TRABAJO INDIVIDUAL – Sistemas de Información

Una empresa dedicada al e-commerce necesita liderar un proyecto interno de

Transformación Digital. Para llevar a cabo dicho proyecto le encargan a Vd.

las siguientes tareas:

1. Utilizando el modelo DIKW, explique si la empresa debería alcanzar el nivel

W (Wisdom) y para qué tipo de áreas, actividades y procesos sería relevante.

La empresa si deberia alcanzar el nivel W, por este abarca las visiones, los

principios, la moral, los arquetipos (¿POR QUÉ?), lo cual se alcanza cuando se

pueden comprender los principios fundamentales que rigen esos patrones y que se

encuentran por encima de éstos.

Estos principios son universales con lo cual son independientes al contexto

concreto. Partiendo de su conocimiento y experimentando, ser capaz de

comprender porqué esos patrones de comportamiento están ocurriendo y

desarrollar, apoyar o refutar modelos teóricos como una explicación.ademàs este

modelo tienes caracteristicas como las de:

• La capacidad demostrada de integración

• Versatilidad

• Herramienta contrastada

• La confianza de una metodología aceptada y aplicada en territorios dispares y

siempre con resultados útiles e interesantes.

Además, como resumen, los principales beneficios del uso de WISDOM son

los siguientes:
• Permite una visión global de, ayudando a determinar áreas prioritarias para

intervenciones de manejo o restauración de recursos, promover nuevas iniciativas e

identificar áreas de sobre competencia actual o futura.

• Aporta información esencial para complementar la formulación de planes de

ordenación para un aprovechamiento del trafico de informacion.

• Permite identificar carencias críticas de datos, de manera que se pueden diseñar

acciones específicas para subsanarlas.

• Integra información fragmentada y favorece la colaboración interinstitucional,

contribuyendo al desarrollo de los sectores involucrados.

2. Indique cuáles son las características genéricas necesarias para avalar la

Calidad de la Información.

Ellas son:

– RELEVANTE, es decir, que influye en la decisión

– PRECISA, exacta y confiable

– COMPLETA, cuando contamos con toda la información relevante para la toma de

decisión

– ADECUADA, la persona que recibe la info es la que tomará la decisión y no otra

– A TIEMPO, para que la información pueda ser utilizada

– NIVEL DE DETALLE MÁS ADECUADO, ya elaborada para facilitar la toma de

decisión

– COMPRENSIBLE, para el receptor Precisa (Accurate)

Precisa: Que la información debe ser precisa y exacta parece obvio. Pero en la

práctica, los datos utilizados para diferentes propósitos requieren diferentes niveles

de precisión. En los sistemas de inteligencia empresarial se producen

constantemente problemas relacionados con la inexactitud. Es un problema de

calidad de la información bien conocido, al cual los profesionales de sistemas de

información se enfrentan desde el diseño de sistemas hasta la implementación y el

mantenimiento.

Completa (Complete): La información incompleta puede provocar una toma de

decisiones errónea. Pero tenemos el problema de que una información completa

para una persona podría ser incompleta para otra. Por ejemplo, el vicepresidente de

marketing y el director de investigación y desarrollo de una compañía farmacéutica

pueden estar interesados en pruebas de ensayos clínicos de un nuevo fármaco,

pero cada uno pueden requerir diferentes niveles de detalle. Se trata de algo a tener

en cuenta al fijar los objetivos de calidad de la información.

Compatible (Compatible): La calidad de la información se encuentra no sólo en la

información en sí misma, sino también en la forma en que se puede combinar con

otra información. Esto ocurre a menudo cuando la información implica a varios

sistemas que trabajan juntos, en una integración de datos, por ejemplo. En estos

casos es importante disponer de una arquitectura de la información adecuada con

una estructura dinámica que pueda crecer junto a las necesidades del cliente.

Orientada al usuario (User-targeted): La información debe ser comunicada en un

estilo, formato, detalle y complejidad, que sea compatible con las necesidades de

los usuarios de esa información. Por ejemplo, unos altos directivos pueden necesitar

unos breves informes que les permitan comprender la rentabilidad del negocio a
simple vista, mientras que los gerentes de operaciones pueden necesitar

información más detallada que les permita una correcta toma de decisiones diaria.

Relevante (Relevant): El componente clave para la calidad de la información es

que la información se dirija a las personas adecuadas. Si no es así, quien reciba la

información pensará que ésta no es relevante para sus necesidades y la desechará.

Esto no quiere decir que la información irrelevante para alguien es información es de

baja calidad. Simplemente indica que la información no se ha dirigido a la persona

que puede darle uso.

Accesible (Accessible): La información accesible es la información que se puede

obtener cuando es necesaria. La accesibilidad depende de quien la tiene que recibir

y también de las circunstancias específicas en un momento dado. Para una buena

calidad de la información la puntualidad y la accesibilidad deben complementarse

entre sí. Aplicaciones para el control de movimientos bancarios o de tarjetas de

crédito y las de inversión en bolsa, son ejemplos de la importancia de esta

característica.

Oportuna (Timely): Lo acabamos de apuntar. La información oportuna o puntual es

la que todavía es útil. Es actual. La información tiene un tiempo de vida que

depende de la rapidez con que nueva información puede ser procesada y

comunicada sustituyendo a la anterior. La puntualidad de la información va de la

mano de la exactitud de la información.

3. Describa un ejemplo de Proceso para cada uno de los 4 niveles (N.

Operativo, N. Conocimiento, N. Admon., N. Estratégico) y para cada Área

Funcional (Ventas y Mkt, Manufactura, Finanzas, Contabilidad, RRHH). En

total, debería haber 20 procesos.

N. Operativo

 Selección de proveedores: principales y de respaldo.

 Negociar precios y descuentos.

 Definir el stock mínimo para cada producto.

 Realizar pedidos y controlar los plazos de entrega y la calidad de la

mercancía recibida.

N. Conocimiento

 Tener clara cada operación, su función, su prioridad, la forma de ejecutarla y

la solución a los problemas que puedan surgir en torno a ella.

 Organizar y agilizar los procesos y el flujo operativo dentro de la cadena

productiva y logística para que el cliente reciba a tiempo lo que ha pedido.

 Contar con un protocolo bien definido de funciones y responsabilidades para

mejorar la colaboración, minimizar errores y evitar estrés en los momentos de

sobrecarga de trabajo.

 Detectar dificultades organizativas y falta de recursos.

 Las acciones del plan de operaciones contribuyen a aumentar la rentabilidad

de un ecommerce. Es así, porque defines las funciones que mejoren el flujo

operativo, la eficacia y la satisfacción del cliente.

N. Administrativo

 Facturación y archivo.

 Preparación y pago de impuestos.

 Registro Contable. Libros de registro y trámites mercantiles.

  Gestión financiera: presupuestos, cobros y pagos, tesorería, conciliación

bancaria, etc.

 Recursos Humanos: contratos, nóminas y cotizaciones sociales.

 Funciones del responsable LOPD (protección de datos), riesgos labores, etc.

N. Estratégico

Área Funcional

Ventas y Mkt

 Preparar fotografías y descripciones y subirlas a la web.

 Crear contenido útil y evaluar el interés del público.

 Control de los pedidos confirmados y su envío al departamento de logística.

 Evaluación de KPIs, conversiones, SEO, SEM, SOCIAL y otros parámetros .

 Definición de stocks mínimos y máximos (en colaboración con departamento

de compras).

 Adquisición del material de embalaje y otros para la sección.

 Evaluar y contratar transportistas y negociar precios.

 Diseñar las rutas para cada agencia según tamaño del envío, zona, plazo de

entrega…

 Revisar que la compañía de transporte cumple los plazos y las premisas de

atención al cliente.

Manufactura

 Preparar diseños, planos o maquetas.

 Comprar las materias primas.

 Establecer el tiempo necesario de fabricación de cada producto.

 Organizar horarios, turnos, máquinas y herramientas .

  Agradecer la compra (detalles creativos).

 Preparar fórmulas amables para obtener la opinión del cliente tras cada

compra.

 Habilitar y atender los distintos canales de comunicación: teléfono, email,

redes sociales.

 Solucionar con agilidad y empatía cualquier problema, queja o posible

devolución.

Finanzas

 Segmentar, evaluar y corregir desviaciones.

 Rentabilidad: De rentabilidad Volumen de ventas inferior al esperado,

problemas de distribución, gastos no contemplados, mala estrategia, etc.

 Financiación: Dificultades para obtener financiación ajena.

 Tesorería: Saldo insuficiente para afrontar los pagos.

 Plantear objetivos: la estimación realizada define tus objetivos en cada etapa

y te sirve de guía para alcanzar esas metas.

 Realizar ajustes y correcciones: Si las previsiones no se cumplen (bien por

factores externos o por valoraciones poco realistas) se tiene la estructura

para hacer ajustes y correcciones para asi saber en que se está fallando y a

qué elementos hay que prestar más atención.

 Detectar necesidades de financiación: un buen plan reunirá todos los gastos

operativos de un negocio y los recursos necesarios. Esto es clave para

determinar que parte pueden cubrir los socios y que parte hay que financiar

(con préstamos bancarios u otro tipo de financiación).

  Controlar gastos y pagos: es también un instrumento de control gastos y

previsión de tesorería. Pueden anticiparse a las fechas de pago críticas:

nóminas, alquileres, impuestos, pago a proveedores, etc.

 Calcular ratios: además de estudiar los resultados directos, se puede hacer

un análisis más avanzado con ratios financieros, de liquidez o de deuda, para

ver si se trabaja con los parámetros adecuados.

Contabilidad

 Análisis cuenta de resultados: realizar una previsión de ingresos y gastos

operativos (resultado de explotación) es el elemento básico de todo análisis

económico y financiero.

 Previsión de ventas/ingresos: Esta estimación obliga a estudiar el mercado

y las circunstancias. Es conveniente testear previamente el producto o

servicio para recabar la opinión y el interés del público.La planificación de las

ventas está asociada al plan de marketing. Hay que evaluar cada detalle: los

canales de venta y el uso de métricas (KPIs) para determinar cuántos clientes

se pueden captar en cada etapa y un precio medio de compra.

 Previsión de gastos: Este apartado debe ser lo más exacto posible. La

clave es hacer visibles todos los gastos que tendrás que afrontar y que quizá

no se tenía en mente: administrativos, laborales, tasas e impuestos, trabajos

externos, devolución de préstamo.

 Previsiones de tesorería: En una tienda online las operaciones en efectivo

son irrelevantes (quizá algún pago) pero sí es imprescindible llevar un buen

control de los cobros y pagos en la cuenta corriente para evitar descubiertos.

Es normal que al principio el flujo de caja o cash flow sea negativo (más

pagos que cobros), por eso, hay que empezar aportando un saldo suficiente
 hasta que la tienda empiece a dar sus frutos. La gestión de tesorería te

permite controlar todos los movimientos de la cuenta. Un buen complemento

para la conciliación bancaria (contrastar tus datos con el extracto que envía el

banco).

 Cuadros de inversión y deuda: inversiones, préstamos, inversiones en

marketing.

4. Seleccione conforme a su criterio un ejemplo de cada tipo de Sistema de

Información (TPS, KWS, MIS, ESS, OAS, DSS ó BI, GDSS, EDSS ó AI)

indicando en qué nivel de decisión se implementaría (N. Estratégico, N.

Admon., N. Conocim, N. Operativo).

BI: Business Intelligence:

TPS: Toda organización tiene sistemas de procesamiento de transacciones (TPS,

Transaction Processing Systems) manuales y automáticos, que procesan los datos

detallados necesarios para actualizar los registros que tienen relación con las

operaciones de negocios fundamentales de la organización. Estos sistemas

comprenden: Entradas de pedidos, control de inventarlos, nóminas, cuentas por

pagar, cuentas por cobrar y libro mayor general. Las entradas a estos sistemas

incluyen transacciones básicas de negocios, tales como: Pedidos de los clientes,

órdenes de compras, recepciones, tarjetas de registro de tiempo, facturas y cheques

de nóminas. Debe implementarse en el nivel administrativo.

KWS: Diseño asistido por computadora (CAD): Es donde los empleados utilizan un

Sistema de información que automatiza la creación y revisión de diseños utilizando

software sofisticado de gráficos. Da a los ingenieros, diseñadores y gerentes de

fabrica control preciso sobre el diseño industrial y manufactura. Sistemas de

Realidad Virtual: como ejemplo los diseñadores de fármacos, arquitectos,

ingenieros y médicos, utilizan Software y hardware interactivos de gráficos que

crean simulaciones generadas por computadora para proporcionar sensaciones que

imitan las actividades del mundo real. Debe implementarse en el nivel de

conocimiento.

MIS: Un ejemplo claro de los sistemas de información para la administración son los

MIS de ventas, los MIS de finanzas, los MIS de recursos humanos, los MIS de

control de inventarios, etc. Debe implementarse en el nivel administrativo.

ESS: algunos ejemplos de sistemas de ESS que podemos encontrar en el mercado

son: Commander EIS (de Comshare), Command Center (de Pilot), Executive

Decisions (de IBM) y Executive Edge (de Execucom). Debe implementarse en el

nivel administrativo.

OAS: Modelos OAS en la actualidad Google Docs y Hojas de cálculo de Google.

Zoho. Peepel. Debe implementarse en el nivel administrativo.

DSS: WebFOCUS. WebFOCUS es una plataforma de BI y análisis flexible, capaz

de entregar herramientas gobernadas y aplicaciones analíticas para todos los tipos

de usuarios. SAP BusinessObjects, QlikView, EIDOS, TIBCO Spotfire.QuickScore

Balanced Scorecard. Analytica. Debe implementarse en el nivel administrativo.

AI: Artificial Intelligence

GDSS: Cuadro de Mando Integral. Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Datawarehouse. Datamart. Datamining. Debe implementarse en el nivel

administrativo.
EDSS: Central de llamadas telefónicas, Sistemas de información de monitoreo

industrial. Debe implementarse en el nivel estratégico.

5. Si desea mejorar el conocimiento y la relación con sus clientes, indique qué

tipo de Sistema de Información implementaría y a qué tipo pertenece.

Sistema de Información de Marketing: es el ideal para mejorar el conocimiento y

la relacion con los clientes, pertenece al nivel estratégico y puede utilizarse el

sistema EDSS.

6. Se desea integrar toda la información disponible en la empresa en un

repositorio central estructurado con la finalidad de poder mantener

consistencia, histórico y utilizar eficazmente la información por distintos

departamentos. Además, se desea mantener cierta independencia de

información a nivel departamental. Indique qué tipo de arquitectura de

Sistemas de Información y qué elementos implementaría.

En este caso se debe implementar la arquitectura de datos, porque representa la

base de una estrategia diferenciadora, es un elemento fundamental para que los

sistemas de gestión de información y de organización empresarial tengan éxito. Los

elementos serían:.

 La configuración de la base de datos.

 La forma de almacenamiento de los datos.

 La arquitectura de metadatos.

 El modelo o modelos de integración de datos.

 Definir la estrategia corporativa de la gestión de información en torno a tres

puntos:
  Desarrollo de estándares aplicables a todas las perspectivas del modelo

de datos.

 Revisión de la calidad del modelo de datos.

 Administración de versiones y procesos de integración del modelo de

datos.

El desarrollo de esta arquitectura de datos, que precede siempre al desarrollo

del sistema, se dividirá en cuatro etapas:

 Requerimientos

 Diseño

 Documentacion

 Evaluación

7. En el proceso de Transformación Digital de su empresa, se le encarga la

tarea de seleccionar tres candidatos de fabricantes de tecnologías de

Business Intelligence que sean válidos tanto a nivel actual por su buena

ejecución pero también que sean fabricantes/tecnologías que tengan unas

expectativas para el largo plazo. Indique justificadamente qué tipo de

información o reporte utilizaría para buscar y seleccionar a estos candidatos.

ESS: Datos clasificados Externos o internos, facilita el acceso a datos corporativos y

departamentales organizados al tiempo que proporciona utilidades de análisis y

predictores de evaluación del rendimiento. Un ESS proporciona resultados

potenciales y datos estadísticos rápidos que se aplican a los procesos de toma de

decisiones.