Caso práctico 1.1, ayudantía Nro.

La empresa GRYFFINDOR S.A., una mediana empresa perteneciente a la familia Fernández,

con un total de 60 trabajadores y con un nivel de ventas anual en promedio de
$850.000.000, se ha visto fuertemente consolidada en los últimos 15 años en la industria de
fabricación y venta de muebles para el hogar.

Con el objetivo de planificar el trabajo de auditoría para el año 2018, nuestro equipo se ha
contactado con Jaime Potter Jr., el gerente general de GRYFFINDOR S.A., a fin de recabar
la información necesaria para evaluar el riesgo de control y la estructura de este en base a
los principios de COSO 2013.

Antecedentes Generales

▪ Se informó que actualmente no existe un Código de Ética en la entidad, y que el único

manual de procedimientos con el que cuentan es el aplicado por el Área de Recursos
Humanos para fines de contratación, y no ha sido actualizado en los últimos 10 años.

▪ Por el tamaño de la sociedad, la Administración considera innecesaria la existencia de

un Comité de Gestión de Riesgos y de un Área de Auditoría Interna.

▪ Al momento de solicitar el organigrama de la empresa, nos indican que no se ha creado

un mapa formal que permita identificar claramente los cargos, las funciones y
responsabilidades respectivas de cada trabajador.

▪ La Administración se encarga de realizar evaluaciones al personal una vez al año, pero

no se informan los resultados ni las deficiencias.

▪ Los horarios de comienzo y término de la jornada son registrados por un reloj control, el
cual funciona por medio de identificación de huella.

▪ Cada área de la empresa actúa de forma casi independiente, ya que la empresa no

cuenta con canales de comunicación que faciliten la interacción de éstas, haciéndola
muy escasa.

▪ Al llevar tanto tiempo consolidándose en el rubro, la compañía no efectúa actividades

de supervisión, ya que confía plenamente en sus empleados.

Con respecto al Área de Contabilidad y Finanzas se informó que:

▪ El equipo se encuentra conformado por cuatro personas; el Gerente de Finanzas, el

Tesorero, un Contador General y un Asistente de Contabilidad.

▪ El Tesorero es la persona a cargo de facturar y cobrar las cuentas de cliente, gestionar y

realizar los pagos a proveedores, además de conciliar las cuentas corrientes bancarias.
 ▪ El Asistente Contable, no posee más de un año de experiencia laboral, mientras que el
Contador General es un viejo amigo del socio y ha formado parte del equipo desde la
fundación de la sociedad.

▪ Con el fin de agilizar el proceso, el Gerente de Finanza mantiene cheques firmados en

blancos, y estos pueden ser completados por cualquier persona de la Administración.

En cuanto al Área de Producción se detectó que:

▪ No se realizan inventarios físicos de las maquinarias ni los productos en existencia.

▪ Tanto las grandes adquisiciones de herramientas y maquinaria, como las de menor valor,
están a cargo del Jefe de Producción, y no requieren de una previa autorización.

▪ El Jefe de Producción se encarga de consolidar la información del período en una

planilla Excel, la cual es traspasada a Contabilidad para su posterior registro; pero no
existe un proceso de cuadratura de la información, ni una confirmación por el Área
Contable respecto al archivo entregado.

Con relación al Área de Sistemas se indagó que:

▪ La organización posee un registro de todos los sistemas que posee, además se preocupa
de mantenerlos actualizados y protegidos, pero existe solo una persona encargada y
con el conocimiento en esta área dentro de la entidad.

▪ La empresa no tiene documentados todos los procesos a cargo de la persona a cargo

de los sistemas, ya que él ha administrado esta área por más de 12 años.

▪ La compañía cuenta con Sistemas de Remuneraciones, Compras, Ventas y Registro de

Producción, y todos son externos al Sistema Contable. Este último, al final de cada mes,
recoge toda la información de los otros sistemas.
 VERIFICACIÓN

AMBIENTE DE CONTROL SI NO OBSERVACIÓN

La organización posee un Código de Ética y/o de conocimiento
de toda la organización. ×
La organización desarrolla y/o aplica políticas para el proceso de
preparación y presentación de información financiera. ×
Solo RR.HH., para gestionar
La organización cuenta con un Manual de Procedimientos. × contrataciones.
La Compañía define y documenta todos los procesos de la
entidad. ×
La organización establece líneas de reporte y niveles de
autoridad. × Solo niveles de autoridad.

La organización define las responsabilidades del personal del

Área Contable. ×
La organización cuenta con un Área de Auditoría Interna y/o
Sistema de Control Interno implementado. ×
Existen órganos independientes que efectivamente estén
vigilando el adecuado funcionamiento de la empresa. ×
Posee registros, pero los
Se tiene un registro del funcionamiento de todos los sistemas que
se relacionan con el Sistema Contable de la Compañía.
× sistemas son gestionados
por solo una persona.

EVALUACIÓN DE RIESGOS SI NO Observación

La organización cuenta con un Comité de Riesgos o Área que
defina objetivos para la identificación y evaluación de riesgos. ×
La organización elabora matrices de riesgo asociadas al proceso
de preparación y presentación de información financiera. ×
La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar
riesgos. ×
La organización evalúa los cambios en su entorno competitivo. × Falta información.

La organización cuenta con un listado de los riesgos asociados a

la preparación y presentación de información financiera. ×
La organización documenta los controles asociados a las áreas
que participan e interactúan en la preparación y presentación de ×
información financiera.
 ACTIVIDADES DE CONTROL SI NO Observación
La entidad define quién tiene la autoridad para aprobar diversas
transacciones, comunes o no comunes. ×
Las funciones se encuentran segregadas y definidas para cada Casi no existen
ciclo relevante de la entidad. × segregaciones.

La organización define y desarrolla controles a nivel de empresa. ×

La organización define políticas para el desarrollo de cada tarea. ×
Existe un responsable para cada actividad relacionada con la
preparación y presentación de información financiera.
×
Solo se realizan
La organización prepara y revisa conciliaciones de cuentas
oportunamente y toma decisiones sobre posibles diferencias. × conciliaciones
bancarias.
Se realizan procedimientos de arqueo y/o inventarios al menos una
vez al año. ×
La organización realiza análisis de cuentas. ×
El personal que participa del proceso de preparación y
presentación de información financiera tiene conocimiento de
cómo migra la información de los sistemas auxiliares al sistema ×
contable (en el caso que sean sistemas externos al contable).

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SI NO Observación

La entidad posee sistemas relacionados con los procesos operativos
(compra, venta, producción, remuneraciones). ×
La organización cuenta con flujogramas que expliquen cómo se
generan, captan, procesan y emiten transacciones significativas. ×
La organización comunica la información internamente, incluidos
objetivos y responsabilidades. ×
La entidad se preocupa de mantener sus sistemas de información
actualizados y protegidos. ×
La empresa posee canales de comunicación internos que faciliten
la entrega oportuna de información entre las áreas. ×
SUPERVISIÓN Y MONITOREO SI NO Observación
Las jefaturas o alta gerencia realizan actividades de supervisión
continuas. × Una vez al año.

No se informan
Se realizan evaluaciones al desarrollo de actividades. × los resultados.
La organización comunica las deficiencias observadas en una
evaluación. ×
La organización supervisa el desarrollo de transacciones
significativas o poco comunes. ×
 EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

RDO. ESPERADO DESCRIPCIÓN

Cumple con todos o, al menos, dos tercios de los aspectos básicos

Óptimo
esperados.
Cumple con parte o, al menos, un tercio de los aspectos básicos a
Suficiente
un nivel medio.
No cumple con, o no con más de un tercio de, los aspectos básicos
Deficiente
esperados.

RESUMEN DE RESULTADOS

COMPONENTES DE RESP. RESULTADO

OBS.
CONTROL SI NO ESPERADO

Ambiente de control 1 8 Defi cien te

Evaluación de riesgos 0 5 1 sin re sp. Defi cien te

Actividades de control 1 8 Defi cien te

Información y comunic. 2 3 S ufi cien te

Supervisión y monitoreo 1 3 Defi cien te

CONCLUSIÓN PRELIMINAR

Con los resultados obtenidos en la evaluación preliminar de control interno, y en base a la

metodología COSO versión 2013, se puede definir un r ies go de c ontr ol a lt o ; puesto
que el cumplimiento de aspectos básicos a evaluar para los componentes y principios
primordiales de este marco conceptual ampliamente aceptado es d ef i ci ent e .