Funciones

1. QUÉ SON LAS FUNCIONES

D esde el punto de vista de Excel, podemos decir que una

función es una fórmula que ya está escrita y que se puede
utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.

A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan
para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores
que utiliza la función se llaman argumentos.

Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no

tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que
podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar
sobre todo en operaciones largas o complicadas.

Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que

funcionen y produzcan resultados.

Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido

de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están
dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).

Esta es la forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes

así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la
función.

La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel, y

sirve para sumar los números que le demos como argumentos.

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 1

 Funciones

En los argumentos de una función puedes poner valores concretos

o referencias a celdas o conjuntos de celdas. Por ejemplo:
=SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7)

Cuando A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las

escribas una siguientes cosas:
función o una
fórmula que  Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan
tenga los argumentos de la función. Tienes que escribir los
paréntesis,
paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.
observa cómo
Excel resalta
los paréntesis  No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los
durante un números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los
momento, al resultados, tendrás que poner en la celda el formato de
cerrarlos. De número adecuado.
esta forma
puedes  Los argumentos de una función pueden ser números,
comprobar
referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes,
que
emparejas fórmulas, matrices o valores de error.
correctamente
todos los  El argumento de una función puede ser incluso otra función.
paréntesis, En este caso, esta segunda función se llama función
para que no anidada.
te dé error la
fórmula.  Si no quieres indicar un argumento en una función, escribe
un punto y coma como marcador de lugar.

Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que

comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la
función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.

2. SUMA AUTOMÁTICA

L a función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de

cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el
tamaño de las fórmulas y simplificarlas.

Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón

Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la
barra de estado, como vamos a ver ahora.

Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal

utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo,
la suma de un rango de datos u otros valores.

Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado

unas determinadas funciones.

2
 Funciones

Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo,

en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas
seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número
de celdas no vacías.

Aparte de esta
información, puedes
mostrar los resultados
de otras funciones
básicas relativas a las
celdas seleccionadas.
Para esto, utiliza el
menú contextual de la
barra de estado (es
decir, el que aparece al
pulsar con el botón
derecho del ratón).

Desde este menú

puedes activar o
desactivar la infor-
mación que quieres
que aparezca o no
Ten en cuenta aparezca en la barra de
que tiene estado.
sentido aplicar
estas
funciones En principio están
sobre valores activadas las opciones
numéricos. Promedio, Recuento y
Para valores
no numéricos
Suma, que son los
solo tiene datos que aparecen por
sentido la defecto en la barra de
función estado.
Recuento,
porque cuenta
el número de Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y
celdas Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de
seleccionadas celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que
que tienen
alguna cosa.
hay en la selección.

Para que aparezca toda esta información en la barra de estado,

tienes que seleccionar más de una celda con valores.

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3

 Funciones

En el grupo de comandos Modificar de la pestaña Inicio de la

Cinta de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear
fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se utiliza este
botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a
añadir.

Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que
esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón
Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA
y resaltará el rango de celdas que se sumarán.

Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda.

Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que
quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el
rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes
de aceptarla.

Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el

rango de celdas a sumar. En este caso, los resultados aparecerán
automáticamente en las primeras celdas libres.

Al realizar la Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes
autosuma de que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los
esta forma, valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los
también se
calcula el total
resultados.
general (en la
celda G8).
Aunque es lo
mismo sumar
las filas que
las columnas,
Excel lo
calcula
sumando las
columnas.

Por ejemplo, en la imagen que te muestro, si pulsáramos el botón

Suma , los totales aparecerían en las celdas B8:G8 y G5:G8.

4
 Funciones

Si pulsas las teclas + + , también se introducirá una

autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es
equivalente a pulsar el botón Suma .

El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes

elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la
flecha que hay a su derecha.

Seleccionando la función que quieras, se

incluirá rápidamente esta función en el rango
correspondiente, de la misma manera que has
visto con la SUMA.

Eligiendo la opción Más funciones,

accederás al cuadro de diálogo Insertar función,
que veremos a continuación.

Otra forma de aplicar algunas de estas funciones es mediante el

botón Análisis rápido , que aparece al seleccionar varias celdas.

Si al Mediante el botón Análisis rápido , podemos aplicar varias

seleccionar funciones, formatos, gráficos, etc, al contenido de las celdas
varias celdas
no aparece el
seleccionadas.
botón Análisis
Al seleccionar la opción TOTALES, se muestran varias funciones
rápido ,
sitúe la flecha
para obtener la suma, promedio, recuento, etc.
del ratón
encima de las
celdas
seleccionadas.

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5

 Funciones

Para obtener la suma de los valores de varias celdas, el valor

obtenido se situará dependiendo de que opción pulsemos:

 Pulsa para mostrar la suma de los valores de las columnas

seleccionadas en la celda inferior a la selección.

 Pulsa para mostrar la suma de los valores de las filas

seleccionadas en las celdas situadas a la derecha de la selección.

3. INSERTAR UNA FUNCIÓN

E xcel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al

introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función
sea correcta.

Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla

directamente en una celda.

Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los

argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se
tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir correctamente
todos los elementos de la función para que no cause ningún error.

Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es

pedir información a Excel.

Mediante el botón Insertar función , que está en la barra de

fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el que puedes
seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que estás
creando.

Cuando quieras incluir una función en una fórmula, una de las

mejores y más fáciles maneras de hacerlo es a través de este cuadro de
diálogo.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea

más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras.

Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro,

en la parte inferior puedes ver una pequeña descripción de esta función
seleccionada.

6
 Funciones

Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función,

solo tienes que seleccionarla en esta lista.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea

más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas
una categoría, solo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.

Una vez ya has seleccionado la función que vas a introducir, hay

que introducir sus argumentos.

Excel proporciona esta ventana para ayudarte a introducirlos. Por

ejemplo, ahora puedes ver que esta función tiene dos argumentos,
Número y Potencia.

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 7

 Funciones

La función POTENCIA eleva un número a una determinada

potencia. ¿Qué significa esto? Elevar un número a una potencia
significa multiplicar este número por sí mismo las veces que se
indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos:
 4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16
 2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8

Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes

calcular potencias más complejas, como:
 4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384
 2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...
 4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...

También puedes utilizar el operador ^ para indicar una

potencia. Por ejemplo:
 POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

Por ejemplo,
Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la
podrías poner función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los
una fórmula argumentos e incluso que estos argumentos son de tipo numérico.
que fuera
=4+POTEN
Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor
CIA(6;4). En
este caso, al
de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor o
introducir la Resultado de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.
función
POTENCIA, el Una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el
resultado de
la fórmula y el
resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no
de la función tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos
no sería igual. introduciendo.

En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que

indiques en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función,
se colocan los argumentos que has indicado de la forma adecuada...

Recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así,

Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así
Si introduces en la celda.
el signo = y
seleccionas
una función De hecho, cuando introduces
en esta lista, el signo = al principio de una
es lo mismo celda, Excel te muestra en el
que si pulsas
el botón de
cuadro de nombres una lista de
Insertar funciones que puedes utilizar
función de (pulsa en la flecha del cuadro de
la barra de nombres para desplegar esta
fórmulas. lista).

8
 Funciones

4. INSERTAR REFERENCIAS

A veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si

Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.

Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que

el recorrerlas todas para buscar la función a aplicar puede ser agotador.
En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una
función o un conjunto de funciones adecuadas.

Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que

describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la
parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay
Aunque, a
alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el
veces, el botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de
resultado de funciones que se ajustan a lo que has introducido.
la búsqueda
no siempre
acierta con lo
que estás
buscando,
esta forma de
buscar
funciones
puede
ahorrarte
mucho tiempo
e incluso te
permite saber
si realmente
Excel tiene o
no una
función que te
pueda servir
para lo que
quieres hacer.

Normalmente, los argumentos de una función están situados en

celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las
celdas que vas a utilizar como argumentos de la función. Como podrás
comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o
arrastrar sobre ellas.

Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la

referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el
botón Minimizar diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de diálogo
disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9

 Funciones

El cuadro de diálogo de funciones se ha reducido al mínimo. Ahora

puedes trabajar tranquilamente en la hoja de cálculo, indicando en qué
celda o celdas está el argumento de la función.

Para indicar una celda, solo tendríamos que hacer clic en ella,
mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar
En las
funciones
entre las celdas del rango.
puede haber
argumentos Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como
opcionales, argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo , que en este caso
que no son
necesarios
sirve para maximizarlo y dejarlo como estaba antes.
para calcular
la función. Los Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede
argumentos aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que no
que no son
es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón
opcionales, es
decir, que son del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a
obligatorios las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que
para la pueda tener la función.
función,
aparecen en
negrita en Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede
este cuadro de introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los
diálogo, argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la
mientras
celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta
que los
argumentos forma, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que cree
opcionales no. que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes
cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.

5. FUNCIONES ANIDADAS

Al utilizar
U na función anidada es una función que se utiliza como
argumento de otra función.
funciones
anidadas, Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las
puedes llegar funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y
hasta 64
después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el
niveles de
anidamiento. resultado de las funciones interiores.
Es decir, en el
ejemplo que Por ejemplo, si tenemos la función RCUAD(POTENCIA(10;2)),
estamos primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de
viendo, los
argumentos POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el
de la función resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
POTENCIA RCUAD(100), cuyo resultado es 10.
podrían ser
otras
funciones, y
así hasta 64
niveles.

10
 Funciones

La función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que

devolver un resultado que sea el adecuado para el argumento de la
función que la contiene.

Por ejemplo, en el caso RCUAD(POTENCIA(10;2)), si la

función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la
función RCUAD daría un error al intentar calcularse.

La función RCUAD calcula la raíz cuadrada de un número. Esta

función solo tiene un argumento, que es el número del que
quieres calcular su raíz cuadrada.

 Raíz cuadrada de 16 es =RCUAD(16) y da 4, porque 4*4=16

 Raíz cuadrada de 25 es =RCUAD(25) y da 5, porque 5*5=25

 Raíz cuadrada de 13,6 es =RCUAD(13,6) y da 3,6878...

El número que le pasamos como argumento a la función

RCUAD debe ser positivo; si el argumento es un número
negativo, la función dará un error.

Otro ejemplo podría ser el siguiente:

En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos:

dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer
argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR
tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y
devuelve el valor 6.

La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el

número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si
redondeamos el número 1,234 con una cifra decimal, el
resultado será 1,2.

 REDONDEAR(1,234;1) da como resultado 1,2

 REDONDEAR(7,3262;0) da como resultado 7
 REDONDEAR(7,3262;1) da como resultado 7,3
 REDONDEAR(7,3262;3) da como resultado 7,326
 REDONDEAR(4,282;1) da como resultado 4,3

Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11

 Funciones

La función PROMEDIO obtiene la media entre los números que

indiquemos. Para ello suma el valor de los datos numéricos y al
resultado lo divide por el número de datos sumados. Por
ejemplo, si redondeamos los números 142, 83, 153 y 78 el
resultado será 114.

De la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en

una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que
hayas definido.
El botón
Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la
pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar
funciones.
hace
lo mismo que
el botón
Insertar
función de
la barra de
fórmulas.
Además,
desde aquí
también
puedes
acceder a las Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones
sumas pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas
automáticas directamente desde ahí: funciones financieras, funciones de texto,
. matemáticas y trigonométricas, etc.

12