Módulo 4: Funciones

Introducción
Gran parte de la potencia de cálculo del programa radica en el uso de funciones. En Excel hay predefinidas
más de un centenar de funciones, las cuales pueden ser combinadas dentro de expresiones o fórmulas para
obtener el resultado deseado, algunos de ellos de gran complejidad.

Objetivos

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

 Conocer la sintaxis de las funciones de Excel.

 Desenvolverse adecuadamente con el uso de la ventana de insertar función.

 Conocer los principales tipos de funciones que existen.

 Familiarizarse con el uso algunas funciones muy usuales.

Hoja Excel
 Crear una hoja Excel con los datos académicos de un grupo de alumnos, tal como se muestra en la figura
siguiente:
Uso básico de funciones
Estoy viendo mi tabla de calificaciones de todos mis estudiantes y me pregunto si podré aparte de
lógicamente sumar las notas y dividir por la cantidad de ellas y obtener la nota media, si aparte de eso tendré
funciones específicas para sacar más información de estos datos que tengo calcular medianas, medias
ponderadas, dispersiones desviaciones, etcétera.

Muy probablemente las tenga ya que esto es una hoja de cálculo.

La función autosuma
Se trata de la función más utilizada, pues se usa para sumar las cantidades almacenadas en uno o más
rangos de datos. El procedimiento más sencillo para hacerlo consiste en situar el cursor sobre la primera
celda vacía, preferiblemente a continuación del rango de datos que queremos sumar, y pulsar el botón Σ de
la Cinta de herramientas, solapa Inicio. En la celda seleccionada se introducirá la expresión correcta de la
función, proponiéndonos además una sugerencia para el rango de datos, el cual se puede cambiar
simplemente seleccionando el deseado; se finaliza la acción pulsando Intro a lo que sigue el cálculo del
resultado, mostrándose en la celda activa.

La función admite hasta 255 argumentos diferentes, cada uno de los cuales puede ser una constante, una
celda o un rango de celdas. El resultado será la suma de todos los valores numéricos incluidos en los
argumentos.

Para seleccionar diferentes rangos, un método muy útil es: marcar el primero de ellos de la manera habitual, y
manteniendo pulsada la tecla Ctrl, añadir otros rangos de celdas como nuevos argumentos.

Sintaxis de las funciones

Observando la barra de fórmulas en la ilustración del capítulo anterior, observamos que la expresión de la
función consta de dos partes: el nombre de la función, seguido de una lista de argumentos encerrados entre
paréntesis.

Algunos otros ejemplos de función pueden ser los siguientes:

SUMA(A1:A4;B5:C6)

PRODUCTO(A1:A4;C1)
En la lista de argumentos éstos van siempre separados entre sí por el caracter punto y coma.

Las funciones siempre se utilizarán en expresiones (aunque sean expresiones consistentes únicamente en la
propia función), que comenzarán por el signo igual.

El nombre de la función debe ser escrito exactamente con la palabra reservada al efecto, y los argumentos
deben ser del tipo preciso. Cualquier error en la sintaxis nos será indicado por el programa en el momento de
su validación.

Insertar función
Cuando queremos introducir en una fórmula una determinada función, podemos hacerlo directamente desde
el teclado; no obstante, esto es conveniente hacerlo sólo si estamos totalmente seguros de la expresión de la
misma, pues cualquier error hará que la función no sea reconocida, o no calcule exactamente lo deseado.

El método más recomendable es utilizar la ventana de insertar función, también conocida como asistente para
funciones; el procedimiento habitual es situarnos en donde queremos introducir la función, e invocar al
asistente pulsando el botón fx o bien mediante el menú desplegable junto a función autosuma de la Cinta de
herramientas.

La ventana que nos aparece ofrece un cuadro de búsqueda, por si sabemos el nombre o alguna característica
de la función deseada; en caso contrario, podemos seleccionar una categoría, ya que todas las funciones de
Excel están agrupadas en familias (matemáticas, estadísticas, etc.).

Seleccionando la categoría adecuada, en el cuadro inferior aparecen todas las funciones de esa familia (por
defecto, aparecen las últimas utilizadas); haciendo clic en cualquiera de ellas, se nos muestra una breve
explicación de lo que hace, lo que en general suele ser suficiente orientación para encontrar la deseada.

Pulsando el botón Aceptar pasamos a la ventana siguiente, en la cual tendremos que indicar el valor de los
argumentos que la función seleccionada necesita:
Cada argumento ofrece un cuadro de diálogo en el que se puede directamente escribir un valor, referencia,
rango, etc. El resto de la ventana nos muestra el valor actual de los argumentos y de la función, además de
ofrecernos información adicional.

Funciones más usuales

Presentación

Yo puedo calcular o aplicar la función suma sobre determinado rango de valores pero una hoja excel es
mucho más que un conjunto de valores numéricos, tiene, hemos visto mucha potencia pues para coleccionar
grandes cantidades de números, de valores de tipo texto que pueden ser tanto valores que indican el
contenido de otras celdas o simplemente sean datos como ocurrió con el nombre de una ciudad, una
residencia, una calle, etc, el número de un teléfono.

Excel es un gran contenedor de datos y es muy probable que tenga muchas más funciones que podremos
utilizar a parte de la función suma sólo hay que encontrarlas y después al utilizarlas.

Funciones estadísticas

Realizan operaciones estadísticas sobre la colección de valores que en general tendremos en un rango de
celdas. Algunas de las más usuales son las siguientes:

PROMEDIO(rango): Devuelve la media aritmética de los valores numéricos incluidos en el rango

especificado (suma de los valores, dividida por cuenta de los valores).

MIN(rango) o MAX(rango): Devuelve el mínimo o máximo valor numérico encontrado en el rango

especificado.

CONTAR(rango): Cuenta el número de valores numéricos encontrados dentro del rango indicado.
 CONTAR.SI(rango;criterio): Cuenta el número de valores encontrados dentro del rango indicado que
cumplen una determinada condición.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Realizan operaciones matemáticas comunes. Algunas de las más usuales son las siguientes:

RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número.

PRODUCTO(valor1;valor2;…;valorN): Devuelve el producto de los distintos argumentos proporcionados.

Es equivalente a utilizar una expresión similar con el operador * (valor1*valor2*…*valorN).

REDONDEAR(valor;precisión): Devuelve el número proporcionado en el argumento valor redondeado a

tantos dígitos decimales como indica el argumento precisión.

PI(): Devuelve el valor del número pi. Es un ejemplo de una función sin argumentos.

Funciones financieras
Realizan cálculos comúnmente utilizados en bancos y operaciones financieras como cálculo de intereses,
amortizaciones, etc. Algunas de las más usuales son las siguientes:

PAGO(interés;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago que corresponde a

un préstamo o inversión, basándose en los pagos periódicos y una tasa de interés constante.

PAGOINT(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago del

interés que corresponde a un período dado para una inversión, basándose en los pagos periódicos y una
tasa de interés constante.

PAGOPRIN(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago del

capital que corresponde a un período dado para una inversión, basándose en los pagos periódicos y una
tasa de interés constante.

Funciones de búsqueda y referencia

Permiten localizar valores que se encuentran en tablas dentro de la hoja de cálculo. La más usual es la
siguiente:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_filas): Busca un determinado valor dentro

de una tabla (rango) en sentido vertical. Existe su homóloga denominada BUSCARH que busca en
sentido horizontal.
Como BUSCARV es la función utilizada habitualmente en Excel para agrupar datos de diversas tablas en una
tabla única y después poder utilizar herramientas de análisis sobre los datos consolidados os incluimos un
vídeo donde se explica su funcionamiento detallado.

Funciones lógicas
Permiten establecer un test que depende de condiciones que pueden referirse al contenido de otras celdas de
la hoja de cálculo. La evaluación de una operación lógica puede devolver únicamente uno de los dos valores
siguientes: VERDADERO o FALSO; en función del valor devuelto, pueden realizarse ciertas cosas en otros
lugares de la hoja de cálculo. La más usual es la siguiente:

SI(condición;valor_verdadero;valor_falso): Comprueba el resultado de la condición expresada en el

primer parámetro. Si es cierta, entonces el resultado será la expresión indicada en el segundo
parámetro. Si es falsa, el resultado será el proporcionado por el tercer parámetro.

Utilizando las funciones

Mover y copiar funciones

Como ocurre en cualquier expresión, cuando movemos una función de una celda a otra de la hoja, las
referencias que haya en la misma apuntarán a las mismas celdas que lo hacían originalmente, por lo que el
resultado mostrado en la celda que contiene la función será el mismo.

Una función directamente introducida en una celda a continuación del signo = o bien formando parte de una
operación más compleja, sigue las mismas normas de las expresiones respecto del copiado en otras celdas.

Así, si bien al mover una función (o la expresión que la incluya) de una celda a otra todas las referencias de
las funciones también se mantienen apuntando a las mismas celdas y rangos que lo hacían originalmente, si
lo que hacemos es copiar una función de una celda a otra (o mediante el control de relleno) todas las
referencias a otras celdas o rangos seguirán el criterio de las referencias relativas (por defecto), absolutas o
mixtas (si se ha utilizado el signo $ en ellas).

Funciones anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por
ejemplo, la siguiente fórmula calcula una función PROMEDIO y utiliza el resultado como argumento de una
función SUMA:
 Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que
utilice el argumento.

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. En el ejemplo anterior, la
función PROMEDIO es una función de segundo nivel anidada dentro de la función de primer nivel SUMA. En
los argumentos de la función PROMEDIO podría anidarse una nueva función, que sería en ese caso una
función de tercer nivel, etc.

Ejercicio Práctico 1
 Copiar el texto de la siguiente hoja Excel y calcular los totales de ingresos anuales mediante el uso de la
función Autosuma.

 Copiar la fórmula a la celda que corresponda para que se calcule también el total de gastos anuales.

 Borrar ambas fórmulas; seleccionar el rango de las celdas inmediatamente inferiores a los datos de los
ingresos y gastos mensuales, y presionar el botón de Autosuma. Observar el efecto obtenido en las celdas
seleccionadas.

Ejercicio Práctico 2
 Insertar filas de celdas tras cada tres meses, y calcular las sumas parciales de cada trimestre.

 Observar lo ocurrido con la suma total del año. Rehacer el total anual, mediante la función Autosuma.

Ejercicio Práctico 3
 Crear una hoja Excel con los datos académicos de un grupo de alumnos, tal como se muestra en la figura
siguiente:
 Calcular para cada alumno su nota final como promedio de sus tres notas parciales.

 Hallar, para cada examen y para la nota final, la media y las notas extremas (máximo y mínimo).

Ejercicio Práctico 4
 Añadir en la columna H una función que introduzca en la celda el texto “Aprobado” en caso de que la nota final
sea mayor o igual a 5, y “Suspenso” en caso de que sea inferior.

Ejercicio Práctico 5
 Añadir al final una fórmula que introduzca el número de aprobados.

 Guardar el libro Excel.