Dirección de Iniciativas Ciudadanas

Manual de usuario para el ingreso de información a la base de

datos de la plataforma Google Drive para Atención Domiciliaria.

QUITO, 17 DE MAYO 2023

 Índice
ÍNDICE....................................................................................................................................................2

ÍNDICE DE GRÁFICOS ..............................................................................................................................2

1. ANTECEDENTES.............................................................................................................................4

2. MARCO LEGAL ..............................................................................................................................4

3. CONSIDERACIONES GENERALES ....................................................................................................6

4. MÉTODO DE ACCESO ....................................................................................................................7

5. INGRESO DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................... 12

6. CONSIDERACIONES FINALES ....................................................................................................... 28

7. CONTRAVENCIONES.................................................................................................................... 29

8. OBLIGACIONES ........................................................................................................................... 29

9. NOTA DE DESCARGO ................................................................................................................... 30

10. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD ................................................................................................... 30

Índice de Gráficos
Gráfico nro. 1 Buscador de Google de la palabra Gmail ............................................................... 7
Gráfico nro. 2 Iniciar sesión con la cuenta de Gmail ..................................................................... 7
Gráfico nro. 3 Ingresar correo de la cuenta de Gmail ................................................................... 8
Gráfico nro. 4 Contraseña de la cuenta de Gmail ......................................................................... 8
Gráfico nro. 5 Cuenta de Gmail ..................................................................................................... 9
Gráfico nro. 6 Aplicaciones de Google con la cuenta de Gmail .................................................... 9
Gráfico nro. 7 Sección Compartido Conmigo .............................................................................. 10
Gráfico nro. 8 Carpeta ATENCIÓN DOMICILIARIA ....................................................................... 10
Gráfico nro. 9 Carpeta de cada Coordinador .............................................................................. 11
Gráfico nro. 10 Carpeta de cada Coordinador ............................................................................ 11
Gráfico nro. 11 Pestañas del Archivo del MES ACTUAL .............................................................. 11
Gráfico nro. 12 Archivo del MES ACTUAL.................................................................................... 12
Gráfico nro. 13 Tipo de Identificación ......................................................................................... 12
Gráfico nro. 14 Número de Identificación .................................................................................. 13
Gráfico nro. 15 Apellidos y Nombres del usuario/a .................................................................... 13
Gráfico nro. 16 Educadora .......................................................................................................... 13
Gráfico nro. 17 Nombre del Coordinador/a ................................................................................ 14
Gráfico nro. 18 Género................................................................................................................ 14
Gráfico nro. 19 Fecha de nacimiento .......................................................................................... 14
Gráfico nro. 20 Edad.................................................................................................................... 15
Gráfico nro. 21 Fecha de Ingreso al servicio ............................................................................... 15
Gráfico nro. 22 Parroquia del Domicilio ...................................................................................... 15
Gráfico nro. 23 Autoidentificación étnica ................................................................................... 16
Gráfico nro. 24 Discapacidad ...................................................................................................... 16

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Gráfico nro. 25 Tipo de usuario/a ............................................................................................... 16
Gráfico nro. 26 Tipo de usuario/a ............................................................................................... 17
Gráfico nro. 27 Nacionalidad del usuario/a ................................................................................ 17
Gráfico nro. 28 Zona de ubicación .............................................................................................. 17
Gráfico nro. 29 Calle principal del usuario/a............................................................................... 18
Gráfico nro. 30 Número de vivienda del usuario/a..................................................................... 18
Gráfico nro. 31 Calle secundaria del usuario/a ........................................................................... 18
Gráfico nro. 32 Referencia de la vivienda ................................................................................... 18
Gráfico nro. 33 Relación con el usuario/a ................................................................................... 19
Gráfico nro. 34 Número de teléfono del representante ............................................................. 19
Gráfico nro. 35 Documento de identificación del representante ............................................... 20
Gráfico nro. 36 Número de identificación del representante ..................................................... 20
Gráfico nro. 37 Apellidos y nombres del representante ............................................................. 20
Gráfico nro. 38 Egresamiento ..................................................................................................... 21
Gráfico nro. 39 Fecha de Egresamiento ...................................................................................... 21
Gráfico nro. 39 Fecha de Reingreso ............................................................................................ 21
Gráfico nro. 40 Observaciones .................................................................................................... 22
Gráfico nro. 41 Peso en kilogramos ............................................................................................ 22
Gráfico nro. 42 Talla en centímetros........................................................................................... 22
Gráfico nro. 43 Duplicados Cedula .............................................................................................. 23
Gráfico nro. 44 Duplicados nombres........................................................................................... 23
Gráfico nro. 45 Mes de Planificación .......................................................................................... 23
Gráfico nro. 46 Número de Atención .......................................................................................... 23
Gráfico nro. 47 Día de Atención .................................................................................................. 24
Gráfico nro. 48 Hora de Atención ............................................................................................... 24
Gráfico nro. 49 Educadora Comunitaria...................................................................................... 24
Gráfico nro. 50 Parroquia ............................................................................................................ 24
Gráfico nro. 51 Actividad............................................................................................................. 24
Gráfico nro. 52 Identificación ...................................................................................................... 25
Gráfico Nro. 53 Apellidos y nombres de usuarios/as .................................................................. 25
Gráfico nro. 54 Edad.................................................................................................................... 25
Gráfico nro. 55 Tipo de usuario/a ............................................................................................... 26
Gráfico nro. 56 Apellidos y nombres del representante ............................................................. 26
Gráfico nro. 57 Zona del usuario/a ............................................................................................. 26
Gráfico nro. 58 Dirección domicilio ............................................................................................. 26
Gráfico nro. 59 Referencia .......................................................................................................... 27
Gráfico nro. 60 Teléfono del Representante............................................................................... 27
Gráfico nro. 61 Observaciones .................................................................................................... 27
Gráfico nro. 62 Descarga del documento ................................................................................... 28

3
MANUAL DE USUARIO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN A LA BASE DE DATOS DE
LA PLATAFORMA GOOGLE DRIVE PARA ATENCIÓN DOMICILIARIA.

1. Antecedentes
La Unidad Patronato Municipal San José es una entidad dependiente de la Alcaldía
Metropolitana, con autonomía administrativa y financiera creada mediante Ordenanza
Metropolitana No. 0274, de 29 de diciembre de 2008, la misma que fuera derogada y
acogida en todas sus partes por la Ordenanza Metropolitana No. 001, de 29 de marzo
de 2019, la cual expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, el
cual en su parte pertinente manifiesta que su finalidad esencial es la ejecución de las
políticas de protección social definidas por la municipalidad a favor de niños, niñas y
adolescentes, jóvenes, adultos jóvenes, adultos mayores, y familias del comercio
minorista, en el ámbito del Distrito Metropolitano de Quito.

Conforme a la misión establecida en el Estatuto Orgánico de Gestión por procesos en su

artículo 3 señala que la Unidad Patronato Municipal San José, es el ente encargado de
ejecutar programas sociales capaces de defender y restituir los derechos de la población
más vulnerable como niñas/os y adolescentes, jóvenes y adultas/os mayores y personas
con discapacidad que se encuentran enfrentando el riesgo de sufrir problemas de salud,
violencia y pobreza, grupos de personas que se encuentren en situación de calle o
movilidad humana”.

En el marco de las políticas municipales e inclusión social que ejecuta la Unidad

Patronato Municipal San José se encuentran: 1) Erradicación del trabajo infantil; 2)
Inclusión social juventudes; 3) Inclusión de género; 4) Ciudadanía activa y
envejecimiento saludable; 5) Vida digna para personas con discapacidad; 6) Erradicación
de la mendicidad en el DMQ; y 7) atención a la primera infancia. Cada uno de estos
proyectos atiende a los distintos grupos de atención prioritaria, a través de Centros de
atención y estrategias de intervención en territorio.

La Unidad Patronato Municipal San José (UPMSJ), desde la Dirección de Iniciativas

Ciudadanas, en cumplimiento a la normativa legal vigente plantea el siguiente Manual
de Usuario para el registro de información dentro de la Plataforma Google Drive.

De esta manera se procede a diseñar el Manual de usuario que señalará los

procedimientos, pasos y lineamientos necesarios para el registro correcto dentro de la
plataforma Google Drive de los usuarios/as que se atienden dentro de la Unidad de
Patronato Municipal San José.

2. Marco Legal
La Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 229, señala que: “(…) Serán
servidoras o servidores públicos todas las personas que en cualquier forma o a cualquier
título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del sector
público. Los derechos de las servidoras y servidores públicos son irrenunciables. La ley
definirá el organismo rector en materia de recursos humanos y remuneraciones para

4
todo el sector público y regulará el ingreso, ascenso, promoción, incentivos, régimen
disciplinario, estabilidad, sistema de remuneración y cesación de funciones de sus
servidores. La remuneración de las servidoras y servidores públicos será justa y
equitativa, con relación a sus funciones, y valorará la profesionalización, capacitación,
responsabilidad y experiencia (…)”.

Ibidem, en el artículo 233, prevé que: “(…) Ninguna servidora ni servidor público estará
exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o
por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo
y administración de fondos, bienes o recursos públicos (…)”.

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 3, sobre los recursos
públicos menciona que: “(…) se entenderán por recursos públicos, todos los bienes,
fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes,
subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea
cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos,
donaciones y entregas que, a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de sus
instituciones, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales.
Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por
corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras entidades
de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución
hasta tanto los títulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese
patrimonio sean transferidos a personas naturales o personas jurídicas de derecho
privado, de conformidad con la ley (…)”.

Las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, establece
en su número 200-07, señala: “(...) Las servidoras y servidores participarán activamente
en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el diseño
de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores,
de acuerdo con sus competencias y responsabilidades (...)”.

En relación a la normativa vinculada a la protección integral de la niñez y adolescencia,

el Código de la Niñez y Adolescencia, en su artículo 8, dispone: "(...) Corresponsabilidad
del Estado, la sociedad y la familia.- Es deber del Estado, la sociedad y la familia, dentro
de sus respectivos ámbitos, adoptar las medidas políticas, administrativas, económicas,
legislativas, sociales y jurídicas que sean necesarias para la plena vigencia, ejercicio
efectivo, garantía, protección y exigibilidad de la totalidad de los derechos de niños;
niñas y adolescentes. El Estado y la sociedad formularán y aplicarán políticas públicas
sociales y económicas; y destinarán recursos económicos suficientes, en forma estable,
permanente y oportuna (...)".

La Unidad Patronato Municipal San José (UPMSJ), dependiente de la Alcaldía

Metropolitana de Quito, con autonomía administrativa y financiera, fue creada
mediante Ordenanza Metropolitana No. 0274, de 29 de diciembre de 2008. Esta fue
codificada, acogida y derogada en todas sus partes por la Ordenanza Metropolitana No.
001, de 29 de marzo de 2019, la cual expidió el Código Municipal para el Distrito

5
Metropolitano de Quito, que en su parte pertinente referente a la Unidad Patronato
Municipal San José señala que su finalidad esencial es la ejecución de las políticas de
protección.

El artículo 6 del Estatuto Orgánico por Procesos de la Unidad Especial Patronato

Municipal San José establece: “(...) Apruébese la Estructura de la Unidad Especial
Patronato Municipal San José, la cual se anexa y forma parte integrante de la presente
resolución, Dirección de Iniciativas Ciudadanas (...)”

El numeral 2 .1 DIRECCIÓN DE INICIATIVAS CIUDADANAS del ESTATUTO ORGÁNICO DE

GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA UNIDAD ESPECIAL PATRONATO
MUNICIPAL SAN JOSÉ en el marco de las Atribuciones y Responsabilidades, establece:
“(...) a) Realizar el diagnóstico de la situación actual de problemáticas sociales
orientadas a la protección de grupos de atención prioritaria;
b) Realizar estudios e investigación de problemáticas sociales para contribuir al diseño
de políticas municipales y sus respectivas líneas estratégicas garantizando la armonía
con los planes institucionales;
c) Diseñar acciones de intervención social respecto de: niñez, jóvenes y adultos jóvenes,
adultos mayores, discapacidades y género;
d) Verificar la calidad de los servicios prestados a la población objetivo del UEPMSJ;
e) Generar información que refleje el impacto de los procesos sociales ejecutados y como
productos, realizar:
a) Diagnóstico de la situación actual de problemáticas sociales con énfasis en grupos de
atención prioritaria;
b) Estudios e investigación de problemáticas sociales;
c) Proyectos de intervención social respecto de: niñez, jóvenes y adultos jóvenes, adultos
mayores, discapacidades y género; y,
d) Estudio sobre la calidad de los servicios prestados a la población objetivo de la
UEPMSJ, en base a la información de impacto generada por los procesos sociales
ejecutados (...)”
3. Consideraciones Generales
Para acceder a la base de datos es necesario que el responsable del registro de
información cuente con un correo Gmail1, esto a fin de precautelar el ingreso
únicamente del personal autorizado a la base de datos.

Es de suma importancia que las credenciales y el acceso a este correo electrónico solo
este bajo la supervisión de cada educador/a comunitario/a; por ningún motivo este
correo electrónico debe ser compartido con otra persona que no sea el propietario/a
del correo electrónico.

Solo se emitirá permiso de acceso a una sola cuenta por educador/a comunitario/a y
para solicitar acceso se receptará mediante solicitud oficial por parte del educador/a
comunitario/a.

1Solo son válidos los correos de Gmail, no se puede acceder con correos de Yahoo,
Outlook, Hotmail u otros servidores.

6
El ingreso de usuarios/as y la actualización de información de la base de datos debe ser
de manera semanal; en caso de presentarse situaciones de fuerza mayor, se podrá
realizar un aplazamiento del registro máximo por tres (3) días laborales.

Cabe indicar que, en caso de incumplimiento de estas consideraciones o incumplimiento

en los plazos o inconsistencias en los datos reportados, se realizará los respectivos
llamados de atención que se contempla dentro de la normativa vigente conforme lo
establece el Art 42 de la Ley Orgánica de Servicio Público.
4. Método de Acceso
Para acceder a la base de datos se deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Registrar en el buscador de Google la palabra Gmail

Gráfico nro. 1 Buscador de Google de la palabra Gmail

Paso 2. Dar clic en la primera opción de búsqueda y se abrirá la pantalla correspondiente

al correo electrónico de Gmail.

Gráfico nro. 2 Iniciar sesión con la cuenta de Gmail

Paso 3. Dar clic en Inicia sesión y escribir el correo de Gmail de la educadora creado para
ingresar la información y posteriormente dar clic en siguiente.

7
 Gráfico nro. 3 Ingresar correo de la cuenta de Gmail

Paso 4. Ingresar la contraseña establecida para el correo electrónico, la misma que no

debe ser compartida o difundida a otras personas y posteriormente dar clic en siguiente.

Gráfico nro. 4 Contraseña de la cuenta de Gmail

Paso 5. Acceder a la cuenta de Gmail de la educadora que tiene el permiso

correspondiente.

8
 Gráfico nro. 5 Cuenta de Gmail

Paso 6. En la parte superior derecha se dará clic en las aplicaciones de Google y se

accederá la plataforma Google Drive.

Gráfico nro. 6 Aplicaciones de Google con la cuenta de Gmail

Paso 7. Dentro de la aplicación de Google Drive se debe ingresar por la sección de

COMPARTIDO CONMIGO. No se debe acceder por la sección SUGERIDA, sino por la
carpeta ATENCIÓN DOMICILIARIA.

9
 Gráfico nro. 7 Sección Compartido Conmigo

Paso 8. Buscar la carpeta ATENCIÓN DOMICILIARIA y acceder a ella dando doble clic.
Dentro de ella se encuentran las carpetas de los Coordinadores asignados a las
educadoras.

Gráfico nro. 8 Carpeta ATENCIÓN DOMICILIARIA

Paso 9. Se deberá buscar el/a Coordinador/a correspondiente para acceder al contenido

dando doble clic.

10
 Gráfico nro. 9 Carpeta de cada Coordinador

Paso 10. En la carpeta de el/a Coordinador/a se encuentra el archivo MES ACTUAL.

Adicionalmente se encuentra la carpeta MESES ANTERIORES, donde se respaldan los
archivos con la información de los meses anteriores desde junio 2022.

Gráfico nro. 10 Carpeta de cada Coordinador

Paso 11. Dar doble clic en el archivo MES ACTUAL, donde se abrirá el archivo con las
pestañas que posee el archivo, donde hay una pestaña central que corresponde a la
Base de Datos y las pestañas de planificación de cada educadora.

Gráfico nro. 11 Pestañas del Archivo del MES ACTUAL

Paso 12. En la pestaña que corresponde a la Base de datos deberá comenzar a ingresar
la información de los usuarios/as.

11
 Gráfico nro. 12 Archivo del MES ACTUAL

5. Ingreso de la información
Paso 13. Tipo de Identificación: Se debe seleccionar en la lista desplegable, el tipo de
documento con el cual se identificará al usuario/a (CEDULA, CEDULA EXTRANJERA,
CERTIFICADO DE NACIMIENTO, PASAPORTE, INDOCUMENTADO), de preferencia la
educadora deberá seleccionar la CEDULA debido a que es un documento que se entrega
en los centros de atención médica al nacer; solo en caso de usuarios/as extranjeros, se
deberá seleccionar CEDULA EXTRANJERA, CERTIFICADO DE NACIMIENTO o PASAPORTE
del usuario/a. En caso de que sea indocumentado, deberá seleccionar
INDOCUMENTADO.

Gráfico nro. 13 Tipo de Identificación

Paso 14. Número de Identificación: Se debe registrar el número tal cual como se
presenta en el documento de identificación del usuario/a. En caso de que este sea
indocumentado, se debe registrar un código único con las siglas de Atención Domiciliaria

12
de Niñez. Por ejemplo, si es un usuario/a indocumentado registrado en la fila 1227, su
código sería ADN1227.

Gráfico nro. 14 Número de Identificación

Paso 15. Apellidos y Nombres del Usuario/a: Se debe registrar siempre en

MAYÚSCULAS, sin tildes; comenzando por los apellidos y a continuación los nombres
completos del usuario/a, tal cual como se registra en la cédula o documento de
identificación.

Gráfico nro. 15 Apellidos y Nombres del usuario/a

Paso 16. Educadora: Se debe registrar siempre en MAYÚSCULAS, sin tildes; comenzando
por los apellidos y a continuación los nombres completos de la educadora comunitaria.

Gráfico nro. 16 Educadora

Paso 17. Coordinador/a asignado/a: Se debe registrar el nombre del Coordinador/a

asignado/a en mayúsculas y sin tildes, para dar seguimiento y coordinar el trabajo
correspondiente de las educadoras comunitarias en territorio.

13
 Gráfico nro. 17 Nombre del Coordinador/a

Paso 18. Género: Se debe seleccionar entre F de femenino, M de masculino u O de Otro.

Gráfico nro. 18 Género

Paso 19. Fecha de nacimiento: Se debe registrar el día, luego el mes y el año de
nacimiento del usuario/a en el formato dd/mm/aaaa, separado por una barra (/). No se
debe registrar con caracteres especiales como guiones u otros, tampoco se debe
registrar en palabras la fecha.

Gráfico nro. 19 Fecha de nacimiento

Paso 20. Edad: No se debe registrar información debido a que se calcula

automáticamente por una fórmula (=(HOY()-H3)/365,25), que no debe ser borrada,
alterada o modificada; tampoco se debe registrar ningún número.

14
 Gráfico nro. 20 Edad

Paso 21. Fecha de Ingreso al servicio: Se debe registrar la fecha en la cual el usuario/a
recibió por primera vez la atención domiciliaria en formato dd/mm/aaaa, por ende, no
debe haber fechas que sean sábados o domingos o feriados.

Gráfico nro. 21 Fecha de Ingreso al servicio

Paso 22. Parroquia del Domicilio del usuario/a: Se debe registrar siempre en
MAYÚSCULAS, sin tildes; la parroquia del domicilio del usuario/a. No se debe registrar
el nombre del barrio, calles o sector.

Gráfico nro. 22 Parroquia del Domicilio

Paso 23. Autoidentificación étnica: Se debe registrar siempre en femenino y sin tildes;
por ejemplo: MESTIZA, INDIGENA, AFRODESCENDIENTE, BLANCA, MONTUBIA o
MULATA.

15
 Gráfico nro. 23 Autoidentificación étnica

Paso 24. Discapacidad: Solamente se debe registrar SI o NO; no se registrará el tipo de

discapacidad, ni el porcentaje. Aun cuando el usuario/a no disponga de carnet de
discapacidad, si ya tiene el diagnóstico de un especialista, deberá registrarse como SI.

Gráfico nro. 24 Discapacidad

Paso 25. Método de Ingreso del Usuario/a al servicio: Se debe escoger el proceso por
el cual el usuario/a ingresó al servicio.

Gráfico nro. 25 Tipo de usuario/a

Paso 26. Tipo de usuario/a: Se debe escoger entre NIÑO, NIÑA o MUJER GESTANTE.

16
 Gráfico nro. 26 Tipo de usuario/a

Paso 27. Nacionalidad del usuario/a: Se debe registrar siempre en MAYÚSCULAS, sin
tildes; la nacionalidad de nacimiento del usuario/a, todo en femenino, por ejemplo:
ECUATORIANA, VENEZOLANA, COLOMBIANA, BRASILEÑA o PERUANA.

Gráfico nro. 27 Nacionalidad del usuario/a

Paso 28. Zona de ubicación del usuario/a: Se deberá seleccionar entre NORTE, CENTRO,
SUR, NORTE RURAL, CENTRO RURAL, SUR RURAL o VALLES, dependiendo de la ubicación
referencial del domicilio del usuario/a y de la asignación de la parroquia de la educadora
comunitaria dentro del Distrito Metropolitano de Quito.

Gráfico nro. 28 Zona de ubicación

Paso 29. Calle principal del usuario/a: Se debe registrar siempre en MAYÚSCULAS, sin
tildes; tal como está en la planilla de luz, agua o servicios básicos presentada por el
usuario/a al momento de su vinculación al servicio.

17
 Gráfico nro. 29 Calle principal del usuario/a

Paso 30. Número de vivienda del usuario/a: Se debe registrar siempre en

MAYÚSCULAS, sin tildes; tal como está en la planilla de luz, agua o servicios básicos, en
caso de que no exista una nomenclatura de vivienda registrar SN.

Gráfico nro. 30 Número de vivienda del usuario/a

Paso 31. Calle secundaria del usuario/a: Se debe registrar siempre en MAYÚSCULAS,
sin tildes; tal como está en la planilla de luz, agua o servicios básicos.

Gráfico nro. 31 Calle secundaria del usuario/a

Paso 32. Referencia de la vivienda: Se debe registrar siempre en MAYÚSCULAS, sin

tildes, de manera detallada la contextualización de la ubicación de la vivienda del
usuario/a por ejemplo: FRENTE A LAS CANCHAS, CASA ESQUINERA DE DOS PISOS COLOR
TOMATE, VIVE EN EL SEGUNDO PISO.

Gráfico nro. 32 Referencia de la vivienda

18
Paso 33. Relación con el usuario/a: Se debe seleccionar de la lista desplegable, la
relación que tiene el cuidador primario (representante legal) con el usuario/a.

Gráfico nro. 33 Relación con el usuario/a

Paso 34. Número de teléfono del representante: Se debe registrar el número de celular
completo incluyendo el cero (0), sin espacios, ni con guiones o caracteres especiales;
por ejemplo 0991304024.

Gráfico nro. 34 Número de teléfono del representante

Paso 35. Documento de identificación del representante: Se debe escoger el tipo de

documento del representante entregado al momento de la inscripción (CEDULA,
PARTIDA DE NACIMIENTO, REGISTRO DE NACIDO VIVO, PASAPORTE,
INDOCUMENTADO, N/A).

19
 Gráfico nro. 35 Documento de identificación del representante

Paso 36. Número de identificación del representante: Se debe registrar el número tal
cual como se presenta en el documento de identificación CEDULA con los 10 dígitos,
incluyendo el 0 que antecede. En caso de pasarte u otro se deberá registrar tal cual
aparece en el documento.

Gráfico nro. 36 Número de identificación del representante

Paso 37. Apellidos y nombres del representante: Se debe registrar siempre en

MAYÚSCULAS, sin tildes; comenzando por los apellidos y a continuación los nombres
completos del representante legal del usuario/a.

Gráfico nro. 37 Apellidos y nombres del representante

Paso 38. Egresamiento: Se debe escoger entre CAMBIO DE DOMICILIO (si el usuario/a
fue a vivir a otro sector o fuera de la ciudad), CAMBIO DE GESTANTE A LACTANTE (si la
usuaria que se atendía como Mujer Gestante ya dio a luz a su hijo/a), CAMBIO DE
INSTITUCION (si el usuario/a paso a ser atendido por el MIES o por el Ministerio de
Educación o por alguna otra institución), RETIRO VOLUNTARIO (en caso de que el
usuario/a ya no quiera la atención de la educadora comunitaria), USUARIO ACTIVO (en

20
caso de que el usuario este recibiendo normalmente la atención) o REINGRESO (en caso
de que el usuario se haya reintegrado al servicio).

Gráfico nro. 38 Egresamiento

Paso 39. Fecha de Egresamiento: En caso de que el usuario haya egresado se debe
registrar el último día al cual se le dio atención al usuario/a por ende no debe ser una
fecha que caiga sábados o domingos o feriados, en caso de que el usuario/a este activo
se debe dejar vacío, la fecha debe estar registrada primero el día, luego el mes y el año
en el formato dd/mm/aaaa.

Gráfico nro. 39 Fecha de Egresamiento

Paso 39. Fecha de Reingreso: Se debe registrar el día en el cual el usuario/a se reintegró
al servicio de atención por la educadora por ende no debe ser una fecha que caiga
sábados o domingos o feriados, la fecha debe estar registrada primero el día, luego el
mes y el año en el formato dd/mm/aaaa.

Gráfico nro. 39 Fecha de Reingreso

Paso 40. Observaciones: Si el usuario/a se registró con discapacidad, en este apartado

se especificará el tipo y porcentaje de discapacidad. Adicionalmente se debe registrar
todas las alergias que presente el niño o las enfermedades de relevancia, también se
debe registrar como observación sobre alguna vulnerabilidad que posea el usuario/a,
todo en mayúsculas y sin tildes. Se debe separar estas observaciones mediante punto y

21
coma (;); por ejemplo: EL NIÑO TIENE UNA DISCAPACIDAD FÍSICA DEL 60%; TIENE
ALERGIA A LA PIÑA; PRESENTA ASMA.

Gráfico nro. 40 Observaciones

Paso 41. Peso en kilogramos: Se debe registrar el número separado por una coma en
caso de decimales, por ejemplo: 10,5; nunca con letras. Se registrará la información cada
tres (3) meses, la educadora comunitaria será la responsable de aplicar adecuadamente
el proceso adecuado para el levantamiento de la información dentro del domicilio del
usuario/a, además se debe corroborar los pesos levantados en alguna otra institución.

Gráfico nro. 41 Peso en kilogramos

Paso 42. Talla en centímetros: Se debe registrar el número separado por una coma (,)
en caso de decimales, por ejemplo: 81; nunca con letras. Se registrará la información
cada tres (3) meses, la educadora comunitaria será la responsable de aplicar
adecuadamente el proceso adecuado para el levantamiento de la información dentro
del domicilio del usuario/a, además se debe corroborar la talla levantada en alguna otra
institución.

Gráfico nro. 42 Talla en centímetros

Paso 43. Duplicados Cedula: No requiere ser llenada debido a que se calcula
automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o modificada;
tampoco se debe registrar ningún número. Si aparece el número 2, significa que la
cédula de ese usuario/a ya se encuentra registrada en una fila anterior, en dicho caso se
procederá a borrar al usuario/a duplicado.

22
 Gráfico nro. 43 Duplicados Cedula

Paso 44. Duplicados nombres: No requiere ser llenada debido a que se calcula
automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o modificada;
tampoco se debe registrar ningún número. Si aparece el número 2, significa que la
cédula de ese usuario/a ya se encuentra registrada en una fila anterior, en dicho caso se
procederá a borrar al usuario/a duplicado.

Gráfico nro. 44 Duplicados nombres

Paso 45. Pestaña de Planificación: Para el registro de la pestaña de planificación se

deben tomar las siguientes consideraciones:
• Mes de Planificación: Se registrará el mes correspondiente a la planificación.

Gráfico nro. 45 Mes de Planificación

• Nro. de Atención: Se registrará un número secuencial de las atenciones que se

dan a los usuarios/as.

Gráfico nro. 46 Número de Atención

• Día de Atención: Se registrará el día correspondiente a la atención del usuario/a.

23
 Gráfico nro. 47 Día de Atención

• Hora de Atención: Se registrarán los horarios establecidos para la atención del

usuario/a.

Gráfico nro. 48 Hora de Atención

• Educadora Comunitaria: Se debe registrar primero los dos apellidos y luego los
dos nombres completos de la educadora comunitaria que se encuentra
planificando la atención a los usuarios/as.

Gráfico nro. 49 Educadora Comunitaria

• Parroquia: Se debe registrar la parroquia asignada a la educadora comunitaria

para la atención a los usuarios/as.

Gráfico nro. 50 Parroquia

• Actividad: Se debe registrar la actividad que se va a realizar en el horario

establecido, ya sea la ATENCION DOMICILIARIA, VISITA A UN CDI, TALLER
GRUPAL, o PERMISO MEDICO.

Gráfico nro. 51 Actividad

24
• Identificación: Se debe registrar el número de identificación del usuario/a que
se planifica atender en la franja horaria establecida.

Gráfico nro. 52 Identificación

• Apellidos y nombres de usuarios/as: No requiere ser llenada debido a que se

calcula automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o
modificada; tampoco se debe registrar ninguna información, dado que esta
enlazado por el número de identificación registrado en la Base de datos y
reflejan los apellidos y nombres completos del usuario/a.

Gráfico Nro. 53 Apellidos y nombres de usuarios/as

• Edad: No requiere ser llenada debido a que se calcula automáticamente por una
fórmula, que no debe ser borrada, alterada o modificada; tampoco se debe
registrar ninguna información, dado que esta enlazado por el número de
identificación registrado en la Base de datos y refleja la edad correspondiente
del usuario/a.

Gráfico nro. 54 Edad

• Tipo de usuario/a: No requiere ser llenada debido a que se calcula

automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o
modificada; tampoco se debe registrar ninguna información, dado que esta
enlazado por el número de identificación registrado en la Base de datos y refleja
el tipo de usuario/a correspondiente que ha sido registrado.

25
 Gráfico nro. 55 Tipo de usuario/a

• Apellidos y nombres del representante: No requiere ser llenada debido a que

se calcula automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada
o modificada; tampoco se debe registrar ninguna información, dado que esta
enlazado por el número de identificación registrado en la Base de datos y
nombres del representante del usuario/a.

Gráfico nro. 56 Apellidos y nombres del representante

• Zona del usuario/a: No requiere ser llenada debido a que se calcula

automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o
modificada; tampoco se debe registrar ninguna información, dado que esta
enlazado por el número de identificación registrado en la Base de datos y refleja
la zona de ubicación del usuario/a.

Gráfico nro. 57 Zona del usuario/a

• Dirección domicilio: No requiere ser llenada debido a que se calcula

automáticamente por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o
modificada; tampoco se debe registrar ninguna información, dado que esta
enlazado por el número de identificación registrado en la Base de datos y refleja
la ubicación de la dirección del domicilio del usuario/a.

Gráfico nro. 58 Dirección domicilio

26
• Referencia: No requiere ser llenada debido a que se calcula automáticamente
por una fórmula, que no debe ser borrada, alterada o modificada; tampoco se
debe registrar ninguna información, dado que esta enlazado por el número de
identificación registrado en la Base de datos y refleja la referencia de la
ubicación del domicilio del usuario/a.

Gráfico nro. 59 Referencia

• Teléfono del Representante: Para esta variable no se debe realizar ningún

cambio ni modificación, dado que esta enlazado mediante una fórmula por el
número de identificación registrado en la Base de datos y refleja el teléfono del
representante del usuario/a.

Gráfico nro. 60 Teléfono del Representante

• Observaciones: Dentro de esta variable se debe registrar las observaciones

correspondientes a las eventualidades que se puedan dar dentro de la atención
al usuario/a.

Gráfico nro. 61 Observaciones

• Descargar el documento de planificación: Se recomienda descargar el

documento en formato PDF, para descargar se debe ir a ARCHIVO, DESCARGAR,
PDF y poner en escala “ajustar al ancho”.

27
 Gráfico nro. 62 Descarga del documento

Paso 46. Firma del documento: Una vez que se tenga descargado el documento en PDF,
se debe a proceder con las firmas de responsabilidad que pueden ser físicas o digitales,
el documento deberá ser firmado en elaborado por la Educadora y aprobado por la
coordinadora asignada.
6. Consideraciones Finales
Como consideraciones finales, se establece los siguientes lineamientos a fin de
establecer procesos claros para el reporte estadístico de información:

Los usuarios/as egresados no deben ser borrados de la base de datos, se recomienda

que sean pintados de color rojo (o), a fin de establecer visualmente que dichos
usuarios/as no están ya en el servicio de atención domiciliaria, tomar en cuenta que
todos los usuarios/as pintados en rojo deberán estar registrados como egresados y
tener fecha de egresamiento, además no deberían estar considerados en la pestaña de
planificación posterior a la fecha de egresamiento.

En el caso de que un usuario/a reingrese al servicio, se debe borrar la fecha de

egresamiento y dejar vacío la variable de egresamiento, adicional a esto se debe pintar
de color verde (o) y ubicar en observaciones el motivo del reingreso.

Los especialistas, administradores o personal técnico que da seguimiento a las bases de

datos y su adecuado reporte podrán pintar de color amarillo (o) los registros que se
encuentren con inconsistencias, errores u omisiones de información, ante esto la
educadora comunitaria deberá corregir inmediatamente el error reportado, teniendo
un plazo máximo de 3 días laborables para proceder con la corrección respectiva, una
vez que la educadora haya corregido el error deberá pintar de color tomate (o) la
corrección realizada a fin de poder dar seguimiento a los errores y correcciones
correspondientes.

28
 7. Contravenciones
Quedan prohibidas las siguientes acciones:
- Borrar filas o columnas de la base de datos, sin autorización previa.
- Borrar fórmulas establecidas ya en el documento.
- Borrar pestañas del archivo (se considerará una falta grave).
- Borrar información de usuarios/as ya reportados.
- Borrar información de otras pestañas que corresponden a otras educadoras (se
considerará una falta grave).
- Borrar el archivo de carga de información o cualquier archivo que se encuentre
en el Google Drive (se considerará una falta grave).
- Alterar o modificar los permisos establecidos por el administrador de la
plataforma (se considerará una falta grave).
- Duplicar el archivo donde se está subiendo la información (se considerará una
falta grave).
- Subir o cargar un archivo que no corresponda al reporte de información.
- Dar acceso o compartir la contraseña del Gmail autorizado a otra persona que
no sea la misma educadora comunitaria (se considerará una falta grave).
- Delegar la subida de información a una persona que no sea educadora (se
considerará una falta grave).
- No corregir a tiempo los errores reportados por los especialistas,
administradores o personal técnico.
- No registrar a tiempo la actualización de información de los usuarios/as.
- No se debe descargar el archivo en formato en Excel.
- No se debe mantener el registro de los usuarios en archivos no oficiales o que se
encuentren fuera de línea en computadoras personales.

8. Obligaciones
- Para la información que se introduce en formato texto es obligatorio el uso de
mayúsculas y no se colocarán tildes.
- Para la información que se introduce en formato fecha es obligatorio el uso de
dos caracteres numéricos para el día (01, 31), dos caracteres numéricos para el
mes (01, 12) y cuatro caracteres numéricos para el año (2019, 2030), separando
cada sección por el carácter (/); de lo anterior resulta dd/mm/aaaa.
- Se debe registrar el egreso (SI APLICA) y la fecha de egreso de cada usuario/a.
- Se sugiere trabajar directamente sobre el archivo en línea en el Google Drive y
no sobre archivos descargados previamente.
- Además de la información del Google Drive, es importante disponer de los
respaldos físicos (fichas y demás).
- La Dirección de Iniciativas Ciudadanas será la encargada de crear un repositorio
donde se guarden los archivos mensuales y los respaldos correspondientes a la
subida de información de los CDI, para los fines pertinentes.

29
 9. Nota de descargo
Es importante mencionar que la Dirección de Iniciativas Ciudadanas es la encargada de
recopilar la información que declaran cada una de las jefaturas de los distintos servicios
de la Dirección de Ejecución Técnica, además de ser la que custodia los respaldos
digitales (Google Drive). Esta información se entrega a las autoridades que lo requieran
periódicamente (semanal, mensual, anual) para su conocimiento y toma de decisiones.
Teniendo en cuenta lo anterior, cualquier error en el registro será responsabilidad de la
jefatura del servicio.

Asimismo, la información que custodia la Dirección de Iniciativas Ciudadanas no

corresponde a información requerida para sustento o respaldo de procesos
administrativos o financieros de la Unidad Patronato Municipal San José.

10.Firmas de Responsabilidad

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORACIÓN TÉCNICA POR:

Mgs. Daniel Fernando Especialista de Información,
Rodríguez Guevara Investigación y Datos Sociales Firmado electrónicamente por:
DANIEL FERNANDO
RODRIGUEZ GUEVARA

REVISADO POR:
Mgs. Gustavo Lorenzo Jefe de Unidad en Diseño de
Pérez León Proyectos - Medición de Firmado electrónicamente por:
GUSTAVO LORENZO
PEREZ LEON
Impacto Comunitario

APROBADO POR:
Mgs. Julio Enmanuel Director de Iniciativas
Villacrés Real Ciudadanas Firmado electrónicamente por:
JULIO ENMANUEL
VILLACRES REAL

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