Tipos de manuales

Los 2 principales tipos de manuales en las organización son

- Manuales de organización

- Manuales de procedimiento.

A continuación se verán a detalle cada uno de ellos.

Manual de organización:

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven

para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y
funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de
organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para
la mejor ejecución del trabajo. El manual de organización es un documento oficial
que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada
elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad
asignada a cada miembro del organismo.

El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo,

que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo
por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

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Objetivo
El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la
información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.

La utilidad de los manuales de organización radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos
permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas

Elementos que integran el manual de organización:

a) Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el

contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales
que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se
usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones.

b) Objetivo del manual. En este apartado se deberá expresar el propósito

que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

c) Antecedentes históricos. Se darán a conocer las principales

transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad
administrativa correspondiente, en orden cronológico indicando las
disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado
la estructura organizacional de la misma.

d) Marco jurídico. En esta parte del manual se mencionan las disposiciones

jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la
organización, que establecen su creación y sus atribuciones, así como
aquellas que regulan su funcionamiento.

e) Atribuciones. Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son

medios para alcanzar fines. En el caso de los órganos administrativos, las
atribuciones están representadas por las competencias que marca la Ley.
Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación, determinan su ámbito de
competencia

f) Misión y visión. La Misión es la razón de ser de la institución, la cual

explica su existencia. Es una declaración de alto nivel que describe su
propósito fundamental. La Visión representa el escenario altamente
deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de
largo plazo.

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 g) Estructura orgánica. Deberán identificarse y mostrarse los niveles
jerárquicos y la relación que guardan entre si

h) Organigrama. Se deberá representar gráficamente la relación ordenada

de las áreas que lo componen

i) Objetivo y funciones. El objetivo constituye el propósito que se pretende

cumplir, y que especifica con claridad el qué y para que se proyecta y se
debe realizar una determinada acción. Constituyen el conjunto de
actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las
atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de
acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate

j) Glosario de términos. Es un listado alfabético de definiciones de aquellas

palabras o términos utilizados en el documento y que pueden prestarse a
confusión en virtud de que no siempre tienen la misma acepción o no son
ampliamente conocidos.

Manual de procedimientos:

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan

el que hacer institucional, están considerados como elementos fundamentales
para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo,
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o
secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la
forma de realizar una función o un aspecto de ella. El Manual de Procedimientos
es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos
precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas
actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,
señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de
realizarse

Análisis y diseño de procedimientos

A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción
clara y sistemática de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad
administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se
aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de
acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas
establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para
desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos.

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Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria
son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.

Elementos que integran el manual

A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un
manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se
persiguen con su elaboración:
a) Índice: En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada,
los apartados principales
b) que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de
estos documentos, es
c) importante seguir el orden que se describe a continuación:
d) Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el
panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines
y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye
información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones
y actualizaciones, así como la autorización del titular de la Dependencia.
e) Objetivo(s) del Manual: El objetivo deberá contener una explicación del
propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos
f) Desarrollo de los procedimientos: Constituye la parte central o sustancial
del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
a. Propósito del procedimiento
b. Alcance.
c. Referencia.
d. Responsabilidades.
e. Definiciones.
f. Método de trabajo.
i. Políticas y Lineamientos.
ii. Descripción de Actividades.
iii. Diagrama de Flujo.
iv. Formatos e Instructivos.
v. Anexos.

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Bibliografía
Secretaría de Relaciones Exteriores. (2013) Guía técnica para la elaboración de
manuales de procedimientos. Recuperado en junio de 2015 de:
http://sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_elab_manu_o
rg.pdf

Secretaría de Relaciones Exteriores. (2013).Guía técnica para la elaboración de

manuales de organización. Recuperado en junio de 2015 de:
http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf