Segundo Informe (Corregido) Ortiz Camilo

VICERRECTORÍA REGIONAL TOLIMA Y MAGDALENA MEDIO
Coordinación Académica de Prácticas
I. INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA
Nombres: CAMILO ANDRES Apellidos: ORTIZ RAMIREZ

Documento
de 1.110.595.326 De Ibagué Edad 23
Identidad
Programa
Género M ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Semestre 9
Académico
ID 610447 NRC 65-34390
Área de
LABROAL Cargo PRACTICANTE
Desempeño
Teléfono
316693306 Ext. N/A e-mail (corporativo) practicantelaboral.ibague@comdatagroup.com
Oficina
Dirección
CAÑAVERAL MZ 34 CS 12 Teléfono 3022941880
Residencia
e-mail ¿Es Cabeza de
kamilortiz98@gmail.com SI X NO_
(personal) Hogar?
Modalidad CONTRATO APRENDIZAJE,
Remuneración/Mes 1 SMMLV
de Practica PRESENCIAL
Fecha de Fecha de
Inicio de 08 AGOSTO 2022 Terminación de 07 FEBRERO 2023
Practica Practica
EPS SANITAS ARL COLMENA
II. INFORMACIÓN GENERAL DEL CAMPO DE PRACTICA
Razón Social: COMDATA SERVICIOS BPO&O S.A.S NIT: 900298890

Teléfonos 3165273827
Dirección CARRERA 5 CALLE 60 B.LA FLORESTA Ciudad IBAGUÉ
Sector Económico SERVICIOS

Número de Más de 51 a 11 a Menos de
X
Empleados 200 200 50 10
Nombre del
CAROLINA CASTAÑO BOADA
Representante Legal
Nombre Jefe
YEFERSON PEREZ Cargo COORDINADOR LABORAL
Inmediato
Teléfono 316693306 Ext. e-mail yeferson.perez@comdatagroup.com
III. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROFESOR DE PRACTICA
Nombres y Apellidos ANTHONY TONK SIERRA
Identificación 79988948 De BOGOTÁ
Programa Académico ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ID 602081
Correo Electrónico anthony.tonk@uniminuto.edu.co Celular 3115836186

I. PRIMER MOMENTO
INFORME SOBRE EL PLAN DE TRABAJO
A. Objetivos:
i. General
Al implementar el manual de procedimientos y funciones se busca
optimizar cada uno de los procesos asignados al cargo de auxiliar administrativo,
con el fin de facilitar la adaptación de próximos practicantes en el puesto
mencionado anteriormente, evitando falencias y retrasos en sus funciones.
ii. Específicos
- Optimizar el tiempo de capacitación de nuevo personal.
- Disminución de margen de error e los procesos.
- Aumento de productividad en las funciones asignadas.
B. Descripción de la Institución y su relación con la práctica a desarrollarse:
i. Reseña histórica
Comdata Group fue fundado en Turín en 1987 para ofrecer servicios de
gestión documental y archivo basados en tecnología de microfilm. Durante los

años noventa, Comdata amplía su oferta centrándose en la gestión electrónica
de documentos y la gestión de procesos de negocio de empresas
(telecomunicaciones, finanzas, energía, industria).
En 2016 Comdata adquirió Grupo Digitex, activo en México, Guatemala, El
Salvador, Colombia, Perú, Chile, así como en España, para desarrollar su
presencia en Sudamérica y en nuevos mercados. (Wikipedia, 2022)
ii. Misión, Visión, Valores corporativos de la Institución
▪ Misión
Promover la permanecía y satisfacción de los clientes, empleados,
proveedores y colaboradores, generar una rentabilidad interna que promueva el
crecimiento del negocio y de todas las personas que lo hacen posible (Comdata
Group, 2022)
▪ Visión
Constituirnos en Europa y Latinoamérica en una compañía lides
del “outsourcing” global de procesos y un referente empresarial en
ámbito de la experiencia del cliente, con soluciones de alto valor que
respalden los requerimientos de clientes locales e internacionales con
óptimos estándares de servicio, atención, flexibilidad, satisfacción de
clientes y usuarios. Todo ello con el objetivo puesto en la trasformación y

mejora de la rentabilidad de sus negocios, utilizando coherentemente los
principios de innovación y calidad. (Comdata Group, 2022)
iii. Sector y Actividad económica de la empresa.
Comdata Group está dedicada en prestar sus servicios en el campo que
conocemos como “Call Center” para diferentes clientes como Colmena
seguros, Banco Caja Social, Movistar, entre otros. Y con esto está ubicada
en el sector terciario ya que este sector se refiere a la comercialización de
servicios más bien intangibles y personalizados. (Galan, 2022)
iv. Organigrama con la ubicación del practicante

v. Funciones generales del área en la cual se desempeña
El área de Laboral, como su nombre lo indica, es la encargada del tema laboral y
recursos humanos. Allí hacemos procesos de actualización de bases de datos,
descargos, gestión de incapacidades, paz y salvos al momento de finalización de
contratos.
vi. Descripción de herramientas y recursos utilizados
Para todos los procesos la comunicación entre áreas y oficinas es vía correo
electrónico, lo cual ayuda a evitar filtraciones de información ya que todo lo que

pase por estos correos dejan rastro y pueden ser supervisados fácilmente de
manera continua.
vii. Cronograma de la práctica
Lunes a Jueves de 8 AM a 6 PM (con una hora de almuerzo), Viernes de
8 AM a 3 PM (con una hora de almuerzo).
C. Funciones y actividades desarrolladas a la fecha:
Anexo: Planilla de asistencia al campo de Práctica Profesional, Evidencias fotográficas
y soporte de pago ARL ó copia de certificado de póliza estudiantil.
Fecha Hora de Entrada Hora de Salida Horas Acumuladas Actividades Desarrolladas

8/08/2022 8:00 18:00 9 Inducción
9/08/2022 8:00 18:00 18 Inducción
10/08/2022 8:00 18:00 27 Inducción
11/08/2022 8:00 18:00 36 Inducción
12/08/2022 8:00 15:00 42 Inducción
14/08/2022 8:00 18:00 51 Actualización de Base de datos
15/08/2022 8:00 18:00 60 Reporte de Bajas
16/08/2022 8:00 18:00 69 Consolidado de Incapacidades
18/08/2022 8:00 18:00 87 Radicación de Incapacidades
19/08/2022 8:00 15:00 93 Archivo
22/08/2022 8:00 18:00 111 Reporte de Bajas
26/08/2022 8:00 15:00 144 Archivo
29/08/2022 8:00 18:00 162 Reporte de Bajas
2/09/2022 8:00 15:00 195 Archivo
5/09/2022 8:00 18:00 213 Reporte de Bajas
9/09/2022 8:00 15:00 246 Archivo
12/09/2022 8:00 18:00 264 Reporte de Bajas
16/09/2022 8:00 15:00 297 Archivo
19/09/2022 8:00 18:00 315 Reporte de Bajas
23/09/2022 8:00 15:00 348 Archivo
26/09/2022 8:00 18:00 363 Reporte de Bajas
II. SEGUNDO MOMENTO
A. Justificación
Para la adaptación del personal nuevo en el cargo puede variar y esto depende de las
actitudes y aptitudes de las personas, durante los procesos y la realización de las
actividades diarias puede enfrentarse a dificultades con estos, y aquí es donde se ve la
importancia de un manual de procedimientos, ya que en este está el paso a paso de cada
uno de los procesos, con las siguientes ventajas:
o Ahorra tiempo
El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los
empleados que tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el lugar de
consulta al que pueden acudir de forma rápida, esto les permite ahorrarse tiempo en
una larga capacitación. Para los gerentes comerciales esto también representa una
gran ventaja, ya que el manual de procedimientos permite la capacitación de nuevos
empleados en la empresa.
o Control interno
Un manual de procedimientos favorece el control interno de los procedimientos que
ayudan a identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto,
ayuda a tomar decisiones y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.
o Optimizar los procesos
Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos
permite a las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los
procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa, a fin de saber cuándo y cómo
hacerlos más eficientes.
o Mejora la comunicación
Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos
permite a las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los
procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa, a fin de saber cuándo y cómo
hacerlos más eficientes.
o Delimita la responsabilidad
El manual de procedimientos es el documento que contiene los procedimientos
estándares que ayudan a prevenir accidentes. En caso de que llegara a ocurrir un
problema, este documento servirá como evidencia de que se hizo una evaluación
previa sobre las regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento y que
hay acciones ya establecidas y reguladas.

o Mejora la imagen
La implementación de un manual de procedimientos mejora la apariencia de tu
organización, ya que el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu
empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes. Además,
muestra una imagen profesional de tus capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir
mejores relaciones comerciales y reputación en el mercado.
o Establece expectativas
Independientemente del tamaño de tu organización, contar con un manual de
procedimientos permite a tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para
reducir riesgos y fallas, además de que les comunica acerca de sus responsabilidades
de forma efectiva. Con ello se liberan de falsas expectativas y se ajustan al
cumplimiento de las regulaciones y controles internos de la organización.
o Puede ser utilizado para la capacitación de nuevos empleados
El manual de procedimientos ayuda a las empresas a optimizar la capacitación de los
empleados; por lo tanto, impulsa el crecimiento del negocio, ya que permite acelerar
procesos de toma de decisiones y aumentar la productividad. (Saldarriaga, 2022) En la
práctica, se implementará la realización de un manual de procedimientos enfocado en
la gestión de las incapacidades frente a las E.P.S, desde la recepción de las
incapacidades, su paso por la validación, radicación y el proceso de solicitud de pago de
las incapacidades que apliquen para este proceso.
B. Marco Conceptual
• E.P.S: Son las entidades responsables de la afiliación y prestación del Plan obligatorio
de salud del Régimen Subsidiado a los beneficiarios de éste.
• FICHERO: Formato para el reporte de las diferentes novedades.
• INCAPACIDADES: Formato soporte que indica la carencia de condición para realizar sus
funciones laborales.
• INDICADOR: Dato o información que sirve para conocer o valorar las características y
la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura.
• NOVEDAD: Evento distinto a lo habitual que genera consecuencias administrativas y
en las operaciones de la empresa.
• PAGADA: En el contexto de incapacidades, se refiere a las que las E.P.S ya realizaron el
pago correspondiente a los días de la incapacidad.
• PLATAFORMA: Espacio que cada E.P.S tiene habilitado para registrar las novedades de
las incapacidades.
• RADICACIÓN: Proceso administrativo en el cual se registran las novedades.
• REPORTE: Documento que emite la E.P.S para validar el estado en el cual está la
incapacidad administrativamente.
• SOLICITUD DE COBRO: Proceso administrativo para solicitar el reconocimiento
económico de las incapacidades.
• TRANSCRITA: Estado administrativo de la incapacidad donde se valida que ya está
reportada dicha incapacidad.
(Google, 2022)
C. Marco Legal
• Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
(Ministerio Del Trabajo, 2015)
• Decreto 616 de 2021. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en lo
relacionado con la equivalencia de experiencia profesional previa. (Ministerio
del Trabajo, 2021)
• Decreto 1427 de 2022, Se reglamentan las prestaciones económicas del
Sistema General de Seguridad Social en Salud. (Ministerio de Salud y
Protección Social, 2022)
D. Análisis sobre la relación teoría – práctica.
Durante esta practica profesional he afirmado mis conocimientos teóricos con los prácticos,
realizando análisis en los procesos administrativos del área, proponiendo diferentes soluciones
a las situaciones que se puede presentar día a día, y adquiriendo bastante conocimiento de
parte de mi jefe inmediato y demás compañeros de oficina, lo cual he podido aplicar a mi vida
cotidiana.
E. Funciones y actividades desarrolladas a la fecha:
Durante estas semanas se han realizado las funciones que hacen parte del proceso
administrativo de la gestión de las incapacidades. También se han entregado diferentes
entregas al producto final prometido al jefe inmediato.
F. Referencias Bibliográficas.
Google. (2022). Diccionario. Obtenido de
https://www.google.com/search?q=diccionario+google&oq=diccionario+google&aqs=edg
e..69i57j0i512l7.2356j0j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8#dobs=novedad
Ministerio de Salud y Protección Social. (29 de Julio de 2022). Obtenido de

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Decreto%20No.1427%20de%202022. pdf
Ministerio Del Trabajo. (26 de Mayo de 2015). Ministerio del Trabajo. Obtenido de
https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+1072+Sector+Trabajo+Actualiz
ado+a+Diciembre+20+de+2021.pdf/f1f86400-2b37-0582-5557-
87a5d3ea8227?t=1640204850717
Ministerio del Trabajo. (4 de Junio de 2021). Obtenido de

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=164105
Saldarriaga, L. (2022). HubSpot. Obtenido de https://blog.hubspot.es/sales/manual-deprocedimientos-

empresa
:
Anexo: Planilla de asistencia al campo de Práctica Profesional, Evidencias fotográficas y soporte de pago
ARL ó certificación de póliza estudiantil.
Fecha Hora de Entrada Hora de Salida Horas Acumuladas Actividades Desarrolladas

8/08/2022 8:00 18:00 9 Inducción
9/08/2022 8:00 18:00 18 Inducción
10/08/2022 8:00 18:00 27 Inducción
11/08/2022 8:00 18:00 36 Inducción
12/08/2022 8:00 15:00 42 Inducción
15/08/2022 8:00 18:00 60 Reporte de Bajas
19/08/2022 8:00 15:00 93 Archivo
22/08/2022 8:00 18:00 111 Reporte de Bajas
26/08/2022 8:00 15:00 144 Archivo
29/08/2022 8:00 18:00 162 Reporte de Bajas
2/09/2022 8:00 15:00 195 Archivo
5/09/2022 8:00 18:00 213 Reporte de Bajas

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VICERRECTORÍA REGIONAL TOLIMA Y MAGDALENA MEDIO

Coordinación Académica de Prácticas

I. INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA

Nombres: CAMILO ANDRES Apellidos: ORTIZ RAMIREZ

II. INFORMACIÓN GENERAL DEL CAMPO DE PRACTICA

Razón Social: COMDATA SERVICIOS BPO&O S.A.S NIT: 900298890

Dirección CARRERA 5 CALLE 60 B.LA FLORESTA Ciudad IBAGUÉ

Sector Económico SERVICIOS

Nombres y Apellidos ANTHONY TONK SIERRA

Identificación 79988948 De BOGOTÁ

Programa Académico ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ID 602081

Correo Electrónico anthony.tonk@uniminuto.edu.co Celular 3115836186

INFORME SOBRE EL PLAN DE TRABAJO

Al implementar el manual de procedimientos y funciones se busca

optimizar cada uno de los procesos asignados al cargo de auxiliar administrativo,

con el fin de facilitar la adaptación de próximos practicantes en el puesto

mencionado anteriormente, evitando falencias y retrasos en sus funciones.

- Optimizar el tiempo de capacitación de nuevo personal.

- Disminución de margen de error e los procesos.

- Aumento de productividad en las funciones asignadas.

B. Descripción de la Institución y su relación con la práctica a desarrollarse:

Comdata Group fue fundado en Turín en 1987 para ofrecer servicios de

gestión documental y archivo basados en tecnología de microfilm. Durante los

de documentos y la gestión de procesos de negocio de empresas

(telecomunicaciones, finanzas, energía, industria).

En 2016 Comdata adquirió Grupo Digitex, activo en México, Guatemala, El

Salvador, Colombia, Perú, Chile, así como en España, para desarrollar su

presencia en Sudamérica y en nuevos mercados. (Wikipedia, 2022)

ii. Misión, Visión, Valores corporativos de la Institución

Promover la permanecía y satisfacción de los clientes, empleados,

proveedores y colaboradores, generar una rentabilidad interna que promueva el

Constituirnos en Europa y Latinoamérica en una compañía lides

del “outsourcing” global de procesos y un referente empresarial en

ámbito de la experiencia del cliente, con soluciones de alto valor que

respalden los requerimientos de clientes locales e internacionales con

óptimos estándares de servicio, atención, flexibilidad, satisfacción de

clientes y usuarios. Todo ello con el objetivo puesto en la trasformación y

principios de innovación y calidad. (Comdata Group, 2022)

iii. Sector y Actividad económica de la empresa.

Comdata Group está dedicada en prestar sus servicios en el campo que

conocemos como “Call Center” para diferentes clientes como Colmena

en el sector terciario ya que este sector se refiere a la comercialización de

servicios más bien intangibles y personalizados. (Galan, 2022)

iv. Organigrama con la ubicación del practicante

El área de Laboral, como su nombre lo indica, es la encargada del tema laboral y

recursos humanos. Allí hacemos procesos de actualización de bases de datos,

descargos, gestión de incapacidades, paz y salvos al momento de finalización de

vi. Descripción de herramientas y recursos utilizados

electrónico, lo cual ayuda a evitar filtraciones de información ya que todo lo que

vii. Cronograma de la práctica

Lunes a Jueves de 8 AM a 6 PM (con una hora de almuerzo), Viernes de

8 AM a 3 PM (con una hora de almuerzo).

C. Funciones y actividades desarrolladas a la fecha:

Anexo: Planilla de asistencia al campo de Práctica Profesional, Evidencias fotográficas

y soporte de pago ARL ó copia de certificado de póliza estudiantil.

Fecha Hora de Entrada Hora de Salida Horas Acumuladas Actividades Desarrolladas

actitudes y aptitudes de las personas, durante los procesos y la realización de las

actividades diarias puede enfrentarse a dificultades con estos, y aquí es donde se ve la

importancia de un manual de procedimientos, ya que en este está el paso a paso de cada

uno de los procesos, con las siguientes ventajas:

El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los

empleados que tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el lugar de