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ESG HONDURAS, S.A.
Sistema de Procedimientos de Operación

Página Número: 1 de 12 Número de Procedimiento: MT16-901

Número de Revisión: 16.0 MT15-131
Fecha de Revisión (día/mes/año): 27/Enero/12
Fecha de Vigencia (día/mes/año): 27/Enero/12

TITULO: Procedimiento de conteos Cíclicos y mantenimiento al stock status

TEMA: Procedimiento de conteos cíclicos y mantenimiento al stock status
1.0 PROPOSITO
Establecer sistema de verificación de inventarios que permita el mantenimiento óptimo y
confiable de los inventarios que refleja el sistema de materiales para generar las demandas
semanales correctas a los proveedores.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la materia prima activa ABC cuenta 9001-9009 que
está en el sistema de materiales y que se requiere mediante el sistema Vendor Shipment
Authorization (VSA), todo el material inactivo con cuenta 9010-9012 solo se realiza conteo
en inventario fisico.
3.0 UTILIZACION
En Planta 213.
4.0 REFERENCIA
Este procedimiento esta basado en el elemento 7.5.5.1 “Storage and Inventory” del
TS-16949 Manual.
5.0 RESPONSABILIDAD
5.1 Analista de Materiales:
 Generar Programas de Conteos cíclicos.
 Coordinar la elaboración de los conteos cíclicos.
 Análisis de diferencias encontradas; explicar ajuste y conseguir firmas de
autorización.
5.2 Analista de Costos (FINANZAS):
 Capturar ajustes en el sistema.

6.0 DEFINICIONES
Conteo Cíclico: Inventario periódico de un determinado número de parte.
Discrepancia: Diferencia entre el inventario físico del componente y cantidad on hand del
stock tstus.
Stock Status: Status de inventario de un número de parte en particular que muestra el sistema
electrónico de materiales.

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7.0 PROCEDIMIENTO

7.1 Analista de Inventarios prepara programa de conteos cíclicos con ciclos máximos de 8
semanas por Programa.
7.2 En cumplimiento con el LEAP el proceso de conteo cíclicos se cuenta el 100% de los
números de parte A, B y C. este tiene un ciclo de 8 semanas por lo que se repite 4 veces
por año para lo que son componentes, en cambio los cables, terminales y sellos se hara un
programa de cíclicos mensual. De esta forma se cumple el requerimiento minimo del
LEAP de contar (A Tres veces al año, B dos veces al año y C una vez al año).
7.3 Analista de Inventarios asigna programación de conteos cíclicos a contador ciclico
definido en el formato Anexo 1.
7.4 Los contadores cíclicos utilizan tablas de conversión para los siguientes materiales: tapes,
tube y cables. Estas tablas se actualizan 2 veces por año.
7.5 Antes de iniciar conteos cíclico se asegura que la noche anterior se haya scaneado el 100%
del producto terminado producido.
7.6 El analista de inventario baja el reporte de Part Location a la hora que se esta
programando los conteos del dia.
7.7 Luego los números programados se copia en una macro desarrollada en Access y esta hala
la información del reporte Part Location realizado en la actividad anterior (Anexo 7).
7.8 Se imprime el reporte producido por esta macro en la que aparencen los números de parte
a contar con sus localidades sin la cantidad inventariada en el MFG-pro (Anexo 8).
7.9 Se imprime el reporte producido por esta macro en la que aparencen los números de parte
a contar con sus localidades con la cantidad inventariada en el MFG-pro para que el
analista haga la comparación al final del conteo de lo Fisico vrs Sistema (Anexo 9).
7.10 El contador captura en formato de conteo cíclico las cantidades encontradas en las
areas que comprenden WIP que es todo material fuera del almacen y todas las
localizaciones dentro del almacen y llena el cuadro resumen del conteo.
7.11 Diferencias mayores a 4 días de producción para cables, terminales y grommets y 3
dias en componentes, se mandan a recontar y se registra el reconteo en el programa de
conteos.
7.12 Analista de Inventarios revisa resultados y determina que componentes requieren un
nuevo reconteo y cuales no.
7.13 Una vez realizado el reconteo a los números de parte seleccionados, si persiste la
discrepancia original se procede a elaborar ajuste al stock status.
7.14 Analista de Inventarios llena formato en Excel de ajuste (Anexo 2), con formato
adjunto debidamente foliado (Anexo 3) y determina el costo del mismo, sí el costo es
mayor a $1000.00, require una explicación del ajuste, causa raíz, acción correctiva,
responsable y fecha de implementación.

7.15 Los ajustes deben ser pasados como se indica a continuación:

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7.15.1 AJUSTES POR CONTEOS CICLICOS: cuando son discrepancias positivas

en el formato de ajuste (Anexo 2) en la columna de localización de ajuste se
especifica como AJUSTPOS para que la persona que lo capture lo ingrese en
esta localización y el analista luego lo mueva de AJUSTPOS a WIP, cuando
son discrepancias negativas el analista mueve el material de WIP a
AJUSTNEG para que la persona que captura el ajuste lo rebaje de
estalocalización. Estos ajustes afectan la cuenta 5509 de finanzas

7.15.2 AJUSTES POR SCRAP: los ajustes por scrap se especifican en el formato de
ajuste (Anexo 10), el analista ingresa esta misma información en la pantalla
29.10.22.1 creando un Scrap Pack List (ver Anexo 4) el cual se le es
notificado a Finanzas para que lo rebaje directamente en la pantalla
22.10.22.13. Los ajustes de scrap afectan la cuenta 5505 (Scrap variante).
7.15.3 AJUSTES POR SUSTITUCION: para los ajustes de sustitución se utiliza el
formato (ver Anexo 5) en el cual se especifica el o los numeros de partes
obsoletos o inactivos a los cuales se les rebajara material para agregarlo a los
números activos para los cuales se este utilizando, los números de parte a los
cuales se rebajara inventario se les pasara el inventario de la localización
donde esta escaneada a la localización XSUSTRAW para que la persona que
captura los ajustes lo rebaje de Xsustraw e ingrese el numero activo en esta
localización y el analista luego lo mueva a la localización original del material
pero ya con el numero activo. Los ajustes de esta localizacionzación afectan la
cuenta 5517 (material usage variante)
7.15.4 AJUSTES DE TRANSFERENCIAS DE MATERIAL A OTRAS PLANTAS:
los ajustes de material que se transfieren a otras plantas son ingresados por el
encargado del area de recibo de embarques a la localizacionzación
especificada en el Anexo 6 dependiendo la planta a la cual se esta enviando el
material y luego finanzas lo rebaja para poder crear el cobro a la planta
correspondiente.

7.16 Una vez obtenida la explicación del mismo y determinado el tipo de ajuste a realizar,
el formato pasa a firmas de autorización de Gerente de Materiales, Gerente de Planta, y
Contralor.
7.17 Obtenidas las autorizaciones correspondientes, se entrega la documentación al
departamento de Finanzas; que es el encargado de procesar el ajuste en el sistema. Siendo
el departamento de Finanzas el único autorizado para capturarlo.
7.18 El día hábil posterior al ajuste, se imprime el audit trail por parte de finanzas y se
verifica que hayan entrado correctamente al sistema.
7.19 La documentación de soporte que se adjunta para el procesamiento de los ajustes de
conteos cíclicos se retiene por un periodo de 2 años por el departamento de Finazas.

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8.0 ANEXOS
ANEXO 1:

FORMATO DE CONTEOS CICLICOS

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ANEXO 2:

FORMATO DE EXCEL PARA DETALLE DE MATERIAL A AJUSTAR

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ANEXO 3:

FORMATO FOLIADO DE AJUSTES AL STOCK STATUS

AUTOMOTIVE PRODUCTS DIVISION

INVENTORY ADJUSTMENT APPROVAL

ACCOUNT No. CONTROL NUMBER_____________________________________

QUANTITY ADJUSTMENT
COLOR
CODE

SYSTEM
PREFIX BODY SUFFIX PHYSICAL QTY REASON FOR ADJUSTMENT
QTY INCREASE + DECREASE -

Submitted by:______________________________ Date:_______________

Input by:__________________________________
Audited by:________________________________
ADJUSTMENT CODES
A.- ADJUSTMENTS NOT ATHORWISE CLASSIFIED
B.- BILL OF MATERIAL ERROR
C.- STOCK COUNTING ADJUSTMENTS
E.- EXPENSE ITEMS ON STOCK STATUS
F.- CUT SHEET ERROR
Date:_______________
Date:_______________ ______________________________ __________________________________ __________________________________________________
Plant Manager Material Manager Accounting Manager
S.- MATERIAL SUBSTITUTIONS
G.- EXCESS SCRAP LOSS V.- RECEIPTS FROM OTHER THAN NORMAL VENDORS
J.- CIS COUNT ADJUSTMENT W.- WIRE ADJUSTMENTS (DIE AND STRIPES)
K.- EXCESS & OBSOLETE MATERIAL T.- MATERIAL NOT RECEIVED WAREHOUSE / PLANT
N.- VENDOR MISCOUNTS

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ANEXO 4:

PANTALLA PARA CREAR EL SCRAP PACK LIST

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ANEXO 5:

FORMATO DE AJUSTE DE SUSTITUCION

ANEXO 6:

LOCALIZACIONES DE AJUSTE PARA ENVIO DE MATERIAL A OTRAS PLANTAS

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Anexo 7

Programa de Access para imprimir conteo.

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Anexo 8

Formato de Conteo Ciclico (contador)

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Anexo 9

Formato de Conteo Ciclico (analista)

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Anexo 10

Formato de Ajuste de SCRAP

9.0 HISTORIAL DE REVISIONES:

Fecha de
Descripción de Revisión Originado por Aprobado por
Revisión

Ricardo Reyes
- Se modifico procedimiento para mostrar Irving Rosales
07-Julio-2010 Gerente de Materiales
práctica Actual. Analista de Inventarios
Naco Plant

Ricardo Reyes
-Se modifico procedimiento para mostrar Marvin Portillo
13-Julio-2011 Gerente de Materiales
práctica Acutal Analista de Inventarios
Naco Plant

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-Se modifico procedimiento para

actualizar la frecuencia de los programas Ricardo Reyes
Irving Rosales
27-Enero-2012 de cíclicos en la que cable, terminales y Gerente de Materiales
Analista de Inventarios
sellos se contaran mensualmente y los Naco Plant
demás componentestes cada 2 meses

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