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¿Cómo hacer una gestión de proveedores?

En la gestión de proveedores existen cinco pilares fundamentales para conseguir una

gestión eficaz de los proveedores: 

 Gestión de información del proveedor: este es el pilar que da inicio a la

cadena de gestión. Es necesario y fundamental poseer una base de datos de los
proveedores, organizada bajo criterios impuestos a todos los proveedores.
 Gestión del ciclo de vida del proveedor: cómo se gestionan los proveedores
de acuerdo a las necesidades de la empresa. A partir de esto pueden existir
distintos tipos de relaciones y fases para contratar o no a un proveedor: sin
relación, bajo revisión, evaluación, aprobado, privilegiado, contratado. 
 Gestión del rendimiento o desempeño del proveedor: lo fundamental de
este pilar es identificar a los mejores proveedores y retenerlos, lo que atrae
mayores beneficios para la empresa. Particularmente, este aspecto puede
abarcar muchos aspectos como la calidad del producto, la entrega y el
comportamiento. 
 Gestión de riesgos, diversidad y cumplimiento de proveedores: en este
aspecto es importante evaluar la reputación, los riesgos del proveedor y su
cumplimiento. La compañía debe poder mitigar los riesgos de los
suministradores de acuerdo a su historial y la actividad de los mercados. Lo
positivo de este aspecto es la mejora en los productos que se adquieren
además de la innovación en los mismos, en los servicios y soluciones. 
 Administración de relaciones con los proveedores: es muy importante para
la relación entre una empresa y sus proveedores mantener lazos de confianza,
ya que a partir de que se llegue a un acuerdo, serán socios; para ello, se debe
establecer una planificación, cooperación y ejecución de toda la empresa. Lo
relevante es el trabajo en equipo y una buena comunicación porque es de esta
manera que se obtendrán beneficios. 
Diapositiva 2
Cómo mejorar la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores no solo debe limitarse a la compra , a conseguir buenos

productos y precios; sino también en todo el proceso de producción, porque como dijimos

anteriormente, los proveedores forman parte de nuestra compañía como socios activos. 

Una de las maneras de mejorar la gestión es establecer un equilibrio y buena

comunicación entre los resultados esperados y los obtenidos; si los proveedores perciben y

comprueban que la compañía los acompaña continuamente, estos estarán disponibles y

responderán con más velocidad. 

Por otra parte, es fundamental llegar a un acuerdo entre lo que se desea en cuanto a los

bienes y materiales requeridos y comunicarlo con claridad, además de desarrollar un conjunto

de requisitos esperados; puede resultar engorroso al principio pero un proveedor no podrá

esquivar las responsabilidades cuando las metas son personalizadas.

Otra herramienta para mejorar la gestión es realizar un control detallado  del proceso de

compra, detallando los puntos fuertes y débiles, así obtener un resultado honesto y realista de

todas las transacciones que se realizan con los proveedores.

A su vez es muy importante que el equipo encargado de la gestión acuda a la formación de

manera continua sobre prácticas y estrategias que impliquen mejoras a largo plazo; el

entrenamiento debe enfocarse en las necesidades que se requieren de un proveedor y cómo

obtenerlo.

Así mismo, el conocer en profundidad a sus proveedores es una estrategia válida si se quiere

obtener mayor información con respecto al proceso; además es muy provechoso ya que se

pueden conseguir oportunidades con respecto al costo, la calidad, la entrega, el desarrollo de

nuevos productos y el desempeño sostenible de la cadena de abastecimiento.  

Por último, la compañía puede desarrollar prácticas que sean aprovechables para toda la

cadena de proveedores en donde la prioridad sea el desempeño de los sistemas del

proveedor.  

a gestión de los proveedores de forma manual es un proceso engorroso y que requiere mucho
tiempo. Las herramientas de gestión de proveedores ayudan a las empresas a administrar los costos,
hacer un seguimiento de la calidad y medir el rendimiento de los proveedores externos.

Hay una serie de herramientas de gestión de proveedores disponibles en el mercado hoy en día.
Elegir la solución correcta para la gestión de proveedores es un desafío, y exige mucha planificación y
evaluación.

Hemos compilado una lista de las mejores soluciones de gestión de proveedores que ayudan a las
organizaciones en su búsqueda del VMS adecuado. Aquí hay cuatro herramientas de gestión de
proveedores que se destacan de la multitud:

Procurify es un software de gestión de adquisiciones todo en uno. Su módulo de gestión de

proveedores almacena la información esencial de los proveedores, como la información de contacto,
la dirección, las condiciones de pago y los contratos, todo en un solo lugar.
En el caso de las organizaciones que adquieren varios bienes del mismo proveedor, Procurify les
permite almacenar todos los pedidos de compra en un lugar centralizado para reducir los gastos de
envío y minimizar el papeleo para ambas partes implicadas. Su calificación del rendimiento de los
proveedores ayuda a los compradores a determinar el rendimiento de un proveedor mediante
tarjetas de calificación y revisiones de equipo.

Si bien el Procurify es fácil de usar y aplicar, carece de flexibilidad. Las empresas tienen problemas
para adaptar los flujos de trabajo a sus operaciones. Además, Procurify puede ser un poco
demasiado caro para las pequeñas y medianas empresas.

Nube de adquisición Kissflow

Kissflow es una herramienta de adquisición digital basada en la nube que ayuda a las empresas a
ejecutar procesos de adquisición a lo largo de todo el ciclo de adquisición a pago. Viene con
funciones dedicadas que incluyen la gestión de proveedores, pero también puede cubrir la gestión
de órdenes de compra y solicitudes de compra, la gestión de facturas y mucho más.

Puede utilizar formularios fluidos para recoger datos, y Kissflow utiliza sus capacidades incorporadas,
como el enrutamiento del flujo de trabajo basado en reglas, para asegurarse de que las solicitudes
lleguen al lugar correcto. Se integra perfectamente con otras herramientas de terceros a través de
Zapier, por lo que no hay necesidad de soluciones manuales.

Esto es lo que puede hacer para la gestión de los proveedores:

 Registra a los vendedores de manera rápida y fácil, usa catálogos multilingües y

accede a la información de los vendedores de manera instantánea
 Califique a los proveedores utilizando métricas de desempeño clave como el
cumplimiento de políticas, la calidad de la entrega, la puntualidad y más
 Dar a los vendedores la posibilidad de actualizar fácilmente su información, y recibir
alertas sobre los detalles del pedido y el pago
 Recuperar y verificar los datos de los proveedores, como informes comerciales,
datos financieros y de riesgo crediticio
 Confirmar instantáneamente los avisos de entrada de mercancías (GRN), los avisos
de devolución de mercancías en los buques y más
 Accede a todas las órdenes de compra, relaciones públicas, contratos e información
confidencial de pago a proveedores, todo en un solo lugar
 Con un rendimiento inferior al del proveedor, iniciar planes de acción correctiva
(SCAR) o fuera de ellos
 Incorporar contratos de tarifas; hacer cumplir los precios de los contratos cuando
se eleven los precios de catálogo
Zycus es una solución de gestión de compras y pagos basada en el flujo de trabajo que optimiza cada
paso del proceso de gestión de proveedores, desde la calificación de los mismos hasta la selección y
calificación de los mismos.

Ofrece un portal de autoservicio en línea para los proveedores que puede utilizarse para la
precalificación, el catálogo y la gestión de las ofertas.

Su transparente sistema de clasificación evalúa a los proveedores en función de una serie de factores
predefinidos y elige siempre un ganador exacto de la licitación. La capacidad de autoclasificación
basada en la IA de Zycus lo convirtió en un líder en el espacio de análisis de gastos.
Si bien Zycus ofrece un valor profundo para las pequeñas y medianas empresas, puede que no
satisfaga las necesidades de las grandes empresas que buscan un producto con una huella global.

Precoro es una solución de gestión de gastos fácil de usar que está diseñada para ayudar a las
empresas a optimizar sus gastos y generar ahorros.

Su módulo de gestión de proveedores almacena toda la información de los proveedores, las órdenes
de compra, las facturas y los contratos en un solo lugar. La función de notificación inteligente rastrea
los acuerdos y se asegura de que nada se pierda.

El portal de autoservicio para proveedores de Precoro permite a los proveedores gestionar el

catálogo, actualizar los precios, controlar las fechas de entrega y responder a las solicitudes de
propuestas (RFP) con un solo clic. Simplifica la comunicación con los proveedores y mejora la
colaboración.

Aunque es bastante extenso en cuanto a funcionalidades, los rígidos flujos de trabajo de aprobación
de Precoro hacen que los usuarios deseen más flexibilidad cuando intentan adaptar un proceso de
gestión de proveedores a sus necesidades empresariales.

*Fuente: GetApp

Conclusión

Los equipos de adquisición pueden utilizar herramientas de adquisición como Kissflow Procurement
Cloud para colaborar eficientemente con sus proveedores y hacer un mejor seguimiento de su
rendimiento. Con la evolución de la tecnología de la nube, la adquisición digital ha avanzado mucho.

Aunque algunas de estas herramientas de gestión de proveedores que se enumeran parecen una
buena perspectiva, la verdad es que una solución integral de adquisición suele ser o bien fácil de
usar, pero carente de características, o bien repleta de características, pero requiere meses de
capacitación.

Antes de saltar a un producto específico, eche un vistazo a cada herramienta y verifique si se ajusta a
su proceso de gestión de proveedores único. ¿Busca una herramienta de gestión de proveedores que
agilice su proceso de gestión de relaciones con los proveedores con absoluta facilidad? Pruebe la
demo de Kissflow hoy mismo de forma gratuita, y vea si es la adecuada para su organización.