Licenciatura en Administración de Empresas BENemérita Universidad Autónoma de Puebla | VIcerrectoría de Docencia | DIrección General de Innovación Educativa

Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla
Dirección General de
Innovación Educativa

Facultad de Administración

Unidad 4: Técnicas de obtención de información

Materia: Auditoría Administrativa
Contenido: Experto en Contenido
Contenido: Juan Carlos Téllez
Diseño Instruccional: Castillo
Diseñador Instruccional
Diseño Instruccional:
Desarrollador DorianDiseñador
Multimedia: Ruiz Alonso Gráfico
Desarrollador
DesarrolladorMultimedia:
de Sistemas: Paola Galeazzi
Ingeniero Zanella
de Célula
Desarrollador de Sistemas: Lucio García López

Esta obra es exclusivamente de uso académico para los estudiantes de la buap. Esta obra se distribuye con una licencia Creative Commons Atribución-NoComercial, CompartirIgual 2.5 México 1 de 8
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Introducción
Todas las actividades, movimientos o procesos de las empresas
deben de tener algún documento o evidencia de respaldo, para
validarlo; verificando que se llevo de manera correcta de acuerdo
a los procesos establecidos y respetando las normas y políticas
de la empresa.
Objetivo
El estudiante desarrollará y aplicará una auditoria administra-
tiva aplicando las técnicas y procedimientos de auditoria.
La Ciencia y el Método Científico
La ciencia es el conjunto de conocimientos obtenidos mediante
la observación y el razonamiento, sistemáticamente estructura-
dos y de los que se deducen principios y leyes generales.
La ciencia es el conjunto de conocimientos obtenidos median-
te la observación y el razonamiento, sistemáticamente estructu-
rados y de los que se deducen principios y leyes generales.
Es el conocimiento sistematizado, elaborado a partir de ob-
servaciones y el reconocimiento de patrones regulares, sobre los
que se pueden aplicar razonamientos, construir hipótesis y cons-
truir esquemas metódicamente organizados. La ciencia utiliza
diferentes métodos y técnicas para la adquisición y organización
de conocimientos sobre la estructura de un conjunto de hechos
objetivos y accesibles a varios observadores, además de estar ba-
sada en un criterio de verdad y una corrección permanente.
La aplicación de esos métodos y conocimientos conduce a la
generación de más conocimiento objetivo en forma de predic-
ciones concretas, cuantitativas y comprobables referidas a he-
chos observables pasados, presentes y futuros. Con frecuencia
esas predicciones pueden formularse mediante razonamientos y
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Materia: Auditoría Administrativa
estructurarse como reglas o leyes generales, que dan cuenta del
comportamiento de un sistema y predicen cómo actuará dicho
sistema en determinadas circunstancias.
Cada ciencia, y aún cada investigación concreta, generan su
propio método de investigación. Como método de forma general
se entiende el proceso mediante el cual una teoría científica es
validada o bien descartada.
La forma clásica del método de la ciencia ha sido la inducción
(formalizada por Francis Bacon en la ciencia moderna), pero que
ha sido fuertemente cuestionada como el método de la ciencia,
especialmente por Karl Popper, quien sostiene que el método de
la ciencia es el hipotético-deductivo.
Existe una serie de pasos inherentes al proceso científico, pa-
sos que suelen ser respetados en la construcción y desarrollo de
nuevas teorías. Éstos son:
• Observación: consiste en el registro de fenómenos que for-
man parte de una muestra.
• Descripción: trata de una detallada descripción del fenómeno.
• Inducción: la extracción del principio general implícito en
los resultados observados.
• Hipótesis: planteamiento de las hipótesis que expliquen di-
chos resultados y su relación causa-efecto.
• Experimentación: comprobación de las hipótesis por me-
dio de la experimentación controlada.
• Demostración o refutación de las hipótesis.
• Comparación universal: constante contrastación de hipó-
tesis con la realidad.
La entrevista
Dentro de las técnicas de recolección e investigación la más im-
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portante por su contenido, método y aplicación, es la “entrevista”.
La entrevista es un instrumento que permite descubrir aque-
llos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo adminis-
trativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto
internas como externas valiéndose de la viva narración de las
personas.
Para efectuar una auditoría administrativa competa, la aplica-
ción de los cuestionarios deberá ser completada con una serie de
entrevistas para poder comprobar y ampliar los datos obtenidos.
Generalidades de la entrevista
Atmósfera. La primera tarea del entrevistador es establecer la
clase de atmósfera que él quiere para la entrevista. En realidad,
este proceso empieza con la reacción del solicitante a la aparien-
cia de la oficina y a la forma como es recibido. Mientras que la at-
mósfera es usualmente la que pone cómodo al solicitante, puede
haber buenas razones para querer ver estas reacciones en otras
atmósferas.
Esto puede ser útil cuando hay varios entrevistadores, o cuan-
do el trabajo requiere que el solicitante trabaje en clases parti-
culares de atmósfera. El vestido, el lenguaje, los modales y los
alrededores de la oficina determinarán el efecto producido en el
solicitante; pero, por supuesto, ciertos estilos de acercamiento
son más fáciles para unos entrevistadores que otros.
Rapport. (Ambiente de confianza). El establecimiento del rap-
port es esencialmente un asunto que disminuye la tensión o an-
siedad del entrevistado acerca de hablar con libertad y compor-
tarse tan natural como lo permitan las circunstancias.
Obviamente, el entrevistado quiere dar la impresión más favo-
rable que pueda; por tanto, buscará no dar información que sea
a su juicio, desfavorable; pero tal información puede necesitarse
para una evaluación; esto no puede estar en contra como él cree.
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Los entrevistadores muy buenos pueden crear condiciones
confortables y establecer rapport con la mayoría de los solicitan-
tes entre 5 y 10 minutos.
Las primeras impresiones en la entrevista
No hay un consenso sobre la precisión y valor de las primeras
impresiones, algunos defienden la posición de que las primeras
impresiones son casi invariablemente correctas. Otros dicen que
las primeras impresiones tienen poco valor.
Probablemente el mejor sumario es: que algunos tipos de pri-
mera impresión son precisos; que algunos entrevistadores son
más observadores que otros; y que algunas personas sí pueden
juzgar con mejor precisión que otras. El problema del entrevis-
tador es escoger lo que cree información confiable al tanto de
las complejidades implícitas, y mantener una actitud de juicio,
demorando hasta poder obtener mayores datos.
Factores que influyen en las primeras
impresiones
Los diferentes entrevistadores traen diferentes categorías o sis-
temas de clasificación a la entrevista. Algunos entrevistadores
tienen un limitado número de categorías para descripción del
comportamiento. Los juicios generalmente se mejoran cuando el
entrevistador tiene una serie de categorías amplias, a las cuales él
puede aplicar sus observaciones.
Esto no quiere decir que se puedan juzgar todas las caracte-
rísticas en la primera impresión, pero una riqueza de categorías
puede conducir a impresiones iniciales más significativas.
Tipos de entrevista
De acuerdo con el estilo que usa el entrevistador durante la en-
trevista, se puede clasificar a ésta de dos formas: no dirigida y
dirigida (se pueden usar también los términos de informal y for-
mal, no estructurada y estructurada, etc., de acuerdo al papel
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que toma el entrevistador). Siendo la dirigida la más utilizada
por su claridad, sencillez y consistencia.
Entrevista no dirigida. Es la que se desarrolla sin estar sujeta
a un tratamiento prefabricado de preguntas; la conversación se
lleva hasta cierto punto de un modo informal, por lo que es fácil
caer en divagaciones que difieren el objeto central del estudio.
Entrevista dirigida. Se le considera de más utilidad, debido a
que se utiliza mayor rigor científico al analizar el objeto definido
de estudio.
Debe de ponerse el mayor cuidado en su preparación y con-
ducción y solamente puede iniciarse la entrevista sobre el terre-
no de acción, cuando se ha precisado el objeto a estudiar.
Reglas generales para la entrevista
En los casos en los cuales se haya elegido el sistema de entrevista,
habrá que tomar en cuenta que es una conversación; pero desa-
rrollada en forma metódica, la cual deberá adaptarse a un plan y
a una serie de reglas que deben observarse siempre y son:
• Deberá iniciarse la entrevista, con una explicación al inte-
rrogado sobre el fin que perseguimos y los beneficios que
deseamos obtener.
• Se creará un ambiente de confianza entre el entrevistador e
interrogado (rapprot).
• Se permitirá al interrogado expresar sus ideas, sin ninguna
presión de parte del entrevistador.
• Se formularán las preguntas concretas o individuales.
• Se anotarán inmediatamente todas las respuestas obteni-
das.
• Se eliminarán en lo posible las interrupciones.
• Se evitará contradecir al interrogado, aunque sepamos de
la falsedad de los datos proporcionados.
• Se observarán todos los detalles secundarios como actitud,
cooperación, claridad, etc., del interrogado.
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Materia: Auditoría Administrativa
Cierre de la entrevista
Faltando 5 o 10 minutos para terminar la entrevista, es conve-
niente anunciar que se acerca el final con frases como: “antes de
terminar voy a hacerle dos preguntas más”, “nos estamos acer-
cando al final; pero antes quisiera que me diga…” etc., esto ayuda
al interrogado a prepararse para terminar con éxito la entrevista.
La redacción del informe
Las conclusiones y resultados de la entrevista deben ser redacta-
dos en un lenguaje sencillo y claro, de manera tal que cualquier
persona (de un nivel similar por lo menos al entrevistador), pue-
da entenderlo y formarse una imagen clara. Hay una serie de for-
mas y de guías para redactar el informe final, las cuales preten-
den ayudar a comunicar claramente la imagen del entrevistado.
Continuidad
De acuerdo con las conclusiones y de la decisión final a que se
llegue, el entrevistador debe asegurarse de que haya continui-
dad. Por último, es importante y útil para todo entrevistador ha-
bituarse a confrontar los resultados de su actuación por medio
de gráficas, entrevistas cortas, cuestionarios, etc., investigando
qué sucedió.
Investigación documental
Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen
de la información que exista, gráfica y escrita, sobre el objeto
definido de estudio que se trate. Toda técnica de investigación
requiere de:
Fuentes. Las fuentes son los archivos privados.
Medios. Son aquellos documentos como formas, reportes, in-
formes (administrativos, contables, estadísticos).
Las etapas de esta técnica son:
• Recolección de información. Debe planearse cuidadosa-
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mente, teniendo en cuenta calidad, cantidad y veracidad
del material recopilando, el resultado de esta etapa puede
ser decisivo para las condiciones del estudio.
• Análisis de la investigación. Consiste en aplicar un buen
juicio y experiencia, auxiliares indispensables del analista.
• Clasificación de la información. Consiste en llevar a cabo
una clasificación técnica y sistemática de la información,
para llegar a conclusiones verdaderas; toda la información
se complementa entre sí y ninguna es excluyente de la otra.
Técnicas de análisis administrativo
La elección de las técnicas de análisis administrativo obedecerá
a la factibilidad de su aplicación; a los estudios que se van a rea-
lizar; a la disponibilidad de tiempo; pero sobre todo, al grado de
preparación del personal con que se cuenta.
Entre las técnicas que por lo común se utilizan para realizar o
auxiliar en el análisis de problemas administrativos, se encuen-
tran las siguientes:
• Organigrama. Representar la estructura de un organismo
social, se clasifican en contenido, ámbito de aplicación y
presentación.
• Cuadro de distribución. Estudiar la posibilidad de reestruc-
turar la organización con el fin de lograr más fácilmente los
objetivos.
• Gráficas de flujo. Representar el flujo de las operaciones,
por ejemplo: operaciones, formas, hombres, productos, etc.
• Gráficas de distribución. Representar el bosquejo del área
física de trabajo, puede ser para: maquinaria, equipo, área
de trabajo.
• Gráficas de estadísticas. Resumir las relaciones numéricas
y cronológicas.
• Gráficas de programación. Planear y controlar un conjunto
complejo de actividades, funciones y relaciones, por ejem-
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plo: gráfica de Gantt, PERT, CPM.
• Árboles de decisiones. Preparar una matriz de resultados
con valores esperados. Implica la asignación de probabili-
dades a eventos en un futuro incierto.
• Muestreo. Inferencias acerca de las características de po-
blación con grados específicos de uniformidad, se usa en:
investigación de mercados, muestreo de trabajo, control de
inventarios y auditoría.
• Números índice. Medir con respecto a una base inicial las
fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos,
ausencias y otras variables, en un periodo determinado,
con fines de control de operaciones, auditoría administra-
tiva, comprobar validez y confiabilidad de la información.
• Punto de equilibrio. Proveer información que ayude al con-
trol de los costos y subraye la importancia del volumen de
ventas.
Los Papeles de Trabajo como
Herramientas en la Auditoría
Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de jui-
cio especifico que se emplean para acumular las evidencias nece-
sarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen
que emite el Auditor.
También podemos decir que los papeles de trabajo, son el con-
junto de cédulas en las que el Auditor registra los datos y la in-
formación obtenida de la empresa que está examinando y de esta
manera acumula las pruebas encontradas y la descripción de las
mismas.
Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo rea-
lizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus
conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser elabo-
rados de tal forma que muestren:
• Las informaciones y hechos concretos
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• El alcance del trabajo efectuado
• Las fuentes de la información obtenida
• Las conclusiones a que llegó
Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría,
los papeles de trabajo constituyen esencialmente un informe que
facilitará la revisión del trabajo desarrollado y que deben ser tan
completos que no requiera información verbal adicional.
Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las
técnicas y normas existentes, y en concordancia con los prin-
cipios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditoría.
Objetivos de los Papales de Trabajo
Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que
constituyan:
Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento
de las conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fun-
damento a los informes u opiniones del Auditor sobre la
auditoría efectuada. El contenido de los papeles de trabajo
tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del Au-
ditor y todo el contenido del informe o dictamen, además
debe servir para facilitar la revisión y supervisión del tra-
bajo realizado.
Una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles
de los saldos de las cuentas y de las partidas de los estados
financieros o cualquier otro dato preciso acumulado en re-
lación con la Auditoría. Los datos utilizados por el Audi-
tor al redactar su informe se encuentran en los papeles de
trabajo.
El grado de confianza en el sistema de control interno. Los
papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestio-
narios aplicados sobre el control interno, que permitan la
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Materia: Auditoría Administrativa
evaluación del mismo.
Un medio que permita, a través de su revisión: a) La efecti-
vidad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las
conclusiones consignadas, b) Estudiar modificaciones a los
procedimientos de auditoría y el programa para el próximo
examen a fin de mejorar la calidad del examen.
Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el
Auditor, para el caso de los procesos judiciales que se pue-
den apertura contra las personas involucradas en hechos
delictivos.
Requisitos y organización de los Papeles de
Trabajo
Los papeles de trabajo deben ser diseñados de modo que los
detalles importantes no escapen a la atención de quienes los
utilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditoría,
particularmente en la de una empresa grande, que los conceptos
importantes pueden quedar escondidos por deficiencia en la ela-
boración de los papeles de trabajo. La distribución de informa-
ción apropiada, debe facilitar una comparación inmediata entre
cifras del año actual y las del año anterior. Tales comparaciones
son de gran importancia en la revisión de operaciones y permi-
ten localizar aquellas partidas que pueden requerir una investi-
gación más a fondo.
Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la orga-
nización de los legajos de auditoría. Por consiguiente, el marco
en que se encuadran los papeles de trabajo de auditoría puede
describirse brevemente en la forma que sigue:
Hojas de Trabajo.- Las hojas de trabajo deben elaborarse con
los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados fi-
nancieros para facilitar la presentación de los mismos o el
cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo.
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Cédulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal
de los estados financieros debe existir una cédulas suma-
ria, en estas se deben relacionar las cuentas individuales
del mayor general que se agrupan como una partida de los
estados financieros. La cédula sumaria de los inventarios,
por ejemplo, podrá incluir las cuentas del mayor general
para materias primas, productos en proceso, productos ter-
minados y materiales y suministros.
Relaciones de Cuentas.- Cuando las cuentas de mayor tie-
nen subcuentas se requiere de cédulas llamadas relaciones
que integran el saldo de dichas cuentas, deberán elaborar-
se las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o
acumulativa.
Cédulas de Detalle o Analítica. - Generalmente hay una o
varias cédulas de detalle para cada cuenta del mayor que es
objeto de trabajo de auditoría, estas cédulas deben contener
la evidencia de los análisis y pruebas efectuadas para for-
mar una opinión sobre el saldo de la cuenta. El saldo final
que se muestra en la cédula sumaria debe coincidir con el
saldo de la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si
fuese necesario, se presentaran subcédulas para registrar
pruebas de los datos que respaldan las transacciones o para
desarrollar otros trabajos de auditoría necesarios.
Programa de Auditoría
Un programa de Auditoría, es el procedimiento a seguir en el
examen a realizarse, el mismo que es planeado con anticipación
y debe ser flexible.
Todo programa de auditoría debe ser sencillo y conciso, de
tal manera que los procedimientos empleados en cada auditoría
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gesten de acuerdo con las circunstancias del examen. El Audi-
tor debe mostrar eficiencia en el planeamiento de la auditoría a
ejecutar, debe desechar todos los procedimientos exagerados o
innecesarios.
Al planear un programa de auditoría debe hacerse uso de to-
das las ventajas que ofrecen los conocimientos profesionales y el
criterio personal del Auditor.
El programa de Auditoría, es parte integrante de los papeles de
trabajo, puesto que constituyen evidencia de los planes trazados
y de la ejecución de los pasos seguidos en la auditoría.
Cada procedimiento de auditoría requerido en el programa
debe ser objeto de referencia cruzada con la cédula que corres-
ponda y además debe ser inicializado, en prueba de haber sido
completado, por la persona que efectuó el trabajo. Si cualquier
paso del programa es omitido o modificado en cualquier forma,
las razones de esta omisión o modificación y la descripción del
trabajo efectivamente realizado deben ser claramente consigna-
das en el programa o en la cédula a que se haya referido en el
mismo.
Una de las funciones más importantes del programa de audi-
toría es especificar los “procedimientos de auditoría “que hemos
considerado necesarios de acuerdo con las circunstancias, y re-
lacionar estos procedimientos de auditoría directamente con los
procedimientos de contabilidad y con la extensión y efectividad
del sistema de control interno de la Empresa objeto del examen.
El primer objetivo de la preparación de los papeles de trabajo,
es ofrecer las evidencias que respalden los informes, dictámenes,
opiniones, etc. que son emitidos por el Auditor.
Los tipos de evidencia en la auditoría se pueden resumir de la
siguiente forma:
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• Registros y documentos preparados por la empresa bajo

examen
• Inspección personal efectuada por el Auditor
• Cálculos financieros efectuados por el Auditor
• Verificación efectuada por el Auditor a los Sistemas de con-
trol interno de la empresa
• Interrelación de las informaciones examinadas
• Declaraciones formales e informales hechas por funciona-
rios y empleados de la empresa
• Confirmaciones orales o escritas de terceras personas no
dependientes de la empresa
• Documentos fehacientes originados fuera de la empresa a
examinar.
 

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