Edición de hojas

1. PEGADO ESPECIAL

V amos a ver más utilidades y opciones sobre la edición de

hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en tu trabajo.

Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los

botones de Cortar , Copiar y Pegar de la pestaña Inicio
de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o
pulsa y arrastra con el ratón.

Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias

opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de
pegado más complejos.

Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha

del botón y selecciona la opción Pegado especial.

En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción

podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar
en la nueva posición.

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Entre las distintas opciones de pegado están:

 Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición.

Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios,
etc.

 Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están

escritas en la barra de fórmulas.

 Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas.

 Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o

celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque
parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.

El resto de opciones de pegado son:

 Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las

celdas.

 Validación: se copian las reglas de validación de entrada de

datos.

 Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de

la celda en el formato del tema de documento tienen los
datos copiados.

 Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,

pero no los bordes de las celdas copiadas.

 Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna

al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.

 Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y

todas las opciones de formato de números de las celdas que
has copiado.

 Formatos de números y valores: pega los valores y todas

las opciones de formato de números de las celdas que has
copiado.

Este comando permite separar las partes de los datos copiados a la

hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay
una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para
combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que
vas a pegar.

Se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar

ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación.

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La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la

tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas
copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado.
El Pegado
especial solo
estará Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas
disponible por columnas, activa la casilla de verificación Transponer.
cuando hayas
utilizado el
comando
Copiar, no Desde los distintos botones del botón puedes elegir opciones
cuando hayas
utilizado específicas que se utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los
Cortar. valores de las celdas , los formatos de las celdas o las fórmulas
.

Las celdas en las que pegues datos no

cambian su anchura, sino que se mantienen
con la que tenían antes de pegar. Si quieres
que al pegar también se copie el ancho de la
celda origen a la celda destino, puedes
seleccionar la opción Mantener ancho de
columnas de origen .
La opción

Imagen
La opción Pegar vínculo (o el
permite pegar botón equivalente Pegar vínculos del
los datos
cuadro de diálogo Pegado especial) pega
copiados
como una los datos y establece un vínculo con el
imagen origen de los datos. O sea, que si los datos
estática, del origen (de las celdas copiadas) cambian,
mientras que
en el caso de
los datos pegados también cambiarán.
Imagen

vinculada
Desde el icono de Opciones de pegado también tienes
se trata de acceso a estas opciones específicas de pegado, que puedes seleccionar
una imagen tras realizar la operación de pegado.
especial
vinculada a
los datos de Con la opción Copiar como imagen del menú botón Copiar
origen, por lo
que, si puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen, para luego
cambias estos pegar dicha imagen donde quieras.
datos,
también
cambiará la Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato ,
imagen. que permite copiar el formato de una celda a otra u otras de una forma
rápida y sencilla.

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2. ORGANIZAR CON PANELES

S i has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en

algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo.
Para hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro
paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de

nuevas ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde
el botón de la pestaña Vista de la Cinta de
opciones.

Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a

cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que
sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y
tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un

panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma
hoja de cálculo.

Para indicar la posición donde situar la división de paneles, nos

situaremos en una celda que esté en la columna y línea de celdas donde
dividir la hoja en cuatro paneles.
La división en
paneles o Después, pulsa el botón del grupo de comandos Ventana
secciones en la pestaña Vista de la Cinta de opciones y se crean dos barras de
de una división, una horizontal y otra vertical, que dividen a la hoja en cuatro
hoja, puede paneles.
utilizarse para
recorrer las
celdas de
datos de una
hoja dejando
fijas las celdas
de títulos, o
para copiar y
pegar datos
en una hoja
con un gran
tamaño.

Cada panel o sección tiene su propia barra de desplazamiento

horizontal y vertical con las que puedes desplazarte dentro de un panel,
mientras que el otro panel permanece en la misma posición. De esta
forma, podrás mostrar distintas partes de la hoja en cada panel.

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Para quitar una división, haz doble clic en cualquier punto de la

barra de división que divide los paneles.

También puedes arrastrar la barra de división que separan los

paneles para desplazarla y situarla donde quieras.

Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que

tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al
desplazarte por la hoja de cálculo.

En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una

fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:

 Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la

fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división.

 De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la

columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta
división.

 Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles,

selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto
donde quieres que aparezca la división.

Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a

Con el la opción Inmovilizar paneles desde el botón para
comando de dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas
Inmovilizar
paneles correspondientes.
siempre se fija
la sección
superior o la
izquierda,
dependiendo
de si has
seleccionado
una fila o una
columna. Si
tienes
seleccionada
una celda, se
inmoviliza la
sección
superior
izquierda a
dicha celda. Las otras opciones del menú de este botón crean paneles
bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

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Por ejemplo, en la imagen que se muestra a continuación hemos

inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos
seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar
paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al
desplazarnos hacia abajo por la lista, lo que nos puede ayudar a la hora
de trabajar con los datos.

Observa cómo hemos movido los datos, mientras que los títulos
han permanecido fijos en la parte superior.

Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a

Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas
inmovilizadas.

3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

O tra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar

determinadas filas o columnas.

Si te colocas
Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras
en una celda, estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes
podrás ocultar volver a mostrar las filas o columnas ocultas.
la fila o
columna en la
que se
Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos
encuentra, ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias
mientras que, filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.
si seleccionas
varias celdas,
podrás ocultar
A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo
todas las filas de comandos Celdas de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones) y
o columnas despliega el submenú Ocultar y mostrar.
que abarque
dicha
selección.
Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las
columnas seleccionadas.

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 Edición de hojas

También puedes
utilizar este submenú para
volver a mostrar las filas o
columnas ocultas.

Si hacemos una
selección que incluya
algunas celdas ocultas y
copiamos o cortamos, Excel
también copiará o cortará
las celdas ocultas.

Si quieres que no se
incluyan determinadas
celdas al copiar o cortar, es
posible que sea necesario
mostrar las celdas ocultas
para poder indicar
claramente las celdas
adecuadas.

Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de

mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para
esto, sigue los siguientes pasos:

Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que

quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga celdas
ocultas.

En el menú del botón (en la pestaña Inicio de la Cinta

de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona
la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo
que aparece).

En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la

opción Sólo celdas visibles y acepta.

De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles

que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A
continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y
pegarlas en otro sitio.

Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es

establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto,
también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la
misma.

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Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero

realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una
por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por
Otra forma de la derecha de las columnas ocultas.
ocultar una
fila o una A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar
columna es a columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón .
través del
menú
contextual que Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de
aparece al columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de
pulsar con el diálogo.
botón derecho
del ratón
sobre el título La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u
de fila o de hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la
columna,
parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas,
eligiendo la
opción utiliza la opción Mostrar hoja.
Ocultar.

4. COMPARAR LIBROS

S upongamos que has pasado un libro de Excel a otra persona, ha

realizado cambios en él y te lo ha devuelto. ¿Cómo puedes
saber las diferencias que hay entre tu libro y el que te han devuelto?

Excel tiene el comando , que te permite ver de una

forma rápida las diferencias que puede haber entre dos libros de Excel.
Si tienes más
de dos libros
Con este comando te podrás desplazar por los dos libros a la vez y
abiertos, al buscar las diferencias entre ellos.
pulsar el
botón Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que
para activar
queremos comparar.
esta opción,
tendrás que Para comparar libros se utilizan los botones ,
elegir el libro y , que se
con el que
compararás el encuentran en el grupo de comandos Ventana de la pestaña Vista de la
libro actual. Cinta de opciones.

Para iniciar esta comparación, pulsa el botón .

Entonces verás las ventanas de los dos libros a la vez.

Si está activo el botón , te podrás

desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se
moverá el otro.

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De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a

la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.

El botón te permite volver a poner

las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones
iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como
estaban al principio.

Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón

para desactivarlo.

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