Plan de Mejoramiento Final

Nivel técnico Pasantía

Pasante:
Trino Alfonso Fonseca Solano

Empresa:
Ideass Group S.A.S

Docente de Practicas
Profesor: Álvaro Poveda Forero

Técnico Profesional En Soporte De Sistemas En Informática

Facultad de Ingeniería

Corporación Unificada Nacional

2022
1. Ficha técnica de la empresa donde realiza la práctica

N° De Identificación Nombres y apellidos del estudiante

CC. 9.433.109 Trino Alfonso Fonseca Solano
Docente
Álvaro Poveda Forero
Empresa Área de realización de la práctica
Ideass Group S.A.S Sistemas
Descripción de la problemática a mejorar
la empresa cuenta con un precario sistema de ingreso y egreso de equipos de cómputo
los cuales son usados en el área fuera de la oficina para realizar trabajo de campo, así
mismo para efectuar un correcto mantenimiento de los mismo, de igual manera mejorar
el sistema de inventario a través del uso de planillas de entrega y devolución de
herramientas tecnológicas.
Objetivo General
Crear un formato en Excel el cuál permita la consolidación y manejo de los equipos de
cómputo dados a los colaboradores que realizan sus labores fuera de la oficina.

Objetivos Específicos
● Dar una solución para el adecuado manejo del inventario de los equipos de computo
● Crear formatos de entrega de equipos para poder llevar una trazabilidad.
● Mejorar la cantidad de mantenimientos preventivos a los equipos
● poder llevar un control de los equipos en bodega y en campo.

Justificación
El presente plan de mejora nace de la necesidad de que Ideass Group S.A.S pueda
desenvolverse en la toma de decisiones y lo haga de una manera más eficiente, ya que no
se lleva un control de los equipos prestados ni en bodega tampoco de sus
mantenimientos ni reparaciones.
Alcance
El presente plan de mejora permitirá realizar una mejor organización y un mejor control
de los computadores e impresoras de Ideass Group S.A.S. También se fortalece el
tiempo de servicio de cada equipo, así como la compra de equipos nuevos

Metodología
● Seguridad en el trabajo.
● Evaluar la tecnología de la empresa.
● Utilización de paquete office.
● Actualizarse de manera constante.
● Mejorar la red de la empresa
● Revisar el estado de equipos de cómputo, impresoras y la red de la empresa
2. Diagnóstico Inicial:

No existe un inventario de los computadores de la empresa, tampoco se lleva a cabo un registro

de equipos como impresoras, escáneres, proyectores video beam, no se lleva un monitoreo a la

red ni a la seguridad, no se tiene un servidor para documentos y/o formatos.

Descripción de la problemática:

Por lo general, estos problemas surgen por deficiencias o malas prácticas a la hora de adquirir

nuevos equipos o en su mantenimiento, así como en el cuidado y custodia de los equipos que

reposan en la empresa.

Elaborar matriz DOFA- CRUZADA:

OPORTUNIDADES AMENAZAS
● Trabajo En Equipo
● Mejorar El Área De
Trabajo
Matriz DOFA CRUZADO ● Mejorar la ● no se cuenta con un
EMPRESA “Ideass Group usabilidad de los detallado inventario de
S.A.S” recursos equipos.
tecnológicos de la ● No se lleva el control de
empresa los mantenimientos.
● mejorar la red local ● posibilidad de pérdida de
de la empresa equipos y periféricos.
FO (FORTALEZAS - FA (FORTALEZAS -
FORTALEZAS OPORTUNIDADES) AMENAZAS)
● Mejorar el uso de
los recursos
tecnológicos
● El Trabajo en
● Ahorro de Tiempo y Equipo Permite
Costo Ahorrar Tiempo y
● Tener un Gran Costo ● La Calidad de los
Portafolio de ● Tener un Gran Productos de la Empresa
Servicios Portafolio de hace que Sobresalga
● Habilidades Servicios Para Sobre las Demás.
Tecnológicas Mejorar las ● Mantener un Equilibrio
● Calidad en los Finanzas de la en Ventas y una Buena
Productos Ofrecidos Empresa Calidad en los Productos
DEBILIDADES DO (DEBILIDADES - DA (DEBILIDADES -
 OPORTUNIDADES) AMENAZAS)
● La Buena
Administración los
recursos
tecnológicos
Permite un Buen
● Mal uso de la Funcionamiento
Tecnología ● El trabajo en
● No se lleva un control equipo fortalece
de los las relaciones ● Capacitar al personal en
mantenimientos de interpersonales y la el cuidado de los recursos
los equipos responsabilidad tecnológicos de la
● no se lleva una con las empresa.
correcta obligaciones
configuración de la laborales ● Mantenerse actualizado
red local ● La Digitalización en cuanto a bug
● la configuración de de la Empresa es generados por
correos se hace de Fundamental para actualización de software,
forma externa Mejorar la Buena virus y antivirus.
Administración de ● -Llevar un inventario
la Empresa correctamente

3. Propuesta Plan de Mejora a la problemática identificada:

Aprovechar las tecnologías de la información ya que estas han impactado significativamente en

esta área tan importante de las empresas, ya que las TIC operan como un motor de cambio que

permite a los usuarios dar respuestas a las nuevas necesidades de esta información.

Actualmente las TIC han representado un papel muy importante dentro de las empresas, y esto

es gracias a los avances que se han tenido, a la implementación de nuevos sistemas.

Por todo lo anterior mencionado mi propuesta es mejorar la organización y manejo del

inventario de equipos de cómputo, así como un uso efectivo y eficiente de la red local, la

descarga o carga de documentos usados por los colaboradores de la empresa y hacer

mantenimientos periódicos a los equipos de la oficina.

4. Justificación:

La función de control posee una especial importancia en la vida de una organización ya que le

permite determinar el desvío entre lo planeado y lo realizado y como consecuencia corregir las

acciones para el logro de los objetivos fijados.

5. Objetivo General:

Diseñar un formato, aplicable a la solicitud de equipos y/o dispositivos para uso del personal, el

cuál permita la consolidación y control de los mismos, dados a los colaboradores que realizan

sus labores fuera de la oficina.

6. Objetivos específicos:

● Dar una solución para el adecuado manejo del inventario de los equipos de computo

● Crear formatos de entrega de equipos para poder llevar una trazabilidad.

● Mejorar la cantidad de mantenimientos preventivos a los equipos

● poder llevar un control de los equipos en bodega y en campo.

7. Metodología: (elaborar una propuesta de mejora dando respuesta a los interrogantes.)

¿Qué se hará?
tener un control del inventario de los equipos de cómputo,
mantenimientos a los mismo y control en la entrega y
designación de estos, además un buen uso de la red y su
configuración.

¿Para qué?
Para llevar un correcto control del inventario de los
dispositivos de cómputo de Ideas Group, así el control de
préstamos y mantenimientos a los mismos
Planeación
¿Cómo?
Factores que se mediante planillas, uso de Excel y la suite ofimática,
requieren configuraciones de red.
modificar, para
lograr la mejora. ¿Dónde?
en la empresa ideas Group SAS, y la oficina de sistemas.
 ¿Quién lo hará (responsables)?
Trino Alfonso Fonseca Solano; practicante Técnico
profesional en soporte de sistemas e informática.

¿Qué medios utilizará para la comunicación del plan?

● Correo electrónico.
● WhatsApp.
● Reunión con el personal para explicar la metodología y
responsabilidades de cumplir con el cuidado de los equipos

Describa las actividades puntuales para el desarrollo de la

propuesta del plan de mejora

● Optimización de los procesos.

Hacer-Ejecución ● Mayor eficacia en los resultados.
● La Digitalización de la Empresa.
● Trabajo en equipo.
● Seguridad en el trabajo.
● Actualizarse de manera constante.

¿Cómo propone hacer el seguimiento del plan?

El seguimiento voy a hacerlo con el análisis y recopilación de la

Seguimiento información, a medida que avanza el plan de mejora. El
objetivo es mejorar la efectividad y la eficacia, así como la
organización. El seguimiento se basa en metas previamente
establecidas y actividades planeadas para las distintas fases del
plan de mejoramiento.

¿Cómo propone hacer la evaluación del plan?

Verificando que el proceso de implementación del plan de

mejora se desarrolle conforme a lo diseñado y en medir u
obtener información con regularidad de la eficacia y el
impacto de las acciones a medida que transcurre el plan de
mejora.

Elabore un indicador para medir la viabilidad de este plan

Control- de mejora
Evaluación Cuáles herramientas de control adicionales puede aplicar
para garantizar la viabilidad del plan de mejora.
● Grado mínimo: no existen propuestas de mejora, o bien
carecen de fundamento, es (1).

● Grado bajo: Todo depende de las decisiones de la gerente

donde, ella no está asesorada de una forma correcta, es (2).
 ● Grado medio bajo: el equipo directivo puede aportar
propuestas de mejora, son concretas, es (3).

● Grado medio alto: el equipo directivo aporta valoraciones

muy pertinentes, son concretas y están fundamentadas en
informaciones fidedignas y datos objetivos, es (4).

● Grado alto: además de lo anterior, el equipo directivo lidera

y estimula la recogida de ideas y sugerencias para hacer
propuestas de mejora más atinadas, es (5).

           
TABLA DE EQUIVALENCIA PARA HACER VALORACIONES EN CADA
  ACTIVIDAD  
  ACTIVIDADES PUNTUACIÓN DE (1 HASTA 5)  
     Optimización de los procesos 5  
           Mayor eficacia en los resultados 5  
           La Digitalización de la Empresa 5  
          Trabajo en equipo 5  
  Seguridad en el trabajo 5  
           

8. Referencias bibliográficas

Rodríguez, N. (2021, 21 junio). Cómo elaborar un plan de mejora en 7 pasos.

Recuperado 14 de octubre de 2022, de https://blog.hubspot.es/sales/plan-de-mejora

Avalado por:

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Leidy Mayerly Burgos Maldonado
Gerente de Ideass Group S.A.S