ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION

Definición: La organización de la información constituye actualmente un factor de éxito en las

empresas. La introducción del ordenador en el mundo empresarial revolucionó por completo
el sector. Se desarrollaron más tarde bases de datos y aplicaciones dedicadas a optimizar la
gestión de información, debido a la relevancia de este aspecto en el mundo empresarial. Años
más tarde fue Internet quien revolucionó el sector empresarial, se pasó a controlar mucha más
información que debía ser organizada. Una buena organización garantiza disponer de la
información precisa al instante, haciéndola visible sólo a aquellos usuarios con los permisos
suficientes. Además, una buena organización permite una gran coordinación y comunicación
entre los miembros. Otros beneficios de la organización de la información son la reducción de
costes y esfuerzo en proyectos, al tener disponible de una manera más eficaz la documentación
de otros proyectos.

1-. Gestión de la Información: 

Se refiere a un ciclo de actividad organizacional y al desarrollo, simulación o modelado de

sistemas de información, aplicables a áreas de gestión en organizaciones para la adquisición
de información de una o más fuentes, la custodia y la distribución de esa información a
aquellos que la necesitan, y su disposición final a través del archivado o borrado.

Este ciclo de implicación organizacional con la información implica a una variedad de partes
interesadas, incluyendo las que son responsables de asegurar la calidad, la accesibilidad y
la utilidad de la información adquirida; los responsables de
su almacenamiento y eliminación seguros; y los que lo necesitan para tomar decisiones. Los
interesados podrían tener derecho a originar, cambiar, distribuir o eliminar información de
acuerdo con las políticas de gestión de la información organizativa.

La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluyendo

la planificación, organización, estructuración, procesamiento, control, evaluación y
presentación de informes de actividades de información, todo lo cual es necesario para
satisfacer las necesidades de aquellos con roles o funciones organizacionales que dependen de
la información. Estos conceptos genéricos permiten que la información sea presentada a la
audiencia o al grupo correcto de personas. Después de que los individuos sean capaces de
poner esa información a utilizar, entonces gana más valor.

La gestión de la información está estrechamente relacionada con la gestión

de datos, sistemas, tecnología, procesos y – donde la disponibilidad de información es crítica
para el éxito organizacional – estrategia. Esta visión amplia del ámbito de la gestión de la
información contrasta con la visión anterior, más tradicional, de que el ciclo de vida de la
gestión de la información es un asunto operacional que requiere procedimientos específicos,
capacidades organizativas y normas que tratan con información como un producto o
un servicio.

Ir en busca de nuevos significados, análisis, aplicar el principio de que el todo, es más que la
suma de las partes. Es producir un impacto en el ambiente de cualquier organización.

Es un proceso que debe estar presente en cada uno de los pasos de la organización, es un
proceso y a la vez un subproceso. Requiere acción, decisión y evaluación.

Mediante la gestión se proporcionan los recursos de información necesarios para una buena
toma de decisiones, se desarrollan nuevos conocimientos que posibilitan calidad y eficiencia
en los servicios y productos de las organizaciones.

Funciones.-

Páez Urdaneta (1990) considera como funciones de la gestión de información:

1. Determinar las necesidades internas de información (relativas a las funciones,

actividades y procesos administrativos de la organización) y satisfacerlas
competitivamente.
2. Determinar las necesidades de inteligencia externa de la organización y satisfacerlas
competitivamente.
3. Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su accesibilidad.
4. Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las comunicaciones.
5. Desarrollar la estructura informacional de la organización y garantizar su operatividad.
 6. Manejar eficientemente los recursos institucionales de información, mejorar las
inversiones sucesivas en ellos, y optimizar su valor y su aprovechamiento
organizacional.
7. Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria corporativa.
8. Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte informacional para la gestión
y el desarrollo de la organización.
9. Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura informacionales de la
organización para incrementar su productividad o el rendimiento de la inversión.
10.Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la seguridad de la
información organizacional.
11.Entrenar a los miembros de la organización en el manejo o la utilización, de los
Recursos informacionales de la organización.
12.Contribuir a modernizar u optimizar las actividades organizacionales y los procesos
administrativos, relacionados con ellas.
13.Garantizar la calidad de los productos informacionales de la organización, y asegurar
su dimensión efectiva.

Sistema de gestión Informacion.-

Algunos autores como Davis y Olson (1985) conceptualizan los sistemas de gestión de
información como un

«sistema integrado y automatizado para proveer la información que sostenga las

funciones de operatividad, gestión y toma de decisiones en una organización.»

Moreiro González (1998) lo define como:

«el conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el

acceso y tratamiento de los recursos de información, incluye los registros
administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los recursos y el público a
que se destina. En su evolución el sistema puede manejar la función de inteligencia
corporativa y generar productos de inteligencia.»
Un Sistema de Gestión de Información permite la gestión de los recursos de información tanto
internos como externos. Su finalidad es generar servicios y productos que respondan a las
necesidades y sobrepasen las expectativas de los usuarios, posibilitando que el sistema trabaje
eficientemente y económicamente a la vez. El Sistema de Gestión de Información aprovecha
al máximo sus recursos de información en función de la mejora continua y de la toma de
decisiones organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide estratégica hasta la
base operativa.

2 -. Métodos de clasificación de requerimientos.-

Los requerimientos se pueden definir  de distintas maneras, la primera clasificación que

encontramos se encuentra relacionada  con el nivel de descripción con la que cuentan los
requerimientos. Dentro de este tipo de clasificación encontramos los siguientes:
 REQUERIMIENTOS DE USUARIO: Son declaraciones, en lenguaje natural y en
diagramas, de los servicios que se espera que el sistema proporcione y de las
restricciones bajo las cuales debe funcionar.
 REQUERIMIENTOS DE SISTEMA: Estos requerimientos establecen con detalle las
funciones, servicios y restricciones operativas del sistema. El documento de
requerimientos del sistema deberá ser preciso, y definir exactamente lo que se va a
La siguiente clasificación observaremos es la que se da a los requerimientos del sistema, la
cual se encuentra dividida en base a lo que se va a describir, las clasificaciones son las
siguientes:

 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES: Son declaraciones de los servicios que debe

proporcionar el sistema, de la manera en que éste debe reaccionar a entradas
particulares. O también pueden declarar explícitamente lo que el sistema no debe
hacer.
 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES: Son restricciones de los servicios
o funciones ofrecidos por el sistema. Incluyen restricciones de tiempo, sobre el
proceso de desarrollo y estándares. Dentro de estos requerimientos encontramos todo
lo referente a fiabilidad, el tiempo de respuesta y la capacidad de almacenamiento.
Los requerimientos Funcionales a su vez se clasifican de la siguiente manera:

REQUERIMIENTOS DE PRODUCTO: Estos requerimientos especifican el comportamiento

del producto.  Dentro de estos encontramos lo referente a Rendimiento del sistema (memoria,
rapidez, etc.) Y Fiabilidad (tasa de fallos aceptable).

REQUERIMIENTOS ORGANIZACIONALES: Estos requerimientos se derivan de políticas

y procedimientos existentes en la organización del cliente y en la del desarrollador. Un
ejemplo de este tipo de requerimientos podría ser el tiempo solicitado de entrega a la empresa.
REQUERIMIENTOS EXTERNOS: Estos requerimientos se derivan de políticas y
procedimientos existentes en la organización del cliente y en la del desarrollador. En esta
clasificación de requerimientos encontramos los que tienen que ver con Requerimientos
Legislativos, Requerimientos Éticos, etc.
* REQUERIMIENTOS DE DOMINIO: Son requerimientos que provienen del dominio de
aplicación del sistema y que reflejan las características y restricciones de ese dominio. Pueden
ser funcionales o no funcionales.
Los conceptos antes analizados se refieren a las clasificaciones de los requerimientos de
software, pero decíamos al inicio de este documento que los requerimientos también pueden
ser de diferentes tipos, estos se dividen en base a la constancia o tiempo que tardan en
modificarse los requerimientos, a continuación observamos los tipos de requerimientos:

REQUERIMIENTOS DURADEROS: Son requerimientos relativamente estables que se

derivan de la actividad principal de la organización y que están relacionados directamente con
el dominio del sistema.
REQUERIMIENTOS VOLÁTILES: Son requerimientos que probablemente cambian durante
el proceso de desarrollo del sistema o después de que este se haya puesto en funcionamiento.
A continuación puedes observar un gráfico donde se encuentran las clasificaciones de los
requerimientos:
 En el siguiente Gráfico puedes observar los tipos de requerimientos existentes en base al tipo
de modificaciones:

3-. Especificacion de procesos.-

La especificación de procesos, es una herramienta de modelado de sistemas, que permite definir

qué sucede en los procesos o funciones de un sistema.
El objetivo es definir qué debe hacerse para transformar ciertas entradas en ciertas salidas.
No hay una única forma de realizar la especificación de procesos; existen múltiples
herramientas que facilitan esta tarea, aunque debería emplearse aquellas que permitan fácil
comprensión.
Desarrollo de una especificación de procesos
Algunas herramientas utilizadas para generar especificaciones de procesos son:
* Lenguaje estructurado: se emplea un lenguaje natural limitado en palabras y construcciones,
dándole más precisión y claridad, evitando ambigüedades (el lenguaje natural humano carece
de precisión y es muy ambiguo). Definen un algoritmo.
* Uso de pre-condiciones y post-condiciones: describen la función del proceso, sin detallar
un algoritmo específico.
* Otras: tablas de decisiones, lenguaje narrativo, diagramas de flujos, diagrama Nassi-
Shneiderman, gráficas, etc.

Definicion.- Una especificación de proceso es un método utilizado para documentar, analizar y

explicar la lógica de toma de decisiones y las fórmulas utilizadas para crear datos de salida a
partir de datos de entrada de proceso. Su objetivo es fluir hacia abajo y especificar los
requisitos y procedimientos reglamentarios / de ingeniería. Los datos consistentes y de alta
calidad requieren especificaciones de proceso claras y completas.

Una especificación de proceso reduce la ambigüedad, permitiendo que un individuo u

organización obtenga una descripción precisa de las tareas y logros ejecutados y valide el
diseño del sistema, incluidos el diccionario de datos y los diagramas de flujo de datos.

Las especificaciones de proceso se crean para procesos primitivos y procesos de diagrama de

flujo de datos de un nivel superior (miniespecs). La lógica del proceso se representa mejor a
través del inglés estructurado, tablas de decisión, árboles de decisión o fórmulas o algoritmos
específicos y se utiliza para comunicar los requisitos y procedimientos de ingeniería a las
empresas involucradas en la creación de un proceso. Las descripciones de procesos pueden
existir en un formulario o en un repositorio de herramientas de ingeniería de software asistido
por computadora (CASE).

Las especificaciones de proceso no se crean para procesos que requieren entrada o salida
física, procesos que representan validación de datos simple o procesos con código preexistente
y preescrito.