Código: INSARH-M-

MANUAL DE FUNCIONES Y 01
RESPONSABILIDADES VERSIÓN 01
Fecha de 01/12/2021
Aprobación
:
Página 1 de
Nivel: Tecnólogo y/o Profesional
Cargo: Director Técnico.
Dependencia: Área administrativa
Jefe Inmediato: Coordinadora Administrativa
OBJETIVO DEL CARGO
Brindar apoyo técnico y legal en los procesos de recepción, manipulación, almacenamiento y
condiciones de uso de los dispositivos médicos y otros insumos medico quirúrgicos, con el fin de
garantizar que el consumidor final cuente con un producto de calidad y en las mejores
condiciones.
II. ÁREAS INTERRELACIONADAS
1. Oficina de Recursos Humanos
2. Oficina de Contabilidad.
3. Coordinación Administrativa.
III. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE
1. Proceso Planificación y consolidación del Sistema de Gestión Integral de Calidad.
2. Proceso de Gestión documental.
3. Proceso de Gestión Ambiental.
4. Proceso de comunicación e innovación.
5. Reglamento Interno de Trabajo.
6. Plan de emergencia.
7. Manual de Responsabilidad social.
8. Manual y protocolo de atención al Cliente.
9. Manual de procedimientos de procesos operativos y misionales.
IV. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO
1. Realizar las entradas de compra de la mercancía en el sistema digitando cantidades, lote y
fecha de vencimiento de los productos recibidos en la bodega.

2. Apoyar el procedimiento de atención de problemas de calidad de productos y

responsabilizarse del retiro de dispositivos médicos del mercado, así como del seguimiento
a los incidentes adversos que se presenten y su reporte a la entidad sanitaria.

3. Evaluar la aceptación o rechazo de mercancía defectuosa, deteriorada o en malas

condiciones y próximos a vencerse. Participar en la elaboración, revisión y aprobación de
los procesos o procedimientos relacionados con recepción técnica, almacenamiento y
ventas.

4. Elaborar el cronograma de control de plagas y roedores, para presentar oportunamente a la

 Coordinadora administrativa, haciendo seguimiento a las recomendaciones dadas por la
empresa de fumigación.

5. Realizar inventarios físicos en la bodega principal en las fechas estipuladas por la empresa.

6. Garantizar, mediante seguimiento y control, la trazabilidad de dispositivos médicos

distribuidos tanto para las actividades propias de la empresa como para el cumplimiento de
los programas de vigilancia dispositivos médicos correspondientes a las autoridades
sanitarias.

7. Realizar la destrucción o desnaturalización de los dispositivos médicos, conforme a lo

establecido en el PGIRH.

8. Elaborar acta baja de inventario, salida de inventario y acta de destrucción de insumos

hospitalarios, por productos vencidos, deteriorados o averiados.

9. Coordinar las actividades del grupo de gestión ambiental y sanitaria, con el fin de velar el
adecuado manejo integral de los residuos.

10. Presentar informe de las actividades realizadas según solicitud del jefe inmediato.

11. Asistir a las reuniones a las que sea convocado y cumplir con las tareas asignadas.

12. Cumplir con el reglamento interno de trabajo, de Higiene y Seguridad Industrial y las demás
normas internas establecidas por la empresa.

13. Participar activamente en el mantenimiento de un buen clima organizacional libre de

conflictos basado en el respeto, la convivencia y la cordialidad.

14. Conocer y aplicar lo establecido en las políticas, reglamentos, manuales y procedimientos

de la empresa.

15. Las demás funciones propias de la naturaleza de su cargo, y las que le sean asignadas
por su Jefe Inmediato y la Gerencia.

16. Crear los ítems en el software digitando el registro INVIMA, vencimiento del registro, y
expediente e informar al Químico Farmacéutico, para la verificación de vigencia del
registro.

17. Archivar la información generada en el desempeño de los procesos a su cargo y velar

por su adecuada conservación.
V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Reportar oportunamente condiciones de salud, peligros y riesgos identificados en su cargo.
2. Participar activamente en citaciones, charlas y capacitaciones.
3. Facilitar información a sus iguales, usuarios o superiores siempre y cuando no corresponda
a información sensible de su cargo.
 4. Conocer y Respetar los lineamientos del código interno de trabajo y demás manuales
asignados a su cargo.

VI. RENDICIÓNES DE CUENTAS

1. Evaluación de desempeño y habilidades.
2. Rendición de cuentas a su jefe directo.
3. Rendición de cuentas a Subgerencia asistencial.
4. Rendición de cuentas a coordinadora asistencial.
5. Rendición de cuentas a Gerencia general.
VER ANEXO DE NECESIDAD DE CAPACITACIÓN
VII. REQUISITOS DE ESTUDIOS, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA
VII.I FORMACIÓN ACADÉMICA VII.II EXPERIENCIA
1. Tecnólogo profesional en regencia de Mínima de doce (12) meses de experiencia
farmacia o químico farmacéutico. relacionada al cargo.
VII.III CONOCIMIENTOS BÁSICOS HABILIDADES HABILIDADES
ORGANIZACIONALES ESPECÍFICAS DEL
CARGO
1. Herramientas ofimáticas. 1. Trabajo en 1. Capacidad de
2. Manejo de equipos de oficina. equipo y observación
3. Software institucional. cooperación. 2. Esfuerzo.
4. Servicio al Cliente, Sistema de Gestión 2. Proactividad. 3. Autocontrol.
de Calidad. 3. Responsabilidad. 4. Minuciosidad.
5. Conocer los diferentes nombres de los 4. Capacidad de 5. Planeación.
dispositivos médico-quirúrgico. adquirir nuevos 6. Ejecución
6. Conocimiento en los procesos conocimientos. 7. Organización
especiales de tecnovigilancia. 5. Comunicación 8. Relaciones
asertiva interpersonales
6. Adaptación al efectivas.
cambio. 9. Gestión del tiempo
7. Receptividad. 10. Eficiencia.
8. Orientación al 11. Proactividad.
Cliente. 12. Capacidad de
Gestión.
13. Orientación a
resultados.

Nombre del trabajador: Firma: _______________

Nivel: Administración de empresas y/o cargos afines.
Cargo: Gestor administrativo
Dependencia: Gerencia.
Jefe Inmediato: Gerencia.
OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar y supervisar actividades administrativas de acuerdo con estrategias de gestión y
procesos administrativos.
II. ÁREAS INTERRELACIONADAS
1. Oficina de Recursos Humanos
2. Oficina de Contabilidad.
3. Coordinación Administrativa.
4. Gerencia.
III. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE
1. Proceso Planificación y consolidación del Sistema de Gestión Integral de Calidad.
2. Proceso de Gestión documental.
3. Proceso de Gestión Ambiental.
4. Proceso de comunicación e innovación.
5. Reglamento Interno de Trabajo.
6. Plan de emergencia.
7. Manual de Responsabilidad social.
8. Manual y protocolo de atención al Cliente.
9. Manual de procedimientos de procesos operativos y misionales.
IV. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO
1. Revisión de portafolio con proveedores.
2. Asistir a las reuniones a las que sea convocado y cumplir con las tareas asignadas.
3. Cumplir con el reglamento interno de trabajo, de Higiene y Seguridad Industrial y las
demás normas internas establecidas por la empresa.
4. Participar activamente en el mantenimiento de un buen clima organizacional libre de
conflictos basado en el respeto, la convivencia y la cordialidad.
5. Conocer y aplicar lo establecido en las políticas, reglamentos, manuales y procedimientos
de la empresa.
6. Las demás funciones propias de la naturaleza de su cargo, y las que le sean asignadas por
su Jefe Inmediato y La Gerencia.

V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Reportar oportunamente condiciones de salud, peligros y riesgos identificados en su cargo.
2. Participar activamente en citaciones, charlas y capacitaciones.
3. Facilitar información a sus iguales, proveedores y clientes siempre y cuando no corresponda
a información sensible de su cargo.
4. Conocer y Respetar los lineamientos del código interno de trabajo y demás manuales
asignados a su cargo.

VI. RENDICIÓNES DE CUENTAS

1. Evaluación de desempeño y habilidades.
 2. Rendición de cuentas a su jefe directo.
3. Rendición de cuentas a Subgerencia asistencial.
4. Rendición de cuentas a coordinadora asistencial.
5. Rendición de cuentas a Gerencia general.

VER ANEXO DE NECESIDAD DE CAPACITACIÓN

VII. REQUISITOS DE ESTUDIOS, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA
VII.I FORMACIÓN ACADÉMICA VII.II EXPERIENCIA

1. Administrador y/o cargos afines. Mínima de doce (12) meses de experiencia

relacionada al cargo.

VII.III CONOCIMIENTOS BÁSICOS HABILIDADES HABILIDADES

ORGANIZACIONALE ESPECÍFICAS DEL
S CARGO
1. Herramientas ofimáticas. 1. Trabajo en equipo y 1. Capacidad de
2. Manejo de equipos de oficina. cooperación. observación.
3. Software institucional. 2. Proactividad. 2. Esfuerzo.
4. Servicio al Cliente. 3. Responsabilidad. 3. Autocontrol.
5. Sistema de Gestión de Calidad. 4. Capacidad de 4. Minuciosidad.
6. Logística de inventario. adquirir nuevos 5. Planeación.
conocimientos. 6. Ejecución.
5. Comunicación 7. Organización.
asertiva. 8. Relaciones
6. Adaptación al interpersonales
cambio. efectivas.
7. Receptividad. 9. Gestión del tiempo.
8. Orientación al 10. Productividad y
Cliente. eficiencia.
11. Proactividad.
12. Capacidad de
Gestión.
13. Orientación a
resultados.

Nombre del trabajador: Firma: ____________________

Nivel: Profesional en contaduría.
Cargo: Contador
Dependencia: Revisor fiscal.
Jefe Inmediato: Coordinadora administrativa.
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades relacionadas con el área financiera y contable.
II. ÁREAS INTERRELACIONADAS
1. Oficina de Recursos Humanos.
2. Coordinación Administrativa.
3. Gerencia.
III. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE
1. Proceso Planificación y consolidación del Sistema de Gestión Integral de Calidad.
2. Proceso de Gestión documental.
3. Proceso de Gestión Ambiental.
4. Proceso de comunicación e innovación.
5. Reglamento Interno de Trabajo.
6. Plan de emergencia.
7. Manual de Responsabilidad social.
8. Manual y protocolo de atención al Cliente.
9. Manual de procedimientos de procesos operativos y misionales.
IV. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO
1. Descargar las facturas del software de los pagos aplicados a los proveedores
2. Causar las Cuentas por pagar de tipo servicios.
3. Realizar las conciliaciones bancarias en el sistema.
4. Realizar los arqueos de caja.
5. Revisión de la correcta aplicación de impuestos a las facturas de compras.
6. Realizar la nómina mensual.
7. Realizar la liquidación definitiva de los empleados.
8. Revisión de comprobantes errados.
9. Garantizar la correcta contabilización de todas las transacciones económicas de la
empresa. (Llevar contabilidad)
10. Realizar las conciliaciones mensuales con los proveedores y enviar los comprobantes
de pagos a cada uno de ellos con sus facturas descargadas.
11. Realizar los informes financieros y tributarios.
12. Hacer las actualizaciones legales a que haya lugar.
13. Analizar los registros contables.
14. Garantizar que tanto los ingresos como los egresos de dinero hayan sido
debidamente registrados.
15. Aplicar las Normas Internacional de Contabilidad (NIC).
16. Realizar inspección aleatoria de salidas realizadas por el auxiliar de bodega al
momento de realizar los despachos de los clientes.
17. Cumplir con el reglamento interno de trabajo, de Higiene y Seguridad Industrial y las
demás normas internas establecidas por la empresa.
 18. Participar activamente en el mantenimiento de un buen clima organizacional libre
de conflictos basado en el respeto, la convivencia y la cordialidad.

V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Reportar oportunamente condiciones de salud, peligros y riesgos identificados en su cargo.
2. Participar activamente en citaciones, charlas y capacitaciones.
3. Facilitar información a sus iguales, proveedores y clientes siempre y cuando no corresponda a
información sensible de su cargo.
4. Conocer y Respetar los lineamientos del código interno de trabajo y demás manuales
asignados a su cargo.
VI. RENDICIÓNES DE CUENTAS
1. Evaluación de desempeño y habilidades.
2. Rendición de cuentas a su jefe directo.
3. Rendición de cuentas a Revisora fiscal.
4. Rendición de cuentas a Gerencia.
VER ANEXO DE NECESIDAD DE CAPACITACIÓN
VII. REQUISITOS DE ESTUDIOS, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA
VII.I FORMACIÓN ACADÉMICA VII.II EXPERIENCIA
2. Contador público. Mínima de veinticuatro (24) meses de experiencia
relacionada al cargo.
VII.III CONOCIMIENTOS BÁSICOS HABILIDADES HABILIDADES
ORGANIZACIONALES ESPECÍFICAS DEL
CARGO
 Trabajo en  Capacidad de
 Herramientas ofimáticas. equipo y observación
 Manejo de equipos de oficina. cooperación.  Esfuerzo.
 Software institucional.  Proactividad.  Autocontrol.
 Servicio al Cliente.  Responsabilidad.  Minuciosidad.
 Sistema de Gestión de Calidad.  Capacidad de  Planeación.
 Logística de inventario. adquirir nuevos  Ejecución
conocimientos.
 Organización
 Comunicación
 Relaciones
asertiva.
interpersonales
 Adaptación al
efectivas.
cambio.
 Gestión del
 Receptividad.
tiempo
 Productividad y
eficiencia.
 Proactividad.
 Capacidad de
Gestión.
 Orientación a
resultados.
Nivel: Tecnólogo y/o Profesional
Cargo: Referente de calidad y logística.
Dependencia: Área administrativa
Jefe Inmediato: Coordinadora Administrativa
OBJETIVO DEL CARGO
Adquirir oportunamente los dispositivos médicos y otros insumos medico quirúrgicos,
realizando las órdenes de compra, para mantener existencias en el inventario que permita
responder a las necesidades de los clientes y mantener una adecuada rotación de inventarios.
II. ÁREAS INTERRELACIONADAS
1. Oficina de Recursos Humanos
2. Oficina de Contabilidad.
3. Coordinación Administrativa.
IV. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO
1. Reportar informe sisdis de venta.

2. Velar por el mantenimiento de las condiciones adecuadas para el almacenamiento y

conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.

3. Realizar inventarios físicos de los productos en consignación en las fechas estipuladas por
cada proveedor.

4. Calcular los indicadores del proceso de almacenamiento y venta.

5. Monitorear la normatividad vigente aplicable a una distribuidora de productos farmacéuticos

y llevar actas de alertas sanitarias emitidas por el INVIMA.

6. Hacer reportes de tecnovigilancia.

7. Analizar los registros de temperatura, humedad - cadena de frío para velar por el
mantenimiento de las condiciones adecuadas de almacenamiento de los productos y
coordinar la toma de correctivos en caso de presentar condiciones inadecuadas.

8. Cotizar con los diferentes proveedores los productos sujetos a comercialización.

9. Evaluación y reevaluación de proveedores en las fechas establecidas.

10. Elaborar las órdenes de compra teniendo en cuenta el consumo promedio y el proveedor
adjudicado en primera opción.

11. Enviar a los proveedores las órdenes de compra por correo electrónico y hacer
seguimiento a la misma.

12. Hacer seguimiento al formato faltante o productos próximos a agotarse, con el fin de
 realizar las órdenes de compra a tiempo e informar al regente de farmacia el estado del
producto.

13. Revisar las facturas vs órdenes de compra e informar al regente de farmacia las
inconsistencias si se presenta.

14. Recibir y revisar las actas de recepción que entrega la regente de farmacia o auxiliar de
farmacia.

15. Informar a los proveedores sobre las inconsistencias y defectos en los productos recibidos
en la bodega para su respectivo trámite.

16. Archivar la información generada en el desempeño de los procesos a su cargo y velar por
su adecuada conservación.

17. Organizar la documentación para transferir a otras dependencias.

18. Cumplir con el reglamento interno de trabajo, de Higiene y Seguridad Industrial y las demás
normas internas establecidas por la empresa.

19. Participar activamente en el mantenimiento de un buen clima organizacional libre de

conflictos basado en el respeto, la convivencia y la cordialidad.

V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
5. Reportar oportunamente condiciones de salud, peligros y riesgos identificados en su cargo.
6. Participar activamente en citaciones, charlas y capacitaciones.
7. Facilitar información a sus iguales, usuarios o superiores siempre y cuando no corresponda
a información sensible de su cargo.
8. Conocer y Respetar los lineamientos del código interno de trabajo y demás manuales
asignados a su cargo.

VI. RENDICIÓNES DE CUENTAS

6. Evaluación de desempeño y habilidades.
7. Rendición de cuentas a su jefe directo.
8. Rendición de cuentas a Subgerencia asistencial.
9. Rendición de cuentas a coordinadora asistencial.
10. Rendición de cuentas a Gerencia general.

VER ANEXO DE NECESIDAD DE CAPACITACIÓN

VII. REQUISITOS DE ESTUDIOS, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA
VII.I FORMACIÓN ACADÉMICA VII.II EXPERIENCIA
3. Tecnólogo profesional en regencia de Mínima de doce (12) meses de experiencia
farmacia o químico farmacéutico. relacionada al cargo.
VII.III CONOCIMIENTOS BÁSICOS HABILIDADES HABILIDADES
ORGANIZACIONALES ESPECÍFICAS DEL
 CARGO
7. Herramientas ofimáticas. 9. Trabajo en 14. Capacidad de
8. Manejo de equipos de oficina. equipo y observación
9. Software institucional. cooperación. 15. Esfuerzo.
10. Servicio al Cliente, Sistema de Gestión 10. Proactividad. 16. Autocontrol.
de Calidad. 11. Responsabilidad. 17. Minuciosidad.
11. Conocer los diferentes nombres de los 12. Capacidad de 18. Planeación.
dispositivos médico-quirúrgico. adquirir nuevos 19. Ejecución
12. Conocimiento en los procesos conocimientos. 20. Organización
especiales de tecnovigilancia. 13. Comunicación 21. Relaciones
asertiva interpersonales
14. Adaptación al efectivas.
cambio. 22. Gestión del tiempo
15. Receptividad. 23. Eficiencia.
16. Orientación al 24. Proactividad.
Cliente. 25. Capacidad de
Gestión.
26. Orientación a
resultados.