ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD BUCAL

Organización Tema Nº 6

La Organización es la segunda fase del proceso administrativo, en ésta se ordena y distribuye el

trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de manera que estos puedan
alcanzar los objetivos y metas establecidas, por tanto, a través de la Organización se establece la
división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento, los niveles de autoridad y
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de
personas. Ello implica la toma de decisiones para crear un marco estable y comprensible en el cual se
pueda trabajar unidos para alcanzar los objetivos de la organización, de tal manera que estas puedan
durar desde el presente hasta bien entrado el futuro.

ORGANIZACIÓN

Se define como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los

recursos, mediante la determinación de jerarquías y agrupación de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones de un grupo social. Cuando se organiza se debe tomar en cuenta dos
factores, primero los objetivos, metas y planes estratégicos de la organización, planteados en la fase de
planificación y en segundo lugar se debe considerar lo que está ocurriendo y lo que probablemente
pasará en el futuro en el entorno de la organización, en la intersección de estos dos factores “planes y
entorno”, se deben tomar decisiones que se adecuen a los planes estratégicos y a los factores del
ambiente.

DISEÑO ORGANIZACIONAL

El primer paso crucial para organizar y que se deriva de la planificación, es lo que se conoce con el
nombre de diseño organizacional, el cual se puede definir como la forma en que se determina la
estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las
tareas de la organización. Por lo tanto, para hacer un diseño organizacional se requiere contar con un
inventario de todas las tareas, funciones y objetivos de la empresa, así como del desarrollo de las
agrupaciones y ordenamientos de puestos de trabajo, departamentos e individuos.

El diseño organizacional, es el proceso por el cual los líderes de la empresa definen la forma que
consideran más eficaz para ejecutar, a través de un esquema de organización específico, la estrategia de
negocios que se han propuesto desarrollar. Es el arte de organizar el trabajo creando mecanismos de
coordinación que faciliten la implementación de las estrategias y la relación entre las personas y las
organizaciones, con el fin de lograr productividad y competitividad. El gran reto del diseño
organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo flexibles, sencillos y alineados
con la estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin de lograr
los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las
cargas laborales.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es el armazón o el esqueleto de una organización, es una expresión de cómo la organización existe

en la realidad, señalándose quiénes realizan las funciones y tareas que les compete en la empresa y
cómo esas personas se relacionan entre sí, considerando los distintos puestos de la empresa, y las
obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.

De manera que el patrón específico de relaciones que se crean en el proceso de diseño

organizacional se denomina ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, siendo ésta la forma en que se
disponen los elementos que componen el sistema, es decir, es la manera como están divididas,
organizadas y coordinadas las actividades de la organización, todo esto se muestra en los organigramas,
como una representación real de la situación organizacional.

La ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL pueden ser formal e informal.

Estructura Formal de la Organización: Es aquella en la cual hay una estructura intencional de

papeles formalmente organizados, donde la estructura orgánica (organigrama), está caracterizada por
cargos claramente definidos con líneas de mando y subordinación, canales de comunicación y
normatización. Las organizaciones de tipo formal representan su estructura organizativa a través del
organigrama, el cual en resumen, sólo da una idea estática de la estructura y define las dependencias
jerárquicas y los trayectos de las comunicaciones formales.

Estructura Informal de la Organización: Son las relaciones no reconocidas, ni documentadas en

forma oficial que existen entre los miembros de una organización y que surgen inevitablemente de las
necesidades personales y grupales de los empleados dentro de una organización formal. También es
aquella que se da cuando no existe un diseño en la organización formal pero hay una orientación clara
hacia el trabajo y contribuye en forma importante a la eficiencia, las personas se asocian entre sí y se
dividen el trabajo.
 COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Ahora bien, tomando en cuenta que las organizaciones son sistemas sociales, conformados por
individuos, por tanto, sus bases son sociopsicológicas, es importante para comprender la dinámica de
las mismas, tener en cosideración un aspecto denominado comportamiento organizacional, el cual
viene a ser la representación de conductas y reglas, a través de los roles que desempeñan cada uno de
los trabajadores que conforman la organización.

El comportamiento organizacional es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que

individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de
aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones.

De manera que, visualizar a la organizaciones como sistemas sociales, conlleva a estudiar el

comportamiento de las personas que la conforman, desde tres puntos de vista: estructura, individuos y
grupos. El primero, es donde se evalúa la estructura organizacional, la cual determina las políticas y
practicas organizacionales y los otros dos se refieren a las características propias de las personas que
conforman a las organizaciones, por tanto se habla de cultura organizacional.

CULTURA ORGANIZACIONAL

La cual viene a ser un patrón complejo de creencias, expectativas, actitudes y conductas compartidas
por los integrantes de una organización que evoluciona con el paso del tiempo, incluye las formas
rutinarias de comunicarse, las normas que comparten los individuos y grupos de toda la organización,
los valores dominantes en toda la organización y la filosofía que guía las políticas y la toma de
decisiones. La importancia de la cultura organizacional, es que incide sobre el comportamiento
organizacional y desempeño de cada uno de los individuos que integran las organizaciones, ya que
fomenta el compromiso con la filosofía y los valores organizacionales creándo en el capital humano, el
compromiso de trabajar en base a metas comunes, y a la vez la cultura organizacional por medio de sus
normas sirve como mecanismo de control para canalizar el comportamiento deseable e inhibir el
indeseable.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

División del Trabajo Departamentalización Jerarquía Coordinación

División del Trabajo: Es dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas en
forma lógica y cómoda por personas o grupos, es decir, se descompone una tarea compleja en sus
componentes de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades en
lugar de una tarea en general. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender y
realizar con relativa velocidad, por lo que fomenta la especialización pues cada persona se convierte en
experta en cierto trabajo. Cuanto más se divide el trabajo, haciendo que cada individuo se dedique a
una actividad más limitada y concreta, se obtiene de este mayor precisión, profundidad de
conocimientos, destreza y perfección de la función que realizan, traduciéndose esto en mayor eficacia y
eficiencia en su trabajo.

Departamentalización: Es donde se combinan las tareas en forma lógica y eficiente, agrupando

empleados, es decir, es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
especificas, con base a su similitud, así las actividades laborales quedan divididas en tareas
relacionando a grupos parecidos.

Jerarquía: Antes de hacer referencia al tercer principio de la organización, se hace necesario definir
dos conceptos también importantes como son el Tramo de Control y la Cadena de Mando. El Tramo
de Control representa la cantidad de personas y departamentos que dependen, directamente de un
gerente específico, se dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa sobre más de cinco o seis
subordinados a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en posibilidad de atender otras
funciones. Cuando se ha dividido el trabajo, creado departamentos y elegido el tramo de control, los
gerentes pueden seleccionar una Cadena de Mando, es decir, un plan que especifique quién depende de
quién.

Tramo de Control

Cadena de Mando

El resultado del establecimiento del tramo de control y las cadenas de mando, es un patrón de
diversos niveles de la estructura de una organización que se conoce como jerarquía. Así, la
jerarquización dispone las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. En
la cima de la jerarquía se encuentran las personas de mayor rango, responsable de las operaciones de
toda la organización, los individuos que ocupan este rango se conocen con el nombre de Director
General, Presidente o Director Ejecutivo. Las personas de rangos más bajos se ubican en los niveles
descendentes, donde se encuentran los gerentes de menor rango.

Puediéndose establecer Jerarquías Altas y Jerarquías Planas, las primeras presentan muchos
niveles entre los gerentes del punto más alto y el más bajo, por lo que un gerente puede tener a su cargo
muchos empleados, lo que podría traer consigo que estos últimos tengan poca dirección o control,
además la larga cadena de mando demora la toma de decisiones, lo cual es una desventaja en un
ambiente que cambia con rapidez. A difrencia de las jerarquías planas que presentan menos niveles
entre la cima y la base

JERARQUÍA ALTA JERARQUÍA PLANA

Coordinación: Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes

de una organización con el objeto de alcanzar los objetivos y metas con eficacia. Sin coordinación, la
gente perdería de vista su labor dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los
intereses de su departamento a expensas de las metas de la organización.

La Coordinación constituye un complemento para la división del trabajo y la especialización laboral.

La especialización suele separar a las personas en las organizaciones porque los trabajos son por
definición un grupo de actividades particulares identificables, de manera que la coordinación trata de
reunir a la gente que desempeñan labores diferentes, pero que relacionadas pueden contribuir a las
metas de la organización. En ocasiones, el término coordinación es reemplazado por el de integración,
designando la medida en que los miembros de los diversos departamentos trabajen juntos, en forma
unida.

MANUALES ORGANIZACIONALES

Otra parte complementaria básica en la organización es la formulación de las descripciones de los

cargos, estableciendo el campo de acción de éstos, sus responsabilidades y autoridad, así como las
especificaciones de los mismos, que definen los requisitos o el perfil que deben tener las personas que
se seleccionan para dichos cargos de acuerdo con las funciones, responsabilidades y autoridad
inherentes; esta actividad es muy importante, porque es necesario que los diversos puestos cumplan con
funciones diferentes, pero que al mismo tiempo se coordinen y en caso de emergencia se sustituyan
unos a otros, es por ello se deben elaborar los manuales y reglamentos.

Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,
información acerca de la organización de la empresa. Los más importantes son:
Manual de Cargos y Funciones. Donde se señalan las actividades, dependencia y subordinados de una
posición jerárquica, describiendo responsabilidades, autoridad y actividades que realiza la persona
según el cargo que ocupa, además de informar sobre la estructura administrativa de los recursos
humanos del sistema. A menudo se puede encontrar que las actividades y la responsabilidad que debe
cumplir una persona en un determinado puesto son descritas específicamente.

Manual de Procedimientos. Donde se establece en forma secuencial la manera de realizar una

actividad, es un instructivo técnico administrativo que sirve de guía para el mejor desempeño del
trabajo a realizar. Son documentos que registran en forma ordenada y sistemática información,
instrucciones o ambas cosas sobre etapas y actividades que se consideran necesarias para la mejor
ejecución del trabajo en los aspectos administrativos y técnicos.

ORGANIGRAMAS

Se puede definir como la representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en
la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas. Se
visualizan los cargos, canales de autoridad y las respectivas relaciones de una empresa. Por ello, los
Organigramas tienen doble finalidad, desempeñan un papel informativo al permitir que los integrantes
de la organización y las personas vinculadas a ella conozcan a nivel global, las características generales
de la distribución de los cargos, y de instrumento para el análisis estructural, al poner de relieve, las
particularidades esenciales de la organización representada.

Diseño de un Organigrama

1. Las unidades se presentan en un rectángulo o recuadro, donde la unidad de mayor jerarquía se

ubica en la posición superior y de allí se despliegan hasta las unidades de menor jerarquía.

2. Las unidades que dependen de un jefe común se colocan en un mismo nivel.

3. Las unidades asesoras al lado de la unidad que asesoran.

4. Las unidades deben estar unidas por líneas de conexión que señalan su interrelación:

 Autoridad: Línea continua _____

 Asesoría: Línea discontinua -------
 Coordinación: Doble línea
Requisitos de un Organigrama

a) Debe ser real y reflejar por tanto una organización existente, no la que debería haber.
b) Debe ser claro, que sea fácilmente entendible por todos, sin complicaciones estéticas que
dificultan su comprensión.
c) Deben contener nombre de funciones y no de personas.
d) Deben representarse a través de recuadros y líneas de conexión, siguiendo la jerarquización.
e) Debe tener un título, con nombre de la institución, tipo o clase de programa y fecha de
realización.
f) Niveles, un organigrama debe poseer los niveles de la administración, Alta gerencia, Gerencia
media, Gerencia de primera línea y Operativos.

Universidad Central de Venezuela

Importancia de los Organigramas

 Sirve como instrumento de análisis, para detectar fallas estructurales, ya que representa
gráficamente las unidades y relaciones, y se puede observar en cualquier unidad que
corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí.
 A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados, se pueden detectar cuando el
espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos
recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal.
 A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los
organigramas se descubren dobles líneas de mando.

Ventajas de los Organigramas

 Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo, mejor de lo que
podría hacerse por medio de una larga descripción.
 Muestra quién depende de quién.
 Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos
fuertes y débiles.
 Sirve como historia de los cambios y medio de información al público acerca de las relaciones
de trabajo de la empresa.
 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
Clasificación de los Organigramas

Según el área:
a) Maestros o Generales: Son aquellos que muestran toda la estructura de la organización formal.
b) Complementarios: Representan únicamente un componente de toda la organización,
mostrándola con más detalle.
Según su objeto:
a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
b) Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
c) Especiales: Son aquellos en los que se destacan alguna característica especial.

Según su contenido:
a) Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, sin detalles.
 b) Analíticos: Presentan una información más detallada y técnica de una unidad o área.
Según su forma o disposición:
a) Vertical: En este los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
b) Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de derecha a izquierda.
c) Circular o Radial: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia
la periferia.
d) Mixtos: Por razones de espacio, se utiliza tanto la forma vertical como la horizontal.

TIPOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES FORMALES

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden
implantar en una organización formal. La determinación de la clase de organización más adecuada,
depende de factores tales como el tamaño y la magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo,
volumen de producción, etc. La tipología de las organizaciones formales es la siguiente:

ORGANIZACIÓN LINEO MILITAR

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
ORGANIZACIÓN LINEO FUNCIONAL
ORGANIZACIÓN STAFF
ORGANIZACIÓN LINEO MILITAR

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma las
decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a
los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe. Su aplicación es aconsejable en pequeñas
empresas, la autoridad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea facilitando la
toma de decisiones, evitándose conflictos de autoridad y fugas de responsabilidad. Sin embargo, es
considera como un tipo de organización rígida y el hecho de depender de una sola persona, origina
trastornos y ocasiona que los ejecutivos estén saturados de trabajo, lo que hace que estos no se
dediquen a las labores directivas si no de operación simplemente.
R
E
A GERENTE GENERAL S
U P
T O
O N
R SUPERVISOR S
I A
D B
A I
L
D I
EMPLEADOS
D
A
D
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Surge al observar que la organización lineal no proporcionaba la especialización, entonces se

propone que el trabajo de un supervisor se dividiera entre varios especialistas y que cada uno de estos
tuviese autoridad en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas
con su función. La organización funcional divide el trabajo y establece la especialización, lo que
proporciona mayor capacidad de los jefes por razón de su especialización y por lo tanto mayor
eficiencia de éstos. Por otra parte, este tipo de organización al plantear la existencia de varios jefes
especialistas para un trabajador, puede contribuir a la confusión y a la indisciplina por parte de estos
últimos, debido a la duplicidad de mando y también puede retardar el proceso de la toma de decisiones.

Director

Superintendente

Encargado Encargado Encargado

Control de calidad Adiestramiento Mantenimiento

Operarios

ORGANIZACIÓN LINEO FUNCIONAL

En este tipo de organización se combinan los dos tipos de organización, lineal y funcional, es una
de las más aplicadas en la actualidad, por ser la más ventajosa, en esta la autoridad y la responsabilidad
se transmiten a través de un solo jefe para cada función en especial, siguiendo la cadena de mando y
además se da la especialización de cada actividad en una función. Ejemplo:
 En este ejemplo se puede observar que el gerente general debe seguir los canales de comunicación
(lineal) adecuados para cada una de las áreas de actividad, e igualmente cada una de estas conserva
autoridad-responsabilidad específica dentro de su especialidad, así el departamento de mercadotecnia
tiene plena autoridad sobre las secciones que le reportan.

ORGANIZACIÓN STAFF

La organización Staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y así como con
especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría. La palabra Staff significa “un
bastón que se lleva en la mano, como apoyo”. Por ello es usada en la administración para indicarnos
una función de apoyo que ayuda en la ejecución, ya que facilitan el trabajo a los gerentes al prestarles
servicio, asesoría e información y revisar el desempeño en varios sentidos. Por lo general este tipo de
organización no se da por si sola, sino que existe combinado con los tipos de organización
anteriormente descritos.

Se dice que un cuerpo asesora cuando, investiga permanentemente que puede mejorarse o innovarse,
planea las nuevas mejoras para la empresa, sugiere planes concretos y detallados a la gerencia, instruye
para la implantación de los nuevos sistemas y ayuda a establecerlos, resuelve cualquier duda o
problema que se pueda presentar en su operación, y revisa permanentemente los resultados, para estar
siempre en condiciones de hacer otra vez sugerencias de mejoras

GERENTE Asesor
Jurídico

Sub Gerente Sub Gerente Sub Gerente Sub Gerente

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Dpto. Dpto.
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