Fecha de Emisión

FMWT 09/Jul/2010
Clave No.
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Compras Indirectas

“Hacer nuestro trabajo bien la primera vez, y siempre.”

1. PROPÓSITO
1.1 El objetivo de este procedimiento es proveer un procedimiento en la colocación y asignar responsabilidades
para la compra de materiales, servicios indirectos y consumibles nacionales e internacionales. Describe las
acciones para asegurar que los materiales o servicios adquiridos cumplan los requisitos de compra
especificados así como el cumplimiento de los procedimientos, políticas y niveles de autorización
establecidos.
2. ALCANCE
2.1 Este procedimiento aplica al Departamento de Compras Indirectas y a todos los departamentos de
Fluidmaster Water Technology (FMWT) que requieran materiales, servicios indirectos y consumibles.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Es responsabilidad del Contralor de la Planta asegurar que los requerimientos a este procedimiento sean
cumplidos.
3.2 Es responsabilidad del Supervisor de Compras MRO seguir los lineamientos descritos en este procedimiento
y que se cumplan de acuerdo a lo establecido.
3.3 Es responsabilidad del todo el personal de FMWT que requiera un material y/o servicio seguir los lineamientos
establecidos en este procedimiento.
3.4 Es responsabilidad de los Gerentes de Departamento asegurarse que dichas compras estén apegadas al
presupuesto de su departamento y de acuerdo al rubro de la compra de material, servicio y/o consumible.
3.5 Es responsabilidad del Contralor de la Planta asegurarse de la correcta asignación de cuentas y que estén
de acuerdo al presupuesto departamental y evaluar la adecuada presentación de los gastos o capital en los
Estados Financieros de la empresa.
3.6 Es responsabilidad del requisitor justificar la necesidad del bien requisitado para que este sea aprobado por
los respectivos Gerentes.
3.7 Es responsabilidad del encargado de Cuentas por Pagar archivar las altas de los proveedores en su oficina
durante 1 año.
NOTA: Bajo ningún caso se podrá iniciar compra de materiales, servicios indirectos y consumibles nacionales
e internacionales sin orden de compra emitida por el sistema JD Edwards bajo las políticas y
procedimientos aquí establecidos

4. DEFINICIONES
4.1 Compras Indirectas: Son aquellas compras de materiales, servicios y consumibles requeridos para la
operación de FMWT tales como material de oficina, reparaciones, equipos informáticos, piezas de recambio,
servicios de mantenimiento, servicios de impresión, etc. (En este tipo de compras se excluyen aquellos
materiales que son considerados como materia prima)
4.2 Rubro: Es el título que agrupa a un conjunto de cuentas
4.3 Servicio: Labor o trabajo desempeñado por alguna organización destinado a satisfacer necesidades de
FMWT.
4.4 Consumible: Conjunto de materiales que se consumen con el uso (Papel de oficina, cintas, ligas, cartuchos
para impresoras, etc.)

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4.5 Requisición de Compra: Es el documento formal para solicitar al Departamento de Compras la adquisición
de cualquier producto o material.
4.6 Orden de Compra: Es una solicitud escrita por parte de FMWT a un proveedor, por determinados artículos a
un precio convenido.
4.7 CEA: Capital Equipment Acquisition
4.8 JD Edwards: Sistema ERP utilizado en FMWT
4.9 ROP: Reorder Point (Punto de Reorden)
4.10 ROQ: Reorder Quantity (Cantidad de Reorden)
4.11 OR: Requisicion de Compra
4.12 OS: Orden de Compra generada a partir de una requisicion OR
4.13 OP: Orden de Compra generada a partir de un ROP y ROQ
4.14 Listado de Materiales Criticos: Es el documento donde se enlistan los materiales indirectos que se utilizan
directamente en la elaboración del producto final.
4.15 Términos y Condiciones: Son elementos que regulan la relación entre Fluidmaster y los Proveedores (Para
las ordenes generadas por Fluidmaster Water Technology, S. de R.L. de C.V. solo aplicaran los siguientes
términos 1-7, 9-10, 14, 16-17, 21-22 y 26).
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Compras de Materiales requeridos por Usuario (OR-OS)
5.1.1 La requisición de compra nace a través de los distintos departamentos de Fluidmaster Water Technology
(FMWT) creando la requisición en el sistema JD Edwards.
5.1.1 El usuario procede a elaborar una requisición de compra (OR) en el sistema JD Edwards llenando los
datos de cantidad y descripción lo más detallada, clara y completa (nombre, número de parte, tipo, clase,
grado, estilo, dibujos, especificaciones especiales, cuenta de gastos). Ver IO-FIN-01.
5.1.2 El departamento de compras validará diariamente en el sistema JD Edwards el listado de OR’s que han
sido creadas para su cotización.
5.1.3 El Comprador procede a cotizar las OR’s seleccionando a los proveedores que se encuentran dados de
alta en sistema JD Edwards, se selecciona la mejor opción considerando precio, tiempo de entrega,
calidad del producto y se convierte la OR en una OS, luego esta sigue la jerarquía de autorización de
acuerdo a las políticas establecidas.
5.1.4 El comprador deberá cotizar y convertir las OR’s urgentes en OS’s en un lapso no mayor de 5 días
hábiles, una vez que la OS es autorizada el comprador deberá colocar el pedido con el proveedor en un
lapso no mayor de 2 días hábiles. (Se consideraran urgentes únicamente las requisiciones que
provoquen paro de planta).
5.1.5 Las OS’s que hayan sido generadas por el departamento de Compras y no sean liberadas para su compra
después de 60 días naturales serán eliminadas del sistema ya que se dará por sentado que no se justifico
su necesidad ante la Gerencia.
5.1.6 En caso de requerirse retroalimentación por parte del usuario hacia el departamento de Compras, ésta
se realizará de manera telefónica.

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5.2 Compras de Materiales requeridos para Tool Crib (OP)

5.2.1 El proceso de compra para materiales de Tool Crib inicia con el reporte de Reorder Point, este indica los
materiales que se encuentran bajo su nivel de ROP y necesitan ser reabastecidos.
5.2.2 Una vez se tienen identificados los materiales el Comprador procede a cotizarlos seleccionando los
proveedores que se encuentran dados de alta en sistema JD Edwards, se selecciona la mejor opción
considerando precio, tiempo de entrega, calidad del producto y se coloca la OP, luego esta sigue la
jerarquía de autorización de acuerdo a las políticas establecidas.
5.2.3 Cuando un usuario requiera dar de alta un material en Tool Crib tiene que llenar el formato de “Altas,
Bajas y Cambios de Material Indirecto” (F2-FMWT-FIN-P-8.4-03). En cual debe de llenar los datos de
cantidad ROP y ROQ, descripción lo más detallada, clara y completa (nombre, número de parte, tipo,
clase, grado, estilo, dibujos, especificaciones especiales, cuenta de gastos), precio y proveedor.
5.2.4 Todos los formatos deberán ser autorizados por el Gerente de Área y el Contralor antes de ser
entregados al tool crib.
5.2.5 Una vez llevado a cabo el proceso de asignación de número de parte en el sistema JD Edwards el
departamento de Compras procede a realizar la compra del material de acuerdo al punto 5.2 de este
procedimiento.

5.3 Órdenes de Compra para adquisiciones de Capital-CEA

5.3.1 Por política Corporativa cuando se requiera adquirir un bien que tenga vida útil de mayor a un año y/o
cuyo valor sea superior a $ 2,000 dólares se considera una inversión de capital y no un gasto.
5.3.2 Cuando la compra reúna lo anterior se tiene que llenar un formato de adquisición de capital 2 ACCT-
F018 (CEA-Capital Equipment Authorization).
5.3.3 El usuario solicitará al de Departamento de Compras Indirectas las necesidades de cotizar el bien o
servicio considerado como capital.
5.3.4 Toda inversión de capital requerirá 3 cotizaciones las cuales se anexarán al 2 ACCT-F018 (CEA-Capital
Equipment Authorization) previamente llenado por el usuario donde describa la necesidad de la inversión
y agregue datos para el análisis financiero el cual deberá ser preparado por Contraloría.
5.3.5 Una vez que esté lleno se enviará al corporativo para firmas. El encargado de monitorear la autorización
de un CEA es el departamento finanzas.
5.3.6 En cuanto el CEA sea autorizado será enviado al usuario para que proceda a crear la OR del bien o
servicio en el sistema JD Edwards y el departamento de compras Indirectas proceda a la creación de la
OS la cual deberá contener el soporte del CEA debidamente autorizado.
5.4 Selección del Proveedor
5.4.1 El Comprador procede a cotizar las requisiciones seleccionando a los proveedores que se encuentran
dados de alta en el sistema JD Edwards, se selecciona la mejor opción considerando precio, tiempo de
entrega, calidad del producto.
5.4.2 En caso de que lo requerido por el usuario no pueda ser cotizado con ningún proveedor de la lista
autorizada o estos no cumplan con los requerimientos de calidad, tiempo de entrega o precio requeridos,
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el comprador podrá cotizar con cualquier proveedor fuera de la lista; posteriormente se le enviará al
proveedor seleccionado el formato de Alta de Proveedores (F3-FMWT-FIN-P-8.4-03) y una vez recibida
su información por el Departamento de Compras se procesará con el Gerente del Area que requiere el
bien y el Contralor para la evaluación del alta en el sistema JD Edwards.
5.4.3 En los casos de proveedores con refacciones originales de ciertas marcas de equipos o, servicios
especializados de proveedores específicos, no se requiere más de una cotización. Se mantendrá un
Listado de Distribuidores autorizados (F1-FMWT-FIN-P-8.4-03) para estas marcas originales con el fin
de justificar los casos de cotizaciones únicas.
5.4.4 Cuando el monto de la requisición de compra sea:
De $1 a $10,000 pesos se requiere una cotización.
De $10,001 a $ 20,000 pesos se requieren dos cotizaciones.
De $ 20,000 pesos en adelante se requieren 3 tres cotizaciones.
5.4.5 En caso de que la OR haya sido marcada como urgente no se requerirá más de una cotización, siempre
y cuando este autorizada por el Gerente de Área, y justificada ante la Contraloría y Gerencia de Planta
evaluando los costos que conlleven como los son fletes, impuestos de importación y otros gastos
incurridos. En este caso es responsabilidad del usuario darle seguimiento a las autorizaciones y
justificarlas ante los departamentos referidos anteriormente.
5.5 Autorización de Compras OS
5.5.1 Las autorizaciones de las OS se canalizan vía electrónica a través del sistema JD Edwards primero con
el Gerente de Área y después con el Contralor de Planta.
5.5.2 Cuando el monto de la compra exceda de $ 5,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos deberá ser
autorizada también por el Gerente de Planta.
5.5.3 Cuando el monto de la compra exceda de $ 10,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos además deberá
ser autorizada por el Director de Operaciones
5.5.4 Cuando el monto de la compra exceda de $ 50,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos además deberá
ser autorizada por el Presidente de la Compañía.
5.6 Autorización de Compras OP
5.6.1 Las autorizaciones de las OP se canalizan vía electrónica a través del sistema JD Edwards directamente
con el Contralor de Planta.
5.6.2 Cuando el monto de la compra exceda de $ 5,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos deberá ser
autorizada también por el Gerente de Planta.
5.6.3 Cuando el monto de la compra exceda de $ 10,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos además deberá
ser autorizada por el Director de Operaciones.
5.6.4 Cuando el monto de la compra exceda de $ 50,000.00 Dlls. o su equivalente en pesos además deberá
ser autorizada por el Presidente de la Compañía.
5.7 Reevaluación de Proveedores.
5.7.1 Los proveedores se reevalúan una vez al año llenando el Formato de Evaluación a Proveedores (F4-FMWT-
FIN-P-8.4-03), en caso de que la calificación final del proveedor sea No confiable deberá buscarse un nuevo
proveedor para la adquisición del producto que suministre el proveedor en cuestión.

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6 REGISTROS
Código de Procedimiento/ Instr. Nombre del Responsable Archivo Acceso Emisión Almacenamiento Retención Disposición Protección
Registro de Trabajo Registro
Sistema JD
Compras Indirectas Supervisor de Carpeta de Electrónico /
JD Edwards Orden de Compra Por folio Edwards/ Archivo 1 año Destruir NA
(FMWT-FIN-P-8.4-03) Compras MRO Documentos Físico
Muerto
Listado de Responsable
Compras Indirectas Carpeta de Oficina Cuentas Hasta que
JD Edwards Proveedores Cuentas por Por fecha Electrónico N/A NA
(FMWT-FIN-P-8.4-03) Documentos por Pagar otro lo supla
Aprobados Pagar
Listado de
F1-FMWT-FIN- Compras Indirectas Supervisor de Hasta que
distribuidores N/A Solo Lectura Electrónico Red Fluidmaster N/A NA
P-8.4-03 (FMWT-FIN-P-8.4-03) Compras MRO otro lo supla
autorizados
Altas, Bajas y Oficina de
F2-FMWT-FIN- Compras Indirectas Carpeta de
Cambios de Requisitor Por folio Físico Supervisor de 1 año Destruir NA
P-8.4-03 (FMWT-FIN-P-8.4-03) Documentos
Material Indirecto Compras
Responsable
F3-FMWT-FIN- Compras Indirectas Alta de Carpeta de Oficina Cuentas
Cuentas por Por fecha Físico 1 año Destruir NA
P-8.4-03 (FMWT-FIN-P-8.4-03) Proveedores Documentos por Pagar
Pagar

Capital Expenditure Adquisición de

Carpeta de Oficina Cuentas
2 ACCT-F018 Authorization capital Contralor Por fecha Físico 1 año Destruir NA
Documentos por Pagar
(2 ACCT-018) (CEA Form)

Formato de Oficina de
F4-FMWT-FIN- Compras Indirectas Supervisor de Carpeta de
Evaluación a Por fecha Físico Supervisor de 1 año Destruir NA
P-8.4-03 (FMWT-FIN-P-8.4-03) Compras MRO Documentos
Proveedores Compras

7. REFERENCIAS
ISO 9001:2015 Sección (8.4)
FMWT-MAT-P-8.4-01 Compras Directas
2 ACCT-018 Capital Expenditure Authorization
IO-FIN-01 Generación de OR

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8. REVISIONES
Rev. Fecha Inciso/Subinciso Requerido por Descripción del Cambio
No.
00 09/Jul/10 n/a Materiales Emisión inicial del Documento
01 01/Oct/10 Todos Materiales Se reestructura procedimiento para una mejor práctica
02 13/Oct/11 3.6, 5.2.1.4, 5.2.1.6, Materiales, Se especifica que es responsabilidad de los usuarios procesar las autorizaciones de las requisiciones ante los
5.2.1.7, 5.2.2.2 Contraloría y Gerencia gerentes.
de Planta Se elimina la autorización del Gerente de Materiales en el formato de alta de proveedor (F5-FMWT-MAT-P-7.4-02)
y se agrega la del Gerente del Área que requisita el bien o servicio.
Se corrige el número de inciso, anteriormente estaba como 5.2.1.7, se especifica que las requisiciones urgentes se
liberaran en 5 días y solo se consideraran urgentes aquellas que impacten directamente la operación de la planta.
Se agrega punto 5.2.1.7
Se modifica la redacción para especificar que los formatos de alta de materiales (F4-FMWT-MAT-P-7.4-02) deberán
ser autorizados por el Contralor en lugar del Gerente de Materiales.
03 23/Ago/12 3.1, 3.2, 6, 8 y 9 Finanzas Cambio de departamento, actualización en el nombre del puesto y en el registro, la actualización del
responsable.
04 22/Ago/13 Todos Finanzas Se reestructura procedimiento para una mejor practica
05 11/Dic/13 No. De documento, 3.7, Finanzas Se cambia el no. de documento (de FMWT-MAT-P-7.4-02 a FMWT-FIN-P-7.4-03) direccionado al departamento
5.1.6, 5.2.1, 5.2.4, 5.4.2, de Finanzas.
5.4.3, 5.4.4, 6 Se agrega en la sección de responsabilidades al Encargado de Cuentas por Pagar.
Se agrega el punto 5.1.6.
Se modifica el 5.2.1 para especificar que los productos críticos de la Organización son los que están dados de alta
en TC.
En el punto 5.4.2 se modifica el número del formato Alta de Proveedores (de F5-FMWT-MAT-P-7.4-02 a F3-FMWT-
FIN-P-7.4-03).
En el punto 5.4.3 se modifica el número del formato Listado de Distribuidores autorizados (de F3-FMWT-MAT-P-
7.4-02 a F1-FMWT-FIN-P-7.4-03).
Se modifica la redacción del punto 5.2.4 y se modifica el número del formato de Altas, Bajas y Cambios de Material
Indirecto (de F4-FMWT-MAT-P-7.4-02 a F2-FMWT-FIN-P-7.4-03).
Se modifica el punto 5.4.4 para cambiar los montos requeridos para cotizar.
06 11/30/16 4.14, 5.2, 5.7, 6 Finanzas Se agrega la descripción del Listado de Materiales Criticos, se elimina el párrafo del inciso 5.2.1 por lo tanto
todos los demás se recorren, se agrega el punto 5.7referente a la reevaluacion de proveedores y se agrega en los
registros el formato de Evaluacoin de Proveedores.
07 09-Oct-2017 Todo Calidad Transición ISO 9001:2015, uso de Instrucción de Operación para la generación de OR
08 05-Jun-2020 4.15 Finanzas Se modifica Definición de Términos y Condiciones.

9. APROBACION DE DOCUMENTOS NUEVOS Y CAMBIOS

Aprobado por: Revisado por: Documentado por:

Contralor de la Planta Coordinador de Sist. de Calidad Supervisor de Compras MRO

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10. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
10.1 Diagrama de Flujo: Compras de Materiales Requeridos por Usuario OR-OS
# Requisitor Comprador Gerente de Area Contralor

1 Crea la OR

2 Cotiza el producto y elige la

mejor opción

3 Genera la OS

4
Si
Autori
za
compr
No a

Si
5 FIN Autori
za
compr
No
a

6 Envia la OS al Proveedor

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\
10.2 Diagrama de Flujo: Compras de Materiales Requeridos por Tool Crib OP
# Requisitor Comprador Gerente de Area Contralor

1 Solicita Alta
de Material

2 Corre el reporte de ROP

3 Cotiza el producto y elige la

mejor opción

4 Genera la OP

Si
5 Autori
za
compr
Noa

6 Si
Autori
FIN za
No compr
a

Envia la OP al Proveedor

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