DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DEL

DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA EN LA ORGANIZACIÓN C.I.

NICOLE S.A.S. DOSQUEBRADAS

NORA LUCIA LÓPEZ AGUIRRE

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2011

1
 DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA EN LA ORGANIZACIÓN C.I.
NICOLE S.A.S. DOSQUEBRADAS

NORA LUCIA LÓPEZ AGUIRRE

INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA

TUTOR

LAURA VICTORIA GÓMEZ HERNÁNDEZ

PSICÓLOGA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2011

2
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 9

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................. 10

1.2. HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN....................................................................................... 10

1.3. POLÍTICA ORGANIZACIONAL DE C.I NICOLE S.A.S.............................................................. 12

1.4. ACTIVIDAD ECONÓMICA DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................... 12

1.6. ÁREA DE GESTIÓN HUMANA............................................................................................. 14

2. DIAGNOSTICO O IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES ............................................................. 15

3. EJE DE INTERVENCIÓN .......................................................................................................... 16

4. JUSTIFICACIÓN EJE DE INTERVENCIÓN .................................................................................. 17

5. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 18

5.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 18

3
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................... 18

6. MARCO TEORICO.................................................................................................................. 19

6.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................... 19

6.2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................ 20

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .......................................................................................... 23

8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS.................................................................. 24

9. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 29

10. RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 31

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..................................................................................................... 32

4
 TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Organigrama C.I Nicole S.A.S. ........................................................... 13

5
 LISTA DE APENDICES

Apéndice 1. FORMATOS: DEPARTAMENTO MANEJO DE PERSONAL ............. 33

Apéndice 2. FORMATOS: DEPARTAMENTO SELECCION DE PERSONAL ....... 33

Apéndice 3. FORMATOS: DEPARTAMENTO SALUD OCUPACIONAL ............... 34

Apéndice 4. FORMATOS: DEPARTAMENTO COMUNICACIÓN

CORPORATIVA………………………………………………………………………….35

Apéndice 5. FORMATOS: DEPARTAMENTO COORDINACION GESTION

HUMANA ................................................................................................................... 36

6
 LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Formatos Gestión Humana ...................................................................................... 37

Anexo 2. Normas WRAP .........................................................................................................109

Anexo 3. Normas BASC ..........................................................................................................110

7
 SINTESIS

SINTESIS ABSTRACT

Se describe el proceso realizado en la It describes the processes involved in

organización C.I. NICOLE S.A.S.
correspondiente a la documentación de
sus formatos especialmente en el
Departamento de Gestión Humana con
cada una de sus dependencias.
Llevando a cabo diferentes maneras de
crear una cultura de documentación,
para que la organización siga con un
desarrollo eficiente y cuente con lo
necesario al momento de presentar
resultados. Se muestran las
herramientas utilizadas para la
formación de las carpetas necesarias y
su respectiva organización con el
contenido de los formatos
pertenecientes al área.
organizing CI NICOLE S.A.S.
documentation for the formats
especially in the Department of Human
with each one of its dependencies.
Carrying out different ways to create a
culture of documentation for the
organization to continue with the
efficient development and has what it
takes when presenting results. Shows
the tools used to train the necessary
folders and their organization with the
contents of the formats belonging to the
area.

Descriptores: documentación, Keywords: documentation, formats,

formatos, cultura documental, culture, documentary, update.
actualización.

8
 INTRODUCCIÓN

La documentación empresarial hace parte de todos los comprobantes extendidos

por escrito en los que dejan constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad organizacional, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y
las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en la empresa.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre

las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de acciones comerciales y por ende son el elemento
fundamental para la relación de dichas acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por

la empresa y sus comprobaciones es por esto que C.I NICOLE S.A.S. debe llevar
un control minucioso sobre el manejo de su documentación para que esta se
caracterice por el buen desarrollo de sus metas y además lograr que se tenga una
cultura de Documentación organizacional.

9
 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre de la Organización: C.I NICOLE S.A.S

Dirección: Calle 8 # 10-225 La popa- Dosquebradas
Nit: 891408135-1
Número de empleados:
Directos: 216 (Contratados por C.I NICOLE S.A.S)
Indirectos: 640 (Contratados por contratamos C.T.A en Misión para C.I NICOLE
S.A.S)
396 (Contratados por Servítemporales S.A en misión para C.I
NICOLE S.A.S)
Para un total de 1252 empleados en C.I NICOLE S.A.S Pereira

1.2. HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN

C.I NICOLE S.A.S, nació el día 23 de septiembre 1975 como empresa

manufacturera exportadora por iniciativa de los industriales Richard Karron y
Rafael Villegas en la ciudad de Pereira, iniciando su labor con 35 empleados de
los cuales se mencionan algunos como: las señoras Limbania Vargas, Amparo
López, Devora Chaura y el señor Javier Orozco; su crecimiento se dio
rápidamente, tanto que para el año de 1977 ya eran mas de 250 las personas que
laboraban en la organización. Desde el año de 1978 se traslado de la carrera 7
con calle 27 al municipio de dosquebradas. La empresa exporta prendas de vestir
a través del llamado plan vallejo y hasta el año de 1998 pasa de maquiladora a
vender a través de la modalidad de paquete completo (full package).

El día 5 de marzo de 1979 y ante las expectativas de éxito de la organización, se

fundo en Manizales por el señor Mauricio Villegas, INCOTEX S.A (industria
colombiana de textiles) y a partir del año 2003 paso a llamarse Nicole Manizales.

Nicole S.A.S, logro constituirse como una de las empresas que generaban mayor
fuente de empleo en el departamento de Risaralda, llegando a contar a demás con
aproximadamente 3.500 personas y en el departamento de caldas, con un
promedio de 1500 mas, la empresa continua su labor en la parte social ratificando
su firme compromiso con las universidades, brindando la oportunidad a sus

10
estudiantes de realizar las practicas y sus actividades académicas. En los años de
trayectoria de la empresa se ha caracterizado por hacer las cosas bien, pensando
más en la satisfacción de sus clientes, en la innovación y la permanencia de la
compañía en el tiempo. Es una de las empresas mas importantes en la confección
en el hemisferio oeste; en 1999 obtuvo la mayor calificación que la firma LIZ
CLAIBORNE (uno de sus principales clientes) otorga a sus contratistas.

A finales del año 1998, vio la oportunidad de realizar una alianza estratégica y es
así como en mayo 28 de 2001 la hizo con el grupo Crystal- Vestimundo de
Antioquia en cabeza del doctor Juan Manuel Echevarria del grupo GEF (calcetines
Crystal, medias crystal, tintorería crystal, calcetera nacional, Printex, Bordados
Crystal, Almatex, infantiles, Sotinsa, Bosqueja, Cohilados).

Con esta alianza Nicole creció en su infraestructura y procesos, modernizando

áreas como lavandería donde a demás de adecuación del lugar se instalo
maquinaria moderna adecuada a las necesidades del entorno competitivo del
mercado. Se mejoraron las condiciones locativas de la empresa y de sus
trabajadores, sin dejar de mencionar la influencia positiva en nuestra cultura
institucional por parte de este socio estratégico. En el nuevo siglo y fortalecidos
por esta alianza, se realizo un reordenamiento organizacional que ha dado sus
frutos haciendo a la organización mas competitiva en el mercado; dicho
reordenamiento tiene en cuenta: beneficios del ALCA y ATPA, crecimiento
proyectado, mantenimiento clientes actuales, búsqueda de clientes potenciales,
compromiso con el gobierno: generación de empleo, empresa flexible, dinámica,
rentable e interés de los socios.

A demás de la creación de un nuevo organigrama que muestra la interacción de

todas sus áreas. En el 2005 el presidente de la empresa Dr. Rafael Villegas, se
retira de la presidencia de la empresa con el objetivo de abrir nuevos mercados y
conseguir nuevos clientes en el mundo de los negocios. En este mis mo año se
presenta el cierre de operaciones en Nicole Manizales ocasionado por la misma
situación económica del país, un porcentaje del personal tuvo una situación
patronal a la empresa Primsa S.A, empresa de confección.

En el 2006 se hace un cambio en el sistema de producción, pasando en un 40%

de la planta de tejido plano a tejido de punto, para confeccionar ropa de bebe,
niños y mujer adulta. Dando una mayor dinámica al negocio de la confección en la
región y permitiendo construir el futuro para la organización, la cual ha pasado por
grandes crisis en toda su trayectoria. Sin embargo todo lo anterior y el empuje de

11
fundadores, accionistas actuales y sobre todo los que laboran hoy (en nicole
aprox. 1252 colaboradores), fortalecidos por todas las experiencias construyen
puntada a puntada una organización emprendedora que seguirá dando de que
hablar en el ámbito nacional e internacional.

(NOTA: esta información es citada de la documentación de C.I. Nicole S.A.S.

1.3. POLÍTICA ORGANIZACIONAL DE C.I NICOLE S.A.S

Misión
Confeccionamos prendas de vestir de excelente calidad con entregas oportunas, a
precios competitivos, generando rentabilidad apoyados en la excelencia de
nuestro talento humano.

Visión
Ser una empresa de categoría mundial que responda a los retos del mercado de
manera eficiente, con calidad, y con un equipo de personas altamente
comprometidas y competentes.

Valores
Constancias: entendida como la capacidad de insistir, persistir y no desistir frente
a los objetivos, superando las dificultades.
Honestidad: es la capacidad de actuar con transparencia y rectitud en todos los
procesos y objetivos del negocio.
Ejecución con inteligencias: es crear oportunidades y generar alternativas que se
convierten en nuevas opciones para la empresa.
Optimismo: es la actitud positiva y realista frente a cada situación que se presenta.
Sentido social: es la capacidad de entender la responsabilidad que se tiene con
los trabajadores y con el país.

1.4. ACTIVIDAD ECONÓMICA DE LA ORGANIZACIÓN

C.I. Nicole S.A.S es una empresa ubicada en el sector industrial que se dedica a la
confección de prendas de vestir, en tejido plano y de punto. De los cuales se
destacan en la producción: pantalones en dril e índigo, camisas y ropa para bebe.
Estas prendas elaboradas con los más altos índices de calidad son
confeccionadas para marcas reconocidas como Punto Blanco, Gef y Baby Fresh.

12
Esta organización cuenta actualmente con 1.261 empleados, capacitados y
comprometidos con la calidad del producto final, como también con el excelente
servicio a sus clientes.

1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE C.I NICOLE S.A.S

En C.I NICOLE S.A.S esta definida la estructura organizacional y representada en

su organigrama; el cual esta compuesto por dos grandes áreas: vicepresidencia
de operaciones y vicepresidencia ejecutiva, tal como se muestra en el siguiente
organigrama

Ilustración 1. Organigrama C.I Nicole S.A.S.

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE

CONTRALORIA

VIC. OPERACIONES VIC. EJECUTIVA

GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA GERENCIA

PLANEACIÓN INGENIERIA Y CONFECCIÓN FINACIERA GESTIÓN
CALIDAD HUMANA

ADMINISTRADOR
DE PLANTA

PLANEACIÓN ING. CONFECCIÓN PROC. DE APOYO CONTABILIDAD PERSONAL CONTROL

CALIDAD
DE METODOS INTERNO
PRODUCCIÓN
PREPARACIÓN GBI TESORERIA NÓMINA COSTOS
AUDITORAS ANALISTAS
MODULOS SERV.
COSTURA GENERALES DESARROLL SEGUNDAS
O HUMANO

EMPAQUE CONSOLIDACIÓN
SALUD
ELECTRICISTAS OCUPACIONAL
LIMPIEZA Y
SEGUNDAS
LECTURA E
INVENTARIOS

Fuente: Documentación C.I. NICOLE S.A.S.

13
 1.6. ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

El área de Gestión Humana dentro de C.I NICOLE S.A.S se constituye como un

área central, la cual va en búsqueda de crear condiciones de trabajo que
propendan por generar calidad de vida laboral para todos sus colaboradores;
razón por la cual lleva a cabo una serie de procesos, que tienen como objetivo
velar por el desarrollo y bienestar de todos sus miembros; entre las actividades se
encuentra archivar todo tipo de documento relacionado con los empleados
vinculados por la empresa (hojas de vida, permisos de salida, memorandos,
incapacidades, formatos varios, etc.)

14
 2. DIAGNOSTICO O IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

El departamento que se pretende intervenir durante el periodo de práctica

profesional es el Departamento de Gestión Humana, el cual abarca un gran
número de actividades, las cuales constituyen una ayuda a los demás procesos
con la implementación de políticas a través de servicios generales, gestión
documental, recepción personal y por teléfono como también de apoyo logístico en
general; así mismo propende por el desarrollo humano integral de los
colaboradores de la empresa, procurando mejorar el clima laboral.

Para realizar un diagnostico del área de intervención en CI NICOLE S.A.S. fue

necesaria la utilización de herramientas para la recolección de información como
la observación directa y la revisión documental, las cuales se realizaron dentro del
área de Gestión Humana a cada una de sus dependencias (Selección de
Personal, Nomina, Manejo de Personal, Salud Ocupacional, Comunicación
Corporativa, Desarrollo Humano, Coordinación de Gestión Humana.)

Se evidencio que en el Departamento de Gestión Humana no se encuentran

debidamente documentados los formatos que este utiliza (ver anexo 01), además
hay formatos que deberían desarrollar pero no se están haciendo.

El Departamento necesita crear una cultura documental, la cual genere unos

procesos más sólidos y responsables en cuanto al cumplimiento de sus principios;
lo anterior crea una ventaja en cuanto a auditorias que se realicen en CI NICOLE
S.A.S. Es relevante, ya que se fortalecen como organización y frente a externos,
cumpliendo así requerimientos para futuros clientes.

15
 3. EJE DE INTERVENCIÓN

De acuerdo a las funciones que debe desempeñar el practicante del programa de

Administración de Empresas en CI NICOLE S.A.S. que entre ellas se encuentra:
Actualizar las carpetas de cada cargo de Gestión Humana, validar y revisar los
formatos de Gestión Humana para las posibles certificaciones según las normas
existentes, dejar la documentación y las evidencias de cada
Actividad/Formato/Cargo, crear cultura de gestión documental.

Se hará intervención al departamento de Gestión Humana y a cada una de sus

dependencias, teniendo en cuenta lo encontrado en la recolección de datos, de la
cual se obtuvo que en esta área no se encuentran las carpetas necesarias para
cada formato relacionado con los procesos que generan.

Para CI NICOLE S.A.S. es de vital importancia cumplir a cabalidad con todos los
requerimientos para q la organización se mantenga y siga en constante
crecimiento de su competitividad.

La creación de las carpetas se hará para cada una de las dependencias del área
de Gestión Humana, estas estarán discriminadas por procesos y serán ubicadas
de acuerdo a como lo exija cada formato (en hoja de vida ó en carpeta solo
destinada a dicho formato), igualmente cuanto es su tiempo de conservación, cada
cuanto se debe hacer la revisión de las mismas, etc.

16
 4. JUSTIFICACIÓN EJE DE INTERVENCIÓN

Aunque CI NICOLE S.A.S. no cuenta con una certificación de calidad otorgada

por entidad alguna como Bureau Veritas, SGS, Icontec, o internacionales como
WRAP (ver anexo 2) o BASC (ver anexo 3), de igual forma se preocupa por el
desempeño en cuanto sus actividades las cuales hacen parte de un conjunto de
procesos que llevan al buen funcionamiento de la organización.

En el Departamento de Gestión Humana se utilizan alrededor de 60 formatos, (ver

anexo 01) , de los cuales la mayoría no cuentan con un manejo adecuado, ya que
cada uno de estos deberían reposar de cierta manera tal y como lo exige cada
formato, en el departamento no se ve reflejado un proceso organizado en el
manejo de estos.

Se hace necesaria la intervención por el practicante, pues los procesos que hacen
parte del Departamento son fundamentales dentro de CI NICOLE S.A.S. ya que
se relacionan directamente con el personal. De igual forma los formatos soportan
todas las actividades y situaciones de la empresa. Es así que el documentar
debidamente se convierte en una ventaja para esta organización frente a externos
y/o auditorias.

El crear Cultura Documental entre los funcionarios de cada dependencia en esta

área es muy importante, pues así lograran ser más eficientes en cuanto a sus
funciones y el cumplimiento de objetivos ya que se optimizara el tiempo dado a la
búsqueda de formatos pertenecientes a Gestión Humana.

17
 5. OBJETIVOS

5.1. OBJETIVO GENERAL

Documentar los procesos y las actividades propias del área de gestión humana
por medio de la implementación de los formatos requeridos aplicando los
estándares del Sistema de Gestión Integrada de Calidad siguiendo los modelos de
las certificaciones de los clientes corporativos del grupo Crystal – Vestimundo.

5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar los formatos con los que cuenta cada dependencia de

acuerdo a sus procesos.

 Asignar a cada dependencia los formatos actualizados que deben

documentar en carpetas según la norma de SGIC.

 Revisar el cumplimiento de la documentación y llevar un control

minucioso del movimiento de estos.

 Generar cultura de Gestión Documental. Mediante la capacitación de el

manejo de los formatos diligenciándolos correcta y debidamente

18
 6. MARCO TEORICO

La documentación en una empresa es muy importante ya que en esta queda

precisada las relaciones que intervienen en determinadas operaciones de la
organización. Los documentos ayudan a demostrar la realización de actividades
dentro de la misma, las cuales son fundamentales para demostrar tales acciones.
La documentación proporciona los instrumentos necesarios para analizar y
registrar las operaciones contenidas en dichos documentos para así resumir datas
de periodos.

La importancia para la administración de una empresa, radica en que a través de

estos documentos empresariales se pueden hacer negocios tanto con los
proveedores y con los clientes de la empresa, así como con las diferentes
instituciones financieras que prestan su servicio a las empresas haciendo mas
dinámico el sector empresarial correspondiente.

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad

insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de
la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional
en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han
decidido a tomar el camino de implantarlos.

Un buen diseño y control documental puede ser determinante para el éxito de la

implementación de un sistema de gestión de calidad y para llevar a cabo la
continuidad de la empresa en el camino de la excelencia.

6.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Para cualquier organización actualmente es necesario tener estrategias dirigidas al

éxito competitivo de la empresa. El aumento del nivel de exigencia por parte del
consumidor, junto a la competencia de empresas de otros países que ofrecen
menores costos, son la mayor preocupación de una organización, ya que la
calidad se convierte en un factor determinante para la competitividad y la
supervivencia de la misma.

19
La calidad no es solo dirigida a un producto o servicio, sino también a todas las
formas que tiene la empresa para satisfacer las necesidades y expectativas de sus
clientes, de su personal y de la sociedad en general.

“El incremento de la competitividad pasa por introducir la cultura de la calidad en

su proceso directivo, en su estrategia, en cada área funcional y en cada proceso
de la organización. Una tarea de esta magnitud requiere un cambio organizativo,
que para tener éxito debe descansar en una cultura compartida.” (Camisón, p xxv).
Para propiciar el cambio cultural hacia la satisfacción del cliente y la optimización
de servicios, se deben ofrecer los elementos de aprendizaje necesarios para
directivos actuales y futuros.

La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella

se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la
información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.

La Gestión de la Calidad es tanto una estrategia como un proceso. “La concepción

de la Gestión de la Calidad como una filosofía de dirección deja claro que no
puede confundirse con un programa de calidad, que necesariamente ha de tener
un principio y un fin.” (Camisón, p 54).

6.2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión permite a la organización

demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no
solo hacia el cliente. Pues un Sistema Integrado de Gestión cubre todos los
aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el
mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño
ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables.

“La simplificación de la documentación y de la gestión documental, unificado en un

mismo manual, diseñando procedimientos de gestión e instrucciones de trabajo
comunes, y compilando los registros en una misma base de datos, aunque haya
algunos documentos que sean mas específicos para ciertos procesos. Esta
simplificación documental permite eliminar duplicaciones de procedimientos o
documentos que pueden ser comunes, agilizando la gestión.” (Camisón, p 642)

20
Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión de
la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la
documentación como una etapa importante, pero lo más común es que se
ofrezcan sólo algunos consejos para la elaboración de documentos
(fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se
trata sólo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental
funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración de
los procesos. (Pérez, 2003)

En la etapa de diseño del sistema documental es donde se materializa en mayor

medida la naturaleza sistémica de la gestión de la documentación. Al determinar
cuáles son los procesos que la conforman y los flujos de la documentación, no se
hace otra cosa que planificar el funcionamiento del sistema.

“La documentación deberá ser controlada, estableciéndose un procedimiento

formal para controlar los documentos y los datos del sistema, tanto internos como
externos, en cuanto a aprobación, emisión, distribución (cerciorándose de que las
ediciones validas de los documentos están en los puntos de uso), modificación,
eliminación de documentación obsoleta (previendo el uso no intencionado de
documentos anticuados), archivo y custodia.” (Camisón, p 659)

Según la Norma (ISO 9000): Los documentos del Sistema de Calidad deben
controlarse mediante un proceso que permita:

- Aprobar los documentos antes de su emisión,

- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente.

- Identificar los cambios realizados a un documento.

- Asegurar el estado de revisión de un documento.

- Asegurar la disponibilidad de los documentos pertinentes en el lugar de uso

en su versión mas reciente.
- Asegurar la legibilidad permanente del documento.

- Identificar los documentos de origen externo y controlar su distribución.

- Prevenir el uso de documentos obsoletos.

21
Los registros de estos controles deben establecerse y mantenerse para
proporcionar evidencia con los requisitos del Sistema de Calidad. Por esta razón
debe establecerse un procedimiento documentado del control de los registros que
permitan que se mantengan legibles y recuperables. Se debe establecer su forma
de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
conservación y disposición.

Las normas ISO 9000 contienen rigurosos requerimientos de control de la

documentación, permitiéndole a las empresas tener un adecuado manejo de sus
sistemas de documentación, estas normas resaltan la importancia de los
documentos, prueba de esto es que en el texto de ISO 9001 se repite la necesidad
de establecer y mantener al día procedimientos documentales. Asimismo se indica
la necesidad de registrar resultados de determinadas actividades. (ISO 9001).

El no documentar equivaldría a que cada nueva generación de la humanidad

comenzara desde cero, para descubrir e inventar el conocimiento; es por esto que,
toda organización debe contar con manuales funcionales que documenten
adecuadamente sus procedimientos. Muchas organizaciones no dan la
importancia debida a la documentación sino más bien que dependen de otras
personas, convirtiéndose en una organización vulnerable, ya que cuidan tanto sus
conocimientos que no los comparten con sus colaboradores.

Los documentos son útiles y necesarios, sin embargo, esto no significa que todas
las tareas de una empresa se deban documentar, debe de buscarse un equilibrio
entre la extensión de la documentación, las habilidades y formaciones del
personal.

22
 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ABRIL MAYO JUNIO JULIO

ACTIVIDADES 1° 2° 3° 4° 1° 2° 3° 4° 1° 2° 3° 4° 1° 2° 3° 4°

ACT. 01

ACT. 02

ACT. 03

ACT. 04

ACT. 05

ACT. 06

ACTIVIDAD N° 01: Revisión de formatos que utiliza el departamento de Gestión

Humana.

ACTIVIDAD N° 02: Encuentro con la persona encargada de crear los formatos

para cada área.

ACTIVIDAD N° 03: Comparación de los formatos utilizados en el área con los

suministrados por la encargada.

ACTIVIDAD N° 04: Notificación de formatos pertenecientes a cada dependencia.

ACTIVIDAD N° 05: Creación de carpetas para cada formato en la dependencia

correspondiente.

ACTIVIDAD N° 06: Evaluación de las carpetas creadas.

23
 8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Basados en el primer objetivo del trabajo que consistía en identificar los formatos
pertenecientes al Área de Gestión Humana, se realizo una investigación general
en cuanto a lo que tenia el Área perteneciente a sus formatos. Se evidencio que
no existía ninguna carpeta donde reposaran estos, por el contrario lo que se
encontró después de una revisión minuciosa por parte del practicante con la ayuda
de encuentros con los encargados de cada dependencia y la observación directa,
fue que el almacenamiento de los formatos no tenia algún control, se archivaban
de manera desordenada, lo cual generaba un caos al momento de enc ontrar
documentos necesarios para diversos asuntos relacionados con los formatos.

El paso a seguir fue generar un listado para cada una de las dependencias, donde
se mostrara que formatos le pertenecían a estas. Estos listados fueron creados
con la ayuda de la persona de Métodos e Ingeniería, encargada de la creación y
aprobación de los mismos. Seguido se hicieron las comparaciones de los
formatos utilizados en las dependencias con los formatos actualizados
suministrados por Métodos e Ingeniería. Se encontró que la mayoría de los
formatos que utilizaban estaban desactualizados y obsoletos, por lo cual se hizo
una recolección de los formatos viejos para implementar los nuevos con sus
versiones correspondientes. A continuación se muestran los listados creados para
cada dependencia. (Apéndices 01 – 05)

APENDICE 01
FORMATOS: DEPARTAMENTO MANEJO DE PERSONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-007 Actualización de Datos Personales

12F-012 Proceso de Contratación

12F-016 Registro Fotográfico, Huellas y Firmas

12F-019 Recibo Entrega Dotación y Devolución del Carné

12F-020 Inducción Básica

12F-021 Certificado Entrega Copia Contrato

24
12F-023 Técnica de Archivo Hoja de Vida

12F-024 Carta de Vacaciones Nicole

12F-028 Autorización para Realización de Exámenes

12F-037 Permisos de Salida

APENDICE 02
FORMATOS: DEPARTAMENTO SELECCION DE PERSONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-003 Selección de Personal

12F-004 Verificación de Referencias Laborales

12F-005 Visita Domiciliaria

12F-010 Requisición de Personal

12F-013 Entrevista de Personal Operativo

12F-015 Verificación de Referencias Personales

12F-029 Entrevista Psicológica de Mandos Medios

Valorización del Personal desde el Área de Plancha y

12F-031
Terminación en el Proceso de Selección (F1)

Valorización del Personal desde el Área de Plancha y

12F-035
Terminación en el Proceso de Selección (F2)

12F-040 Selección de Supervisores

12F-041 Selección Operarios Maquinas

12F-042 Selección Operarios Lideres

25
 APENDICE 03

FORMATOS: DEPARTAMENTO SALUD OCUPACIONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

13F-001 Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo

13F-002 Aseo e Inspección de Baños

13F-003 Control Suministro de Medicamentos y Elementos de Primeros

Auxilios

13F-004 Declaración Estado de Salud

13F-005 Inspección de Seguridad

13F-006 Evaluación Servicio de Alimentación

13F-007 Informe de Incidente de Trabajo

13F-008 Programa de Salud Ocupacional Resumen de Formaciones

13F-009 Evaluación de Formaciones

13F-010 Verificación a las Normas y Reglamento para Contratistas

13F-011 Evaluación Medica Ocupacional

13F-012 Inspección de Extintores

13F-013 Inspección de Lámparas de Emergencia

13F-014 Inspección Línea de Emergencia 271

13F-015 Inspección Botiquines

13F-016 Inspección Pulsadores y Alarma de Evacuación

13F-017 Solicitud de Ingreso a la Brigada de Emergencia

13F-018 Inspección de Botiquín Móvil, Gabinete de Brigada y MEC

13F-019 Entrega de Elementos de Protección Personal

13F-021 Asignación de Citas Medico Empresarial

26
 Asignación de Citas Optometricas (Sistema de Vigilancia
13F-022
Epidemiológica)

13F-023 Inspección de Rutas de Transporte de Personal

13F-024 Permisos de Trabajo para Realizar Tareas de Alto Riesgo

APENDICE 04

FORMATOS: DEPARTAMENTO COMUNICACIÓN CORPORATIVA

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-001 Control de Asistencia

12F-017 Evaluación Procesos de Formación

12F-018 Programa de Entrenamiento

APENDICE 05

FORMATOS: DEPARTAMENTO COORDINACION GESTION HUMANA

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-026 Control Transporte, Alimentación e Ingresos a Laborar

A cada dependencia se le asignaron dichos listados con los formatos

pertenecientes a esta. Además se crearon unas carpetas destinadas a cada una
de las dependencias, haciendo de la documentación una herramienta útil y eficaz
en el Departamento de Gestión Humana. Las carpetas cuentan con la información
necesaria para que la persona encargada de la dependencia no tenga problemas

27
para saber que debe archivar en estas. En las carpetas se clasificaron los
formatos de acuerdo a su código, para brindar mayor facilidad en el manejo de
estos. En primera instancia durante la implementación de estas, el practicante
genero lo necesario para la organización de las carpetas para las dependencias,
haciendo el trabajo de archivo para cada una. Posteriormente se le explico a cada
uno de los encargados de las dependencias como debía ser el almacenamiento de
los formatos correspondientes a su dependencia, cual debía ser el seguimiento a
estas dependiendo de la vigencia de cada formato entre otros factores.

28
 9. CONCLUSIONES

 Dentro del Departamento de Gestión Humana se identificaron los formatos

con los que este cuenta, que son 42. Además dentro del departamento se
encuentra la dependencia de Salud Ocupacional la cual cuenta con 24
formatos, lo que quiere decir que esta dependencia es de gran importancia,
ya que Ci NICOLE S.A.S. es una organización dedicada a la confección y
por ende el velar por el bienestar de sus trabajadores es su prioridad.

 Los formatos del Departamento de Gestión Humana fueron actualizados ya

que algunos de estos no contaban con la suficiente descripción que cada
cual requería, o simplemente fueron modificados para el buen
funcionamiento de los mismos. En algunos casos las modificaciones se
hicieron para que a los operarios se les hiciera más fácil el diligenciar
algunos de estos formatos y así no cometer errores durante el proceso.

 Se crearon las carpetas necesarias para cada Dependencia del

Departamento, haciendo más fácil la tarea de archivo para cada encargado,
pues anteriormente no se contaba con alguna carpeta destinada para cada
una de las dependencias. Las carpetas cuentan con un orden que va desde
lo cronológico hasta la fecha de permanencia del formato, este fue dado por
la persona encargada de las modificaciones y aprobaciones de los formatos
dentro de toda la empresa.

 Mediante las carpetas creadas se puede obtener información fácilmente

acerca de diversas actividades realizadas en Ci NICOLE S.A.S., de igual
forma lo que se ha venido manejando en la organización desde normas
hasta el manejo dado a diversas situaciones en la empresa.

 A cada dependencia se le asigno la carpeta con los formatos que le

corresponden. Así se logro por parte de los encargados de las
dependencias que las carpetas estén en constante revisión y actualización
para el buen funcionamiento de las mismas, teniendo en cuenta que
formatos deben ir saliendo para un posterior archivo y cumplir los plazos de
almacenamiento de los mismos, logrando así una ventaja dirigida al cambio
positivo en la organización.

29
 A través de las reuniones realizadas por parte del Practicante con la
encargada de la creación y actualización de formatos en Ci NICOLE S.A.S.
se logro obtener un gran conocimiento relacionado al funcionamiento de los
mismos. Lo anterior se realizo con el propósito de darle a conocer al
Departamento de Gestión Humana cual era la función de cada uno de
estos, a quien debía suministrarse determinado formato, como debía ser su
diligenciamiento, su almacenamiento y su vigencia. Lo cual genero una
cultura que antes no se desarrollaba dentro de esta Área, logrando así un
mejoramiento continuo y una mayor eficiencia de cada dependencia.

30
 10. RECOMENDACIONES

 Continuar con la debida revisión de las carpetas por parte de la persona

encargada de cada dependencia, para cumplir con el objetivo de un
mejoramiento continuo y así generar confianza ante la misma organización
y ante personas por fuera de esta.

 Llevar a cabo todas las acciones necesarias en caso de que algún formato
no este de funcionando de forma adecuada, o por ende no este brindando
la información necesaria para el Departamento de Gestión Humana, hacer
saber a la persona encargada de los formatos dentro de la empresa la
inconformidad o la dificultad con algún formato, para que esta genere una
solución pronta para continuar con el debido funcionamiento del
Departamento.

 Estar atentos a la permanencia de los formatos dentro de las carpetas de

cada Departamento ya que si no se esta llevando a cabo el cumplimiento de
permanencia de los formatos dentro de estas, el proceso de la
documentación de estos se vera interrumpido por el almacenamiento
innecesario de formatos.

 Hacer un análisis anual a las carpetas por cada dependencia logrando así
obtener un balance del comportamiento de la misma, mediante los formatos
los cuales resumen las actividades y/o acciones emitidas por la misma,
generando un mayor compromiso frente al Departamento y aumentando la
Cultura Documental.

31
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 CAMISÓN Cesar., Cruz Sonia., González Toma. Gestión de la Calidad:

Conceptos, enfoques, modelos y sistemas. Pearson Educación, S.A. Madrid
España. 2007. Paginas 1464.

 PEREZ, Zulem. (2003). Propuesta metodológica para gestionar la

documentación de calidad.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/metgescalidad
.htm (Mayo 24 de 2011).

 LOPEZ, Carlos. (2001). Normas ISO 9000 y calidad. http://normas-iso-

9000.blogspot.com/2007/12/control-de-documentos-en-sistema-de.html.
(Mayo 24 de 2011).

 QUIMINET. (2006). Las normas ISO 9000 y su base documental.

http://www.quiminet.com/ar8/ar_armRsDFbcBu-las-normas-iso-9000-y-su-
base-documental.htm. (Mayo 25 de 2011).

32
 APENDICES

Apéndice 1. FORMATOS: DEPARTAMENTO MANEJO DE PERSONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-007 Actualización de Datos Personales

12F-012 Proceso de Contratación

12F-016 Registro Fotográfico, Huellas y Firmas

12F-019 Recibo Entrega Dotación y Devolución del Carné

12F-020 Inducción Básica

12F-021 Certificado Entrega Copia Contrato

12F-023 Técnica de Archivo Hoja de Vida

12F-024 Carta de Vacaciones Nicole

12F-028 Autorización para Realización de Exámenes

12F-037 Permisos de Salida

Apéndice 2. FORMATOS: DEPARTAMENTO SELECCION DE PERSONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-003 Selección de Personal

12F-004 Verificación de Referencias Laborales

12F-005 Visita Domiciliaria

33
 12F-010 Requisición de Personal

12F-013 Entrevista de Personal Operativo

12F-015 Verificación de Referencias Personales

12F-029 Entrevista Psicológica de Mandos Medios

Valorización del Personal desde el Área de Plancha y

12F-031
Terminación en el Proceso de Selección (F1)

Valorización del Personal desde el Área de Plancha y

12F-035
Terminación en el Proceso de Selección (F2)

12F-040 Selección de Supervisores

12F-041 Selección Operarios Maquinas

12F-042 Selección Operarios Lideres

Apéndice 3. FORMATOS: DEPARTAMENTO SALUD OCUPACIONAL

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

13F-001 Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo

13F-002 Aseo e Inspección de Baños

13F-003 Control Suministro de Medicamentos y Elementos de Primeros

Auxilios

13F-004 Declaración Estado de Salud

13F-005 Inspección de Seguridad

13F-006 Evaluación Servicio de Alimentación

13F-007 Informe de Incidente de Trabajo

13F-008 Programa de Salud Ocupacional Resumen de Formaciones

13F-009 Evaluación de Formaciones

34
13F-010 Verificación a las Normas y Reglamento para Contratistas

13F-011 Evaluación Medica Ocupacional

13F-012 Inspección de Extintores

13F-013 Inspección de Lámparas de Emergencia

13F-014 Inspección Línea de Emergencia 271

13F-015 Inspección Botiquines

13F-016 Inspección Pulsadores y Alarma de Evacuación

13F-017 Solicitud de Ingreso a la Brigada de Emergencia

13F-018 Inspección de Botiquín Móvil, Gabinete de Brigada y MEC

13F-019 Entrega de Elementos de Protección Personal

13F-021 Asignación de Citas Medico Empresarial

Asignación de Citas Optometricas (Sistema de Vigilancia

13F-022
Epidemiológica)

13F-023 Inspección de Rutas de Transporte de Personal

13F-024 Permisos de Trabajo para Realizar Tareas de Alto Riesgo

Apéndice 4. FORMATOS: DEPARTAMENTO COMUNICACIÓN CORPORATIVA

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-001 Control de Asistencia

12F-017 Evaluación Procesos de Formación

12F-018 Programa de Entrenamiento

35
Apéndice 5. FORMATOS: DEPARTAMENTO COORDINACION GESTION
HUMANA

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

12F-026 Control Transporte, Alimentación e Ingresos a Laborar

36
 ANEXOS

Anexo 1. Formatos Gestión Humana

37
38
39
40
41
42
43
44
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80
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82
83
84
FORMATOS SALUD OCUPACIONAL.

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86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
Anexo 2. Normas WRAP

109
Anexo 3. Normas BASC

110