Administración y Organización de Datos ITSS Unidad II

Administración y Organización de Datos

Unidad II. Organizaciones básicas

Asesor: M.I. Herschell Serna López

2.1. Definición y antecedentes.

Una organización de datos es una estructura física-lógica que permite realizar operaciones
computacionales (editar, guardar, actualizar, etc.) sobre un contenido de información.

 Estructura física; describe la manera física (bytes) de almacenar los datos en un soporte (como se
almacenan los datos en el soporte).

 Estructura lógica; describe la manera lógica de representar la información a los usuarios (como
ve el usuario la información).

Tipos de Organización

• Organización no estructurada  Utiliza información no estructurada contenida en libros, artículos

informes.

 Es tan grande la variedad de información que es muy difícil saber que es lo que nos va a interesar
en el caso de una búsqueda y seria imposible determinar un campo por cada tema.

• Organización estructurada

 Utiliza información estructurada o datos definidos (facturas, recibos de clientes, etc.).

 El diseño de una buena base de datos deberá reconocer con método y exactitud los datos que se
van a utilizar, antes de su implementación.

 Está organizada mediante campos.

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• Tratamiento de datos formateados (organizados).

 Sistemas orientados a proceso.

 Sistemas orientados a datos.

- Sistema de Gestión de Datos Relacionales.

 Tratamiento de datos no formateados (No organizados)

 Documentos.

 Sistemas de Recuperación de Información.

- Sistemas de Gestión de Bases de Datos Documentales.

Fuente: http://ocw.uc3m.es/ingenieria-informatica/informatica/documentos-teoria/tema-5-
organizacion-de-los-datos

2.2. Procesos de negocio a los que apoya.

ITIL, por sus siglas en inglés (Information Technology Infrastructure Library) es una colección de
documentos públicos, que basados en procesos y en un marco de mejores prácticas de la
industria, permite la Gestión de Servicios de TI con calidad y a un costo adecuado.

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ITIL tiene que ver con todos aquellos procesos que se requieren ejecutar dentro de las
organizaciones para la administración y operación de la infraestructura de TI, de tal forma que se
tenga una óptima provisión de servicios a los clientes bajo un esquema de costos congruentes con
las estrategias del negocio.

Desarrollada su 1er versión a finales de 1980, la Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la

Información (ITIL) se ha convertido en el estándar mundial de facto en la Gestión de Servicios
Informáticos.

Uno de los conceptos esenciales de ITIL es que establece que para una adecuada Gestión de
Servicios en las Tecnologías de Información es necesaria una mezcla sinérgica entre tres factores:
Personas, Procesos y Tecnología.

Beneficios de ITIL

Los siguientes son algunos de los beneficios que debe tener una adecuada Gestión del Servicio en
las Tecnologías de Información:

1. Maximiza la calidad del servicio apoyando al negocio de forma expresa. Ofrece una visión
clara de la capacidad del área IT
2. Aumenta la satisfacción en el trabajo mediante una mayor comprensión de las
expectativas y capacidades del servicio
3. Minimiza el ciclo de cambios y mejora los resultados de los procesos y proyectos IT
4. Facilita la toma de decisiones de acuerdo con indicadores de IT y de negocio.

Características de ITIL

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Las siguientes son algunas de las características de ITIL:

- Es un framework de procesos de IT no propietario.

- Es independiente de los proveedores.
- Es independiente de la tecnología.
- Está basado en "Best Practices".

Provee:

Una terminología estándar.

1. Las interdependencias entre los procesos.

2. Los lineamientos para la implementación.
3. Los lineamientos para la definición de roles y responsabilidades de los procesos
4. Las bases para comparar la situación de la empresa frente a las “mejores prácticas”.

El objetivo principal de Cobit consiste en proporcionar una guía a alto nivel sobre puntos en los
que establecer controles internos con tal de:

- Asegurar el buen gobierno, protegiendo los intereses de los stakeholders (clientes,

accionistas, empleados, etc.)
- Garantizar el cumplimiento normativo del sector al que pertenezca la organización
- Mejorar la eficacia i eficiencia de los procesos y actividades de la organización
- Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Por otra parte, todo control tiene por naturaleza un objetivo. Es decir, un objetivo de control es un
propósito o resultado deseable como por ejemplo: garantizar la continuidad de las operaciones
ante situaciones de contingencias.

Obviamente, los ejemplos expuestos son muy generalistas y poco detallados, pero creo que
muestran de forma práctica las diferentes definiciones.

Cobit clasifica los procesos de negocio relacionados con las Tecnologías de la Información en 4
dominios:

- Planificación y Organización
- Adquisición e Implementación
- Entrega y Soporte
- Supervisión y Evaluación

Por otra parte, la organización dispone de recursos (aplicaciones, información, infraestructura y

personas) que son utilizados por los procesos para cubrir los requisitos del negocio:

1. Efectividad (cumplimiento de objetivos)

2. Eficiencia (consecución de los objetivos con el máximo aprovechamiento de los recursos)

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3. Confidencialidad
4. Integridad
5. Disponibilidad
6. Cumplimiento regulatorio
7. Fiabilidad

Cabe destacar que, Cobit también ofrece mecanismos para la medición de las capacidades de los
procesos con objeto de conseguir una mejora continua. Para ello, proporciona indicaciones para
valorar la madurez en función de la misma clasificación utilizada por estándares como ISO 15504:

Nivel 0 – Proceso incompleto: El proceso no existe o no cumple con los objetivos

Nivel 1 – Proceso ejecutado

Nivel 2 – Proceso gestionado: el proceso no solo se encuentra en funcionamiento, sino que es

planificado, monitorizado y ajustado.

Nivel 3 – Proceso definido: el proceso, los recursos, los roles y responsabilidades se encuentran
documentados y formalizado.

Nivel 4 – Proceso predecible: se han definido técnicas de medición de resultados y controles.

Nivel 5 – Proceso optimizado: todos los cambios son verificados para determinar el impacto, se
han definido mecanismos para la mejora continua, etc.

En general, gran parte de los puntos que se exponen a continuación pueden ser mapeados a los
controles definidos en el estándar ISO 27002.

2.3. Fases.

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Convertir información en conocimiento tiene mucho que ver con entender las diferentes etapas
de los procesos de datos. Extraer utilidad y generar valor no es un simple proceso de minería, sino
que se trata, además, de una técnica especializada en la que hay que saber elegir entre una amplia
gama de enfoques, herramientas y métodos.

Los datos en bruto entran al sistema y, a partir de ese momento, sólo de la organización depende
el uso que se les dé. Aunque todos los procesos de datos son distintos, en todos se aprecia un
esquema común: tras el acceso, se produce el despliegue a los largo de sistemas informáticos,
software, aplicaciones varias... un recorrido que parte del dato y termina en la producción de
conocimiento y contexto. El paso previo a la generación de valor.

Las etapas de los procesos de datos

Conocer las etapas de los procesos de datos es importante para optimizarlos, entenderlos mejor y
lograr extraer todo el partido a cada bit de información que se introduce en el sistema. Así, puede
hablarse de seis fases comunes a la mayoría de ellos:

 Recogida: es la primera etapa del ciclo y la más relevante ya que la calidad de los datos
recogidos afectará en gran medida a los productos que de ellos se obtengan. Esta etapa
proporciona tanto la línea de base desde la que organizar el sistema de métricas, como la
información necesaria acerca de los objetivos de los procesos de datos, que son los que
ayudan a continuar mejorando.

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 Preparación: en esta etapa se manipulan los datos, con el fin de que adquieran el formato
adecuado para su posterior análisis y procesamiento. Los datos en bruto no pueden ser
procesados y se debe comprobar su exactitud para evitar errores en fases posteriores.
 Entrada de datos: ya se lleve a cabo de forma manual, digital o automatizada, este tipo de
procesos de datos buscan convertir los datos en información procesable. Esta etapa, que
consume bastante tiempo, requiere velocidad y precisión aunque se caracteriza por su
intensidad en recursos.
 Procesamiento: llegados a este punto, los datos se someten a diversos métodos, cada uno
con sus instrucciones; a través de los que se intentan evaluar, clasificar y organizar para
obtener información útil. Ésta es una de las metas de los procesos de datos y que, gracias
a los avances tecnológicos, cada vez es posible conseguir en periodos de tiempo más
reducidos.
 Interpretación y análisis: la información procesada se transmite al usuario de negocio,
quien se ocupará de acceder a ella a través de informes, visualizaciones, montajes de
vídeo o audio; para obtener el conocimiento que guiará las decisiones futuras de la
empresa.

A partir de este momento, la información empleada se almacena y el conocimiento extraído se

comparte de forma individual o se deja a disposición de todos los demás usuarios de la
organización en una plataforma. Lo importante es que la velocidad, la actualización, la seguridad y
la accesibilidad nunca se vean comprometidas, puesto que, de suceder cualquiera de esos
contratiempos se estaría malgastando el esfuerzo invertido en los procesos de datos.

Fuente: https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/procesos-de-datos-sus-fases-y-
la-generacion-de-valor

2.4. Ventajas y desventajas

Estas son algunas de las ventajas.

1Mailings o listados automatizados

Nos permite enviar correos electrónicos de forma rápida y en torno a un dato concreto de
selección.

Ejemplo: recordatorios mensuales para la vacunación anual de rabia. Enviaremos cartas de

recuerdo (e-mail o sms) a aquellos clientes que tengan una mascota que en el mes en curso
cumpla la fecha de revacunación.

Ejemplo: queremos obtener un listado de los clientes que no vienen a la peluquería desde hace
más de seis meses y hacer llamadas o mailings de recaptación.

2Integración de todos los servicios

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Nos permite gestionar todos los servicios de la clínica con el mismo programa e interrelacionarlos
si es necesario.

Ejemplo: queremos saber cuántos clientes utilizan varios servicios de forma habitual (peluquería y
clínica) para valorar ambos servicios y posteriormente establecer estrategias mutuas para
derivación y captación de clientes.

3Almacén logístico de datos de interés

Nos permite almacenar datos múltiples, evitando la repetición y pudiendo seleccionar los datos
teniendo en cuenta diferentes parámetros según las necesidades de análisis o de creación de
listados.

Ejemplo: listado de todos los propietarios con perros mayores de seis años para ofertar una
campaña de limpieza bucal.

4Gestión de stock

Permite ver en todo momento las unidades de un producto determinado en la tienda, las unidades
vendidas en intervalos establecidos, los datos de proveedores e incluso la creación de pedidos de
forma automática para ser enviados al proveedor.

Ejemplo: queremos ver si una nueva marca de pienso que se ha introducido en tienda el último
año tiene buena acogida, volumen de venta, márgenes, etc.

5Estrategias de marketing

La buena gestión tiene, de por sí, una repercusión favorable en la impresión que tienen los clientes
de nuestro centro. Así, por ejemplo, podemos crear una buena imagen corporativa con la
documentación escrita que ofrecemos a nuestros clientes incluyendo el logo y datos básicos de la
clínica.

Ejemplo: siempre cobrará la visita o el servicio realizado la misma persona que accederá al listado
de precios, servicios ofrecidos al cliente y elaboración del ticket o factura desglosada desde el
mismo programa.

6Acceso inmediato a la información

Hace años cada vez que venía un cliente teníamos que abrir un pesado archivador, buscar por
orden alfabético y si no encontrábamos la ficha, buscar por todo el centro. Ahora, con un simple
gesto encontraremos (desde cualquier ordenador del centro) todos los datos personales e historial
clínico de su mascota de forma inmediata, lo que nos permitirá conocer todos los datos de cliente
y mascota de un vistazo y que el cliente se sienta confiado al ser atendido de forma personal.

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Ejemplo: podemos buscar los animales que tienen cita de peluquería al día siguiente y llamar o
mandar sms para recordar la cita. A su vez, podemos también crear un listado para el peluquero
de las citas que tiene, e incluso los comentarios almacenados de las últimas visitas (necesita
tranquilización, el propietario prefiere pelo más largo, etc.) pudiendo planificar el trabajo y dar
una buena imagen del conocimiento que tenemos de los clientes y sus mascotas.

7Control de la contabilidad

La percepción directa de la rentabilidad de nuestro trabajo y/o determinado servicio puede

resultar errónea, por lo que conviene hacer análisis de la optimización de determinados servicios y
productos en intervalos determinados de tiempo para tomar decisiones sobre ellos. Además, nos
permite llevar un control exhaustivo de contabilidad por servicio y sobre morosos o pagos
aplazados.

Ejemplo: elaboración de listados mensuales de morosos para correspondencia o llamadas de

atención y seguimiento. También podemos saber si el cliente que solicita un servicio está al
corriente de pago con un simple vistazo a la pantalla.

Éstas son algunas de las desventajas.

1Riesgo de pérdida de datos

No cabe duda de que la comodidad de tener todos los datos en un mismo soporte lo hace práctico
y, a la vez, vulnerable, pues cualquier error, avería (simplemente la falta de corriente eléctrica)
acabaría a la vez con una herramienta básica para el desarrollo de nuestra actividad y con todos
los datos de nuestros clientes e historiales de las mascotas.

Por ello, es clave que hagamos copias de seguridad en intervalos de tiempo determinados
(dependiendo del volumen de información que se grabe en el programa diariamente) para que
siempre sea posible recuperar la base, si se produce cualquier problema. Si el equipo tiene además
conexión a Internet, la seguridad debe ser aún mayor mediante la implantación de sistemas
garantizados de antivirus, firewalls, etc.

2Manipulación de datos

Todo el personal ha de estar entrenado y conocer el protocolo de almacenamiento y manipulación

de datos, así como el uso correcto de la base. Siempre se pueden tener determinadas áreas del
programa de acceso privado mediante claves para evitar la pérdida o desorganización de la
configuración o la visualización de determinada información confidencial.

3Confidencialidad

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El acceso a la información comporta nuevos desafíos y controversias en torno a los derechos

fundamentales de las personas y su privacidad. Es cierto que no estamos hablando de historiales
médicos de personas, pero de la misma manera, los datos personales de clientes y mascotas han
de tratarse con extrema confidencialidad.

La nueva Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) establece límites sobre la
tenencia y utilización de este tipo de datos, así como el intercambio de los mismos.

De tal forma que el cliente tiene derecho a conocer quién está utilizando sus datos personales y
para qué y admitir o negar dicho uso a quien él considere.

2.5. Tendencias

– Las normas ISO de gestión de documentos

Entre las características de las normas ISO de gestión de documentos (la denominada “familia ISO
15489”) destacan las siguientes:

 Posición medular de la norma ISO 15489, publicada en 2001, por su vinculación con ISO
9000 e ISO 14000.
 Constituyen una herramienta objetiva para la medición de la calidad.
 Su alcance es una institución definida.
 Suponen un único referente metodológico y conceptual para la práctica profesional
(podría decirse que son, en su conjunto, un “Manual de manuales”).
 Implican la integración de las Buenas Prácticas archivísticas en una única familia.
 Han contribuido notablemente en la definición de la terminología y los conceptos de
gestión de documentos y los archivos a través del establecimiento de las características
del documento, instrumentos, sistemas y procesos documentales.

– El modelo de requisitos de la Unión Europea – MoReq

Los modelos de requisitos se aplican al ámbito de la gestión de los documentos electrónicos. Dada
su naturaleza y área de influencia territorial, destaca el modelo de requisitos de la Unión Europea
conocido como MoReq, del que existen dos versiones (2001 y 2008). Entre las características del
modelo de requisitos de la Unión Europea destacan las siguientes:

 El modelo constituye un grupo de recomendaciones orientadas al funcionamiento de un

«Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo».
 Reposa sobre el ciclo de vida completo de los documentos.
 Contempla la coexistencia de sistemas de documentos electrónicos y en papel,
gestionados en sistemas híbridos.
 Define las características para diferenciar un verdadero «sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo» de aquel que no lo es.

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 Constituye un modelo adaptable a las necesidades específicas de cada institución.

 Destaca la importancia de la figura del administrador del sistema.
 Busca crear relaciones fecundas entre archiveros e informáticos y los proveedores de
aplicaciones.
 Realza la importancia de los esquemas de metadatos como herramienta básica para el
mantenimiento del contexto de los documentos, y con éste su autenticidad, integridad,
fiabilidad y disponibilidad a largo plazo.

– Las normas del Consejo Internacional de Archivos

Las normas promovidas por el Consejo Internacional de Archivos constituyen el principal referente
profesional para los archiveros. Entre sus características destacan las siguientes:

 Constituyen el refrendo de unas pautas comunes en la regulación de un proceso muy

concreto de la gestión archivística: la descripción.
 Abarcan la descripción de documentos -ISAD (G) Norma Internacional General de
Descripción Archivística, 2ª versión de 1999-, autoridades -ISAAR (CPF) Norma
Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias, 2ª versión de 2009-, funciones –ISDF Norma Internacional para la
Descripción de Funciones, 2007- e instituciones de custodia –ISDIAH Norma Internacional
para Describir Instituciones que Conservan Fondos de Archivo, 2008-.
 Facilitan la integración de sistemas institucionales en redes de archivos (agrupaciones de
varios centros con vistas a un objetivo común, singularmente el de compartir recursos
informativos).
 Posibilita el cumplimiento de la legislación archivística desde una perspectiva integradora
(por ejemplo, una estructura normalizada de datos para la realización del registro de
Bienes de Interés Cultural o el censo de archivos de una Comunidad Autónoma).
 Permite proporcionar información sea cual sea el grado de desarrollo archivístico
institucional (conocida como “descripción multinivel”, que abarca desde el fondo –o la
serie en el caso del “sistema de series”- hasta el documento individual).
 Supone dotar de homogeneidad conceptual a la práctica archivística (las bases de
referencia son idénticas).
 Genera confianza en el trabajo archivístico cotidiano a largo plazo.

– La visión nacional: Esfuerzos normalizadores en España

Actualmente se está desarrollando un proceso normalizador por parte de responsables

archivísticos, tanto del Estado como de destacadas Comunidades Autónomas, orientados
específicamente a la descripción. Entre tales iniciativas cabe destacar las siguientes:

 MDM: Manual de Descripción Multinivel (Castilla-León).

 ARANOR: Norma de Descripción Archivística de Aragón.
 NODAC: Norma de Descripción Archivística de Cataluña.

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 NOGADA: Norma Gallega de Descripción Archivística.

 CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística.

Fuente: https://asmoz.org/es/los-archivos-la-gestion-documentos-hoy-tendencias-retos-i/

2.6. Comparativos entre marcos de referencia

Las tecnologías de la Información y Comunicación son aquellas herramientas computacionales e

informáticas que procesan, almacenan, resumen, recuperan y presentan información
representada de la más variada forma. Son un conjunto de herramientas, soportes y canales para
el tratamiento y acceso a la información. Constituyen nuevos soportes y canales para dar forma,
registrar, almacenar y difundir contenidos informacionales.

Fundamentos

COBIT

La Estructura de operaciones de Microsoft (MOF, Microsoft Operations Framework) es una

colección de recomendaciones, principios y modelos.

Proporciona una guía técnica completa para lograr confiabilidad, disponibilidad y capacidad de
soporte técnico y de administración del sistema de producción crítico con productos y tecnologías
de Microsoft.

ITIL

La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información, frecuentemente abreviada ITIL (del

inglés Information Technology Infrastructure Library), es un marco de trabajo de las buenas
prácticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnologías de la información (TI).

A quien va dirigido

COBIT

El marco de control de COBIT a Auditores, Administradores, personal del negocio, Consultores,

Ingenieros y en general a todos los niveles de una organización donde se requiera implantar un
Gobierno de TI utilizando el marco de COBIT.

ITIL

Personal directivo, gerencial y operativo de los departamentos de TI que estén directa o

indirectamente involucrados con la prestación y soporte de servicios de TI.

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Herramientas

COBIT

Resumen ejecutivo, Marco referencial, Objetivos de control, Guías de auditoría, Conjunto de

herramientas de implementación, Guías gerenciales, CD-ROM

ITIL

Perspectivas del negocio, Dirección de la aplicación, Entrega de servicio TI, Soporte de servicio,
Gestión de infraestructura.

Tiempo de Desarrollo

COBIT

Depende de la disponibilidad de la información de las áreas de la empresa.

ITIL

Depende del uso y del estado actual de la infraestructura TI.

Fuente: http://tareasesgsti.blogspot.com/p/26-comparativos-entre-marcos-de.html

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