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Secretaría de Educación Municipal

“INSTITUCION EDUCATIVA SANTIAGO VILA ESCOBAR”
Aprobada mediante Resolución No. 004201 del 15 de noviembre de 2018
En Pre-Escolar, Básica y Media Registro Educativo 121124
Cód. DANE 173001002211 – NIT. 809002781-8

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

Unidad Didáctica
Asistencia en Organización de Archivos,
Tecnología e Informática
Tercer Periodo

Estudiante: JHJJKKLKL
Curso 10-1

Docente: Lida Stella Miranda Rivera

Ibagué
2022
1. DESCRIPCIÓN
Carrera 23 65-66 Barrio Ambalà, pagina web: www.santiagovila.edu.co
Correo electrónico: iesve@yahoo.es, Contacto: 3118436313
Ibagué-Tolima
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A continuación, se orienta a los estudiantes aprendices del curso 10-1 la forma de

elaborar una cartilla con los procesos de gestión documental.

2. OBJETIVOS

Objetivo General: Interiorizar los procesos de Gestión Documental y elaborar una

cartilla didáctica como documento de apoyo y consulta.

Objetivos Específicos:

➢ Identificar y reconocer los procesos de gestión documental para aplicar en

la creación y funcionamiento de las Empresas Didácticas.

➢ Utilizar las herramientas informáticas en la elaboración de la cartilla como

soporte técnico del conocimiento adquirido.

3. CONTENIDOS

Competencia: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la

normatividad vigente y con la política institucional.

Resultado de aprendizaje: Operar la tecnología disponible en el trámite de

documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad y políticas en
la organización.

Tema: PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

https://www.youtube.com/watch?v=9doxVZf_ccY

1. PLANEACION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades encaminadas a la

planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende
la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

Elaborar mapa de procesos: Identificar y graficar el paso a paso en el proceso

de planeación documental.

Estudio de caso: Redactar un caso en donde se identifique plenamente el

proceso de planeación en la creación de empresa.

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2. PRODUCCION DOCUMENTAL: Actividades destinadas al estudio de los

documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Elaborar mapa de procesos: Identificar y graficar los pasos que se llevan a cabo
en el proceso de producción documental.

Estudio de caso: Redactar dos casos donde se evidencie la producción de

documentos a nivel de las empresas creadas y en la cotidianidad de cada
estudiante.

3. GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL: Conjunto de actuaciones necesarias

para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones
o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (Recibe y verifica,
radica, describe en planillas, distribuye, dar respuesta, hacer seguimiento)

a. Planillas de registro: Formatos que establecen los lineamientos para controlar

la información producida y recibida de una empresa o entidad. Insertar imágenes
de planillas.

Elaborar mapa de procesos: Con palabras claves, imágenes y líneas

direccionales describir el proceso de gestión y trámite.

Estudio de caso: Redactar un caso donde se evidencie todo el proceso de

gestión y tramite desde su inicio hasta la parte final.

4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones técnicas para

declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo
en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. COD.

Consultar según el AGN: El concepto acompañado por imágenes de:

clasificación documental, organización documental y descripción documental.

Elaborar mapa de procesos: sobre los anteriores sub procesos.

a. Fondo: "Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos

orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u
organismo en el ejercicio de sus actividades", equivale al nombre de la empresa o
entidad.

b. Sección: División administrativa o dependencia de la entidad o empresa.

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c. Subsección: Subdivisión administrativa o dependencia de la entidad o

empresa.

d. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

e. Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

f. Tipos documentales: Documentos que conforman la serie o sub serie

documental.

Estudio de caso: Redactar un caso de la cotidianidad institucional donde se

identifique: fondo, sección, sub sección, serie, sub serie y tipos documentales.

5. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones adoptadas por la

entidad para transferir o enviar los documentos durante las fases de archivo,
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verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración,

emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.

Ciclo vital de los documentos:

 a. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es

sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para
dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; generalmente corresponde
al año en curso.
 b. Archivo Central: Es el organismo responsable de: planificar, organizar,
dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a
nivel Institucional, así como, la administración, custodia y conservación de
la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de
las Oficinas.
 c. Archivo Histórico: Es el archivo cuya función es la custodia y
conservación de los documentos calificados como de conservación
permanente por su valor histórico, cultural, científico y de investigación.

Actas de transferencia: Es un documento mediante el cual se realiza el traslado

habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos
han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Tipos de transferencia documental

a. Transferencia primaria: Remisión o envío de los documentos del Archivo de

Gestión al Archivo Central, de conformidad con los tiempos de retención
establecidos en las tablas de retención documental (TRD).

b. Transferencia secundaria: Remisión de los documentos de Archivo Central al

Archivo Histórico de conformidad con los tiempos de retención establecidos en las
tablas de retención documental (TRD) y sus valores secundarios.

Estudio de caso: Redactar un caso en donde se evidencia las transferencias que

se realizan en la secretaria de la institución educativa.

6. DISPOSICION DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o
en las tablas de valoración documental TRD.

a. Tablas de Retención Documental TRD: Son un instrumento archivístico cuya

función principal es la relación de los documentos por medio de un listado
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establecido por series, en las que se identifican la tipología documental

(categorización de la información) y el tiempo de permanencia de los archivos en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Elaborar TRD: Teniendo como base la TRD sugerida por el AGN, elaborar en
Excel este formato, con dos series documentales.

7. PRESERVACION A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares

aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en
el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Elaborar diagrama de flujo: Teniendo en cuenta el ejemplo de la TRD, elabora

un diagrama de flujo para la conservación a largo plazo.
https://www.youtube.com/watch?v=OUVMBXuF3cw

8. VALORACION DOCUMENTAL: Proceso permanente y continuo, que se inicia

desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
1. VALORES PRIMARIOS: Es “el valor que tiene un documento mientras se halla
en las fases activa y semi activa de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la
entidad productora como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión
institucional”. Esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la
cual fue generado el documento; así, los valores primarios pueden ser:
administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables, técnicos, etc.
1.1 Valor administrativo de un documento: Es el valor que tiene un documento
o una serie documental para la entidad productora, relacionado con el trámite o
asunto que motivó su creación.
1.2 Valor jurídico de un documento: Valor que se deriva de los derechos u
obligaciones.
1.3 Valor legal de un documento: Es aquél valor que tienen los documentos y
sirven de testimonio ante la Ley.
1.4 Valor fiscal de un documento: Es el valor que tienen aquellos documentos
que expresan movimiento de dinero y está dado por la utilidad para el Tesoro o
Hacienda Pública.
1.5 Valor contable de un documento: Está representado este valor en los
documentos que soportan el conjunto de cuentas, como los registros de ingresos,
egresos y movimientos económicos de la entidad.
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.
1.6 Valor técnico de un documento: Este valor describe la utilidad de la
información específica de una función.
2. Valores Secundarios: Estos valores se relaciona con la finalidad histórica,
científica, informativa de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad
primaria son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en
general, se clasifican en evidencial, informativo y testimonial.
2.1 Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de una entidad o un sociedad.
2.2 Valor Cultural: Calidad del documento que, por su contenido, testimonio,
entre otras cosas, describe hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida, desarrollo económico, social, político, religioso o estético,
propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
2.3 Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos
documentos científicos van ligados con la investigación.
2.4 Valor de Investigación: Son aquellos documentos fuente de consulta para los
investigadores y como testimonio de la memoria colectiva.
Sustentación de trabajo realizado.
Procedimiento general:

1. Observar los videos sugeridos y tomar nota de lo que se proyecta

2. Tomar nota de las palabras desconocidas por cada proceso.
3. Iniciar un Glosario PGD señalando las palabras desconocidas
4. Diseñar una presentación en PowerPoint teniendo en cuenta las
recomendaciones dadas
5. Por cada proceso se elabora un título con imagen referente al mismo

6. Desarrollar los puntos sugeridos por cada proceso

7. Colocar título a la catilla: PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

AUTOR/@: APELLIDOS, NOMBRES, CURSO, AÑO
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OBJETIVOS: Objetivo general y Objetivos específicos (3)

INTRODUCCIÓN

DESARROLLO DE LOS PROCESOS

1. PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL:

2. PROCESO PRODUCCION DOCUMENTAL:

3. PROCESO GESTION Y TRÁMITE DOCUMENTAL:

4. ORGANIZACION DOCUMENTAL:

5. TRASNFERENCIA DOCUMENTAL:

6. DISPOSICION DOCUMENTAL:

7. PRESERVACION A LARGO PLAZO

8. VALORACION DOCUMENTAL

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

GLOSARIO ARCHIVÍSTICO

WEB GRAFÌA
 Dirección electrónica del tutorial de la cartilla
 Dirección electrónica del tutorial procesos de gestión documental

PARA TENER EN CUENTA:

 Letra de su elección en todo el trabajo

 Tamaño de su elección en todo el trabajo, pero TITULOS tamaño más
grande e igual en todos los títulos
 Sin errores de ortografía, buena presentación y redacción.

Actitudes:

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Tener buena disposición para la elaboración de la cartilla didáctica, disponer de

conectividad, realizar las consultas sugeridas para el trabajo productivo.

Interdisciplinariedad: Tecnología e informática y Lengua Castellana

Transversalidad: Proyecto Unidad Didáctica de Gestión Documental

4. SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Metodología: Apoyo y seguimiento pedagógico para la realización de las

actividades, trabajo realizado en forma individual.

5. RECURSOS MATERIALES

Materiales y recursos didácticos:

 Equipos de computo
 Conectividad
 Unidad didáctica

Acceso a diferentes plataformas: Drive, correos electrónicos, páginas web, grupos

de wasap.

6. ORGANIZACIÓN DE ESPACIO Y TIEMPO

Número de Sesiones:

Ocho sesiones planeadas y diseñas para el desarrollo de actividades durante la

formación.

7. EVALUACIÓN

Presentación y socialización de la cartilla teniendo en cuenta los aspectos de la

siguiente rubrica:

EXCELENTE REFUERZO

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Asiste puntualmente con el No asiste las sesiones programadas y

uniforme a todas las presenta trabajos fuera de las fechas
sesiones programadas establecidas.
COMPROMISO activando la cámara y
micrófono cuando se le
indique; presenta los
trabajos en las fechas
establecidas.
Sigue las indicaciones No sigue indicaciones ni participa con
dadas y participa inquietudes respecto al trabajo.
PROCEDIMIENT activamente con inquietudes
O respecto al trabajo.
Presenta y sustenta el Presenta parte del trabajo final sin cumplir los
trabajo final cumpliendo requerimientos archivísticos, artísticos,
todos los requerimientos técnicos normativos e informáticos.
PRODUCTO archivísticos, artísticos,
técnicos normativos e
informáticos.

VALOR 4,0 a 5,0 1,0 a 3,9

Profe Lida Miranda

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