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HERRAMIENTAS DE

DIAGNOSTICO EN LA
INDUSTRIA

DOCENTE: ING. MARIZOLI SAMANÉ CUTIPA


Concepto de diagnóstico empresarial

Según su denominación, diagnóstico procede de la palabra Es una herramienta que tenemos para evaluar la realidad de la
griega “diagnosis” que traducida al castellano significa empresa, lo que está sucediendo en este momento, los
“conocimiento”. problemas que está teniendo, así como los aciertos.

Con esta herramienta podemos encontrar y darnos cuenta: ¿Por Consiste en el análisis de la situación anterior y actual,
qué vamos en dirección opuesta a nuestros objetivos y metas? mediante la aplicación de la investigación tecnológica u
¿Cuáles son los obstáculos que retrasan o impiden el operativa, para proyectar el pronostico que comprende
crecimiento? problemas, causas y soluciones.
¿Cuáles son los síntomas?

Tener muchos problemas y


no saber cómo
Los síntomas son las
solucionarlos, generan
manifestaciones visibles o Los síntomas son una guía
incertidumbre a todos los
evidentes de los problemas para presumir o sospechar
miembros de la
que presenta una cuales son los problemas e
organización. Es por ello
organización. Descontento, incluso cuáles son las
que los empresarios por lo
la empatía, la pereza de los causas de dichos problemas.
general, recurren a los
trabajadores
servicios de expertos en las
diferentes áreas.
Algunos de los síntomas en las empresas

- Falta de liquidez - Malas relaciones con los distribuidores


- Disminución de las ventas - Deterioro u obsolescencia de las instalaciones
- Aumento de los costos - Problemas de inventarios: excesivos o reducidos
- Reducción de la productividad - Robos de mercancías
- Incremento de los gastos de operación - Falta de motivación del personal y conflictos
- Alta rotación del personal interpersonales e interdepartamentales
- Renuncia de ejecutivos - Problemas de calidad en los productos
- Aumento de quejas de los clientes - Renuencia de las instituciones financieras de otorgar
- Pérdida de clientes importantes créditos a la empresa
- Aumento de cuentas por cobrar - Rumores negativos o de quiebra entre competidores
Incremento de las mermas y desperdicios - Errores en los procesos, de gestión, administración, de
Fallas continuas de los equipos distribución, logísticos, etc
Conflictos laborales constantes o - Marcado estrés y falta de tiempo de los jefes
incremento de las tensiones laborales - Incremento de los plazos de entrega a clientes
- Lentitud en los procesos de toma de decisiones
¿Qué hay que diagnosticar?

El diagnóstico empresarial determina la brecha existente entre la realidad de la empresa y la


situación futura deseada. Ello involucra lograr eficiencia operacional, crecimiento, innovación,
mejora continua o cualquier otro fin.

Existen variados diagnósticos que podemos realizar, enfocándonos a la gestión en diferentes áreas,
como ser los procesos de producción, los procesos de ventas, los canales de distribución, la
gestión financiera, los recursos humanos, etc.

Los diagnósticos empresariales se realizan mediante metodologías


específicas que acceden a los detalles particulares de cada empresa.
Necesidad de diagnosticar: origen
1. El proceso natural de crecimiento de la organización que hace difícil continuar con los mismos
esquemas organizativos anteriores, apropiados para una organización más pequeña, referida a
otro mercado, con otra competencia y responsabilidades.
2. El proceso natural de deterioro de la organización, es posible que la organización vea
envejecer a sus personas, equipos, edificios. Además su producto puede quedar obsoleto.
3. La empresa ha decidido encarar el problema de la productividad y calidad.
Los costos hayan alcanzado límites inaceptables o que la competencia haya llevado los precios
de los productos alternativos a niveles que hacen imposible continuar con la misma producción.
El diagnóstico debiera buscar vías de superación de los problemas que puede haber y reconocer
eventuales potencialidades de desarrollo utilizados en beneficio de la productividad.
Necesidad de diagnosticar: origen
4. La organización ha sido sometida a cambios de importancia (innovación, cambio
de viejas estructuras, demandas laborales, adecuación a nuevas tecnologías). Aquí el
diagnóstico sería una forma de conocer el impacto de estos cambios en los distintos
sectores o prevenir posibles transformaciones debidas de estos cambios.
5. El aumento de la complejidad del entorno de la organización ya sea político,
económico y social (por ejemplo, aumento de competencia o comercio internacional,
generalización de demandas laborales, etc.) demanda un cambio correspondiente en
la complejidad de la propia organización.
6. La organización requiere conocer su propia cultura para implementar esquemas
organizacionales de alta calidad y productividad que, al mismo tiempo, permitan que
la organización mantenga su identidad vigente.
Necesidad de diagnosticar: origen

7. La organización desea mejorar su clima, aumentar la motivación de sus


miembros, hacer más agradable el trabajo en ella. Para esto se hace
necesario conocer las aspiraciones y problemas que los trabajadores tienen,
buscar formas de superación de dificultades y generar un clima laboral más
grato.
8. La organización ha sido fusionada con otra o absorbida por otra que
desea implementar una gestión distinta a la tradicional.
Necesidad de diagnosticar: origen

El diagnóstico se refiere a ver la disponibilidad de recursos de la organización y


viabilidad de posibles cambios.
Es necesario examinar la situación, detectar verdaderas causas de problemas, evaluar
la importancia de cada una y encontrar o seleccionar soluciones adecuadas. En cada
caso, y según quien lo aplique, el método a usar será diferente. También variará la
profundidad del análisis, dependiente del objeto de análisis. Pero en todos los casos
se trata de realizar un análisis sistemático e integral de los problemas, sus causas y
posibles soluciones (Héctor Luchessa, Jaime Podestá, 1973 “Diagnóstico:
Evaluación sistemática de los problemas de la empresa” Ediciones Macchi, 1973).
Clases de diagnostico empresarial

- Diagnóstico Integral:
Se le aplica gran cantidad de variables empresariales para poder lograrlo. Un
ejemplo de diagnóstico integral, podría ser uno de Competitividad, el cual es
un estudio que da a conocer las oportunidades, fortalezas, debilidades y
amenazas de una empresa, considerando gran cantidad de variables aplicadas
a nuestra empresa y a la competencia.
El Diagnóstico Integral, permite visualizar las áreas de oportunidad de mejora
y definir así su estructura óptima de funcionamiento e interrelación con las
demás áreas.
Clases de diagnostico empresarial

-Diagnóstico Específico:
Se centran en procesos concretos, estudian estados financieros, procesos de
gestión, procesos productivos, de consumo, etc. Son aplicables a un área
específica de la empresa, como podría ser a la administración, los recursos
humanos, las operaciones, marketing y ventas, finanzas.
Etapas en el proceso de diagnosticar
2. Visión detallada: Aquí se recoge toda la
información detallada acerca del medio concreto
1. Evaluación: Establecer parámetros adecuados que queremos estudiar. En esta parte del proceso,
que nos permitan evaluar la situación centrándonos debemos ayudarnos con todo los medios para
en los puntos clave sobre lo que vayamos a realizar recolectar la información: tomando fotografías,
el diagnóstico. realizando entrevistas (personales y grupales),
realizando esquemas, gráficos, tablas a fin de
conocer de cerca y comprender la situación actual.

4. Conclusiones: Se analiza la información


recogida, se estudia y evalúan los motivos que
3. Cálculos: Se procesa la información impiden a la organización alcanzar los objetivos
recolectada en el punto anterior y se (los parámetros establecidos en el punto 1). Ahora
define el alcance en función de los conociendo al detalle los problemas, ya es posible
generar un plan de acción para corregir el
parámetros fijados.
comportamiento y hallar las soluciones a nuestros
dilemas
• Es necesario realizar un exhaustivo examen analítico de la situación actual de la
empresa con respecto al cumplimiento de su misión, objetivos y actividades, de la
valoración del estado de sus recursos, la cultura organizacional que posee y su
funcionamiento técnico - organizativo.
• Una de las practicas que afectan directamente para el inadecuado diagnostico
empresarial, es realizar entrevistas, cuestionarios, evaluaciones y mediciones, sin
haber definido previamente la situación futura deseada que sirva como patrón de
referencia de lo que queremos diagnosticar. Obviamente, diagnosticar sin conocer la
situación futura deseada no tiene sentido y por ello es necesario que la organización
empresarial tenga un Planeamiento Estratégico vigente.
• Es importante definir, ante cada problema diagnosticado, si es de carácter interno o
externo a la empresa y si es objetivo o subjetivo. Se debe elaborar un plan de acción con la
finalidad de ir resolviendo los problemas de carácter interno detectados en el diagnóstico
que sean posibles resolverlos por la empresa; es decir aquellos que su esencia radica en el
cumplimiento de lo que está establecido o aquellos que puedan ser resueltos sin tener que
efectuar modificaciones fundamentales.
• Las variables de tipo externo comprende la evolución del mercado, su demanda,
características de los clientes, actuación de la competencia, evolución tecnológica,
evolución de las políticas económicas y sociales así como la identificación de factores
socio-culturales. Las variables de tipo interno se refieren a la situación de la empresa en
cuanto a la utilización de recursos materiales, humanos y financieros, grado de
conocimientos técnicos, organización, métodos de control y sistema de gestión.
• Los problemas diagnosticados de carácter externo a la empresa, de ser posible, deberán
clasificarse según el nivel en el que se puedan resolver, es decir, al nivel de la organización
superior de dirección, o del sector.
Perspectivas de un diagnóstico empresarial

El diagnóstico empresarial se puede realizar bajo diferentes perspectivas.


1. Financiera: Comprende el departamento financiero contable y de gestión de la empresa,
evalúa sus números, (ingresos y egresos) y estudia cuál es su situación actual. Conoce sus
inversiones y fuentes de financiamiento a corto y largo plazo.
2. Consumidores: Desde esta perspectiva, se estudian todos los datos relacionados con el
comportamiento y relacionamiento con los clientes.
3. Proceso Interno: Desde aquí se evalúan los procesos de producción, determinando la
calidad y eficiencia de los mismos.
4. Persona y capacidades: Se realiza un informe comparativo de las capacidades necesarias
para alcanzar altos niveles de eficiencia y productividad, necesarios para cada puesto de
trabajo con el personal activo con que la empresa cuenta.
Factores de éxito

- La activa participación de la dirección de la empresa y los trabajadores


afectados directamente en sus funciones. Y de su poder de toma de decisiones
adecuadas.
- La selección del grupo que realizará el diagnóstico en conjunto con el
consultor externo.
- La preparación del grupo en el uso de técnicas existentes para diagnosticar y
sobre el conocimiento de los temas a diagnosticar.
- Que se logre involucrar a la mayor cantidad de trabajadores, en los temas
que se diagnostican, estableciendo relaciones interpersonales profundas con
ellos. Este es un factor clave de éxito, de ello dependerá en gran medida la
introducción correcta de los cambios a realizar.
Factores de éxito

- El desarrollo de discusiones colectivas que propicien mayor franqueza y


creatividad, para lograr encontrar la esencia de los problemas.
- La convicción, de que los resultados del diagnóstico permitirán una mejor
proyección de la empresa o de la organización superior de dirección. Se debe
trabajar para lograr el convencimiento de la necesidad de perfeccionamiento
y de cuál será su impacto en la organización.
- El diagnóstico deberá abarcar a toda la empresa, sin excluir ningún área y
analizar el funcionamiento de cada una de ellas.
Resultados del diagnóstico empresarial
• Información veraz y documentada que nos permitirá una eficaz toma de decisiones.
• Identificar los problemas y la raíz de los mismos.
• Vislumbrar posibles soluciones y establecerlas de manera clara, precisa y simplificada
• Que se logre involucrar a la mayor cantidad de trabajadores, en los temas que se
diagnostican, estableciendo relaciones interpersonales profundas con ellos. Este es un
factor clave de éxito, de ello dependerá en gran medida la introducción correcta de los
cambios a realizar.
• El desarrollo de discusiones colectivas que propicien mayor franqueza y creatividad, para
lograr encontrar la esencia de los problemas.
• La convicción, de que los resultados del diagnóstico permitirán una mejor proyección de la
empresa o de la organización superior de dirección. Se debe trabajar para lograr el
convencimiento de la necesidad de perfeccionamiento y de cuál será su impacto en la
organización.
• Obtener una estrategia de solución a corto y largo plazo.
Tipos de Herramientas de diagnostico
1.Técnicas de Observación, Diálogo y Dinámicas de Grupo:
• Observación directa.
• Entrevistas y Encuestas Comunitarias.
• Grupos de Trabajo.
• Lluvia de ideas.
• Reuniones con la comunidad.
2 . Matriz FODA.
3. Árbol de Problemas.
4. Visualizaciones.
Visualización

Se trata de la elaboración por parte de la comunidad, de materiales que permitan


VER de forma gráfica, una realidad.
• Matrices : esquemas que permiten la visualización de las prioridades.
• Mapas y maquetas de la zona.
• Diagramas : permiten establecer relaciones complejas entre diferentes aspectos,
estructuras, etc.
• Calendarios : permiten analizar actividades relacionadas con el tiempo
(cultivos, dedicación a tareas por género, etc
Técnica - Aplicación del diagrama de campo de fuerzas - Kurt
Lewin

El análisis de Campo de Fuerzas es una herramienta que permite identificar las


fuerzas positivas (“dinamizadoras//impulsoras” driving forces) y negativas
(“frenadoras//fuerzas restringentes” restraining forces) del cambio. Es utilizado
cuando se quieren encontrar los factores que apoyan o van en contra de la solución
de un asunto o problema para que lo positivo pueda reforzarse y/o lo negativo pueda
ser eliminado o reducido.
¿Cuál es el propósito?.
Identificar los obstáculos que se interponen en la búsqueda de un objetivo.
¿Cuándo es útil?.
Cuando se está atascado, cuando se buscan causas y soluciones posibles.
-
Técnica - Aplicación del diagrama de campo de fuerzas -
Kurt Lewin

¿Qué resultados se pueden esperar?.


Ampliar las perspectivas identificando emociones negativas (Fuerzas “Frenadoras”)
y hechos que enfatizan la necesidad de cambio (Fuerzas Dinamizadoras).
¿Cómo funciona?
Presenta los “elementos positivos” o fuerzas “dinamizadoras” y los “elementos
negativos” o fuerzas “frenadoras” de una situación para que sean comparados
fácilmente. Motiva a las personas a pensar juntas acerca de todos los aspectos
relacionados con hacer permanente el cambio deseado. Exhorta a las personas a
llegar a un acuerdo con respecto a la prioridad relativa de los factores que se
encuentran a cada lado de la “hoja de balance”. Promueve la reflexión honesta acerca
de las verdaderas raíces de un problema y acerca de su solución.
Ejemplo de aplicación

Una empresa está queriendo realizar una implementación de un software,


por lo que se ha decidido evaluar su aplicación mediante el diagrama de
fuerzas de Kurt Lewin.
OBJETIVO

ANALISIS
Diagrama del campo de fuerzas
Observar el estado deseado y el estado actual. Debemos ver cómo podríamos reducir las fuerzas
en contra para poder impulsar las fuerzas a favor y mejorar para lograr el objetivo, la meta. En
este caso: La implementación de un software que haría a la empresa más eficiente, más
productiva, con mejores perspectivas de mercado y por ende más exitosa.
Solución:
1. Con la formación del personal, se puede reducir el miedo a las tecnologías.
2. Demostrar al personal que el cambio es necesario para la supervivencia de la empresa.
3. Al aumentar la cantidad de los informes, se abren nuevas oportunidades para la contratación de
nuevos clientes y por ende, mejores ingresos para los empleados.
4. Se debe motivar el dialogo para eliminar situaciones de conflicto.
5. La implementación del nuevo sistema tecnológico (software) permite mejorar la producción, la
eficacia y la eficiencia de la gestión.
Esta es la explicación de este método para la solución de un conflicto con dos tipos de
fuerzas (a favor y en contra). Se deben utilizar las fuerzas a favor, para lograr reducir las
fuerzas en contra; para así lograr los objetivos planteados.
Variables e indicadores utilizados en el
diagnóstico
El Sistema empresarial se analiza en función del:
a) Entorno Empresarial.- Variables mas importantes:
- Económicas - Educativas
- Políticas - Culturales
- Sociales - Mercado, etc.
b) Análisis interno Empresarial.- Variables mas importantes:
- Producción/operatividad -Infraestructura
- Comercialización/ventas -Seguridad, etc.
- Recursos (Humanos, materiales, financieros, tecnológicos)
Metodología para la realización del
diagnóstico empresarial
¿Quién realizará el diagnóstico?
Debe quedar establecido quien o quienes realizarán el diagnóstico y a quienes se le
participará. ¿Se realizará por grupos? De acuerdo a los diferentes departamentos? Hay que
tomar en cuenta, que no todos los grupos tendrán la misma cultura empresarial. Los
diagnósticos grupales, con empleados de diferentes rangos, aportan visiones diferentes del
problema. En muchas ocasiones, esto puede ser de mucho valor para el diagnóstico en si
mismo.
- Dar a conocer la composición del modelo de diagnóstico y los objetivos
Reunir a todos los involucrados en el diagnóstico para comunicar como se llevará a cabo,
cuánto durará, que se observarán, sobre que se trabajará, cuáles son sus objetivos, que se
espera de los participantes, etc.
Metodología para la realización del diagnóstico
empresarial

- Especificar el período de tiempo para realizar el diagnóstico


Es necesario precisar el tiempo que nos llevará la realización del diagnóstico, plan de
acción, puesta en marcha de las medidas a tomar y luego la evaluación de resultados.
Es fundamental, períodos de tiempo no muy cortos ni muy prolongados que no nos
permitan reflexionar de forma eficaz, ni implementar a cabo las acciones en períodos
de tiempo muy prolongados.
- Conclusiones
Una vez finalizado el diagnóstico, es necesario realizar una reunión con todo el equipo
involucrado para dar a conocer sus resultados.
Analizar los posibles problemas de interpretación, las dificultades encontradas, los
puntos fuertes y finalmente los aspectos a mejorar, quienes nos ayudaran a definir los
planes de acción. Es necesario llegar a un consenso de los aspectos positivos como de
los negativos.
Metodología para la realización del
diagnóstico empresarial
- Determinar los planes de acciones
Es necesario definir las acciones que haremos, para corregir las desviaciones hacia
los objetivos planteados por la organización. Para determinarlos, podemos aplicar los
siguientes pasos:
• Priorización de las áreas de mejora
Delimitar las áreas de mejora en función de los objetivos de la empresa. Es
recomendable utilizar criterios claros, medibles. Por ejemplo: nivel de inversión,
tiempo de implementación de la mejora, impacto sobre la satisfacción del cliente,
impacto en la mejora del puesto de trabajo o del servicio.
Priorización de las áreas de mejora
• Intervención en cada proceso o áreas de mejora escogidos

Una vez priorizada las áreas de intervención, debemos planificar los plazos de ejecución, los
responsables y las responsabilidades sobre las acciones a realizar. Podemos utilizar una
matriz de ejecución para lograrlo, como la que se muestra a continuación.
- Asignar responsabilidades y responsables
Definir responsables y asignar las responsabilidades a quienes llevaran a cabo los planes de
acción.
- Puesta en marcha
Determinar a partir de cuándo se pondrá en marcha, comunicar a los involucrados y manos a la
obra.
Utilicemos un calendario de acciones y tareas, contemplando tres variables:
1. Las acciones a llevar a cabo para realizar la mejora prevista.
2. Las tareas, que son necesarias realizar para poder lograr que la acción se lleve a cabo.
3. El tiempo previsto para las ejecuciones de las acciones y tareas
- Elaboración de una planilla de resultados
Evaluación de los resultados obtenidos respecto de los esperados
- Nuevas medidas o acciones a seguir
Es momento de supervisar los niveles de avance. Podemos fijar reuniones quincenales o
mensuales a fin de controlar y evaluar si estamos en camino correcto para cumplir con el
calendario previsto. Si esto no está sucediendo, debemos aplicar acciones correctivas que
nos vuelvan a encauzar.
Contenido del informe de diagnóstico

1. Responde al siguiente esquema


2. Introducción: Comprende aspectos generales que motivaron el trabajo
3. Presentación de hechos: Se desarrolla la metodología técnica empleada
4. Caracterización de la problemática: Producto final del diagnostico
5. Conclusiones: Aspectos relevantes de carácter restrictivo de la gestión
empresarial.
6. Recomendaciones: Alternativas viables de solución señalando el tiempo para su
ejecución.
7. Firma del planificador y Fecha del informe.

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