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Los 8 pasos para una compra

exitosa
Sumilla
En la ficha Nº 7 de primero de secundaria, estudiamos acerca de la necesidad que existe de comprar con
pertinencia las materias primas, artículos y equipos que se requieren para fabricar o vender productos o
servicios; pues bien ahora vamos a continuar profundizando el tema y revisaremos algunas recomendaciones
a seguir para cuando se realicen dichas compras.
También, revisaremos la importancia de seleccionar buenos proveedores y conoceremos algunos documentos
comerciales que pueden ayudar deja constancia de las operaciones de comercio que realizamos.

¿Qué aprenderé hoy? ¿ Recursos

Comprar con pertinencia los requerimientos para fabricar C
Libro de consulta
o vender
Antes deproductos
leer: o servicios. Ó
Recursos virtuales
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Redactar algunos documentos comerciales.
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1. Imagínate que vas a realizar las compras que requieren para poder desarrollar la idea de negocio de su
proyecto productivo escolar. Plantea cuáles podrían ser los ocho pasos que deberías de dar para realizar
una buena compra. Después de leer el texto que más adelante te compartimos, revisarás tus aciertos.

Los8

2. A continuación te listo los nombres de algunos documentos comerciales. Desde lo que tú sabes redacta en
 la columna “Antes de leer” para que se sirven cada uno de ellos. Después de leer el texto, que más adelante
te compartimos, completa la columna “Después de leer”.

Antes de leer Documentos Después de leer

Los pedidos
Cotizaciones
Las guías de remisión
Las facturas
Los recibos

Escribe una V o una F según consideres verdaderas o falsas las afirmaciones:

Comprar lo que la empresa necesita, en las calidades que necesita y que sus clientes prefieren. ( )
Comprar a precios que la empresa se encuentren dispuestos a pagar. ( )
Garantizar que los precios que se paguen proporcionen a la empresa la utilidad que necesita. ( )
Contar con reservas para un tiempo prolongado nos permite ahorrar. ( )

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Contenid
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Durante la lectura de: “Los 8 pasos”

1º Resuelve los ejercicios que te planteamos.

“Los 8 pasos”1
Como ya hemos estudiado en la ficha 7, de primero, un buen comprador planifica lo que va a comprar y
analiza las necesidades y preferencias de sus clientes.

A continuación te compartimos algunos tips que resultan muy útiles al momento de realizar las compras para
abastecer a cualquier tipo de empresa:

Paso 1: Averigua lo que la empresa necesita.

Asegúrate de saber todo lo que puedas sobre los clientes: ¿quiénes son y qué es lo que necesitan y prefieren?
Plantea respuestas a las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los diferentes tipos de clientes a quienes tratas de vender?
¿Qué productos o servicios prefieren?
¿Por qué los prefieren?
¿Cuáles son los precios que los clientes están dispuestos a pagar?
¿Cada cuánto tiempo compran y qué cantidad?
¿Dónde y cuándo generalmente compran?
¿Quiénes son tus competidores y qué tan buenos son?

Paso 2: Obtengan información sobre diferentes proveedores.

Los proveedores de una empresa son todos aquellos que le proporcionan a ésta los recursos materiales,
humanos y financieros necesarios para su operación diaria. Para saber quiénes los pueden proveer les
recomendamos:
Averiguar con amigos empresarios, familiares y trabajadores ¿quiénes venden las materias primas, insumos o
equipos que necesitan?
Contactar con organizaciones que apoyan a las MYPES y soliciten les recomienden proveedores eficientes y
de confianza.
Revisar en los periódicos, guías telefónicas, revistas y publicaciones especializadas.
Recojan información respecto a lo que desean comprar, precios, descuentos, créditos, entregas etc.
Traten de averiguar a través de otras personas qué tan confiable es cada proveedor (es puntual, acepta
devoluciones y cambios, se responsabiliza de la calidad de los productos).
Comuníquense con otras empresas para comprar conjuntamente. Si necesitan lo mismo que ustedes pueden
obtener descuentos al hacer pedidos en mayor cantidad y compartir costos de transportes.
Infórmense acerca de sus posibles
proveedores Paso 3: Contacten a los
proveedores.
Cuando tengan una lista de buenos proveedores, averigüen qué es lo que cada uno puede ofrecerles. Para
ello pueden:
Visitarlos
Contactarlos
telefónicamente Escribirles
Si su empresa está lejos de los proveedores, algunas veces es mejor escribirles o llamarlos en vez de visitarlos.
Visitar a los proveedores toma tiempo y cuesta dinero. Consideren los costos de transporte.

Lo mejor es obtener una respuesta a sus preguntas por escrito. Escriban una carta y soliciten una cotización,

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Tomado de OIT “Mejore su negocio, básico”. Administración práctica para la PYME: Compras

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por duplicado, para que pueda guardar una copia para Ud.
Al redactar la carta, en la que solicitan la cotización te recomendamos tener en cuenta que no
falten: Nombre y dirección de tu empresa
Fecha
Nombre y dirección del proveedor
Información acerca de: precios, plazos de pago, plazos de entrega, descuentos, si entregan el pedido
en el lugar que ustedes señalen, si cubren el costo del transporte o la entrega es gratis y por supuesto
los productos que requieren, las cantidades y especificaciones.
Firma

Paso 4: Elija los mejores proveedores para su empresa.

El proveedor más económico no siempre es el mejor. Comparen las cotizaciones para averiguar exactamente
qué es lo que los proveedores pueden ofrecerles.
Una cotización es una respuesta a la consulta dando la información que necesita el interesado.
En una cotización, el proveedor les proporciona información detallada sobre los artículos, materiales o equipo,
precios, pagos, entregas y otras condiciones.
Decidan qué es lo más importante para su empresa. Por ejemplo,
tener: Crédito
Entregas regulares y
confiables. Precios bajos

Cuando hayan decidido qué es lo más importante para su

negocio: Lean cuidadosamente las cotizaciones que han
recibido.
Traten de negociar con los proveedores.
Elijan los mejores proveedores para su empresa.

Las cotizaciones tienen la siguiente estructura:

Ferretería “Maestro constructor”

Calle Los Geranios nº 248 Piura
Número: 56
9 de noviembre 2010
Srs. Proyecto productivo
escolar Ceped Tambo grande
Piura

Estimados señores:
Muchas gracias por su carta del 5 de noviembre del presente año. Es un placer para nosotros ofrecerle los siguientes
artículos:
Cantidad Descripción Precio por unidad Precio
2 rollos Alambre de púas, 1m S/. 225.00 S/. 450.00
1 rollo Tela metálica, 50 cm S/. 815.00 S/. 815.00
10 Azadones S/. 18.00 S/. 180.00
1cilindro Parafina, 200 litros S/. 990.00 S/. 990.00
Entrega: Dos semanas después de haber hecho el pedido. Entregas gratis con pedidos que superan los S/. 2 500.00
Pago: 30 días
Lamentamos no ofrecerles descuentos al contado, sin embargo, contáctense con nosotros para darles mayor
información sobre los pedidos en mayor cantidad
Esta cotización sólo es válida por 30 días. Esperamos recibir su pedido.
Atentamente,
Percy Cansino
Gerente de
ventas

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Una vez que reciban varias cotizaciones las analizan y seleccionan aquella que responda más y de mejor
manera a sus necesidades.

Tengan más de un proveedor, pero no demasiados, para que siempre pueda conseguir lo que necesitan, No
los cambien muy a menudo. Si compran con frecuencia a uno o dos proveedores y les pagan puntualmente
consiguen mejores servicios de ellos y pueden apoyarlos cuando hay escasees o cuando necesiten una entrega
urgente. Mantengan siempre una buena relación con sus proveedores.
¿Cuántos proveedores tienen? ¿Cuántos necesitan?

Paso 5: Hacer el pedido.

Cuando hayan decidido a qué proveedor comprar, háganle su pedido. Los pedidos se pueden hacer por
teléfono, por un fax o una carta, Lo más conveniente es siempre hacer el pedido por escrito ya que les
ayudará a recordar qué ordenaron y además constituye una prueba de que efectuó el pedido.
Elaboren un formato simple por duplicado. Si han recibido una cotización, menciónenla en el pedido, solo
ordene lo que necesiten. Recuerden que esta carta expresa la aceptación del cliente acerca de las condiciones
de la cotización.

Paso 6: Verifiquen los artículos cuidadosamente.

El proveedor generalmente envía una guía de remisión en la que detalla los materiales o artículos que está
entregando. Confirmen que el pedido está conforme y firmen la guía de remisión como prueba de que han
recibido todo conforme.
Si hay algún error presenten su queja al proveedor. No firme la guía de remisión y no paguen hasta que el
problema haya sido resuelto.

Paso 7: Verifiquen la factura.

La factura detalla lo que ha comprado y le informa cuándo y cómo el proveedor prefiere que se realice el
pago. La factura se puede pagar al contado, por pago contra entrega, esto quiere decir que debe ser pagada
en el momento que se entrega el pedido o al crédito. En las condiciones de pago se detalla el plazo acordado
para pagar. Comparen la factura con la guía de remisión. La lista de artículos o materiales debe ser la misma
en ambos documentos. Asegúrense que:
La firma se encuentre correcta.
Si han recibido todo lo que pagaron,
Los precios y los totales se encuentren correctos.
Si cree que existe un error en su factura, contáctese inmediatamente con el proveedor y póngase de acuerdo
para resolver el problema de la mejor manera posible.

Paso 8: Pago
Verifique cuánto tienen que
pagar Cuánto debo pagar
A quién debo
pagar Cómo
debo pagar
Muy bien, ahora ya conoces los pasos que debes de dar y los documento que se desarrolla en cada paso.
Guarda todos los documentos de la empresa o copias en buen estado.

ACTIVIDAD
ES
I. Revisa tus primeras respuestas y completa la columna después de leer.

II. Analiza el siguiente caso:

El grupo de estudiantes que está tratando de desarrollar su proyecto productivo escolar compara las
siguientes
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dos cotizaciones para establecer cuál le conviene más. Tomando como base lo aprendido ¿Tú qué piensas?

Ferretería “Maestro constructor” Ferretería La tuerca

Entrega gratis para pedidos para pedidos Entrega gratis para pedidos que superan los 5
mayores 000
a 2 500 soles. soles.
Entrega dentro de dos semanas a partir del Entrega dentro de 3 semanas a partir del
pedido. pedido
30 días de crédito 15 días de crédito precios más bajos
Precios bajos
¿Qué proveedor les ofrece más bajos precios?
¿Qué proveedor les ofrece los mejores plazos de crédito?
¿Qué proveedor les ofrece los mejores plazos de entrega?
¿A qué proveedor crees que el grupo de estudiantes del CEPED de Tambo grande le comprará? ¿Por qué?

III.Redacta un pedido para tus proveedores.

¿Qué aprendimos hoy?

I. Revisa tus actividades previas y responde las siguientes preguntas:

a) ¿Crees que la información recibida te resultará útil? ¿Cuándo la piensas aplicar? ¿Por qué?
b) ¿Cuáles han sido las dos ideas que te han parecido más importantes? ¿Por qué?
c) ¿A quién le recomendarías leer el texto que te compartimos en esta ficha? ¿Por qué?

II. Completa el siguiente cuadro:

Te ¿Qué aprendí? ¿Cómo lo aprendí? ¿Qué más me interesa saber?
ma
Los proveedores
Las compras
Los documentos
comerciales

¿A DÓNDE NOS LLEVA NUESTRO APRENDIZAJE?

Instrucciones
A continuación te propongo algunos recursos para que puedas ampliar tus saberes sobre el tema que hemos
desarrollado y ejercites tus habilidades en el manejo de las TIC.
Recuerda que si no dispones de estos elementos puedes leer cualquier libro sobre el tema ya que en todos
encontrarás información y no te olvides que una importante fuente de conocimiento son las personas.
Conversa sobre el tema con tus familiares, vecinos y amigos y verás que ellos tienen interesantes experiencias
de vida que te pueden ser de mucha utilidad.

Reforzando lo aprendido

Enlaces web

Si tienes internet puedes ingresar a las siguientes páginas web:

1. http://www.insucomagallanes.cl/trabajosguias/cartacomercial.doc Documentos comerciales.
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