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UNIDAD 3 – ORGANIZACIÓN

FUNCION ORGANIZACIÓN Organizar, es coordinar los medios o recursos a disposición de la empresa

(recursos humanos y materiales) para lograr los objetivos propuestos en el planeamiento.

Esta función les permite a los administradores asignar trabajo, coordinar tareas y delegar autoridad y
responsabilidad para conseguir el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Característica: La organización debe ser Flexible

Significa que a medida que se producen cambios en el ambiente, la organización debe adaptarse a los
mismos permitiendo el aprovechamiento de las oportunidades que se presenten y la consolidación de
su crecimiento.

Principios de Organización (Tradicional) Hace referencia a:

 Unidad de mando. Una persona solo puede recibir órdenes de un solo jefe.
 Alcance de control: Todo jefe debe tener a su mando un número de subordinados que pueda
efectivamente supervisar.
 Homogeneidad operativa A cada persona debe asignarse el lugar adecuado a sus aptitudes e
idoneidad. A cada jefe se le deben asignar tareas con características comunes.
 Delegación A cada persona se le debe derivar una o más funciones con la responsabilidad que
implica, siempre que se pueda cumplir.
 Coordinación Se refiere a la comunicación que debe existir entre las distintas áreas de la
empresa, para que cada una conozca las actividades

Instrumentos y técnicas básicas para diseñar la estructura de la organización

En toda organización conviven dos criterios que se utilizan para dividirla, organizarla y
comprender mejor las relaciones laborales entre sus miembros. Estos criterios son la división vertical-
se refiere a la cantidad de niveles jerárquicos que tiene una organización y la división horizontal –
indica la variedad y tipos de departamentos en que se distribuye cada nivel de la organización.

A- División vertical: Niveles de la organización= Jerarquización

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En las organizaciones formales existe una división en escalas de mando que otorgan autoridad
a las personas que se designan en los niveles superiores para planear, organizar, dirigir y controlar las
actividades que realizan las personas que tienen a cargo.
La jerarquía está dada por la posición formal en que una persona se encuentra autorizada para
dar órdenes a otra u otras personas.

Niveles
Superiores - Estratégico

Niveles
Gerenciales - Tácticos

Niveles
Técnicos- Operativos
Niveles Superiores - Estratégico

Los niveles superiores (directorio, gerencia general, director general, presidencia, etc.) tienen a
su cargo el establecimiento de visión, misión, objetivos y estrategias generales a seguir. Sus principales
funciones son mantener el funcionamiento de la organización como una unidad integrada, actividades
que relacionan a la misma con el entorno, definir departamentos de la organización, aprobación de
planes de acción propuestos por el nivel medio, etc.-

Niveles Gerenciales - Tácticos

En este nivel (jefes o gerentes de área, ejecutivos, encargados, supervisores, capataces, etc.) se
interpretan las estrategias generales o lineamientos de los niveles superiores, las transforman en
estrategias precisas y controlan que se cumplan.
Se planea, organiza, dirige y controla las actividades de un sector o área específico de la
organización.
La cantidad y variedad de puestos en este nivel dependen del tamaño de la organización y
complejidad de las tareas.
Algunas funciones son:
 Mantener contactos con otras personas de otras áreas para lograr la necesaria coordinación
entre ellas.
 Desarrollo de acciones en su área o departamento para lograr objetivos por área definidos.
 Asignar los recursos que debe administrar su área.
 Recibir, procesar y transmitir información externa a su área.

Niveles Técnicos- Operativos

En este nivel (operarios, empleados, auxiliares, vendedores, asistentes, cadetes, secretarios,

ayudantes, etc.) se opera sobre tareas concretas que corresponden a cada especialización que exista
en la organización.
Operarios y empleados aplican las normas, procedimientos e instrucciones de cada sector.
Es el nivel central de cualquier organización debido a que en él se realiza el trabajo básico
relacionado directa o indirectamente con la producción de bienes o servicios, elementos esenciales de
la organización.

B- División horizontal: Departamentalización= Especialización

Consiste en agrupar las actividades de los niveles medios e inferiores en distintas unidades
específicas, también llamadas áreas o sectores que comparten características comunes, como
pueden ser: objetivos, actividades, tiempo, personal, zonas geográficas, etc.
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NO HAY UNA REGLA ESPECIFICA A SEGUIR, SINO CADA ORGANIZACIÓN AGRUPA SUS TAREAS DE LA
FORMA QUE CONSIDERE MAS CONVENIENTE SEGÚN SUS NECESIDADES, ACTIVIDADES Y OBJETIVOS.

A continuación, se presentan algunos criterios comunes de departamentalización.

1- SEGÚN AREAS DE TRABAJO: Se agrupan las actividades por sector o área de trabajo. Las más
comunes que se encuentran en las organizaciones podrían ser:

 Producción: Incluye todas las actividades relacionadas con la transformación de la materia

prima en productos terminados, incluyendo la compra de materiales, coordinación de la
producción hasta entrega del producto al área de comercialización.
 Comercialización o Marketing y Ventas: todas las actividades tendientes a conocer las
necesidades y gustos de los clientes que compran los productos, hacer conocer los
mismos, venta, facturación y entrega del producto al cliente.
 Tesorería: todas las actividades tendientes al manejo de fondos.
 Recursos Humanos: todas las actividades relacionadas con el personal: selección,
capacitación, remuneración, etc.
 Administración: todas las actividades relacionadas con la administración de recursos
humanos, de información, de dinero y bienes.
 Investigación y Desarrollo: Estudia los productos y los procesos con el objetivo de lograr
mejoras.
 Secretaría y Asuntos Legales : todas las actividades relacionadas al cumplimiento de
obligaciones que surjan de leyes, contratos, estatutos o reglamentos.

2- SEGÚN TIEMPO: El uso de turnos de trabajo es común en muchas empresas donde la jornada
normal de trabajo no es suficiente. Ejemplo: en hospitales, en fábricas, en servicios de
emergencia, etc.

3- SEGÚN TERRITORIO O ZONA GEOGRAFICA: Es común en empresas que operan en amplias

áreas geográficas. En este caso las actividades en una determinada área del territorio se
agrupan y se asignan a un gerente. Ejemplo: casa central en ciudad de Córdoba y sucursales en
Villa María, Bell Ville y Río Cuarto.

4- SEGÚN CLIENTES: Es común en ciertas organizaciones, que se agrupen actividades por clientes,
para atender los requisitos de grupos de clientes claramente definidos. Ej. Mayoristas,
minoristas, consumidores finales, etc.

5- SEGÚN PRODUCTOS: Se agrupan las actividades según sus productos o líneas de productos que
lleva a cabo la organización. Ej. En Arcor, se sectoriza según Línea Enlatados, Línea Golosinas,
Línea Helados, Línea Otros Alimentos.

INSTRUMENTOS: para realizar el diseño organizacional y para dar a conocer a los miembros sus
puestos, sus funciones, comunicación existente entre miembros, recorrido de la información y otros.

Son:
1- Organigramas
2- Manual de funciones.

1- Organigrama: Representación gráfica de la estructura adoptada por una organización.

En su forma más simple, muestran las distintas unidades y sus relaciones funcionales. En su estado
más complejo, pueden incluir el titular del puesto de trabajo.
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Funciones del organigrama:

 De comunicación: permite a los integrantes conocer su posición dentro de la estructura y su

relación con el resto.
 De análisis: Permite detectar fallas de estructura.
 De síntesis: permite interpretar globalmente la estructura, viendo su dinámica y flexibilidad.

Tipos:

 Horizontal: Demuestra cada puesto determinando el máximo a la izquierda y los demás niveles
se suceden hacia la derecha. No son muy utilizados.

Departamento Ventas
Jefe de Administración

Departamento Compras

Dirección General
Departamento
Elaboración
Jefe de Producción
Departamento
Envasado

 Vertical (Más utilizado). Demuestra cada puesto dependiente de otro que se representa por
un cuadro ubicado en su parte superior, representando el nivel de comunicación y autoridad.

Dirección
General

Jefe de
Jefe de Jefe de
Producción Administraci
Marketing
ón

Atención al
Elaboración Finanzas
Cliente

Envasado Publicidad y
Tesorería
Promoción
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Elementos de organigramas:

 Rectángulos: Representan puestos, cargos, funciones o personas.

 Líneas (conectan, unen, nunca se usan flechas ni líneas diagonales)
 Horizontales: indican igualdad de niveles jerárquicos o áreas de responsabilidad.
 Verticales: indican relación de autoridad y responsabilidad
 Entrecortadas: expresan relación de staff o comité asesor. (Una persona o grupo de
personas que ayuda a resolver ciertos problemas que se presentan y que por sus
características requieren el aporte de diferentes criterios o la objetividad de
especialistas.)

Pautas para su confección:

 Sobriedad en el esquema.
 Fácil lectura y letra clara.
 Equilibrio en la distribución de los rectángulos.
 Proporcionalidad en los tamaños.
 Trazado de líneas sin flechas ni cruces.

2- Manual de funciones: Contiene la descripción de las actividades y procedimientos a ser

desarrolladas en cada puesto de trabajo.

Funciones:
Describe los cargos.
Define la tarea que debe realizar la persona que ocupa cada cargo para que toda la organización
conozca sus deberes.

Ejemplo: La organización se estructura según el siguiente organigrama.

Gerente General

Gerente de Gerente de Gerente de

Producción Administración Comercialización

Atención al
Elaboración Finanzas
Público

Envasado Auditoría Distribución

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Por lo tanto, se mostrará a continuación un modelo de Manual de funciones de los cargos

o Gerencia General
o Gerente de Producción
o Gerente de Administración
o Gerente de Comercialización.

(Se aclara que para completar los manuales de todos los puestos de este organigrama, faltarían los
manuales de funciones de empleados de departamentos Elaboración, Envasado, Finanzas, Auditoría,
Atención al Público y Distribución.)

UNIDAD DE TRABAJO: Gerente General

DEPENDE DE: ----------------------
UNIDADES DEPENDIENTES: Gerencia de Producción, Gerencia de Administración y Gerencia de
Comercialización.
FUNCIONES:
 Desarrollar una gestión eficiente, dirigiendo las operaciones comerciales, administrativas y
operativas de la empresa.
 Proyectar una imagen positiva de la empresa y apropiada calidad de los bienes y/o servicios.
 Optimizar el cumplimiento de normas legales y reglamentaciones de la actividad.
 Operar con racionales costos y gastos administrativos.
 Evaluar los recursos productivos disponibles: capacidad de personal, suministro de materiales,
posibilidad de contratar a terceros, a los fines de favorecer el funcionamiento de la
organización.
 Formular normas y reglamentaciones necesarias para mejorar el funcionamiento de la
organización.
 Deberá encargarse de la relación de la organización con entidades externas.

UNIDAD DE TRABAJO: Gerente de Administración

DEPENDE DE: Gerente General
UNIDADES DEPENDIENTES: Finanzas y Auditoría
FUNCIONES:
 Elabora presupuestos basándose en informes de secciones a cargo.
 Controla los recursos y gastos de la empresa.
 Asesora a la gerencia general para la toma de decisiones.
 Supervisa al personal a cargo.
 Evalúa la posibilidad de adquirir equipos, capacitar a los empleados, etc.
 Prepara periódicamente informes a su superior inmediato sobre las actividades que realiza.
 Valora méritos y aplica sanciones disciplinarias a su personal.
 Toma decisiones relacionadas en los asuntos de su competencia.

UNIDAD DE TRABAJO: Gerente de Producción

DEPENDE DE: Gerente General
UNIDADES DEPENDIENTES: Elaboración y Envasado
FUNCIONES:
 Planificar y controlar el proceso de elaboración de producto.
 Operar con racionales costos y gastos de producción.
 Asegurarse de la provisión de los insumos necesarios para llevar a cabo el proceso.
 Control de stock.
 Evaluación de la maquinaria, control de estado.
 Formular normas y reglamentaciones necesarias para optimizar el uso de tiempo.
 Distribución de tareas y control de personal a su cargo.
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 Preparar informes periódicamente para presentar a su superior inmediato.

UNIDAD DE TRABAJO: Gerente de Comercialización

DEPENDE DE: Gerente General
UNIDADES DEPENDIENTES: Distribución – Atención al Público.
FUNCIONES:
 Planificar, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades comerciales de la
empresa.
 Definir y someter a aprobación de la Gerencia General, las políticas y normas que orientarán
las actividades de comercialización, cobranza de los productos y trato con los clientes.
 Realizar investigaciones de mercados a los fines de obtener información de productos y
servicios de la empresa.
 Resolver los reclamos de los clientes.
 Establecer estrategias de promoción de ventas para captar nuevos clientes.
 Distribución de tareas y control de personal a su cargo.
 Preparar informes periódicamente para presentar a su superior inmediato.

 Funciones comunes a los trabajadores:

 Cumplir con las prescripciones legales y reglamentarias de la empresa.

 Ejecutar con cuidado y dedicación las tareas que le fueron asignadas.
 Cumplir las órdenes de sus superiores, observando los plazos establecidos.

 Funciones de asesoría o staff: Es el órgano responsable de asesorar, proponer, opinar y

pronunciarse en todos los asuntos que sean de su competencia, solicitado por el Gerente General
u otra área de la empresa. Ejemplos:
o Estudio Contable externo a la empresa.
o Asesor jurídico (abogado) externo a la empresa.