ANALISIS CASO DE FRAUDE EN INFORMACIÓN FINANCIERA

Presentan:

LINA MARCELA TOVAR CRUZ

LUIS ANGARITA ORTIZ

NYDIA URIBE SUÁREZ

Asignatura:

AUDITORIA FORENSE

Docente:

JOHN FREDY CRUZ RODRIGUEZ

Fundación Universitaria del Área Andina (AREANDINA)

Facultad de ciencias contables, económicas y administrativas

Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoría Forense

Bogotá, Cundinamarca

Julio de 2019
 Objetivo de aprendizaje

Comprender métodos, técnicas, estrategias y demás aspectos relacionados con la

comisión de delitos financieros en las compañías de distintos sectores económicos y de
distintas composiciones de capital.

Instrucciones

Realizar investigación de caso de fraude documentando lo más detallado posible la

forma en que se llevó a cabo el ilícito. Para ello:

1. Reunirse en grupos para analizar los hechos.

2. Realizar un informe que incluya los siguientes aspectos

· Empresa: Acorde con la confidencialidad de la información puede ser real o ficticia,

pero se deben identificar sus principales características como sector económico, tipo de
sociedad, composición del capital, tamaño, mercado, antigüedad, principales cifras
financieras, entre otros.

· Análisis de control interno: identificar principales falencias de control interno que

permitieron la comisión del delito.

· Elementos de Fraude: identificar actores, métodos, técnicas, herramientas, etc.

Utilizadas por los defraudadores.

· Análisis del grupo: en este punto el grupo debe analizar mecanismos que hubiesen
evitado el fraude, esto acogiendo la teoría del control interno y de las prácticas
administrativas.
PRESENTACIÓN Y DETALLES DE LA EMPRESA

ABC Tecnología en Oficinas LTDA, es una empresa colombiana del sector de la tecnología
y del sector comercial y de servicios, dedicada principalmente a la venta de artículos
tecnológicos, reparación de equipos, alquiler de los mismos y organización de eventos en
los cuales son utilizados equipos de alta tecnología, la empresa cuenta con 27 años en el
mercado, fue constituida el 24 de septiembre de 1992, conformada por dos hermanos que
son socios de la compañía y cada uno tiene una participación del 50%. Es una empresa
familiar que cuenta con más de 50 empleados y pertenece a una mediana empresa.

Algunos de sus indicadores financieros son:

ESTUDIO PREVIO

De acuerdo al caso en cuestión, el grupo de trabajo realiza un análisis de las

falencias del control interno existentes en la empresa ABC Tecnología en Oficinas LTDA,
se hace una intervención directa a las áreas de almacén, tesorería, producción, recursos
humanos y de la contabilidad en general. El equipo realiza el análisis de los principios y
procedimientos destinados a la aplicación contable, se evidencia que nunca se han realizado
auditorías financieras en la compañía y por las constantes crisis financieras a las que se ha
tenido que enfrentar la empresa, se presume que hay indicios de fraude perpetrados
principalmente por personal de confianza y de alto nivel.

Se inicia la recopilación de la mayor información posible del área financiera, de

almacén, tesorería, producción y recursos humanos. Como punto de partida, se hará la
inspección y análisis sobre el control interno y la documentación en cada área, recopilados
de forma aleatoria, mediante muestras de documentos, entrevista al personal.

Planeación
Para ejecutar la fase de planeación, es indispensable establecer los riesgos de fraude en la
empresa. Para la empresa ABC Tecnología en Oficinas LTDA., el riesgo que se presenta es
la falta de procesos de controles adecuados, que permiten identificar a tiempo
irregularidades en el inventario y en los estados financieros.
Generalmente, la gerencia se enfoca en tratar de mejorar la producción y rendimiento del
negocio, pero nunca da la suficiente importancia en mejorar el control de los procesos, y
garantizar la seguridad de las finanzas, de las mercancías y productos que llegan
constantemente a la compañía.
El manejo inadecuado de los inventarios genera un aumento de costos y una consecuente
disminución de beneficios relevantes. Por lo tanto, es importante generar soluciones
eficientes que faciliten la gestión de la empresa, implementado modelos de planeación de
inventarios, que permitan generar una reducción en los costos, compra, almacenaje,
transporte y comercialización de los productos, cumpliendo de manera eficaz con los
requisitos y necesidades de los clientes.
Una administración de los inventarios produce para las empresas el desarrollo correcto de
los diferentes productos, siguiendo unos procesos de control, con el fin de minimizar
pérdidas.
Por otro lado, la empresa no cuenta con modelos de planeación, entendidos como una serie
de políticas y controles que tienen la función de monitorear los niveles de inventario,
establecer el tiempo en el que se deben reponer las existencias y ofrecer información sobre
el tamaño que deben tener los pedidos. En conclusión, la ausencia de planeación impide
establecer las políticas operativas con el fin de mantener y controlar los inventarios.

En particular, en la empresa se presentaron fraudes a nivel de almacén, tesorería,

producción y recursos humanos, como las áreas afectadas en mayor proporción
identificadas en el estudio previo y que afectan sustancialmente a la economía y estabilidad
de la empresa.
En cada área se presentan las falencias que se hallaron del control interno, los actores del
indicio de fraude, los métodos y técnicas utilizadas para realizar el fraude y las
herramientas utilizadas para perpetrar.
 Almacén
El fraude presentado en el almacén de la empresa consiste particularmente en la pérdida de
los equipos enviados para los diferentes eventos, estos son respaldados con el formato de
envío que se realiza a las diferentes ciudades. Al finalizar el evento, los equipos deben ser
devueltos al almacén principal, sin embargo, no se evidencia retorno al mismo, puesto que
se pierden en el trayecto de regreso, lo cual genera enormes pérdidas a nivel económico y
de activos productivos.
La pérdida sólo se detecta en el momento en que el equipo requerido se necesita para el
desarrollo de otro nuevo evento, los equipos perdidos nunca son informados a la
administración, no existe un reporte de pérdidas de activos ni de materiales, adicionalmente
no existe formato de ingreso, ni recibo del transportador que confirme que fue recibido a
conformidad en el almacén o en la compañía. No hay un responsable específico del área,
por lo cual la empresa tiene que realizar nuevamente la compra del equipo necesitado. Se
evidencia que no se realiza investigación, ni seguimiento alguno a este tipo de inventario,
porque al ser una empresa familiar todos los coordinadores tienen la facultad de realizar
envíos, pero no hay un claro responsable del almacén.
 Tesorería
En el departamento de tesorería, el asistente tiene la función de consolidar la información
de las transferencias diarias para el pago de proveedores de la empresa, además de la
entrada a la contabilidad de todos los egresos. El asistente tiene contacto directo con el
Gerente Financiero a quien debe presentarle el informe de todos los giros realizados, sin
embargo, esta persona después de superar el periodo de prueba y haber creado un estrecho
vínculo de amistad con el gerente financiero, inicia la desviación de dineros a cuentas de
personas de su círculo social, aprovechando la confianza recibida y la falta de control por
parte del gerente financiero.
El control interno en esta área es minucioso por parte del tesorero, existen políticas que son
exigidas por los encargados del área, hay seguimiento en los formatos de pago y hay
suficientes firmas de autorización para los giros de cheques, pero hay fallas en las
autorizaciones realizadas para traslados de bancos y falta de ojo al detalle en la precisión
del giro.
Hasta la fecha, se han detectado alrededor de $80.000.000 desviados a cuentas que no
pertenecen ni a proveedores ni al personal encargado de operaciones y gestión. Los
métodos y técnicas utilizadas fueron las siguientes: Se generan cuentas de cobro falsas para
la contabilización, pagos con el nombre de proveedores reales, pero con datos bancarios del
círculo social del empleado, por más que había 2 autorizaciones de firmas, estos se valían
de informes de pagos realizados por el mismo asistente, sin verificar la realidad de los
acreedores. El desvió de dineros se evidencia luego que el empleado se retira de la
empresa, puesto que, por una revisión por parte del jefe de tesorería, se da cuenta que hay
indicios de malos manejos por el asistente. En este caso se evidencia una enorme falta de
control y atención sobre las actividades de los empleados.
 Producción
El personal de producción cobra comisiones a los proveedores por permitirles entrar en la
compañía, con los cuales trabajan en equipo y generan un aumento en los precios de
compra que asume la empresa. Además, la política de pago a los proveedores es a 30 días,
condición que paulatinamente fue omitida, por la presión de los proveedores por intermedio
de correos y la presión de los organizadores de los eventos a realizar, lo cual se termina
pagando al proveedor de contado. Esto pone a la empresa en un desequilibrio financiero, ya
que el pago acordado con los clientes es a 60 días, prolongándose por incumplimiento a 90
y hasta 120 días, además para lograr que los clientes cumplan con pagos menores a 60 días
se otorgan descuentos por pronto pago con porcentajes demasiado altos, reduciendo el
porcentaje de utilidad. Existen políticas establecidas en el área, pero el coordinador del área
es un empleado de confianza de 15 años en la compañía y además es el experto en
conseguir los mejores proveedores de equipos en el medio, a buenos precios y con garantías
extendidas.
 Recursos Humanos
Este departamento se encuentra a cargo del Administrador. En esta área existen políticas y
procedimientos de fácil cumplimiento, sin embargo, estos son saltados constantemente
porque el jefe no procura en cumplirlos ni en hacerlos cumplir. En esta área se realizan
movimientos ilegales sin ningún tipo de control, hay contratación de personal inexistente,
hay personas incluidas en seguridad social que no hacen parte del personal de nómina, hay
personas que se les hizo pago de auxilios y bonificaciones inexistentes.
 Evaluación y recomendaciones
Los fraudes identificados en cada área han logrado que la organización se encuentre
debilitada a nivel financiero y que tengas deudas enormes, por falta de un control adecuado,
de procesos de gestión estandarizados y de modelos de planeación de inventarios.
De acuerdo a la naturaleza de los fraudes cometidos se proponen las siguientes
recomendaciones.

 El objetivo central en la empresa debe ser el análisis y descripción de prácticas y

estrategias útiles para definir una gestión más adecuada, mejorando sus procesos de
desarrollo tanto internos como externos, su competitividad y calidad de servicio,
satisfaciendo las expectativas de los clientes y logrando posicionar de manera
efectiva sus servicios.
 La operatividad de la empresa debe ser complementada con procesos efectivos de
gestión y planificación estratégica, incluyendo el conjunto de prácticas
administrativas, las cuales determinan el éxito a la hora de obtener los resultados en
el desarrollo de cualquier tipo de empresa.
 La planificación estratégica en la empresa es fundamental, pues se constituye como
una actividad organizacional en la que se implementan una serie de habilidades y
competencias administrativas, y en donde se aplican herramientas de control que
permiten desarrollar de manera eficiente las actividades comerciales y de
organización, con el fin de obtener unos resultados favorables y positivos para la
empresa.
 Teniendo en cuenta la cantidad de equipos y mercancías que maneja la empresa y
las diversas ciudades donde son enviados los equipos, se debe recordar que el
desarrollo de modelos de control y planillas de seguimiento en cabeza de
responsables específicos y de una buena planeación del inventario, permite
garantizar la calidad de los servicios, cumpliendo con las expectativas de los
clientes y garantizando el buen manejo y cuidado de los mismos, entregándolos en
el menor tiempo posible.
La función primordial de los modelos de planeación de inventarios gira en torno a crear
valor para los clientes y proveedores de la empresa, y para los accionistas de la empresa,
que ven protegidos sus activos de cualquier intento de fraude o de cualquier tipo de
irregularidad a nivel financiero.
Para evitar el fraude en esta compañía, se debe implementar y hacer cumplir de un sistema
de control interno estructurado de acuerdo a la actividad de la compañía.
El jefe de almacén debe ser el responsable del almacén y responder por los equipos, aunque
sea la empresa familiar, debe delegar responsabilidades en cada uno de los empleados a su
cargo; igualmente llenar formatos de la salida de los equipos firmados por la persona que
debe responder por ellos y garantizar el regreso al almacén de estos equipos.
En el departamento de tesorería, la persona que recauda dinero no puede registrar o hacer
las veces de auxiliar contable, además debe ser un sujeto diferente al que hacer los
respectivos pagos a proveedores, esta acción nos permite evitar la acción de fraude en la
compañía.
Además, la falta de institucionalización en la creación y crecimiento de las empresas,
provoca que estas adolezcan, tanto de una planeación estratégica bien estructurada que
permita determinar el curso a seguir para lograr sus metas y mitigar los riesgos, como de un
sistema de control interno eficiente que les permita mantener y crear valor, facilitando el
cumplimiento de los objetivos institucionales y de cada una de las áreas funcionales de la
organización.

Conclusiones.
Teniendo en cuenta los hechos relacionados con el fraude en la empresa, se pueden
establecer las siguientes conclusiones:

 Hubo una cadena de fraudes en el que participan personas que hacían parte de
diferentes áreas y que pertenecen de alguna manera a la coordinación de las mismas,
lo cual facilitó el hecho que no hubiera ningún tipo de control.
 Las personas que participaron en los fraudes sabían desde el inicio que debían pasar
primero por los procesos de prueba y posterior a esto ganarse la confianza de sus
superiores, para poder cometer los fraudes sin ningún tipo de vigilancia.
  Gran parte de los fraudes se generó por parte de las personas que se verían
beneficiadas con las comisiones, sacando dinero de manera ilegal, sin ningún
control alguno y además aumentando el costo de adquisición.
 En los inventarios los fraudes presentados son debido a la falta de un sistema de
control, y a la ausencia de personas encargadas de entregar y de recibir los artículos.
 Debido a la falta de control en el área de recursos humanos y administración,
algunos empleados obtuvieron beneficios de créditos de libranza.

Como recomendaciones, es importante que la compañía tenga en cuenta la gestión

estratégica, que pone a disposición de los directivos les permiten asumir el control de cada
una de las actividades y objetivos a nivel empresarial, estableciendo medidas preventivas
que permitan lograr mejorar la gestión de las actividades comerciales, y aumentando de
manera considerable la productividad y el rendimiento.
La aplicación de una buena planificación estratégica es un elemento básico para asegurar la
administración integral, implementando acciones que garanticen el cumplimento de los
objetivos y estableciendo políticas que sean aplicadas para obtener los mejores resultados
posibles, evitando el desarrollo de irregularidades y fraudes que atenten contra la
estabilidad e integridad de la empresa.