Seis pasos para el Gobierno de Datos

¿Qué es y cómo se implementa un programa de Gobierno de Datos?

Jimmy Martínez 23-07-2012

El Gobierno de los datos o de la información es un tema de suma importancia en todas y

cada unas de las empresas en la actualidad. La correcta implementación de esta estrategia
beneficia a las organizaciones en la generación de valor a partir de los datos y coordina
y gestiona su sinergia con el área de negocio. Este artículo es una guía inicial para la
implementación del programa mediante la definción de seis sencillos pasos.

Introducción
En tiempos recientes, el Gobierno de Datos ha venido a tomar una importancia sin precedentes
dentro de las organizaciones de todos los tamaños e industrias, debido a que cada vez es más
evidente que los problemas en el manejo de la información afectan la toma de decisiones, pues
no existen procesos ni políticas que permitan garantizar la confiabilidad en los datos.

Pensemos en el escenario en el cual, en un proceso de negocio, la información es ingresada por

diversas personas en el punto de venta; una vez dentro de los sistemas estos datos pueden ser
esparcidos por diversos silos de información para poder hacer llegar los artículos comprados al
domicilio del cliente.

Si no existe un Gobierno definido ni una estructura de reponsabilidad de la información, estos

datos a menudo no son verificados, son redundantes, incompletos y están peligrosamente
desactualizados. En respuesta a esta problemática una práctica de Gobierno de Datos es
requerida para controlar esta información, pero ¿qué es el gobierno de los datos?

Una definición clara es que el Gobierno de Datos es una disciplina encargada de la orquestación
de gente, procesos y tecnología que permite habilitar a una compañía a apalancar la
información como un recurso de valor empresarial, y al mismo tiempo, es la encargada de
mantener a los usuarios, auditores y reguladores satisfechos, usando la mejora de la calidad de
los datos para retener clientes, constituyendo y guiando a nuevas oportunidades en el mercado.

Seis pasos para el gobierno de datos

• Establecer metas. Sentencias principales que guían la operación y desarrollo de la cadena

de suministro de información.

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• Definir métricas. Conjunto de medidas usadas para evaluar la efectividad del programa y los
procesos de gobierno asociados.
• Tomar decisiones. La estructura organizacional y el modelo de cambio ideológico para
analizar y crear políticas de decisión.
• Comunicar políticas. Herramientas, habilidades y técnicas usadas para comunicar
decisiones políticas a la organización.
• Medir resultados. Comparar resultados de las políticas con las metas, entradas, modelos de
decisión y comunicación para proveer constante retroalimentación sobre la efectividad de la
política.
• Auditar. Herramienta usada para comprobar todo.

El programa de Gobierno de Datos

Una vez que el valor de una iniciativa como esta es entendido, el primer requisito es establecer
un programa en el cual el personal sea asignado como responsable de “sus” datos del negocio,
para que asegure su validez y precisión. Estos participantes deben formar un consejo (de áreas
de negocio y tecnología) que se reúna con constancia para definir planes de acción y actividades
que tengan como objetivo la mejora de la información.

Paso 1. Establecer metas

Las metas deben ser específicas, medibles y apegadas al éxito del negocio o a los procesos e
iniciativas que guíen a ese mismo éxito. Las organizaciones deben establecer dos tipos de metas:
situacionales y sustentables.

Metas situacionales: son metas de política específica basadas en una deficiencia medible y
reportada como un indicador de desempeño clave (KPI por sus siglas en inglés): Lograr el 90% de
la calidad de los datos de la dirección de los clientes.

Metas sustentables: Son las metas que el programa espera lograr. Estas metas están
relacionadas directamente con el negocio: reducción de costos del 10%, incrementar ventas por el
25%, son sólo algunos ejemplos.

La creación de estas metas es sólo el comienzo de esta jornada. Los responsables de esta
iniciativa deben comunicar las metas y recordarles a todos por qué el programa de Gobierno de
Datos existe.

Paso 2. Definir métricas

Sin métricas cuidadosas, es muy difícil saber si el programa está lograndos sus metas. Una
métrica debe ser real y objetivamente medible, como el impacto en el negocio de la mejora en
la calidad de datos para un proceso en particular. Los KPI's son de interés común y relevantes.
Debemos asegurarnos en este paso que el indicador escogido es realmente clave y que
demostrará por qué y cómo se están alcanzando las metas.

Paso 3. Tomar decisiones

Cada decisión es una política. Para determinar por qué una política está o no funcionando, se
requieren métricas acerca del proceso de decisión mismo, que puedan ser analizadas para

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planear el movimiento siguiente. Quién participa en la decisión, cómo fueron usadas las métricas
para justificarla y cómo fue analizada la información, son todos importantes indicadores claves de
decisión (KDI por sus siglas en inglés), pues ayudan y aceleran la resolución de problemas y el
alcance de las metas.

Algunas decisiones requieren velocidad y autoridad. En esos casos se puede elegir una ruta de
escalamiento. Esto significa un modelo de tipo jerárquico, en el cual las decisiones son enviadas a
la cabeza o se requiere una consulta con otros grupos.

En un sistema de Gobierno de Datos inteligente, es importante ser cuidadoso acerca de los

modelos de implementación del programa y escoger el que mejor cubra las metas situacionales y
sustentables, KPI's y necesidades políticas.

Paso 4. Comunicar políticas

Independientemente del modelo a utilizar para definir las políticas, éstas deben ser comunicadas
de manera efectiva para lograr los resultados deseados. Anuncios verbales, correos electrónicos
y documentos escritos son ejemplos de comunicación de políticas, así como el uso o compra
de software, mediante métodos tales como cambios en el glosario de términos corporativos,
estructuras en bases de datos, encripción o transformación de datos.

Debemos recordar que, para lograr las metas colectivas, toda la gente que está en el proceso
gobernado necesita entender las políticas, así que es importante medir no sólo los KPI's y los
KDI's sino también la forma en la que las políticas son comunicadas.

Paso 5. Medir Resultados

Es necesario medir qué tan bien las políticas logran las metas sustentables y situacionales del
programa.

Cada KPI reportado se puede convertir en una base de hechos para una petición de cambio
de política. Cuando se reportan hechos acerca de los problemas en la cadena de suministro de
información, se crea una conciencia operacional para prevenir problemas.

Es posible igualmente usar monteos de procesos o datos para capturar la información operacional
crítica para poblar los KPI's. Este proceso debería ser tan automático como sea posible.

Un aspecto importante dentro de la definición de políticas es el hecho de que ninguna logrará el

100% de las metas establecidas, por que cada aspecto de la creación de la política y su proceso
de comunicación fue creado por seres humanos (y, como es bien sabido, no somos perfectos).
Consideremos en su lugar, un éxito incremental y que basa su desempeño y ajuste en un proceso
iterativo de creación e implementación de políticas.

Paso 6. Auditar
El proceso de Auditoría es el corazón de cada aspecto del programa de Gobierno de Datos. La
auditoría es el proceso clave y la técnica que subraya muchos de los pasos medibles anteriores.
Pero auditar periódicamente no es suficiente; además es importante realizar una investigación

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y definir por qué sucedieron las cosas y registrar esas razones. Con el tiempo, se tendrá un
registro preciso de los errores y omisiones, que ayudará a evitar errores pasados y tomar mejores
decisiones de gobernabilidad en el futuro.

Cada parte del proceso necesita ser auditado. Mediante la documentación de cada paso, se
puede mirar atrás para descubrir qué salió mal, aprender del error y mejorar el futuro.

Conclusiones
Son estos pasos los que inicialmente pueden ser útiles para comenzar con la jornada del
Gobierno de Datos dentro de las organizaciones. Las cuatro iniciativas más importantes que se
sugiere se apeguen al programa brevemente descrito en este artículo son: Administración de
Datos Maestros (Master Data Management), Administración del ciclo de vida del dato (Information
Lifecycle Management), Seguridad y Privacidad (Security and Privacy) y los proyectos Analíticos
de Negocio (Business Analytics).

Por último, es importante mencionar la existencia de un consejo compuesto por más de 50

empresas que han definido una serie de disciplinas que tienen como objetivo facilitar la correcta
implementación de un programa de Gobierno de Datos. Éstas disciplinas se encuentran
relacionadas entre ellas y se busca evaluar el nivel de madurez de cada una para conocer el
estado actual dentro de las organizaciones, definir los objetivos que se pretenden alcanzar y
estar en condiciones de crear una ruta para lograrlos mediante la implementación de un proceso
unificado de Gobierno de datos.

Figura 1. Disciplinas para un efectivo gobierno de datos.

Recursos
• Encuentre más información de IBM Information Governance Council

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• Documento que describe el Modelo de Madurez del Gobierno de Datos

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(www.ibm.com/legal/copytrade.shtml)
Marcas
(www.ibm.com/developerworks/ssa/ibm/trademarks/)

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