UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EN EL SECTOR
INMOBILIARIO BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD
HORIZONTAL

AUTOR: JENNY ELIZABETH PARRA GARCÍA

nije.parra@gmail.com

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA

PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR: DR. ULISES FABIÁN ÁLVAREZ PORTILLA

ualvarez@uce.com.ec

QUITO, DM. FEBRERO DEL 2014

Parra García, Jenny Elizabeth (2014). Diseño de un Sistema de Gestión
para la Administración de recursos en el sector inmobiliario bajo
Régimen de Propiedad Horizontal. Trabajo de investigación para
optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,
Contadora Pública Autorizada CPA. Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito: UCE. 159 p.
 DEDICATORIA

Esta tesis se la dedico a mi Dios quien supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir
adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las
adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi familia quienes por ellos soy lo que soy.

Para mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, soporte en los momentos difíciles, y
por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. Me han dado todo lo que soy como
persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para
conseguir mis objetivos.

A mis hermanos Joan y Joel por estar siempre presentes demostrándome su amor.

ii
 AGRADECIMIENTO

Infinitamente agradecida con Dios porque es el pilar más importante en mi vida, por haberme dado
fuerza y valor para culminar esta etapa de mi vida.

Agradezco la confianza y el apoyo brindado por parte de mis padres Manuel y Narcisa, que sin
duda alguna en el trayecto de mi vida me han demostrado su amor, corrigiendo mis faltas y
celebrando mis triunfos.

A mis hermanos Joan y Joel quienes con sus cuidados, comprensión, apoyo y cariño han sido parte
fundamental de mi vida.

Al Dr. Ulises Álvarez por toda la colaboración brindada durante la elaboración de esta tesis.

A Mery Durán quien con sus consejos y apoyo incondicional me ha ayudado a afrontar los retos
que se me han presentado en esta etapa de mi vida.

Finalmente a María Fernanda Chicaiza por la gran calidad humana que me ha demostrado con su
amistad.

iii
 AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Jenny Elizabeth Parra García en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EN EL SECTOR INMOBILIARIO BAJO
RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL”, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o
de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19
y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 03 de febrero de 2014

Jenny Elizabeth Parra García

C.C. 172144978-1
nije.parra@gmail.com

iv
 APROBACIÓN DEL TUTOR

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita
Jenny Elizabeth Parra García, para optar por el título profesional cuyo tema es: “DISEÑO DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EN EL SECTOR
INMOBILIARIO BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL”, la misma que reúne los
requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 03 días del mes de Febrero de 2014.

Dr. Ulises Álvarez Portilla

C.C. 040062384-9

v
 CONTENIDO

CAPÍTULO I .................................................................................................................................... 1

1. GENERALIDADES DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL ................................................ 1

1.1 EL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN EL ECUADOR ............................. 1

1.2 DEFINICIONES DE RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL ................................ 3

1.3 IMPORTANCIA DE CONSTITUIR INMUEBLES BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD

HORIZONTAL .......................................................................................................................... 6

1.3.1 SOCIAL ............................................................................................................................ 6

1.3.2 ECONÓMICA ................................................................................................................... 7

1.3.3 JURÍDICA ......................................................................................................................... 7

1.4 INMUEBLES BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN EL ECUADOR 8

1.4.1 ANTECEDENTES ............................................................................................................ 8

1.4.2 BASE LEGAL................................................................................................................. 11

1.5 GOBIERNO DE PROPIEDADES HORIZONTALES ..................................................... 15

1.5.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS .......................................................................... 15

1.5.2 DIRECTORIO GENERAL ............................................................................................. 16

1.5.3 EL ADMINISTRADOR ................................................................................................. 18

1.6 ASPECTOS TRIBUTARIOS, LABORALES Y DE CONTRATACIÓN EN MATERIA

DE PROPIEDAD HORIZONTAL. ......................................................................................... 18

1.6.1 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES DE INMUEBLES BAJO RÉGIMEN

DE PROPIEDAD HORIZONTAL .......................................................................................... 18

1.6.2 COMPROBANTES DE PAGO ...................................................................................... 20

1.6.3 IMPUESTO A LOS PREDIOS URBANOS .................................................................. 21

1.6.4 RÉGIMEN LABORAL ................................................................................................... 23

1.6.5 CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ........................................................... 28

vii
CAPÍTULO II................................................................................................................................. 29

2. SISTEMAS DE GESTIÓN .................................................................................................. 29

2.1 CONCEPCIÓN SISTÉMICA DE UNA ORGANIZACIÓN ............................................. 29

2.1.1 ¿QUÉ ES SISTEMA? ..................................................................................................... 29

2.1.2 ELEMENTOS DE UN SISTEMA .................................................................................. 31

2.1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ..................................................................... 34

2.2 ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ................................................. 42

2.3 DEFINICIONES DE SISTEMA DE GESTIÓN................................................................ 43

2.4 TIPOS DE SISTEMAS DE GESTIÓN .............................................................................. 45

2.4.1 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.............................................................. 46

2.4.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE ................................................. 47

2.4.3 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD LABORAL ..................................... 48

2.4.4 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ................................................................... 48

2.5 IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ......................................................... 50

2.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ............................................ 52

2.7 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ............................................................. 53

2.7.1 GOBIERNO DE LA EMPRESA .................................................................................... 53

2.7.2 ORIENTACIÓN A LAS PARTES INTERESADAS ..................................................... 58

CAPÍTULO III ............................................................................................................................... 59

3. PROPUESTA ADMINISTRATIVA ................................................................................... 59

3.1 ORGANIGRAMA PROPUESTO...................................................................................... 59

3.2 FUNCIONES PARA CADA CARGO............................................................................... 61

3.2.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS .......................................................................... 61

3.2.2 DIRECTORIO GENERAL ............................................................................................. 62

3.2.3 EL ADMINISTRADOR ................................................................................................. 63

3.3 PROCEDIMIENTOS ......................................................................................................... 67

3.3.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................ 67

viii
 3.3.2 PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ........................................................................... 68

3.3.3 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ............................................................................ 70

3.4 INSTRUCTIVOS ............................................................................................................... 71

3.5 REGLAMENTOS .............................................................................................................. 75

3.5.1 REGLAMENTO INTERNO DEL EDIFICIO ................................................................ 75

3.5.2 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE ÁREAS HÚMEDAS........................................ 76

3.5.3 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE ÁREAS COMUNALES Y ESPACIOS

VERDES .................................................................................................................................. 76

3.5.4 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE PARQUEADEROS ......................................... 77

3.6 MODELOS, FORMULARIOS, REGISTROS Y FORMATOS DE USO MÁS

FRECUENTE ........................................................................................................................... 77

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 89

4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ........................................................................ 89

4.1 ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA ................................................................... 89

4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE

PROPIEDADES HORIZONTALES ....................................................................................... 91

4.2.1 PERFIL DEL ADMINISTRADOR ................................................................................ 91

4.2.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................... 91

4.2.3 GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA .................................................................... 93

4.3 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ................................................................................. 93

4.3.1 MISIÓN........................................................................................................................... 93

4.3.2 VISIÓN ........................................................................................................................... 94

4.3.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ..................................................................................... 94

4.3.4 OBJETIVOS OPERATIVOS .......................................................................................... 94

4.3.5 ESTRATEGIAS .............................................................................................................. 96

4.4 PLAN OPERATIVO .......................................................................................................... 99

4.5 PRESUPUESTO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 102

4.5.1 POLÍTICAS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO . 102

ix
 4.5.2 FASES DEL PRESUPUESTO...................................................................................... 104

4.5.3 CASO PRÁCTICO ....................................................................................................... 112

4.5.4 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ................................................................................ 119

4.6 ESTRUCTURA DEL SISTEMA POR PROCESOS ....................................................... 119

4.6.1 PROCEDIMIENTOS PARA EMISIÓN Y RECAUDACIÓN DE EXPENSAS ......... 119

4.6.2 PROCEDIMIENTOS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 125

4.6.3 PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ......... 127

4.6.4 PROCEDIMIENTOS PARA PAGO DE NÓMINA ..................................................... 131

4.6.5 PROCEDIMIENTOS PARA PAGO A PROVEEDORES ........................................... 133

4.6.6 PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO DE SERVICIOS DE

TERCEROS ........................................................................................................................... 136

4.6.7 PROCEDIMIENTOS PARA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS .................. 139

4.6.8 PROCEDIMIENTOS PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE REGISTROS

E INFORMES ........................................................................................................................ 140

4.7 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO

PROPUESTO ......................................................................................................................... 153

CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 155

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 155

5.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 155

5.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 157

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... - 158 -

x
 LISTA DE TABLAS
Tabla No. 1.1 Cronología de las edificaciones en Guayaquil ........................................................ 10

Tabla No. 1.2 Cronología de las edificaciones en Quito ................................................................ 11

Tabla No. 2.1 Principales aspectos de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medioambiente y de
Prevención de Riesgos Laborales ..................................................................................................... 46

xi
 LISTA DE FIGURAS
Figura No. 1.1 Tipo de Vivienda ..................................................................................................... 3

Figura No. 1.2 Definición de Propiedad Horizontal ........................................................................ 5

Figura No. 2.1 ¿Qué es sistema? .................................................................................................... 29

Figura No. 2.2 Elementos de un sistema ........................................................................................ 33

Figura No. 2.3 Ambiente organizacional ....................................................................................... 35

Figura No. 2.4 Organigrama vertical ............................................................................................. 38

Figura No. 2.5 Organigrama horizontal ......................................................................................... 39

Figura No. 2.6 Fases del Proceso Administrativo .......................................................................... 41

Figura No. 2.7 Tipos de Sistemas de Gestión ................................................................................ 49

Figura No. 2.8 Elementos de un Sistema de Gestión ..................................................................... 53

xii
 RESUMEN EJECUTIVO

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS EN EL SECTOR INMOBILIARIO BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD
HORIZONTAL”

La presente investigación muestra la evaluación realizada al Sector Inmobiliario bajo Régimen de

Propiedad Horizontal con el fin de identificar oportunidades de mejora en cuanto al planteamiento
y ejecución de procedimientos que permitan el cumplimiento de los objetivos de este tipo de
organizaciones, velando siempre el fiel cumplimiento de la normativa legal vigente y aplicable a
este sector.

Mediante el entendimiento de los Sistemas de Gestión y sus respectivos componentes se plantea un

modelo aplicable a las organizaciones objeto de la investigación. Este contempla una estructura
administrativa identificando los principales actores así como las funciones de cada uno de ellos de
acuerdo a la normativa.

Los procedimientos han sido diseñados observando las necesidades del Sector Inmobiliario bajo
Régimen de Propiedad Horizontal y finalmente se define la metodología para la implementación
del instrumento propuesto.

PALABRAS CLAVES

 SISTEMA
 GESTIÓN
 PROCEDIMIENTOS
 ADMINISTRACIÓN
 INMUEBLES
 PRESUPUESTO

xiii
xiv
 INTRODUCCIÓN
La investigación se enfoca en generar un instrumento para ser aplicado en el sector inmobiliario
bajo régimen de propiedad horizontal y así generar soluciones en las actividades de administración
de recursos que aquí se desarrollan.

En el primer capítulo se hace una presentación del tipo de organizaciones objeto de la presente
investigación, para lo cual primero se define que es el Régimen de Propiedad Horizontal,
argumentando luego la importancia de que los inmuebles adopten esta figura jurídica que a su vez
constituye un tipo de organización como ya se mencionó, que desde luego no tiene fines de lucro y
sin embargo es de vital importancia que cumplan con los lineamentos legales establecidos. Se
exponen ampliamente sus características, su problemática, los cambios a través del tiempo que han
resultado de la evolución social y de carácter legal.

En el segundo capítulo se conceptualiza todo lo referente a sistemas de gestión, el cual está

dispuesto de tal forma que pretende en primer lugar llegar a un entendimiento de qué es sistema y
sus elementos. Posteriormente al desarrollar cómo una organización cumple las propiedades de un
sistema, se comprenderá que el estudio y entendimiento de la dinámica de los sistemas han llevado
a desarrollar esquemas que ayudan a la consecución de objetivos con el aprovechamiento óptimo
de recursos y minimización de riesgos.

En el capítulo tres se desarrolla la propuesta administrativa, misma que se ha diseñado conforme a

la legislación que compete al Régimen de Propiedad Horizontal vigente en el Ecuador.
Básicamente se establece la forma en que deben organizarse los inmuebles que han adoptado esta
figura, considerando la estructura que deben cumplir sus órganos de gobierno y desde luego las
funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de sus miembros.

El capítulo cuarto se centra en desarrollar la propuesta del diseño del sistema de gestión aplicable a
las propiedades bajo régimen de propiedad horizontal, partiendo por su estructura general y sus
principales actores, encontrando entre estos al ente de Administración, quien tiene a su cargo la
gestión financiera y operativa de la organización. El sistema ha sido planteado de acuerdo a la
ejecución de procesos los cuales observan a su vez una planificación estratégica.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones que fueron fruto de la investigación,

así como la bibliografía consultada.
 CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL

1.1 EL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN EL ECUADOR

El término propiedad horizontal por lo general hace alusión a edificios, esto es un hecho que llama
la atención, pues los edificios se extienden a lo largo más que a lo ancho y tal vez debería llamarse
propiedad vertical. Sin embargo, es seguro que no se trata de un error, si no que la idea de este
concepto hace referencia a la unión de dos derechos, que no pueden ser dispuestos de forma
separada sino que uno y otro son parte de la propiedad. Son paralelos, es decir, son horizontales.

La propiedad horizontal es una forma de propiedad colectiva, es decir, se trata de un conjunto de

propietarios, quienes por un lado son dueños exclusivos sobre una sección de determinado
inmueble, y por otro lado participan del uso de aquellos bienes o áreas que son comunes a todos los
dueños; de aquí el término copropietarios. La integración de estos dos derechos, de uso exclusivo y
común, es absoluta y no pueden ser materia de enajenación, transferencia o embargo en forma
separada.

Se puede considerar a la propiedad horizontal como una figura jurídica relativamente moderna,
partiendo del hecho de que las instituciones de derecho civil en el Ecuador tienen como fuente
principal el Derecho Romano y en este último no se encontraba regulada la propiedad horizontal
como tal, únicamente existe un esbozo del Jurisconsulto Ulpiano, en el que se planteó con bastante
claridad y precisión, la división de una casa por pisos, al considerar el caso del cenáculo o piso
superior de la casa, ocupado por una persona en calidad de dueño, y que tenga esta persona acceso
directo al cenáculo por un sitio público; en tanto que la planta baja del edificio pertenezca a otra
persona en la misma calidad.

“La primera referencia legal a la propiedad horizontal aparece en el Código Civil francés de 1804,
conocido como “Código Napoleón”. En su artículo 664, este código legislaba sobre el caso en el
cual “... distintos pisos de un edificio pertenecen a diferentes propietarios” y establecía una serie de
reglas rudimentarias referidas a las obligaciones de dichos propietarios respecto de las mejoras y el
mantenimiento del edificio. Basadas en ese artículo, la jurisprudencia y la doctrina empezaron a
elaborar teorías jurídicas acerca de la naturaleza de esta especie de propiedad común, y a partir de
allí muchos códigos civiles de distintos países incorporaron el concepto de un modo u otro.”
(Coloma, 2001, pág. 2)

En nuestro Código Civil de 1861 se encuentra un artículo que sugiere una idea básica de propiedad
horizontal, el mencionado artículo se halla aún vigente y cuyo texto al inicio dice: “Art. 895.
Cuando los diferentes altos o pisos de una casa pertenecen a diversos propietarios, debe contribuir

-1-
cada uno de ellos a los reparos u obras que fuere preciso hacer...”. En general el artículo dispone
algunas obligaciones y deberes para estos propietarios, cuyo fin es precautelar la conservación del
inmueble y dar solución a conflictos que se presentan al momento de realizar reparaciones en el
mismo; sin embargo se dejaban múltiples cuestiones aún sin resolver.

Cuando las nuevas técnicas constructivas permitieron concebir edificaciones de mayor altura y
complejidad, la legislación vigente se volvió insuficiente por lo que desde el año de 1955 se estaba
tramitando un proyecto de Ley de Propiedad Horizontal en el Congreso Nacional pero no fue hasta
años más tarde que en el gobierno de Camilo Ponce Enríquez entró en vigencia la Ley de
Propiedad Horizontal expedida como Ley de Emergencia No. 08; la exposición de motivos, el
Informe del Consejo Nacional de Economía y el texto de la Ley, se publicaron en el Registro
Oficial 1069 del 15 de marzo de 1960.

Lo que esta nueva Ley buscaba era favorecer el tipo de habitaciones múltiples para solucionar el
problema de la vivienda en el país; añadía al régimen del Código Civil normas sobre la constitución
del derecho de propiedad horizontal, sobre la administración, modificación y reconstrucción de los
edificios, sobre el seguro y las expensas. Se hacía referencia a dos reglamentaciones que deben
complementar la Ley, el Reglamento General, mismo que fue expedido en 1961 y los reglamentos
internos propios de cada edificio.

En la actualidad se encuentra vigente la Codificación de la Ley de Propiedad Horizontal del 6 de

octubre del 2005 y el Reglamento de Propiedad Horizontal del 6 de septiembre de 1999 y en
septiembre del 2011 entró en vigencia la Ley Reformatoria a la Ley de Propiedad Horizontal cuyo
proyecto fue aprobado por la Asamblea Nacional en el mes de julio del mismo año. Lo que
persigue esta reforma es facilitar el cobro de expensas así como la toma de decisiones por parte de
la Asamblea de Copropietarios ya que se sustituyó el requisito de unanimidad por el de la voluntad
de las tres cuartas partes de la Asamblea.

Esta reforma se vio necesaria porque en el Ecuador las propiedades horizontales ya no son iguales a
las de 1960, en algunos inmuebles hay tal cantidad de copropietarios que para un administrador es
imposible reunir al 100% de estos para tomar decisiones que previamente se tienen que poner a
votación. Esto no es más que una evidencia de la complejidad cada vez mayor no solo de la
sociedad sino específicamente de este tipo de propiedades, puesto que hoy en día se encuentran
edificios de ocupación diversa, es decir que no están destinados solo a vivienda, considerando
también que entre uno y dos millones de personas viven en inmuebles bajo régimen de propiedad
horizontal, sino que también funcionan allí mismo oficinas y locales comerciales.

-2-
Figura No. 1.1 Tipo de Vivienda

En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2010)

De acuerdo a este gráfico que refleja en porcentajes el tipo de vivienda que ocupan las familias
ecuatorianas, se observa que la preferencia es habitar en casas o villas, sin embargo en segundo
lugar se encuentran los departamentos. Es decir que las propiedades de tipo horizontal no son de
uso generalizado aún en el Ecuador, pero sin duda se van popularizando cada vez más a través del
tiempo y conforme se evidencian sus múltiples ventajas.

Pero adicional a las estadísticas presentadas en este gráfico, hay que considerar dos aspectos
importantes; la construcción de edificios se da principalmente en las grandes ciudades del Ecuador,
por ejemplo: Quito, Guayaquil, Cuenca; y además existen edificios que son exclusivamente
destinados al uso de oficinas. Por consiguiente, las cifras presentadas en esta gráfico no pueden
llevar a una terminante conclusión de que la propiedad horizontal no se está difundiendo en la
actualidad.

1.2 DEFINICIONES DE RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Se entiende por propiedad horizontal aquella edificación que consta de varios pisos y unidades o
departamentos pertenecientes a diversos dueños; más, hablando en términos legales el Régimen de
Propiedad Horizontal es una institución jurídica que implica que hay una comunidad de
propietarios en la que coexisten un derecho exclusivo de propiedad sobre determinados elementos
de la edificación denominados elementos privativos, y un derecho de copropiedad sobre otros
elementos o servicios comunes a todos los propietarios.

-3-
“Lo que los dueños poseen en un régimen de propiedad horizontal es, por lo tanto, un conjunto de
derechos que implica el uso exclusivo de sus departamentos y oficinas y el uso no exclusivo de
todas las partes comunes del edificio, y tales derechos son perpetuos y transferibles. Sin embargo,
los derechos exclusivos y no exclusivos son indivisibles, en el sentido de que no es posible vender
el derecho sobre las partes individuales sin incluir también en la transacción al derecho sobre las
partes comunes, o viceversa.” (Coloma, 2001, pág. 3)

En Argentina, el artículo 1º de la Ley 13.512 define la Propiedad Horizontal como los distintos
pisos del edificio o distintos departamentos de un mismo piso o departamento de un edificio de una
sola planta, que sean independientes y que tengan salida a la vía pública directamente o por un
pasaje común.

Esta definición no difiere mucho de la que propone la Ley de Propiedad Horizontal del Ecuador
cuyo texto dice: “Art. 1.- Los diversos pisos de un edificio, los departamentos o locales en los que
se divida cada piso, los departamentos o locales de las casas de un solo piso, así como las casas o
villas de los conjuntos residenciales, cuando sean independientes y tengan salida a una vía u otro
espacio público directamente o a un espacio condominial conectado y accesible desde un espacio
público, podrán pertenecer a distintos propietarios.”

Uno de los países en los que la propiedad horizontal tiene gran importancia y de la cual se han
escrito varios artículos es España, por lo que a continuación se cita la definición que plantea su
Código Civil vigente desde el año 1889 en su Art.- 396: “Los diferentes pisos o locales de un
edificio o las partes de ellos susceptibles de aprovechamiento independiente por tener salida propia
a un elemento común de aquel o a la vía pública podrán ser objeto de propiedad separada, que
llevará inherente un derecho de copropiedad sobre los elementos comunes del edificio...”

A pesar de que estas tres legislaciones guardan sus diferencias al definir la propiedad horizontal, en
esencia destacan las características más sobresalientes de la misma.

De estas definiciones se entiende a la propiedad horizontal como la estructura física o aquella

edificación constituida por varios pisos o departamentos, pero también se entiende como tal al
conjunto de casas o villas de acuerdo a la legislación ecuatoriana; destacándose la mezcla de
propiedad colectiva y propiedad individual.

Más, el Régimen de Propiedad Horizontal es la forma jurídica que regula este tipo de propiedades,
“De acuerdo al tratadista José Castán Tobeña: Por título o título constitutivo de la propiedad
horizontal hay que entender el acto jurídico que da vida a esta propiedad, mediante la
individualización jurídica de cada piso o local, que se realiza a través de su descripción y
valoración en relación con el edificio de que forma parte...”(Ediciones Legales, 2012, pág. 2)

-4-
El término “propiedad horizontal” se refiere a un conjunto de derechos de propiedad asignados
sobre cierto edificio de departamentos u oficinas en el cual hay porciones bajo dominio individual
y otras sujetas a dominio colectivo por parte de los propietarios del edificio. (Coloma, 2001, pág. 2)

La asignación de las áreas comunales debe ser concebida desde un inicio por el constructor, es
decir que deben estar reflejadas en los planos del edificio y cuando estos son debidamente
protocolizados, fija límites a los espacios de uso privado de los copropietarios e inquilinos.

Esta figura jurídica no solo se centra en la distribución de áreas comunes y privadas de una
infraestructura sino que su enfoque principal es la relación existente entre propietarios permitiendo
su adecuada organización, otorgándole características institucionales con un gobierno cuyas
funciones están claramente definidas en la respectiva legislación. Siendo el órgano máximo la
Asamblea de Copropietarios la cual se encargará de decidir sobre las áreas comunes, el modo en el
cual la Asamblea opera se establece a través de un reglamento interno. Por el contrario, las
decisiones concernientes a las partes propias la toman los propietarios individualmente, si bien las
mismas están sujetas a ciertas restricciones basadas en la ley.

Sin embargo no se la puede considerar como una empresa, sociedad o una entidad sin ánimo de
lucro cualquiera pues sus actividades son peculiares y difieren de otro tipo de organizaciones que
son más complejas que esta y que además contemplan objetivos distintos.

Figura No. 1.2 Definición de Propiedad Horizontal

La figura representa la definición de Propiedad Horizontal expuesta anteriormente, es una figura

jurídica en la que coexisten: un derecho singular de propiedad sobre aquellos bienes denominados
exclusivos o individuales, y un derecho de copropiedad sobre los bienes comunes.

-5-
1.3 IMPORTANCIA DE CONSTITUIR INMUEBLES BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD
HORIZONTAL

1.3.1 SOCIAL

La modalidad de propiedad horizontal tiende a solucionar el problema de la vivienda en el país,

pues presenta varias ventajas como lo es el aprovechamiento de espacio; en un solo terreno se
construyen edificaciones con varios pisos a ser ocupados por cantidades considerables de personas
o familias, y ante la realidad de que la población siempre se encuentra en crecimiento sirve para
contrarrestar sus consecuencias negativas.

El importante crecimiento de la población urbana, a lo que se agrega la escasez cada vez más
notoria de terrenos urbanizables, ha convertido a la propiedad horizontal en la mejor, más rentable
y práctica forma de construcción y desarrollo.

Principalmente en las grandes ciudades, se puede notar que cada vez se construyen más edificios
constituidos como Propiedad Horizontal, y destinados a todos los usos posibles: Vivienda,
Comercio, Oficinas, Centros Médicos, etc.

También es importante mencionar que en las propiedades horizontales, incluso se generan

oportunidades de empleo, puesto que se necesita de conserjes, vigilantes, recepcionistas y otros no
de carácter fijo pero también se requerirán proveedores de bienes o de servicios, expertos en áreas
específicas como electricidad, plomería, seguridad y en general personal que ayude a dar
mantenimientos óptimos a las construcciones.

Analizando este último punto, se podrá notar que una Propiedad Horizontal necesitará entonces de
capacidad para celebrar contratos, por ello se establece un proceso legal que deben seguir los
responsables de un edificio para construirlo bajo régimen de propiedad horizontal que inicia con
protocolización de planos, trámites notariales y municipales, obtención del permiso de
habitabilidad, permiso de bomberos, etc.

Estas son las principales exigencias de la Ley, más para que el edificio obtengan una verdadera
independencia respecto a tener que actuar a través de terceras personas, cuando lo más adecuado es
actuar por medio de un representante legal, en la actualidad el Servicio de Rentas Internas del
Ecuador permite adoptar una modalidad especial a los edificios para obtener el R.U.C (Registro
Único de Contribuyentes); considerando obviamente el hecho de que no se persigue de ningún
modo obtener renta, sino únicamente administrar los ingresos por concepto de expensas para cubrir
gastos de mantenimiento de áreas comunales basándose en un presupuesto debidamente aprobado
por la Asamblea, de manera que no existan déficits.

-6-
1.3.2 ECONÓMICA

Desde un punto de vista económico los edificios favorecen el ahorro de gastos de urbanización lo
cual concuerda en cierto aspecto con el punto expuesto inicialmente, ya que al haber un
crecimiento permanente de la población en las grandes ciudades como Quito, vemos que hay zonas
que antes se consideraban alejadas de la misma, pero en el transcurso del tiempo han tenido que
poblarse, extendiéndose así los límites de la ciudad a comparación de años anteriores, esto implica
desde luego incurrir en gastos de carácter público como extender las redes de alcantarillado, agua
potable, luz eléctrica, entre otros; por el contrario un edificio como ya se dijo, necesita de un solo
terreno sobre el que se elevarán varios pisos, por ende departamentos e incluso oficinas y locales
comerciales, lo cual favorece en este caso al sector comercial en el sentido de que para algunas
empresas sean medianas o pequeñas, es más factible rentar oficinas en un edificio que desde luego
esté destinado para ello, que contar con grandes infraestructuras; pues en ciertos negocios de
acuerdo a sus actividades operativas no es necesario más que funcionar con una pequeña área
administrativa.

Bajo ciertas condiciones, la Propiedad Horizontal parece servir para economizar costos de
transacción y de administración, en especial, en los casos en los que los costos de administración de
un condominio centralizado sean relativamente altos y el número de agentes económicos
involucrados (número de departamentos del edificio) también elevado.

1.3.3 JURÍDICA

Como se dio desde un principio con el Código Civil de 1861, el regular legalmente la propiedad
horizontal y las relaciones de propiedad ahora bajo una forma jurídica, busca principalmente
establecer un sistema de orden entre los diversos propietarios de este tipo de inmuebles. Es
necesario regirse a normas que eviten conflictos, que garanticen la participación de las minorías, el
bienestar de copropietarios y arrendatarios mediante el goce de todos sus derechos y cumplimiento
de los deberes que en la legislación se establecen.

Los órganos administrativos que los inmuebles bajo régimen de propiedad horizontal y la forma en
la que estos deberán actuar de acuerdo a lo dispuesto en la legislación vigente, pueden alcanzar
niveles que se acercan en cierto modo a los de un gobierno. Está la Asamblea de Copropietarios
que representa la máxima autoridad dentro del régimen, quienes a su vez están debidamente
representados por una Junta Directiva, se establecen además para la toma de decisiones normas que
regulan el proceso de votaciones dentro de la Asamblea así como los porcentajes de aprobación
necesarios.

“El modo en el cual se financian las expensas comunes a través de cuotas periódicas establecidas
sobre la base del valor de las distintas unidades funcionales es otra facultad que se asemeja

-7-
considerablemente al ejercicio de un poder estatal en este caso, el de recaudar impuestos, y se da la
capacidad de demandar al propietario que no cumpla con su obligación de contribuir.” (Coloma,
2001, pág. 8)

1.4 INMUEBLES BAJO RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL EN EL ECUADOR

1.4.1 ANTECEDENTES

Uno de los actores que merecen ser mencionados y cuya participación es importante dentro del
tema de estudio, es el sector inmobiliario, el sector de la construcción.

El desarrollo inmobiliario en el Ecuador introduce conceptos de modernidad y urbanismo, el

término urbanismo según la Real Academia Española RAE es “conjunto de conocimientos que se
refieren al estudio de la creación, desarrollo, reforma y progreso de los poblados en orden a las
necesidades de la vida urbana”; actualmente este término se aplica a la ordenación urbana; a lo
relacionado con la construcción de ciudades o núcleos urbanos, y se distingue del término
“urbanización”, el cual está directamente relacionado con los procesos constructivos.

Las edificaciones que se construyen en las ciudades marcan épocas, buscan dar a estas un nuevo
aire y contribuir en cierto modo al desarrollo de las urbes.

Para entender la trayectoria del mercado inmobiliario es importante dividirla desde una perspectiva
histórica en tres etapas: (Corporación Ekos, 2011)

La etapa inicial, que tiene que ver con la incorporación de la arquitectura moderna y la aparición de
los programas de vivienda con financiamiento del Estado; una segunda etapa, relacionada con los
primeros proyectos inmobiliarios particulares con apoyo de la banca privada; y, finalmente la etapa
de impulso y desarrollo de las empresas inmobiliarias a partir de la estabilidad económica del país.

Primera etapa: años 50 a 80

Se puede decir que el mercado inmobiliario, aunque de manera incipiente, surge hace algo más de
medio siglo, pues hasta ya avanzada la primera mitad del siglo XX, las construcciones seguían
arquetipos tradicionales, que de alguna manera dificultaban la ejecución de obras a gran escala.
Con el paso del tiempo y con la consolidación urbana en el Ecuador bajo el esquema de una
modernización capitalista, las ciudades más importantes empiezan a expandirse y a mostrar en su
arquitectura rasgos claros del funcionalismo que toma auge durante este tiempo.

Se puede mencionar que los primeros planes de vivienda que se dan en Quito, Guayaquil y Cuenca,
son proyectos de viviendas individuales tipo, flexibles y progresivos, en donde el Estado tiene un
papel fundamental en la planificación y construcción, a través de la creación del Sistema
Mutualista (1962), la Junta Nacional de Vivienda (1973) y el Sistema de Seguridad Social, que
fueron entidades que canalizaron la ejecución de estos programas dirigidos a la clase media. En

-8-
aquel entonces el imaginario colectivo no concibe la idea de vivir en condominio o en
departamentos: la aspiración es tener una casa individual, que exteriorice el sentido de pertenencia
e identidad.

Los conceptos de vida en comunidad se van incorporando con los años y se fortalecen con el alto
costo de la vivienda aislada, provocada por el alto valor y escasez del suelo urbano. Entonces se
empiezan a construir edificios en altura contribuyendo con su presencia a polarizar los estratos
sociales y a transformar la imagen urbana de las ciudades.

Segunda etapa: proyectos inmobiliarios particulares, banca privada (años 80 a 90)

La etapa de consolidación de la empresa privada se da a partir de los años ochenta hasta los
noventa, teniendo un decrecimiento significativo en la crisis económica del año 1998. Se
caracteriza por el papel que la banca privada asumió como ente crediticio y un direccionamiento de
la vivienda hacia la clase media y alta.

En este momento aparecen los condominios, los edificios de departamentos, las urbanizaciones
cerradas como el Condado, el Batán, Campo Alegre, proyectos como: Leviatán (1968) BEV
(Fernando Jaramillo, Juan Espinosa), Conjunto San Carlos (1973) (Boanarges, Navarrete), todos
ellos en el caso de Quito.

Esta etapa concluye con la crisis económica del país ocurrida a finales de los noventa, que afectó
no solo al sector de la construcción, sino a todos los sectores productivos del país. Las
consecuencias fueron tasas de interés bancario elevadas, una exagerada variación en el costo del
suelo urbano y el alto índice de pobreza.

Tercera etapa: impulso de la actividad inmobiliaria (desde años 90)

La estabilidad económica que tiene el país luego de la dolarización genera el fortalecimiento de las
empresas inmobiliarias debido, entre otros factores, al creciente volumen de divisas de los
migrantes, cuyo interés se centra en adquirir bienes inmuebles como una manera de no perder su
dinero y a la desconfianza en la inversión en la banca privada. Por lo tanto, el crecimiento de la
producción de vivienda nueva tiene que ver con la seguridad económica que se vio reflejada en la
estabilidad del costo de la vivienda.

Es precisamente el sector de la construcción el que ha crecido significativamente en la última

década, siendo Quito y Guayaquil los sitios en donde se concentra más de la mitad de las viviendas
que se construyen en el país.

Las construcciones en la actualidad incluyen nuevos materiales conforme a las tendencias del
mercado internacional; los precios de las unidades habitacionales varían en función del área, de la
ubicación y de los acabados.

-9-
 Tabla No. 1.1 Cronología de las edificaciones en Guayaquil

ARQUITECTO EDIFICIOS AÑO

Lorenzo Tours. 1924

Arqs. Bartoli, Bonarday y
Gherardi
Pareja – Cucalón 1927

Arq. Francesco Simeone

M.E. Cucalón 1940
Maccaferri
Arq. Alamiro González
Cóndor 1953-54
Valdebenito

Arq. Karl KhonKagan Superintendencia de Compañías 1954

Arq. Oscar Enrique Torres Dive Antón 1955

Bloques multifamiliares de la Junta de

1956
Beneficencia de Guayaquil

Luis Vernaza 1956

En sociedad Carlos Gómez Rendón 1956

Bertullo 1956

Moisés Abbud 1956

Juan X Marcos 1959

Arq. René Denis Zaldumbide
Tous 1960-66

Loayza Enríquez 1960

De manera independiente “Casas y Predios” 1960

Arroyo del Río (uso mixto oficina y

1955-60
departamentos)

Ing. Pablo Graf Rosas Bloques Multifamiliares del IESS 1961-64

Nota: La tabla muestra las edificaciones más representativas que se fueron construyendo en la
ciudad de Guayaquil en forma cronológica y que corresponden a la etapa del impulso de la
actividad inmobiliaria en el país.
En: (Corporación Ekos, 2011)

-10-
 Tabla No. 1.2 Cronología de las edificaciones en Quito

ARQUITECTO PROGRAMA AÑO

Residencia Estudiantil Universidad Central del

Arq. Carlos Maldonado Años 60
Ecuador

Arq. Ovidio Wappenstein Apartamentos Colón 1966

Conjunto Leviatán. Proyecto para el Banco

Arqs. Boanerges Navarrete 1968
Ecuatoriano de la Vivienda

Arqs. Larrain García Moreno La Granja para la Fundación Mariana de Jesús 1973

Arq. Jaime Dávalos Edificio El Girón 1974

Arqs. Pérez, Miño, Bajaña, 1977-

Plan Solanda
otros 1979
Arqs. Sócrates Ulloa, Ximena
Conjunto La Cuadra. Municipio de Quito 1979
Vela

Nota: La tabla muestra las edificaciones más representativas que se fueron construyendo en la
ciudad de Quito en forma cronológica y que corresponden a la etapa del impulso de la
actividad inmobiliaria en el país.

En: (Corporación Ekos, 2011)

1.4.2 BASE LEGAL

La legislación que en el Ecuador regula la propiedad horizontal, las relaciones existentes entre las
partes involucradas, y demás que deben ser consideradas son las siguientes:

 Ley de Propiedad Horizontal

 Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal

 Código Civil

 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.

 Constitución de la República del Ecuador

 Ley de Régimen Tributario Interno

 Reglamentos Internos

-11-
1.4.2.1 LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL

La Ley de Propiedad Horizontal vigente en el Ecuador fue publicada en Registro Oficial del 6 de
octubre del 2005 y la Ley Reformatoria a la Ley de Propiedad Horizontal publicada en R.O. del 27
de septiembre del 2011.

Está conformada por 23 artículos que no se encuentran agrupados en títulos ni en capítulos, pero se
puede mencionar que en su primera parte define aspectos de carácter general que permiten al lector
una mejor comprensión del ámbito de aplicación de la ley, establece derechos de los copropietarios,
por ejemplo sobre el uso de los bienes comunes y exclusivos, además de sus deberes como lo es el
pago oportuno de expensas.

Norma el proceso de toma de decisiones, los porcentajes de aprobación según el caso y también
trata de un aspecto muy importante que es el Reglamento Interno con el que debe contar cada
edificio y que estará elaborado de acuerdo a las necesidades de este.

Otro de los puntos que trata es acerca de las atribuciones de las municipalidades, obligaciones de
los notarios y registradores de la propiedad, respecto a la legalización de este tipo de propiedades.

1.4.2.2 REGLAMENTO GENERAL A LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El Reglamento General a la Ley de Propiedad Horizontal fue expedido según Decreto Ejecutivo
1229, publicado en Registro Oficial del 6 de septiembre de 1999; y el Decreto Ejecutivo 1759 que
reforma el Reglamento General a la Ley de Propiedad Horizontal publicado en R.O. del 23 de
agosto del 2001.

El RLDPH está conformado por 65 artículos agrupados en los siguientes capítulos:

 Capítulo I.- Disposiciones y principios generales

 Capítulo II.- De los bienes comunes del inmueble constituido en condominio o declarado
en propiedad horizontal

 Capítulo III.- De los bienes de dominio exclusivo

 Capítulo IV.- De las sanciones

 Capítulo V.- De los derechos y obligaciones de los copropietarios

 Capítulo VI.- Del presupuesto de Administración del inmueble constituido en condominio

declarado en Propiedad Horizontal

 Capítulo VII.- Gobierno, administración, representación legal del inmueble en Propiedad

Horizontal y sistemas de seguridad

 Capítulo VIII.-Solución de conflictos

-12-
  Capítulo IX.-Preceptos especiales para inmuebles declarados en Propiedad Horizontal
cuya finalidad sea el comercio.

El objeto del Reglamento es establecer los principios y normas que deben regir para todos los
inmuebles cuyo dominio estuviera declarado en régimen de propiedad horizontal.

Vela por una buena administración, uso, conservación, reparación, mantenimiento y seguridad de
los inmuebles.

Se puede notar que de acuerdo al destino de cada inmueble, es decir si su fin es el comercio,
vivienda o mixto, las normas del Reglamento General se aplicarán diferenciando estas
características.

1.4.2.3 CÓDIGO CIVIL

Es importante tomar en cuenta las normas que establece el Código puesto que define y trata el tema
de las personas ya sean naturales o jurídicas; de los bienes; de los derechos de uso y habitación.

Pero fundamentalmente en su artículo Nº 895 hace alusión a lo que es la propiedad horizontal en el

Ecuador, algunas obligaciones y deberes para los propietarios, cuyo fin es precautelar la
conservación del inmueble y dar solución a conflictos que se presentan al momento de realizar
reparaciones en el mismo.

En su artículo 599 menciona qué es el dominio o propiedad, los artículos 2309 y 2310 hablan de la
hipoteca que tiene concordancia con lo dicho en la Ley de Propiedad Horizontal.

1.4.2.4 CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL, AUTONOMÍA Y

DESCENTRALIZACIÓN (COOTAD)

El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización – COOTAD

desarrolla lo establecido en la Constitución y determina el marco legal para la organización
territorial y el funcionamiento de los gobiernos autónomos descentralizados.

Este Código consta de 9 títulos, 599 artículos, 9 disposiciones generales, 31 disposiciones

transitorias y 2 disposiciones derogatorias y reformatorias.

A continuación se hace referencia de los artículos de mayor interés en relación a la Propiedad

Horizontal:

 Artículo 470.- Fraccionamiento y reestructuración urbana

 Artículo 440.- Hipoteca

 Artículo 468.- Edificaciones preexistentes (anteriores a la aprobación del COOTAD)

 Artículo 472.- Superficie mínima de los predios

-13-
  Artículo 506.- Tributación de predios en condominos

 Artículo 449.- Avalúo

1.4.2.5 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

La Constitución de la República del Ecuador, reformada en el año 2008 y considerada como la

carta magna es el fundamento y la fuente de la autoridad jurídica que sustenta la existencia del
Ecuador y de su gobierno. La supremacía de esta constitución la convierte en el texto principal
dentro de la política ecuatoriana, y para la relación entre el gobierno con la ciudadanía. El resto de
leyes, normas dictadas en el país deben guardar total armonía con la Constitución, es decir no
contradecirla en ningún aspecto.

En su artículo 30 garantiza a las personas un hábitat digno, seguro y saludable, el artículo 31

establece que las personas tienen derecho al disfrute pleno de la ciudad y de los espacios públicos.

1.4.2.6 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Las condiciones tributarias a las que están sometidas las propiedades horizontales son especiales y
para conocerlas se debe recurrir a lo establecido en la Ley de Régimen Tributario Interno del
Ecuador.

Uno de los aspectos más importantes a los que podemos referirnos con respecto a la Ley de
Régimen Tributario Interno, es que según su artículo 10, el pago de cuotas que el contribuyente
realice a condominios son deducibles para el cálculo de Impuesto a la Renta, para lo cual
necesariamente se debe consultar el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos Complementarios; que igualmente en su artículo 10 determina que los comprobantes
por estos pagos sustentan gastos siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en dicho
Reglamento.

1.4.2.7 REGLAMENTOS INTERNOS

El Reglamento Interno será propio de cada edificio y elaborado de acuerdo a las necesidades de los
copropietarios. Contendrá las normas sobre administración y conservación de los bienes comunes;
funciones que corresponden a la Asamblea de los Copropietarios, facultades y obligaciones y forma
de elección del administrador, distribución de las cuotas de administración entre los copropietarios
y todo lo que converge a los intereses de los copropietarios y al mantenimiento y conservación del
edificio.

El Reglamento determinará en qué casos la gestión de los administradores requerirá la conformidad

de la Asamblea de los Copropietarios.

-14-
La imposición de gravámenes extraordinarios, la construcción de mejoras voluntarias y cualquier
sensible alteración en el goce de los bienes comunes, requerirá la unanimidad de los copropietarios
asistentes a la respectiva reunión.

Se puede establecer a manera de ejemplo la siguiente estructura básica de Reglamento Interno:

 Capítulo I.- Disposiciones generales

 Capítulo II.- Obligaciones de copropietarios y arrendatarios

 Capítulo III.- Uso de parqueaderos

 Capítulo IV.- Uso de los bienes comunitarios

 Capítulo V.- De la seguridad

 Capítulo VI.- Pago de expensas

 Capítulo VII.- Del gobierno y administración

 Capítulo VIII.- Comportamiento y buenas costumbres

 Capítulo IX.- Sanciones

1.5 GOBIERNO DE PROPIEDADES HORIZONTALES

1.5.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

La Asamblea de Copropietarios es la máxima autoridad administrativa y se compone de los

copropietarios o de sus representantes o mandatarios, reunidos con el quórum y las demás
condiciones exigidas por la Ley de Propiedad Horizontal y el Reglamento General.

La Asamblea General estará presidida por un Presidente, el administrador actuará como secretario
y a falta de este se deberá nombrar un secretario ad hoc. Cuando los inmuebles son destinados
exclusivamente a vivienda, su administración estará a cargo de la asamblea de copropietarios y del
administrador.

Para poder ejercer esa administración, la Asamblea General tiene sesiones ordinarias y
extraordinarias. Las sesiones ordinarias se realizarán una vez por año calendario, y dentro de los
tres primeros meses de cada año, mientras que las sesiones extraordinarias se realizarán cuando
fueren convocadas, para tratar asuntos determinados en la convocatoria.

Las convocatorias a Asamblea para sesiones ordinarias o extraordinarias, serán hechas por el
Presidente o el Administrador, según sea el caso, a iniciativa propia o a petición de uno de los
miembros del Directorio, del administrador o de copropietarios que representen por lo menos un
30% del total de votos del inmueble en propiedad horizontal para el caso de sesiones

-15-
extraordinarias. Los copropietarios tienen la facultad de auto convocarse con el respaldo de por lo
menos del 40% del total de votos del inmueble en propiedad horizontal.

En el caso que no hubiere quórum en la hora señalada en la primera convocatoria, ésta se entenderá
convocada para una segunda reunión, pudiendo realizarse la misma no antes de sesenta minutos
después de la hora señalada para la primera convocatoria, con la advertencia que la reunión se
efectuará con cualquiera que fuere el número de copropietarios que asistiere. No podrá modificarse,
en segunda convocatoria, el orden del día establecido para la primera.

Para ejercer el derecho de voto en la Asamblea, cada copropietario deberá justificar encontrarse al
día en el pago de las expensas comunes, ordinarias o extraordinarias, multas, intereses de mora y
demás valores establecidos, así como de cualquier otra cantidad. Cada copropietario tendrá votos
en proporción a sus respectivas alícuotas.

Los copropietarios pueden participar en la Asamblea por sí o por medio de representante. La

representación se otorgará mediante poder notarialmente conferido o por medio de una carta
cursada al Presidente o Administrador, según sea el caso, la misma que se adjuntará al acta de la
respectiva sesión.

Las convocatorias deben realizarse por escrito, con por lo menos 8 días hábiles de anticipación a la
fecha de reunión y debe contener el lugar, la fecha, la hora y los asuntos a tratarse en la sesión.

1.5.2 DIRECTORIO GENERAL

El Directorio General estará integrado por los copropietarios del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal elegidos por la Asamblea de Copropietarios. Los
miembros del Directorio durarán un año en el ejercicio de su cargo y podrán ser reelegidos
indefinidamente.

Cuando existen múltiples bloques, torres o conjuntos, ya sea para vivienda o para comercio o
exclusivamente para comercio, la administración y control del inmueble declarado en propiedad
horizontal estará a cargo de la Asamblea de Copropietarios, del Directorio General, del Presidente
y del Administrador.

El Directorio General estará presidido por su Presidente, elegido por la Asamblea, y a falta
temporal de éste, por otro de sus miembros elegido para dicho efecto. Si la ausencia es definitiva, la
Asamblea de Copropietarios designará su reemplazo. Actuará como Secretario del Directorio
General, el Secretario de la Asamblea de Copropietarios, quien tiene solamente voz y no voto.

El Directorio General deberá aceptar las renuncias y conceder las licencias solicitadas por sus
miembros, siempre que estas no afecten a su funcionamiento regular y que las formulaciones no
fueren dolosas o intempestivas.

-16-
Los miembros del Directorio tendrán sesiones ordinarias y extraordinarias de acuerdo a lo que se
establezca en el reglamento interno del inmueble respectivo.

A las reuniones del Directorio General asistirán su Presidente, sus miembros y el Secretario del
mismo. De ser el caso, el Directorio General podrá invitar a una o varias personas para tratar
específicamente el asunto inherente y puntualizado en la convocatoria. El Directorio podrá solicitar
la presencia en sus sesiones de Asesores Especializados o Profesionales que, asistirán con voz pero
sin voto. En ningún otro caso se permitirá la participación de persona alguna, inclusive tratándose
de copropietarios del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal.

Las resoluciones que adopte el Directorio General son obligatorias para todos los copropietarios,
arrendatarios, comodatarios, usuarios, y en general, para todas las personas que ejerzan derechos de
uso sobre bienes exclusivos y/o comunes del inmueble respectivo.

El Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, no especifica que el Directorio deberá

estar conformado por cierto número de miembros, entendiéndose que será decisión de la Asamblea,
así como los cargos de cada uno, pudiendo conformarse por:

 Presidente (obligatorio)

 Vicepresidente

 Secretario

 Tesorero

 Vocales

1.5.2.1 EL PRESIDENTE

El Presidente de la Asamblea General de Copropietarios, que además será el Presidente del

Directorio General, según corresponda, será elegido por la Asamblea General para el período de un
año y podrá ser reelegido indefinidamente. Para ser Presidente se requiere tener la calidad de
Copropietario.

Sus atribuciones y deberes se pueden resumir en los siguientes puntos:

 Convocar y presidir las reuniones de la Asamblea de Copropietarios y del Directorio

General, según corresponda.

 Ejercer el voto en las reuniones de la Asamblea General y en las del Directorio General y,
cuando sea del caso, dirimir la votación ejerciendo el mismo.

-17-
  Cumplir las funciones que le encargue la Asamblea de Copropietarios, el Directorio
General y aquellas establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General
y el reglamento interno del respectivo inmueble.

1.5.3 EL ADMINISTRADOR

El Administrador es elegido en la Asamblea de Copropietarios por el período de un año, pudiendo

ser reelegido indefinidamente, a diferencia de los miembros del directorio o del presidente, para ser
el administrador, no se requiere ser copropietario del inmueble.

El Contrato con una Administración externa, puede ser por "Prestación de Servicios", de
preferencia a un contrato laboral. El Presidente de la Junta Directiva será quien firme el contrato a
nombre de la copropiedad. En este se deben fijar claramente las condiciones, especialmente en todo
lo referente a honorarios, Pólizas (de existir), vigencia, etc.

La función del Administrador, según la doctrina, tiene las características del mandato general; bien
entendido que la relación de mandato es entre la propiedad horizontal (como figura jurídica) y el
administrador y no entre este y los copropietarios, solo así se explica que el administrador pueda
demandar a los copropietarios en representación del consorcio. Las funciones esenciales son las de
administrar las cosas de aprovechamiento común y proveer a la recaudación de fondos necesarios,
asimismo está obligado a cuidar de las partes comunes del edificio, de su conservación y
mantenimiento.

El administrador no necesita decisión o autorización de la asamblea para ejercer la representación

judicial en los casos en que deba actuar como actor, demandado o tercero perjudicado; excepto aun
los casos en que el reglamento interno o la asamblea dispusiere lo contrario, excepción que es de
derecho estricto y debe ser demostrada por quien lo alegue.

1.6 ASPECTOS TRIBUTARIOS, LABORALES Y DE CONTRATACIÓN EN MATERIA

DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

1.6.1 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES DE INMUEBLES BAJO RÉGIMEN

DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Para identificar a los ciudadanos frente a la Administración Tributaria, se implementó el Registro

Único de Contribuyentes (RUC), cuya función es registrar e identificar a los contribuyentes con
fines impositivos y proporcionar información a la Administración Tributaria.

El RUC corresponde a un número de identificación para todas las personas naturales y sociedades
que realicen alguna actividad económica en el Ecuador, en forma permanente u ocasional o que
sean titulares de bienes o derechos por los cuales deban pagar impuestos.

-18-
El número de registro está compuesto por trece números y su composición varía según el Tipo de
Contribuyente.

El RUC registra información relativa al contribuyente como por ejemplo: la dirección de la matriz
y sus establecimientos donde realiza la actividad económica, la descripción de las actividades
económicas que lleva a cabo, las obligaciones tributarias que se derivan de aquellas, entre otras.

Las actividades económicas asignadas a un contribuyente se determinan conforme el clasificador

de actividades CIIU (Clasificador Internacional Industrial Único).

Los condominios se inscribirán como sociedades. El documento que acredita su creación es la

escritura pública de propiedad horizontal otorgada por el notario o juez debidamente inscrita en el
Registro de la Propiedad o el acta de la primera asamblea de los copropietarios notariada. El
representante legal para un condominio es el Administrador o el Presidente, por lo tanto deberá
presentarse el nombramiento notariado, siempre y cuando en el acta de la primera asamblea de los
copropietarios no se registre la directiva designada. Estos documentos deberán presentarse en
original y copia, con los demás requisitos establecidos para una sociedad.

Los condominios no tienen obligaciones tributarias, sin embargo si realizan una actividad
económica diferente a la de Administración de Edificios como el arrendamiento de bienes
inmuebles, deberán cumplir con las demás obligaciones tributarias generadas para sociedades. Tal
como lo establece la Circular NAC-DGECCGC12-00019 del Servicio de Rentas Internas, la cual
determina que los sujetos pasivos constituidos en condominio inmobiliario que realicen actividades
económicas distintas a la administración del condominio deberán:

 Declarar y pagar el Impuesto a la Renta por los ingresos gravados percibidos en razón del
ejercicio de cualquier actividad económica. Los valores percibidos por el condominio, por
parte de los condóminos, utilizados única y exclusivamente para la financiación de gastos
comunes de administración y mantenimiento del inmueble, no se encuentran gravados con
el Impuesto a la Renta.

 El condominio inmobiliario que realice actividades económicas distintas a la

administración y mantenimiento del inmueble, deberá cumplir con las demás obligaciones
tributarias y deberes formales establecidos en la normativa tributaria a cada caso de
acuerdo a su naturaleza y actividad.

Los requisitos para la inscripción en el RUC son:

 Formulario RUC 01-A Y 01-B suscritos por el representante legal

 Original y copia, o copia certificada de la declaratoria de propiedad horizontal otorgado

ante Notario o Juez y legalizada en el Registro de la Propiedad

-19-
  Original y copia, o copia certificada del nombramiento de representante legal ante Notario
o Juez

 Original y copia del documento actualizado (mes actual) que identifique la dirección del
lugar donde se desarrolla la actividad de la sociedad, y puede ser: carta de luz, agua o
teléfono (no de Servipagos) a nombre de la sociedad, del representante legal, o contrato de
arriendo legalizado y vigente a la fecha de inscripción más la factura de arriendo del último
mes.

 Identificación del representante legal: ECUATORIANOS: original y copia a color clara de

cédula y papeleta de votación, EXTRANJEROS RESIDENTES: copia a color de la cédula
ecuatoriana, o pasaporte con hojas de identificación y tipo de visa 10 vigente,
EXTRANJEROS NO RESIDENTES: copia a color clara del pasaporte con hojas de
identificación y tipo de visa 12 vigente

Si el trámite lo realiza una tercera persona, adjuntar carta de autorización firmada por representante
legal, cuya validez es de 30 días hábiles, donde consten nombres completos y número de cédula del
Representante Legal y del autorizado; junto con el original y una copia a color de la cédula y
papeleta de votación del autorizado.

En el caso de que exista un cambio de representante legal y va a realizar el trámite una tercera
persona deberá traer un poder especial notariado en donde conste el trámite que se va a realizar o la
carta de autorización con reconocimiento de firmas.

1.6.2 COMPROBANTES DE PAGO

Las propiedades horizontales deberán emitir comprobantes por los pagos recibidos por concepto de
expensas. Estos comprobantes constituyen el sustento físico de los ingresos ordinarios y útiles para
los registros financieros que debe elaborar la Administración.

Para conocer la validez y requisitos de estos comprobantes, a continuación se cita el Art. 10 del
Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y documentos complementarios.

Art. 10.- “Sustento de costos y gastos.- Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o
servicios, a efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, se considerarán como
comprobantes válidos los determinados en este reglamento, siempre que cumplan con los requisitos
establecidos en el mismo y permitan una identificación precisa del adquirente o beneficiario.

También sustentarán gastos, para efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta,
los documentos que se emitan por el pago de cuotas o aportes que realice el contribuyente a
condominios, siempre que en los mismos esté plenamente identificado el condominio, número de

-20-
RUC y dirección, y se identifique también a quien realiza el pago, con su nombre, razón social o
denominación, número de RUC o cédula de identificación y dirección.

Estos comprobantes deberán también ser pre impresos y pre numerados.”

Ya que este tipo de contribuyentes en cuestión no tienen obligaciones tributarias, tampoco están
obligados a emitir a los copropietarios facturas o notas de venta por aquellos ingresos percibidos
por concepto de expensas, sino únicamente comprobantes de pago que cumplan con los requisitos
establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y documentos
complementarios, de ser así, estos comprobantes sirven como sustento de gastos para los
condóminos.

1.6.3 IMPUESTO A LOS PREDIOS URBANOS

“Este impuesto se encuentra establecido y regulado en el Código Orgánico de Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) (Arts. 501 al 513). Su pago se lo hace
conjuntamente con otros impuestos adicionales, establecidos por leyes especiales, y con tasas y
contribuciones especiales de mejoras.

El hecho generador de este impuesto, consiste en la tenencia de una o más propiedades o inmuebles
ubicados dentro de la zona urbana delimitada por cada concejo municipal.

El sujeto activo, es la Municipalidad en cuya circunscripción territorial urbana se encuentre

ubicado el inmueble. El sujeto pasivo, es toda persona natural o jurídica propietaria de un inmueble
urbano.

Para efecto del avalúo que se toma como base para el cálculo del tributo se consideran elementos
tales como: el valor del suelo, el valor de las edificaciones y el valor de reposición, entendiéndose
por este último, aquel que se obtiene aplicando un proceso que permite la simulación de la
construcción de la obra que va a ser avaluada a costos actualizados de construcción, depreciada de
forma proporcional al tiempo de vida útil.” (Ediciones Legales, 2012, pág. 106)

El concejo municipal aprobará mediante ordenanza, el plano del valor de la tierra, los factores de
aumento o reducción del valor del terreno por los aspectos geométricos, topográficos, accesibilidad
a los servicios como; agua potable, alcantarillado y otros servicios, así como los factores para la
valoración de las edificaciones.

El impuesto a los predios urbanos es un tributo progresivo, es decir que, mientras más alto es el
avalúo del inmueble, más alta es la tarifa del impuesto a pagarse, y viceversa.

La tarifa que se aplica, es un porcentaje que oscilará entre un mínimo del 0.25 por mil y un máximo
del 5 por mil sobre el valor de la propiedad urbana, los mismos que serán fijados mediante
ordenanza por cada concejo municipal (Art. 504 COOTAD).

-21-
Cuando una persona es propietaria de varios predios en una misma jurisdicción municipal, incluso
los derechos que posea en condominio, que estén avaluados separadamente se podrá sumar los
valores imponibles de los distintos predios, menos las deducciones por deudas hipotecarias de cada
uno de ellos, y se aplicará la tarifa al valor así acumulado.

Para facilitar el pago del tributo, se pondrá a pedido de los interesados, hacer figurar separadamente
los predios, con el impuesto total aplicado en proporción al valor de cada uno de ellos (Art. 505
COOTAD).

En el caso de que varias personas sean propietarias de un mismo predio, todas o cualquiera de ellas,
puede solicitar que en el catastro municipal se haga constar separadamente el valor que
corresponda a su parte de acuerdo a los títulos de copropiedad, en los que deberán constar el valor
o parte que corresponda a cada propietario.

A efectos del pago de impuestos se podrán dividir los títulos prorrateando el valor del impuesto
causado entre todos los copropietarios, en relación directa con el avalúo de su propiedad.

Cada copropietario tiene derecho a que se aplique la tarifa del impuesto según el valor de su parte.

De haber deducción por carga hipotecaria, ésta será dividida y se aplicará a prorrata de las partes o
derechos de cada copropietario (Art. 506 COOTAD).

Este es un tributo determinado por el propio sujeto activo, es decir, por la municipalidad respectiva.

La Ley señala que este impuesto se lo debe pagar, sin que exista necesidad de notificación previa,
desde el primero de enero de cada año, aun cuando no hubiere emitido el catastro, hasta el 31 de
diciembre.

En el caso de no haberse emitido catastro; se lo pagará en base al catastro del año anterior.

Sin embargo hay que notar que los pagos que se realicen durante la primera quincena del primer
semestre del año, tendrán los siguientes descuentos: 10%, 8%, 6%, 4%, 3% y 2%, respectivamente.
Si el pago se efectúa en la segunda quincena de esos mismos meses, el descuento será de 9%, 7%,
5%, 3%, 2%, 1%, respectivamente.

Los pagos que se hagan durante el segundo semestre, es decir entre julio y diciembre, tendrán un
recargo del 10% anual. Vencido el año fiscal, este impuesto se puede cobrar por la vía coactiva. Si
los títulos de crédito se expidieren después del mes de julio, los intereses de mora y las multas, en
su caso, correrán únicamente desde la fecha de su expedición (Art. 512 COOTAD).

En cuanto al pago de intereses, el Art. 21 del Código Tributario establece que la obligación
tributaria que no fuere satisfecha en el tiempo que establece la Ley o el Reglamento, causará en
favor del respectivo sujeto activo, en este caso de la municipalidad correspondiente, y sin necesidad

-22-
de resolución administrativa alguna, un interés anual cuya tasa será fijada periódicamente por el
Directorio del Banco Central.

Este interés se causará desde la fecha de su exigibilidad hasta la de su extinción y se calculará de

acuerdo con las tasas de interés aplicables a cada período trimestral, por cada mes de retraso, sin
lugar a liquidaciones diarias. La fracción de mes se liquidará como mes completo (Art. 21 Código
Tributario).

Tienen derecho a solicitar la deducción correspondiente los propietarios de inmuebles urbanos,

cuyo predio se encuentre hipotecado por alguna deuda contraída para adquirir, construir o mejorar
dicho inmueble.

Las solicitudes de deducción deberán presentarse en la dirección financiera de la respectiva

municipalidad, hasta el 30 de noviembre de cada año, pues si se lo hace con posterioridad, sólo
serán tomadas en cuenta para el pago del tributo correspondiente al segundo semestre del año.

Para el efecto se deberán adjuntar los documentos que comprueben la existencia del préstamo y su
objetivo, certificados por el acreedor en lo relativo al saldo del capital adeudado; comprobación de
que el préstamo ha sido destinado para adquirir, construir o mejorar dicho predio, y los demás
documentos que en cada caso se exija.

Esta rebaja será del 20 al 40% del saldo del valor del capital de la deuda, sin que pueda exceder el
50% del valor comercial del respectivo predio.

Para los efectos de los cálculos anteriores, sólo se considerará el saldo del capital, de acuerdo con
los certificados de las instituciones del sistema financiero, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, o conforme al cuadro de coeficientes de aplicación que elaborarán las municipalidades (Art.
503 COOTAD).

1.6.4 RÉGIMEN LABORAL

Un inmueble, una vez que se ha sometido al régimen de Propiedad Horizontal, tiene personería
jurídica y a través de su representante legal que puede ser el presidente de la Junta o el
Administrador, tiene la capacidad de celebrar contratos de trabajo para el personal subalterno,
empleados y obreros necesarios para la administración, conservación, limpieza y seguridad de los
bienes del inmueble; las remuneraciones de los mismos deberán ser y formar parte del presupuesto
de gastos anuales. Deberá cumplir fiel y oportunamente todas y cada una de las obligaciones
patronales derivadas de los contratos que celebre.

Las relaciones laborales originadas de estos contratos, serán reguladas por el Código de Trabajo
vigente en el Ecuador.

-23-
  El contrato de trabajo

El Código de Trabajo ecuatoriano establece un año como tiempo mínimo de duración, de todo
contrato por tiempo fijo o por tiempo indefinido, que celebren los trabajadores con empresas o
empleadores en general, cuando la actividad o labor sea de naturaleza estable o permanente, sin que
por esta circunstancia los contratos por tiempo indefinido se transformen en contratos a plazo,
debiendo considerarse a tales trabajadores para los efectos de la Ley como estables o permanentes.
(Art. 14 Código de Trabajo)

En los contratos por tiempo fijo o tiempo indefinido, cuando se celebren por primera vez, podrá
señalarse un tiempo de prueba, de duración máxima de noventa días. Vencido este plazo,
automáticamente se entenderá que continúa en vigencia por el tiempo que faltare para completar el
año. Tal contrato no podrá celebrarse sino una sola vez entre las mismas partes. Durante el plazo de
prueba, cualquiera de las partes lo puede dar por terminado libremente. (Art. 15 Código de Trabajo)

Los contratos que deben celebrarse por escrito se registrarán dentro de los treinta días siguientes a
su suscripción ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste sus servicios el trabajador, y a
falta de éste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdicción. (Art. 20 Código de Trabajo)

En esta clase de contratos se deberá considerar que el contrato escrito puede celebrarse por
instrumento público o por instrumento privado. Constará en un libro especial y se conferirá copia,
en cualquier tiempo, a la persona que lo solicitare. Estos contratos están exentos de todo impuesto o
tasa.

En el contrato escrito deberán consignarse, necesariamente, cláusulas referentes a:

1. La clase o clases de trabajo objeto del contrato;

2. La manera como ha de ejecutarse: si por unidades de tiempo, por unidades de obra,

por tarea, etc.;

3. La cuantía y forma de pago de la remuneración;

4. Tiempo de duración del contrato;

5. Lugar en que debe ejecutarse la obra o el trabajo; y,

6. La declaración de si se establecen o no sanciones, y en caso de establecerse la forma

de determinarlas y las garantías para su efectividad.

 El trabajador

Es la persona que se obliga a prestar sus servicios o ejecutar una obra. Puede ser, empleado si los
servicios que presta son de carácter intelectual, y obrero si los servicios son de carácter material.

-24-
El empleador está obligado bajo su responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al
trabajador o servidor como afiliado al Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a
remitir al IESS el aviso de entrada dentro de los 15 primeros días.

El Código de Trabajo, prohíbe el trabajo de niños, niñas y adolescentes.

No se podrá dar por terminado el contrato de trabajo por causa del embarazo de la mujer
trabajadora y el empleador no podrá reemplazarla definitivamente dentro del período de doce
semanas. Durante este lapso la mujer tendrá derecho a percibir la remuneración completa, salvo el
caso de lo dispuesto en la Ley de Seguridad Social, siempre que cubra en forma igual o superior los
amparos previstos en el Código de Trabajo. (Art. 153 Código de Trabajo)

El Código de Trabajo establece múltiples obligaciones y prohibiciones para el trabajador, de

carácter obligatorio.

 El empleador, capacidad para contratar

Son hábiles para celebrar contratos de trabajo todos los que la Ley reconoce con capacidad civil
para obligarse. Sin embargo, los adolescentes que han cumplido quince años de edad tienen
capacidad legal para suscribir contratos de trabajo, sin necesidad de autorización alguna y recibirán
directamente su remuneración. (Art. 35 Código de Trabajo)

Son representantes de los empleadores los directores, gerentes, administradores, capitanes de barco,
y en general, las personas que a nombre de sus principales ejercen funciones de dirección y
administración, aún sin tener poder escrito y suficiente según el derecho común.

El empleador y sus representantes serán solidariamente responsables en sus relaciones con el

trabajador. (Art. 36 Código de Trabajo)

El Código de Trabajo establece múltiples obligaciones y prohibiciones para el empleador, de

carácter obligatorio.

 Jornada de Trabajo

La jornada máxima de trabajo será de ocho horas diarias, de manera que no exceda de cuarenta
horas semanales, salvo disposición de la ley en contrario.

El tiempo máximo de trabajo efectivo en el subsuelo será de seis horas diarias y solamente por
concepto de horas suplementarias, extraordinarias o de recuperación, podrá prolongarse por una
hora más, con la remuneración y los recargos correspondientes. (Art. 47 Código de Trabajo)

El trabajador que faltare injustificadamente a media jornada continua de trabajo en el curso de la

semana, tendrá derecho a la remuneración de seis días, y el trabajador que faltare

-25-
injustificadamente a una jornada completa de trabajo en la semana, sólo tendrá derecho a la
remuneración de cinco jornadas.(Art. 54 Código de Trabajo)

Por convenio escrito entre las partes, la jornada de trabajo podrá exceder del límite fijado en los
artículos 47 y 49 del Código de Trabajo, siempre que se proceda con autorización del inspector de
trabajo y se observen algunas prescripciones. (Art. 55 Código de Trabajo)

 Período de Vacaciones

Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de
descanso, incluidos los días no laborables. Los trabajadores que hubieren prestado servicios por
más de cinco años en la misma empresa o al mismo empleador, tendrán derecho a gozar
adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes o recibirán en dinero
la remuneración correspondiente a los días excedentes.

El trabajador recibirá por adelantado la remuneración correspondiente al período de vacaciones.

Los trabajadores menores de dieciséis años tendrán derecho a veinte días de vacaciones y los
mayores de dieciséis y menores de dieciocho, lo tendrán a dieciocho días de vacaciones anuales.

Los días de vacaciones adicionales por antigüedad no excederán de quince, salvo que las partes,
mediante contrato individual o colectivo, convinieren en ampliar tal beneficio. (Art. 69 Código de
Trabajo)

 Remuneraciones del empleado

Los sueldos y salarios se estipularán libremente, pero en ningún caso podrán ser inferiores a los
mínimos legales. El Estado, a través del Consejo Nacional de Salarios (CONADES), establecerá
anualmente el sueldo o salario básico unificado para los trabajadores privados.

Debido a que los inmuebles constituidos en Régimen de Propiedad Horizontal, no persiguen renta,
sus empleados no tendrán la posibilidad de recibir utilidades, como se da en empresas del sector
privado.

Sin embargo este tipo de empleados sí tendrán derecho a recibir la décimo tercera remuneración, o
bono navideño, y la décimo cuarta remuneración o bono escolar. De acuerdo a los montos, plazos y
condiciones establecidas en el Código de Trabajo.

 Fondo de Reserva

Todo trabajador que preste servicios por más de un año tiene derecho a que el empleador le abone
el valor correspondiente a Fondo de Reserva, de acuerdo al cálculo, plazos y condiciones que
establece el Código de Trabajo. El trabajador no perderá este derecho por ningún motivo.

-26-
  Terminación del contrato de trabajo

Considerando que el contrato de trabajo está sujeto al acuerdo de las partes, en este se pueden
estipular en sus cláusulas las causas que determinen la terminación del contrato de trabajo previo
visto bueno.

El contrato individual de trabajo puede terminar por las siguientes causas:

1. Causas legalmente previstas en el contrato.

2. Por vencimiento del plazo o concluida la obra

3. Por acuerdo de las partes

4. Por voluntad unilateral de una de las dos partes

5. Por causas ajenas a la voluntad de las partes

6. Por desahucio.- en los casos de terminación de la relación laboral por desahucio

solicitado por el empleador o por el trabajador, el empleador bonificará al trabajador de acuerdo a
los montos establecidos en el Código de Trabajo.

 Inscripción Patronal – IESS

Para la inscripción patronal en el Sistema Historia Laboral el empleador a través de la página Web
o directamente en la unidad correspondiente solicitará su registro patronal, consignando el número
de RUC actualizado.

El registro patronal otorgado a una propiedad horizontal, no será objeto de cambio en el IESS, sin
perjuicio de que se haya sustituido al representante legal.

La modificación y actualización de datos del registro patronal se lo efectuará a través de la página

web del IESS, consignando la información correspondiente.

El número patronal asignado al empleador sirve de identificación en el IESS, para efectos del
cumplimiento de sus obligaciones. El empleador está obligado a usar el número patronal en todos
los documentos y formularios que se presente a dicho instituto.

Una vez cumplida la obligación de afiliación del trabajador al IESS, adicionalmente el empleador
pagará en forma mensual los aportes patronales que le corresponda, de conformidad con la ley. Así
mismo remitirá los aportes personales de sus trabajadores, para lo cual procederá a retener los
valores respectivos al momento de efectuar los pagos de sueldos y salarios, en el porcentaje
determinado por el Consejo Directivo del IESS.

-27-
1.6.5 CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Cuando se requiera celebrar los contratos de adquisición, arrendamiento de bienes o servicios

necesarios para la administración, conservación, reparación, mejora y seguridad de los bienes
comunes del inmueble declarado en propiedad horizontal, la persona autorizada para suscribir los
mismos, será el representante legal, que podrá ser el administrador o el presidente, de acuerdo al
Art. 32 del RLPH. Estos contratos deberán estar dentro de los montos y con las autorizaciones
respectivas emanadas de los Órganos de Administración es decir la Asamblea o Junta Directiva
según corresponda.

La forma, condiciones y requisitos para celebrar contratos deben regirse a lo establecido en el

Código Civil del Ecuador y demás normativa vigente según sea la naturaleza del contrato.

-28-
 CAPÍTULO II
2. SISTEMAS DE GESTIÓN

2.1 CONCEPCIÓN SISTÉMICA DE UNA ORGANIZACIÓN

2.1.1 ¿QUÉ ES SISTEMA?

Figura No. 2.1 ¿Qué es sistema?

En: (Piglia, 1998)

Al iniciar el gran tema referente a los sistemas de gestión se debe partir por analizar el concepto
más básico, es decir qué es sistema. Tal como se puede ver en el gráfico, un sistema es un ente
individual que cuenta con sus propios componentes y subsistemas. Este a su vez forma parte de un
suprasistema que constituye su ambiente externo, del cual recibe entradas y al cual devuelve
salidas.

A continuación se citan conceptos de sistema planteados por distintos autores:

“Es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjunto de objetivos.”

(Johansen, 2004, pág. 54)

“Un sistema es un conjunto ordenado de componentes o elementos interrelacionados,

interdependientes o interactuantes, que tienen por finalidad el logro de determinados objetivos.”
(Paniagua, 2005, pág. 111)

“Un conjunto de elementos interactivos, que puedan ser diseñados para que en forma cooperativa,
logre cumplir una función dada, o alcanzar propósitos determinados.” (Levaggi, 1999)
-29-
“Es un grupo de partes y objetos que interactúan y que forma un todo o que se encuentran bajo la
influencia de fuerzas en alguna relación definida.” (Johansen, 2004, pág. 54)

Resulta fácil entender qué es un sistema si partimos del hecho que prácticamente todo actúa como
tal, el cuerpo humano es un sistema que está conformado por diversas partes llamadas órganos,
pero que cada uno de estos tiene funciones específicas y diferentes a las del resto. Tenemos
también a la sociedad, las organizaciones, las empresas, etc., cuyas estructuras y dinámica reflejan
las características de un sistema.

Sabemos que un sistema está compuesto por dos o más partes que para el presente estudio se
denominarán procesos, sin embargo un sistema es un todo que no puede ser tomado en partes sin
que se pierdan sus características esenciales y por tanto se debe estudiar como un todo. Estas partes
que conforman un determinado sistema no actúan de manera independiente sino más bien
dependen unas de otras y no pueden funcionar aisladamente. De manera que un cambio en una de
las partes del sistema con seguridad provocará cambios en las otras; el efecto se presenta como un
ajuste a todo el sistema

La interacción entre las partes puede estar representada por el intercambio de recursos, energía o
información; pero necesariamente debe cumplirse la condición de que no sea un simple
intercambio sino que cada una de las partes que reciba estas entradas otorgue un valor agregado a
las mismas mediante un procesamiento o transformación; y de esta manera ser útil a la etapa que le
sucede.

Pero el actuar de estos procesos, las actividades, el intercambio de información no se lo hace al

azar, si no que se los ejecuta de manera ordenada para alcanzar un fin predeterminado que ha sido
formulado desde un inicio como objetivo o como un conjunto de objetivos. Los elementos u
objetos, como también las relaciones, definen un esquema que trata de alcanzar los mencionados
objetivos.

Para monitorear el desempeño del sistema es necesario implementar mecanismos de control, esto es
importante no solo para garantizar el cumplimiento de los objetivos, sino también para implementar
mejoras a los procesos y para la optimización de recursos.

Una de las características más importantes de los sistemas es que no existen en forma aislada sino
que forman parte de un entorno o ambiente global, es el medio externo que envuelve física o
conceptualmente a un sistema, pero también se considera como tal a todas aquellas variables
externas al sistema sobre las que este no tiene control, que son individuos y organizaciones que
como ya se mencionó, existen fuera del sistema pero que tienen influencia directa sobre este.

-30-
Para cualquier tipo de organización este entorno lo conforman básicamente: proveedores,
comunidad financiera, gobierno, usuarios o clientes, sociedad y tecnología. Hay autores que
establecen las siguientes condiciones para caracterizar el ambiente:

- Que esté constituido por variables no controlables por la organización; y

- Que los factores que lo constituyen sean relevantes para la organización.

El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven
salidas, lo importante es señalar que el actuar de todo sistema depende en gran manera de las
variables externas. En ocasiones representan una amenaza pero también pueden otorgar ventajas
significativas, esto dependerá del tipo de estrategias a ser implementadas. Por ejemplo la tecnología
para las organizaciones es un reto continuo y mientras unas saben aprovecharla para mejorar sus
procesos, otras, al no actuar de manera oportuna y adoptar a tiempo tecnologías nuevas, quedan
relegados ante un desarrollo cada vez más acelerado. La supervivencia de un sistema dependerá
entonces de la capacidad que muestre de adaptarse y responder a las exigencias y demandas del
ambiente externo.

El ambiente de un determinado sistema se constituye en un suprasistema para este, es decir que se

encuentra influido por un sistema superior y de mayor nivel, que a su vez engloba no solo uno sino
varios otros sistemas, incide en ellos y los determina; y al mismo tiempo es influido por el sistema
del que es superior. El ejemplo más claro para representar esta verdad, son las empresas que están
directamente influidas por las regulaciones y exigencias de la sociedad, que representa el
suprasistema pero este suprasistema existe dentro de otro a nivel mundial.

2.1.2 ELEMENTOS DE UN SISTEMA

2.1.2.1 ENTRADAS O INPUTS

Como su nombre lo sugiere, las entradas o inputs son todo aquello que un sistema recibe y
constituyen el motor que suministra el arranque necesario para que el sistema funcione.

Estas entradas son todos aquellos recursos que necesita un sistema para su normal desempeño,
recursos materiales, financieros y humanos; los cuales los obtiene del exterior es decir del ambiente
o contexto del que es parte. Por su parte la información es una de las entradas más importantes para
un sistema, ya que permite la evaluación de resultados y toma de decisiones.

El autor Peter Schoderbek identifica tres tipos de entradas:

 Entrada en serie: este tipo de entradas provienen de un sistema o subsistema anterior, que
está relacionado con el sistema en cuestión. Por ejemplo en el sistema presupuestario, la
estimación de ventas genera la entrada de información necesaria para la elaboración del
presupuesto de producción.

-31-
  Entradas aleatorias: son salidas de otro sistema, pero que es probable o no de que ingresen
al sistema en cuestión. Por ejemplo hay productos en proceso que no ingresan a la siguiente
etapa de producción por no reunir ciertas características y se convierten en desechos.

 Entradas de retroalimentación: constituyen las salidas del sistema en cuestión que se

reincorporan a él con el fin de ser corregidos en caso de haber existido desviaciones al
objetivo propuesto.

2.1.2.2 PROCESAMIENTO

Es el conjunto de operaciones que se desarrollan dentro del sistema sobre las entradas. (Gilli, 2007,
pág. 30)

Si nos referimos a los procesos, es el valor agregado que se le da a las entradas para de este modo
convertirlos en salidas. Para llevar a cabo un procesamiento y modificar las entradas, es necesario
aplicar o hacer uso de fuerza de trabajo, tecnología, conocimiento de profesionales, experiencia,
técnicas, mecanismos, según sea el caso.

Existen procesos que son más complejos que otros los cuales requerirán de una mayor inversión de
recursos como una alta capacidad del talento humano, maquinaria y tecnología más avanzadas; lo
que puede estar directamente vinculado con la calidad de sus resultados o salidas.

Un proceso es una secuencia de actividades que se desarrollan de manera ordenada para

transformar un determinado insumo en un producto útil para sus usuarios.

Constituyen series de fases detalladas que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar una meta
establecida de manera previa. En consecuencia, los procedimientos son subplanes de planes
mayores. Debido a su naturaleza detallada, se escriben y se ponen a disposición de quienes deben
utilizarlos.

2.1.2.3 SALIDAS O OUTPUTS

Son el resultado de aplicar procesos y transformaciones a las entradas de un sistema, para ello se
utilizaron recursos y fueron necesarias las interacciones dentro del sistema. Estas salidas o
resultados deben estar acordes a los objetivos del sistema.

Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son
parciales. Schoderbek menciona tres tipos de salidas:

 Las que son consumidas directamente por otro sistema, por ejemplo cuando los productos
finales de una industria se venden a los clientes.

 Las consumidas por el mismo sistema en el siguiente ciclo de producción.

 Las que constituyen residuos volcados al ambiente.

-32-
2.1.2.4 RETROALIMENTACIÓN

“Supone la existencia de dispositivos de control. Cuando se realiza una evaluación, es posible

analizar las causas de los desvíos y desarrollar acciones específicas para su corrección.” (Gilli,
2007, pág. 31)

Se refiere a la comunicación de los resultados y consecuencias de las acciones y decisiones a quien

las origina. Por lo tanto, una de las tareas del sistema ha de ser la de brindar información que
permita al administrador informarse de cuándo son erróneos los procesos del sistema y qué ajustes
deberá realizar en el mismo.

Esta retroalimentación se puede aplicar a los resultados finales del sistema, pero también a los
resultados de cada subsistema o proceso, es aquí cuando se convierte en una evaluación continua,
es decir, receptar la información que proviene de cualquiera de los elementos del sistema, con el fin
de rectificar lo que no se ajusta a los objetivos o procedimientos y también aplicar mejoras a
aquello que es preciso.

llFigura No. 2.2 Elementos de un sistema

llEn: (Chiavenato, 2002)

Esta es una representación gráfica de los componentes de un sistema así como una ejemplificación
de los mismos. Las entradas, que pueden ser en forma de materiales o información, son
suministradas por los proveedores. Luego estas son procesadas, para lo cual serán necesarios
algunos otros recursos y realizar ciertas actividades; estos procesos deberán ser medidos y
controlados de manera que permita una primera retroalimentación con los proveedores. El
resultado final serán las salidas, productos o servicios que son demandados por los clientes, con
quienes se genera una segunda retroalimentación.
-33-
2.1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Una organización es precisamente un grupo social compuesto por personas encargadas de cumplir
determinadas tareas, que se desempeñan dentro de un entorno y bajo un esquema sistemático de
relaciones de interacción, cuyo fin es satisfacer necesidades de diversa índole. De esta definición
podemos destacar tres elementos básicos cuyo análisis nos conlleva a un mejor entendimiento:

 Las organizaciones están compuestas por personas

 Es necesaria la subdivisión del trabajo entre sus individuos

 Las personas que forman la organización persiguen objetivos comunes

Las organizaciones representan ejemplos claros y completos de lo que es un sistema dado que allí
se generan una serie de relaciones interpersonales que a su vez conjugan el uso de recursos
materiales y financieros, además por su dinámica y forma de agrupar todos sus elementos.

Una organización podrá ser vista como un sistema, subsistema o suprasistema dependiendo del
enfoque que se tenga al estudiarlas. Desde el punto de vista de la sociedad, la organización es un
subsistema que coexiste dentro de esta con otros de su mismo tipo y que a su vez está integrado por
diversas partes que pueden catalogarse como sistemas de un menor nivel.

Las organizaciones son consideradas como sistemas sociales, ya que consisten en actividades
estandarizadas de una cantidad de individuos las cuales son repetitivas, relativamente duraderas y
ligadas en espacio y tiempo. Los sistemas sociales no son espontáneos, más bien son creados por el
hombre y por ende son imperfectos. Al ser imperfectos, se ven en la necesidad de implantar o
establecer normas, valores y dispositivos de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de
las acciones humanas y para mejorar sus procesos.

La continua evolución de la sociedad ha generado consigo una evolución también de las

organizaciones, pues sin duda hoy en día estás son cada vez más complejas si las comparamos con
las más antiguas. Se han visto ligadas al crecimiento de la población y al consumismo marcado en
la sociedad actual, obligando a implementar procesos que ya no se enfocan en una mera producción
ya sea de bienes o servicios, sino que buscan la calidad en sus productos finales lo cual se logra
poniendo énfasis en los detalles, como en el tipo de materias primas, capacidad del talento humano
e incorporación de controles continuos. Incluso de esta evolución pueden dar fe las diversas
escuelas del pensamiento administrativo, que en su debido momento hicieron planteamientos
enfocados a mejorar las organizaciones y que entre sus más destacados protagonistas se encuentran
Taylor y Fayol.

Ninguna estructura social es autosuficiente puesto que depende en gran manera de su ambiente o
entorno, del cual recibe las entradas o recursos necesarios para operar. Las organizaciones sociales

-34-
tienden a constituirse en un sistema formalizado de funciones; una organización formal se
caracteriza principalmente por contar con un conjunto de normas, reglamentos, y porque su
estructura marca las jerarquías dadas dentro de ella.

Para entender la dinámica de una organización como sistema, nos enfocaremos en los siguientes
puntos:

 Ambiente de una organización

 Estructura de una organización

 Proceso administrativo

 Objetivos de una organización

2.1.3.1 AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Figura No. 2.3 Ambiente organizacional

En: (Seguí Moreno , 2012)

Una organización está condicionada por múltiples factores, tal como se observa en el gráfico. Se
puede decir que existen dos tipos de estos factores, unos que son particulares para determinada
organización, y cuyo conjunto constituye su ambiente o entorno específico. Por otro lado tenemos
factores de carácter más general, el conjunto de estos representa su macro ambiente o entorno.

-35-
“Ambiente es todo lo que rodea externamente la organización. En otros términos, ambiente es todo
aquello que está más allá de las fronteras o límites de la organización. Como el ambiente es muy
amplio, vasto, difuso y complejo, no es posible aprehenderlo y comprenderlo en su totalidad. En
consecuencia, es necesario segmentarlo para estudiarlo mejor. El ambiente se puede desdoblar en
dos grandes segmentos: general (o macro ambiente) y específico (microambiente).”(Chiavenato,
2002, pág. 78)

El ambiente general es el medio más amplio dentro del cual una organización se desarrolla y se lo
considera como un conjunto de condiciones que afecta el desempeño de la misma. Al ser de tipo
general, varias organizaciones pueden tener el mismo macro ambiente aunque su influencia no será
la misma en todas.

Los componentes del ambiente general son:

 Variables económicas.- Son aquellas condiciones referentes a la producción, distribución

y consumo de bienes o servicios en una comunidad o país. Para conocer de una manera
más clara esta parte del ambiente general, se puede recurrir a los índices macroeconómicos
tales como la inflación, PIB, indicadores de empleo y subempleo, balanza de pagos entre
otras.

 Variables tecnológicas.- Es el estado general del desarrollo y disponibilidad de tecnología

en una determinada comunidad, lo cual influye principalmente en su manera de producir,
de obtener y generar información útil para las actividades y funciones normales del
sistema.

 Variables sociales.- Representan la parte del ambiente ligada a las características de la

sociedad, como lo son los valores que prevalecen en las relaciones entre individuos, su
comportamiento, las tendencias en la educación y similares.

 Variables legales.- Representan la parte del ambiente general que contiene los códigos
legales vigentes. Abarca las leyes y reglamentos definidos por la sociedad, así como la
forma de gobierno predominante.

 Variables políticas.- Referentes a los asuntos gubernamentales, estrechamente ligadas a

los objetivos del gobierno vigente, su filosofía y actitud ante la sociedad y sus actividades.

 Variables culturales.- Son los elementos relacionados al conjunto de saberes, creencias y

patrones de conducta de un grupo social.

 Variables demográficas.- Dadas por la estructura y dinámica de la población, lo cual se ve

reflejado en estadísticas de crecimiento por ejemplo, o la distribución del ingreso entre los
diversos segmentos.

-36-
  Variables ecológicas.- Representa el estado actual del ambiente físico y natural de una
comunidad y su preocupación ante ello.

Por su parte el ambiente específico o microambiente está representado por aquellos elementos más
cercanos a la organización y sobre los cuales puede ejercer un mayor control a comparación de los
anteriores. El microambiente será diferente para cada organización en particular, y constituye el
espacio donde desarrolla sus operaciones y de donde obtiene sus recursos y coloca sus productos.

Está constituido por los siguientes elementos:

 Proveedores.- Aquellos que proporcionan a la organización las entradas o insumos que

requiere para su funcionamiento.

 Clientes.- Destinatarios finales de los bienes, servicios o información que la organización

genera.

 Competencia.- Organizaciones que persiguen los objetivos y que buscan liderar

determinado mercado.

 Agentes reguladores.- Instituciones que monitorean y norman las acciones de las

organizaciones.

2.1.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades de la

organización. Constituye la arquitectura o formato organizacional que asegura la división y
coordinación de las actividades de los miembros de la organización.

La estructura organizacional es la espina dorsal de la organización, el esqueleto que sustenta y

articula todas sus partes integrantes. En este sentido, la estructura organizacional representa una
naturaleza predominante estática. Se refiere a la configuración de los órganos y equipos de la
organización.

El concepto de estructura implica el análisis interno de los elementos constitutivos de un sistema.

La estructura de un sistema social no es visible de la misma manera que en un sistema mecánico
pues no puede ser observada pero se percibe en las operaciones reales y el comportamiento de la
organización.

La estructura formal está conformada no solo por las partes identificables de una organización sino
también por las relaciones existentes entre estas, y se caracteriza por ser totalmente planeada antes
de iniciar el camino para el logro de sus objetivos. Es el conjunto de funciones, actividades,
relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, descripciones de puestos de
trabajo, asignación de recursos que han sido establecidos de una manera lógica.

-37-
La estructura organizacional formal por lo general está documentada en organigramas, manuales,
planes, programas, presupuestos, instructivos, entre otros.

Los requerimientos para establecer una estructura organizacional son los siguientes:

 Los objetivos deben ser realizables en espacio y tiempo, deben ser claros y precisos.

 Deben estar claramente definidas las tareas y responsabilidades de cada persona.

 Se tiene que fijar el grado de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para
alcanzar las metas.

 Cada persona debe saber dónde conseguir la información necesaria para cada actividad y
que debe serle facilitada.

El organigrama constituye la representación gráfica de la estructura organizacional. Está compuesto

de rectángulos (unidades organizacionales; por ejemplo, órganos o cargos) y líneas verticales y
horizontales (relaciones de autoridad y responsabilidad).

Los rectángulos indican cómo se reúnen las actividades en unidades (divisiones, departamentos,
secciones y equipos). Las líneas muestran la estructura administrativa, es decir, cómo se reportan
entre sí las personas y cómo se relacionan entre sí los rectángulos con la jerarquía. (Chiavenato,
2002, pág. 369)

Existen varias clases de organigramas, sin embargo los más difundidos según su disposición
gráfica, son los de tipo vertical, horizontal y mixto, que no es más que la combinación de los dos
últimos.

Figura No. 2.4 Organigrama vertical

En: (Jiménez, 2012)

-38-
El organigrama vertical tiene forma de pirámide regular. Es el más utilizado en la diagramación
de estructuras organizacionales. El máximo puesto jerárquico se ubica en el vértice superior de la
pirámide, y los siguientes descienden en jerarquía hasta la base. (Orozco, 2007, pág. 88)

Figura No. 2.5 Organigrama horizontal

En: (Jiménez, 2012)

El organigrama horizontal, tiene forma de pirámide, pero acostada. El máximo órgano jerárquico
se ubica en el vértice izquierdo de la pirámide y los siguientes se ubican en jerarquía descendente
de izquierda a derecha hasta la base de la pirámide. (Orozco, 2007, pág. 89)

2.1.3.3 PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo está constituido por cuatro funciones fundamentales pues son las que
generan la base para todas las demás operaciones de una organización.

Estas funciones son: (Chiavenato, 2002, pág. 17)

 PLANEACIÓN

“La planeación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y cómo debe
realizarlo. Por esta razón, la planeación es la primera función administrativa, y se encarga
-39-
 de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los
recursos y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada. Gracias a la planeación,
el administrador se guía por los objetivos buscados y las acciones necesarias para
conseguirlos, basado en algún método, plan o lógica, en vez de dejar todo al azar. La
planeación produce planes basados en objetivos y en los mejores procedimientos para
alcanzarlos de manera apropiada. Por tanto, planear incluye la solución de problemas y la
toma de decisiones en cuanto a alternativas para el futuro.

La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para

conseguirlos.”

 ORGANIZACIÓN

“La organización busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la
planeación, y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los planes.
La organización es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la
distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los recursos
necesarios a los equipos o los departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir
y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de
una organización, para conseguir los objetivos fijados. La organización es el proceso de
comprometer a las personas en un trabajo conjunto estructurado para conseguir objetivos
comunes.”

 DIRECCIÓN

“La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En

consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la
influencia para activar y motivar las personas a alcanzar los objetivos organizacionales. Se
encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las personas para que ejecuten
las tareas esenciales.

La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas
de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo.”

-40-
  CONTROL

“El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño

organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado,
organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el monitoreo
de las actividades para mantener la organización en el campo correcto, de modo que se
puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para corregir los
desvíos.”

Figura No. 2.6 Fases del Proceso Administrativo

En: (Tobon, 2011)

En este gráfico a más de identificarse las funciones o fases del proceso administrativo, se puede
notar que este proceso dentro de una organización es y debe ser continuo. Siempre empieza con la
planeación, que por lo general en las organizaciones se la realiza cada cierto tiempo o en períodos
determinados, para luego continuar con las siguientes fases.

-41-
2.1.3.4 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

“El primer paso de la planeación es establecer los objetivos que se pretende alcanzar. Los objetivos
de la organización deben orientar los principales planes y servir de base a los objetivos
departamentales y a todos los objetivos de las áreas subordinadas. Los objetivos deben especificar
los resultados deseados y los puntos a los que se desea llegar para conocer cuáles son los pasos
intermedios que se deben dar para llegar allá.” (Chiavenato, 2002, pág. 218)

“Los objetivos se establecen para cada una de las subunidades de la organización; por ejemplo,
subdivisiones o departamentos, etc. Una vez definidos, los programas se establecen para alcanzar
los objetivos de manera sistemática y racional. Al seleccionar objetivos y desarrollar programas, el
administrador debe considerar su viabilidad y la aceptación de los gerentes y empleados de la
organización. Planear significa mirar al frente, ver el futuro y lo que se deberá hacer, elaborar
buenos planes y ayudar a las personas a realizar las acciones necesarias de hoy para enfrentar mejor
los desafíos del mañana.” (Chiavenato, 2002, pág. 215)

2.2 ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

La reciente necesidad de las empresas de aplicar un sistema de gestión en sus actividades se

encuentra directamente relacionada con la evolución en su enfoque económico a través del tiempo.
En un inicio y con la aparición de las industrias, el principal enfoque era hacia una mera
producción con procesos poco tecnificados, las estructuras organizativas eran simples y la
competencia hasta ese entonces era débil. En una etapa posterior, este enfoque cambia de dirección
y ya no se preocupan las empresas únicamente por el producto, sino que también implementa
mecanismos de venta para llegar con dichos productos al consumidor. Pero luego empezó aquella
etapa que viven las organizaciones actualmente, caracterizada por la oferta de productos muy
diversificados, con una competencia sumamente fuerte, procesos tecnificados, talento humano
altamente cualificado y dentro de mercados globalizados. Es decir que hoy en día las empresas se
enfocan en satisfacer las necesidades de los clientes con productos de calidad que cumplan con
estándares marcados a nivel mundial.

Ante esta realidad el reto de las organizaciones es identificar y mejorar continuamente los procesos
que le permitan alcanzar sus objetivos empresariales y desde luego satisfacer las necesidades de los
consumidores. Esto se consigue mediante la aplicación de sistemas de gestión que garanticen no
solo la obtención de resultados sino del mejoramiento continuo, dando paso a organizaciones
eficientes y eficaces en el uso de sus recursos.

Sin embargo, la introducción de sistemas de gestión en las organizaciones aún es poco difundida.
Es difícil encontrar empresas que hayan transformado su cultura organizacional para implementar
un enfoque sistemático a sus actividades diarias o que ejerzan un estricto control sobre estas. Pero

-42-
han procedido a trabajar rigiéndose a una serie de políticas y estrategias; y otras, tal vez las más
grandes o más complejas, han apostado por la implementación de sistemas de gestión, cuyo
referente a nivel internacional lo constituyen las Normas ISO.

Las Normas ISO (Organización Internacional de Normalización) impulsan en las organizaciones la

adopción de un sistema de gestión de la calidad, como una decisión estratégica de la organización.
Las Normas ISO 9001 e ISO 9004 se han desarrollado como un par coherente de normas y son
complementarias entre sí. La Norma ISO 9001:2000 promueve la adopción de un enfoque basado
en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la
calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La
Norma ISO 9004:200 proporciona directrices que trascienden de la Norma ISO 9001:200 en el
sentido de considerar tanto la eficacia como la eficiencia de los procesos y, por tanto, del sistema
de gestión. El objetivo de la Norma ISO 9004:200 es la consecución de la mejora continua, medida
a través de la satisfacción del cliente y de las demás “partes interesadas” (stakeholder, en la
terminología anglosajona). Aunque tienen diferente objeto y campo de aplicación, tienen una
estructura similar para facilitar su aplicación como un par coherente. (Ogalla Segura, 2005, pág.
XXIII)

2.3 DEFINICIONES DE SISTEMA DE GESTIÓN

Las palabras “sistema de gestión”, por sí solas sugieren una idea general de lo que sería su
definición, pues el entendimiento de lo que es un sistema está generalizado y al vincularlo con el
término gestión podemos concluir que un sistema de gestión es un esquema aplicable a las
organizaciones útil para que puedan llevar a cabos sus diversos procesos de manera que garantice
la consecución de sus objetivos. Para una comprensión más clara y técnica se citan las siguientes
definiciones:

“Conjunto de procesos, comportamientos y herramientas que se emplea para garantizar que la

organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos (visión).” (Ogalla
Segura, 2005, pág. 1)

“Un sistema de gestión es un conjunto de elementos relacionados que tienen la finalidad de

proporcionar un marco de referencia para la mejora de la empresa, incrementar la satisfacción del
cliente y establecer un diálogo con la sociedad”. (Escriche Roberto & Doménech Antich, 2005,
pág. 7)

“Un Sistema de Gestión ayuda a lograr las metas y objetivos de una organización mediante una
serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y
el pensamiento disciplinado. Por tanto el Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un

-43-
proceso continuo, que deja trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.”
(Machado , 2012)

Del análisis de estas definiciones podemos destacar que el enfoque principal de un sistema de
gestión es hacia los procesos y tiende no solo a implementar mejoras en estos de manera individual
sino que también se enfoca en mejorar la interacción dada entre ellos para así generar un mejor
flujo tanto de entradas y salidas así como de información.

Pero, ¿por qué es necesario un enfoque hacia los procesos?, precisamente porque constituyen el
conjunto de tareas que se emprenden para obtener un producto final, ya sea este un bien o un
servicio, y la perspectiva del cliente hacia este producto es de vital importancia para una
organización. Por tanto las tareas deben ser ejecutadas por personal idóneo, capacitado
adecuadamente en su área y en la optimización de recursos materiales o financieros que a él le son
encomendados, e incluso debe estar preparado para cumplir con sus responsabilidades en un tiempo
determinado que sea oportuno para la organización y para el resto de procesos. Es decir que un
sistema de gestión abarca el manejo de todos los recursos, talento humano, recursos financieros,
materiales y tecnológicos.

“El sistema de gestión es la herramienta que permite controlar los efectos económicos y no
económicos de la actividad de la empresa. El control, en este caso, se define como aquella situación
en que se dispone de conocimientos ciertos y reales de lo que está pasando en la empresa, tanto
internamente como en su entorno y permite planificar, en cierta manera, lo que pasará en el futuro.
Mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro
de sus objetivos” (Ogalla Segura, 2005, pág. 1)

Es fundamental que en una organización se establezcan objetivos claros y alcanzables dentro de

lugar y tiempo, deben ser difundidos entre el personal, pues son estos los que determinan a qué
punto se debe llegar y todas las tareas y actividades deben estar encaminadas hacia los objetivos
planteados.

Si bien es cierto, los modelos e introducción de sistemas de gestión aún son poco difundidos en
nuestro país, las organizaciones se acercan de cierto modo a su implementación al cumplir con un
proceso de planificación estratégica, derivando de esta un conjunto de estrategias, políticas y
diversos lineamientos pero sobre todo al definir su misión y visión claras y acordes a la realidad.

Los siguientes son aspectos importantes en el diseño y estructura de un sistema de gestión:

(Fernández García, 2006, pág. 16)

 Establecer una política.

 Fijar objetivos definiendo responsabilidades y autoridades.

-44-
  Documentar los procesos, actividades o tareas a realizar manteniendo dicha
documentación controlada.

 Planificar las actividades y tareas para lograr los objetivos. Determinar los procesos clave.

 Efectuar un adecuado seguimiento y control de los procesos, actividades y tareas,

disponiendo de registros que evidencien las actividades ejecutadas y controlando la
gestión de los mismos.

 Tomar acciones para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfagan las
especificaciones o expectativas.

 Tomar acciones correctivas y preventivas cuando alguna situación no funcione de acuerdo

con lo planificado.

 Efectuar la evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías.

 Revisar el sistema en forma periódica por parte de la dirección.

2.4 TIPOS DE SISTEMAS DE GESTIÓN

En un entorno cada vez más competitivo, las empresas necesitan gestionar de forma eficaz sus
diferentes actividades y demandan por ello modelos de sistemas de gestión que les sirvan como
herramientas útiles en esta tarea, y que puedan implantar de manera sencilla. Las empresas
persiguen el éxito, y para ello, hoy en día, es clave gestionar eficazmente la calidad, el medio
ambiente y la prevención de riesgos laborales, pues ello les va a permitir tanto ser competitivas,
como satisfacer los requisitos reglamentarios y las demandas cada vez más exigentes de sus
principales destinatarios: los clientes, la sociedad y los trabajadores, respectivamente. Hasta ahora,
las empresas han dado respuesta a este problema optando por la implementación de sistemas de
gestión independientes basados en modelos más o menos normalizados. (Abril Sánchez, Sánchez
Rivero, & Enríquez Palomino, 2006, pág. 15)

Estos sistemas son los siguientes:

 Sistemas de Gestión de la Calidad

 Sistemas de Gestión del Medio Ambiente

 Sistemas de Gestión de la Seguridad Laboral

-45-
Tabla No. 2.1 Principales aspectos de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medioambiente y de
Prevención de Riesgos Laborales

NORMAS
SISTEMA DE
OBJETIVO DEFINICIÓN VENTAJAS INTERN.
GESTIÓN
APLICABLES

-Asociación con
Conformidad
Asegurar al proveedores
con
cliente que su -Fidelidad
requerimientos
CALIDAD suministrador -Satisfacción del ISO 9001:2000
convenidos y
satisface todas cliente
fijados con el
sus exigencias -Mejora de
cliente
competitividad

-Respuesta
positiva frente a
Asegurar a la
Conformidad inversores,
sociedad en
con aseguradoras,
general que el
requerimientos entidades de
MEDIO producto/servicio
legales y crédito, ISO 14000-2004
AMBIENTAL que se presta se
reglamentarios administración y
hace de forma
así como con sociedad en su
respetuosa con el
políticas internas conjunto
medio ambiente
-Sensibilización
-Evita multas

Asegurar al
cliente y a la
Conformidad OHSAS 18001
sociedad en -Menores costes
con Directrices sobre
general que el por accidentes al
requerimientos sistemas de
RIESGOS producto/servicio disminuir la
legales y gestión de la
LABORALES que se presta se accidentalidad
reglamentarios seguridad y salud
hace de forma -Menor
así como con en el trabajo
respetuosa con el absentismo
políticas internas ILO-OSH 2001
personal que lo
produce

Nota: Este resumen de los principales aspectos de los sistemas de gestión permite identificar las
diferencias existentes entre dichos sistemas, y por tanto se podrá obtener un entendimiento tanto
de su enfoque así como de los beneficios que generan cada uno de ellos en la organización.
En: (Fernández García, 2006, pág. 15)

2.4.1 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

“Es el conjunto de actividades y funciones encaminadas a conseguir la Calidad. Calidad se podría

definir como el grupo de características de un producto o servicio que tiene la habilidad de

-46-
satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas.” (Abril Sánchez, Sánchez
Rivero, & Enríquez Palomino, 2006, pág. 17)

El objetivo de un sistema de gestión, y por tanto del de calidad es:

 Hacer las cosas bien en forma rutinaria

 Según lo acordado o cumpliendo con los requisitos obligatorios.

 Hacer las cosas bien y a la primera vez

 Articulando los medios para detectar y satisfacer las nuevas necesidades

Tal como se aprecia en el cuadro No. 3, la normativa internacional aplicable a este tipo de sistemas
de gestión la constituyen las Normas ISO 9000, que surgieron con el objetivo de ser un instrumento
que permitiese a las empresas suministrar productos que garanticen la satisfacción de los clientes.

Sus normas principales son: (Fernández García, 2006, pág. 32)

 ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Es una

introducción a las normas. Como tal, juega un papel importante en el entendimiento y
uso del resto de normas al proporcionar su base, a través de los fundamentos y un punto de
referencia para comprender la terminología.

 ISO 9001:2000 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Señala los requisitos para
un sistema de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por una organización para
aumentar la satisfacción de sus clientes al satisfacer los requisitos establecidos y por las
disposiciones legales obligatorias que sean aplicables. Asimismo, puede ser utilizada
internamente o por un tercero, incluyendo a organismos de certificación, para evaluar la
capacidad de la organización para satisfacer los requisitos del cliente, los obligatorios y los
de la propia.

 ISO 9004:2000 Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del

desempeño. La norma ISO 9004:2000 es ahora un documento genérico que pretende ser
utilizable como un medio para que el sistema de gestión de la calidad avance hacia la
excelencia. Su fin es proporcionar directrices para la aplicación y uso de un sistema de
gestión de la calidad para la mejora del desempeño de cualquier organización. Cubre el
establecimiento, operación (mantenimiento) y mejora continua de la eficacia y la eficiencia
del sistema de gestión de la calidad.

2.4.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

“Es la parte de sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de
las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos

-47-
para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política medioambiental.”
(Abril Sánchez, Sánchez Rivero, & Enríquez Palomino, 2006, pág. 17)

La normalización de los sistemas de gestión ambiental, realizada por la Organización Internacional

de Normalización (ISO), da lugar, en 1996, a la primera norma de ámbito internacional que
especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental. Las directrices marcadas por la ISO,
establecen la necesidad de revisar las normas cada 5 años, con el fin de introducir mejoras en su
implantación y desarrollo, así como adecuarlas a los mercados cambiantes. Por este motivo, la ISO
14001:1996 ha sido anulada y sustituida por la UNE EN ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión
Ambiental - Requisitos con Orientación para su Uso, que es la edición que actualmente está en
vigor en el ámbito internacional.

La familia ISO 14000 está compuesta por un grupo de normas, cuyo principal fin es mejorar los
resultados medioambientales de una organización. De todas éstas, la norma ISO 14001 es la única
norma que establece requisitos en función de los cuales se puede obtener un certificado.

2.4.3 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD LABORAL

“Es la parte del sistema general de gestión de la organización que define la política de prevención
de riesgos laborales, y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas,
los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha política.” (Abril Sánchez,
Sánchez Rivero, & Enríquez Palomino, 2006, pág. 17)

De todos los modelos de referencia que existen en la actualidad para la implantación de sistemas de
gestión de la prevención, el más aceptado y extendido en el mercado, tanto nacional como
internacional, es la especificación OHSAS 18001:1999, Occupational Health and Safety
Management Systems-Specificacion for Occupational Health and Safety Management Systems.
(Directrices sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo), y su correlativa
OHSAS 18002:2000, Guidance for Occupational Health and Safety Assessment Series (Reglas
generales para la implantación de OHSAS 18001). (Abril Sánchez, Sánchez Rivero, & Enríquez
Palomino, 2006, pág. 31)

2.4.4 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

“Existen importantes similitudes entre los conceptos de gestión de la calidad, gestión

medioambiental y gestión de la prevención de riesgos laborales, que colaborarían a una gestión
integrada de los mismos. Teniendo en cuenta sus definiciones y las características de cada uno de
estos sistemas de gestión establecidas por sus respectivas normas, podemos establecer las
coincidencias entre los mismos, que son: (Abril Sánchez, Sánchez Rivero, & Enríquez Palomino,
2006, pág. 17)

-48-
  El compromiso y liderazgo de la dirección de la organización

 Son un proyecto permanente. El sistema de gestión debe estar inmerso en un proceso de

innovación y mejora continua.

 Se basan fundamentalmente en la acción preventiva y no en la correctiva.

 Han de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas
de los procesos productivos.

 El sistema que crean debe ser medible

 Son una tarea de todos

 La correcta implantación se logra mediante la información

Dada la coincidencia entre los tres sistemas, parece lógico abogar por una integración de los
mismos. En este sentido, un sistema integrado de gestión tendría que conseguir: (Abril Sánchez,
Sánchez Rivero, & Enríquez Palomino, 2006, pág. 18)

 La mejora de productos y servicios y la satisfacción del cliente.

 La protección medioambiental contra la contaminación y los desechos.

 La seguridad y la salud en los puestos de trabajo, productos y servicios.

 La integración de dichos elementos en el sistema general de gestión de una organización.

Figura No. 2.7 Tipos de Sistemas de Gestión

En: (Fuentes, 2012)

-49-
2.5 IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

La implementación de un sistema de gestión genera beneficios internos a la mayoría de

organizaciones, al igual que oportunidades con relación al mundo exterior. Entre las principales
ventajas de la incorporación de los distintos sistemas en la industria, cabría destacar: (Escriche
Roberto & Doménech Antich, 2005, pág. 7)

 Mayor compromiso de la dirección

 Mejores condiciones de trabajo para los empleados y aumento de su motivación.

 Menores costes por fallos internos debido a menores: retrocesos, rechazos, devoluciones
de los clientes, reemplazos, etc.

 Más confianza en que los productos de la compañía cumplen los requisitos reglamentarios
pertinentes.

 Mejora continua del proceso; lo que favorece la previsión de medidas y toma de

decisiones priorizadas según las necesidades.

 Mejor imagen de la compañía, derivada del enfoque mejorado hacia el cliente y de la

orientación a los procesos dentro de la compañía. De este modo los clientes tienen más
confianza en los productos.

 Publicidad más agresiva, ya que los clientes pueden estar informados de los beneficios de
realizar negocios con una compañía que maneja la calidad de sus productos.

 Mejor evidencia objetiva para defenderse contra demandas por obligación civil, si los
clientes llegaran a entablar alguna.

En la actualidad no se habla de calidad, sino de calidad total, la cual consiste en un sistema de

gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua, buscando
principalmente cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes en un contexto
determinado.

La implementación de un sistema de gestión empresarial en una empresa es importante e

indispensable en la actualidad, ya que la sociedad exige a las empresas u organizaciones
competitividad para poder mantenerse en el mercado, diferenciándose de sus competidores siendo
eficaces y eficientes, además se debe asegurar que todos en la organización trabajan para cumplir
los requisitos del cliente, por ello un sistema de gestión de calidad debe ser flexible, es decir el
éxito de la implementación de este sistema depende en alto grado de la aceptación del cambio,
debido al cambio acelerado y la competitividad global y la toma de iniciativa en el desarrollo de

-50-
acciones creativas y audaces para generar mejoras, promoviendo la creatividad e innovación y
despertando nuevas necesidades en los clientes.

Podemos concluir que las empresas se ven motivadas a implementar una política de calidad debido
a la presión o exigencia de los clientes, por consiguiente los modelos de gestión de la calidad
influyen de forma positiva en los resultados de las empresas mejorando las operaciones, la
eficiencia, los costos de las actividades internas de la empresa,

Al mejorar los sistemas de gestión de calidad de una organización se puede aumentar positivamente
la rentabilidad, si se demuestra el compromiso con la calidad de los productos y servicios se puede
transformar la cultura empresarial ya que como resultado los empleados entenderán la necesidad de
mejorar continuamente.

Su establecimiento conlleva una serie de ventajas: (Fernández García, 2006, pág. 12)

 Son una vía para conseguir mejorar la satisfacción de los clientes, de la sociedad en su
conjunto o de los propios trabajadores.

 Permiten acceder a determinados mercados: clientes que existen o valoran el disponer de

este tipo de sistemas, concursos públicos en los que se incluye cláusulas al respecto, etc.

 Se basan en modelos definidos en normas que tienen un amplio reconocimiento

internacional.

 Permiten posicionarse mejor ante los clientes y ante la competencia.

 Permiten dotarse de un sistema de gestión “razonable”

 Pueden ser, si se obtiene la certificación, un signo externo que transmite confianza hacia
los agentes externos y/o internos.

 Ahorran costes

 Abren mercados

 Facilitan la identificación y resolución de problemas de calidad, medioambientales y

disminución de riesgos laborales, reales o potenciales.

 Aúnan voluntades y esfuerzos dentro de la empresa

 Permiten crear y mantener el “saber hacer” de la empresa

 Mejoran la imagen de la empresa ante el exterior: los clientes, la sociedad, etc.

-51-
2.6 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

El objetivo de los sistemas de gestión es integrar y organizar la estructura de una empresa y para
ello el sistema debe cubrir tanto las responsabilidades de la dirección como las de cualquier otra
persona integrada en la empresa. Un buen sistema de gestión permitirá además, ver las
interrelaciones entre los diferentes departamentos de una actividad.

A pesar de que cada sistema será diferente, según la estructura y entidad de la empresa, de la
actividad en cuestión, y/o del centro de producción en ciertos casos, se pueden establecer tres
características comunes a todos ellos:

 COMPLETO

Debe cubrir las actividades que se realizan en la empresa. Deben evitarse las lagunas.

 COMPRENSIVO

Todos los implicados deben conocer y comprender claramente su papel, sus responsabilidades.

 ABIERTO

El proceso de mejora es continuo, con lo que el sistema debe permitir cambios sobre la marcha
siempre que se detecten irregularidades, lagunas o disfunciones.

La estructura de organización de cualquier sistema es básica para su funcionamiento, debiendo

considerarse los siguientes aspectos:

 Identificar y considerar todas las actividades de la organización y además documentarlas

correctamente.

 Definir las responsabilidades de cada persona implicada.

 Designar a un representante de la dirección para que se encargue de resolver los problemas

que puedan plantearse con respecto al sistema organizativo.

 Definir la interrelación de las diferentes actividades de una misma empresa, procediendo

posteriormente a su coordinación.

 Identificación de problemas actuales o potenciales, y de los riesgos que plantea la puesta en

marcha de medidas preventivas o correctoras.

-52-
2.7 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Figura No. 2.8 Elementos de un Sistema de Gestión

En: (Oviedo, 2012)

Los modelos de Sistemas de Gestión que se han propuesto sobre todo en los países más
industrializados y desarrollados son múltiples, sin embargo tal como se puede observar en el
gráfico, que es una propuesta de una consultora española, se puede observar que sus requisitos se
conservan pudiéndose destacar la planificación estratégica y el enfoque en los procesos.

2.7.1 GOBIERNO DE LA EMPRESA

Se denomina Gobierno de empresa al conjunto de elementos de gestión que van a hacer posible que
la empresa permanezca en el tiempo y, por tanto, que alcance la visión que se propone. Los
cambios en estos elementos se han agrupado en: elementos esenciales y elementos fundamentales.

2.7.1.1 ELEMENTOS ESENCIALES DE GESTIÓN

Se han considerado elementos esenciales de gestión aquellos que su falta impide que se pueda
establecer una alineación coherente entre lo que la empresa hace y lo que la empresa quiere ser.

Estos elementos son: (Ogalla Segura, 2005, pág. 6)

 Misión

“La misión es la razón de ser de la existencia de una organización porque expresa lo que esta
pretende cumplir, lo que pretende hacer y para quien lo va a hacer. Es decir, el motivo para el cual
trabaja la organización y cada una de las personas que la integran, por tanto es el marco de

-53-
referencia que orienta las acciones, condiciona las actividades, y proporciona sentido de dirección y
guía de las decisiones organizacionales.

La misión resulta esencial en toda organización por que imprime identidad corporativa,
personalidad y carácter a la organización, pues permite identificar o descubrir quiénes son los
clientes potenciales de la empresa. Esto actuará como polo de atracción para clientes, que en
principio no habían sido considerados por la compañía en la formulación de la estrategia.

Cuando los clientes observen una misión claramente definida y que mantiene una estabilidad,
percibirán que todas las actividades desarrolladas por la empresa forman parte de una misma línea
de actuación. Esta coherencia puede generar lealtad o fidelidad de los clientes hacia la empresa.

La misión permite que todos los agentes que se relacionan con la empresa, como proveedores,
clientes, colaboradores, socios, administraciones públicas, etc., tengan conocimiento de cuál es el
ámbito o área en el que desarrolla su actividad la organización.

Una misión claramente definida mostrará oportunidades viables y lógicas hacia la diversificación,
las empresas que carecen de misión se diversificarán de manera desordenada y sin un horizonte
claro.”

 Visión

“Es la expresión de cómo y dónde quiere estar la organización en un futuro, a mediano o largo
plazo, indica hacia donde se dirige o aquello en lo que pretende convertirse.

Una vez que la visión se ha integrado en la actividad cotidiana de la empresa esta debe actuar de
impulsor del propósito estratégico, el propósito estratégico sería la materialización de la visión. El
proceso de pasar de un estado deseado a una meta futura un poco más concreta aunque muy
ambiciosa.

En sectores maduros la importancia de la visión es relativa pues no tiene mucha trascendencia, pero
en sectores nuevos, el correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la
empresa quiere.”

 Valores

“Constituyen el conjunto de comportamientos que desarrolla la organización, son la base de sus

actuaciones y por tanto, de las actitudes que se esperan del personal.”

 Liderazgo

“Podemos definir liderazgo como una influencia interpersonal ejercida en una situación dada y
dirigida a través del proceso de comunicación humana para la consecución de uno o más objetivos

-54-
específicos. Los elementos que caracterizan el liderazgo son, en consecuencia, cuatro: influencia,
situación, proceso de comunicación y objetivos por conseguir” (Chiavenato, 2002, pág. 512)

“Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización, ellos tienen que
crear y mantener un ambiente interno, en el cual la persona pueda involucrarse totalmente en el
logro de los objetivos de la organización.

El liderazgo consiste en influir de manera positiva en el resto de miembros del equipo, con el fin de
guiar los esfuerzos de cada uno hacia las metas y objetivos que se han propuesto para la
organización, además se trata de incentivar, motivar y evaluar al grupo. El liderazgo no debe ser
confundido con dirección o gerencia, ya que un líder puede actuar en grupos formales e informales.
El liderazgo es necesario en todas las áreas y niveles de una organización, es decir en los niveles
ejecutivo, táctico y operacional.”

 Reputación social corporativa

“Todas las empresas tienen una reputación social, quieran o no. Esa reputación viene dada por su
forma de comportarse con los que se relaciona, desde el punto de vista de la empresa, aquellos con
los que se relaciona son los grupos de interés o partes interesadas.

La reputación corporativa es una ventaja competitiva indudable que debe tenerse en cuenta en la
definición estratégica de la organización. El primer requisito para que se genere reputación es la
existencia de valores con sentido y un significado claro para toda la organización, que constituyan
referencias de conducta (liderazgo, comportamientos, actitudes). Por otro lado, la forma de pensar
que expresan los valores de la cultura empresarial condiciona poderosamente la forma de hacer, es
decir, el comportamiento corporativo con los grupos de interés de la empresa, que está en el origen
de la reputación corporativa. Así, la empresa podrá dirigir su comportamiento de manera que
aquellos con los que se relaciona tengan buen concepto de esta y la elijan a la hora de invertir o
contratar.

Si una empresa decide utilizar la reputación corporativa como ventaja competitiva, debe entender
esta como una relación comprometida de la empresa con sus grupos de interés.

Los nuevos enfoques estratégicos buscan un equilibrio de valores entre la población, el medio
ambiente, la organización social, la tecnología y el subsistema económico que la promueve.”

 Comunicación

“La comunicación permite el despliegue de las políticas y estrategias definidas para alcanzar los
objetivos propuestos.

El crecimiento de la empresa no es lineal, sino que se realiza en espiral. La comunicación necesita

en general de una mayor madurez que la que se necesita simplemente para informar. La

-55-
comunicación hace que los valores se conviertan en las actitudes y comportamientos necesarios
para crear el tipo de empresa que propone la visión.

Las necesidades que debe cubrir la función de Información/Comunicación las contemplaremos

desde dos puntos diferentes:

Necesidades del emisor. Comunicar, enviar mensajes a los receptores para informar acerca de sus
intereses profesionales y cometidos.

Necesidades del receptor. Estar informado sobre lo que acontece y realiza la organización, así
como del enfoque de su estrategia.”

2.7.1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES

Se han considerado elementos fundamentales del Modelo de Gestión aquellos que permiten dirigir
y operar con éxito las estrategias definidas por la organización.

Los elementos fundamentales son: (Ogalla Segura, 2005, pág. 14)

 Gestión por procesos

"La empresa que quiera abordar la orientación a procesos como una filosofía de gestión lo primero
que debe hacer es identificar, con total claridad los procesos que realiza, y obtener su mapa de
procesos. Este mapa le dará la posibilidad de ver, por un lado, la cadena de valor de los procesos de
negocio, por otro, cómo cada proceso afecta a la capacidad para satisfacer los requisitos de los
grupos de interés. Todos los modelos de gestión, ineludiblemente, tienen que abordar la gestión de
los procesos de la organización.

La gestión por procesos conduce a una visión transversal de la organización a través del proceso de
negocio. Refuerza el control continuo sobre los vínculos entre procesos individuales dentro del
sistema de procesos y la interfaz entre las políticas definidas."

 Tipos de procesos

"No vamos a describir qué es un proceso, vamos a intentar identificar el valor de los procesos
dentro de la organización, considerando dos aspectos de los mismos:

a) El valor que añade el proceso como actividad

b) El valor que añade a la organización una gestión de la misma enfocada desde los procesos.

Procesos estratégicos. Estos procesos los realiza el personal directivo de la organización,

normalmente, como el colectivo que conforma el Comité de Dirección de la empresa. La visión de
este colectivo no es departamental, es una visión global de la organización. Como entrada para
desarrollar los procesos estratégicos necesitan, al menos: información de los resultados

-56-
económicos, del mercado, de los clientes actuales, de los procesos de negocio y de las personas que
constituyen la organización. Las salidas de estos procesos son: las políticas a seguir, las estrategias,
los objetivos generales, la cultura empresarial, etc. Hacen que se cumpla la misión definida y que la
empresa camine hacia la visión propuesta.

Procesos de negocio. Se está llamando proceso de negocio al conjunto de actividades encadenadas

capaz de satisfacer la petición de un cliente, independientemente del departamento al que
pertenezca. La persona responsable de controlar el proceso. Este proceso, recibe el nombre de
propietario del proceso. Este proceso debe cumplir con los requisitos contractuales del cliente.
Cada vez que se ejecuta una cadena de valor o proceso de negocio, entra dinero a la empresa.

Procesos de soporte. Son aquellas actividades que satisfacen los recursos que necesitan los
procesos de negocio.

Desde esta definición de los procesos y viendo el mapa de procesos que representa podemos decir
que los departamentos de la organización quedan subordinados a los procesos. El protagonismo lo
tienen los procesos, no los departamentos."

 Cuadros de mando

"El Cuadro de Mando es una herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones. Recoge un
conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y al equipo de dirección, una
visión comprensible de cada área de responsabilidad.

La información aportada por el Cuadro de Mando permite enfocar y alinear el equipo de gobierno...
En consecuencia, el Cuadro de Mando se convierte en una herramienta de gestión que permite
controlar, mediante indicadores, el cumplimiento de la estrategia desarrollada por el equipo de
gobierno, a la vez que permite tomar decisiones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos que
figuran en el plan estratégico."

 Cadenas de valor

"Se conoce como cadena de valor a un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan
las acciones y actividades de una empresa. Una cadena de valor puede ser definida como todo el
conjunto de actividades que son requeridas para llevar un producto o servicio desde su concepción,
a Lineamientos para el análisis de cadena de valor – Jon Hellin y Madelon Meijer a través de las
diferentes fases de la producción (incluyendo una combinación de transformación física y los
insumos de varios servicios de productores), entrega a los consumidores finales y desecho después
de ser utilizado. Los actores de la cadena que realizan transacciones con un producto particular que
se mueve a lo largo de la cadena incluyen proveedores de materia prima (por ejemplo, semillas),

-57-
agricultores, comerciantes, procesadores, transportitos, mayoristas, minoristas y consumidores
finales.

El análisis de la cadena de valor permite optimizar el proceso productivo, ya que puede apreciarse,
al detalle y en cada paso, el funcionamiento de la compañía. La reducción de costos y la búsqueda
de eficiencia en el aprovechamiento de los recursos suelen ser los principales objetivos del
empresario a la hora de revisar la cadena de valor. De esta manera, toda firma consigue ampliar su
margen (resultado de la diferencia que se obtiene al comparar el valor total con el costo de las
actividades)."

 Indicadores

"Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un

proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una
desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.

Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde la correcta
comprensión del hecho o de las características hasta la de toma de decisiones acertadas para
mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan cuenta."

2.7.2 ORIENTACIÓN A LAS PARTES INTERESADAS

Las relaciones con las partes interesadas debemos establecerlas de manera que nos permitan
identificar ventajas competitivas persistentes, partiendo, según el modelo integrado que nos
proponemos, de los valores éticos asumidos. Se acepta por la mayoría de los modelos y empresas,
como partes interesadas: (Ogalla Segura, 2005, pág. 26)

 Consustanciales.- empleados; accionistas e inversores; socios estratégicos.

 Contractuales.- Clientes; proveedores y subcontratistas; instituciones financieras.

 Contextuales.- Administración pública; creadores de opinión y creadores de conocimiento;

comunidades, sociedad.

Las relaciones con las partes interesadas son medios para alcanzar la meta de la organización.
También debemos ver a las partes interesadas como grupos de presión, y estos grupos imponen
unos límites de actuación para alcanzar los objetivos que se proponen. Para intentar identificar
ventajas competitivas persistentes en las relaciones con las partes interesadas nos apoyaremos en la
teoría denominada “visión dinámica de la empresa”. Esto nos permitirá tener una visión global de
los recursos a utilizar y de las actividades a desarrollar, ambos deben servir como base para la
creación de las ventajas competitivas mencionadas. Dichas ventajas deben ser capaces de
defenderse frente a los competidores y de realizar acciones positivas de competencia hacia el
sector.
-58-
 CAPÍTULO III
3. PROPUESTA ADMINISTRATIVA

3.1 ORGANIGRAMA PROPUESTO

Para fines del caso práctico expuesto en los capítulos III y IV se desarrollará la figura de un
inmueble bajo Régimen de Propiedad Horizontal que se denominará "Edificio Modelo".

A continuación se propone un organigrama básico para una propiedad declarada bajo el régimen de
Propiedad Horizontal en el Ecuador, por tanto la fuente principal para elaborar este organigrama ha
sido el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal del Ecuador vigente, que en su
Capítulo VII establece la estructura del Gobierno para este tipo de propiedades.

El organigrama propuesto es vertical, un poco aplanado, representa una estructura organizativa

sencilla y con poco número de unidades. En él se pueden apreciar los diferentes niveles
administrativos: directivo, ejecutivo, operativo y un nivel asesor.

Las líneas llenas sin interrupciones, indican autoridad formal o relación de mando. Por su parte, las
líneas entrecortadas son aquellas que indican relación con unidades de asesoría externas.

-59-
 EDIFICIO MODELO

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

ASAMBLEA
GENERAL DE
COPROPIETARIOS

DIRECTORIO
GENERAL

ASESORÍA LEGAL

ADMINISTRACIÓN

RECEPCIÓN CONSERJERÍA SEGURIDAD

Relación de mando

Asesoría externa

-60-
3.2 FUNCIONES PARA CADA CARGO

3.2.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

Como ya se mencionó, la Asamblea de Copropietarios es la máxima autoridad administrativa y se

compone de los copropietarios o de sus representantes o mandatarios.

De acuerdo a lo establecido en el Art. 45 del Reglamento General de la Ley de Propiedad

Horizontal las principales atribuciones de la Asamblea son:

 Elegir y remover de su cargo al Administrador y al Presidente de la Asamblea de

Copropietarios, según sea el caso; este último a su vez será el Presidente del Directorio
General;

 Elegir y remover de sus cargos, en caso de haber múltiples torres, bloques o conjuntos; a
los miembros que conforman el Directorio General;

 Examinar y resolver sobre informes, cuentas, balances y presupuestos que le presentaren el

Directorio General y la persona que ejerza la administración del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal, según corresponda;

 Señalar las cuotas de contribución de cada copropietario para las expensas ordinarias y
extraordinarias de los bienes comunes generales e individuales y, seguros obligatorios;

 Revocar o reformar las decisiones del Directorio General y de la persona que ejerza la
administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad
horizontal, según corresponda, que sean contrarias a la Ley de Propiedad Horizontal, a su
Reglamento General o a los reglamentos internos que se expidan;

 Expedir o reformar y protocolizar el reglamento interno del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, previsto por la Ley y su Reglamento
General; e interpretarlo con fuerza obligatoria;

 Ordenar, cuando lo estime necesario o conveniente, la fiscalización de las cuentas y caja de

la Administración;

 Exigir a la persona que ejerza la administración del inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal, cuando lo creyere conveniente, una garantía para que
responda por el fiel y correcto desempeño de su cargo, determinando la forma en que ha de
rendirse esa garantía y el monto de la misma;

 Dictar las normas necesarias y convenientes para la administración de los bienes comunes
del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, para vivienda
o para comercio, según sea el caso, y para la armónica relación de los copropietarios;

-61-
  Autorizar al Presidente o al Administrador, según sea el caso, del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal, la contratación del seguro obligatorio que
dispone la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento General;

 Resolver cualquier asunto inherente a la administración del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal y aquellos que le planteen: el Presidente,
la persona que ejerza la administración o los copropietarios;

3.2.2 DIRECTORIO GENERAL

El Directorio General se convierte en el conjunto de miembros que representan a todos los

copropietarios de un inmueble, por tanto deben velar por los intereses de la mayoría.

De acuerdo a lo establecido en el Art. 56 del Reglamento General de la Ley de Propiedad

Horizontal, son deberes y atribuciones del Directorio General:

 Examinar y poner a consideración de la Asamblea de Copropietarios las cuentas, balances,

presupuestos e informes que le presentare la Administración;

 Preparar y poner a consideración de la Asamblea de Copropietarios la proforma del

presupuesto anual de gastos del inmueble constituido en condominio o declarado en
propiedad horizontal, la que necesariamente irá acompañada de los planes y programas que
se realizarán y ejecutarán;

 Preparar y sugerir a la Asamblea de Copropietarios el aporte de cuotas extraordinarias, de

acuerdo con las necesidades del inmueble constituido en condominio o declarado en
propiedad horizontal;

 Preparar un informe pormenorizado sobre las pólizas de seguro que interesen a los bienes
del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal;

 Preparar y presentar a la Asamblea de Copropietarios para su aprobación, en concordancia

con la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento General, el proyecto de Reglamento
Interno del condominio y las normas necesarias y convenientes para la administración de
los bienes comunes del inmueble y la armónica relación de los copropietarios;

 Previa resolución de la Asamblea, contratar a la persona que desempeñará la

administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad
horizontal y señalar su remuneración;

 Autorizar por escrito a la persona que ejerza la administración del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal, para vivienda y para comercio, para que
contrate los servicios de los empleados necesarios para la administración de los bienes

-62-
 comunes de los inmuebles en propiedad horizontal y señalar sus respectivas
remuneraciones;

 Resolver cualquier cuestión inherente a la administración del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal y aquellos asuntos planteados por los
copropietarios y la Administración.

3.2.2.1 EL PRESIDENTE

De acuerdo a lo establecido en el Art.- 58 del Reglamento General de la Ley de Propiedad

Horizontal, son funciones del presidente las siguientes:

 Convocar y presidir las reuniones de la Asamblea de Copropietarios y del Directorio

General, según corresponda;

 Ejercer el voto en las reuniones de la Asamblea General y en las del Directorio General y,
cuando sea del caso, dirimir la votación ejerciendo el mismo;

 En caso de falta o impedimento temporal de la persona que ejerza la administración del

inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, designará
provisionalmente su reemplazo o delegará a otro copropietario las mismas hasta que se
resuelva lo más conveniente;

 Previa autorización de la Asamblea General, contratará una póliza de seguro contra

incendio y daños a los ascensores, según lo dispuesto en la Ley de Propiedad Horizontal y,
cuidar de sus oportunas renovaciones. El o los seguros correspondientes, los contratará a
favor de los copropietarios;

 Cumplir las funciones que le encargue la Asamblea de Copropietarios, el Directorio

General y aquéllas establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, su Reglamento General
y el reglamento interno del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad
horizontal que se expida;

3.2.3 EL ADMINISTRADOR

De acuerdo a lo establecido en el Art.- 60 del Reglamento General de la Ley de Propiedad

Horizontal, son funciones del administrador las siguientes:

 Administrar los bienes comunes del inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal, con el mayor celo, eficacia y dentro de los límites establecidos en la
Ley de Propiedad Horizontal, su Reglamento General y el reglamento interno que se
expida;

-63-
 Adoptar oportunamente las medidas para la buena conservación de los bienes del inmueble
constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y ordenar las reparaciones
que fueren necesarias;

 Presentar a la Asamblea General o al Directorio General, para que éste a su vez ponga en
consideración de la Asamblea de Copropietarios, según corresponda, con la periodicidad
que éstos le señalen, las cuentas, balances, proyectos de presupuesto, estados de situación e
informes sobre la administración a su cargo;

 Preparar y presentar a la Asamblea de Copropietarios para su aprobación, en concordancia

con la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento General, el proyecto de reglamento
interno del condominio y las normas necesarias y convenientes para la administración de
los bienes comunes del inmueble y la armónica relación de los copropietarios;

 Recaudar, dentro de los primeros diez días de cada mes y mantener bajo su responsabilidad
personal y pecuniaria, las cuotas ordinarias y extraordinarias de los copropietarios y, en
caso de mora, en primera instancia realizar una gestión de cobro extrajudicial y, si
persistiere la mora en el pago, deberá cobrarlas, juntamente con los intereses establecidos y
los de mora, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, su
Reglamento General y el reglamento interno que se dicte;

 Al cesar en sus funciones, devolver los fondos y bienes que tuviere a su cargo y presentar
los informes respectivos;

 Ordenar la reparación de los daños ocasionados en los bienes comunes del inmueble
constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y, la reposición de ellos a
costa del copropietario, arrendatario, o usuario causante o responsable de tales daños. Así
mismo, ordenará la reparación de los daños ocasionados en los bienes comunes
individuales o en los exclusivos del inmueble constituido en condominio o declarado en
propiedad horizontal cuando dichos daños produzcan o puedan llegar a producir
menoscabo a la propiedad de los otros condóminos. La reposición de dichos daños se
realizará a costa del copropietario, arrendatario o usuario causante o responsable de los
mismos;

 Imponer o solicitar al órgano competente, según lo establecido en la Ley de Propiedad

Horizontal, su Reglamento General y el reglamento interno que se dicte, la imposición de
sanciones y multas a los copropietarios infractores o que causen daños a la propiedad
horizontal. El producto de dichas sanciones y multas ingresarán al Fondo Común de
Reserva;

-64-
 Celebrar los contratos de adquisición, arrendamiento de bienes o servicios necesarios para
la administración, conservación, reparación, mejora y seguridad de los bienes comunes del
inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, dentro de los
montos y con las autorizaciones respectivas emanados de los Órganos de Administración;

 Previa las autorizaciones correspondientes, celebrar contratos de trabajo para el personal

subalterno, empleados y obreros necesarios para la administración, conservación, limpieza
y seguridad de los bienes del inmueble constituido en condominio o declarado en
propiedad horizontal y, cancelar las remuneraciones de los mismos, las que deberán ser y
formar parte del presupuesto de gastos anuales. Deberá cumplir fiel y oportunamente todas
y cada una de las obligaciones patronales derivadas de los contratos que celebre;

 Cancelar cumplida y oportunamente todas las obligaciones de carácter común a entidades

públicas y privadas;

 Custodiar y manejar el dinero y las pertenencias comunes, abrir cuentas bancarias y de otra
índole, y girar contra ellas hasta por los valores y con las debidas autorizaciones. Manejar
un fondo rotativo para adquisiciones pequeñas, pagar cumplidamente las deudas comunes
y, en general, conducir prolija y eficientemente la gestión económica. Las cuentas
bancarias podrán llevar firmas conjuntas con la del Presidente, si así lo dispone la
Asamblea de Copropietarios o el Directorio General, según corresponda;

 Llevar, con sujeción a los principios de la técnica contable, la contabilidad de la

Administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad
horizontal;

 Llevar un libro de registro de copropietarios, arrendatarios, acreedores anticréticos y

usuarios de inmuebles de vivienda y de locales comerciales, según sea el caso, con
indicación de sus respectivas cuotas de derechos, bienes exclusivos y demás datos;

 Cumplir y hacer cumplir las resoluciones, disposiciones y órdenes emanadas de la

Asamblea de Copropietarios, del Directorio General y de su Presidente;

 Conservar en orden y debidamente archivados los títulos del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, planos, memorias y demás documentos
correspondientes a la construcción del mismo, así como todo documento, convenio,
contrato, poder, comprobante de ingresos y egresos y todo aquello que tenga relación con
el inmueble;

-65-
 La correspondencia de la administración o del inmueble constituido en condominio o
declarado en propiedad horizontal, será firmada por el Presidente o por el Administrador,
según el caso;

 Cumplir y hacer cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, su Reglamento General, el

reglamento interno, ordenanzas municipales y demás normas relacionadas con la Propiedad
Horizontal, así como las resoluciones y disposiciones emanadas de los Órganos de
Administración del inmueble;

 Adoptar medidas de seguridad tendientes a precautelar la integridad física de los

copropietarios y usuarios en general y, de los bienes del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal;

 Previa autorización expresa y por escrito de los competentes Órganos de Administración

del inmueble, contratará las pólizas de seguro adicionales que sean necesarias o
convenientes para el inmueble;

 Elaborar y presentar a la Asamblea General de Copropietarios o al Directorio General,

según corresponda, el presupuesto operacional anual del inmueble constituido en
condominio o declarado en propiedad horizontal;

 Preparar y solicitar a la Asamblea General de Copropietarios o al Directorio General, según

corresponda, el cobro de cuotas extraordinarias para casos de emergencias y aquellos que
vayan de acuerdo con las necesidades del inmueble constituido en condominio o declarado
en propiedad horizontal;

 Realizar las reparaciones necesarias y urgentes sin esperar autorización alguna, en caso de
inminente peligro de ruina del inmueble o amenaza para la seguridad o salubridad de las
personas que ejercen derechos de uso o de dominio;

 Ejercer los demás deberes y atribuciones que le asigne la Ley de Propiedad Horizontal, este
Reglamento General, el reglamento interno que se dicte y todos los Órganos de
Administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad
horizontal.

-66-
3.3 PROCEDIMIENTOS

3.3.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

3.3.1.1 PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

El Administrador de propiedades bajo régimen de propiedad horizontal deberá programar tanto sus
actividades así como las que competen al personal que labora en el edificio, empleados de
limpieza, conserjes, personal de seguridad, recepcionistas, entre otros.

Esto permite concebir cuales son los recursos que se necesitarán para un determinado período,
además se orienta a la optimización del tiempo, a realizar las actividades de forma ordenada y sin
improvisaciones.

Los procedimientos deben ser redactados por las personas implicadas en el desarrollo de los
procesos, pues serán quienes mejor conozcan las tareas que día a día se llevan a cabo para el
cumplimiento de los objetivos. En este caso el administrador deberá liderar la redacción del
documento en el que se evidencie esta programación.

3.3.1.2 ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y RESPONSABILIDADES

De acuerdo a la programación de actividades que se ha establecido para un período determinado, se

realizará la asignación de recursos y responsabilidades.

La asignación de recursos se facilita y dependerá en gran manera del presupuesto que se ha

establecido para un determinado inmueble y de acuerdo a un determinado período. Pues en este se
encuentran determinados los rubros que se necesitan para pago de servicios básicos,
mantenimientos en general, limpieza, jardinería, seguro del edificio, guardianía.

Es importante mencionar que el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal en su

artículo 31 establece la obligatoriedad de crear un Fondo Común de Reserva para reparaciones de
los bienes comunes, gastos urgentes o imprevistos de fuerza mayor. Este rubro deberá estar
establecido en el presupuesto en un porcentaje no menor a 5 sobre los gastos comunes.

Puesto que una propiedad horizontal representa un tipo de organización simple y pequeña, la
asignación de responsabilidades resulta más fácil, y hasta cierto punto son ya evidentes. Por lo
general el administrador realiza la mayor parte de funciones para que un inmueble siga su marcha.

3.3.1.3 ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS

Estos instructivos estarán dirigidos al administrador y al personal del inmueble. Son escritos que
contienen indicaciones muy precisas como: enseñar el manejo de un aparato, realizar diversas
actividades, efectuar trámites, operar maquinarias o equipos. Permiten al usuario llevar a cabo
determinadas acciones de la mejor manera posible, y para obtener aquellos resultados esperados,

-67-
debe contar con algunas características básicas que faciliten la acción en sí. Entre estas
características podemos mencionar la importancia de que el instructivo sea claro y conciso.

3.3.1.4 SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

El Administrador deberá ejercer una supervisión permanente a las actividades que realiza el
personal de la propiedad horizontal en cuestión, consiste en vigilar y guiarlos de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente, que no haya desperdicio de recursos y tiempo, así como
evitar repeticiones en las tareas.

Todo administrador en mayor o menor grado lleva a cabo esta función y de ello dependerán la
productividad del personal, la observancia de la comunicación, las relaciones interpersonales y el
buen trato a los condóminos.

3.3.1.5 CONTROL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES

Este procedimiento se enfoca principalmente en la corrección de errores, a través de la evaluación

de la gestión ejercida por el administrador, el logro de resultados junto con la optimización de
recursos luego de terminado cierto período, las evaluaciones necesariamente deben realizarse de
forma anual, sin embargo pueden establecerse períodos trimestrales e incluso mensuales.

El papel de la Junta Directiva es importante, pues ellos deben emitir su juicio y conformidad con el
desempeño del administrador y de qué manera contribuye a la conservación del inmueble y mejora
en ciertos aspectos, la atención que se da a las observaciones y quejas planteadas por los residentes
del inmueble así como una rendición de cuentas clara y oportuna en cuanto al manejo de fondos.

3.3.2 PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

3.3.2.1 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PRESUPUESTOS ANUALES

Los presupuestos para el administrador de propiedades horizontales, juegan un papel importante en

su gestión, aquí se establecen las expensas ordinarias por alícuota de cada inmueble, y estas
constituyen sus ingresos.

Estos presupuestos tienen la característica de que no necesariamente deben contemplar un superávit

o ganancia, si no que los ingresos ordinarios deberán ser exactamente al valor de los gastos, pues
las propiedades horizontales son entidades que no persiguen renta.

Por tanto para elaborar un presupuesto para un inmueble, se deberán determinar todos aquellos
gastos que serán necesarios para operar normalmente en un período de un año, así como todos
aquellos rubros necesarios para la conservación del inmueble. La concepción debe ser anual ya que
hay mantenimientos que se los realiza semestral o trimestralmente, sin embargo al establecer un

-68-
total anual de gastos, se deberá prorratear este para cada mes, ya que el cobro de expensas es
mensual.

Una vez que se ha obtenido un presupuesto mensual, se hará el cálculo correspondiente a cada
unidad en función de las alícuotas, las mismas que están establecidas en la declaratoria de
propiedad horizontal del inmueble.

3.3.2.2. COBRO Y REGISTRO DE EXPENSAS

Como ya se mencionó, el cobro de expensas es mensual y de acuerdo a lo dispuesto en el artículo

60, literal e, del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal; el administrador deberá
recaudar estas cuotas dentro de los diez primeros días de cada mes. De lo contrario se puede aplicar
un porcentaje de interés sobre los valores que estén en mora, medida que deberá estar debidamente
establecida en el Reglamento Interno del edificio en cuestión.

Así mismo, el registro de los pagos que le han sido efectuados al administrador, deberán ser
registrados de manera oportuna con el fin de tener información real que presentar tanto a
copropietarios como a la Junta de Directivos de acuerdo a sus exigencias.

3.3.2.3 PAGO A PROVEEDORES

Las propiedades bajo régimen de propiedad horizontal, como cualquier organización, son
consumidoras de bienes y servicios varios, a raíz de ello se contraen obligaciones que generalmente
estarán respaldas con documentos financieros, pueden ser facturas o notas de venta.

Debe hacerse una separación efectiva entre los fondos provenientes de las Cobranzas de los que
están destinados a Pagos. Los importes obtenidos mediante la Cobranza deben depositarse
íntegramente en un banco, y los Pagos deben realizarse mediante la emisión de cheques contra esos
saldos bancarios, no debe retirarse el dinero directamente de Cobranzas antes de depositarse. En el
caso de que se necesite un pago en efectivo, debe recurrirse al Fondo de Caja Chica, y si este es
insuficiente, se debe retirar el dinero necesario del banco por medio de un cheque.

En función a los ingresos obtenidos en el mes, se establecerá un fondo disponible para el pago a los
proveedores que se conocerá mediante una información financiera oportuna, he aquí la importancia
de que el presupuesto aprobado sea suficiente para cubrir dichos gastos, y que la gestión de cobro
sea eficiente de manera que se puedan cancelar todas las cuentas contraídas a nombre del inmueble.

Es importante establecer un cronograma de pagos y designar un día a la semana en que los

proveedores puedan recibir el pago de sus cuentas.

-69-
3.3.2.4 ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS DE INGRESOS Y EGRESOS

Sin bien es cierto en el régimen ecuatoriano, las propiedades horizontales no tienen la obligación de
llevar contabilidad de acuerdo a su RUC, es responsabilidad de la Administración presentar
informes periódicos a la Junta Directiva y a la Asamblea de copropietarios, de acuerdo a sus
exigencias.

Estos informes deberán reflejar en forma clara y transparente, la recaudación de expensas en

determinado período así como los conceptos en los que se hayan invertido los fondos, por ello se
deberán elaborar comprobantes de ingresos y de egresos a los cuales se adjuntarán los respectivos
respaldos.

Para poder distinguir el origen de los fondos así como los gastos efectuados y clasificados de
acuerdo a su naturaleza, se deberá contar con un plan de cuentas que abarque las operaciones
financieras propias de un inmueble bajo régimen de propiedad horizontal, el cual deberá ser claro
con el fin de realizar las debidas presentaciones a la Junta Directiva y Asamblea de Copropietarios.

3.3.3 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

3.3.3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS

Este es un enfoque al cliente y a la satisfacción de sus necesidades, por tanto se deben establecer
mecanismos para que los copropietarios e inquilinos de determinado inmueble puedan hacer llegar
sus quejas y/o reclamos a la Administración para que estos sean atendidos de manera oportuna. Se
pueden recibir las quejas y reclamos en forma presencial para lo cual el administrador deberá
establecer un horario de atención, pueden también contactarse vía telefónica o por correo
electrónico.

En este punto, tal vez más importante que establecer procedimientos para atender las quejas y
reclamos, será siempre tener un trato cordial y tener la disposición de servir a quienes requieran de
la intervención de la Administración, pues de esta manera también contribuyen a la mejora de los
procesos.

3.3.3.2 GESTIÓN DE COMPRAS

Tal como se menciona en el Reglamento General a la Ley de Propiedad Horizontal, el

administrador tiene la facultad de proceder a ordenar las reparaciones que sean de carácter urgente,
para lo demás, es decir celebrar contratos de adquisición, arrendamiento de bienes o servicios que
sean necesarios, se hará previa autorización de los órganos de gobierno.

Esta gestión inicia con la solicitud de cotizaciones a los distintos proveedores, estas deberán ser
puestas a consideración del órgano de gobierno para luego obtener la respectiva autorización.

-70-
Algunos aspectos que deberá observar la persona encargada de las adquisiciones son:

 Capacidad para negociar

 Mantenerse actualizado sobre el mercado

 Selección adecuada de proveedores

 Contar con conocimiento técnico

3.3.3.3 COMUNICACIONES EXTERNAS

Estas comunicaciones externas implican:

 Atención telefónica: Es un medio de comunicación generalizado y de gran importancia,

hay que distinguir que este tipo de atención telefónica no es personal sino profesional, por
cuanto implica el dominio de una serie de estrategias de comunicación verbal. Se debe ser
cordial, elocuente, claro y seguro.

 Correo electrónico: El correo electrónico es útil para dejar constancia de acuerdos,

resoluciones, reclamos, sobre todo cuando es necesario enviar comunicados de carácter
general a varios destinatarios. Es importante cuidar la redacción y mantener un estilo de
comunicación formal.

 Comunicaciones escritas: Se incluyen las circulares, oficios, cartas, certificados y

solicitudes en general, de igual forma para este tipo de comunicaciones, es necesario cuidar
la redacción, presentación y formalidad.

3.3.3.4 SEGUIMIENTO DE CONSUMOS

Se refiere al levantamiento de estadísticas de consumos de servicios básicos principalmente, tales

como agua potable, energía eléctrica e incluso gas centralizado. Esto permite tener una idea del
rango de consumo normal para un inmueble en cuestión, y en caso de haber variaciones, servirá de
alerta a la Administración para detectar posibles fugas de agua, gas o fallas en conexiones
eléctricas, todo siempre en función de optimizar los recursos del edificio.

3.4 INSTRUCTIVOS

 Instructivo para someter un inmueble al Régimen de Propiedad Horizontal

Un administrador de propiedades horizontales debe ser totalmente conocedor de los pasos y

trámites a realizar para que un inmueble sea sometido al régimen de propiedad horizontal, a pesar
de que generalmente él no es el responsable de este proceso, pues de ello se encargan las
constructoras o los fideicomisos que administran las obras.

-71-
Una vez terminada la construcción de un condominio inmobiliario, se protocolizará luego del
Registro Catastral, en una de las Notarías del cantón, un plano general que establezca con claridad
los terrenos y espacios construidos condominiales y los terrenos y espacios construidos de
propiedad exclusiva.

La declaratoria de propiedad horizontal debe inscribirse en el Registro de la Propiedad en donde se

conservará una copia del plano para el respectivo archivo (Art. 10 LPHz).

El plano y linderos que debe ser protocolizado deben contener los siguientes detalles:

a) Ubicación y linderos generales del inmueble;

b) Ubicación y número que corresponda a cada terreno y espacios construidos de propiedad

exclusiva, es decir, de cada una de las propiedades de uso exclusivo de los copropietarios
(piso, departamento o local, etc.); y,

c) Ubicación de las instalaciones de luz, agua potable, teléfono, calefacción y ventilación si

las hubiere, desagües, y de los demás bienes comunes.

Este último requisito es indispensable para describir la división del inmueble construido en
propiedad horizontal, pues sólo así se precisa determinar y singularizar en que consiste el bien
construido en propiedad horizontal, señalándose cuáles son sus partes divisas y sus partes comunes
o indivisas de tal manera que los propietarios saben lo que adquieren.

 Instrucciones para la conservación, protección, seguridad y cuidado de edificios o

conjuntos.

A medida que pasa el tiempo, los inmuebles sufren un desgaste de sus instalaciones así como de
sus equipos. Ante esta realidad, la responsabilidad del administrador es conocer con exactitud
cuáles son los equipos y/o maquinarias que forman parte del inmueble así como quienes fueron los
proveedores originales de estos, ya que por lo general a cargo de ellos estarán los mantenimientos
preventivos y correctivos. Esta condición es importante que se cumpla principalmente en aquellos
sistemas o equipos de mayor complejidad, por ejemplo en ascensores, generadores eléctricos, etc.,
sin embargo para otros bienes cuya instalación y funcionalidad es más simple se puede contratar a
proveedores diferentes de los iniciales. El administrador deberá solicitar a los expertos informes
que detallen la periodicidad en la que deben cumplirse los mantenimientos para programarlos
oportunamente.

Precisamente los mantenimientos son los que logran conservar a un inmueble en condiciones
óptimas y protegerlo ante posibles riesgos. El papel que para ello juegan tanto el personal
permanente del edificio así como de los propios residentes, es de vital importancia para evitar

-72-
daños y preservar los bienes y recursos de la propiedad, por tanto a estos actores también estará
dirigido cierto conjunto de instrucciones necesarias de ser cumplidas.

 Instructivo para selección de personal

Este conjunto de instrucciones estarán dirigidas casi exclusivamente al gobierno del inmueble, esto
es al administrador en forma directa y a los miembros de la Junta Directiva respectiva. Una vez
obtenido el RUC del edificio, por medio de su representante legal tendrá la capacidad de celebrar
contratos, por tanto se deberán cumplir los pasos respectivos tal como en un departamento de
recursos humanos.

Los requisitos estarán acordes a las vacantes a ocuparse, sea esta para recepcionista, conserje o
personal de limpieza. El administrador deberá recibir las hojas de vida necesarias, realizar las
entrevistas, dar a conocer a los miembros del Directorio de los candidatos más opcionados, y
recibir de ellos la aprobación. En realidad este proceso será diferente en cada inmueble puesto que
dependerá de las exigencias de la Asamblea de Copropietarios o en su defecto, de los miembros de
la Junta Directiva.

 Instructivo para trámites bancarios varios

Ciertas instituciones del sistema bancario del Ecuador en la actualidad permiten que los inmuebles
bajo régimen de propiedad horizontal figuren como titulares de una cuenta bancaria. Esto genera
importantes ventajas tales como: proporciona seguridad a los copropietarios de que sus pagos son
depositados en una cuenta confiable, sirve como depósito y como servicio de caja, es decir al
mismo tiempo se convierte en un medio de pago a través de cheques lo que también otorga la
seguridad a los copropietarios sobre la utilización de los fondos, ya que se puede implementar el
mecanismo de firmas conjuntas para giro de cheques y demás trámites.

El instructivo deberá contener en primera instancia, los requisitos que son necesarios para apertura
de una cuenta a nombre del inmueble, registro de firmas autorizadas o cambio de las mismas,
solicitud de chequera, cambio de dirección para entrega de estados de cuentas, retiro de cheques
devueltos, transferencias interbancarias, entre otros.

 Instructivo para el uso de parqueaderos

En este tipo de propiedades, los parqueaderos están asignados a cada unidad, departamento u
oficina, sin embargo el personal respectivo se encargará de vigilar el ingreso y salida de vehículos,
uso adecuado de ellos y sobretodo de los parqueaderos de visitas. Para ello se podrán llevar
registros y de esta manera conocer el nivel de ocupación de los mismos.

Las normas sobre uso de estos, que estarán dirigidas a los copropietarios, son contempladas en el
respectivo Reglamento Interno del edificio. Sin embargo este instructivo estará dirigido por lo

-73-
general al personal de seguridad, de manera que ellos aporten al cumplimiento de las normas de
uso. Deben vigilar el ingreso de los automóviles al parqueadero, la circulación, correcta ubicación
dentro de los espacios destinados a cada departamento o de visitas.

 Instructivo del sistema de Circuito Cerrado de Televisión CCTV

Este sistema de Circuito Cerrado de Televisión está compuesto por cámaras y monitores
básicamente, graba las escenas de aquellos puntos donde se han instalado dichas cámaras y permite
realizar identificaciones durante o después de un suceso que se visualiza en los monitores, ya sea
de manera inmediata o almacenando información para ser consultada posteriormente.

Las cámaras del sistema deberán tener una buena resolución de manera que permita una buena
visualización, así mismo es necesario instalarlas en puntos estratégicos de un edificio, es decir
aquellos que sean más vulnerables.

Por lo general los monitores se los ubica en los puntos de guardia, para que de esta forma los
agentes de seguridad tengan un mayor control sobre toda el área. Recibirán la instrucción sobre el
manejo del sistema, accesos, recopilación de información, visualización de eventos anteriores,
entre otros. De igual forma este instructivo estará a disposición de los copropietarios.

 Instructivo para el manejo de desechos

El administrador, con la respectiva aprobación de la Asamblea de Copropietarios o de los

miembros de la Junta Directiva, deberá elaborar un documento en el que se evidencie el manejo
adecuado de los desechos, esto es, horarios de recolección, lugares de depósito de desechos, entre
otras sugerencias.

Actualmente está cobrando importancia la recolección de la basura, ante lo cual en algunos

edificios se ha optado por adquirir tachos que permitan clasificar los desechos según su tipo y así
contribuir al reciclaje y preservación del medio ambiente.

 Instructivo para el cumplimiento adecuado de funciones del personal de seguridad del

edificio

Es importante que el personal de seguridad de un inmueble sea contratado a través de empresas

expertas en seguridad, quienes otorguen a sus miembros las capacitaciones respectivas y cumplan
con los requisitos exigidos por la Ley a este tipo de compañías.

A parte de la instrucción recibida por parte de dichas compañías, los agentes de seguridad deben
conocer las exigencias propias de cada edificio, para lo cual el administrador debe preparar un
listado de instrucciones entre las cuales se les exija un trato adecuado a los copropietarios. Además
se les deberá proporcionar un listado de números importantes, ya sea del mismo personal de
administración y proveedores frecuentes.
-74-
Es útil que también cuenten con un listado de condóminos actualizado, número de departamento,
extensión en caso de contar con sistema de citofonía, número de parqueadero y algún otro dato que
se considere necesario.

 Instructivo para el manejo de información y régimen de comunicaciones

Es importante y necesario mantener una constante comunicación entre la administración y los

residentes del inmueble, para ello se establecerán ciertas instrucciones así como formatos para
elaboración de circulares y demás comunicados.

Se debe contar además con una base de datos actualizada de todos los copropietarios y
arrendatarios de cada inmueble, que incluya todos aquellos datos que sean de interés a la
administración.

Todas las comunicaciones escritas deberán ser correctamente archivadas, pues estas sirven de
constancia en caso de darse reclamos o conflictos.

 Plan de atención de emergencias

Un plan de emergencias, tiene un fin más allá de lo administrativo, sin embargo en la actualidad ha
cobrado una gran importancia ante múltiples pérdidas infraestructurales y humanas a causa de
incendios, sismos, atentados, inundaciones, entre otros.

Un plan de atención de emergencias es la respuesta integral que involucra a toda la organización

con el compromiso de directivos y empleados en permanente acción para responder oportuna y
eficazmente con las actividades correspondientes al antes, durante y después de una emergencia.

El objetivo del plan de emergencias es el definir procedimientos para actuar en caso de desastre o
amenaza colectiva y desarrollar en las personas destrezas y condiciones que les permitan responder
rápida y coordinadamente frente a una emergencia.

3.5 REGLAMENTOS

3.5.1 REGLAMENTO INTERNO DEL EDIFICIO

Para cada inmueble declarado bajo régimen de propiedad horizontal, el Reglamento Interno
constituirá el máximo referente en cuanto a las relaciones propias de este tipo de propiedades,
contendrá conceptos, instrucciones, normas de carácter general que deberán ser estrictamente
veladas por residentes, órganos de gobierno y demás personal. Como ya se mencionó
anteriormente, será propio de cada edificio y elaborado de acuerdo a las necesidades de los
copropietarios, por tanto será aprobado en Asamblea General.

-75-
Este Reglamento está sujeto a modificaciones, con el fin de corregir deficiencias e implementar
mejoras para garantizar una sana convivencia al interior de un inmueble bajo régimen de propiedad
horizontal.

El Reglamento se establece con el propósito de mantener en los edificios determinadas líneas de

conducta en beneficio de los residentes en ellos, de la propiedad común y en resguardo del orden y
bienestar colectivo.

Contendrá las normas sobre administración y conservación de los bienes comunes; funciones que
correspondan a la Asamblea de los Copropietarios, facultades y obligaciones y forma de elección
del administrador, distribución de las cuotas de administración entre los copropietarios y todo lo
que converge a los intereses de los copropietarios y al mantenimiento y conservación del edificio.

3.5.2 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE ÁREAS HÚMEDAS

Este reglamento establece normas en cuanto a la persona, el aseo propio y del lugar, el cuidado y la
conservación del área, prohibiciones a los usuarios, entre otros.

Como medida de control y para fomentar el orden se deben establecer horarios de uso de piscina,
hidromasaje, turco y sauna, que componen básicamente un área húmeda. Adicionalmente se deberá
comunicar de manera clara y oportuna a los residentes, los horarios en los que esta área y los
respectivos equipos estarán en mantenimiento. Se establecerán horarios de uso pudiendo
cambiarse, suspenderse o extenderse, dependiendo de la demanda, sugerencias de los residentes y
por resolución de la Asamblea.

3.5.3 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE ÁREAS COMUNALES Y ESPACIOS VERDES

El fin de esta normativa es establecer un patrón de conducta, orientado a la sana convivencia en los
espacios sociales que los copropietarios de determinado inmueble comparten con igualdad de
deberes y derechos para el esparcimiento de todos.

Las zonas peatonales están a disposición de todos los residentes y visitantes de un determinado
inmueble, se entiende que son para el uso y disfrute, imprescindibles pare el acceso a las viviendas,
por tanto no deben ser obstaculizadas por personas y objetos que impidan el fácil recorrido por los
lugares destinados para el tránsito.

Las zonas verdes y jardines son concebidas con el propósito de embellecer y generar un ambiente
agradable a la vista de todos los residentes, es importante velar por su conservación, y presentación,
por ejemplo evitando el arrojar desechos, entre otros.

-76-
3.5.4 REGLAMENTO SOBRE EL USO DE PARQUEADEROS

Este reglamento debe contemplar previsiones sobre el uso de parqueaderos, accesos y zonas de
maniobra; tiene como principal objetivo fijar las normas que deberán ser atendidas por los
propietarios, usuarios y visitantes que den uso a los parqueaderos del inmueble, garantizando de
esta manera la seguridad de la comunidad y uso eficiente de los parqueaderos. Corresponde a los
copropietarios aprobar el conjunto de normas sobre la obligación que tienen todos de contribuir con
el correcto uso del espacio de parqueaderos, a su mantenimiento, conservación y reparaciones
necesarias.

Se debe reglamentar incluso los ruidos, la emisión de gases, la ubicación de los carros en lugares
prohibidos del edificio, la utilización para depósito y otros usos. Todas estas previsiones con
respecto a los garajes de propietarios y visitantes, con el fin de generar orden, evitar accidentes,
daños o siniestros.

3.6 MODELOS, FORMULARIOS, REGISTROS Y FORMATOS DE USO MÁS

FRECUENTE

 Modelo de minuta para la declaratoria de propiedad horizontal

Señor Notario:

En el protocolo de escrituras públicas a su cargo, sírvase incorporar una de declaratoria de

propiedad horizontal, al tenor de las siguientes cláusulas:

Primera.- Comparecientes: Intervienen en la celebración de la presente escritura pública, los

cónyuges señores …, quienes son de nacionalidad ecuatoriana, de estado civil…, de profesión ..., el
primero, y …, el segundo, domiciliados en esta ciudad de …, con capacidad legal de contratar y
obligarse, que la ejercen conforme a Derecho.

Segunda.- Antecedentes: 1) Mediante escritura pública celebrada ante el Notario … del Cantón
…, el (fecha), debidamente inscrita en el Registro de la Propiedad el (fecha), los comparecientes,
adquirieron el inmueble situado en …, Parroquia … de este Cantón, cuyos linderos y dimensiones
se especifican en la cláusula siguiente. 2) Sobre este bien raíz, los comparecientes se encuentran
construyendo un edificio/urbanización/conjunto habitacional para ser comercializado dentro del
régimen de propiedad horizontal, para lo cual han obtenido la autorización del Municipio de …,
conforme consta del documento que se agrega como documento habilitante.

-77-
Tercera.- Declaratoria de Propiedad Horizontal: Con los antecedentes expuestos, los
comparecientes, una vez que han obtenido la autorización establecida en el numeral dos de la
cláusula precedente, constituyen bajo el régimen de propiedad horizontal, el inmueble de su
propiedad, ubicado en … cuyos linderos y demás estipulaciones constan a continuación:…

Cuarta.- Documentos habilitantes: Para la legalización de esta escritura pública, se agregan como
habilitantes los siguientes documentos:

- Oficio del Municipio de … por el que se aprueba esta declaratoria.

- Acta de registro de planos arquitectónicos.

- Acta de licencia de construcción de edificaciones

- Cuadro de alícuotas

- Certificado de gravámenes

Quinta.- Gastos: Todos los gastos que demande la celebración de la presente escritura pública,
serán de cuenta de los comparecientes, quienes quedan facultados a inscribir este documento en el
Registro de la Propiedad del Cantón …

Sexta.- Cuantía: La cuantía, dada la naturaleza del asunto, es indeterminada.

Usted, señor Notario, se servirá agregar las demás cláusulas de estilo, para la perfecta validez y
eficacia jurídica de este instrumento.

Dr.

Mat.

-78-
  Modelo de convocatoria a Asamblea General de Copropietarios

CONVOCATORIA

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

EDIFICIO MODELO

FECHA DE CONVOCATORIA:

Se convoca a todos los copropietarios, con base en las facultades estatutarias y legales consagradas
en la Ley y el Reglamento de Propiedad Horizontal, a la reunión ordinaria de la Asamblea de
Copropietarios, que se llevará a cabo el día jueves 31 de enero del año 2013, a partir de las
dieciocho horas (18h00) en la sala Comunal del Edificio. El orden del día será el siguiente:

1. Constatación del quórum

2. Informe financiero al 31 de Diciembre del 2012

3. Informe de gestión

4. Revisión y aprobación de Presupuesto de Ingresos y Gastos del año 2013

5. Elección de nuevos miembros de Junta Directiva

6. Asuntos varios

Cordialmente,

Presidente de Junta Directiva

-79-
  Modelo de certificado de expensas

EDIFICIO MODELO

CERTIFICADO DE EXPENSAS

Quito, …

A petición del interesado y por medio de la presente, certifico en mi calidad de Administrador del
Edificio ubicado en la Av. Portugal de la ciudad de Quito, que:

El departamento 601 ubicado en el piso 6 de la Torre B del edificio en mención, con

estacionamiento 32 alícuota 0.152511 ubicado en el subsuelo 2, y bodega 31 alícuota 0.047734
ubicada en el subsuelo 2; se encuentra al día por concepto de expensas hasta el mes de abril del
presente año.

Atentamente,

Administrador

-80-
  Modelo de notificación de cobro

EDIFICIO MODELO

NOTIFICACIÓN DE COBRO DE EXPENSAS

Fecha:

Sr./Sra.:

Dpto./local/oficina:

Agradecemos a usted se sirva cancelar a la Administración del Edificio, los siguientes valores:

No. CONCEPTO VALOR

1. Saldo condominio mes

2. Condominio mes

3. Intereses de mora mes

TOTAL $

De conformidad con lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, le

recordamos que tiene plazo hasta el día 10 del presente mes para la cancelación de su expensa
mensual. De lo contrario, se aplicará el porcentaje de interés por mora establecido en el
Reglamento Interno del Edificio.

Atentamente,

Administrador

-81-
  Modelo de representación y delegación de voto para asistencia a Asamblea General

Quito, ______

Señores

Asamblea General Ordinaria de Copropietarios

Sr. Administrador

Edificio Modelo

Presente.-

Yo, ___ con cédula de identidad ___, en mi calidad de propietario inscrito del departamento No.
del Edificio, manifiesto que confiero poder suficiente a __________________________________
con cédula de identidad, para que en mi nombre y representación asista en calidad de mi delegado a
la Asamblea General Ordinaria (O extraordinaria) de Propietarios, convocada para el día
_______________ de 2013.

Mi delegado tiene las facultades con voz y voto, de proponer, de decidir y de aprobar, de elegir y
proponer mi nombre para elección. Este poder será suficiente para una nueva fecha si la reunión es
suspendida o para una eventual segunda convocatoria, si no se logra efectuar por falta de quórum.

Atentamente,

Copropietario

-82-
  Modelo de circular

EDIFICIO MODELO

CIRCULAR No.:

ASUNTO: Cambio de personal de limpieza

Estimados señores Copropietarios y Residentes:

Tenemos el agrado de poner en su conocimiento que a partir de este mes de octubre empezará a
laborar en el edificio, el nuevo personal de limpieza contratado para reemplazar al saliente. A
continuación los datos del señor:

Nombre: Juan Pérez

Edad: 38 años

Estado Civil: Casado

Nacionalidad: Ecuatoriana

Agradecemos de antemano su gentil atención y estaremos abiertos a recibir cualquier comentario

que nos ayude a mejorar el servicio de mantenimiento y limpieza en el edificio.

Atentamente,

Administrador

-83-
  Formulario de solicitudes, quejas y reclamos

EDIFICIO MODELO

FORMULARIO DE SOLICITUD, QUEJA O RECLAMO

Fecha:

Tipo de solicitud:

Datos del copropietario/arrendatario:

Nombre:

Departamento/local/oficina:

Datos de contacto:

Número convencional:

Número celular:

Correo electrónico:

Descripción de solicitud:

Área:

 Seguridad

 Área húmeda

 Limpieza

 Parqueaderos

 Empleados

 Otros

Comentario:

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

-84-
  Registro de uso de parqueaderos de visita

EDIFICIO MODELO

REGISTRO DE USO DE PARQUEADEROS DE VISITA - SUBSUELO 1 - TORRE B

FECHA
FECHA DE FIRMA DE
HORA USUARIO DPTO. AUTORIZADO POR DE HORA
LLEGADA GUARDIANÍA
SALIDA

-85-
 Registro de uso de área húmeda

EDIFICIO MODELO

REGISTRO DE USO DE ÁREA HÚMEDA

HORA No. PERSONAS QUE

FECHA USUARIO DPTO. PISCINA TURCO HIDROMASAJE
ENTRADA INGRESAN

-86-
  Registro diario de consumos de servicios básicos, agua, luz, gas centralizado

EDIFICIO MODELO
LECTURA DIARIA DE MEDIDORES DE GAS

LECTURA DEL
FECHA RESPONSABLE OBSERVACIONES
GAS

-87-
  Registro de correspondencia recibida y entregada

EDIFICIO MODELO

REPORTE DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A COPROPIETARIOS

FECHA DE DESCRIPCIÓN DEL DPTO. NOMBRE FECHA DE FIRMA DE

HORA HORA
RECEPCIÓN DOCUMENTO ALMACÉN QUIEN RECIBE (Edif.) ENTREGA RECEPCIÓN

-88-
 CAPÍTULO IV
4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

4.1 ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA

Como ya se ha mencionado, la gestión del Administrador de Propiedades Horizontales debe regirse

estrictamente al marco establecido por la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento, el
esquema que a continuación se muestra agrupa de manera general los procedimientos que debe
cumplir la Administración siendo que con base al presupuesto aprobado por la Asamblea General,
tendrá que encargarse de administrarlo, es decir, emitir y recaudar las expensas que constituyen los
ingresos del inmueble. De acuerdo a la disponibilidad de fondos, se procederá con el pago de
nómina y a proveedores de bienes y servicios.

Por otro lado está la atención al copropietario, es decir receptar sus requerimientos, quejas y
reclamos para dar solución oportuna y efectiva a los mismos.

Cada cierto período, mensual y anualmente que es lo óptimo, la Administración deberá poner a
consideración de Directivos y Asamblea General los informes financieros y de gestión, para
evaluar los resultados obtenidos y sobre todo para implementar mejoras que beneficien a la
comunidad.

-89-
 EDIFICIO MODELO

SISTEMA DE
GESTIÓN

PRESUPUESTO ATENCIÓN A REPORTES

COPROPIETARIOS

INGRESOS POR PERSONAL PROVEEDORES REQUERIMIENTOS GESTIÓN

EXPENSAS

EMISIÓN ADMINISTRATIVO BIENES QUEJAS FINANCIERO

RECAUDACIÓN FINANCIERO SERVICIOS RECLAMOS

MANTENIMIENTO
DE EQUIPOS

MANTENIMIENTO
MAQUINARIAS

-90-
4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROPIEDADES HORIZONTALES

4.2.1 PERFIL DEL ADMINISTRADOR

La legislación vigente en el Ecuador no dispone que el Administrador de Propiedades Horizontales

tenga algún tipo de acreditación para ejercer el cargo, tal como sucede en otros países como
México o Colombia. Sin embargo es necesario que se cumpla ciertos requisitos para garantizar el
bienestar, la tranquilidad, la seguridad y el patrimonio de toda una comunidad de copropietarios.
Ser Administrador puede aparentar ser simple, y no ir más allá de recaudar expensas y pagar a los
proveedores, pero en la práctica resulta ser una actividad compleja que demanda diversas
competencias por parte de este.

Dado que el Administrador reúne en sí funciones y atribuciones de gerente, tesorero, mandatario y

depositario, su perfil deberá comprender aspectos básicos tales como:

 Práctica de valores como la honestidad, responsabilidad, etc.

 Habilidades gerenciales

 Capacidad de dirección y administración de recursos humanos

 Conocimientos básicos de Contabilidad

 Manejo y liderazgo de comunidades

 Conocimiento del Régimen Laboral

 Conocimiento del Régimen de Propiedad Horizontal y su legislación

 Solución de conflictos

 Conocimiento sobre contratos

 Capacidad legal para contratar

 Conocimientos básicos sobre administración de riesgos

 Manejo de infraestructuras de construcción

De acuerdo a las funciones de la Administración, descritas en el punto 3.2.3, mismas que han sido
tomadas del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, se proponen las siguientes
que detallan la gestión que debe cumplir el administrador:

4.2.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Acudir al Conjunto en el horario convenido con la finalidad de recaudar cuotas, atender

inquietudes, solucionar problemas existentes, y demás trabajos que se deban realizar.

-91-
 Acudir fuera de horarios establecidos en caso de emergencias, previa llamada telefónica.

 Controlar horarios de personal, cumplimiento de tareas de los empleados del Conjunto

como también de terceros que presten servicios al mismo, asignar tareas, inspeccionar
necesidades.

 Adoptar oportunamente medidas para la buena conservación de los bienes y ordenar las
reparaciones que fueran necesarias.

 Cancelar cumplida y oportunamente todas las obligaciones de pagos (luz, agua, teléfono,
guardias, conserjes, seguro social, etc.) con entidades privadas y públicas de acuerdo a
prioridades y disponibilidad de fondos.

 Recaudar y mantener bajo responsabilidad las cuotas ordinarias y extraordinarias. En caso

de mora en primera instancia realizar la gestión de cobro personal, en caso de persistir
aplicar lo que disponga el Reglamento Interno, Reglamento de la Ley de Propiedad
Horizontal o la Asamblea General.

 Celebrar contratos de adquisición, arrendamiento de bienes o servicios necesarios para la

administración, conservación, reparación, mejora y seguridad de los bienes comunes.

 Custodiar y manejar el dinero y las pertenencias comunes, mantener una cuenta corriente
con firmas conjuntas y girar contra ella valores debidamente autorizados.

 Manejar un fondo rotativo para adquisiciones pequeñas.

 Mantener un registro de copropietarios, arrendatarios y usuarios.

 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la Asamblea, del Directorio y del Presidente.

 Realizar trámites para obtención de los documentos legales del edificio (RUC, Número
Patronal, cuenta corriente o de ahorros, etc.)

 Conservar en orden y debidamente archivados planos, memorias y demás documentos

correspondientes a la construcción del mismo, así como también contratos, facturas y
demás documentos que respalden los gastos realizados.

 Presentar los informes económicos al Directorio y a los Condóminos.

 Presentar a la Asamblea General o Directorio General proyectos de presupuesto,

Reglamento interno (en caso de no existir), informes y normas necesarias para la
Administración.

 Organizar y coordinar charlas para prevención de incendios y desastres naturales.

-92-
  Establecer medios de comunicación efectivos para atender eventualidades y emergencias
del condominio y sus residentes.

 Al finalizar las funciones se devolverán los fondos y los bienes que estuvieran a su cargo
con el respectivo informe.

4.2.3 GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

 Elaboración del presupuesto anual.

 Elaboración de las cuentas y balances anuales.

 Elaboración de documentos contables, balances de situación, estado de cuentas totales,

estados de cuentas por cada copropietario, etc.

 Realización de contabilidad de forma diaria por partida doble.

 Cuadros bancarios semanales.

 Auditorías contables internas.

 Asistencia a auditorías externas.

 Gestión de todo tipo de documentos a nombre de la comunidad, apertura de cuentas etc.

 Gestión de emisión y envío de recibos para el pago de las cuotas.

 Gestión, cobro y pagos de los gastos de la comunidad.

 Emisión de recibos para el cobro de las cuotas.

 Reclamación de impagos.

 Cobro de morosos y deudores.

 Extractos resumen de gestión de cuotas pagadas e impagadas.

 Presentación varios presupuestos para la realización de los actos necesarios a la

conservación de los bienes comunes.

 Confección de planes de reducción de gastos y aprovechamiento de recursos de la

comunidad.

4.3 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

4.3.1 MISIÓN

Contribuir al sistema de orden y regulación de la propiedad horizontal, figura jurídica que adopta el
inmueble y en la que concurren derechos de propiedad exclusiva y de copropiedad sobre ciertos
elementos. Actuando de acuerdo a lo establecido por el Régimen Legal de Propiedad Horizontal, es
-93-
decir, la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento General, estatutos sociales y demás
normativa vigente, garantizando la convivencia digna en los inmuebles, con énfasis en la
solidaridad social y seguridad.

4.3.2 VISIÓN

Elevar la calidad de vida de cada uno de los residentes del inmueble, convirtiéndolo así en un
referente a nivel local de convivencia y de organización administrativa, en un plazo de un año
luego de asumir la Administración del mismo.

4.3.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Velar por el cumplimiento de la normativa legal vigente en el país en lo que compete y

regula la propiedad horizontal, en las actividades que emprenda cada uno de los niveles
organizativos del inmueble.

2. Generar el bienestar continuo y permanente de todos los residentes del inmueble mediante
la solución pacífica y efectiva de conflictos, atención a requerimientos, y estableciendo
condiciones físicas de habitabilidad óptimas.

3. Asegurar la conservación del inmueble en las áreas que compete a la Administración, es

decir sus equipos, maquinarias, y espacios comunales; todos estos bienes o zonas comunes
están debidamente delimitados en la Declaratoria de Propiedad Horizontal del inmueble.

4. Administrar los recursos financieros, humanos, tecnológicos y materiales del inmueble a

fin de optimizarlos para que estos sean suficientes para cubrir las necesidades y exigencias
del inmueble y sus habitantes.

5. Adoptar un enfoque y medidas de prevención y gestión de riesgos de incendios, temblores,

inundaciones, atentados y demás desastres naturales. Cumpliendo con estándares y
exigencias de organismos tales como bomberos.

6. Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro de información

oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y
la rendición de cuentas a la comunidad.

4.3.4 OBJETIVOS OPERATIVOS

4.3.4.1 OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS

1. Coordinar y ordenar la ejecución de los contratos para el cuidado y mantenimiento de las

áreas comunes de conformidad con lo establecido en el presupuesto y aplicando los
procedimientos establecidos en la Ley para atender los imprevistos o erogaciones
extraordinarias si los hubiere.

-94-
 2. Ejercer control estricto en el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que
prestan sus servicios al inmueble, dicho mantenimiento deberá estar a cargo de personal
idóneo y contratado conforme a los requisitos establecidos en el Reglamento.

3. Efectuar la supervisión a los trabajos y al personal que presta sus servicios en el inmueble
de manera periódica, con el fin de vigilar y guiarlos de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente y que no haya desperdicio de recursos y tiempo.

4. Generar de manera positiva la integración de los residentes del inmueble bajo régimen de
propiedad horizontal asegurando su participación en los asuntos de interés general,
apoyando la gestión a través de una comunicación fluida y constante.

5. Brindar un servicio de calidad en los horarios establecidos para la atención a copropietarios

y residentes, generando un ambiente de confianza, respeto y solución oportuna de
requerimientos o quejas.

6. Fomentar costumbres de sana convivencia y solución pacífica de conflictos.

7. Organizar charlas y capacitaciones por parte de personal especializado en la prevención y

gestión de riesgos ante sismos e incendios; las cuales estarán dirigidas tanto a los
empleados que prestan sus servicios en el inmueble, así como para los residentes del
mismo.

8. Conservar en óptimas condiciones la documentación del edificio sea de tipo legal,

financiera, correspondencia de proveedores y de copropietarios.

4.3.4.2 OBJETIVOS FINANCIEROS

1. Observar la normativa legal vigente en cuanto a presupuestos de Propiedades Horizontales

establecida en el Capítulo VI del Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal.

2. Elaborar presupuestos efectivos que se ajusten a la realidad económica del país, ciudad y
sector en los que se ubique el inmueble, y que sean suficientes para cubrir los gastos del
mismo.

3. Observar la medida en que la actividad financiera y económica del inmueble se desarrolla

conforme al presupuesto anual aprobado en Asamblea, y así detectar de manera oportuna
desviaciones o insuficiencia de dicho presupuesto.

4. Ejercer de manera efectiva las facultades de recaudo de expensas y recuperación de cartera

vencida en la Propiedad Horizontal, considerando que las cuotas estarán bajo su
responsabilidad personal y pecuniaria.

-95-
 5. Ejercer un estricto control sobre las obligaciones con terceros o proveedores, es decir
cancelar oportunamente las cuentas por pagar, verificar que estas estén debidamente
respaldadas con la documentación respectiva y llevar un registro permanente de pago a
proveedores.

6. Rendir informes reales y oportunos, presentar propuestas en las fechas y términos

establecidos por la Ley y el Reglamento, en reuniones de Asamblea y Directorio.

4.3.5 ESTRATEGIAS

4.3.5.1 ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS

1. El administrador deberá preparar un cronograma de mantenimientos necesarios en el

inmueble, de manera que estén contemplados todos en el presupuesto aprobado. Con este
cronograma se sabrá con anticipación que servicios son los que se tienen que contratar y
podrán ser debidamente aprobados en Asamblea General; sin embargo para aquellos daños
que surgen de manera imprevista, el administrador puede ordenar su reparación inmediata
sin aprobación previa.

2. Los proveedores, técnicos y demás personal encargado del mantenimiento de los equipos
del inmueble deberán ser idóneos en la rama que les compete y su aptitud deberá ser
probada.

3. El administrador deberá preparar un listado de actividades diarias que debe cumplir el

personal que labora en el edificio, limpieza, electricistas, entre otros. Con base en este
detalle el administrador podrá ejercer una supervisión periódica y que puede realizarse
también de manera sorpresiva.

4. En primera instancia el espacio en el cual se fomenta la integración de los copropietarios es

la Asamblea General, por ello es importante que el administrador procure tener una
importante asistencia y participación en esta, implementando mecanismos como
recordatorios luego de enviada la convocatoria o confirmar asistencia vía telefónica.
Adicionalmente para garantizar la participación de todos se deberán establecer medios
efectivos de comunicación con Junta Directiva y Administración, el correo electrónico es
un medio muy apropiado y de uso generalizado en la actualidad.

5. El horario de atención deberá ser establecido de común acuerdo entre la Asamblea y la

Administración, de manera que sea conveniente para ambas partes. El Administrador
deberá brindar un trato cordial y poseer una buena capacidad de comunicación.

6. El Reglamento Interno del edificio debidamente legalizado será difundido entre todos los
residentes del inmueble, se les hará llegar ya sea en medio magnético u otorgando copias

-96-
 del documento según la necesidad de cada individuo. De esta manera todos conocerán
cuales son las normas que rigen su convivencia, y la Administración controlará que estas
sean debidamente observadas. En caso de conflictos entre residentes, se deberá llamar a la
solución pacífica de los distintos inconvenientes, una manera muy efectiva es el envío de
circulares o comunicados directos a los implicados.

7. Se deberán coordinar capacitaciones a empleados y residentes del inmueble en cuanto a:

manejo de equipos y sistemas contra incendios, tales como extintores, alarmas, vías de
evacuación, etc.; en caso de sismos, terremotos o temblores se realizarán capacitaciones y
simulacros.

8. Se deberán aplicar las técnicas de archivo conocidas para el manejo de toda la

documentación concerniente al inmueble.

4.3.5.2 ESTRATEGIAS FINANCIERAS

1. El administrador deberá instruirse acerca de los requisitos en cuanto a presupuestos los

cuales se establecen en la respectiva normativa, y deberá estar actualizado
permanentemente en caso de existir reformas a la Ley.

2. El presupuesto deberá contemplar todos los rubros necesarios para el mantenimiento y

conservación de todas las áreas comunes, para ello se solicitarán las respectivas
cotizaciones a los distintos proveedores. De igual forma con esta información se hará un
análisis de la continua evolución de precios.

3. Los reportes de ingresos por expensas recaudadas, ordinarias o extraordinarias, y de

egresos, deberán ser actualizados permanentemente de manera que se pueda analizar la
ejecución presupuestaria en forma mensual.

4. De conformidad con lo establecido en el artículo 60, literal e, del Reglamento General de la

Ley de Propiedad Horizontal, el administrador debe recaudar las expensas dentro de los
diez primeros días de cada mes. En caso de mora la Asamblea General debe haber
aprobado para ello un porcentaje de intereses que deberán recargarse a los valores en mora.
Para recuperar la cartera vencida se buscará en primera instancia un acuerdo con los
deudores, vía telefónica o por medio de una notificación escrita. De no obtener respuesta,
al amparo de la legislación, se elevará a instancias legales.

5. Utilizando como herramienta un flujo de caja que debe estar actualizado, se determinará la
disponibilidad de fondos para solicitar la aprobación al Presidente para cancelación
oportuna a proveedores.

-97-
6. Por lo general las propiedades horizontales tienen pocos movimientos financieros en el día,
por ello no resulta complicado tener actualizados los reportes de cobro de expensas, es
decir ingresos y también de egresos o pago a proveedores. Con esta información al día se
facilita la elaboración de reportes financieros mensuales y anuales.

-98-
4.4 PLAN OPERATIVO

PERÍODO DE
Nº ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO

1 ADMINISTRATIVAS

Programación de tareas de acuerdo a las funciones del personal Cumplimiento del 90% de las Junta Directiva
1.1 Anual/Mensual
del inmueble tareas programadas /Administración

Capacitación del 100% del

Elaboración y actualización de instructivos, reglamentos y
1.2 personal del inmueble en cuanto Administración Anual
manuales
a procedimientos y normas
Disminución de porcentaje de
Asignación de recursos y responsabilidades al personal del
1.3 desperdicio de recursos y Administración Anual/Mensual
inmueble
repetición de tareas

Aumentar porcentaje de atención Diario/Entre

1.4 Atención a usuarios en el horario fijado Administración
a residentes semana

Atención y repuesta del 100% de Diario/Entre

1.5 Recepción, atención y archivo de correspondencia Administración
correspondencia recibida semana

Verificar cumplimiento de
Supervisión al personal que presta sus servicios en el inmueble y Diario/Entre
1.6 funciones y aplicar correcciones Administración
tareas realizadas. semana
de ser el caso
100% del personal y residentes
Elaboración, actualización y cumplimiento del Plan de
1.7 del inmueble capacitados ante Administración Anual
Emergencia ante Siniestros
emergencias y siniestros

-99-
 PERÍODO DE
Nº ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO

2 FINANCIERAS
Cumplimiento entre el 95 y
105% del presupuesto para Administración/Jta.
2.1 Elaboración y aprobación del presupuesto anual verificar que ha sido elaborado Directiva/Asamblea Anual
conforme a la realidad financiera General
del inmueble
Optimizar la recaudación de
2.2 Elaboración y entrega de notificaciones de cobro Administración Mensual
expensas
Recaudación del 95% de la Diario/Entre
2.3 Cobro y registro de expensas Administración
cartera total semana
Cumplimiento oportuno de
2.4 Pago de servicios básicos obligaciones y seguimiento de Administración Mensual
consumos
Optimizar el proceso de cálculo
2.5 Pago de nómina de nómina para un pago Administración Mensual
oportuno a empleados
Optimizar el proceso de pago a
2.6 Pago a proveedores proveedores de manera que sea Administración Quincenal
oportuno
Control de ingresos y salidas de Diario/Entre
2.7 Elaboración y actualización de libro auxiliar de bancos Administración
efectivo en la cuenta del edificio semana
Obtención de saldos reales y
2.8 Conciliación de movimientos con los estados de cuenta bancarios determinación de diferencias con Administración Mensual
estados de cta. Bancarios
Obtención de saldos reales por
Diario/Entre
2.9 Elaboración y actualización de estado de expensas cobradas copropietarios de manera que la Administración
semana
gestión de cobro sea eficiente

-100-
 PERÍODO DE
Nº ACTIVIDADES METAS RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO

3 OPERATIVAS
Evitar o mitigar fallas del equipo,
3.1 Mantenimiento preventivo de bombas de recirculación de agua asegurando su conservación y Hidromercado Mensual
prolongación de la vida útil.
Garantizar que el agua para
3.2 Lavado y desinfección de cisterna consumo este en buenas Servilimpio Anual
condiciones
Evitar o mitigar fallas del equipo,
Mantenimiento preventivo de puertas eléctricas, peatonales y de
3.3 asegurando su conservación y Garages X.D. Semestral
parqueaderos
prolongación de la vida útil.
Evitar o mitigar fallas del equipo,
3.4 Mantenimiento preventivo de ascensor asegurando su conservación y Coheco Mensual
prolongación de la vida útil.
Dar cumplimiento a normas contra
3.5 Recarga de extintores Full Rex Anual
incendios
Cuidar la estética de la facha del
3.6 Limpieza exterior de vidrios Limpivid Semestral
edificio.
Cuidar la estética y salubridad del
3.7 Limpieza de espacios comunales Servilimpio Diario
edificio en sus espacios comunes.
Asegurar la buena iluminación de Diario/Entre
3.8 Revisión y cambio de luminarias Conserje
los espacios comunes semana
Mantener en buenas condiciones de Diario/Entre
3.9 Jardinería y riego de plantas Conserje
ornato y estética al edificio. semana
Garantizar la seguridad de los
3.10 Resguardo y guardianía de las instalaciones Segumax Diario
ocupantes del edificio.
Corregir los defectos observados en
3.11 Mantenimientos correctivos Varios -
los equipamientos o instalaciones.

-101-
4.5 PRESUPUESTO ORGANIZACIONAL

El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la administración para ejercer un

rápido control sobre las operaciones y gestión de los recursos de las copropiedades.

Su diseño y preparación debe obedecer a las características y condiciones particulares de cada una
de las copropiedades, ya que no es lo mismo hacer un presupuesto en un centro comercial que
hacerlo para un pequeño edificio de uso residencial con servicios comunales limitados.

Es así que el presupuesto para los tenedores de los inmuebles no debe ser visto como un gasto, sino
como una oportunidad económica para generar una mejor calidad de vida.

Gracias a ello se cancela proporcionalmente la vigilancia, el mantenimiento de bienes como las

piscinas, gimnasios etc., que sería muy complicado tenerlos si tuviera que asumirlos cada uno de
los copropietarios.

También es una forma de que gracias a esta inversión, no van a ver deteriorados ni devaluados sus
inmuebles con el transcurrir de los años.

Costos, gastos y proyectos son tres aspectos del día a día de una Copropiedad que se engloban en
una gran palabra: "presupuesto" y es tal vez la elaboración de éste, uno de los puntos que los
Administradores deben realizar con más sigilo por ser la columna vertebral en la operación anual
de una copropiedad y, en general, de cualquier organización con o sin ánimo de lucro.

Al desarrollar un presupuesto no se debe improvisar a medida que se lo realiza. Al igual que en

todo buen ejercicio de administración de una organización, un buen ejercicio presupuestario
implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.

4.5.1 POLÍTICAS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

 Análisis del período anterior. Antes de proponer un presupuesto se debe aplicar un

profundo análisis del presupuesto que se va a reemplazar, es decir detectar sus falencias e
incluso sus aciertos. En relación a este y al informe de ejecución presupuestaria, el
Administrador deberá concluir si se podía haber gastado menos el año pasado y aún así
haber conseguido los mismos o mejores resultados, es decir detectar si hubo desperdicio de
recursos y que se debe implementar para evitarlo en el nuevo período.

 Inflación y alza de salarios. Para los contratos de vigilancia por ejemplo, si se estima
renovarlos se debe solicitar que los proveedores informen de manera oportuna la nueva
tarifa. Por lo general el precio de este tipo de contratos permanentes incrementa cada año
por el alza de sueldos, por lo que puede implicar también un incremento en los sueldos del
personal del inmueble. Considerando estos aspectos se puede afirmar que un presupuesto
siempre tiende a incrementar el costo de las expensas, en caso de que en el período que se

-102-
 está liquidando haya existido un remanente esto no significa en ningún modo que se deba
considerar el hecho de disminuir las cuotas, en todo caso este presupuesto podrá tener
vigencia para muchos períodos futuros.

 No inflar el presupuesto. En algunas ocasiones y con el afán de asegurar un presupuesto

que cubra todas las necesidades de la copropiedad, se puede caer en el error de elaborar
presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento
exagerado de la cuota de administración y generan inconformismo entre los copropietarios.
Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin ánimo de Lucro" y que
los superávits, (sobrantes) de los ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para
reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es necesario poseer un Fondo de Reserva
que pueda usarse en casos de emergencia y en algunos rubros considerados como
"Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados pero sin exagerar.

 No presupuestar lo mínimo. Otras veces se puede caer en el extremo contrario al

presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo
plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto manipuladamente bajo, podrá generar
menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por
agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles
eventualidades y en el peor de los casos generará déficits que se traducirán en un mal
servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o
mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demás bienes
comunales, y desprestigio para la administración.

 La copropiedad está obligada a tener un seguro. En la actualidad se consiguen pólizas

que cubren incendio, terremoto, conmoción civil, explosión, responsabilidad civil, y otros
tipos de amparos. Estas pólizas integrales permiten cumplir lo dispuesto en la ley y dan
tranquilidad a la comunidad.

 Correcta elección de proveedores. No se debe tratar de economizar contratando empresas

no calificadas, pues representa un riesgo de que los equipos y maquinarias de la propiedad
no reciban un correcto mantenimiento y a la final estas pueden incluso sufrir serios daños.
También hay que considerar que es mucho más recomendable contratar a los proveedores
originales de los equipos, es decir quienes en un inicio hicieron la instalación en el
inmueble, para que ellos mismo sean los encargados de los mantenimientos periódicos.

 Cartera vencida. Se debe tener en cuenta que la cartera vencida puede acabar con las
buenas intenciones de cualquier administración y convertirse en un grave problema si se
deja avanzar, por tanto la gestión de la Administración debe estar encaminada a evitar la

-103-
 acumulación de expensas impagas, y en caso de ya haber una cartera vencida alta, se deben
hacer uso de las facultades legales que el RLPH otorga.

 Cálculo de expensas ordinarias y extraordinarias. El cálculo de las expensas sean

ordinarias o extraordinarias para cada departamento, oficina o local, se determinará de
acuerdo a la alícuota proporcional de cada unidad.

 Gastos varios. El presupuesto deberá incluir un rubro destinado a gastos varios u otros
gastos, en este se deberá contemplar o designar un monto para ciertos gatos menores que se
deben realizar de forma imprevista o adquisiciones que de igual forma son imprevistas y
que no pueden ser clasificadas dentro de otro tipo de cuentas.

4.5.2 FASES DEL PRESUPUESTO

4.5.2.1 FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Esta etapa inicia con la evaluación de los resultados del período que se liquida, o inmediatamente
anterior, y la información que permitirá este análisis serán el Estado de Resultados así como el
respectivo Estado de Ejecución Presupuestaria.

Debe considerarse la ejecución presupuestaria como el verdadero indicador de la gestión de la

administración en la copropiedad, porque definirá con que rigurosidad se hicieron efectivos los
recaudos de dinero producto del ingreso presupuestado y en que se aplicaron las erogaciones como
gastos efectivos para cada rubro definido en el presupuesto durante el período; con ello se podrán
adoptar las medidas y decisiones pertinentes en la definición de un nuevo presupuesto.

En el Presupuesto deben definirse por un lado los ingresos que tendrá la Copropiedad por concepto
de cuotas o expensas, por ingresos derivados de la explotación económica de los bienes comunes y
otros ingresos proyectados; y por otra parte deben incluirse las partidas o rubros destinados a cubrir
cada uno de los gastos en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con el
funcionamiento y conservación del inmueble; el cálculo de las partidas correspondientes debe
ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores que pueden variar de
acuerdo a cada rubro.

INGRESOS ORDINARIOS

Este tipo de ingresos corresponden a las expensas ordinarias que mensualmente cancelan cada uno
de los copropietarios conforme al presupuesto anual vigente y a las alícuotas por cada unidad
(departamento, oficina, local).

Se incluyen también las cuotas o expensas extraordinarias, recalcando desde luego que su cobro es
esporádico. De acuerdo a lo establecido en el artículo 29 del Reglamento General de la Ley de

-104-
Propiedad Horizontal estas expensas las aprueba la Asamblea de Copropietarios para obras
ocasionales emergentes o inversiones para el inmueble.

INGRESOS EXTRAORDINARIOS

Son ingresos distintos a las expensas ordinarias o extraordinarias que se recaudan para el
mantenimiento, conservación y seguridad del inmueble, como ejemplo se mencionan los siguientes
rubros:

 Intereses por mora

El Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal en su Art. 60.- Atribuciones y deberes

del Administrador, literal e, señala que la Administración deberá recaudar intereses en casos de
mora, cuyo cobro y porcentaje deberá estar debidamente autorizados y establecidos en el
Reglamento Interno de cada inmueble.

 Alquiler de espacios comunales

Siempre y cuando esté aprobado en el Reglamento Interno, pueden darse en alquiler distintos
espacios comunes del inmueble, por ejemplo: terrazas, salones, área húmeda, de BBQ, etc., a
terceras personas que no sean copropietarios ni residentes del inmueble; servicio por el cual la
administración deberá cobrar un valor determinado. Sin embargo este es un caso especial sobre el
cual se debe tener mucha precaución, ya que implica una actividad distinta a la administración del
inmueble y por tanto se debe aplicar lo establecido en la Circular NAC-DGECCGC12-00019 del
Servicio de Rentas Internas, es decir que se debe emitir la respectiva factura y declarar sobre estos
valores en caso de que el inmueble se dedique regularmente a ello.

 Rendimientos financieros

Pueden considerarse como tal las notas de crédito bancarias o rendimientos de alguna otra fuente
que sea de carácter financiero.

 Sanciones y multas de Asamblea

De igual forma, en el Reglamento Interno de cada inmueble en particular, se puede establecer el

cobro de multas o sanciones por inasistencia a Asambleas o similares.

GASTOS FIJOS

Son considerados como gastos fijos aquellos rubros que son necesarios para el mantenimiento,
conservación y seguridad del inmueble cuyo valor no tiende a variar en un período determinado y
que por lo general son servicios que se manejan con contratos cuya vigencia es de un año por tanto
su costo no variará durante ese tiempo y se puede entonces hacer un cálculo exacto de los
respectivos rubros, por ejemplo tenemos:

-105-
  Servicio de administración

 Seguridad

 Mantenimiento de ascensores

 Mantenimiento de generador eléctrico

Dentro de los gastos fijos también se puede incluir los salarios mensuales del personal del
inmueble, que por lo general se fijan alzas a estos en forma anual. Es fundamental considerar en los
cálculos respectivos, los beneficios sociales que por ley se debe reconocer a los trabajadores, esto
es:

 Aportes personal y patronal

 Décimo tercera y décimo cuarta remuneración

 Fondo de reserva

 Vacaciones

Para el pago de décimo tercer y décimo cuarto sueldo, se puede considerar la posibilidad de
solicitar una cuota extra para cubrir estos valores en el plazo que la ley establece, sin embargo la
mejor opción es considerarla dentro del presupuesto de expensas ordinarias, de manera que los
copropietarios vayan aportando regularmente con estos beneficios para los trabajadores.

GASTOS VARIABLES

Son aquellos cuyo costo varía dentro de un período determinado, entre este tipo de gastos están
considerados los servicios básicos, insumos de limpieza, papelería, material eléctrico, reparaciones
locativas como plomería, electricidad, cerrajería, pintura, etc.; y su cálculo es un poco más
complejo en relación a los gastos fijos. Se debe tener en cuenta factores como la ejecución
presupuestal del período anterior para determinar el comportamiento del rubro, revisar las tarifas o
costos actuales, el índice de inflación actual, y por supuesto las necesidades específicas del
inmueble.

 Servicios básicos

Para calcular los rubros de servicios básicos serán muy necesarios los datos o cifras que refleja el
Estado de Resultados del período que se liquida, pues con base en esta información y de acuerdo al
criterio y experiencia del Administrador se determinará la mejor alternativa para asignar valores a
estas partidas dentro del proyecto de presupuesto que se elabora. Se pueden proponer varias
alternativas válidas, como por ejemplo obtener un promedio de consumo anual con el gasto real por

-106-
cada mes del período que se cierra; también a este promedio se pueden asignar porcentajes de
incremento que varíen entre el 5%.

Se propone una forma de cálculo que considera promedios e incrementos porcentuales, que
consiste en comparar el promedio mensual pagado durante el año que se liquida frente al promedio
de los últimos tres meses del año, al mayor de los dos se incrementará un 5% (o un porcentaje que
se estime más conveniente).

 Insumos

Con el fin de ejercer un control sobre el consumo de los distintos insumos, sean estos de limpieza,
de oficina o papelería y material eléctrico, es decir para evitar desperdicios y adquirir siempre las
cantidades correctas de dichos insumos, es necesario implementar mecanismos que permitan
determinar los patrones de consumo. Para ello se pueden implementar formatos similares a las
requisiciones que permitan identificar y establecer una frecuencia de compra de materiales.

En el caso de los suministros de oficina será muy difícil determinar cantidades exactas de consumo,
por ejemplo de clips, grapas, hojas de papel bond, entre otros, sin embargo con el uso de estos
formularios si se podrá llegar a determinar cantidades aproximadas y sobretodo en que lapso de
tiempo son consumidas.

Estos patrones de consumo se verán reflejados en los reportes financieros, con cuyos datos se podrá
obtener un promedio acumulado del gasto real mensual de cada tipo de insumo, esto para la
elaboración del proyecto de presupuesto.

DEPRECIACIONES, PROVISIONES

El presupuesto tiene la característica de estar determinado básicamente por el sistema de caja; sin
embargo, deberán incluirse aquellos gastos que sin implicar desembolsos de efectivo, puedan
afectar los resultados del ejercicio tal como sucede con las depreciaciones y provisiones;
debiéndose rendir cuenta a la asamblea por parte de la administración sobre su ejecución, hecho
que determina la necesidad de implementar el registro del presupuesto aprobado y de su ejecución
activa o pasiva, que habrá de ser fuente del informe requerido.

 Depreciaciones

La copropiedad para la realización de su cometido, debe contar con una serie de bienes adquiridos
con recursos de los copropietarios, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la misma
copropiedad, son estos los electrodomésticos utilizados para mantenimiento y aseo, los muebles y
equipo de oficina y demás maquinaria y equipo, etc. Estos bienes deben reconocerse como activos
en las cuentas correspondientes y son objeto de depreciación, de acuerdo con su vida útil, para lo

-107-
cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de
la copropiedad.

En lo concerniente a la depreciación de los bienes comunes, de acuerdo con su definición, al no

constituirse éstos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal y por ser de
dominio particular, no se incorporan como activos en los estados financieros de la copropiedad y
por lo tanto no son sujetos de depreciación.

Sin bien es cierto, las depreciaciones no implican salida de fondos, como ya se mencionó
anteriormente, al incluirlo en el presupuesto para el cobro de expensas mensuales se procura
asegurar constituir un ahorro que permita la reposición del bien que está siendo depreciado.

 Provisiones

La provisión en Contabilidad, es una estimación que permite incluir un valor que compense un
efecto negativo en una cuenta de comportamiento no deseable o difícil de recuperar.

Para la Propiedad Horizontal, se puede aplicar en especial la provisión sobre cartera o cuentas por
cobrar.

Esta provisión para la cartera, tiene como fin la protección de esta cuenta en el caso de que no se
pudiese recuperar en su totalidad o sea muy difícil el recaudo de las cuentas por cobrar a terceros y
esto produzca un efecto negativo en el estado de resultados; para generar la provisión se puede
aplicar el siguiente procedimiento:

 Se hace la tabulación de la cartera con base a un informe de cartera por edades.

 Se saca el promedio de la cartera por cada edad, de acuerdo a la fecha del informe de
cartera, contra un porcentaje determinado.

 El valor resultante será tenido en cuenta para el asiento contable y valor establecido en el
presupuesto; este valor en el ejercicio contable será actualizado en la medida que aumente
o disminuya la cartera.

SEGURO DEL EDIFICIO

El Artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que es obligatorio para todo inmueble
declarado bajo régimen de propiedad horizontal, contratar un seguro general contra incendios y
daños de ascensor.

Los copropietarios están en la obligación de contribuir al pago de la prima de seguro contratado

para el edificio, en proporción al valor de su piso, departamento o local, es decir calculado de
acuerdo a las alícuotas de cada unidad.

-108-
FONDO DE RESERVA

El Reglamento General a la Ley de Propiedad Horizontal en su Art. 31.- Del Fondo Común de
Reserva, establece la obligación para las propiedades de tipo horizontal de crear un fondo de
reserva de no menos del 5% sobre los gastos comunes. Este fondo deberá estar destinado a cubrir
gastos por reparaciones de los bienes de dominio común, para gastos comunes urgentes o
imprevistos por fuerza mayor como accidentes y terremotos y para gastos programados que deban
realizarse a futuro de acuerdo a la vida útil de materiales y elementos, como por ejemplo pintura.

Este rubro deberá considerarse dentro del presupuesto, es decir que estará incluido en las expensas
ordinarias que aporta cada copropietario.

Para entender su correcto reconocimiento en los estados financieros, se debe considerar los
siguientes aspectos pues pueden presentarse diferentes apreciaciones en cuanto a esto:

 Pasivo a favor de los copropietarios. La definición de pasivos según las NIIF, dice que
son obligaciones derivadas de eventos pasados, y a cuyo vencimiento se deberán transferir
recursos que incorporan beneficios económicos. Y dado que en ningún momento estos
valores serán devueltos a los copropietarios, esta propuesta no es factible.

 Provisión. Según la NIC 37 “Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes”,

una provisión es un pasivo sobre el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o
vencimiento. De acuerdo a la naturaleza del Fondo de Reserva, no corresponde a la
definición de provisión, dado que estos valores pueden llegar a ser o no utilizados, y no se
tiene certeza alguna de la ocurrencia del hecho así como de su valor.

 Reserva Patrimonial. Las reservas que se registran en el patrimonio se calculan sobre

utilidades o excedentes generados por el ente económico, que por lo general son de
cumplimiento legal. Siendo que los recursos del Fondo de Reserva provienen de los aportes
mensuales de los copropietarios, no pueden pasar a formar parte directa del patrimonio,
sino a través del Estado de Resultados.

 Ingresos. Los ingresos son entradas de beneficios económicos relacionadas con la

actividad de la entidad, siendo también que tal entrada da lugar a un aumento en su
patrimonio. Dado que el Fondo de Reserva está incluido en las expensas ordinarias,
representa flujos de dinero que recibe el inmueble a través de su Administración para
cumplir con su objeto ya que estos valores serán invertidos en el mantenimiento,
conservación o mejora del inmueble. Por tanto es correcto que al Fondo de Reserva se le de
tratamiento como una cuenta de ingreso.

-109-
4.5.2.2 APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO

Una vez terminada la elaboración del proyecto de presupuesto por parte de la Administración, este
debe ser sometido a aprobación. El Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal en su
Art. 24.- De la aprobación del presupuesto, establece que la Asamblea General de copropietarios
en su reunión ordinaria analizará y aprobará con votación de más de la mitad de los asistentes a la
misma, el presupuesto de mantenimiento, conservación, seguridad y demás gastos presentados por
quien ejerza la Administración del inmueble.

El presupuesto tendrá vigencia por un año fiscal, esto es, desde enero hasta diciembre de cada año.

La responsabilidad ante la Asamblea de Copropietarios por la presentación del proyecto de

presupuesto es compartida entre la Administración y la Junta Directiva, de acuerdo a los deberes y
atribuciones de este último órgano, establecidos en el RLPH en su artículo 56.

Por tanto, como requisito preliminar, la Administración deberá poner a consideración de la Junta
Directiva, su propuesta de proyecto, considerando los siguientes aspectos:

 La Junta Directiva deberá analizar el proyecto de presupuesto presentado por la

Administración, juntamente con el resto de información financiera del período que se
liquida, es decir Estados Financieros, Estado de Ejecución Presupuestaria y demás anexos.

 Los miembros de la Junta Directiva pueden proponer correcciones o que se incremente

algún rubro, esto debe ser acatado y ejecutado por la Administración.

 Los miembros deberán emitir su criterio de acuerdo a la experiencia y conocimiento

financiero de la copropiedad y de sus residentes, y deberán aprobar luego de realizadas las
correcciones para que este proyecto de presupuesto sea presentado ante la Asamblea.

Cumplidos estos aspectos, se deberá convocar a Asamblea Ordinaria de Copropietarios en los

términos establecidos por la ley, y se deberá incluir en el orden del día la presentación y votación
del proyecto de presupuesto.

Como etapa final en la aprobación de un presupuesto, está la presentación de la propuesta ante la

Asamblea que implica los siguientes puntos:

 El administrador debe ser didáctico a la hora de explicar el presupuesto y destinar unos

minutos para dar a entender a la Asamblea los principios fundamentales de la Propiedad
Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta
para ello y los factores que inciden en el valor de la cuota de Administración.

-110-
  La Asamblea tiene la facultad de aprobar o no el presupuesto que el Administrador
propone, en caso de recibir una respuesta favorable, es decir si se aprueba, el nuevo
presupuesto debe entrar en vigencia desde el primer día del mes siguiente.

Caso contrario, el presupuesto anterior permanecerá vigente por el nuevo período, es decir el año
fiscal.

4.5.2.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

La ejecución presupuestaria no es más que la actividad de la Administración dirigida a la obtención

de los ingresos, es decir a la recaudación de las expensas mensuales y a la realización de los gastos
previstos en el presupuesto para un período determinado, que deberá ser el que establece el
Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal, es decir desde enero a diciembre de cada año.

La Administración actuará como director, será el coordinador de todas las actividades y

mantenimientos que intervienen en la ejecución de la planificación.

4.5.2.4 EVALUACIÓN Y CONTROL

Consiste en determinar en primer lugar el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo

lugar analizar las causas de las variaciones si estas se produjeron; el control es la comparación entre
la programación y la ejecución, todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de
control.

Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar
y que puede deberse a una falla en la programación, en la ejecución o ambas. Debemos considerar
los siguientes aspectos:

 Estimar lo que vamos a alcanzar

 Determinar la realidad

 Comparar lo realizado con lo previsto

 Calcular las desviaciones

 Detectar el responsable y el motivo de la desviación

 Tomar la decisión correcta

 Poner en marcha las correcciones

El control presupuestario es un proceso para encontrar lo que se ha hecho y comparar los resultados
reales con los datos correspondientes del presupuesto, con el fin de aprobar la actuación o remediar

-111-
las diferencias, ya sea ajustando las estimaciones de presupuesto o corrigiendo las causas de la
diferencia.

4.5.3 CASO PRÁCTICO

1. INGRESOS

1.1 EXPENSAS ORDINARIAS

EDIFICIO MODELO
EXPENSAS ORDINARIAS DESDE ENERO 2013 PRESUPUESTADAS

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS: $ 2,877.20

PISO DEPARTAMENTO ALÍCUOTA CUOTA 2013

101 4.1162% 118.43

102 3.8003% 109.34
1 103 3.7323% 107.38
104 4.7309% 136.12
201 3.5432% 101.95
202 4.0291% 115.93
2
203 5.1403% 147.90
204 3.2162% 92.54
301 4.8033% 138.20
302 4.8033% 138.20
3
303 5.3010% 152.52
304 3.5062% 100.88
401 5.2363% 150.66
402 4.2533% 122.37
4
403 4.9671% 142.91
404 4.0162% 115.56
501 3.0234% 86.99
502 3.3171% 95.44
5
503 5.4671% 157.30
504 4.3162% 124.19
601 6.0172% 173.13
6 602 3.5653% 102.58
603 5.0984% 146.69
TOTAL 100.00% 2,877.20

-112-
1.2 INGRESOS EXTRAORDINARIOS

EDIFICIO MODELO
CÁLCULO DE INTERESES DE MORA PRESUPUESTADOS

Presupuesto propuesto año 2013

(Incluido Fondo Común de Reserva) 2,877.20
Tasa promedio de morosidad año 2012 35%
VALOR MOROSIDAD PROMEDIO AÑO 2013 1,010.76
Tasa de interés mensual aprobado para año 2013 5%
INTERÉS DE MORA PRESUPUESTADO AÑO 2013 50.54

2. GASTOS

2.1 GASTOS FIJOS

VALOR
MANTENIMIENTO/SERVICIO PROVEEDOR FRECUENCIA
CONTRATO
Mantenimiento de bombas de recirculación
HIDROMERCADO Mensual 20.00
de agua
Lavado y desinfección de cisterna SERVILIMPIO Anual 120.00
Puertas eléctricas (garage) GARAGESX.D. Semestral 60.00
Ascensor COHECO Mensual 84.00
Recarga de extintores FULL REX Anual 180.00
Limpieza de vidrios LIMPIVID Semestral 120.00
Limpieza del edificio SERVILIMPIO 12 hrs. semana 250.00
Seguridad SEGUMAX S.A. Fijo 1,232.00
Administración A.I.P.H. Fijo 280.00

2.2 GASTOS DE PERSONAL

Salario 18,00 318.00

Aporte patronal (318 x 12.15%) 38.64

Fondo de reserva (318 x 8.33%) 26.49

Décimotercer sueldo (318 / 12) 26.50

Décimocuarto sueldo (318 / 12) 26.50

Vacaciones (318 / 24) 13.25

TOTAL MENSUAL $ 449.38

-113-
2.3 SERVICIOS BÁSICOS

Energía eléctrica

PROMEDIO AÑO
2012……………. ……………….... $ 30.29

Octubre 31.02
Noviembre 31.39
Diciembre 32.73
PROMEDIO 3 ÚLTIMOS MESES $ 31.71

Promedio más alto 31.71

Incremento 5% 1.59
VALOR PRESUPUESTO 2013 ………………… $ 33.30

Agua potable

PROMEDIO AÑO 2012 ………………… $ 33.52

Octubre 42.20
Noviembre 46.73
Diciembre 62.71
PROMEDIO 3 ÚLTIMOS MESES $ 50.55

Promedio más alto 50.55

Incremento 5% 2.53
VALOR PRESUPUESTO…………. …………………. $ 53.07

-114-
2.4 GASTOS VARIABLES

PROMEDIO INCREMENTO
GASTO PROVEEDOR
CONSUMO 2012 5%
Repuestos eléctricos ALMACÉN EL FOCO 16.15 17.00
Insumos de limpieza GRUPO PROLIM 28.50 30.00
Suministros de limpieza COMERCIAL PACO 14.25 15.00
Gastos varios - 9.50 10.00
Comisiones bancarias BANCO PICHINCHA 1.90 2.00

2.5 DEPRECIACIONES

COSTO DE % DEP.
BIEN
ADQUISICIÓN DEPRECIACIÓN ANUAL

Muebles y enseres 326.30 10% 32.63

Equipo de Oficina 420.00 10% 42.00

TOTAL DEPRECIACIONES $ 74.63

2.6 SEGURO DEL EDIFICIO

ASEGURADORA ASEGURADORA
1 2
PRIMA NETA 2,091.40 2,599.36
3.5% S.I. Bancos 73.20 90.98
0.5% Seguro campesino 10.46 13.00
Derecho de emisión 7.50 7.50
SUBTOTAL 2,182.55 2,710.84
12% I.V.A. 256.11 317.00
PRIMA TOTAL 2,438.66 3,027.84

ASEGURADORA ASEGURADORA
FORMAS DE PAGO
1 2
OPCIÓN 1 De contado 2,438.66 3,027.84
OPCIÓN 2 12 pagos iguales sin intereses 203.22 252.32
OPCIÓN 3 Financiamiento: cuota inicial de 731.60 908.35
y 10 cuotas sin intereses 170.71 211.95

SELECCIONADA

-115-
3. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS

EDIFICIO MODELO
PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS AÑO 2013

DESCRIPCIÓN MENSUAL ANUAL

INGRESOS

INGRESOS ORDINARIOS
Expensas ordinarias 2,740.19 32,882.27

FONDO COMÚN DE RESERVA 5% (Art. 31 RLPH) 137.01 1,644.11

BASE PARA CÁLCULO DE EXPENSAS 2,877.20 34,526.38

INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Intereses de mora 50.54 606.46

TOTAL INGRESOS 2,927.74 35,132.84

GASTOS

MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA 159.00 1,908.00

Bombas hidráulicas 20.00 240.00
Lavado y desinfección de cisterna 10.00 120.00
Puertas eléctricas (peatonales y garaje) 10.00 120.00
Ascensor 84.00 1,008.00
Recarga de extintores 15.00 180.00
Limpieza exterior de Vidrios de Altura 20.00 240.00

GASTOS DE PERSONAL Y SERVICIOS GENERALES 2,211.38 26,536.56

Limpieza del edificio 250.00 3,000.00
Seguridad 1,232.00 14,784.00
Administración 280.00 3,360.00
Sueldo conserje y beneficio sociales 449.38 5,392.56

GASTOS SERVICIOS BÁSICOS 86.37 1,036.44

Energía eléctrica 33.30 399.60
Agua Potable 53.07 636.84

2,456.75 29,481.00
Pasan…

-116-
 Vienen… 2,456.75 29,481.00

INSUMOS 62.00 744.00

Repuestos Eléctricos: (focos, luminarias) 17.00 204.00
Insumos de limpieza 30.00 360.00
Suministros de oficina 15.00 180.00

OTROS 221.44 2,657.27

Gastos varios 10.00 120.00
Comisiones bancarias 2.00 24.00
Depreciaciones 6.22 74.63
Seguro del Edificio 203.22 2,438.64

TOTAL GASTOS 2,740.19 32,882.27

-117-
4. CUADRO DE EXPENSAS PRESUPUESTO APROBADO

EDIFICIO MODELO
EXPENSAS VIGENTES DESDE ENE-2013

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS: $ 2,877.20

PISO DEPARTAMENTO ALÍCUOTA CUOTA 2013

101 4.1162% 118.43

102 3.8003% 109.34
1
103 3.7323% 107.38
104 4.7309% 136.12
201 3.5432% 101.95
202 4.0291% 115.93
2
203 5.1403% 147.90
204 3.2162% 92.54
301 4.8033% 138.20
302 4.8033% 138.20
3
303 5.3010% 152.52
304 3.5062% 100.88
401 5.2363% 150.66
402 4.2533% 122.37
4
403 4.9671% 142.91
404 4.0162% 115.56
501 3.0234% 86.99
502 3.3171% 95.44
5
503 5.4671% 157.30
504 4.3162% 124.19
601 6.0172% 173.13
6 602 3.5653% 102.58
603 5.0984% 146.69
TOTAL 100.00% 2,877.20

-118-
4.5.4 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6 ESTRUCTURA DEL SISTEMA POR PROCESOS

4.6.1 PROCEDIMIENTOS PARA EMISIÓN Y RECAUDACIÓN DE EXPENSAS

4.6.1.1 POLÍTICAS

 De acuerdo a lo establecido en el artículo 60, literal e) del Reglamento General de la Ley

de Propiedad Horizontal, las expensas deberán ser recaudadas dentro de los 10 primeros
días de cada mes. Para los pagos hechos a partir del día 11 se recargará el porcentaje de
interés establecido en el Reglamento Interno.

 El comprobante de pago será emitido una vez recibido el pago de la expensa, no antes. No
se deberán emitir sin antes haber recibido el pago correspondiente a fin de que no difiera
con lo realmente recaudado según los registros contables de la Administración.

 Los pagos recibidos en efectivo o cheque, deberán ser depositados en la cuenta corriente
del edificio, máximo dentro de las 24 horas siguientes de recibido el pago. Ya que la
Administración tiene bajo responsabilidad personal y pecuniaria los fondos recaudados, es
necesario depositarlos a fin de evitar pérdidas.

-119-
  No se efectuarán descuentos sobre las expensas determinadas en el presupuesto aprobado
en Asamblea, conforme a lo establecido en el artículo 12, literal j) del Reglamento General
de Propiedad Horizontal el cual señala que las reclamaciones por parte del copropietario
deben formularse por escrito y una vez pagados los valores.

 Los comprobantes de pago deberán ser elaborados en original para entregar al

copropietario, documento que no debe contener tachones ni enmendaduras; y una copia
será para el archivo de la Administración.

 Se deberá cuidar estrictamente que los comprobantes sean elaborados en orden

cronológico, así mismo deberá ser con el archivo de las copias de estos documentos.

 El registro de las expensas recaudadas debe ser inmediato, con el fin de tener información
financiera real y oportuna.

 No se publicarán listados de morosos en espacios públicos del inmueble, por asunto de

confidencialidad y respeto a la privacidad de la persona, la gestión de cobro se hará
directamente con la persona involucrada.

 Todos los cheques que se reciban, deberán estar cruzados y a nombre del edificio tal como
consta en la cuenta corriente del mismo.

4.6.1.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. EMISIÓN DE EXPENSAS

 El primer día de cada mes se hará llegar al copropietario, ya sea en documento físico o
electrónico, una notificación de cobro que equivale a un estado de cuenta. En esta se
detallarán los valores a ser cancelados por concepto de expensas ordinarias o
extraordinarias, y si corresponde, también se incluirán los intereses por mora de acuerdo al
porcentaje establecido en el Reglamento Interno del Edificio.

 El copropietario luego de recibir la notificación debe necesariamente revisarla antes de

emitir el pago. En caso de estar inconforme con los valores notificados, deberá ponerse en
contacto con la Administración para solicitar se le de algún detalle y en caso de haber
equivocaciones por parte del administrador, se deberán hacer las correcciones respectivas.

2. RECAUDACIÓN DE EXPENSAS

 De conformidad con la notificación de cobro emitida por la Administración, el

copropietario procederá a emitir el pago, este puede ser en efectivo, cheque, e incluso
transferencias bancarias o tarjetas de crédito.

-120-
  Se elabora el comprobante de pago que deberá contener los siguientes datos: fecha, valor
en números y letras, beneficiario, cédula o RUC, departamento local u oficina, concepto,
forma de pago, firma de quien elabora. El original de este comprobante debe ser entregado
al copropietario y una copia será para el archivo de la Administración.

 Se deberá registrar el ingreso de manera inmediata en el reporte de expensas cobradas y en

el libro bancos.

 Si el pago fue realizado en efectivo o cheque, se debe proceder de manera inmediata al

depósito íntegro de los valores en la cuenta bancaria del inmueble.

 Las copias de los comprobantes de pago deberán ser archivadas en orden secuencial y
cronológico, juntamente con el respaldo del pago recibido, es decir la copia de la
transferencia o el comprobante de depósito.

4.6.1.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

-121-
4.6.1.4 CASO PRÁCTICO

EDIFICIO MODELO

NOTIFICACIÓN DE COBRO DE EXPENSAS

Fecha: 01 de enero del 2013

Sr./Sra.: Juan Pérez

Dpto./local/oficina: Dpto. 402

Agradecemos a usted se sirva cancelar a la Administración del Edificio, los siguientes valores:

No. CONCEPTO VALOR

1. Condominio mes enero 122.37

2. Intereses de mora mes -

TOTAL $ 122.37

De conformidad con lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, le

recordamos que tiene plazo hasta el día 10 del presente mes para la cancelación de su expensa
mensual. De lo contrario, se aplicará el porcentaje de interés por mora establecido en el
Reglamento Interno del Edificio.

Atentamente,

Administrador

-122-
 COMPROBANTE DE
EDIFICIO MODELO PAGO
R.U.C: 1799999999001 Nº 000101
Dirección: Avenida 6 de Diciembre
Quito - Ecuador

FECHA: 08 de enero del 2013 VALOR: $ 122.37

RECIBO DE: Juan Pérez C.I./R.U.C.: 172144978-1
LA SUMA EN LETRAS: Ciento veintidós con 37/100
POR CONCEPTO DE: Condominio enero 2013

DPTO./OFICINA: Dpto. 402

CUENTAS DEBITOS CREDITOS BANCO: CHEQUE:
EFECTIVO:
Caja 122.37 CTA. Nº X
a) CXC Expensas
Ord. 122.37 OTROS:
OBSERVACIONES:

ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZA EDIFICIO MODELO

  DO:
FIRMA Y SELLO


-123-
EDIFICIO MODELO

ESTADO DE EXPENSAS COBRADAS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 08 de enero del 2013

CUOTA TOTAL
PISO DEPARTAMENTO ALÍCUOTA ENERO FEBRERO
2013 COBRADO

101 4.1162% 118.43 118.43 - 118.43

102 3.8003% 109.34 - - -
1
103 3.7323% 107.38 - - -
104 4.7309% 136.12 136.12 - 136.12
201 3.5432% 101.95 - - -
202 4.0291% 115.93 - - -
2
203 5.1403% 147.90 147.90 - 147.90
204 3.2162% 92.54 92.54 - 92.54
301 4.8033% 138.20 138.20 - 138.20
302 4.8033% 138.20 - - -
3
303 5.3010% 152.52 152.52 - 152.52
304 3.5062% 100.88 100.88 - 100.88
401 5.2363% 150.66 - - -
402 4.2533% 122.37 122.37 - 122.37
4
403 4.9671% 142.91 - - -
404 4.0162% 115.56 - - -
501 3.0234% 86.99 86.99 - 86.99
502 3.3171% 95.44 95.44 - 95.44
5
503 5.4671% 157.30 157.30 - 157.30
504 4.3162% 124.19 - - -
601 6.0172% 173.13 - - -
6 602 3.5653% 102.58 102.58 - 102.58
603 5.0984% 146.69 - - -
TOTAL 100.00% 2,877.20 1,451.27 - 1,451.27

-124-
4.6.2 PROCEDIMIENTOS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

4.6.2.1 POLÍTICAS

 Este proceso debe regirse a lo establecido en el artículo 60 literal j) del Reglamento a

General a la Ley de Propiedad Horizontal principalmente. El cual menciona que es deber
de la Administración celebrar contratos de trabajo para el personal del edificio con las
debidas autorizaciones emanadas de los órganos de gobierno, en este caso de los miembros
de la Junta Directiva.

 Se deberá hacer una adecuada difusión de la vacante, y ya que no se requiere de personal

especializado, este proceso preferencialmente se hará de manera interna. Es decir se
solicitarán recomendaciones ya sea de copropietarios o demás personal del edificio, sin
embargo cabe la posibilidad de acudir a agencias de empleo por ejemplo.

 Se exigirá a los aspirantes para ocupar vacantes, presentar sus hojas de vida con todos los
datos necesarios y además deberán incluir las respectivas referencias y estas serán
debidamente comprobadas.

 De preferencia se contratará personal con experiencia en el cargo al que aspira, aunque este
requisito no será necesariamente excluyente.

 De acuerdo a la vacante, se exigirá un nivel de estudios mínimo.

 Al momento de seleccionar el personal no se harán discriminaciones por razones de edad,

sexo, estado civil, origen racial o étnico, condición social, religioso o convicciones, ideas
políticas u orientación sexual.

 La entrevista con el Administrador es obligatoria, en la cual se enfocará principalmente a

conocer aspectos generales de la persona y deberán también hacerse pequeñas pruebas de
acuerdo al cargo que vaya a ocuparse, de ser aplicable.

 La Junta Directiva deberá participar en el proceso de reclutamiento y selección de personal,

pues ellos en representación de la Asamblea, serán quienes tomen las decisiones finales.

4.6.2.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

 La Junta Directiva es el órgano de gobierno designado para ordenar y disponer la vacante a

ser ocupada, es decir, será quien inicie con este proceso luego de haber evaluado y
establecido la necesidad del puesto vacante, cuando la Junta haya sido debidamente
informada por la Administración. Las causas pueden ser:

-125-
 o Renuncia o despido del trabajador

o Creación del puesto

o Reemplazo por enfermedad, maternidad

 Ya que una propiedad de tipo horizontal es una organización sencilla, el proceso de

reclutamiento y selección de personal será simple y rápido. Previa a la fase de
reclutamiento, se debe programar reunión de Junta Directiva, con el fin de establecer
condiciones mínimas de acuerdo a cada proceso en particular, modo de difusión y
descripción del puesto. Principalmente la Junta Directiva autorizará a la Administración se
inicie el proceso de reclutamiento de personal.

 La Administración dará inicio al reclutamiento de personal, esto es a la difusión de la

vacante, que preferentemente se hará de manera interna, es decir recibiendo referencias por
parte de copropietarios o demás empleados del inmueble. En caso de ser estrictamente
necesario se contactará con agencias de empleo.

 Los interesados, harán llegar sus hojas de vida a la Administración del inmueble en
cuestión, que deberá contener entre otros, certificados de honorabilidad y cartas de
recomendación.

 Se deberá establecer una fecha máxima para recepción de candidatos y la respectiva

documentación.

2. SELECCIÓN DE PERSONAL

 La Administración verificará los datos consignados en las hojas de vida con el fin de
conocer al solicitante, que tan confiable es la información suministrada y cuál ha sido su
comportamiento y desempeño en anteriores empleos.

 La Administración estudiará el perfil de los postulantes de manera que este se ajuste a las
necesidades del puesto, y procederá a las respectivas entrevistas.

 La Administración pondrá a consideración de la Junta Directiva, los resultados obtenidos

tanto del estudio de los perfiles así como de las entrevistas realizadas a los postulantes.

 En sesión de Junta Directiva, sus miembros analizarán los datos proporcionados por la
Administración, y ya sea por decisión unánime o por la mayoría de ellos, se seleccionará a
la persona que ocupará la vacante dispuesta.

 Se procede a contactar y confirmar con el personal seleccionado, y se gestiona la firma del

contrato.

-126-
  Se dará a conocer mediante comunicado general a todos los copropietarios y residentes del
inmueble, la identidad del nuevo personal, documento que contendrá datos básicos de la
persona así como el cargo que ocupará.

 El nuevo personal será debidamente instruido en sus nuevas actividades y

responsabilidades, así como la normativa general del edificio y su actitud frente a los
copropietarios.

 El personal nuevo deberá acogerse al período de prueba, que en la legislación vigente está
establecido en 90 días.

4.6.2.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6.3 PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

4.6.3.1 POLÍTICAS

 Este proceso deberá regirse principalmente a lo establecido en el artículo 60 literal i) del

Reglamento General a la Ley de Propiedad Horizontal, que dispone que es deber de la
Administración, celebrar los contratos de adquisición de bienes y servicios necesarios en el
inmueble, con las debidas autorizaciones emanadas de los órganos de administración
(gobierno).

 El Administrador deberá elaborar una base de datos de proveedores más idóneos y sobre
todo de aquellos proveedores encargados de las instalaciones originales de los distintos
equipos y maquinarias del inmueble.

-127-
  La Administración deberá cotizar todo bien o servicio requerido, mínimo con tres
proveedores distintos y de profesionalismo comprobado. Toda esta información deberá ser
puesta a consideración de la Junta Directiva para su revisión y análisis.

 La Administración deberá verificar que los proveedores cumplan con prácticas de empleo
justas, y de ser necesario, se verificará el cumplimiento de obligaciones tributarias y
políticas medioambientales.

 El proceso de selección de proveedores, estará fundamentado en criterios de objetividad,

imparcialidad e igualdad de oportunidades, evitando cualquier tipo de distinción o
favoritismo.

 La Administración está en la obligación de evaluar periódicamente a los proveedores, en su

desempeño, calidad de productos y servicios, cumplimiento de requisitos mínimos. Esta
evaluación será puesta a consideración tanto de la Junta Directiva así como de la
Asamblea.

4.6.3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La Administración será la encargada de determinar qué servicios o bienes son necesarios adquirir
para la conservación, mejora, reparación y seguridad de las áreas comunes del inmueble. Una de las
mejores herramientas, por ejemplo en el caso de los servicios, es el cronograma anual de
mantenimientos para el inmueble, que permite anticipar que equipos deben someterse a
mantenimiento y en que períodos dentro de un año calendario, lo que obviamente debe estar
alineado al presupuesto aprobado.

La Administración solicitará a la Junta Directiva la respectiva autorización para iniciar con este
proceso.

1. BÚSQUEDA DE PROVEEDORES

La Administración, luego de recibir la autorización por parte de la Junta Directiva para contratar el
bien o servicio requerido, deberá iniciar este proceso recabando información de posibles
proveedores. La fuente principal a la que debe acudir la administración, es la base de datos
elaborada por este órgano, aquí deberán constar los datos de las empresas y técnicos que hayan sido
responsables de las instalaciones iniciales de equipos y maquinarias del inmueble, así mismo habrá
información de proveedores que ya hayan provisto con anterioridad de productos y servicios.

Sin embargo, pueden presentarse las siguientes situaciones ante las cuales la Administración deberá
recurrir a otras fuentes de información:

 El inmueble es nuevo y la administración inicia su actividad y debe buscar toda clase

de proveedores.
-128-
  Es necesario buscar nuevos proveedores pues los que habitualmente suministran bienes
o servicios al inmueble, ya no satisfacen las exigencias del mismo.

 Con el fin de realizar comparaciones en cuanto a precios y condiciones, puede ser

necesario buscar información de otros proveedores.

En cualquiera de estos casos, algunas de las fuentes de información que la Administración puede
utilizar son:

 Internet

 Páginas amarillas

 Publicaciones especializadas

 Fuentes internas o recomendaciones

2. COTIZACIONES E INFORMACIÓN ADICIONAL

Una vez identificados los posibles proveedores y habiendo conocido en forma previa sus
características a través de los medios antes mencionados, se debe establecer un primer contacto con
los mismos, para solicitar información más específica de acuerdo al bien o servicio requerido y
principalmente la cotización u oferta económica respectiva.

Las formas posibles para cumplir con esta fase son:

 Reunión con un representante de la empresa.- La Administración concretará reuniones

con ejecutivos o representantes de la empresa en cuestión, en la cual este expondrá su
oferta y demás beneficios que incluirían su contratación. Esta modalidad por ejemplo es
útil para contratar pólizas de seguro, y de ser posible la Junta Directiva debe participar de
este tipo de reuniones, las cuales son una fuente muy productiva de recabar información
pues permite hablar directamente y despejar todo tipo de dudas.

 Visitas a la empresa del proveedor.- Esto puede ser útil en caso de no tratarse de un
producto o servicio especializado, por ejemplo se pueden solicitar cotizaciones de
suministros de oficina directamente en almacenes. También puede ser que el
Administrador programe una visita a las instalaciones del proveedor potencial con el fin de
formarse su propia opinión mediante la observación respecto a procesos y personal.

 Solicitud de información escrita.- La Administración puede solicitar al proveedor

potencial, el envío de la cotización y demás información útil mediante documento escrito o
vía mail.

-129-
 3. EVALUACIÓN

Esta fase implica aplicar criterios de selección de acuerdo a las necesidades del inmueble, y
corresponderá a la Administración elaborar:

 Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán
las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones
comerciales que ofrece.

 Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los
proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc.,
que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.

4. SELECCIÓN

Para la selección del proveedor se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, sin
embargo en esta fase necesariamente debe participar la Junta Directiva, considerando los siguientes
aspectos:

 Se deberán poner a consideración de la Junta Directiva 3 o 2 cotizaciones como mínimo

juntamente con el cuadro comparativo elaborado por la Administración, para solicitar
aprobación y proceder con la contratación.

 De acuerdo a lo establecido en el artículo 60, literal i del Reglamento General de la Ley de

Propiedad Horizontal, la Administración debe celebrar los contratos necesarios para la
conservación, reparación mejora y seguridad de los bienes comunes del inmueble, con las
autorizaciones respectivas emanadas de los órganos de gobierno. En este caso, la Junta
Directiva analizará las cotizaciones de los distintos proveedores que la Administración
ponga a su consideración y será este órgano quien autorice la contratación según la
propuesta que ellos consideren más conveniente.

 Una vez recibida la aprobación, se procede a la adjudicación del contrato y se notificará

oportunamente al proveedor favorecido.

 La Administración procederá a la firma de contrato y a la administración del mismo, es

decir a coordinar la adquisición del bien así como su instalación. O en el caso de tratarse de
un servicio como por ejemplo un mantenimiento, se coordinará horarios de trabajo y
supervisión al mismo.

 Luego de la etapa de ejecución contractual, la Administración podrá proceder a evaluar el

desempeño por parte del proveedor.

-130-
4.6.3.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6.4 PROCEDIMIENTOS PARA PAGO DE NÓMINA

4.6.4.1 POLÍTICAS

 De acuerdo a lo establecido en el Art. 60, literal j del Reglamento General a la Ley de

Propiedad Horizontal, el Administrador previa las autorizaciones correspondientes, deberá
celebrar contratos de trabajo para el personal subalterno, empleados y obreros necesarios
para la administración, conservación, limpieza y seguridad de los bienes del inmueble
constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y, cancelar las
remuneraciones de los mismos, las que deberán ser y formar parte del presupuesto de
gastos anuales. Deberá cumplir fiel y oportunamente todas y cada una de las obligaciones
patronales derivadas de los contratos que celebre.

 La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no

podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza
en la región y en la propia empresa.

 Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados y verificados antes de pagar al o los
trabajadores.

 El pago de la nómina debe ser autorizado por el Presidente de la Junta Directiva.

 Los pagos se harán con cheque de la cuenta bancaria del inmueble, como medida de
control se implementará el registro de firmas conjuntas.

-131-
  El responsable del pago de nómina debe revisar que la nómina que recibe sea correcta y
reportar, en su caso, los errores u omisiones a la Administración.

 El administrador o responsable del pago debe permanecer el día de pago en su dependencia

hasta entregar todos los cheques del personal administrativo.

 El administrador o responsable del pago se debe asegurar que el pago se entregue al

trabajador que corresponda.

4.6.4.2 DESCRIPICIÓN DE PROCEDIMIENTOS

 Dos días antes de la fecha de pago de nómina, el empleado debe entregar en la

Administración el reporte del tiempo en el cual se reflejan las horas trabajadas.

 La Administración deberá validar el reporte de tiempo, realizar los cálculos previos para
pago de nómina para lo cual se verificará en el registro de asistencias si el empleado laboró
el mes completo o no, se deberá considerar también cualquier tipo de ingreso o egreso
adicional que corresponda, mismos que estarán debidamente soportados.

 Se procede a la elaboración de los roles de pagos individuales en los cuales constarán los
ingresos y egresos que le corresponden al empleado así como el neto a recibir.

 Se procede a la emisión de egresos y cheques para el pago de nómina a los empleados.

 Se dispone documentación para aprobación por parte de presidente. Los cheques deben ser
firmados por administrador y presidente.

 Se realizan los registros contables por la emisión de estos pagos.

 Se notifica al empleado para retiro de pago y firma de rol y egreso.

-132-
4.6.4.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6.5 PROCEDIMIENTOS PARA PAGO A PROVEEDORES

4.6.5.1 POLÍTICAS

 Todo proveedor deberá presentar un documento válido que respalde el pago, puede ser
cotización en caso de solicitar anticipo, factura o nota de venta. Dicho documento deberá
cumplir los siguientes requisitos:

o Deberá contener los datos del inmueble, nombre, RUC, dirección, teléfono; los
mismos que serán verificados al momento de recibir el documento.

o Fecha de vencimiento

o Fecha de recibo del documento, con indicación del nombre o identificación del
encargado de recibirlo.

o Deberá constar en el original de la factura el estado del pago y condiciones.

 No podrá generarse un pago que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o

servicios efectivamente prestados. La única excepción será el pago de anticipos los cuales
lógicamente representan una cuenta por cobrar al proveedor.

 No se recibirán facturas de venta sino son entregadas en forma personal en la oficina de

Administración a una persona responsable de la misma.
-133-
  La Administración no aceptará facturas con fecha de expedición superior a 5 días hábiles.

 Se debe elaborar un cronograma de pagos acorde a las necesidades del inmueble y criterio
de los órganos de administración.

 Todos los pagos deberán ser aprobados por la Junta Directiva.

 Los pagos se harán únicamente en cheque de la cuenta corriente del inmueble, no se

desembolsará dinero en efectivo ni están autorizadas las transferencias bancarias.

 Para la entrega de cheques se deberá solicitar firma y sello del recaudador, de manera que
se identifique claramente a la empresa a la que corresponde.

 En casos necesarios, de acuerdo al criterio del Administrador, se solicitarán cartas de

autorización para la entrega de cheques.

 En todos los casos, se solicitará que el recaudar firme el comprobante de egreso e incluya
sello, nombre y cédula de identidad.

 Para la firma de cheques, se registrarán en el banco firma conjunta entre Presidente y

Administrador.

4.6.5.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

 Luego de recibido el bien o servicio correspondiente, se recepta la factura por parte del
proveedor en las oficinas de la Administración del inmueble en cuestión. En este instante,
la persona encargada de recibir la factura, deberá hacer constar la fecha de recepción del
documento y también deberá verificar que los datos del mismo, estén correctos.

 De acuerdo a la fecha de recepción de la factura o documento válido, se programarán los

pagos, los cuales serán emitidos cada 15 días.

 Antes de la elaboración de los egresos, se debe verificar la disponibilidad de fondos y se

deberá informar de esto al presidente del inmueble y de igual forma se le hará llegar un
detalle de las cuentas por pagar del edificio, para solicitar su respectiva aprobación.

 Se procede a emitir los pagos autorizados por el Presidente, es decir se procede a elaborar
comprobantes de egreso con sus respectivos cheques.

 Se solicita la firma de los cheques por parte de Administrador y Presidente del inmueble,
una vez que estos están listos, se procede a confirmar a los proveedores se acerque a retirar
el pago en los días establecidos para este fin.

 Se procede a registrar todos los pagos emitidos en el libro bancos, dejando constancia de
fecha, número de cheque, concepto, valor.

-134-
4.6.5.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6.5.4 CASO PRÁCTICO

COMPROBANTE DE
EDIFICIO MODELO EGRESO
R.U.C: 1799999999001
Nº 000101
Dirección: Avenida 6 de Diciembre
Quito - Ecuador

FECHA: 15 de febrero del 2013 VALOR: $ 84.00

PAGADO A: COHECO S.A.
LA SUMA EN LETRAS: Ochenta y cuatro con 00/100
POR CONCEPTO DE: Mantenimiento ascensor por el mes de febrero

CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS BANCO: Pichincha CHEQUE: 096

Gto. Manto. Ascensores 84.00 CTA. Nº: 000000000-0 EFECTIVO:
a) Bancos 84.00 OTROS:
OBSERVACIONES:

ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO:

  
FIRMA Y SELLO

-135-
4.6.6 PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO DE SERVICIOS DE
TERCEROS

4.6.6.1 POLÍTICAS

 La Administración será responsable de la supervisión de los servicios de terceros, por tanto

deberá establecer mecanismos para cumplir con este proceso así como designar un
cronograma de acuerdo a las necesidades.

 La Junta Directiva deberá estar informada de los resultados de la supervisión y del

desempeño de todos los proveedores.

 Los aspectos a ser controlados dependerán del servicio en cuestión, por ejemplo se puede
diferenciar entre mantenimiento de equipos, servicio de guardianía o limpieza. Como
referencia, la Administración deberá observar los siguientes aspectos:

o Todos los proveedores deberán tener capacidad e idoneidad operativa y financiera,

principalmente deben comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, y
tributarias en ciertos casos.

o Los proveedores de mantenimiento de equipos y maquinaria, deben tener una

buena y oportuna respuesta a posibles emergencias.

o Se debe reportar el correcto funcionamiento de equipos y maquinarias.

o El personal encargado de mantenimientos así como los que prestan servicios

generales, deben ser aptos y debidamente capacitados

o Cuidar del aspecto físico y presentación del personal.

o Atención a la gente y buenas relaciones interpersonales, en un ambiente de

cordialidad y respeto.

o Responsabilidad, puntualidad.

o Reportes continuos a la Administración de novedades y observaciones importantes.

o Cumplimiento de tareas asignadas, horarios, cronogramas, políticas y reglamentos

en general.

4.6.6.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. PROGRAMACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Se deben conocer y entender completamente los límites de cada responsabilidad del personal.
Además, el Administrador debe aprender todo lo relacionado con su trabajo para poder distribuir
tiempo de supervisión y control donde y cuando se le necesite.

-136-
Debe hacerse un planteamiento efectivo de los resultados que se espera obtener del personal que la
empresa contratada para prestar cierto servicio designe en el inmueble. Así como definir
parámetros y niveles de satisfacción de la comunidad de copropietarios y normas generales de
comportamiento en cuanto a determinado servicio que debe observar el personal.

2. ACTIVIDADES DE DIRECCIÓN

Ejercer actividades de dirección implica dar órdenes, instrucciones y sugerencias al mismo tiempo
que se brinda asistencia o ayuda personal si fuese necesario; con el fin de lograr que cada
trabajador realice las tareas que se le han designado y con la eficacia requerida.

3. ORDENAR, MANTENER ADECUADAMENTE E INSPECCIONAR LAS

HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE TRABAJO.

Tanto las herramientas como los materiales de trabajo son de importancia vital para poder llevar a
cabo las distintas operaciones de trabajo. El Administrador debe concebir adecuadamente la
distribución y mantenimiento de herramientas y materiales cerciorándose que siempre se use la
herramienta adecuada para cada trabajo en particular. Para lograr esto es imprescindible un buen
orden y para lograr un buen orden se requieren inspecciones adecuadas.

4. PREPARAR INFORMES

El Administrador debe preocuparse por preparar y mantener correctamente los informes y records
de cada proveedor. Esto contribuye a crear en los directivos, una imagen concreta del control que
ejerce el Administrador sobre los servicios de terceros y su trabajo; de esta manera pueden
conjuntamente con la Administración, monitorear la gestión de los proveedores que han sido
contratados para prestar servicios de manera regular en el inmueble, así detectar y corregir de
manera oportuna ciertos inconvenientes que puedan darse.

5. PRESENTACIÓN DE INFORMES ANTE LA JUNTA DIRECTIVA

El Administrador debe dar a conocer los resultados del seguimiento efectuado a los proveedores
ante los miembros de la Junta Directiva, este informe debe permitir a los directivos distinguir el
perfil de cada proveedor, identificando de acuerdo al tipo de servicio sus fortalezas, presentando
claramente los aspectos positivos que deben reforzarse y aquellas debilidades sobre las que de
acuerdo a su grado de importancia deban corregirse. Sobre esto la Junta Directiva evaluará la
importancia de cada aspecto y las medidas que deban tomarse de acuerdo al informe presentado un
análisis considerar parámetros de bienestar comunitario.

-137-
 6. DAR A CONOCER AL PROVEEDOR LOS RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
Y DISCUSIÓN DE LOS MISMOS.

Identificadas las fortalezas y debilidades del proveedor en cuanto al desempeño del personal en el
inmueble se debe dar a conocer este informe de manera que puedan exponer su punto de vista y
otras explicaciones así como proponer soluciones de acuerdo a su experiencia, cambio de personal
discusión del perfil de dicho personal. Para el proveedor también es importante advertir si está
cumpliendo con las exigencias de la junta, administración y condóminos.

7. IMPLEMENTAR MEJORAS

En referencia a los informes preparados por el Administrador, se adquirirá un entendimiento de la

forma en que el proveedor está llevando a cabo su gestión, es así que se puede identificar las
mejoras que deben ser aplicadas, para lo cual se deberá coordinar con el proveedor
correspondiente. Se debe lograr que cada trabajador realice su tarea en forma segura, rápida y de
acuerdo a las especificaciones del trabajo.

4.6.6.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

-138-
4.6.7 PROCEDIMIENTOS PARA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS

4.6.7.1 POLÍTICAS

 Toda queja se recibirá por escrito en los formularios establecidos para este fin, de manera
que quede constancia del reclamo o queja con el fin de generar informes y dar
seguimientos.

 Se establecerán niveles de prioridad de acuerdo a los distintos casos que se presente, esto
con el fin de dar atención a las mismas de una manera más efectiva y ordenada.

 Se establece un máximo de 30 días para dar solución definitiva o parcial (dependiendo el

caso) a las quejas y reclamos presentados ante la Administración.

 Se deberá dar seguimiento a las solicitudes o peticiones hechas por los condóminos con el
fin de conocer su grado de satisfacción.

 Cada cierto período se deben recopilar las quejas, analizarlas y tabularlas con fin de
establecer puntos críticos o sobre aquellos que mayor inconformidad presentan los
condóminos.

4.6.7.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. FORMULARIO DE QUEJA O RECLAMO

Este proceso nace en los residentes del edificio, sean copropietarios o inquilinos, por múltiples
razones. Por ejemplo falla de equipos que genere molestias a las personas, inconformidad con
servicios de limpieza, guardianía e incluso por altercados entre residentes. En fin, la
Administración tiene el papel de intermediario por lo que está en la obligación de receptar estas
solicitudes, quejas o reclamos, a través de un formulario que deberá ser llenado por el interesado y
entregado a la Administración para su gestión.

La Administración receptará los formularios con todos los datos debidamente consignados en este
documento. Es importante y necesario que las quejas y reclamos sean receptados por este medio
con el fin de tener constancia de las más frecuentes falencias no necesariamente de la gestión hecha
por el administrador, sino más bien de los equipos y diferentes servicios prestados a los residentes
del inmueble.

2. ATENCIÓN A LA QUEJA O RECLAMO

La Administración analizará los formularios de quejas y reclamos recibidos al día, determinará su

naturaleza así como su grado de importancia, para clasificarlos y poder atenderlos posteriormente
de una manera lógica y ordenada.

-139-
La Administración procederá a determinar también si para atender la queja o reclamo en cuestión,
será necesaria la intervención de la Junta Directiva del inmueble. De ser así se les informará a los
miembros de manera inmediata para sean ellos quienes den una respuesta al involucrado.

De no requerir intervención por parte de la Junta Directiva, la Administración procederá a dar

respuesta al requerimiento. Por lo general esto implica contactar a los proveedores encargados del
mantenimiento de los equipos y las maquinarias del inmueble en caso de ser una falla en estos;
también puede significar generar diálogos si se tratase de conflictos entre residentes o puede
requerir también el envío de circulares si es necesario llamar la atención sobre un tema en
particular a la comunidad.

3. SEGUIMIENTO

Luego de haber generado una solución a la queja o reclamo, la Administración deberá dar
seguimiento a los resultados obtenidos y consultar la conformidad sobre estos a la persona
implicada.

4.6.7.3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

4.6.8 PROCEDIMIENTOS PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE REGISTROS

E INFORMES

La legislación vigente obliga a que se presenten informes anuales de las propiedades horizontales,
tanto financieros como de la gestión realizada por la Administración durante dicho período. Y
-140-
aunque los informes mensuales no son obligatorios, es necesario obtener un entendimiento de la
situación de la propiedad horizontal en períodos intermedios o más cortos que el anual de manera
que la Junta pueda tomar decisiones de manera oportuna. Se informará de forma mensual a la Junta
Directiva de la situación económica del inmueble así como un reporte de operación, en el que se
incluirán los mantenimientos realizados, estadísticas de consumo y gestiones que hayan quedado
pendientes en el período.

4.6.8.1 POLÍTICAS

 Los informes mensuales no incluyen la presentación de Estados Financieros, el Estado de

Ejecución Presupuestaria será la herramienta que permita comprender las variaciones que
resulten significativas en la posición financiera del inmueble.
 La información financiera intermedia, si se presenta de manera oportuna y contiene datos
fiables, permitirá al gobierno del inmueble entender la manera en que se han estado
administrando los recursos y generar propuestas de mejora o en su caso medidas
correctivas.
 La aplicación de políticas contables, se la realizará de manera uniforme a lo largo del
período que se informa, de manera que se vea reflejada en la presentación de los Estados
Financieros anuales.
 La responsabilidad por la preparación y presentación ante la Junta Directiva de informes
financieros y de gestión anuales, es de la Administración del inmueble. Conforme lo
establecido en el literal c) del Art. 60 del Reglamento General de la Ley de Propiedad
Horizontal, que menciona que es deber de la persona que ejerza la Administración, el
presentar ante el Directorio General las cuentas, balances, proyectos de presupuesto,
estados de situación e informes sobre la administración a su cargo.
 Es responsabilidad de la Administración la elaboración y presentación de informes
mensuales que reflejen fielmente la situación actual del inmueble en cuestión, que
permitan al Directorio y Administración monitorear el curso de las operaciones financieras
y de gestión, enmarcadas dentro de la misión y objetivos planteados.
 En referencia al literal a) del Art. 56 del RGLPH, determina que es deber del Directorio
General examinar y poner a consideración de la Asamblea de Copropietarios las cuentas,
balances, presupuestos e informes que le presentare la Administración.
 Es propicio realizar una presentación conjunta de informes financieros y de gestión para
demostrar en forma clara la manera en que han sido administrados e invertidos los recursos
de la comunidad del inmueble y el grado en que ha contribuido para el bienestar de la
misma. Así mismo es necesario evaluar el grado de avance de las actividades planificadas y
estimar la cantidad de recursos que se prevé destinar para estos proyectos a futuro.

-141-
  El Directorio General podrá solicitar las aclaraciones y/o correcciones que estime
necesarias sobre los informes financieros y de gestión que la Administración le presentare,
de común acuerdo entre estos dos órganos, de manera que los datos e información
contenidos sean reales y claros.
 El Directorio podrá controlar por cualquier medio inclusive por constataciones físicas las
rendiciones presentadas, esto puede referirse a avances o conclusión de obras realizadas en
el inmueble, compra de suministros varios, instalación o mantenimiento de equipos, entre
otros.
 La Administración deberá disponer ante el Directorio General, informes tanto en forma
escrita o impresa, y en medio magnético, de manera que los miembros puedan realizar una
revisión a detalle de la información presentada.
 En cuanto al tiempo de presentación de estos informes, guarda relación con las sesiones
ordinarias de la Asamblea de Copropietarios que debe realizarse de manera obligatoria
dentro de los tres primeros meses de cada año. Puesto que el fin último de la elaboración de
informes anuales es presentarlos a la Asamblea, el proceso deben cumplirse dentro del
período ya mencionado.

4.6.8.2 CONTENIDO DE LOS INFORMES

MENSUAL

 Estado de Ejecución Presupuestaria

 Flujo de Efectivo
 Estado de expensas cobradas y por cobrar
 Indicadores
 Estadísticas de cobranza
 Reporte de actividades de gestión operativa
 Estadísticas de consumo de servicios básicos

ANUAL

 Estado de Situación Financiera

 Estado de Resultados
 Estado de Ejecución Presupuestaria
 Flujo de Efectivo
 Indicadores
 Estadísticas de cobranza
 Reporte de actividades de gestión operativa
 Estadísticas de consumo de servicios básicos
-142-
4.6.8.3 MODELO DE INFORME ANUAL DE GESTIÓN Y FINANCIERO

EDIFICIO MODELO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
(Expresado en dólares)

Diciembre Diciembre
31, 2013 31, 2012

Activos:
Activos corrientes:
Efectivo 1,504.00 671.83
Cuentas por Cobrar Copropietarios 1,301.33 955.21
Anticipos a Proveedores 90.00 -
Total activos corrientes 2,895.33 1,627.04
Activos no corrientes:
Equipo de Oficina 336.00 378.00
Muebles y Enseres 260.74 293.37
Inversiones (Fondo de Reserva) 1,000.00 1000.00
Total activos no corrientes 1,596.74 1,671.37

Total activos 4,492.07 3,298.41

Pasivos:
Pasivos corrientes:
Proveedores 997.34 1,987.00
Cuotas Pagadas por Anticipado 330.00 120.00
Provisión Beneficios Sociales 159.00 132.00
Depósitos no identificados 309.58 311.58
Total pasivos corrientes 1,795.92 2,550.58
Total pasivos 1,795.92 2,550.58

Patrimonio neto:
Resultados años anteriores 747.83 -
Resultado del Período 1,948.32 747.83
Total patrimonio neto 2,696.15 747.83

Total patrimonio neto y pasivos 4,492.07 3,298.41

Juan Pérez Jenny Parra

Presidente Administradora

-143-
 EDIFICIO MODELO
ESTADOS DE RESULTADOS
(Expresados en dólares)

Diciembre Diciembre
Por los años terminados en, 31, 2013 31, 2012

Ingresos por expensas 32,882.27 31,237.90

Fondo de reserva (Art. 31 RLPH) 1,644.11 1,561.90

Ingresos ordinarios 34,526.38 32,799.80

Intereses de mora 561.00 499.03

Gastos:
Mantenimiento y limpieza 1,941.00 1,932.00
De personal y servicios generales 26,617.06 26,178.00
Servicios básicos 1,121.00 1,032.00
Insumos 786.00 732.00
Otros gastos 2,674.00 2,677.00

Total Gastos 33,139.06 32,551.00

Resultado del ejercicio 1,948.32 747.83

Juan Pérez Jenny Parra

Presidente Administradora

-144-
 EDIFICIO MODELO
ESTADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
(Expresados en dólares)

Por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Presupuesto %

Ejecutado Diferencia
diciembre de 2013 aprobado 2013 Ejecución
INGRESOS
INGRESOS ORDINARIOS
Expensas ordinarias 32,882.00 32,882.00 100% 0%
Fondo de Reserva 5% (Art. 31 RLPH) 1,644.00 1,644.00 100% 0%
Intereses de Mora 606.00 561.00 92.6% 7.4%
TOTAL INGRESOS 35,132.00 35,087.00 99.9% 0.1%

GASTOS
MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
Bombas de Recirculación 240.00 240.00 100% 0%
Lavado y desinfección de cisterna 120.00 120.00 100% 0%
Puertas Eléctricas (peatonales y garaje) 120.00 153.00 127.5% -27.5%
Ascensor 1,008.00 1,008.00 100% 0%
Recarga de extintores 180.00 180.00 100% 0%
Limpieza exterior de Vidrios de Altura 240.00 240.00 100% 0%
GASTOS DE PERSONAL Y SERVICIOS GENERALES
Limpieza del edificio 3,000.00 3,029.00 101% -1%
Seguridad 14,784.00 14,805.00 100.1% -0.1%
Administración 3,360.00 3,365.00 100.1% -0.1%
Sueldo conserje y beneficio sociales 5,393.00 5,418.06 100.5% -0.5%
GASTOS SERVICIOS BÁSICOS
Energía eléctrica 400.00 440.00 110% -10%
Agua Potable 637.00 681.00 106.9% -6.9%

Pasan 29,482.00 29,679.06

-145-
 Vienen 29,482.00 29,679.06
INSUMOS
Repuestos Eléctricos: (focos, luminarias) 204.00 216.00 105.9% -5.9%
Insumos de limpieza 360.00 435.00 120.8% -20.8%
Suministros de oficina 180.00 135.00 75% 25%
OTROS
Gastos varios 120.00 141.00 117.5% -17.5%
Comisiones bancarias 24.00 19.00 79.2% 20.8%
Depreciaciones 75.00 75.00 100% 0%
Seguro del Edificio 2,439.00 2,439.00 100% 0%
TOTAL GASTOS 32,884.00 33,139.06 100.8% -0.8%

Juan Pérez Jenny Parra

Presidente Administradora

-146-
 EDIFICIO MODELO
ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO
(Expresados en dólares)

Diciembre Diciembre
Por los años terminados en, 31, 2013 31, 2012

Flujos de efectivo por las actividades de operación:

Efectivo recibido de copropietarios 34,390.26 31,964.59

Efectivo pagado a proveedores y empleados (34,119.09) (30,045.79)
Intereses recibidos 561.00 499.03

Efectivo neto provisto por las actividades de operación 832.17 2,417.83

Flujos de efectivo por las actividades de inversión:

Inversiones Activos Fijos - (746.00)

Inversiones del Fondo de reserva - (1,000.00)

Efectivo neto utilizado en actividades de inversión - (1,746.00)

(Disminución) aumento neto de efectivo 832.17 671.83

Efectivo al inicio del año 671.83 -

Efectivo al final del año 1,504.00 671.83

Juan Pérez Jenny Parra

Presidente Administradora

-147-
 INDICADORES

Las cuentas por cobrar han sido renovadas 25 veces durante el mes, es decir, es el número de veces
que se crean y se cobran las cuentas por cobrar.

Representa que 15 días se tarda en recuperar o cobrar el saldo promedio de cuentas por cobrar.

Se ha considerado cartera vencida aquella de más de 30 días de antigüedad, en este caso la cartera
vencida representa el 61% sobre la cartera total. A pesar de que la tasa de morosidad es alta, el 91%
de copropietarios se encuentra al día en sus pagos, que representa un buen resultado para el
edificio.

-148-
 ESTADÍSTICAS DE COBRANZA

EDIFICIO MODELO
RECAUDACIÓN MENSUAL

MES MONTO

Octubre 2013 2,589.00

Noviembre 2013 2,739.00

Diciembre 2013 2,871.45

Edificio Modelo
Recaudación mensual
2900
2850
2800
2750
2700
2650
2600
2550
Octubre 2013 Noviembre 2013 Diciembre 2013

-149-
 EDIFICIO MODELO

REPORTE DE ACTIVIDADES DE GESTIÓN OPERATIVA

Al 31 de diciembre del 2013

FECHA DE
Nº ASUNTO PRIORIDAD ESTATUS COMENTARIOS
INICIO
El 4 de diciembre del 2013 se dan por
concluidos los trabajos de pintura de
Demarcación de líneas en
líneas en estacionamientos y señales
1 estacionamientos y señales 26-nov.-12 Media Terminado
viales, el trabajo estuvo a cargo del
viales
conserje del edificio, con materiales
adquiridos con fondos del edificio.
El 7 de diciembre, el abogado hace
Renovación nombramiento
2 26-nov.-12 Alta Terminado entrega del nombramiento actualizado de
de Administración
la administración.
Luego de haber presentado a la Junta
Directiva, la respectiva cotización, se
3 Recarga anual de ascensores 03-dic.-13 Alta Terminado
coordinó la recarga de extintores
realizada el 8 de diciembre del 2013.

Se da inicio al trámite de gestión

Gestión de cobranza extra extrajudicial al copropietario del
4 28-dic.-13 Alta En proceso
judicial departamento 302, por estar adeudando 3
cuotas al cierre del período.

Una vez cerrados los informes

Auditoría de informes correspondientes al año 2012, Junta
5 29-dic.-13 Alta En proceso
financieros año 2012 Directiva ordena realización de Auditoría
a dichos informes.

Se solicitan cotizaciones para proceder

Mantenimiento correctivo de
6 31-dic.-13 Alta En proceso con mantenimiento correctivo de puertas
puertas cortafuego
cortafuego por su mal estado.

-150-
 ESTADÍSTICAS DE CONSUMO DE SERVICIOS BÁSICOS

EDIFICIO MODELO

CONSUMO AGUA POTABLE

MES MONTO

Octubre 2013 46.73

Noviembre 2013 62.71

Diciembre 2013 48.25

EDIFICIO MODELO
CONSUMO DE AGUA POTABLE
70 62.71
60
46.73 48.25
50

40

30

20

10

-
Octubre 2013 Noviembre 2013 Diciembre 2013

-151-
 EDIFICIO MODELO

CONSUMO ENERGÍA ELÉCTRICA

MES MONTO

Octubre 2013 31.39

Noviembre 2013 32.73

Diciembre 2013 34.51

EDIFICIO MODELO
CONSUMO ENERGÍA ELÉCTRICA
35 34.51
35
34
34
33 32.73
33
32
31.39
32
31
31
30
30
Octubre 2013 Noviembre 2013 Diciembre 2013

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4.7 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO
PROPUESTO

Una vez diseñado el Sistema de Gestión, es necesaria la presentación de criterios metodológicos

para integrar consideraciones de calidad en cada fase y los instrumentos y herramientas prácticas
que pueden utilizarse.

4.7.1 DIAGNÓSTICO

El diagnóstico implica un análisis profundo de la situación del inmueble (visto como una
organización) en todas sus áreas, específicamente sobre las diferentes actividades y procesos de
trabajo, los recursos disponibles, la documentación existente, los resultados y la posible solución.

El diagnóstico se desarrolla en tres etapas: recopilación de la información que incluye la

información interna y externa, que permita obtener los aspectos cualitativos y cuantitativos.
Análisis de la información, etapa en la cual se evalúa el estado actual de la organización y
presentación de conclusiones, que incluye el establecimiento del plan de actuación a seguir.

4.7.2 PLANIFICACIÓN

En la etapa de planificación, de acuerdo con la información obtenida en la fase anterior, los

miembros del directorio deben coordinar el plan de implantación del sistema de gestión, que
incluye las actividades de elaboración de un plan de acciones concretas, calendario de actividades y
previsión de los recursos humanos y financieros necesarios, así como la documentación que
permita formalizar y controlar el desarrollo del plan, es decir un manual de procedimientos.

4.7.3 DOCUMENTACIÓN

En la fase de documentación es importante mencionar que un sistema eficaz es aquel que recoge
por escrito la forma en que funciona la organización, por tanto el desarrollo del sistema documental
es un paso que determinará el éxito de todo el proceso de implantación.

El manual de procedimientos tiene como objetivo fundamental describir adecuadamente el sistema

de gestión, y sirve de referencia permanente durante la aplicación y mantenimiento del mismo. Para
la elaboración de los documentos del sistema de gestión es aconsejable seguir la secuencia de
actividades que corresponde a cada diagrama de flujo.

4.7.4 IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA

Una vez que se tiene establecido el sistema documental, se debe poner en práctica, es decir
implantarlo. La puesta en práctica se puede realizar de dos modos, uno gradual en el que se van
asegurando procesos a medida que se van diseñando y documentando los procedimientos del
sistema y otro más ligado a los resultados de los diferentes procesos y actividades en su

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implantación que consiste en la puesta en práctica de las actividades de antes de su documentación
definitiva.

4.7.5 EVALUACIÓN

El sistema, una vez establecido debe ser revisado periódicamente para confirmar su funcionamiento
determinar si este alcanza los objetivos propuestos o es preciso realizar modificaciones, es decir
controlarlo y mantenerlo. De esta manera es necesario establecer, qué personas tendrán la
responsabilidad de llevar a cabo esa labor, dotándoles de medios técnicos y materiales suficientes
para realizarla. Esta fase incluye el análisis y evaluación del sistema y de las actividades descritas
en la documentación del mismo, de modo que se evidencien de forma continua, las posibles
mejoras a introducir, con el fin de transmitir dicha información a la dirección quien debe tomar las
oportunidades de corrección y prevención.

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 CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

 Si bien es cierto, en el Ecuador, las propiedades de tipo horizontal no tienen mayores

exigencias de tipo legal e incluso tributario, es una modalidad de vivienda que al mismo
tiempo se convierte en una figura jurídica, asume niveles de complejidad cada vez mayores
lo que posiblemente conllevará a modificar el marco legal que norma la Propiedad
Horizontal. Así mismo, demanda a los Administradores de Propiedad Horizontal ser
poseedores de un amplio conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas que deben ser
aplicadas en un sistema lógico y ordenado de procesos.

 Un sistema de gestión, sirve de plataforma para desarrollar una serie de actividades,

procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del servicio
cumplan las expectativas de los usuarios, la aplicación de este esquema puede ser útil para
llevar a cabo los diversos procesos de manera que garantice la consecución de objetivos.

 El conocimiento de la normativa legal que regula la Propiedad Horizontal, es fundamental

pues la Ley da a conocer la estructura organizativa que deben cumplir los inmuebles bajo
régimen de propiedad horizontal así como las funciones de cada uno de sus actores.

 Después de conocer el estado actual del sector inmobiliario bajo régimen de propiedad
horizontal y determinar que este tipo de organizaciones que no son complejas, sin embargo
el manejo de registros, las comunicaciones, control de actividades y procesos, además que
la toma de decisiones sobre las acciones correctivas y/o preventivas son insuficientes, se
puede concluir que la propuesta de diseño del sistema de gestión es la adecuada para este
tipo de organizaciones.

 El Sistema de Gestión Propuesto es por sí solo una herramienta útil para las
Administraciones de Propiedad Horizontal, sin embargo es necesario contar con una
estructura lógica de procedimientos que permita la implementación y aplicación práctica de
dicho sistema de manera que este se adapte a la realidad de la organización en la cual se va

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a implementar, considerando sus recursos disponibles e incluso proponer mejoras durante
su aplicación.

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5.2 RECOMENDACIONES

 Se debe analizar y observar la cada vez más compleja figura jurídica de la propiedad
horizontal, de manera que los Administradores así como su Gobierno puedan satisfacer las
necesidades que de ella resultan, y que su gestión conlleve al buen vivir de los residentes
de este tipo de propiedades.

 Los miembros del Gobierno Administrativo de las propiedades horizontales deben

mantener reuniones periódicas con la finalidad de centrar los esfuerzos en la identificación
de las causas de problemas o defectos en el diseño e implementación del sistema de
gestión, así como la actualización de la planificación estratégica de acuerdo a las
necesidades emergentes.

 El Administrador de Propiedades Horizontales debe tener un amplio conocimiento y

manejo suficiente de la normativa que aplica a este tipo de propiedades y educar así mismo
a los miembros del gobierno y residentes en general, de manera que la solución de
conflictos sea rápida y eficiente.

 Es necesario que los Administradores de propiedades horizontales inicien el cambio de

cultura organizacional en este tipo de forma jurídica, de manera que la forma de gestionar
los inmuebles y sus recursos, tome un enfoque hacia el cumplimiento de procesos que
conlleven a la maximización de dichos recursos.

 Para la implementación del Sistema de Gestión propuesto en la presente investigación se

deben considerar las fases de: diagnóstico, planificación, documentación, implementación
práctica y evaluación. El cumplimiento de esta metodología permitirá que el Sistema se
adapte a la realidad y necesidades de cada organización en particular, con el único fin de
que cada una de estas logre sus objetivos aprovechando los recursos de los cuales dispone.

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