APLICACIÓN DEL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS EN LA ADMINISTRACIÓN

La organización vista como un sistema

El procesamiento de datos que se realiza

Herramientas que se utilizan

Uso del computador en la resolución de problemas de tipo administrativo.

.- Determinación de problemas de manejo de información dentro de una organización.

.- Técnicas para análisis y diseños de sistemas.

.- Determinar las aplicaciones más importantes del procesamiento electrónico de datos en una empresa en la resolución de
problemas.

Aplicación del procesamiento de datos en la Administración

La aplicación de la tecnología de la computación para la administración

de la información y sistemas de apoyo de decisiones ciertamente ha
tenido un efecto en la manera en que los administradores desempeñan
sus labores y en como se comportan las organizaciones.
   Uno de los primeros estudios del impacto de la computarización sugirió
que podría haber una estructuración cada vez mayor de la administración
de mandos medios a un nivel más alto para algunas posiciones de la
administración de mandos medios, más diferencias entre la alta y la
administración de mandos medios de la organización.
     El principal efecto de la computarización en las organizaciones ha
sido la capacidad para procesar papeleo con precisión y velocidad
inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a los
papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado.
La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la
información basada en la computación y de las mismas computadoras
varía de organización a organización y es una materia de disputa entre
los autores sobre administración.
    El reto para la administración es explotar estas nuevas tecnologías, para cuestionar
el status quo de la organización, y para controlar el cambio más que trabajar para
prevenir o limitarlo

. No es una exageración decir que estamos pasando rápidamente de una

sociedad basada en la industria a una que se funda en la información. La
ampliación de las capacidades de la computadora y el desarrollo de la
inteligencia artificial, seguramente favorecerán la introducción de ajustes
importantes en la forma en que trabajan los administradores y en que
actúen las organizaciones.
    Llegará el día en que realmente podamos crear una sociedad basada
en la información cuyos miembros tendrán suficiente tiempo para
disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento,
comunicación y productos de consumo basado en la computadora.
    Las organizaciones siempre han tenido algún tipo de sistema de
información administrativa. Antes estos sistemas tenían una composición
y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de
inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban
usando un sistema de información.  No fue sino hasta el advenimiento de
las computadoras, con su capacidad para procesar y condensar grandes
cantidades de datos , que el diseño de los sistemas de información
administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un campo
de estudio.

Organización vista como un sistema:

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y
constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro
de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos
colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser
comprendido tomando las partes independientemente. Se
enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que
desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un
sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de
la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente
enfoque: 
a) La organización se debe enfocar como un sistema que se
caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier
sistema social.
b) La organización debe ser abordada como un sistema
funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
c) La organización debe ser analizada como un tipo especial de
sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por
la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
d) La organización debe ser considerada como un sistema
abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo
materia prima, personas, energía e informaciones y
transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que
son exportados al medio ambiente.
e) La organización debe ser concebida como un sistema con
objetivos o funciones múltiples.
f) La organización debe ser visualizada como constituida de
muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos
con otros.
g) Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio
en uno de ellos, afectará a los demás.
h) La organización existe en un ambiente dinámico que
comprende otros sistemas.
i) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio
ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier
organización.
Puntos de Interés:

Procesamiento Electrónico de Datos

    Cuando empezaron las organizaciones a usar las computadoras se usaban
primeramente para procesar datos en cuanto a unas cuentas funciones de la
organización por regla general, contabilidad y facturación.  Conforme fue
aumentando la velocidad y la exactitud para procesar datos, otras tareas de
procesamiento de datos y de información administrativa se fueron
computarizando. Para enfrentar estas nuevas tareas, los departamentos de
(EDP) elaboraron informes estandarizado par que lo usaran los gerentes de
operaciones.

Los Sistemas de Información Administrativa

   Con el crecimiento de los departamentos de EPD llevó a los gerentes a
concentrarse más en la planificación de los sistemas de información de sus
organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento de los Sistema de
Información Computarizado (CBIS). Este es un sistema de información que va
más allá de la mera estandarización de datos para ayudar con el proceso de
planificación.

Sistema de Apoyo para Decisiones

El sistema de apoyo para decisiones es un sistema interactivo de computadora,
de fácil acceso y operación, a menos de personas que no son especialistas en
computadoras y que usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar
decisiones. 
El uso generalizado de la micro computadoras ha permitido a los gerentes
crear sus propias bases de datos y manejar información, en forma electrónica
conforme a la necesidad.

Información Diferente para Diferentes Niveles Administrativo

    Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado que el sistema de información
de una organización debe proporcionar información a administradores con tres
niveles de responsabilidad: Control de operaciones, control administrativo y
planificación estratégica.

Uso del computador en la resolución de problemas de tipo

administrativo
La Tecnología responde al deseo y la voluntad que tienen las personas
de transformar el entorno, y en el mundo que nos rodea buscando
nuevas y mejores formas de satisfacer a los usuarios en general. La
motivación es la satisfacción de necesidades, la actividad es el
desarrollo, el diseño y la ejecución y el producto resultante son los bienes
y servicios, o los métodos y procesos.  Las tecnologías de información
han ayudado a reducir los niveles de organizaciones proveyendo a los
gerentes información para supervisar a los empleados,  además el lugar
físico de una organización es a través de internet, correo y redes lo que
incrementa la flexibilidad de la organización y la habilidad para responder
a los cambios en el proceso de las nuevas capacidades para planear,
organizar y controlar, por lo tanto el impacto organizacional es importante
con la implementación de la Tecnología de Información

La Tecnología es la organización y aplicación de conocimientos para el

logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las
máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos
utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados. Un
ejemplo es la computadora representa un aspecto de la tecnología pero
los programas o software son igualmente importantes.
La tecnología no solo ha eliminado varios trabajos rutinarios sino que ha
reestructurado las funciones del resto de los trabajadores y requiere de
cambios de actitud y el comportamiento.

La teoría tradicional de la administración casi no tomaba en cuenta la

forma en que la tecnología afectaba al sistema psicosocial, el sistema
técnico era considerado como dado e invariable y se suponía que la
gente se adaptaría, afortunadamente los seres humanos son adaptables
y han respondido a la tecnología rápidamente cambiante. Las técnicas de
burocracia, administración científica y producción en masa requerían
cambios fundamentales. Las más recientes innovaciones de
automatización y computadoras actualmente tienen un efecto muy
importante; sin embargo, se ha estudiado poco la relación entre la
tecnología y los sistemas psicosociales.

La tecnología afecta a los miembros de las organizaciones en diversas

formas. Es un factor clave para determinar las tareas requeridas y el
grado de especialización. Con frecuencia determina el tamaño y la
composición del grupo de trabajo inmediato y el margen de contactos con
otros trabajadores y supervisores. Frecuentemente determina el grado de
movilidad física. Afecta las diversas funciones y posiciones de las
personas en las organizaciones: generalmente tener mayores
habilidades técnicas significa obtener una mejor posición, más paga y
otras recompensas. Incluye más en determinar el diseño específico de la
labor de cada empleado. La tecnología, particularmente en las
 operaciones de producción en masa, impone una dimensión de tiempo a
los trabajadores. Requiere puntualidad para empezar el proceso y fija un
cierto ritmo de trabajo.
Los cambios tecnológicos podrían crear inseguridad y ansiedad en el
empleo y en los trabajadores. Las habilidades desarrolladas a lo largo de
un periodo podrían resultar obsoletas, lo cual afecta vitalmente su auto
percepción y motivación.
Una de las principales consecuencias de la tecnología cambiante ha sido
la creciente especialización del conocimiento. El sistema administrativo
en la mayoría de las organizaciones incluye a muchos participantes con
habilidades y capacitación especializadas. Muchos especialistas con
adecuada capacitación están en posiciones administrativas: investigación
y desarrollo, expertos en comunicaciones y psicólogos y sociólogos
industriales.

El sistema administrativo moderno no está integrado por una sola

persona que tenga conocimiento y poder absolutos; está formado por un
equipo de especialistas capacitados que contribuyen con sus habilidades
al buen desempeño de la organización.
Las tecnologías de computadoras y otras relaciones con ellas están
teniendo un efecto importante en todos los niveles de las
organizaciones. En el nivel operativo, la automatización, las máquinas
controladas numéricamente, los robots industriales y los sistemas
flexibles de manufactura son ejemplos de esta tecnología. La
automatización representa la fase actual de una tendencia a largo plazo
hacia una mayor complejidad y modernización de los sistemas
tecnológicos para la producción de bienes. Incluye la vinculación de los
procesos de control computarizados y la maquinaria en un sistema
integrado de producción.

Las máquinas controladas numéricamente (por computadora) tienen una

gran flexibilidad y adaptabilidad comparadas con las máquinas-
herramientas tradicionales de un solo fin. Pueden ser programadas para
desempeñar diversas operaciones en diferentes partes sin un
reacondicionamiento elaborado.

Para la Administración la computadora es fundamental ya que la

tecnología y los modernos sistemas han hecho de ella una ciencia más
fácil. Es por ello que la tecnología y especialmente los sistemas son muy
importantes en la administración ya que la información puede ser
almacenada, procesada, consultada, clasificada con gran facilidad y
cuantas veces se desee de acuerdo a las necesidades de las personas
que se basan en la administración para su vida cotidiana o por lo general
para las empresas.
 Relación de la Informática y la Administración

Cuando se habla de la función informática se definen temas como son

nuevas aplicaciones tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de
elaborar información consistente y la base que lo hace posible es la
información.
Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la
información dentro de la función informática:

1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadora

2.- Debe ser confidencial para algunas personas
3.- Puede ser mal utilizada o divulgada
4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude
La administración es el proceso de crear diseñar y mantener un ambiente
en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las
metas seleccionadas.

Funciones de la administración:
• Planear
• Organizar
• Integrar
• Dirección
• Control

Existe una relación muy estrecha, la informática se encarga de

automatizar los flujos de información para que esta se mueva con
extrema dinamicidad, de tal forma que la toma de decisiones sede con
mayor facilidad y precisamente esto es lo que usa el administrador para
proseguir con su trabajo de desarrollar la empresa. Por ejemplo, antes un
administrador tenía que esperar por lo menos una semana para que los
contadores le brindaran datos frescos de las ventas y el avance de la
cartera de crédito, pero hoy, el administrador desde su máquina puede
acceder a los más frescos datos solo colocando información en un
campo de SQL y este en menos de un minuto le devuelve el CUBO que
requiere para filtralo, y no solo eso, puede importar los datos a una hoja
de Excel para procesarlos y crear gráficos que le permitan visualizar de
mejor modo las tendencias de las transacciones del negocio donde esté.
Por otro lado, la informática ha permitido que otros tipos de datos
externos estén a la mano, por ejemplo, información macroeconómica de
la nación (vista hoy en día en la página web de los bancos centrales)
boletines de desarrollo en el campo administrativo y puede enviar una
serie de datos por la red a sus colegas en otros países.
La labor administrativa en la función informática reside en la necesidad
de controlar y dirigir los recursos humanos, materiales, técnicos y
financieros; de igual manera los recursos de software y hardware que se
requieran para la realización de las metas trazadas al día o desde el
principio. Es importante la planeación y la organización en un
departamento de informática, ya que precisamente es la sistematización
la base sobre la cual trabaja la informática, además de que existen en
ella demasiados recursos que requieren ser coordinados y organizados
(hombre-máquina) para un trabajo armonioso y exitoso.
Este equilibrio radica en que tanto unas como las otras se necesitan ya
que son un complemento para el correcto funcionamiento de los recursos
en una organización. Las habilidades técnicas se refieren a la habilidad
que tiene el recurso humano para manipular las diferentes maquinarias
que tiene la empresa en funcionamiento y que ayudan de alguna u otra
manera a lograr los objetivos de la misma. Las habilidades empresariales
se refieren a la capacidad que tienen ciertas personas para ser líder en
una organización o grupo social. 

Es elemental en toda organización contar con una herramienta, que

garantice la correcta evaluación de los riesgos, a los cuales están
sometidos los procesos y actividades que participan en el área
informática; y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar
el desempeño del entorno informático. Viendo la necesidad en el entorno
empresarial de este tipo de herramientas y teniendo en cuenta que, una
de las principales causas de los problemas dentro del entorno
informático, es la inadecuada administración de riesgos informáticos,
este trabajo sirve de apoyo para una adecuada gestión de la
administración de riesgos, basándose en los siguientes aspectos:

• La evaluación de los riesgos inherentes a los procesos informáticos.

• La evaluación de las amenazas o causas de los riesgos.
• Los controles utilizados para minimizar las amenazas a riesgos.
• La asignación de responsables a los procesos informáticos.
• La evaluación de los elementos del análisis de riesgos.

En conclusión, se puede decir que las computadoras han transformado el

mundo de los negocios ya que se consideran esenciales para enfrentar el
reto de la globalización, hoy en día los negocios deben de producir
bienes y servicios de alta calidad a bajo costo y sin las computadoras,
esto sería prácticamente imposible, debido a que nos proporcionan la
información precisa y actual que se requiere para tomar las decisiones
correctas.

Resolucion de problemas:
El proceso de solución de un problema con una computadora conduce a la
escritura de un programa y a su ejecución en la misma. Aunque el proceso de
diseñar programas es esencialmente un proceso creativo, se puede considerar una
serie de pasos comunes. Los pasos para la resolución de un problema son: -
Análisis del problema. - Diseño del algoritmo. - Codificación. - Compilación y
ejecución. - Verificación y depuración. Los dos primeros pasos conducen a un
diseño detallado escrito en forma de algoritmo. Durante el tercer paso
(codificación) se implementa el algoritmo en un código escrito en un lenguaje de
programación, en nuestro caso Qbasic. La fase de compilación y ejecución traduce
y ejecuta el programa. En las fases de verificación y depuración el programador
busca errores de las etapas anteriores y los elimina. Antes de conocer las tareas a
realizar en cada paso, vamos a considerar el concepto y significado de algoritmo.
Un algoritmo es un método para resolver un problema mediante una serie de
pasos precisos, definidos y finitos. Características de un algoritmo: - Preciso
(indicar el orden de realización en cada paso). - Definido (si se sigue dos veces, se
obtiene el mismo resultado cada vez). - Finito (tiene fin; un numero determinado de
pasos) Análisis del problema Como primer paso se debe analizar el problema. Este
paso requiere una clara definición, donde se contemple exactamente lo que debe
hacer el programa y el resultado o solución deseada. Dado que se busca una
solución por computadora, se precisan especificaciones detalladas de entrada y
salida. Para poder definir un problema es conveniente responder a las siguientes
preguntas: - ¿Qué entradas se requieren (tipo y cantidad)? - ¿Cuál es la salida
deseada (tipo y cantidad)? - ¿Qué método produce la salida deseada? Diseño del
algoritmo En la etapa de análisis del proceso de programación se determina que
hace el programa. En la etapa de diseño se determina cómo hace el programa la
tarea solicitada. Para ello vamos a utilizar una herramienta de programación
llamada Diagrama de Flujo (flowchart). Diagramas de flujo Un diagrama de flujo es
una representación grafica de un algoritmo. Los símbolos más utilizados se
detallan a continuación: Símbolo terminal, con las palabras “INICIO” o “FIN”
identifica el comienzo o el final del algoritmo. También se puede escribir el nombre
del algoritmo. Símbolo de procesamiento, indica que la computadora lleva a cabo
algún proceso de la información. Símbolo de decisión, indica una decisión de la
computadora que debe elegir entre dos o más alternativas del algoritmo. Símbolo
de entrada/ salida, sirve para indicar una operación de entrada o salida de datos.

Otro:

1.-Definición del problema

Es el enunciado del problema, el cual debe ser claro y completo. Es
fundamental conocer y delimitar por completo el problema, saber que es lo se
desea realice la computadora, mientras esto no se conozca del todo, no tiene
caso continuar con el siguiente paso.
2.-Análisis de la solución
 Consiste en establecer una serie de preguntas acerca de lo que
establece el problema, para poder determinar si se cuenta con los elementos
suficientes para llevar a cabo la solución del mismo, algunas preguntas son:
¿Con qué cuento? Cuáles son los datos con los que se va a iniciar el proceso,
qué tenemos que proporcionarle a la computadora y si los datos con los que
cuento son suficientes para dar solución al problema.
¿Qué hago con esos datos? Una vez que tenemos todos los datos que
necesitamos, debemos determinar que hacer con ellos, es decir que fórmula,
cálculos, que proceso o transformación deben seguir los datos para convertirse
en resultados.
¿Qué se espera obtener? Que información deseamos obtener con el proceso
de datos y de que forma presentarla; en caso de la información obtenida no sea
la deseada replantear nuevamente un análisis en los puntos anteriores.
Es recomendable que nos pongamos en el lugar de la computadora y
analicemos que es lo que necesitamos que nos ordenen y en que secuencia
para producir los resultados esperados.
3.-Diseño de la solución
Una vez definido y analizado el problema, se procede a la creación del
algoritmo (Diagrama de flujo ó pseudocódigo), en el cual se da la serie de
pasos ordenados que nos proporcione un método explícito para la solución del
problema.
Es recomendable la realización de pruebas de escritorio al algoritmo
diseñado, para determinar su confiabilidad y detectar los errores que se pueden
presentar en ciertas situaciones. éstas pruebas consisten en dar valores a la
variable e ir probando el algoritmo paso a paso para obtener una solución y si
ésta es satisfactoria continuar con el siguiente paso de la metodología; de no
ser así y de existir errores deben corregirse y volver a hacer las pruebas de
escritorio al algoritmo.
4.- Codificación
Consiste en escribir la solución del problema (de acuerdo al
pseudocódigo); en una serie de instrucciones detalladas en un código
reconocible por la computadora; es decir en un lenguaje de programación (ya
sea de bajo o alto nivel), a esta serie de instrucciones se le conoce como
PROGRAMA.
5.- Prueba y Depuración
Prueba es el proceso de identificar los errores que se presenten durante
la ejecución del programa; es conveniente que cuando se pruebe un programa
se tomen en cuenta los siguientes puntos:
1. - Tratar de iniciar la prueba con una mentalidad saboteadora, casi
disfrutando la tarea de encontrar un error.
2. - Sospechar de todos los resultados que arroje la solución, con lo cual se
deberán verificar todos.
3. - Considerar todas las situaciones posibles, normales y aún las anormales.
La Depuración consiste en eliminar los errores que se hayan detectado durante
la prueba, para dar paso a una solución adecuada y sin errores.
6.- Documentación
Es la guía o comunicación escrita que sirve como ayuda para usar un
programa, o facilitar futuras modificaciones. A menudo un programa escrito por
una persona es usado por muchas otras, por ello la documentación es muy
importante; ésta debe presentarse en tres formas: EXTERNA, INTERNA y AL
USUARIO FINAL.
Documentación Interna
Consiste en los comentarios o mensajes que se agregan al código del
programa, que explican las funciones que realizan ciertos procesos, cálculos o
fórmulas para el entendimiento del mismo.
Documentación Externa
También conocida como Manual Técnico, está integrada por los siguientes
elementos: Descripción del Problema, Nombre del Autor, Diagrama del Flujo
y/o Pseudocódigo, Lista de variables y constantes, y Codificación del
Programa, esto con la finalidad de permitir su posterior adecuación a los
cambios.
Manual del Usuario
Es la documentación que se le proporciona al usuario final, es una guía que
indica el usuario como navegar en el programa, presentando todas las
pantallas y menús que se va a encontrar y una explicación de los mismos, no
contiene información de tipo técnico.
7.- Mantenimiento
 Se lleva a cabo después de determinado el programa, cuando se ha
estado trabajando un tiempo, y se detecta que es necesario hacer un cambio,
ajuste y/o complementación al programa para que siga trabajando de manera
correcta. Para realizar esta función, el programa debe estar debida mente
documentado, lo cual facilitará la tarea.