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Administración y negocios

Contador Auditor

Propuestas de mejora para el sistema de


clasificación de inventario, de la ferretería
“Tanzy”

Planteamiento de la investigación

Asignatura: Seminario de Grado


Sección: INIA01/V-CA1-N8-P2-C1/V Chillán CA
Nombre del docente: Álvaro Antonio Gallardo Henríquez
Nombre de los integrantes del grupo:

 Angélica Mical Caro Roa.

 Maribel Angélica Orellana González.

 Gemita Lusitania Leiva Aguayo.

27 de septiembre de 2022
Contenido

I. Introducción.................................................................................................................................................
II. Planteamiento del problema........................................................................................................................
III. Limitantes de la investigación...............................................................................................10

IV. Interrogantes de la Investigación............................................................................................10


V. Justificación de la Investigación...............................................................................................................
VI. Objetivos de la Investigación...................................................................................................................
Objetivo general................................................................................................................................................
Objetivos específicos........................................................................................................................................
VII. Conclusiones.............................................................................................................................................
VIII. Referencias bibliográficas.......................................................................................................................
IX. Anexos...................................................................................................................................................
Anexo N°1: Análisis FODA ferretería “TANZY”.........................................................................20

Anexo N°2: Entrevista informal realizada al propietario de la “Ferretería TANZY”....................23

Anexo N°3: Observación en Terreno, evidencia fotográfica.........................................................31

Anexo N°4: Ventas de la empresa en los periodos del 2019 al 2021............................................36

Anexo N°5: Análisis Horizontal para la cuenta Ventas periodos del 2019 al 2021......................37

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


I. Introducción

En el marco de la vinculación con el medio que facilita Inacap con sus estudiantes y la

comunidad, se desarrolla una investigación para la asignatura Seminario de Grado, de la carrera

Contador Auditor. El contenido de este informe está basado en la actividad que desarrolla la

“Ferretería Tanzy”, empresa ubicada Av. Collín N° 1129 en la ciudad de Chillán, Región de

Ñuble.

El tema escogido está ligado no sólo a nuestro quehacer profesional como Contadores Auditores,

sino que también al propósito que plantea Inacap en relación con el emprendimiento, así como

también a lo que hemos podido observar a lo largo de nuestra formación académica, en conjunto

con los principios generales de contabilidad referidos a brindar información relevante, oportuna y

útil para el beneficio de una organización.

Conocer a cabalidad los procesos de una empresa es de suma importancia para estar conscientes

de los puntos fuertes que facilitan su desarrollo óptimo en el tiempo, de igual forma también es

necesario reconocer y analizar las debilidades del negocio para buscar herramientas que permitan

superar las complicaciones que diariamente debe enfrentar aquella persona que dirige un

establecimiento comercial.

La “Ferretería Tanzy”, empresa ubicada Av. Collín N° 1129 en la ciudad de Chillán, Región de

Ñuble, es una PYME creada por el señor Marcial Montecinos Garrido el 02 de mayo del año

2019. 

El financiamiento para la creación de la empresa se materializó gracias a capital aportado en su

totalidad por el dueño. 

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La elección del lugar fue gracias a que vislumbró la oportunidad de negocio que existía en esa

zona, a pesar de existir ya algunas ferreterías en la Av. Collín, lo que significó abrirse paso entre

la fuerte competencia, logrando un gran número de clientes leales a los cuales abastecer, gracias a

su constancia, buena voluntad y precios accesibles. 

Sus actividades económicas vigentes en el Servicio de Impuestos Internos son “Ventas al por

mayor de materiales de construcción, artículos de ferretería, gasfitería y calefacción”, “Alquiler

de vehículos automotores sin chofer” y “Ventas al por menor en comercios de alimentos, bebidas

o tabaco (supermercados e hipermercados).

Esta organización cuenta con 6 trabajadores incluido el propietario: una Cajera, que si cumple su

función como tal. Pero los 4 Asistentes de Ventas, son multifuncionales porque deben dedicarse a

vender los productos, recepcionar y despachar las mercaderías, cargar y descargar realizando

labores con grúa horquilla, hacen la labor de bodegueros, preparan los despachos de los pedidos

de venta y, además, se preocupan de la limpieza y ornato del local.

Por otro lado, se logró vislumbrar como falencia que la Administración del negocio está a cargo

de una sola persona, que es el propietario quien además realiza múltiples funciones, como

adquisición de mercaderías, la parte financiera, tesorería, flujos de caja, trato con proveedores,

con clientes, realiza transacciones bancarias, realiza promociones de marketing a través de redes

sociales. Además, por abaratar costos, el propietario no quiere contratar más personal, por lo cual

tanto el, cómo el personal cumple múltiples funciones. Sin embargo, la empresa solo delega la

contabilidad y tributación a un contador externo que se encarga de hacer cumplir las obligaciones

legales y tributarias.

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El propietario, además, no posee herramientas de gestión que ayuden a mejorar el ámbito

operacional de la organización, como tampoco conocimientos básicos sobre contabilidad, Leyes

de Renta, Impuestos y Regímenes Tributarios. Por otro lado, las utilidades son destinadas sin una

planeación estratégica; estas se distribuyen de acuerdo con las necesidades momentáneas que

surgen, como; cubrir obligaciones comerciales, realizar gastos o inversiones en adquisición de

mercadería.

Por lo que se puede observar, la empresa no posee un organigrama formal y la distribución de

cargos está dada, pero de manera informal.

Por otra parte, no existe personal con conocimientos a fines dentro de la empresa, ni capacitado

en controles internos, lo que impide desarrollar una gestión eficiente de sus recursos. Por

consiguiente, la falta de información como resultado de no realizar controles sobre las cuentas de

mayor relevancia en una organización, afecta a la toma de decisiones de esta.

Ausencia de principios empresariales; no se han establecido la misión, visión, objetivos

estratégicos y ni valores empresariales. Al poseer estos se limita el comportamiento de los

trabajadores en pos de la visión de la empresa el cumplimiento de los objetivos organizacionales

rigiéndose por los valores que se desean expresar al cliente.

Otra de las problemáticas es que la empresa no realiza cursos de capacitación de manera formal a

sus y trabajadores, estos solo reciben instrucción del propietario para su desempeño.

Por otra parte, la empresa no posee un Código de ética, ni posee Manual de Procedimientos o

descripción de cargos de manera formal.

La empresa no cuenta con seguros, ya sea de incendio o de catástrofes, porque el dueño lo

encuentra innecesario, o desperdicio de dinero.

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El rápido crecimiento en el sector trajo consigo una problemática significativa en cuanto a la

gestión de sus inventarios, por ello, se hizo elemental la propuesta de mejora enfocada en el área

Inventario de la ferretería “Tanzy”.

La elección de enfocarse en el Área Inventarios de Mercaderías surge a raíz de los problemas que

la empresa presenta y que se dilucidan a través de una visita realizada a las dependencias de la

Ferretería Tanzy, en donde se aplicó el método de observación para luego generar un cuestionario

de investigación sobre los procedimientos y actividades desarrolladas por la empresa en cuestión.

(Revisar Anexo N°1)

Como grupo asesor se espera que, al mejorar la existencia de los inventarios, le permita a

Ferretería Tanzy, manejar sus productos y le brinde información competente, veraz y oportuna

que mejore la toma de decisiones.

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II. Planteamiento del problema

La “Ferretería Tanzy”, empresa ubicada Av. Collín N° 1129 en la ciudad de Chillán, Región de

Ñuble, es una PYME creada por el señor Marcial Montecinos Garrido el 02 de mayo del año

2019. 

Además de las problemáticas ya planteadas anteriormente, el principal problema que se presenta

la empresa Ferretería Tanzy, es el desorden en el stock de inventarios de Mercaderías, pese a que

la organización posee un Sistema Informático de Inventario, que incluye entradas y salidas de

mercaderías, este no funciona bien.

En la visita a terreno lo que se descubrió fue que este Sistema Informático de Inventario, no

contiene la aplicación para la ubicación del producto, ya que se evidenció que en el sistema está

el producto, pero hay desorden con la ubicación de la mercadería, porque muchas veces buscaban

el producto en sector asignado para este, pero este estaba en un lugar distinto.

El problema que este podría traer a la organización es pérdida de tiempo en la búsqueda, pérdidas

económicas al no encontrar el producto, o simplemente perdidas por las demoras y el cliente no

lleve el producto. Se sugiere mejorar el sistema informático con la aplicación de ubicación de

mercaderías.

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Por otro lado, en la adquisición de mercaderías se utilizan múltiples variables como: ventas

especiales a clientes y ofertas del mercado ferretero para adquirir mayores cantidades y abaratar

los costos y por último se considera el stock que arroja el Sistema Informático de Inventario.

El problema es tener mercadería con sobre stock, un capital ocioso, que además produce un

desorden financiero, y pérdidas por mantener mercaderías sin movimiento por mucho tiempo.

Además, como se arrendo un terreno trasero, que colinda con la calle Cocharcas, solo se invirtió

en techar una pequeña parte del patio que se utiliza como bodega, dándole prioridad a los sectores

más riesgosos al deterioro, pero la mercadería que está a la intemperie, está expuesta igualmente

a los cambios climáticos, aumentando las posibilidades de mermas, las cuales no son rebajadas

del stock, afectando al Inventario pues lo que se tiene en el sistema no es completamente real.

Por otro lado, el patio ferretero cuenta con cierres perimetrales extremadamente bajos, lo que ha

llevado a robos de mercaderías en algunas ocasiones, y que tampoco han sido rebajados del stock

de inventarios, aparte de ser pérdidas para la empresa, se ha desordenado el stock inicial que se

poseía en un principio.

Para establecer en bodega los niveles máximos y mínimos de mercaderías, se hace en base a la

experiencia y no al estudio o seguimiento de los productos, a través del Sistema Informático de

Inventario.

Tampoco cuentan con una planificación estratégica de compras, la inversión en mercadería es

realizada de acuerdo con dos variables:

 La primera es la disponibilidad de efectivo con el que se cuenta; el cual se obtiene de las

ventas del día o semana.

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 La segunda corresponde la disponibilidad de stock que tiene la ferretería; se considera

comprar en el caso de desabastecimiento o cuando ya no existe stock.

Pese a que existe un Sistema Informático para Control de Inventario, de igual forma hay un

desorden con la mercadería, donde se vio en la observación en terreno, que algunas mercaderías

no eran encontradas con facilidad, pese a que el producto fue encontrado, presento demoras para

el cliente, y muchas veces no coincidía el stock de inventario que informaba el sistema

informático. Además, se presentan desorden en la ubicación de la mercadería y se muestra un

inventario obsoleto, que no es exacto y mucho menos favorable para el buen funcionamiento de

la organización, ya que produce pérdidas en las ventas, por demoras en encontrar las mercaderías,

y pérdidas al realizar ventas consultando el sistema informático de inventario vigente, el cual no

ha sido actualizado. (Revisar Anexo N°2 y N°3)

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III. Limitantes de la investigación

Las principales dificultades para llevar a cabo el proyecto de mejora para la Ferretería “Tanzy” se

distinguirán en dos etapas.

La primera etapa será al momento de desarrollar el proyecto, en la cual tendremos como limitante

el desorden extremo de la mercadería tanto dentro del local como en el patio ferretero, lo que con

llevará bastante tiempo para ordenar y clasificar bien cada producto por sección y para preparar

todo antes del inventario.

La segunda etapa será el momento de poner en marcha la propuesta de mejora, en la cual podría

generarse cierta resistencia tanto a la toma del nuevo inventario, por temor a dejar la zona de

confort en la que se ha acostumbrado a trabajar. También la falta de conocimientos técnicos para

la correcta gestión administrativa que requiere la empresa, como a mantener el orden que se les

asigne a los productos por sector y para el buen mantenimiento de la información obtenida en el

inventario, que se rebajen las mermas a diario tanto por deterioro o por ocasionales robos.

IV. Interrogantes de la Investigación

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 ¿La rentabilidad de la empresa se ve afectada por la falta de controles en su inventario?

 ¿La administración cuenta con la disposición de realizar cambios y/o mejoras en los

controles de inventarios?

 ¿La ausencia de un plan de compras afecta la falta de mercaderías o sobre stock en la

“Ferretería Tanzy”?

 ¿En qué medida se ve perjudicada la en la empresa “Ferretería Tanzy” al no poner en

marcha la implementación de un nuevo inventario?

V. Justificación de la Investigación

El presente trabajo pretende entregar una propuesta de mejora en el área de inventarios a la

empresa Ferretería Tanzy, con el fin de entregar lineamientos para un desarrollo en el Control

Interno del negocio. El objetivo es diseñar propuestas de mejoras que fortalezcan el Control

Interno enfocado en el área de Inventarios de la empresa.

Actualmente, la empresa presenta muchos problemas en diversas áreas, la mayoría relacionadas a

las áreas administrativas, pero tras el diagnóstico y análisis realizado a través de la evidencia

obtenida en terreno, se decide enfocarse en la falta de controles y procedimientos del área de

Inventarios.

Las empresas suelen depender de su inventario para operar o completar pedidos de clientes. El

inventario, de hecho, es un activo importante de la compañía que la ayuda en tareas básicas como

la planificación y la gestión del presupuesto. Así, las empresas deben considerar el hecho de tener

registros de inventario actualizados, pues esto supone una herramienta de administración esencial

que desemboca en múltiples beneficios.

Uno de ellos es la mencionada planificación. Cuando se tiene un inventario actualizado, los datos

que éste arroja indican a la empresa, si se puede aceptar solicitudes de clientes o proyectos

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particulares. Además, permite a la organización hacerse una idea nítida de cuándo necesita

ordenar los nuevos productos, y en qué cantidad.

Asimismo, al revisar un inventario actualizado se pueden ver las tendencias del inventario a lo

largo del tiempo y hacer algunas previsiones básicas sobre aquello que se agotará más rápido y

aquellos productos que resultan prescindibles. Si se mantiene el inventario desactualizado esa

tendencia será menos identificable.

Los inventarios actualizados permiten que, cuando un cliente llame o pregunte por algún

producto del almacén, se pueda dar una respuesta rápida y precisa. Un tiempo rápido de respuesta

suele traducirse en que el cliente obtenga una mejor impresión de la empresa. Cuando se sabe con

precisión qué inventario se tiene y dónde está situado, se puede recuperar fácilmente y

distribuirlo con la mayor celeridad posible.

En ese sentido, un inventario actualizado ayuda a reforzar la estima de los clientes y, por tanto,

mejorar las ventas de la compañía. Por el contrario, un inventario caótico lo único que puede

conseguir es bloquear todos los pedidos y finalmente conducir a la empresa hacia un desfiladero.

Otra de las virtudes de gestionar un inventario bien actualizado es el control de gastos. La falta de

mantenimiento del inventario significa a veces que una empresa no puede enviar un artículo hasta

que se aproxima la fecha límite, con lo que la compañía probablemente tendría que pagar un

dinero extra para agilizar ese envío.

Este punto no supone un problema grande cuando se hacen envíos a pocos clientes, pero si

hablamos de empresas que realizan cientos de envíos a diarios entonces el problema adquiere una

gran magnitud. Y en este caso los clientes frecuentes a quienes se les envían lo productos son

principalmente constructoras y empresas similares.

Otro de los puntos a tener en cuenta respecto a una gestión efectiva del inventario consiste en la

posibilidad que esto aporta de medir el éxito de manera correcta. Además, si las personas

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encargadas de actualizar o revisar el inventario consiguen los objetivos marcados, pueden ser

recompensadas. Este gesto contribuirá a mejorar la productividad de parte de la empresa.

Por último, el hecho de tener un inventario actualizado con un programa Informático de

inventarios para ayudar a gestionar mejor el tiempo del equipo, pues no hará falta perder días y

semanas enteras en la actualización de un inventario desfasado. Siempre es mejor gestionarlo a

diario que ir dejándolo y hacerlo de golpe. Esta última estrategia es agotadora y poco efectiva.

Es por este motivo que es necesario contar con registros, procedimientos y controles que

simplifiquen la recopilación, ordenamiento y el registro de cada ingreso, egreso o mermas de

mercaderías, realizada por la organización, siempre adaptándose a las necesidades particulares de

esta.

Es importante tener una buena administración del control de inventario, esto comprende conocer

la disponibilidad de productos, su rotación y sus respectivos márgenes de utilidad, debido a que

esto es un factor determinante en las finanzas de la empresa, sobre todo ligado a un mejor manejo

en cuanto a productos y el volumen de estos

Tal como señala Malindzakova (2019), la gestión de inventarios es fundamental para una

empresa que se dedica a la comercialización de productos, por ello es necesario identificar y

trabajar con la información asociada al inventario, sumado a que “mediante la implementación de

la planeación estratégica, la empresa podrá cumplir con los objetivos de corto, mediano y largo

plazo, mejorando su calidad de servicio” (Ayala et. al., 2017), la calidad del servicio mejora en

aspectos, tales como, por ejemplo, la reducción en los tiempos asociados a la entrega de los

productos.

Teniendo un conociendo exacto del inventario, costos y márgenes de utilidad reales se pueden

generar controles, presupuestos y proyecciones que aporten positivamente a la salud financiera de

la empresa.

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Al conocer con certeza la información del inventario, en relación a la información de ventas y

compras, será posible utilizar esta información para la mejora continua de su administración, esto

debido a lo que señala Malindzakova (2019): “The main part of the logistics processes of a

company is the material flow”, teniendo en cuenta, y tal como señala el autor, el flujo de

materiales es una de las labores principales del proceso logístico en la empresa, ya que da cuenta

de las dinámicas existentes en relación a la producción o labores en que estos participan (en

cuanto a tiempo y espacio).

El dueño, quien es el comprador, el que sabrá cuando será necesario hacer las compras de

mercadería para el negocio, y tal como indica Malindzakova (2019) esto le otorga al

administrador la capacidad de poner en marcha la venta de nuevos productos y tener un control

en cuanto a la calidad de los productos que ya cuenta la entidad.

Nuestro proyecto se enfoca en las existencias del Inventario de Mercaderías, lo que conlleva una

mejora en varios aspectos de la administración en general, tales como la planificación acertada de

las compras, al saber cuándo es necesario reabastecer las existencias, al conocer la rentabilidad

que generan los productos, para poder establecer precios que concuerden con este porcentaje de

rentabilidad que se desea generar la empresa, y la gestión de sus proveedores, esto para asegurar

un inventario objetivo y stock estable.

En los últimos años, otro factor que influyó en la cuenta de inventario de la empresa fueron los

innumerables desafíos que tuvieron los ferreteros, como la crisis sanitaria, la inflación y la

transformación de la cadena de suministros; también ha habido cambios importantes de consumo

en la industria ferretera, ya que las personas valoran mucho más el tiempo en casa, invirtiendo

más en la remodelación de sus espacios.

Tal como hemos mencionado, la industria ferretera debido a la crisis sanitaria del 2020 ha

registrado un crecimiento muy positivo, sin embargo, como consecuencia de dicha crisis las

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cadenas de suministro de la industria ferretera se vio afectada debido a la alta volatilidad de la

demanda, impulsado por el aumento de productos destinados a la remodelación de viviendas y,

muy probablemente, gracias a la liquidez del consumidor a partir de los bonos y ayudas del

Estado.

Ferretería Tanzy registró un alza en las ventas para los periodos comprendidos entre 2019 al

2021, presentando una variación absoluta entre el periodo 2019-2020 de $321.564.486. Mientras

que para el periodo 2020-2021 presentó un aumento de $ 326.079.282. (Ver anexo N°4 y N°5)

Sin embargo, El aumento continuo de la inflación, impulsada principalmente por los cuellos de

botella en la producción, por los estímulos al gasto, la subida de precios en las materias primas y

la recomposición de este hacia mercancías.

En 2022, se registró en Chile una inflación de 11,5% pero ahora, se espera que las presiones

inflacionarias se mantengan elevadas, al menos en el primer trimestre de 2023 para luego, ir

bajando hasta alcanzar un 6 % y cerrar el año con un panorama mucho más positivo.

El propietario de Ferretería Tanzy, aprovecha las ofertas y descuentos especiales de los

proveedores, por ciertos volúmenes de compra en ciertos productos, para abaratar sus costos.

La industria ferretera tiene como principal reto para el 2022 mantener cautela en las presiones

inflacionarias externas, las presiones de costos, el incremento de los precios de bienes y servicios,

estacionalidad, la depreciación cambiaria, etc.

Finalmente, uno de los factores que incrementó la venta de los productos fue el uso de las redes

sociales tales como Facebook e Instagram, empleadas por la empresa “Tanzy” como medio para

llegar a más clientes, en donde daba a conocer las ofertas, productos y precios que ofrece, todo lo

anterior mencionado permitió a la empresa que se mantuviera a flote en periodo de crisis.

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VI. Objetivos de la Investigación

Objetivo general

Proponer un nuevo inventario para ser realizado en la ferretería “TANZY” en un plazo de 60

días.

Objetivos específicos

1. Diagnosticar a través de inspección visual, las principales debilidades en cuanto al

inventario de la empresa.

2. Evaluar las problemáticas observadas y recopiladas a través de un cuestionario al

propietario de la empresa.

3. Desarrollar un nuevo sistema de inventario que considere la ubicación física de los

productos en un plazo de 60 días.

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VII. Conclusiones

En la actualidad la “Ferretería Tanzy” presenta diversos problemas en la gestión de sus procesos

administrativos y operativos. Se pudo llegar a esta conclusión después de una visita realizada en

las dependencias de la ferretería, mediante la utilización de los métodos de observación y

cuestionario realizado al propietario de la empresa en cuestión.

La empresa presenta problemas que abarcan que no tiene perfil de cargos definidos, no cuenta

con misión, visión, ni objetivos específicos de la organización, inexistencia de un plan de

compra, no tiene publicidad, su dueño carece de conocimientos técnicos para implementar

controles básicos sobre sus operaciones, no hay control de deudas financieras, actitud

paradigmática por parte del dueño y el punto más relevante que se aprecio es la ausencia de

inventario físico exacto.

El crecimiento económico del sector construcción es un factor de oportunidad que sigue vigente

en la ciudad de Chillán, esto se traduce en un aumento en las ventas en una empresa que está bien

posicionada en el mercado, pese a su corta vida y competencia fuerte, sin embargo la mala

administración y la carencia de un sistema de gestión de inventario eficiente, llevan a la empresa

a saturarse de mercancías de muy poca rotación, dejando una buena parte de sus activos

corrientes paralizados retrasando el flujo de sus activos.

Luego de una acabada investigación preliminar se pudo identificar que, el mayor de los

problemas que Ferretería Tanzy está soportando hoy, es la falta de controles internos;

identificando como cuentas relevantes a controlar el inventario, los registros de ingresos y

egresos de mercaderías.

Por lo que el grupo asesor ha coincidido en diseñar una propuesta de mejora que fortalezca el

Control Interno del ingreso y salida de mercaderías, enfocado en el área inventarios.

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Para evidenciar el diseño de propuestas de mejora, se han fijado metas claras y concisas como: Se

diagnosticó a través de inspección visual en el mes de agosto 2022, las principales debilidades

internas de la empresa. Luego de ello se analizaron las problemáticas observadas y recopiladas a

través de un cuestionario al propietario de la empresa el cual fue realizado también en agosto

2022.

Como uno de los objetivos específicos es desarrollar un inventario en un plazo de 60 días, a

realizarse en el mes de octubre 2022, se presentó la propuesta de mejora al propietario de la

ferretería, quien estuvo de acuerdo con esta, y ya se está comenzando con toda la preparación

para este inventario, haciendo un mapa de las instalaciones de la bodega, planificando la fecha

del conteo por sectores, se pidió además la autorización para reorganizar algunas áreas, y poner

en orden los productos que están en dos lugares distintos en las instalaciones.

Esperamos como grupo asesor poder auditar la cuenta mercadería para conocer el valor del

inventario y actualizar este, con fecha octubre 2022 y realizar procedimientos para la toma de

inventario, ingresos.

En la actualidad se ha ido mejorando el concepto de la teoría de los inventarios que sugiere no

solo sus conceptos para el área de producción, sino que también enfoca sus conceptos áreas como

las compras, ventas, marketing, recursos humanos, distribución, toma de decisiones gestión de

proyectos, ingeniería.

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VIII. Referencias bibliográficas

§ Ayala Reyes, J. V., Valdez Guerrero, R., Ríos Calderón, G. & Robles Arias, I. M. (2017).

Plan de mejora para empresa en giro de ferretería. Congreso Internacional de

Investigacion Academia Journals, 9(6), 491–508.

§ Malindzakova, M., & Zimon, D. (2019). Design Supply Cycle for Inventory Management.

TEM Journal, 8(3), 894–899. https://doi.org/10.18421/TEM83-29

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IX. Anexos

Anexo N°1: Análisis FODA ferretería “TANZY”

FORTALEZAS DEBILIDADES
 Sistema informático que posee la
empresa para el registro de entrada y
salida de mercadería carece de un
elemento clave que indique la
ubicación de la mercadería.
 Desconocimiento de la rentabilidad de
 Buena diversificación de productos y
los productos.
marcas.
 Capacidad insuficiente de mercancía
 Tamaño adecuado del negocio.
para pedidos de gran volumen.
 Amplio espacio de estacionamiento
 Capacidad financiera limitada.
para los clientes.
 Inexistencia de manuales de
 Ubicación accesible.
procedimientos.
 El local es amplio, limpio, acogedor e
 Falta de personal con conocimientos de
iluminado.
administración y contabilidad.
 Trato personalizado con el cliente.
 Estructura organizacional no
 Personal con buena disponibilidad y formalizada.
amabilidad hacia el cliente.
 Ausencia de techado en el exterior,
 Diversidad en la modalidad de pago. para evitar deterioro de las mercaderías.
 Presencia de desorden de mercadería en
el interior del local.
 Servicio de despacho limitado, solo a
los principales clientes.
 Poca publicidad del negocio.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Aparición de nuevas ferreterías en el
sector.
 Apoyo gubernamental a Pymes.  Cambios demográficos y de hábitos de
 Ingreso de nuevos compradores por la consumos adversos.
constitución de nuevas villas y venta de  Falta de financiamiento externo.
parcelas.  Crisis económica en el país que afecte
 Servicios de despacho de mercadería también a la región de Ñuble.
para más clientes.  Efectos de la Inflación provocando
alzas en los precios y disminución en
las ventas.

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Conclusiones

Podemos concluir que las Fortalezas del negocio están enfocadas principalmente en la ubicación

estratégica del local, así como también en sus instalaciones las cuales son acogedoras, limpias y

en buen estado, por ende, la empresa es segura tanto para el cliente como para el vendedor,

también gran parte de la presentación de los productos es visualmente atrayente, tiene una

visualización directa de los precios y/o productos. Además, la empresa realiza una buena atención

al cliente, la que se ve reflejada en la amabilidad, cercanía y buena disposición por parte del

personal de la empresa.

Las debilidades están enfocadas principalmente en la falta de conocimiento administrativo por

parte del dueño de la empresa, otro punto importante a destacar es la ausencia de algún sistema

de pago con crédito, ya que solo se cancela con débito, crédito y efectivo, sin embargo, también

aceptan pagos vía transferencia a la Cuenta Rut del dueño.

Requieren invertir en publicidad, sólo existen letreros en el exterior del negocio. Una debilidad

actual del negocio es la baja rentabilidad de este, lo que se produce por trabajar un menor margen

de ganancia para poder competir con las demás Ferreterías del sector.

Otro motivo es por la falta de un inventario preciso, porque, aunque ya está en funcionamiento un

sistema informático, falta actualizarlo el inventario, organizar mejor las mercaderías, rebajar las

mermas del stock, controlar mejor los ingresos y egresos, además, existe un desconocimiento de

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los productos con mayor venta y/o rotación, lo que provoca que muchas veces se tomen

decisiones erróneas al momento de comprar en las cantidades incorrectas las mercaderías.

Una oportunidad es la mayor inversión en el sector de familias que desean ampliar o construir

viviendas en la localidad o en áreas rurales cercanas, lo que implica una mayor cantidad de

posibles clientes y por ende aumento de las ventas. Otra oportunidad, sería la de ampliar el área

geográfica a la cual la empresa cubre, al implementar el sistema de reparto de la mercadería,

además de ampliar el rubro actual al ingresar a nuevos mercados o segmentos de productos, todo

lo anterior con la finalidad de aumentar las ventas y la rentabilidad de la empresa.

Una de las inminentes amenazas está relacionada con los cambios de la normativa vigente, al

igual que un cambio demográfico y/o en los hábitos de consumo, originándose por una probable

crisis económica producto de la situación actual que vive el país producto de los coletazos del

Covid-19 o de la Guerra de Ucrania.

Otra de la amenazas, es la falta de financiamiento externo, este se considera un obstáculo

importante para la organización, ya que para poder realizar mejoras como la instalación de techos

faltantes en el patio ferretero, y evitar así perdida de mercaderías que están en la intemperie, o

para poder o realizar la pavimentación del patio ferretero que cuenta con piso de tierra, o para

elevar los muros del patio ferretero y evitar así robos nocturnos, o simplemente para invertir en

nuevos productos o aquellos que son de mayor rotación, el financiamiento externo es altamente

necesario.

La Inestabilidad política y económica del país, es otra de las amenazas relevantes para esta

ferretería, dadas las circunstancias actuales y teniendo en cuenta que la región de Ñuble, es una

de las regiones más afectadas por la tasa de cesantía, además que la inflación a nivel país, sigue

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en aumento, y si a todo esto se agrega la posibilidad de que entre al mercado nuevos

competidores con mejores precios, son amenazas que ponen a Ferretería Tanzy en un escenario

de riesgo.

Anexo N°2: Entrevista informal realizada al propietario de la “Ferretería TANZY”

1. ¿Conoce usted la cantidad de mercadería que posee su inventario?

Sí claro, tengo un sistema informático para manejar ese registro.

2. ¿Tiene algún método de inventario o algún método para registrarlo?

Básicamente, todo lo que se compra, o las entradas se registran en el sistema y las ventas

y despachos tienen sus rebajas en el sistema informático, para que así el inventario calce.

3. ¿En qué momento se realiza la compra de mercaderías? ¿ustedes van revisando el sistema? o

¿de qué depende el momento en que se realice esta compra?

Eso depende de varias variables, primero de cómo está el mercado de cómo se vea la

proyección a la tendencia futura, luego de eso si hay alguna demanda importante, o si se

ve que va a subir el precio, se compra depende de muchas variables y otra es la básica que

es la reposición por un stock mínimo crítico que la ferretería tenga.

4. ¿Me podría decir cuáles son sus productos estrella o los más vendidos?

Bueno, nosotros por lo general no dedicamos a la venta de materiales para la construcción

por lo tanto dentro de eso están el cemento, el fierro, las maderas, eso en general.

5. ¿Cuál es el sistema de reparto para la entrega de mercadería y cómo funciona?

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


No tenemos sistema de reparto por el momento, en ocasiones puntuales si el negocio lo

amerita hacemos hay algún despacho, o vemos en cómo llegar a un acuerdo con el cliente.

6. ¿En el caso en el que usted hace el flete, sabe usted si lo que cobra cubre los gastos que

genera el reparto?

Sí.

7. ¿Cómo llega la mercadería a su empresa? ¿la va a buscar o se la envían al local?

En general lo que nosotros compramos, nos llega directamente al local por el proveedor.

8. ¿Ha calculado que es más rentable ir por la mercadería o que se la envíen?

De hecho, que nos entreguen en el local.

9. ¿Qué tipo de control utiliza para la devolución o cambio de mercadería?

Son mínimos los problemas que tenemos en ese sentido, y cuando se generan esas

situaciones, se cambia por el mismo producto o se le ofrece alguna alternativa,

dependiendo de lo que necesite el cliente. Y luego o se rebaja del stock como merma, o se

habla con el proveedor que se tiene una merma y que se tiene que ver el cambio, ellos

envían a su equipo técnico, validan que sea así y ahí se llega a un acuerdo.

10. ¿Cuánto gasta la empresa en materiales de seguridad?

No manejo la cifra exacta, pero lo que se le entrega al trabajador son zapatos, la

vestimenta, las antiparras, la chaqueta, todas esas cosas, pero no tengo la cifra precisa.

11. ¿De qué manera son distribuidos los implementos de seguridad al trabajador? ¿Se lo entrega

usted o cuando los necesitan ellos los van sacando?

Por lo general la primera vez la empresa le entrega todos los implementos necesarios,

entrega de cargo, herramientas que necesiten y luego pasado el tiempo en la medida que

ellos van necesitando renovar sus implementos solos los van cambiando, ya que no soy

tan riguroso en este control.

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12. ¿Tiene algún formulario o planilla para controlar la mercadería al momento que ingresa a la

empresa?

No, solo utilizamos las mismas guías de despacho o facturas del producto respectivo, y

nosotros la ingresamos al sistema.

13. ¿Cómo controla el ingreso y egreso de los trabajadores en la empresa?

A través del libro de asistencia.

14. ¿La empresa cuenta con algún código de ética formal?

Formal no, como somos una empresa nueva, que estamos en desarrollo, y cuando uno está

en desarrollo tiene que funcionar primero, para que el negocio se sostenga en el tiempo.

Lo que hacemos es seleccionar personas para incorporar al equipo que uno les tenga

confianza, que comparta los ideales, los valores, que eso es básico cuando uno maneja

materiales y que son objetos de valor, eso no lo tenemos escrito de manera formal, pero si

es de común conocimiento de las personas que trabajan con nosotros.

15. ¿Existe alguna estructura organizativa, posee un organigrama formal la empresa?

Yo soy el propietario, pero más que eso, yo me miro como el administrador o gerente en

ese sentido, que administra los distintos temas, y como somos una pequeña empresa, en

estricto rigor yo tengo que hacer varias funciones. Si bien es cierto que no las tenemos

escritas con una estructura organizacional u organigrama, si yo tengo claro que yo hago

adquisiciones, comprar, que hago tesorería, flujos de caja, que tengo que ver la relación

con los proveedores, con los bancos, con los clientes, generar un tema de marketing. Pero

si me pusiera como empresa pequeña a contratar esa cantidad de funciones de recurso

humano, no funcionaría porque este es general un rubro que, si bien se vende, es bastante

ajustado.

16. ¿Cómo asigna las funciones, las responsabilidades que debe cumplir cada trabajador?

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De hecho, ya están como definidos los puestos, los cargos, como le decía como somos una

pequeña empresa, en ese sentido nos vamos repartiendo las funciones y en general cuando

uno está en este tamaño de empresa es polifuncional, o sea debe hacer diversas labores

como es el caso mío, que le comenté hace un rato. Y en eso es importante la disposición

de las personas para que la empresa vaya avanzando y en ese sentido tenemos al mejor

equipo trabajando con nosotros.

17. ¿Cómo evalúa usted el desempeño del personal?

Como se lo acabo de mencionar, la disposición que tienen las personas para trabajar y

hacer que la empresa vaya avanzando es muy importante y en ese sentido tenemos al

mejor equipo trabajando con nosotros.

18. ¿Existen rendiciones de cuenta dentro de cada desempeño?

Si, yo creo que cuando es una pequeña empresa y el número de colaboradores es más

acotado, la rendición de cuentas es diaria o permanente, porque usted está fiscalizando

está viendo, todas las actividades o funciones de forma diaria, entonces puede ir hablando

o corrigiendo en forma diaria y constante, entonces la retroalimentación para el trabajador

y para uno es más rápida y se pueden tomar medidas.

19. ¿De qué manera establece los niveles máximos y mínimos de los productos en bodega?

Ya cuando uno lleva un poquito de tiempo tiene un poco de historia, y producto de la

experiencia podemos saber que productos nos rotan más a nosotros, que productos

debemos mantener cierto stock y ahí uno puede definir el stock mínimo o crítico, para

desarrollar la labor y no estarse preocupando siempre de eso.

20. ¿Qué tan a menudo el administrador monitorea o supervisa el desempeño de los trabajadores?

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Lo hago a constantemente y permanentemente a diario, pero no como una forma de

control en ese sentido, sino de cómo una forma de fortalecemos y retroalimentamos como

equipo, de estar comunicados, de ver de cómo podemos apoyar a los colaboradores y

como ellos también nos informan de las distintas situaciones para ir mejorando y dándole

mejor respuesta tanto a los clientes, como a los proveedores, en ese sentido.

21. ¿Tiene algún encargado de bodega que monitoree el stock o lo maneja usted?

Si, hay una persona que se dedica a eso, pero todos conocemos el sistema.

22. ¿Existe algún jefe de personal?

No, yo como propietario soy quien administra la empresa.

23. ¿Las remuneraciones e imposiciones de los trabajadores son pagadas en fecha acordada y en

los plazos establecidos?

Si eso se hace de forma regular todos los meses, porque tenemos un contador externo que

nos va recordando nuestras obligaciones.

24. ¿Cuándo puso en marcha su empresa qué tipo de marketing utilizó o mantiene algún tipo de

publicidad hoy en día o solamente cuando inicio?

De hecho, uno siempre hace cosas, a lo mejor no de forma muy técnica pero siempre está

haciendo cosas como para dar a conocer su negocio: como en redes sociales, por ejemplo.

A nosotros nos ayuda bastante, los datos de persona a persona, aquellas que nos

recomiendan, de que el cliente comenta que somos una empresa responsable, económica,

establecida y que en general a diferencia de otros grandes negocios damos un servicio

personalizado y también ayudamos en el despacho a cargar y que se vayan con su

mercadería a destino.

25. ¿Considera que su empresa presenta alguna problemática en la que podamos dar solución?

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Bueno hay bastantes situaciones, tanto los temas que son de forma inmediata, que los va

resolviendo, otros que los va postergando y otros que ya son de largo aliento, y que se van

solucionando con el tiempo y con inversión.

No sé cuál decirle en este momento, pero si tenemos varias situaciones que tenemos que

liderar con ellas de forma diaria. Talvez uno le llama problemática, pero son situaciones

como cuando cargábamos a pulso, después cuando cargábamos con grúa horquilla,

cuando teníamos que hacer los despachos o repartos, o ver un vehículo, preparara o

enseñar a la gente, hay distintas situaciones y uno la va soslayando o enfrentando en la

medida de lo posible, para ir avanzando.

26. ¿Cuáles son sus principales competidores?

O sea, hay varios por lo menos acá en la Avenida Collín, esta Construmart, La

multicomercial, Maderas Chillán, pero como dicen yo creo que el mercado da para todos,

y hay la gente prueba y en algún momento va viendo donde a ellos les atienden mejor y

prefieren comprar.

27. ¿Cuál es su poder de negociación con sus principales proveedores? ¿o sea 30, 60 o 90 o más

días?

Bueno este tipo de negocio y sobre todo cuando uno está empezando, es intensivo en

cuanto a capital de trabajo, hay que tener buenos recursos como para poder comprar

volúmenes y acceder a precios y negociaciones, o sea yo creo que el poder de negociación

de una empresa pequeña como nosotros, no es tan grande y hay que buscar las mejores

alternativas para poder soslayar y poder enfrentarlo.

28. ¿Cuáles son sus principales clientes?

Llega de todo acá desde constructoras, algunas inmobiliarias, contratistas y también

clientes particulares que nos prefieren y n os compran acá.

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


29. ¿Qué sistema de pago maneja con los clientes?

En general nosotros vendemos en efectivo, debito, tarjeta de crédito o transferencia, esas

son las modalidades de pago.

30. ¿Su empresa realiza algún tipo de inducción o capacitación a sus empleados? ¿y cada cuanto

tiempo se realiza?

Cuando la persona se incorpora, yo como administrador, se le entrega una charla o

inducción informándole al trabajador a que nos dedicamos, cual es nuestro enfoque al

cliente en el servicio, la atención. Y también hay una capacitación que la realiza una

prevencioncita de riesgos, para que los colaboradores conozcan los riesgos a los que están

expuestos y cómo prevenir los accidentes laborales, por tema de carga, de esfuerzo, de

maquinaria.

31. ¿Tienen un seguro como empresa para catástrofes, incendio, etc.?

No, la empresa no cuenta en estos momentos con algún seguro

Conclusiones

En la entrevista realizada en terreno al propietario de Ferretería Tanzy, el señor Marcial

Montecinos, a través del método de Cuestionarios se evidenció lo siguiente:

En primer punto, mencionar que para el financiamiento de la creación de la empresa se

materializó gracias a capital aportado en su totalidad por el dueño. Ferretería Tanzy, presenta

muchos problemas en la gestión de sus procesos administrativos y operativos como los

siguientes:

La Ferretería es atendida por 6 trabajadores incluyendo al propietario. Cabe mencionar que se

logró vislumbrar como falencia que, la Administración del negocio está a cargo de una sola

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persona, que es el propietario quién además realiza múltiples funciones, como es realizar la

adquisición de mercaderías, la parte financiera, tesorería, flujos de caja, trato con proveedores,

con clientes, realiza transacciones bancarias, realiza promociones de marketing a través de redes

sociales. Solo delega la contabilidad y tributación a un contador externo que se encarga de hacer

cumplir las obligaciones legales y tributarias. Sin embargo, para abaratar costos, el propietario no

quiere contratar más personal, por ende, tanto él como el personal cumple múltiples funciones.

Sin embargo, el empresario no tiene conocimientos básicos sobre contabilidad, Leyes de Renta,

Impuestos, Regímenes Tributarios y Administración.

La empresa no posee manuales de procedimiento formalizado la misión, visión, objetivos

estratégicos, valores, políticas y, además la empresa no posee un organigrama formal, por ende,

la distribución de cargos está dada, pero de manera informal, y como es una empresa pequeña

según la situación deben cumplir múltiples funciones.

En Chillán, la presencia de negocios ferreteros ha aumentado potencialmente, tal es así, que,

tanto en el centro, como en sus sectores aledaños, se ofrecen variedad de productos muchas veces

por debajo de los que se encuentran en los Homecenter, siendo los productos para la mejora del

hogar, la categoría de los artículos más requeridos por los clientes.

Además de las problemáticas ya planteadas anteriormente, el principal problema que se presenta

la empresa Ferretería Tanzy, es el desorden en el stock de inventarios de Mercaderías, pese a que

existe un Sistema Informático para Control de Inventario, de igual forma hay un desorden con la

mercadería, que incluye entradas y salidas de mercaderías, este no funciona bien. Es decir,

algunas de las mercaderías no eran encontradas con facilidad, pese a que el producto fue

encontrado, presento demoras para el cliente, y muchas veces no coincidía con el stock que

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


informaba el sistema. Por otro lado, se presentan desorden en la ubicación de la mercadería y se

muestra un inventario obsoleto, que no es exacto y mucho menos favorable para el buen

funcionamiento de la organización, ya que produce pérdidas en las ventas, por demoras en

encontrar las mercaderías, y pérdidas al realizar ventas consultando el sistema de inventario

vigente, el cual no ha sido actualizado. Por ende, se desconoce el volumen de venta diario que

genera la operación de la empresa.

Anexo N°3: Observación en Terreno, evidencia fotográfica.

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”
Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”
Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”
Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”
Conclusiones

De acuerdo a la visita realizada a Ferretería Tanzy en el mes de agosto 2022, tras realizar una la

inspección visual, a través del Método de Observación se apreció lo siguiente:

Que el Patio Ferretero que colinda con la calle Cocharcas, como es arrendado hace 4 meses, solo

se invirtió en techar una pequeña parte del patio que se utiliza como bodega, dándole prioridad a

los sectores más riesgosos al deterioro, pero la mercadería que está a la intemperie, está expuesta

igualmente a los cambios climáticos, aumentando las posibilidades de mermas, las cuales no son

rebajadas del stock, afectando al Inventario pues lo que se tiene en el sistema no es

completamente real.

Por otro lado, el patio ferretero cuenta con cierres perimetrales extremadamente bajos, lo que ha

llevado a robos de mercaderías en algunas ocasiones, y que tampoco han sido rebajados del stock

de inventarios, aparte de ser pérdidas para la empresa, se ha desordenado el stock inicial que se

poseía en un principio.

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


Para establecer en la bodega los niveles máximos y mínimos de mercaderías, se hace en base a la

experiencia y no al estudio o seguimiento de los productos, a través del Sistema Informático de

Inventario.

Anexo N°4: Ventas de la empresa en los periodos del 2019 al 2021.

Ventas
800,000,000
682,954,694
700,000,000
600,000,000
500,000,000
400,000,000 356,875,412
300,000,000
200,000,000
100,000,000 35,310,926
-
Año 2019 Año 2020 Años 2021

Fuente: Elaboración Propia.

Conclusión

Se puede observar un aumento significativo el periodo desde el año 2019 al 2020, con un

incremento de $321.564.486.

Y para el período desde el año 2020 al 2021, con un incremento de $ 326.079.282.

El motivo de este incremento tan acelerado, es la incorporación de nuevos clientes del

sector inmobiliario y constructoras, además el Estado entregó bonos a las familias como

un ayuda social por la pandemia, y muchas de estas familias invirtieron en arreglar sus

viviendas y ampliarlas, para que el hacinamiento se hiciera más llevadero.

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”


Anexo N°5: Análisis Horizontal para la cuenta Ventas periodos del 2019 al 2021.

Fuente: Elaboración Propia.

Fuente: Elaboración Propia.

Conclusión

Se puede observar un aumento significativo desde el año 2019 al 2020, con una variación

absoluta de $321.564.486, con una variación relativa de un 911%.

Y para el período desde el año 2020 al 2021, con una variación absoluta de $326.079.282,

con una variación relativa de un 91%.

El motivo de este aumento tan acelerado, es la incorporación de nuevos clientes del sector

inmobiliario y constructoras, además el Estado entregó bonos a las familias como una

ayuda social por la pandemia, y muchas de estas familias invirtieron en arreglar sus

viviendas y ampliarlas, para el hacinamiento se hiciera más llevadero.

Propuestas de mejora para el sistema de control de inventario, de la “Ferretería Tanzy”

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