ASIGNATURA: CONTABILIDAD FINANCIERA

COMPUTACION II

ADNI

LECTURA 01-C

Funciones Básicas

1
 Lección 01
Formato de la Hoja de Calculo

ASIGNATURA
Computación II

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Tacna: Unidad de Contenidos UC- IESTP NEUMANN.
EXCEL 2013 61

Tipo de errores
Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve
un texto que informa su tipo:

r
#¡N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta

con el valor que se está buscando.
r
#¡REF!: referencia a una celda inválida o inexistente.
r
#¡NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una
fórmula de parámetros numéricos.
r
#¡NOMBRE¡: nombre de la función incorrecto.
r
#¡DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.

Utilizar la ayuda de Excel a la hora de elegir una función o de

seleccionar una fórmula reducirá la posibilidad de cometer errores

Funciones básicas
Excel posee una gran cantidad de funciones
para diferentes usos. Conocer algunas de ellas CONOCER LAS
con profundidad nos permitirá resolver tareas FUNCIONES NOS
complejas con sencillez.
Una de las características que hacen de Excel PERMITE RESOLVER
una herramienta tan potente (y fascinante) es la TAREAS COMPLEJAS
interminable variedad de formas en que podemos
combinar las funciones en nuestras fórmulas, CON SENCILLEZ
creando soluciones eficaces que nos permitirán
resolver problemas complejos con rapidez.

Qué es una función

Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una
estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un
resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o
estructura es la sintaxis de la función.
Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas,
valores constantes, fórmulas u otras funciones.

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62 2. TRABAJAR CON DATOS

La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y

en el orden que detallamos:

1. El signo igual (=) o el signo más (+).

2. El nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto
dependerá de la configuración regional del sistema operativo.
5. Paréntesis de cierre.

Cualquiera sea la función que utilicemos, esta siempre deberá

respetar la siguiente estructura:

=Nombre de la función(argumento1;argumento2)

Figura 20. En este ejemplo vemos en la Barra de fórmulas

la aplicación de la función SUMA y en la celda, su resultado.

Podemos utilizar las funciones para realizar de manera rápida

distintos tipos de operaciones, tanto simples como complejas. Por
ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3 hasta C8,
podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+):

=C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8

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EXCEL 2013 63

También es posible usar la función SUMA y, como único argumento,

ingresar el rango que queremos sumar:

=SUMA(C3:C8)

Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta

mucho más sencillo y rápido utilizar la última.
Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos
separándolos con punto y coma (;) o coma (,). Por ejemplo:

=CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO)

Esta función contiene cuatro argumentos. La función MAX solo

necesita un argumento:

=MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay

algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser
obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que
devuelve la fecha actual.

Ventana Insertar función

Sabemos que las diferentes funciones que presenta Excel se
encuentran agrupadas por categorías en la Biblioteca de funciones. Ahora
veremos cómo podemos utilizar una función.
Primero debemos ubicarnos en la celda donde queremos obtener el
resultado y, luego, pulsar el botón Insertar función, ya sea desde la Barra

NUEVAS FUNCIONES EN EXCEL 2013

Al comparar las funciones de Excel 2013 con respecto a las versiones anteriores encontraremos nuevas
funciones en las categorías: matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda
y referencia, lógica y texto. Si bien el asistente nos guía en la utilización de las funciones, seguramente
las que utilice con frecuencia las irá recordando de manera progresiva.

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64 2. TRABAJAR CON DATOS

de fórmulas o desde la Biblioteca de funciones. A continuación, se abrirá

la ventana Insertar función, el asistente que nos guiará en el proceso de
creación de la sintaxis de la función.

Figura 21. El link Ayuda con esta función abre la ayuda

del programa que muestra información sobre la función seleccionada.

Veamos las opciones que ofrece esta ventana:

r
Buscar una función: en este cuadro podemos escribir el nombre

de la función o una breve descripción del cálculo que queremos
hacer, y luego, pulsamos el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una
función aparecerán listadas todas las funciones relacionas con la
descripción que hemos ingresado.
r
O seleccionar una categoría: si conocemos la categoría a la que
pertenece la función que buscamos, podemos desplegar el menú de
esta sección y seleccionarla. A continuación, en el cuadro Seleccionar
una función aparecerá el listado de las funciones que pertenecen a la
categoría elegida. Si seleccionamos la categoría Tod o, en el listado
figurarán todas las funciones que posee Excel. Si elegimos Usadas
recientemente, accederemos a las últimas funciones utilizadas.
r
Seleccionar una función: en este sector podemos desplazarnos mediante
la barra derecha para buscar la función. Si seleccionamos cualquiera
de las funciones, debajo aparecerá su descripción y sintaxis.

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EXCEL 2013 65

Una vez que elegimos la función, pulsamos Aceptar y se abrirá la

ventana Argumentos de función, que nos indicará la cantidad y el tipo
de argumentos requeridos. Aquí podremos ingresar un valor, una
referencia de celda o minimizar la ventana y directamente seleccionar
la celda o el rango en la hoja de cálculo.

Figura 22. Una vez que ingresamos

los argumentos necesarios, pulsamos Aceptar.

En la celda donde comenzamos el proceso para insertar la función

aparecerá el resultado, y si nos colocamos en ella, podremos ver la
sintaxis de la función en la Barra de fórmulas.

Distintas formas de insertar funciones

En Excel podemos insertar funciones de diferentes maneras.
Veremos cuáles son las posibilidades y analizaremos las características
y las ventajas de cada una.

r
Desde la celda: esta es la opción más rápida para crear una

función, pero también la que requiere un poco más de experiencia
de nuestra parte. Para escribir directamente la función, debemos
hacer un clic en la celda donde queremos insertarla, ingresar el
signo igual (=) desde el teclado y, a continuación, el nombre de

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66 2. TRABAJAR CON DATOS

la función. Al ingresar la primera letra del nombre de la función,

aparecerá un asistente con el listado de las funciones que
comienzan con esa letra. Si hacemos un clic sobre el nombre de
alguna de estas funciones, veremos un pequeño cuadro que nos
indicará qué operación realiza. Para elegir una función, debemos
hacer doble clic sobre ella.
Una vez que la seleccionamos, en la celda, a continuación del
nombre, aparecerá un paréntesis de apertura y una indicación de
los argumentos que necesita la función. Seleccionamos el rango de
celdas para completar los argumentos y pulsamos ENTER.

Figura 23. Cualquiera sea la opción elegida, al escribir la función

en la celda, aparecerá una guía para ingresar los argumentos.

r
Barra de fórmulas: primero debemos seleccionar la celda donde

queremos ingresar la función, luego hacemos un clic en el símbolo
de Insertar función de la Barra de fórmulas. Se abrirá la ventana Insertar
función, que nos guía en el armado de la función.
r
Biblioteca de funciones: desde la ficha Fórmulas de la cinta de opciones,
accedemos al grupo Biblioteca de funciones. Aquí podemos utilizar el
botón Insertar función, que abrirá la ventana del mismo nombre, o
bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función
que buscamos y luego, completar los argumentos requeridos dentro
de la ventana Argumentos de función.

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EXCEL 2013 67

r
Botón Autosuma: se encuentra en el grupo Modificar de la ficha

Inicio. Si lo pulsamos directamente, inserta la función SUMA, pero
si hacemos un clic en la flecha de la derecha para desplegar el
menú, podemos elegir otras funciones, como PROMEDIO, CONTAR,
MÁXIMO y MÍNIMO, o también acceder a la ventana Insertar función, si
seleccionamos la opción Más funciones....

Figura 24. A través de la opción Más

funciones se abre el cuadro Insertar función.

Suma, Máximo, Mínimo y Promedio

Luego de hacer una introducción en el concepto de función, veremos
cómo trabajar con algunas funciones sencillas para entender de
manera más clara su lógica y aplicación. Antes de ponerlas en práctica,
repasaremos algunos conceptos.
La función SUMA adiciona el valor de todos los argumentos
ingresados. Estos argumentos pueden ser:

r
Valores numéricos: =SUMA(13;26)

r
Referencias de celda: =SUMA(A2;B2;C2)
r
Rangos: =SUMA(A1:C3;B2:B4)
r
Otras funciones: =SUMA(MAX(A2:A4), MIN(A2:A4)
r
Una combinación de todo lo anterior

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 68 2. TRABAJAR CON DATOS

Desde luego, las referencias deben ser a celdas que contengan valores
numéricos. De manera análoga, la función PROMEDIO calcula el promedio
aritmético de todos los argumentos. La función MAX devuelve el valor
más alto de todos los argumentos y MIN devuelve el menor valor.
Veamos un ejemplo de cómo aplicar estas funciones. Supongamos
el siguiente escenario: el equipo olímpico de relevos 4 x 400 está
realizando algunos ensayos a fin de definir su mejor estrategia. Lo que
el entrenador necesita saber es:

1. Cuánto tiempo hicieron en total los cuatro corredores.

2. Cuál es el tiempo promedio individual.
3. Quién hizo menos tiempo.
4. Quién hizo más tiempo.
5. Cuánto tiempo hay entre el corredor más rápido y el más lento.

Para hallar las respuestas realizaremos el siguiente Paso a paso:

PAP: EJEMPLO DE APLICACIÓN DE FUNCIONES

01 Ingrese en A1, Resumen; en B1, Segundos; en A2, Tiempo total; en A3,

Tiempo promedio; en A4, Menor tiempo; en A5, Mayor tiempo; en A6,
Diferencia máx y mín; en A8:A12, los corredores, y en B8:B13, los tiempos
de cada uno en segundos.

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EXCEL 2013 69

02 Para averiguar el tiempo total de los cuatro corredores, vaya a la celda B2 y, desde
el teclado, escriba =SUMA(. Luego, con el mouse, haga un clic sostenido desde la
celda B8 hasta la celda B12 y cierre el paréntesis.

03 Haga clic sobre el botón Introducir de la Barra de fórmulas para mostrar el

resultado de la operación, o también puede pulsar ENTER desde el teclado. En la
celda B2, verá el total de tiempo recorrido por los cuatro corredores.

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 70 2. TRABAJAR CON DATOS

04 Para calcular el tiempo promedio individual, ubíquese en la celda B3, escriba

=PROMEDIO (B8:B12) y pulse ENTER. A continuación, se mostrará el
resultado de la función aplicada en la celda.

05 Para averiguar cuál es el menor tiempo, en la celda B4 ingrese =MIN(B8:B12) y

luego, presione el botón Introducir situado en la Barra de fórmulas. De
esta manera, en la celda aparecerá el resultado buscado.

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06 Ahora averiguará el mayor tiempo realizado. Ubíquese en la celda B5 y repita el

paso 5, pero en este caso elija la función MAX y luego, pulse ENTER. A
continuación, en la celda verá el resultadode la fórmula.

07 Por último, para averiguar la diferencia de tiempo entre el corredor más rápido y el
más lento, en la celda B6 ingrese =B5-B4 y presione ENTER. A continuación, verá
el resultado de la operación en la celda.

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