POS Data: Evita y resuelve

los quiebres de inventario o

agotamiento en anaquel.
Parte II

storecheck.com
Introducción
En la primera parte de esta serie “POS Data”, comprendimos
cómo construir una sola fuente de información armonizada. Esta
gran base de datos es un Data Warehouse (DW) y es el eje de
nuestro sistema de información que consolida, entre otros, los
datos de venta e inventario de múltiples clientes y de sell-in en un
solo lenguaje. A partir de este momento se pueden identificar a
simple vista un sin fin de procesos que se pueden apalancar con
esta información, como por ejemplo: el proceso de planeación de
la demanda, el análisis de las cuotas de venta, las tendencias por
canal, cadena, formato e inclusive tienda, entre otros muchos usos.

El POS data, ahora consolidado en nuestro DW, esconde infinidad

de indicadores adicionales a los hechos de venta e inventario
que son útiles tanto para la planeación estratégica como para la
operación. Aprender a calcular dichos indicadores, comunicarlos
oportunamente y darles seguimiento puede ser la herramienta más
poderosa en la prevención situaciones tales como el agotamiento,
inventarios fantasma, precios incorrectos, entre otros.

El objetivo de este documento es explicar las principales etapas del proceso de análisis de ventas e
inventarios o “In Stock Analytics” que permite identificar problemas con el nivel de inventario en tienda.
Explicaremos cómo determinar el valor de “In Stock” y su uso a lo largo del análisis para identificar los
3 problemas más comunes con el nivel de inventario en tienda que son:

Agotamiento, Pre agotamiento y Sobre inventario

storecheck.com 1
Proceso de In Stock Analytics

El análisis de venta e inventario o In Stock

Analytics se refiere a la evaluación frecuente
(preferentemente diaria) de los niveles de
inventario en función de la venta histórica.

Es el proceso mediante el cual cada inventario en tienda es

evaluado para entender si la cantidad de piezas disponibles en
tienda está o no alineada con la demanda y con los acuerdos
comerciales entre proveedor y retailer.

storecheck.com 2
 Proceso de In Stock Analytics | Storecheck

Inicio del proceso de In Stock Analytics

El proceso de análisis de ventas e inventarios parte de identificar todos

aquellos productos que NO cumplen con los niveles esperados de inventario
y a partir de allí, empezar a identificar si se trata de un producto agotado, pre-
agotado o bien de un sobre inventario.

Una vez recibida la información

correspondiente al inventario, las ventas y
el precio se debe ejecutar el proceso de
In Stock Analytics para cada una de las
tiendas y todos sus productos.

No hay que perder de vista que el no

recibir información de un determinado
producto puede deberse a que no hubo
ventas o bien a que el producto no tiene
inventario reportado en tienda.

De cualquier forma, si es un producto de

interés, se debe llevar a cabo el proceso.

Calcular la venta promedio diaria (VPD)

El primer paso es determinar la VPD proyectada a partir de la venta histórica

utilizando el modelo ó método preferido, que puede ser a través de métodos
estadísticos, como el modelo ARIMA, u otros métodos menos complejos, tal
como un promedio simple.

Este es el paso más delicado y crucial del proceso, ya que se

deben tomar en cuenta muchos aspectos de los datos a utilizar,
como por ejemplo, el hecho de que aún cuando no se haya recibido
información del producto, se debe contar ese día asumiendo
que no hubo venta (venta= 0) o bien a partir de un cálculo que
determine la venta de dicho día.

storecheck.com 3
 Proceso de In Stock Analytics | Storecheck

Calcular los días de venta en inventario (DDV)

El término “días de venta en inventario” suele ser confundido e incluso

utilizado de forma indistinta con el término “días de inventario”. Sin embargo,
entre ellos radica una importante diferencia:

Días de inventario (DDI): Días de venta en inventario (DDV):

Es un término utilizado para
entender cuántos días tarda en
rotar el inventario promedio a lo
largo de un periodo (que suele
ser anual).
Se refiere a cuantos días de venta se pueden satisfacer con el
inventario disponible en la tienda incluyendo todas sus ubicaciones:
bodega, anaquel, exhibidores, área de cajas, etc.
Existe también la posibilidad de hacer el análisis considerando la
tubería de pedidos, que es un análisis muy similar, con la diferencia
de que se incluye el inventario en otras etapas tales como: pedido
en tránsito o en Centro de Distribución (CEDIS).

Para efectos del análisis
de ventas e inventarios con
el objetivo de identificar
agotamientos y sobre
inventarios, el término que
vamos a utilizar es días
de venta en inventario
(DDV), que como ya dijimos,
pretende estimar los días
que se pueden cubrir con el
inventario actual de acuerdo
con la demanda proyectada
del producto.
A partir del inventario actual reportado por el sistema del retailer
y la VPD obtenida en el paso anterior, se determinan los DDV
mediante una simple división entre las piezas totales en tienda.
A partir de la VPD pueden entonces calcularse los DDV y
comparar el resultado contra los objetivos definidos (DDVmín y
DDVmáx).
Para comprender mejor el concepto, tomemos un ejemplo.
Imaginemos que una tienda vende 50 manzanas al día y que
hoy cuenta con 350 manzanas.

DDV
350/50=7
Contar con 7 DDV no puede calificarse por sí mismo como bueno
o malo y mucho menos como una situación de incumplimiento.
Esto depende de muchos factores tales como la categoría, el
formato de la tienda, la temporada, el producto específico y, en
general, de las metas que tenga la marca.

7 DDV para una categoría como refrigeradores seguramente es

muy bajo, mientras que para una categoría como frutas y verduras,
podría ser una situación bastante aceptable o quizás por arriba del
objetivo.

Una vez determinado el valor de DDV y definidos los rangos ideales de inventario (DDVmín y DDV
máx) para el negocio, podemos determinar si los DDV están dentro o fuera de los rangos establecidos.
No olvidemos que este valor no es en sí mismo bueno o malo, sino que sólo define para cuántos días
es suficiente el inventario actual en la tienda.

storecheck.com 4
 Proceso de In Stock Analytics | Storecheck

Calcular In Stock

In Stock es un indicador que identifica si el nivel de inventario en tienda para

un producto dado está o no dentro de los límites establecidos como ideales.
Indica únicamente dos estados: verdadero (ideal) y falso (problema).

Para poder determinar si un producto está o no In Stock, debemos Una vez que estos objetivos se
conocer los días de venta en inventario objetivo tanto mínimo encuentren bien alineados con
(DDVmín) como máximo (DDVmáx), así como la venta promedio la demanda, el lead time y con
diaria del producto (VPD), calculados en los puntos anteriores. el nivel de inventario pactado
Estos límites deben ser definidos en forma precisa para cada tipo con el retailer, podemos
de tienda, región, categoría e inclusive, en algunos casos, a nivel de determinar si existe o no
producto y tienda. una situación con el nivel de
inventario, es decir, si estamos
o no In Stock.

Suponiendo que se ha definido un objetivo de entre 20 y 40 DDV.

Si los DDV obtenidos en el paso previo están dentro del rango, el
producto está In Stock y por lo tanto In Stock = verdadero.

En cambio, cualquier valor que no cumpla con al menos 20 días

(DDVmín) o que esté por arriba de los 40 días (DDVmáx), estará
marcado con un In Stock = falso = No In Stock.

Es muy importante distinguir entre un In Stock falso y un In Stock

agotado. El estado falso para In Stock no equivale necesariamente
a un agotamiento. Incluso podría ser todo lo contrario y ser falso
porque exista un sobre inventario en tienda.

Hasta este punto no se ha determinado aún qué situación

específica se tiene con el inventario. Únicamente se sabe si se
cumple o no con los objetivos planteados.

storecheck.com 5
 Proceso de In Stock Analytics | Storecheck

Almacenar indicadores

Sin importar el resultado de In Stock, debemos guardar como parte de

nuestro sistema de información los resultados obtenidos (VPD, DDV, In Stock).
Además, se debe almacenar el inventario diario que es relevante para futuros
análisis y para analizar el comportamiento de este indicador a lo largo del
tiempo.

storecheck.com 6
Interpretación de resultados
Identificar el tipo de oportunidad

Si In Stock es falso, se debe determinar la situación puntual con el inventario,

es decir, identificar el tipo de oportunidad y de ser posible calificarla y
cuantificarla. Los tipos básicos son: agotado, pre-agotado y sobre inventario.

Es el proceso mediante el cual cada inventario en tienda es

evaluado para entender si la cantidad de piezas disponibles en
tienda está o no alineada con la demanda y con los acuerdos
comerciales entre proveedor y retailer.

Si DDV = 0 -> agotado -> In Stock = falso.

Si DDV < DDVmín -> pre-agotado -> In Stock = falso.
Si DDV > DDVmáx -> sobre inventario -> In Stock = falso.
Si DDVmín ≤ DDV ≤ DDVmáx -> In Stock = verdadero.

Calificar la oportunidad Cuantificar la oportunidad

Una vez identificado el tipo de oportunidad,
idealmente la situación se debe calificar como
crítica o en observación. La diferencia entre una y
otra la determina el negocio.
Suele suceder que cuando se detecta un pre-
agotamiento ya se tiene un pedido en tránsito, por
lo que la situación no debería considerarse crítica.
De ahí la importancia de conocer la tubería para
poder calificar cada oportunidad.
Otra referencia comúnmente utilizada es el número de días
consecutivos que se ha repetido esta situación. Por ejemplo, si
un problema de sobre inventario sucedió un día y desapareció la
alerta al día siguiente, la situación sin duda no era crítica.
La mejor manera de la calificar estas situaciones es observando
la situación desde diferentes perspectivas, por lo que tu sistema
de análisis de inventarios debe permitir considerar piezas, días
consecutivos, tubería, status del producto, etc.
Luego, debemos cuantificar la oportunidad y
poder tomar decisiones en función del impacto
al negocio. Idealmente, si se ha identificado una
oportunidad crítica, deberíamos ser capaces de
entender el impacto en términos de dinero, es
decir, ¿cuánto se afecta mi facturación por esta
situación?
Imagina que tienes 2 tiendas en una situación de inventario
fantasma y es indispensable que alguien visite ambas tiendas
porque ambas se encuentran en situación crítica. ¿A qué tienda
debes ir primero? Lo ideal sería ir a la que genere mayores
pedidos. Para esto nos sirve la cuantificación de la oportunidad.
La forma más simple de cuantificar este valor es asumir una venta
constante equivalente a la VPD y multiplicarla por los días que
ha estado agotado el producto, los días que estará agotado en
función del lead time y los DDV disponibles.
Para el caso del sobre inventario, se deben considerar factores
como el costo de la devolución y los costos de recuperación del
producto.

storecheck.com 7
 Proceso de In Stock Analytics | Storecheck

Comunicar oportunidad

Este es el paso más importante de todos.

Ningún sistema de información genera resultados si no es consumido por

los usuarios. Al final del proceso de In Stock Analytics se debe enriquecer
nuestra base de datos con el resultado de cada etapa e ir construyendo una
base de conocimiento que nos permita analizar la historia desde cualquier
perspectiva con fines de planeación. Sin embargo, para efecto del día a día, lo
más importante es que los involucrados sean informados de forma automática
y oportuna, sin esperar que cada persona tenga que acceder a buscar o
consultar su información.

Este proceso debe generar reportes, notificaciones, mensajes, alertas, etc. que informen
puntualmente a las personas involucradas o responsables de cada oportunidad detectada; ya sea
el personal de campo que tiene en sus manos la oportunidad y obligación de resolver la situación
directamente en la tienda o bien, el gerente de Trade Marketing o Key Account Manager, responsable
de hablar y resolver la situación directamente con el retailer.

Guardar detalles de oportunidad

Todos los resultados generados a lo largo del proceso de In Stock Analytics

deben ser almacenados en nuestra gran base de datos (DW) para asegurar
que se puedan llevar a cabo análisis históricos de forma ágil.

storecheck.com 8
Conclusiones
Si bien el proceso de In Stock Analytics no se limita a la identificación de
agotamientos, pre-agotamientos y sobre inventarios, estas situaciones son sin
duda las más críticas. Un proceso similar puede llevarse a cabo para detectar
problemas de precio, disponibilidad, inventarios fantasma, entre otros.

El proceso se ha tratado de plantear de la forma más simple posible, dejando quizás muchas
preguntas respecto a los detalles específicos de cada una de sus etapas, aunque no cabe duda que
precisamente en esos detalles es dónde se gana o pierde al momento de la implementación de un
proceso de esta naturaleza. Nuestra recomendación es acercarse a una empresa con experiencia
probada para implementar un proceso de In Stock Analytics de forma ágil y confiable.

Los requisitos técnicos y de dominio del proceso son claves para lograr una implementación fluida que
genere resultados sin convertirse en una carga para las áreas involucradas, sino que, por el contrario,
se convierta en un apoyo y una herramienta más que genere valor para tu empresa y simplifique la
labor diaria.

storecheck.com 9
POS Data: Evita y resulve los quiebres
de inventario o agotamiento en anaquel.

Conoce los diferentes métodos y mejores

prácticas de la industria para evaluar tu anaquel.

Contacto s
 ales@storecheck.com

Haz click aquí

¡Haz conversación!
Conoce Hub, nuestro Comparte el documento

servicio de análisis
automatizado de
ventas e inventarios.

Acerca del autor:

Héctor Ramírez Chief Technology Officer

Co-Fundador Storecheck
Ingeniero Electrónico por la Universidad Autónoma Metropolitana y
Diploma en Alta Dirección en Innovación y Tecnología por el IPADE.

Previo a la fundación de Storecheck, trabajó más de 6 años

liderando proyectos de tecnología para GE, Banamex, Gobierno de
México, entre otros.

Desde México Desde LATAM

01 800 010 2345 +52 442 245 1637 Inteligencia Confiable

storecheck.com 10