estemos seguros de que la seleccin es correcta, podemos
reconciliar las transacciones elegidas que se registraron en SAP Business One
con respecto al balance recibido del banco.
5-4-1 Seleccione Reconciliar. La reconciliacin ha concluido con xito.

2-26

Procesamiento de extracto bancario: Soluciones


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Gestin de reconciliacin externa en la cuenta
bancaria: Reconciliacin manual

5-1

Escriba el saldo final del extracto bancario externo, segn una


determinada fecha.
Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para la cuenta
bancaria con un saldo final de XXX. El extracto bancario est actualizado a
da de hoy.
Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor.
5-1-1 Introduzca los detalles del extracto bancario.
Seleccione Gestin de bancos Extractos bancarios y
reconciliaciones externas Reconciliacin manual.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo de cuenta

161000

Saldo final

Proporcionado por su
instructor

Fecha final

Hoy

Seleccione OK para abrir la ventana Reconciliacin de extractos


bancarios.

5-2

Compense dos transacciones.


La tabla muestra las transacciones pendientes tal como se han registrado en los
libros. Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One.
En la columna Compensado, seleccione las casillas para cada transaccin que
desea compensar con el saldo final actual.
El instructor especificar una transaccin de pago y una de depsito.

2-27

Podr ver que el campo Stock terico compensado se actualiza segn las lneas
seleccionadas. El campo Diferencia tambin se actualiza.
5-3

Cree ajustes.
Ver que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el
saldo final. En este caso, podemos crear una correccin.
Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante.
5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana.
Seleccione Cheques para pagos.
Seleccione OK.
5-3-2 Cheques para pagos.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

En favor de

Seleccione un proveedor
con la combinacin CTRL +
Tab

Cuenta de mayor de abono

161000

Comentarios

Pago a cuenta

Importe

Diferencia de XX

Pas

Reino Unido

Banco

Seleccione un banco

Seleccione Aadir.
5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliacin.
En la tabla ver el asiento de correccin se ha aadido
automticamente y se ha seleccionado como compensado.
Ahora la diferencia es cero.
5-4

Reconcilie la cuenta bancaria.


Una vez que estemos seguros de que la seleccin es correcta, podemos
reconciliar las transacciones elegidas que se registraron en SAP Business One
con respecto al balance recibido del banco.
5-4-1 Seleccione Reconciliar. La reconciliacin ha concluido con xito.

2-28

Procesamiento de extracto bancario: Ejercicio


Unidad: Gestin de bancos
Tema: Gestin de reconciliacin externa en la cuenta
bancaria: Reconciliacin
Al finalizar este ejercicio, podr:

Utilizar la funcin de reconciliacin.

Las funciones de reconciliacin le permiten realizar reconciliaciones para


cuentas de mayor e interlocutores comerciales, en forma manual,
automtica o con un asistente. En este ejercicio, practicaremos la opcin
manual.
6-1

Registre el extracto bancario externo recibido del banco.


Ha recibido por correo un extracto bancario impreso.
6-1-1

Nota: Si la opcin de men Tratar extracto cuenta externo no


aparece en el men principal, mustrela con el icono
Parametrizaciones formulario de la ventana del men principal y
brala.
Seleccione la cuenta de mayor bancaria.
Introduzca algunas lneas manualmente: proporcionado por su
instructor
En cada lnea introduzca: fecha, referencia, detalles, importe de
Haber, importe de Debe.
Seleccione Actualizar.

6-2

Para la cuenta bancaria, reconcilie las transacciones de Extracto bancario


externo con las transacciones registradas en los libros, en SAP Business
One.
6-2-1

Abra la ventana Reconciliacin.


Seleccione el cdigo de cuenta bancaria y asegrese de que la
opcin Manual est seleccionada.
Introduzca la fecha actual como fecha de vencimiento.
Seleccione Reconciliar.

2-29

6-2-2

Reconcilie externamente las transacciones que registr en el


Extracto bancario externo y, si es necesario, realice transacciones
de compensacin para comparar sus datos con los datos del banco.

6-2-3

Cree un asiento manual como la transaccin de compensacin para


registrar el importe de la comisin o del inters.

2-30

Procesamiento de extracto bancario: Soluciones


Unidad: Gestin de bancos
Tema:

6-1

Gestin de reconciliacin externa en la cuenta


bancaria: Reconciliacin

Registre el extracto bancario externo recibido del banco.


Ha recibido por correo un extracto bancario impreso.
6-1-1

Introduzca algunas lneas manualmente:


Seleccione Gestin de bancos: Extractos bancarios y
reconciliaciones externas Tratar extracto cuenta externo (si la
opcin de men no aparece en el men principal, mustrela con el
icono Parametrizaciones de formulario de la ventana del men
principal).
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

161000

Fecha

Proporcionado por su
instructor

Referencia

Proporcionado por su
instructor

Detalles

Proporcionado por su
instructor

Importe en el Haber/Importe en
el Debe

Proporcionado por su
instructor

Repita estos pasos con diferentes valores para registrar algunas


lneas ms.
Seleccione Actualizar.
6-2

Para la cuenta bancaria, reconcilie las transacciones de Extracto bancario


externo con las transacciones registradas en los libros, en SAP Business
One.
6-2-1

Abra la ventana Reconciliacin.


Seleccione Gestin de bancos Extractos bancarios y
reconciliaciones externas Reconciliacin.

2-31

Se abrir la ventana Reconciliacin externa: Criterios de seleccin.


Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

161000

Opcin

Manual

Fecha de vencimiento a

Hoy

Seleccione Reconciliar.
6-2-2

Reconcilie externamente las transacciones que registr en el


Extracto bancario externo y, si es necesario, realice transacciones
de compensacin para comparar sus datos con los datos del banco.
Las transacciones bancarias registradas en sus libros en SAP
Business One aparecen a la izquierda. Las transacciones registradas
por el banco aparecen a la derecha.
En la parte derecha, ubique las lneas que introdujo manualmente en
la ventana Tratar extracto cuenta externo.
Haga doble clic en las lneas para moverlas a las tablas inferiores.
En la parte de Libros, busque las transacciones correspondientes de
SAP Business One.
Haga doble clic en las lneas para moverlas a las tablas inferiores.
Asegrese de seleccionar una lnea adicional de comisin o inters
en el lado de Extracto externo.
Haga clic en Reconciliacin.

6-2-3

Cree una transaccin de compensacin.


El sistema muestra el mensaje: Reconciliacin no compensada.
Crear asiento compensacin? Seleccione OK para abrir la ventana
Asiento.
La cuenta bancaria con el importe de comisin o inters ya se
visualiza. Seleccione una cuenta de contrapartida para completar el
asiento.
Haga clic en Aadir.
Las lneas estn reconciliadas.

2-32

Plan de cuentas: Ejercicios


Unidad: Finanzas
Tema: Gestin del plan de cuentas
Al finalizar este ejercicio, podr:

Crear, modificar y borrar cuentas de mayor.

La empresa dispone de un nuevo banco propio y es necesario


crear una cuenta de balance para el mismo en el plan de cuentas.
La empresa ha realizado un upgrade de su servicio de Internet. El
departamento de contabilidad desea contabilizar los costes del
servicio de Internet en una nueva cuenta de gastos.
1-1

Transacciones
Qu funcin utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de
mayor?
__________________________________________________________
_
Qu funcin utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas?
__________________________________________________________
_

1-2

Cree un ttulo de balance y una cuenta activa.


Su empresa abri una nueva cuanta en el Banco nacional. Ello implica
que el departamento de contabilidad debe aadir esta informacin al plan
de cuentas existente.
1-2-1 Cree una nueva cabecera.
Seleccione el cajn correspondiente del plan de cuentas.
Aada una nueva cuenta de cabecera en la seccin del cajn que
contiene activos bancarios. Proporcione un nmero de cuenta
adecuado y el nombre Banco Nacional.

1-2-2 Defina la cuenta de mayor bancaria.

3-1

En el nuevo ttulo Banco Nacional, cree una cuenta activa para


el Banco Nacional (nacional) con un nmero de cuenta
adecuado. Gestione la cuenta en la moneda local.
La moneda nacional es la moneda definida en el campo Moneda
local de la ficha Inicializacin bsica en Gestin Inicializacin
sistema Detalles empresa.

1-3

Cree una cuenta de gastos.


El departamento de contabilidad desea registrar el coste del acceso y el
uso de Internet en una cuenta de gastos separada.
Defina una cuenta de gastos con para Internet con el nombre Internet.
Seleccione el cajn de gastos de explotacin (costes) y aada la cuenta
en un ttulo de gastos adecuado. Gestione la cuenta en la moneda local.
Asegrese de especificar la clase de cuenta correcta.

1-4

Borre una cuenta.


Seleccione una cuenta de activo existente que no tenga
contabilizaciones. Elimine la cuenta.

3-2

Plan de cuentas: Soluciones


Unidad: Finanzas
Tema: Gestin del plan de cuentas

1-1

Transacciones
Qu funcin utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de
mayor?
Finanzas Plan de cuentas
Qu funcin utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas?
Finanzas Tratar plan de cuentas
.

1-2

Cree un ttulo de balance y una cuenta activa.


1-2-1

Cree una nueva cabecera.


Seleccione Finanzas Tratar plan de cuentas.
Seleccione el cajn de Activos y, luego, OK.
Seleccione una cuenta de nivel 4 existente de la seccin Activos
y, a continuacin, seleccione Aadir cuenta del mismo nivel.
Asegrese de que el pulsador de radio Ttulo est seleccionado.
Indique la informacin detallada de cuenta.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor

<Escriba un nmero
adecuado>

Nombre de cuenta

Banco Nacional

Posicin de la cuenta de mayor

<Puede seleccionar de la lista


desplegable o dejar la
definicin que ya existe.>

Seleccione Actualizar para grabar el ttulo.

1-2-2

Defina la cuenta de mayor bancaria.

3-3

Seleccione Finanzas Plan de cuentas.


Resalte el nuevo ttulo Banco nacional.
Seleccione Datos Aadir.
Introduzca los siguientes datos.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor

<Escriba un nmero
adecuado>

Nombre

Banco Nacional (nacional)

Moneda

<La moneda local>

Seleccione Aadir.
1-3

Cree una cuenta de gastos.


Seleccione Finanzas Plan de cuentas.
Seleccione el cajn Ingresos y gastos.
Seleccione un ttulo de gastos adecuado bajo el que desea crear la cuenta.
Seleccione Datos Aadir.
Seleccione Cuenta activa.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

<Escriba un nmero adecuado>

Nombre

Internet

Cdigo externo

Dejar en blanco

Moneda

<la moneda local>

Clase de cuenta

Gastos

Seleccione Aadir.

3-4

1-4

Elimine una cuenta.


Seleccione Finanzas Tratar plan de cuentas.
Seleccione Activos.
Seleccione OK.
Seleccione una cuenta activa y haga clic con el botn derecho para ver el
men contextual.
Seleccione Avanzado y, luego, Borrar cuenta.
Seleccione Actualizar.

Nota: Requisitos previos para borrar cuentas de mayor.


No se han contabilizado transacciones en la cuenta, incluido el saldo

inicial.
La cuenta:
o No est definida como una cuenta asociada.
o No est incluida en la Determinacin de cuentas de mayor.

3-5

3-6

Asientos: Ejercicios
Unidad: Finanzas
Tema: Introduccin de un asiento manual
Al finalizar este ejercicio, podr:
Contabilizar asientos manuales.
Anular un asiento contabilizado.
La mayora de las transacciones registradas en el libro mayor se
generan directamente a partir de documentos de SAP Business
One. Adems, el departamento de contabilidad puede utilizar
asientos para hacer ajustes manuales en el libro mayor.

2-1

Contabilice un asiento.
Se desea transferir dinero de una cuenta bancaria a la nueva cuenta del
Banco Nacional.
Contabilice una transferencia bancaria con un valor de 10.000 en la cuenta
de mayor del Banco Nacional (nacional) que ha creado. Utilice una
cuenta bancaria existente como cuenta de contrapartida.
Introduzca Transferencia bancaria como referencia en Comentarios.

2-2

Verifique que la contabilizacin se realiz correctamente.


2-3-1 Verifique el saldo de la cuenta Banco nacional (nacional).
2-3-2 A partir de la visualizacin del saldo de la cuenta Banco Nacional,
navegue hasta el asiento.

2-3

Anule un asiento.
Anule el asiento realizado en el paso 2-1 y vea qu efectos tiene esta
anulacin.

3-7

Asientos: Soluciones
Unidad: Finanzas
Tema: Introduccin de un asiento manual

2-1

Contabilice un asiento.
Seleccione Finanzas Asiento.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento

<Fecha actual>

Fecha de contabilizacin

<Fecha actual>

Fecha de documento

<Fecha actual>

Comentarios

Transferencia bancaria

Primer artculo
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Nombre IC

Banco Nacional (nacional)

Debe

10.000

Segundo artculo
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Cdigo IC.

<Otra cuenta bancaria>

Haber

10.000

Seleccione Aadir para contabilizar el documento.

2-2

Verifique contabilizaciones.
2-2-1
Visualice el saldo.
Seleccione Finanzas Plan de cuentas.
Seleccione Banco Nacional (nacional). El sistema muestra el
3-9

saldo en el campo Saldo.

2-2-2 Visualice el asiento.


Desde la pantalla del plan de cuentas, seleccione la flecha de
navegacin naranja ubicada a al izquierda del importe Saldo. El
sistema muestra todas las operaciones contabilizadas en la cuenta.
Seleccione la flecha de navegacin naranja para visualizar el
asiento original.
2-3

Anule un asiento.
Seleccione Finanzas Asiento.
Con el icono Registro de datos anterior en la barra de mens, visualice le
asiento que contabiliz en el paso 2-1. Tambin puede buscar
Transferencia bancaria en el campo Comentarios.
Desde la barra de mens, seleccione Datos Cancelar. O haga clic con
el botn derecho y seleccione Cancelar.
Seleccione S en la ventana de dilogo Crear anulacin para esta
transaccin?
El asiento anulado se visualiza en la pantalla Asiento.
Seleccione Aadir.

3-10

Herramientas de contabilizacin: Ejercicios


Unidad: Finanzas
Tema: Herramientas de contabilizacin
Al finalizar este ejercicio, podr:
Crear un documento preliminar y contabilizarlo como
asiento.
Crear y utilizar modelos de contabilizacin.
Crear y ejecutar contabilizaciones peridicas.
Las herramientas de contabilizacin permiten al departamento de
contabilidad:

3-1

Revisar un documento preliminar antes de la


contabilizacin.

Crear fcilmente asientos a partir de modelos.

Contabilizar automticamente asientos repetitivos.

Cree un documento preliminar.


Cree un nuevo documento preliminar e introduzca dos asientos.
Grabe el documento preliminar.

3-2 Modifique y contabilice el documento preliminar grabado.


Seleccione el documento preliminar que acaba de crear y uno de los
asientos.
Efecte una modificacin en el importe del asiento.
Contabilice los dos asientos.
Compruebe que el sistema haya introducido los asientos en el libro mayor.
3-3

Verdadero o falso?
3-3-1 Slo puede aadir un asiento a un documento preliminar si cuadran
los artculos del Debe y el Haber.
___________________________

3-11

3-3-2 No puede contabilizar asientos individuales de un documento


preliminar en el libro mayor.
___________________________

3-4

Utilice modelos de contabilizacin.


Desea pagar a sus empleados un complemento anual del 15%.
3-4-1 Cree un modelo de contabilizacin que contabilice:
- El 115% del salario del empleado en la cuenta del empleado
(pasivo).
- El 100% del salario del empleado en la cuenta de gastos adecuada
para los salarios.
- El 15% del salario del empleado en la cuenta de gastos adecuada
para los complementos.
En la lnea de pasivo, deje vaco el campo Cuenta de
mayor/Cdigo IC. Indique la descripcin Cuenta de empleado en
el campo Cuenta de mayor/Nombre IC.
3-4-2 Utilice el modelo de contabilizacin que acaba de crear con el fin
de contabilizar un asiento para pagar un complemento al empleado.
El empleado tiene un registro de datos maestros con el Cdigo IC
V99001.

3-5

Ejecute las contabilizaciones peridicas.


Cada mes, la empresa paga un importe de gastos fijos de 200 unidades,
IVA excluido, al proveedor V20000 en concepto de actualizacin de la
pgina inicial.
3-5-1 Cree una contabilizacin peridica que contabilice mensualmente
los acreedores en la cuenta de proveedor. En el campo, Ref 1,
introduzca el nmero de contrato 08400. La primera fecha de
ejecucin es el da de hoy. Los gastos se registran en la cuenta
Internet. Seleccione un cdigo de IVA adecuado.
3-5-2 Ejecute la contabilizacin peridica.
Sugerencia: Active el indicador Visualizar contabilizaciones
peridicas para ejecucin en Gestin Inicializacin
sistema Parametrizaciones generales, en la etiqueta
Servicios para visualizar estas contabilizaciones
automticamente cuando entre al sistema.

3-12

Herramientas de contabilizacin: Soluciones


Unidad: Finanzas
Tema: Herramientas de contabilizacin

3-1

Cree un documento preliminar.


Seleccione Finanzas Documentos preliminares.
Seleccione Aadir entrada a documento nuevo.
Introduzca el asiento que desee. Por ejemplo, se puede contabilizar un
importe en el Debe como gasto en una cuenta de gastos y el mismo
importe en el Haber en la cuenta bancaria.
Seleccione Aadir a documento.
Indique un segundo asiento de su eleccin. Seleccione Aadir a
documento. Cierre la ventana.
Actualice la pantalla Documentos preliminares.

3-2

Modifique y contabilice el documento preliminar grabado.


Seleccione Finanzas Documentos preliminares.

Resalte el documento preliminar que acaba de crear.

Haga doble clic en una de las operaciones y modifique los datos en


la entrada del documento preliminar.

Seleccione Actualizar. Seleccione OK.

3-13

En la ventana Documentos preliminares, seleccione Contabilizar


documento.

Seleccione S en el mensaje del sistema.

Compruebe que se han registrado las contabilizaciones en el libro mayor.

3-3

Seleccione Finanzas Asiento.

Seleccione Registro de datos anterior para visualizar la segunda


entrada que contabiliz en el documento preliminar. Seleccione
Registro de datos anterior para visualizar la segunda entrada que
contabiliz en el documento preliminar.

Verdadero o falso?
3-3-1

Slo puede aadir un asiento a un documento preliminar si


cuadran los artculos del Debe y el Haber.
___________________________
Falso. Tambin puede aadir asientos en un documento preliminar
aunque no cuadren las columnas del Debe y el Haber. No tiene
que cuadrar los asientos mientras no contabilice el documento
preliminar en el libro mayor.

3-3-2

No puede contabilizar asientos individuales de un documento


preliminar en el libro mayor.
___________________________
Verdadero. Cuando se contabiliza el documento preliminar, el
sistema contabiliza todos los asientos en el documento preliminar.

3-14

3-4

Utilice modelos de contabilizacin.


3-4-1 Cree un modelo de contabilizacin.
Seleccione Finanzas Modelos de contabilizacin.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cdigo

Complemento (u otro cdigo)

Descripcin

Complemento anual

Primera lnea de cuenta de mayor


Cuenta de mayor/Cdigo IC

<Dejar en blanco>

Cuenta de mayor/Nombre IC

Cuenta de empleado

Porcentaje del Haber

115

Segunda lnea de cuenta de mayor


Cuenta de mayor/Cdigo IC

<Seleccione una cuenta de


gastos para salarios y sueldos>

Porcentaje del Debe

100

Tercera lnea de cuenta de mayor


Cuenta de mayor/Cdigo IC

<Seleccione una cuenta de


gastos para complementos de
empleado>

Porcentaje del Debe

15

Seleccione Aadir.
3-4-2 Utilizacin de un modelo de contabilizacin.
Seleccione Finanzas Asiento.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de modelo

Porcentaje

Modelo

Complemento (el modelo de


contabilizacin)
Sugerencia: Pulse Tab para
ver la lista de modelos
disponibles.

3-15

Primera lnea
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Cdigo IC.

Seleccione una cuenta de


empleado.

Haber

<del modelo>

Segunda lnea
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Cdigo IC

<del modelo>

Debe

<escriba un importe>

Tercera lnea
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Cdigo IC

<del modelo>

Debe

<del modelo>

Cuando se indica el importe del Debe en la segunda lnea en lugar


del 100%, el sistema calcula automticamente los importes de las
dems partidas individuales.
Seleccione Aadir para contabilizar la entrada.

3-16

3-5

Ejecute las contabilizaciones peridicas.


3-5-1 Cree una contabilizacin peridica.
Seleccione Finanzas Contabilizaciones peridicas.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cdigo

Pgina inicial

Descripcin

Actualizacin de pgina
inicial

Ref 1

08400

Primera lnea (cuenta de gastos):


Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Cdigo IC

<seleccione la cuenta de gastos


de Internet que cre
anteriormente en la unidad
Plan de cuentas>

Debe

200

Grupo impositivo

V2 (o cualquier otro grupo de


IVA soportado estndar)
Tenga en cuenta que el sistema
aade automticamente la
posicin de impuestos al
asiento.

Artculo del proveedor:


Cuenta de mayor/Cdigo IC

V20000 (pulse la combinacin


de teclas Ctrl + Tab para ver
la lista de interlocutores
comerciales)

Haber

<Se registra automticamente


al hacer clic en este campo y
pulsar Tab>

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Frecuencia

Mensualmente + En <fecha
actual>

Prxima ejecucin

<Fecha actual>

3-17

Seleccione Aadir para grabar el registro de datos.


3-5-2 Ejecute la contabilizacin peridica.
Seleccione Finanzas Contabilizaciones peridicas.
Seleccione Lista de confirmacin para visualizar las
contabilizaciones que va a ejecutar.
Seleccione las contabilizaciones peridicas que acaba de crear.
Seleccione Ejecutar para contabilizar la entrada.
Seleccione Aadir en el mensaje del sistema.

3-18

Preparaciones de fin de perodo: Ejercicios


Unidad: Proceso de perodos contables
Tema: Cierre del perodo
Al finalizar este ejercicio, podr:
Ejecutar la utilidad Cierre del perodo.

Al final de un perodo contable es necesario compensar los saldos de las


cuentas de ventas y gastos. Los saldos se transfieren a la cuenta de
arrastre de saldos.

2-1

Cierre las cuentas de prdidas y ganancias.


Utilice la utilidad Cierre del perodo para cerrar las cuentas de prdidas y
ganancias del ejercicio actual, hasta el final del perodo anterior.

2-2

Revise los asientos contabilizados.


Revise los asientos que se contabilizaron en la cuenta de arrastre de saldos.

4-7

4-8

Preparaciones de fin de perodo: Soluciones


Unidad: Proceso de perodos contables
Tema: Cierre del perodo

2-1

Cierre las cuentas de prdidas y ganancias.


Seleccione Gestin Utilidades Cierre del perodo.
Seleccione el ejercicio y los perodos contables (hasta el final del perodo
anterior).
Seleccione la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del perodo
del plan de cuentas.
Seleccione Ejecutar.
En la pantalla Cierre del perodo, indique una Fecha de vencimiento, una
Fecha de documento y un nmero de referencia opcional.
Seleccione las cuentas que desea cerrar (transferir los saldos a arrastre de
saldos). Puede seleccionar todas las cuentas.
Seleccione Ejecutar.

2-2

Revise los asientos contabilizados.


Seleccione Finanzas Asiento.
Seleccione el icono Registro de datos anterior en la barra de mens
superior para desplazarse por los asientos.

4-9

4-10

Reconciliaciones internas: Ejercicios


Unidad: Proceso de perodos contables
Tema: Reconciliaciones internas
Al finalizar este ejercicio, podr:
Reconciliar internamente cuentas de mayor y de interlocutor comercial
mediante las clases de reconciliacin manual, semiautomtica y
automtica.
Anular y corregir reconciliaciones internas.
Durante el proceso global de una operacin se utilizan muchas cuentas. Si
no se ha terminado una operacin, estas cuentas contienen partidas
abiertas. En algunos casos, las cuentas pueden contener todava partidas
abiertas aunque haya concluido la operacin. En tales casos, se debe
reconciliar la cuenta.
1-1

Preguntas
1-1-1 Qu clase de cuentas se deben reconciliar internamente?
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
1-1-2 Cul es la diferencia entre la reconciliacin de sistema y la
reconciliacin de usuario?
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

4-1

1-2

Reconcilie internamente una cuenta de mayor.


La cuenta de costes de asignacin contiene varias partidas abiertas para su
reconciliacin.
Es posible que la base de datos utilice varias cuentas de cuenta de
dotacin de precios. Podr encontrarlas en:

La definicin de almacn (Administracin Definicin


Inventario Almacenes)

La definicin de grupo de artculos (Gestin Definicin


Inventario Grupos de artculos)

Seleccione la ficha Finanzas y utilice la cuenta Dotacin.


1-2-1 Utilice la reconciliacin manual.
Reconcilie dos partidas de la cuenta de dotacin del precio con la
clase de reconciliacin manual.
1-2-2 Utilice la reconciliacin semiautomtica.
Reconcilie dos partidas de la cuenta de dotacin del precio
mediante la clase de reconciliacin semiautomtica.
1-2-3 Realice una reconciliacin automtica.
Permita que el sistema reconcilie automticamente los artculos
restantes.
1-3

Cancele las reconciliaciones.


Cancele las reconciliaciones mediante la funcin Gestionar reconciliaciones
anteriores.

1-4

Reconcilie internamente un interlocutor comercial.


Reconcilie el interlocutor comercial C30000 con una o varias de las clases de
reconciliacin.

4-2

Reconciliaciones internas: Soluciones


Unidad: Proceso de perodos contables
Tema: Reconciliaciones internas

1-1

Preguntas
1-1-1 Qu clase de cuentas se deben reconciliar internamente?
Las reconciliaciones internas son, por lo general, necesarias para la
compensacin de cuentas, como la cuenta Entrada de
mercancas/Recepcin de factura (cuenta Dotacin). La
reconciliacin interna reconcilia las partidas del Debe con las del
Haber y, por lo tanto, confirma que se ha concluido la operacin
comercial. En ocasiones, es necesario efectuar reconciliaciones
internas en cuentas de interlocutor comercial si la cuenta no se
reconcili durante la gestin de pagos.
1-1-2 Cul es la diferencia entre la reconciliacin de sistema y la
reconciliacin de usuario?
El sistema lleva a cabo la reconciliacin de sistema cuando se
asigna un pago a una factura. El usuario lleva a cabo la
reconciliacin de usuario mediante la funcin Reconciliacin.

1-2

Reconcilie internamente una cuenta de mayor.


1-2-1 Utilice la reconciliacin manual.
Seleccione Finanzas Reconciliaciones internas
Reconciliacin.
Seleccione la clase de reconciliacin Manual.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>

Seleccione Reconciliar.
En la ventana que se abre, seleccione un par de partidas
coincidentes del Debe y el Haber.
Seleccione Reconciliar.
Seleccione S en el mensaje de sistema.

4-3

1-2-2 Utilice la reconciliacin semiautomtica.


Seleccione Finanzas Reconciliaciones internas
Reconciliacin.
Seleccione la clase de reconciliacin Semiautomtica.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>

Seleccione Reconciliar.
El sistema muestra las partidas abiertas del Debe y el Haber en
columnas contiguas. Haga doble clic en una partida del Debe o del
Haber. Si el sistema encuentra partidas coincidentes, las muestra
con una clasificacin. Seleccione la partida y haga clic en
Reconciliar.
El sistema muestra la siguiente partida recomendada para
reconciliacin. En este momento, no reconcilie ms partidas.
Seleccione Cancelar para cerrar la ventana.
Sugerencia: Si no est de acuerdo con una reconciliacin, puede
seleccionar Omitir o Cancelar y pasar a la reconciliacin Manual.
Nota: Si no ve las recomendaciones, trate de configurar los
parmetros de la manera siguiente:
Parmetros

Ponderacin

Importe

Alta

Fecha

Media

Ref.1

Alta

Desviacin
mxima
31

1-2-3 Realice una reconciliacin automtica.


Seleccione Finanzas Reconciliaciones internas
Reconciliacin.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cuenta de mayor

<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin del precio>

Seleccione la clase Automtica.


Seleccione Reconciliar.
El sistema reconcilia automticamente las partidas restantes (en la
medida de lo posible). Si esto no es posible, seleccione el indicador
Desviacin en das e indique el nmero de das.
4-4

1-3

Cancele las reconciliaciones.


Seleccione Finanzas Reconciliaciones internas Gestionar
reconciliaciones anteriores.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo IC/Cuenta mayor de

<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin>

Cdigo IC/Cuenta mayor a

<Nmero de cuenta de la
cuenta de dotacin>
Sugerencia: Si no indica un
nmero de cuenta en este
campo, ver todas las
reconciliaciones, no slo
las de la cuenta.

Seleccione OK.
Las reconciliaciones se visualizan en la parte superior de la ventana.
Seleccione reconciliacin de usuario.
Seleccione Cancelar reconciliacin.

1-4

Reconcilie internamente un interlocutor comercial.


Seleccione Interlocutores comerciales Reconciliaciones internas
Reconciliacin
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Interlocutor comercial

C30000

Seleccione una de las clases de reconciliacin (Manual, Automtica o


Semiautomtica).
Seleccione Reconciliar.
Seleccione partidas coincidentes del Debe y el Haber.
Proceda en funcin de la clase de reconciliacin seleccionada.
Nota: Si utiliza la clase de reconciliacin Manual, puede seleccionar
varios pagos para una factura o viceversa. Tambin puede reconciliar
facturas y pagos que incluyen descuento por pronto pago. Las clases de
reconciliacin Automtica y Semiautomtica no reconocen el descuento
por pronto pago.

4-5

Sugerencia: Tambin puede acceder a la reconciliacin interna de


interlocutor comercial en Saldo de cuenta de los datos maestros del
interlocutor comercial.

4-6

4-7

Antigedad y reclamaciones: Ejercicios


Unidad: Informes de control
Tema: Antigedad y reclamaciones
Al finalizar este ejercicio, podr:
Generar informes de antigedad de deudas del proveedor y
crditos del cliente.
Crear cartas de reclamacin a clientes mediante el asistente de
reclamaciones.
El encargado de contabilidad comprueba con regularidad las
deudas del proveedor y los crditos del cliente pendientes e inicia
las transacciones de pago necesarias.

3-1

Ejecute el informe Antigedad de crditos de cliente.


Busque el informe Antigedad de crditos de cliente para visualizar una
lista de todas las cuentas a cobrar para la fecha actual. Para asegurarse de
que la lista es completa, no indique ningn registro maestro de cliente ni
intervalo de tiempo. Deje que el sistema recupere la fecha de vencimiento
de los documentos de ventas y que estructure el informe en intervalos de
10 das.
Anote el nombre de un cliente que tenga facturas pendientes y el importe
total pendiente.
Cliente: _________________________________
Crditos pendientes: ____________________

5-1

3-2

Ejecute el informe Antigedad pasivo proveedor.


Busque el informe Antigedad pasivo proveedor para visualizar una lista
de todas las facturas pendientes para la fecha actual. Para asegurarse de
que la lista es completa, no indique ningn registro maestro de acreedor ni
intervalo de tiempo. Deje que el sistema recupere la fecha de vencimiento
de los documentos de ventas y que estructure el informe en intervalos de
10 das.
Anote el nombre de un proveedor que tenga facturas pendientes y el
importe total pendiente.
Proveedor: _________________________________
Dbitos pendientes: ____________________

3-3

Reclamaciones (opcional)
3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida
Cree una factura de clientes para un cliente nacional cuya fecha de
vencimiento sea de un mes antes. Puede contabilizar esta factura en
el perodo contable actual y slo cambiar manualmente la fecha de
vencimiento. Ignore los mensajes de advertencia que aparecern.
3-3-2 Cree una condicin de reclamacin.
Cree una condicin de reclamacin con dos niveles de reclamacin.
El primero ser efectivo cinco das despus y el segundo, 15 das
despus. Para evitar el franqueo, esta condicin de reclamacin
debe incluir una carta de reclamacin por interlocutor comercial.
Indique esta condicin de reclamacin en el interlocutor comercial
para el que ha contabilizado la factura de clientes.
3-3-3 Utilice el asistente de reclamaciones.
Utilice el asistente de reclamaciones para crear una reclamacin
para el deudor.

5-2

Antigedad y reclamaciones: Soluciones


Unidad: Informes de control
Tema: Antigedad y reclamaciones

3-1

Ejecute el informe Antigedad de crditos de cliente.


Seleccione Informes Finanzas Finanzas Antigedad
Antigedad de crditos de cliente.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de vencimiento

<Fecha actual>

Intervalo/Das

10, 20, 30

Seleccione OK.
En la ventana de resultados, seleccione Antigedad por fecha de
vencimiento.
Revise la lista de documentos para la cuenta de cliente relevante.
Tome nota del nombre de un deudor y su saldo pendiente.

3-2

Ejecute el informe Antigedad pasivo proveedor.


Seleccione Informes Finanzas Finanzas Antigedad
Antigedad pasivo proveedor.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de vencimiento

<Fecha actual>

Intervalo/Das

Seleccione los intervalos.

Seleccione OK.
En la ventana de resultados, seleccione Antigedad por fecha de
vencimiento.
Revise la lista de documentos para la cuenta de proveedor relevante.
Tome nota del nombre de un acreedor y su saldo pendiente.

5-3

3-3

Reclamaciones (opcional)
3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida.
Seleccione Ventas - clientes Factura de clientes.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Fecha de contabilizacin

<Fecha pasada>

Fecha de vencimiento

<Fecha actual menos 1 mes>

Contabilice esta factura para cualquier cliente que tenga una


partida.
3-3-2 Cree condiciones de reclamacin.
Seleccione Gestin Definicin Interlocutores comerciales
Condiciones de reclamacin.
Seleccione Datos Aadir.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Cdigo

<Cualquiera, por ejemplo: Dos


niveles>

Nombre

<Cualquiera, por ejemplo: Dos


niveles>

Formato de carta
1

Reclamacin 01

Reclamacin 02

Efectivo despus de(das)


1

15

Borre las lneas adicionales.


Seleccione el indicador Una carta por IC.
Seleccione Aadir.
Indique este plazo de reclamacin en el deudor para el que ha
contabilizado la factura de clientes. Seleccione Interlocutores
comerciales Datos maestros interlocutor comercial y
seleccione el cliente. Seleccione la ficha Condiciones de pago y
seleccione la condicin de reclamacin que acaba de definir de la
lista desplegable Condicin de reclamacin.
Seleccione Actualizar.

5-4

3-3-3 Utilice el asistente de reclamaciones.


Seleccione Ventas - clientes Asistente de reclamacin.
Seleccione Siguiente.
Seleccione el indicador Iniciar un asistente nuevo.
Seleccione Siguiente.
No modifique los valores por defecto en el formulario Parmetros
generales.
Seleccione Siguiente.
Seleccione Aadir y, luego, el interlocutor comercial.
Seleccione Siguiente.
No modifique los valores propuestos en el formulario Parmetros
de documento.
Seleccione Siguiente.
El informe de recomendacin debe mostrar el deudor y la factura
de clientes que acaba de contabilizar. El nivel de reclamacin
recomendado es 1.
Seleccione Siguiente.
Seleccione el indicador Imprimir cartas de reclamacin y finalizar.
Seleccione Finalizar.
Imprima las cartas de reclamacin en la impresora por defecto.
Nota: La carta de reclamacin de nivel 2 se har efectiva 15 das
despus de que se haya generado la carta de reclamacin de nivel
1.

5-5

5-6

Contabilidad de costes: Ejercicios


Unidad: Informes de control
Tema: Contabilidad de costes
Al finalizar este ejercicio, podr:
Crear centros de beneficio.
Definir normas de reparto y asignarlas a cuentas.
Ejecutar informes sobre los centros de beneficio.
Definir y evaluar proyectos.
La direccin desea que el sistema sea capaz de calcular ingresos y
gastos por separado de los distintos departamentos de la empresa.
Aquellos costes que no se puedan asignar directamente a
determinada rea, deben distribuirse en funcin del uso.

4-1

Defina centros de beneficio.


Cree tres centros de beneficios con los nombres HR, MKT e IT. HR e IT
pertenecen al departamento de administracin en la jerarqua de la
organizacin. Por lo tanto, agrupe los dos centros de beneficio bajo el
mismo cdigo bancario ADM.

4-2

Cree una norma de reparto.


Desea asignar los costes de calefaccin de la empresa a los centros de
beneficio individuales. La empresa ha decidido distribuir los costes en
funcin del nmero de radiadores.
Centro de beneficio

Ctd.de radiadores

HR

IT

MKT

Cree una norma de reparto que se denomine CostesCalefacc. con los


valores que aparecen en la tabla.
4-3

Asigne la norma de reparto a una cuenta de gastos.

5-7

Asigne la norma de reparto CostesCalefacc. a una cuenta de gastos


adecuada del plan de cuentas.
Asegrese de fijar la Clase de cuenta de la cuenta de mayor
en Salida.

4-4

Asigne costes.
4-4-1 Cree una factura de proveedores para contabilizar los costes de
calefaccin en la cuenta de gastos de mayor. Seleccione un
proveedor adecuado; por ejemplo, V50000.
4-4-2 Cree un asiento para contabilizar los costes de calefaccin en la
norma de reparto CostesCalefacc. Sugerencia: Utilice Desplegar
modo de tratamiento para indicar la norma de reparto en la lnea
del asiento.

4-5

Ejecute el informe de centro de beneficio.


Utilice el informe de centro de beneficio para comprobar si los importes
contabilizados se distribuyeron segn la norma de reparto. El informe debe
mostrar tambin los costes del departamento de Gestin.

4-6

Utilice proyectos.
La empresa prev abrir una nueva tienda en el plazo de tres meses y se
necesita dar cuenta de los gastos conectados con la apertura de la tienda.
4-6-1 Defina un proyecto llamado Tienda20.
4-6-2 Cree una factura de proveedores o un asiento para contabilizar los
gastos de equipamiento de la nueva tienda. Utilice una cuenta de
gastos de mayor adecuada e indique el cdigo de proyecto.

4-7

Notifique sobre los costes de proyecto en un informe de prdidas y


ganancias.
Ejecute una cuenta de prdidas y ganancias para el proyecto.
Sugerencia: Seleccione el pulsador Ampliado para seleccionar el
proyecto del informe.

5-8

Contabilidad de costes: Soluciones


Unidad: Informes de control
Tema: Contabilidad de costes

4-1

Defina centros de beneficio.


Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Centros de beneficio.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

HR

Nombre

Recursos Humanos

Cdigo de clasificacin

ADM

Seleccione Aadir.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

IT

Nombre

IT

Cdigo de clasificacin

ADM

Seleccione Aadir.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

MKT

Nombre

Marketing

Cdigo de clasificacin

Seleccione Aadir.

5-9

4-2

Cree una norma de reparto.


Seleccione Finanzas Coste Finanzas Normas de reparto.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cdigo

CostesCalefacc.

Descripcin

Costes de calefaccin

Total

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cdigo de centro

HR

Valor

Cdigo de centro

IT

Valor

Cdigo de centro

MKT

Valor

Seleccione Aadir.
Seleccione Cancelar.
4-3

Asigne la norma de reparto a una cuenta de gastos.


Seleccione Finanzas Plan de cuentas.
Seleccione una cuenta de gastos adecuada en el plan de cuentas.
Nombre de campo o tipo de datos

Valores o accin

Norma de reparto

Seleccionar indicador

Seleccione la norma de reparto en la lista desplegable. Grabe las opciones


seleccionando Actualizar.

5-10

4-4

Asigne costes.
4-4-1 Seleccione Compras proveedores Factura de proveedores.
Seleccione el proveedor V50000. Seleccione Servicio en el campo
Clase de artculo/servicio. Seleccione la cuenta de gastos de mayor
que enlaz con la norma de reparto CostesCalefacc. Indique 500
como importe.
Indique una Fecha de contabilizacin.
Aada la factura.
4-4-2 Seleccione Finanzas Asiento.
Contabilice un importe en el Debe en una cuenta de gastos distinta
(no la que enlaz a la norma de reparto).
Contabilice la contrapartida en una cuenta de proveedor.
Sugerencia: En el campo Cuenta de mayor/Nombre IC, pulse la
combinacin de teclas Ctrl + Tab para seleccionar un proveedor en
la lista de interlocutores comerciales.
Seleccione Desplegar modo de tratamiento e indique la norma de
reparto CostesCalefacc. en la lnea de gasto (lnea del Debe) del
asiento.
Aada el asiento.

4-5

Ejecute el informe de centro de beneficio.


Seleccione Finanzas Contabilidad de costes Informe de centro de
beneficio.
Seleccione el indicador Resumen por cdigo de agrupacin.
Seleccione OK.

4-6

Utilice proyectos.
4-6-1 Defina un proyecto.
Seleccione Gestin Definicin Finanzas Proyectos.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Proyecto

Tienda20

Nombre de proyecto

Gastos de tienda nueva

Seleccione Actualizar.

5-11

4-6-2 Contabilice una factura de proveedores en el proyecto.


Seleccione Compras - proveedores Factura de proveedores.
Seleccione cualquier proveedor. Seleccione Servicio en el campo
Clase de artculo/servicio.
Seleccione una cuenta de gastos (no la que enlaz a la norma de
reparto).
Indique un importe en la lnea de artculo y especifique Tienda20
como cdigo de proyecto. Sugerencia: Utilice Parametrizaciones
de formulario para visualizar el campo Cdigo de proyecto de la
lnea.
Indique una Fecha de contabilizacin.
Aada la factura.
4-7

Notifique costes de proyecto en un informe de beneficios


Seleccione Finanzas Informes financieros Finanzas Cuenta
de prdidas y ganancias.
Seleccione Ampliado.
Indique el cdigo de proyecto Tienda20.
Seleccione OK.
Seleccione OK para ejecutar el informe.

5-12

7-1

Al abrir la visualizacin de partidas individuales de una cuenta (cuenta de mayor o interlocutor


comercial), el sistema muestra los importes del Debe y del Haber del modo siguiente:

Contabilizaciones en el Debe:

Importe en negro, por ejemplo, 130,00

Contabilizaciones en el Haber:

Importe en verde entre parntesis, por ejemplo, (100,00)

Los importes suelen ser positivos. Es posible que existan importes negativos si selecciona el indicador
Utilizar importe negativo para anular operacin en Gestin Inicializacin sistema Detalles
empresa, en la ficha Inicializacin bsica. Estos importes negativos indican las contabilizaciones de
anulacin.

El saldo es la diferencia entre la suma de todas las contabilizaciones en el Haber y la suma de todas las
contabilizaciones en el Debe.

Si la suma de las contabilizaciones en el Debe es superior a la suma de las contabilizaciones en el


Haber, el resultado ser un saldo Debe.

Si la suma de las contabilizaciones en el Haber es superior a la suma de las contabilizaciones en el


Debe, el resultado ser un saldo Haber.

Normalmente, el sistema visualiza un saldo Haber con un signo negativo porque este saldo representa
los pasivos en una cuenta de activo. Si desea visualizar este tipo de informacin, asegrese de que el
indicador Visualizar saldo Haber con signo negativo est seleccionado. Seleccione Gestin
Inicializacin sistema Detalles empresa y la ficha Inicializacin bsica.

7-2

7-3

En la definicin del banco, se asigna el nombre del banco y el cdigo SWIFT a una clave que consta de un cdigo de pas y un cdigo
bancario. El cdigo bancario es un identificador exclusivo de un banco, que vara de pas a pas. Si se utiliza la funcionalidad Trat amiento
de extracto bancario de SAP Business One, existen campos adicionales (Definicin fecha contabilizacin, Definicin fecha vencimiento y
Lista cdigos operaciones banc.) disponibles para su tratamiento.
Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos Bancos para definir bancos.
Una vez finalizada la definicin del banco, puede consultar el banco definido al especificar los detalles bancarios en un registro maestro de
interlocutor comercial, en la ficha Condiciones de pago.
Los bancos que utiliza la empresa se definen como banco propio. Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos Cuentas
banco propio para definir los nmeros de cuenta.
En Cdigo bancario, pulse Tab para seleccionar el banco correspondiente. Defina la sucursal, el nmero de cuenta y el nmero de cheque
siguiente. Cada cuenta bancaria debe estar representada por una cuenta de mayor y, opcionalmente, por una cuenta provisional.
La cuenta de mayor se utilizar en los pagos efectuados manuales y en el asistente de pago. La cuenta provisional se utilizar en el
asistente de pago, en funcin de la configuracin de la va de pago y en la utilidad Tratamiento de extracto bancario, donde la
parametrizacin Cdigos internos de operacin bancaria controla el mtodo de contabilizacin.
Opcionalmente, se puede asignar una Clase de papel, un nmero Mximo de lneas y un Modelo a cada nmero de cuenta. Esto
determinar el mtodo de impresin de los cheques emitidos.
Clase de papel incluye tres opciones:
Documento en blanco se emplea para la impresin de cheques en soporte magntico.
Desbordamiento stock de cheques prenumerados se emplea para imprimir los cheques en papel de cheque predefinido que a su vez
est prenumerado. Esta opcin imprimir todas las pginas de cheque al mismo tiempo. En caso de que un exista un desbordamiento
que se traduzca en gran cantidad de documentos de pago, la segunda pgina y el resto de las pginas se imprimirn sucesivamente
despus de la primera pgina.
Desbordamiento papel en blanco slo imprimir en primer lugar la primera pgina del cheque. Luego, se le avisar que existe un
desbordamiento y se le permitir reemplazar el papel de cheque por cheques sin numeracin previa. En ese momento, el sistema
tambin asignar la numeracin de cheques.
El valor por defecto del nivel de empresa se define en Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones de impresin Por
documento Cheques para pagos
.Si se utiliza la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario, en esta ventana habr otras parametrizaciones disponibles.
7-4

La figura muestra las transacciones y contabilizaciones del proceso de transferencia bancaria, desde
la factura pendiente hasta el extracto bancario.

Para procesar un pago efectuado por transferencia bancaria, utilice la operacin Pago efectuado
con el medio de pago Transferencia bancaria, o bien utilice el asistente de pago para generar una
contabilizacin en la columna Debe de la cuenta de proveedor y en la columna Haber de la cuenta
bancaria, as como para reconciliar la factura pendiente. La partida individual creada en la cuenta
bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario
mediante una reconciliacin externa.

Para procesar un cobro por transferencia bancaria, se registra la partida individual que indica una
transferencia bancaria recibida del extracto bancario en el sistema al procesar el extracto bancario. Esta
partida individual suele contener el cdigo del interlocutor comercial y una referencia al documento (el
nmero de documento de la factura, una referencia de pago o un nmero ISR). Si selecciona el
indicador Crear pago, el sistema intentar encontrar la factura de clientes a la que hace referencia la
partida individual de la transferencia bancaria y crear automticamente un documento de cobro para
dicha factura. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se
reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario mediante una reconciliacin externa.

7-5

Cuando se recibe el pago de una tarjeta de crdito de un cliente, se crea un Cobro con el medio de pago Tarjeta
de crdito, que cierra la factura pendiente en la cuenta del cliente y contabiliza el importe en una cuenta de
tarjeta de crdito. Esta cuenta representa el cajn de documentos de tarjetas de crdito en su caja registradora. El
sistema recoge los detalles de la tarjeta de crdito para la transaccin del registro maestro del interlocutor
comercial. En cada documento de tarjeta de crdito, existe una fecha valor que especifica la fecha en la que se
recibe el pago de la empresa de la tarjeta de crdito. Seleccione Gestin Definicin Gestin de bancos
Pago con tarjeta de crdito para definir la forma en que el sistema calcula esta fecha valor. Este clculo se basa
en la fecha de entrada (cuando se utiliza la emisin automtica) o la fecha de depsito (cuando se utiliza la
emisin manual). La clase de emisin se define en el campo Presentar documentos de tarjeta de la ficha IC en
Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales.

Si lleva los documentos de tarjetas de crdito al banco antes de la fecha valor, el banco conserva el documento
por separado en una cuenta diferida. Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito y, a continuacin,
la ficha Tarjetas de crdito para crear un asiento en la columna Debe de la cuenta diferida y en la columna
Haber de la cuenta de tarjeta de crdito. Este depsito puede reconciliar automticamente las contabilizaciones
del Debe y el Haber en la cuenta de tarjeta de crdito. La reconciliacin automtica se lleva a cabo utilizando el
campo Ref.3, que contiene el nmero del documento de tarjeta de crdito y el nmero de plazo.

Cuando llega la fecha valor, el banco cobra los documentos de tarjetas de crdito y le informa sobre ello.
Seleccione Gestin de bancos Depsitos Depsito doc.tarjeta fecha post. para crear un asiento en la
columna Debe de la cuenta bancaria y en la columna Haber de la cuenta diferida. La partida individual creada en
la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario
mediante una reconciliacin externa.

Seleccione Gestin de bancos Cobros Gestin tarjetas crdito para realizar un seguimiento de todas las
transacciones de cobros con tarjeta de crdito. Seleccione Gestin de bancos Cobros Total tarjetas crdito
para obtener un resumen del importe total de los documentos de tarjetas de crdito aceptados cada da.

Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorizacin de transacciones con
tarjeta de crdito, en el proceso estndar.

7-6

Si ha creado un Pago efectuado con el medio de pago Tarjeta de crdito, el documento de pago crea
un asiento que cierra la factura pendiente en la cuenta de proveedor y contabiliza la contrapartida en la
cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria. La partida individual creada en la cuenta bancaria
permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario mediante una
reconciliacin externa.

7-7

Cuando se selecciona Transferencia bancaria como va de pago, el sistema utiliza formatos de fichero
bancario de SAP especficos de pas. SAP Business One se suministra con un gran nmero de formatos
de fichero bancario de SAP especficos de pas. El sistema utiliza un add-on integrado, Payment
Engine, para crear o leer ficheros bancarios segn el formato. Payment Engine lee el cdigo de pas de
la base de datos y slo aade los formatos especficos de pas. Debe asignar formatos de fichero
bancario a cada va de pago para la que desee crear ficheros bancarios. Seleccione Gestin
Definicin Gestin de bancos Vas de pago.

Los prrafos siguientes describen los diferentes campos en un formato de fichero bancario:

SAPBP = SAP Business One Payment Engine

Cdigo de pas (XX = todos los pases)

rea
OP: Pagos efectuados
IP: Cobros
IB: Extractos bancarios recibidos

Mtodo (no se utiliza en extractos bancarios recibidos)


BT: Transferencia bancaria
EC: Cheque electrnico
BOE: Efecto
DD: Dbito bancario

Nombre de formato

Si los formatos nacionales y extranjeros tienen el mismo nombre, se aadir una de las extensiones
siguientes:
- DO: Nacional
- FO: Extranjero
7-8

El asistente de pago de SAP Business One crea datos de pagos efectuados y datos de dbitos
automticos que se almacenan en las tablas OPEX y PEX1. Los documentos de pago y dbito se
encuentran en la tabla OPEX, mientras que los documentos que se han pagado o cobrado se
encuentran en la tabla PEX1.

El programa de pago asigna a todos los documentos el status O (abierto) en el campo Estatus de la
tabla OPEX. A continuacin, Payment Engine lee los datos de pago de la tabla OPEX y los procesa
en el formato de soporte de datos apropiado. Una vez que se ha creado correctamente el fichero de
datos, Payment Engine le asigna el status C (cerrado).

Payment Engine crea un fichero para cada cuenta de banco propio. Tenga en cuenta que siempre debe
completar correctamente una ejecucin de prueba antes de iniciar una ejecucin de produccin.

Payment Engine almacena los ficheros siguientes:

Ficheros de pago para los bancos.

Fichero log.

Ficheros de texto para la hoja adjunta al soporte de datos (depende de los requisitos de un formato
de fichero bancario determinado).

Los ficheros de salida estn en formato de texto (cdigo nico). Puede evitar el acceso no autorizado a
sus datos mediante la restriccin de autorizaciones dentro del sistema operativo.

Debe definir determinadas parametrizaciones especficas de pas en SAP Business One. Consulte la
documentacin de Payment Engine para conocer qu parametrizaciones son relevantes para su pas.

7-9

7-10

La ventana Segmentacin de cuenta slo aparece si se seleccion la opcin Utilizar cuentas


segmentacin en: Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa ficha Inicializacin bsica.

Para acceder a esta ventana, seleccione Gestin Definicin Finanzas Segmentacin de cuenta.

Para obtener informacin detallada acerca de este tema, vase:


SAP Business One ...To Go.
Ayuda online de SAP Business One.

7-11

7-12

Si se selecciona la reconciliacin semiautomtica:


El sistema muestra las partidas abiertas del Debe y el Haber de la cuenta (las partidas abiertas del Debe en la
columna izquierda y las del Haber en la columna derecha). Puede seleccionar una cuenta de mayor o de
interlocutor comercial individual.
Cuando se selecciona una partida del Debe o el Haber, el sistema propone recomendaciones para dicha lnea.
Puede aceptar una recomendacin y reconciliar el par de transacciones u omitirla.
El sistema hace las propuestas en funcin de los parmetros que se especifiquen. Se puede ponderar la
importancia de cada parmetro. Los parmetros son:
Importe (saldo vencido). Se puede especificar una desviacin mxima para la verificacin de igualdad de
los importes del Debe y el Haber. La especificacin de una desviacin mxima para el importe puede dar
lugar a propuestas de reconciliacin no compensadas. Si las acepta, debe efectuar la contabilizacin
manual en una cuenta de diferencias.
Fecha (fecha de contabilizacin, fecha de vencimiento o fecha de documento). Se puede especificar una
desviacin mxima para la verificacin de igualdad de las fechas del Debe y el Haber.
Referencia. Nota: Puede omitir este parmetro cuando reconcilie interlocutores comerciales (las facturas y
los pagos contienen distintas referencias, por lo que nunca coincidirn).
En funcin de la ponderacin de los parmetros, el sistema calcula una jerarqua para cada propuesta de
reconciliacin. Cuanto ms elevada sea la posicin en la jerarqua, mejor se adaptar la propuesta de
reconciliacin a los criterios. En cualquier momento, se puede cambiar a la reconciliacin interna manual.
El sistema no puede reconciliar parcialmente una transaccin durante la reconciliacin semiautomtica.
La reconciliacin semiautomtica no aplica descuento por pronto pago, por lo que no se verificar la igualdad
de los pagos con descuento por pronto pago.
Los asientos con el origen ID se contabilizan cuando el sistema reconcilia transacciones con diferencias de
pago en defecto o en exceso, diferencias de tipo de cambio, impuesto diferido y retencin de impuestos.

7-13

Si se selecciona la reconciliacin automtica:


El sistema ordena secuencialmente las posiciones del Debe y el Haber en la cuenta e intenta verificar la
igualdad y reconciliar las posiciones del Debe y el Haber por pares. El sistema verifica la igualdad del
importe del saldo vencido, no el importe total.
Tambin tiene la posibilidad de especificar reglas de verificacin de igualdad, por ejemplo, fecha de
contabilizacin, fecha de vencimiento, nmero de referencia, proyecto. Adems, se puede especificar una
diferencia de reconciliacin, y el sistema verificar la igualdad de partidas del Debe y el Haber que difieren
en un importe inferior a dicha diferencia.
Si selecciona una fecha como regla de verificacin de igualdad, puede especificar la desviacin mxima en
das. Por defecto, esta diferencia es cero, lo que significa que las fechas deben coincidir.
Si el sistema no encuentra transacciones coincidentes, se visualizar un mensaje con el texto No se han
hallado datos. Si el sistema encuentra coincidencias, reconcilia las transacciones y el usuario recibe un
mensaje que indica que la operacin se realiz correctamente. Para verificar las transacciones que se
reconciliaron, puede buscar las transacciones reconciliadas seleccionando Interlocutores comerciales
Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores (en reconciliaciones de interlocutor
comercial) o Finanzas Reconciliaciones internas Gestionar reconciliaciones anteriores (en
reconciliaciones de cuenta de mayor).
El sistema no puede reconciliar parcialmente una transaccin durante la reconciliacin automtica.
La reconciliacin automtica no aplica descuento por pronto pago, por lo que no se verificar la igualdad ni se
reconciliarn los pagos con descuento por pronto pago.
Puede utilizar la reconciliacin automtica en una cuenta de mayor o de interlocutor comercial individual o en
un intervalo de cuentas de mayor o cdigos de interlocutor comercial consecutivos.
Los asientos con el origen ID se contabilizan cuando el sistema reconcilia transacciones con:
Diferencias de pago en exceso o en defecto (si se especifica una diferencia de reconciliacin)
Diferencias de tipo de cambio
Impuesto diferido
Retencin de impuestos
7-14

SAP Business One ofrece una opcin para anular automticamente determinados asientos. Para ello,
seleccione el indicador Anular e introduzca una fecha de anulacin en el asiento. Seleccione Finanzas
Anular transacciones para obtener una lista de todos los asientos cuya anulacin se haya
programado para el da de hoy.

Una finalidad de la anulacin automtica es anular fcilmente las contabilizaciones de correccin


realizadas como preparacin de fin de perodo. Puede realizar esto del modo siguiente:

Contabilice correcciones (por ejemplo, valoracin de moneda extranjera, reclasificaciones,


correcciones de valor, etc.) el ltimo da del perodo anterior e introduzca el primer da del perodo
nuevo como fecha de anulacin.

Cree informes de fin de perodo a partir del libro mayor corregido.

Anule las contabilizaciones de correccin con Anular transacciones.

Adicionalmente, puede marcar los asientos realizados para las operaciones de cierre seleccionando el
indicador Transacciones de correccin (perodo 13) y, a continuacin, puede seleccionar si desea
incluirlos o no en los informes financieros.

7-15

Puede utilizar anulaciones automticas para los aplazamientos. Los aplazamientos se utilizan cuando se
desea aplazar parte del ingreso o el gasto del ejercicio anterior al nuevo ejercicio. Esto debe hacerse
porque algunos gastos o ingresos contabilizados en el ao anterior pertenecen desde un punto de vista
econmico al nuevo ejercicio.

En el ejemplo, puede ver cmo se contabiliza una factura de 100 en el ejercicio anterior. Debe
aplazarse la cantidad de 60 hasta el nuevo ejercicio:
La factura de 100 se contabiliza en el ejercicio anterior.
Gastos: Debe 100; Proveedor: Haber 100
Desea aplazar 60 al siguiente ejercicio. Para ello, contabilice un aplazamiento e introduzca el primer
da del nuevo ejercicio como fecha de anulacin.
Gastos diferidos: Debe 60; Gastos: Haber 60
Este aplazamiento deja 40 como gastos del ejercicio anterior.
El sistema le recuerda la anulacin programada de la contabilizacin del aplazamiento.
Gastos: Debe 60; Gastos diferidos: Haber 60
Esta anulacin contabiliza 60 como gastos del ejercicio siguiente.

7-16

7-17

El modelo por defecto que especifica la estructura para presentar los informes financieros en SAP
Business One es el modelo del plan de cuentas.

Los saldos de cuentas se presentan de acuerdo con su cajn, nivel y tipo.

Puede definir sus propios modelos de informes financieros.

En el caso de algunos pases, SAP Business One proporciona modelos que se pueden utilizar para crear
modelos propios de informes financieros. Tambin puede copiar la estructura del plan de cuentas y
realizar las modificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informes financieros para
compilar balances, cuentas de prdidas y ganancias e informes de balance de sumas y saldos
(totales y saldos de las cuentas de mayor y de interlocutor comercial).

Balance: el sistema propone las cuentas del grupo Activo como cuentas de activo y las de los grupos
Pasivo y Neto como cuentas de pasivo. Puede modificar estas propuestas en los niveles superiores
del modelo de informe financiero. El sistema muestra automticamente las prdidas o ganancias del
perodo (Perodo de beneficios).

Cuenta de prdidas y ganancias: el sistema propone las cuentas de todos los dems grupos
(Ingresos y Gastos, Ingresos y Gastos imputados al patrimonio Neto,Otros Ingresos y Gastos I,Otros
Ingresos y Gastos II,Otros Ingresos y Gastos III) y ofrece el clculo de subtotales.

Balance de sumas y saldos: el modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos
los grupos. Muestra los totales de todos los grupos, pero no ofrece ningn clculo de subtotales.

7-18

Seleccione Finanzas Modelos informe financiero para definir y actualizar modelos de informes
financieros.
El tratamiento de un modelo de informe financiero es similar, aunque no idntico, al tratamiento de un
plan de cuentas.
Todos los modelos de informes financieros disponen exactamente de cinco niveles.
Los niveles del 1 al 4 slo contienen ttulos.
Las cuentas de mayor se asignan en el quinto nivel.
Si desea visualizar los totales de las cuentas de mayor en un nivel superior, puede ocultar los ttulos
superiores seleccionando el indicador Ttulo ficticio.
Puede ocultar cuentas de mayor si no desea visualizarlas.
En un modelo de informe financiero para balances, puede permitir que el sistema transfiera cuentas
automticamente al otro lado del balance en el caso de que el saldo de la cuenta sea negativo. Para ello,
seleccione el indicador Transferir cuentas con signo negativo y especifique el lugar donde debe
arrastrarse dicha cuenta.
En un modelo de informe financiero para cuentas de prdidas y ganancias, el sistema puede insertar un
subtotal en cada nivel:
Nivel 1 (nivel de grupos de cuentas):
Seleccione Resumen automtico para que el sistema utilice frmulas predefinidas para el beneficio
bruto, beneficio de explotacin, beneficio tras gastos financieros y perodo de beneficios.
Todos los niveles:
Puede definir sus propias frmulas. Seleccione Frmula totales y, a continuacin, Frmula para
introducir una frmula basada en los ttulos del mismo nivel que el subtotal.

7-19

7-20

Puede utilizar el asistente de reclamaciones para imprimir automticamente cartas para los clientes por
sus facturas vencidas. Cada ejecucin del asistente de reclamaciones se identifica mediante un nombre
nico y la fecha.

Cuando se inicia el asistente de reclamaciones, se especifican varios criterios de seleccin:


Parmetros generales, como los niveles de reclamacin.
Los interlocutores comerciales que el sistema debe verificar.
Los criterios de seleccin para los documentos que el sistema debe verificar.

El asistente de reclamaciones crea un informe de recomendaciones o una lista de las cartas de


reclamacin propuestas. Puede aceptar o rechazar las recomendaciones en el nivel de cliente, de carta
de reclamacin o de factura. Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior, o
bien imprimir las cartas de reclamacin.

Al imprimir las cartas de reclamacin, el sistema almacena al mismo tiempo el nivel de reclamacin y
la fecha de la ejecucin de la reclamacin en la factura de clientes. Tambin almacena el nivel de
reclamacin ms elevado de las facturas en el registro maestro de clientes.

Para ejecutar el asistente de reclamaciones, seleccione Ventas - clientes Asistente de


reclamaciones.

Para visualizar el historial de reclamaciones de clientes, seleccione Interlocutores comerciales


Informes de interlocutor comercial Informe de historial de reclamaciones.

7-21

Con las condiciones de reclamacin, se puede controlar todo el proceso de reclamacin.

Seleccione Gestin Definicin Interlocutores comerciales Condiciones de reclamacin para


definir y actualizar condiciones de reclamacin.

En la definicin de una condicin de reclamacin, se establece lo siguiente:

El nmero de niveles de reclamacin, las cartas de reclamacin asignadas, los das tras los cuales
se hace efectivo cada nivel de reclamacin, as como los importes mnimos para cada nivel de
reclamacin. Generalmente, las reclamaciones que pertenecen a un nivel superior se expresan de
manera ms severa. Puede disear las cartas de reclamacin con el Diseador de configuracin de
impresin. Es posible crear hasta 10 niveles de reclamacin con diferentes cartas. Seleccione
Gestin Definicin Interlocutores comerciales Niveles de reclamacin para definir los
niveles de reclamacin que aparecen por defecto al crear una condicin de reclamacin nueva, pero
que pueden modificarse en la condicin de reclamacin.

Las tasas de reclamacin de cada nivel de reclamacin y el clculo del inters de reclamacin.

El mtodo de reclamacin, que define si una carta de reclamacin se enva por factura, nivel de
reclamacin o cliente.

En los registros maestros de clientes, debe especificar las condiciones de reclamacin que desea
utilizar para cada cliente. Tambin puede fijar una condicin de reclamacin por defecto para la
creacin de clientes nuevos en Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales
ficha IC.

En los registros maestros de clientes, puede especificar si desea bloquear cartas de reclamacin. Los
bloqueos de reclamacin tambin pueden efectuarse en las facturas. Esta opcin bloquea la emisin de
cartas de reclamacin para el cliente.
7-22

7-23

En la figura, se muestra el procesamiento fiscal dentro de la Unin Europea.

Las entregas a los clientes de pases fuera de la UE estn exentas de impuestos (0% de IVA
repercutido).

En el caso de la entrada de mercancas de proveedores de pases de fuera de la UE, es necesario


pagar un impuesto de importacin.

Las entregas a los clientes de pases de la UE estn exentas de impuestos (0% de IVA repercutido).

En el caso de la entrada de mercancas de proveedores de pases de la UE, es necesario


contabilizar el impuesto de adquisicin.

El proveedor debe notificar el volumen de negocios exento de impuestos a las autoridades fiscales en
un informe de volumen de negocios de la UE. Esta lista de volmenes de negocios tambin contiene
los destinatarios de las mercancas. Para identificar a estos destinatarios, se asigna un N.I.F.
comunitario a cada empresa. Este nmero debe especificarse en cada factura entre empresas de la UE.
El informe de volumen de negocios de la UE muestra todas las entregas con un indicador de IVA
repercutido de la UE. Las entregas se agrupan segn pas, nmero de identificacin fiscal, nmero de
operacin triangular (posible) y clase de actividad. Seleccione Finanzas Informes financieros
Finanzas Impuesto Declaracin renta UE.

El cliente calcula el impuesto de adquisicin y debe notificarlo a las autoridades fiscales en el informe
fiscal. En dicho informe, el impuesto de adquisicin puede considerarse como IVA soportado. Por lo
tanto, de hecho, la empresa no tiene que pagar ningn impuesto por la adquisicin. El impuesto de
adquisicin es slo una herramienta para notificar las compras de la UE a las autoridades fiscales.

7-24

Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir
correctamente los parmetros fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros
maestros de interlocutor comercial. En la figura, se muestran los parmetros correctos para los
interlocutores comerciales extranjeros. Se supone que la empresa se encuentra en un pas de la UE.
Clientes extranjeros
Si el cliente pertenece a un pas de la UE, especifique UE en el campo Status de impuesto. En el
campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido para IVA de la UE. Este
grupo impositivo tiene una tasa del 0% y debe tener seleccionado el indicador UE en su definicin.
Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiar este grupo impositivo en el
documento.
Si el cliente no pertenece a un pas de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto.
En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como grupo de
IVA para exportaciones (normalmente, 0%). Si especifica un documento para este cliente, el sistema
copiar este grupo impositivo en el documento.
Proveedores extranjeros
Si el proveedor pertenece a un pas de la UE, especifique Adquisicin en el campo Status de
impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como
grupo de impuestos de adquisicin. Este grupo impositivo debe tener seleccionado el indicador
Adquisicin/Anular en su definicin. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema
copiar este grupo impositivo en el documento.
Si el proveedor no pertenece a un pas de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de
impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que est definido como
grupo impositivo para los impuestos de importacin. Si especifica un documento para este
proveedor, el sistema copiar este grupo impositivo en el documento.
Los grupos impositivos de los registros maestros de interlocutor comercial siempre sobrescriben el
grupo impositivo del registro maestro de artculos.
7-25

El grupo de impuestos de adquisicin para la compra de entregas exentas de impuestos de


mercancas, servicios y subcontratacin en la UE genera dos partidas individuales de contabilizacin.
El sistema contabiliza el impuesto de adquisicin en la columna Haber de la cuenta de IVA de
adquisicin repercutido y contabiliza el mismo importe en la columna Debe de la cuenta de IVA de
adquisicin soportado.

El grupo de impuestos de adquisicin se identifica especficamente como tal seleccionando el


indicador Adquisicin/Anular y se le deben asignar las dos cuentas de impuestos de adquisicin. La
contabilizacin se efecta posteriormente de forma automtica. El sistema muestra ambos importes en
las declaraciones fiscales del impuesto sobre volumen de negocios. Esto no da como resultado ni un
crdito ni un pasivo para la autoridad fiscal.

7-26

Relevante para las localizaciones de Europa.

Puede seleccionar un grupo impositivo de cualquier partida individual de cuenta de mayor. A


continuacin, el sistema calcular automticamente el impuesto para dicha partida individual y crear
una partida individual adicional que contabilizar el impuesto en la cuenta de impuestos correcta. No
es posible modificar ni eliminar manualmente esta partida individual de impuesto. Se basa
exclusivamente en la lnea de cuenta de mayor con la que se ha creado. Se borra automticamente
cuando se borra la lnea de cuenta de mayor.

En la partida individual de cuenta de mayor, puede especificar el importe neto en los campos Debe o
Haber, o bien el importe bruto en el campo Valor bruto. En cualquier caso, el sistema calcula el otro
valor y el importe del impuesto a partir de la definicin del grupo impositivo.

Tambin puede indicar un Grupo IVA por defecto en el registro maestro de cuenta de mayor y
especificar si el usuario puede modificar el grupo impositivo al introducir un asiento manual o no
seleccionando el indicador Permitir otro grupo de IVA en los detalles de la cuenta de mayor.

No es posible realizar contabilizaciones manuales en una cuenta de impuestos.

Para definir y actualizar tipos impositivos, seleccione Gestin Definicin Finanzas


Impuesto.

7-27

Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones de documento ficha Por documento


campos Finanzas: Asiento.

7-28

Gestin de informes financieros: Ejercicios


Unidad: Informes de control
Tema: Informes financieros
Al finalizar este ejercicio, podr:
Crear un modelo de informes financieros.
Ejecute un informe de balance.
La empresa debe crear modelos de informes financieros que pueden
personalizar segn sus necesidades empresariales.

1-1

Cree un modelo de informe financiero.

Cree un modelo de informe financiero para el balance a partir del plan


de cuentas. Por ejemplo, si utiliza la base de datos de formacin,
modifique los siguientes ttulos de cuenta de mayor.
Info detallada de
cuenta de mayor

Nombre de cuenta

Modificar a:

Existencias

Inventario y materias primas

Efectivo en el banco y saldo de


caja

Activo en efectivo

Neto

Capital y reservas

Sugerencia:

Si no est familiarizado con el contenido del balance, ejecute


primero el informe antes de crear el modelo. Seleccione
Finanzas Informes financieros Financiero Balance.

O, en el Plan de cuentas cambie al modo Buscar y realice


bsquedas con el nombre de campo e incluya *.

Slo cuenta el ttulo actual del modelo de informe financiero.


Para cuentas activas actuales, haga doble clic en el ttulo de la
cuenta.

7-1

1-2

Ejecute un informe de balance.


Ejecute un informe de balance mediante el modelo nuevo. Elabore el
informe de manera que muestre el saldo de todos los trimestres del
ejercicio hasta la fecha. Muestre todas las cuentas, incluso aqullas con
saldo cero.

7-2

Gestin de informes financieros: Soluciones


Unidad: Informes de control
Tema: Informes financieros

1-1

Cree un modelo de informe financiero.


Seleccione Finanzas Modelos de informe financiero.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores o accin

Informe

Balance

Modelo

Cree su propio modelo


seleccionando Definir nuevo.

Escriba un nombre adecuado para el modelo.


Seleccione Actualizar y, a continuacin, OK.
Seleccione el nuevo modelo.
Seleccione Generar plan de cuentas estndar. Esto copia el plan de
cuentas en el modelo de informe.
Efecte algunas modificaciones en el layout del informe. Por ejemplo, si
utiliza la base de datos de formacin, modifique los siguientes ttulos de
cuenta de mayor:
Info detallada de
cuenta de mayor

Nombre de cuenta

Modificar a:

Existencias

Inventario y materias
primas

Efectivo en el banco y saldo de


caja

Activo en efectivo

Neto

Capital y reservas

Seleccione Actualizar para grabar el modelo.

7-3

1-2

Ejecute un informe de balance.


Seleccione Finanzas Informes financieros Financiero Balance.
Nombre de campo o tipo de
datos

Valores

Modelo

<Nombre del modelo de


informe financiero>

Seleccione el indicador Cuentas con saldo cero.


Seleccione Informe trimestral.
Seleccione OK. El sistema muestra el balance trimestral con la
organizacin del modelo.

7-4