El sistema contable en una entidad individual

Cada día todas las empresas, y otras entidades privadas o públicas, realizan gran cantidad de
operaciones: compras, ventas, cobros, pagos, etc., que precisan un sistema capaz de analizar,
valorar, registrar y clasificar esas transacciones para posteriormente elaborar documentos o
informes que sinteticen toda la información útil para la toma de decisiones. Un sistema
contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos
que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para
poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que
tienen que tomar decisiones. Así, en todo sistema de información contable se precisará tanto
de elementos humanos, los profesionales de la contabilidad y personal administrativo, como
de elementos materiales tales como las instalaciones y el equipo utilizados (despachos,
ordenadores, impresoras, etc.). También se precisarán documentos físicos justificativos de las
operaciones (facturas, recibos, extractos bancarios, etc.) y disponer de métodos y
procedimientos para su captación, análisis, registro y archivo. José Alcarria Jaime - ISBN: 978-
84-695-3672-8 17 Introducción a la contabilidad - UJI -http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia66
Finalmente hay que señalar que la normativa mercantil contiene una gran cantidad de
disposiciones en materia contable las cuales, junto al conocimiento propio de la profesión, son
necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema contable. Ilustración 1.4. El sistema
contable El aprendizaje del registro de las transacciones más habituales de una empresa, que
suele denominarse teneduría de libros, requiere pocas semanas o meses, sin embargo, para
ser un profesional de la contabilidad se necesita un período mayor de estudio, dedicación y
experiencia. La contabilidad no se encarga solo del mantenimiento de los registros contables,
también supone el diseño de sistemas contables eficientes, el análisis de las transacciones
previo al registro y la elaboración e interpretación de informes contables, tanto sobre
información histórica como previsional. 1.3. Usuarios de la información contable El objetivo
general de la contabilidad de proporcionar información útil para la toma de decisiones se
materializa en satisfacer las necesidades de determinados usuarios, que son los que en última
instancia determinan dichos objetivos a conseguir y requisitos concretos que cabe exigir a la
información a su disposición. El concepto de usuario de la contabilidad abarca tanto a los
usuarios actuales, que son los que en un determinado momento precisan y utilizan la
información que se Asesoría Julián López Balance a 31/10/00 ACTIVO PATRIMONIO NETO Y
PASIVO Activo no corriente • Inmovilizado intangible • Inmovilizado material Mobiliario •
Inversiones inmobiliarias • Inv. Financieras a largo plazo 9.000,00 0,00 9.000,00 9.000,00 0,00
0,00 Patrimonio neto • Fondos propios Capital Pérdidas y ganancias • Ajustes por cambios de
valor • Subvenciones 22.200,00 22.200,00 18.000,00 4.200,00 0,00 0,00 Activo corriente •
Existencias Material oficina • Deudores Clientes • Inv. Financieras a corto plazo • Efectivo Caja
y bancos 43.300,00 200,00 200,00 500,00 500,00 0,00 42.600,00 42.600,00 Pasivo no corriente
• Deudas a largo plazo Préstamos a l.p. 30.000,00 30.000,00 30.000,00 Pasivo corriente •
Deudas a corto plazo • Acreedores comerciales y ctas a pagar Proveedores 100,00 0,00 100,00
100,00 TOTAL 52.300,00 TOTAL 52.300,00 José Alcarria Jaime - ISBN: 978-84-695-3672-8 18
Introducción a la contabilidad - UJI -http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia66 les proporciona,
como a los usuarios potenciales, es decir, a todos aquellos que en un futuro podrían
necesitarla aunque en esos momentos no sea de su interés. Estos usuarios de la contabilidad
pueden clasificarse en externos e internos. Usuarios externos Los usuarios externos son
aquellos (personas, empresas u otros) a los que la información contable les viene dada, no
participan ni directa ni indirectamente en la elaboración de la misma y toman decisiones de
carácter externo a la empresa tanto de inversión como de financiación. Normalmente no
disponen de más información que la que la empresa está obligada a proporcionar por ley, o
voluntariamente quiera darles. Tipo de usuario Intereses o necesidades informativas
Accionistas o propietarios El interés básico de los propietarios es determinar la generación de
beneficios de la empresa y su rentabilidad. Desde el punto de vista de los accionistas, esta
información es imprescindible para determinar la conveniencia de invertir en unas sociedades
en lugar de en otras. En este sentido la información debe ayudarles a determinar no solo el
rendimiento pasado, sino también la capacidad de generar rendimientos futuros. Acreedores
El interés esencial de los acreedores de una empresa es conocer el endeudamiento y la
solvencia de la misma. Es decir, precisan información para evaluar la razonabilidad de que van
a recuperar los fondos prestados. También la generación de beneficios de la empresa puede
ser un dato relevante debido a que condiciona su capacidad para satisfacer los intereses de sus
deudas. Hacienda Pública El interés básico de la Hacienda Pública es recaudatorio o fiscal.
Precisa de información sobre los beneficios que obtienen la empresa al objeto de determinar
los impuestos que deben recaer sobre la misma. Otras entidades públicas Otras entidades
públicas, como por ejemplo la Comisión Nacional del Mercado de Valores, precisan de
información contable específica respecto a las empresas que cotizan en bolsa. Otros:
empleados, sindicatos, clientes, agencias de rating, fiscales, jueces, analistas financieros, etc.
Los empleados y sindicatos suelen tener en cuenta la información contable de las empresas
relativa a generación de beneficios en los procesos de negociación colectiva. Los clientes
pueden evaluar a las empresas donde compran al objeto de determinar la conveniencia de
seguir comprando (por ejemplo, para evitar problemas de garantías futuras). Otros usuarios
tienen diversos objetivos: análisis de rentabilidad, de solvencia, cumplimiento de normativa
contable, etc. Ilustración 1.5. Tipos de usuarios externos de una empresa e intereses de los
mismos En la mayoría de los países la información a proporcionar a los usuarios externos viene
recogida en normas legales, de naturaleza mercantil y de cumplimiento obligatorio, que
indican el detalle de la misma y la periodicidad de su presentación. José Alcarria Jaime - ISBN:
978-84-695-3672-8 19 Introducción a la contabilidad - UJI
-http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia66 Ejemplo 1.6. Diferentes intereses de los usuarios
externos apple elabora y presenta a sus usuarios externos información anual sobre su
patrimonio y los resultados obtenidos, sus cuentas anuales. • Los accionistas de apple se
interesarán principalmente por los beneficios y la rentabilidad obtenida. • Los sindicatos y
trabajadores estarán más interesados en la viabilidad de la empresa, el mantenimiento de su
puesto de trabajo y las posibilidades de crecimiento y promoción personal. • Los clientes de
apple, empresas o particulares, también se interesarán en la viabilidad de la empresa que les
asegure el mantenimiento y actualización de sus sistemas y equipos informáticos en el futuro.
• El Tesoro de Estados Unidos estará interesado en la liquidación de impuestos. • Los
acreedores se interesarán por el endeudamiento de la compañía y la solvencia o capacidad de
devolución de deudas de la misma. • Las agencias de rating, los analistas de inversiones y
otros, se basarán en la información contable emitida por apple para elaborar sus informes con
destino a los mercados financieros. Usuarios internos Los usuarios internos son todas aquellas
personas que, situados en distintos niveles jerárquicos de la empresa, participan en mayor o
menor medida en la elaboración de la información contable y la utilizan en decisiones de
carácter interno a la misma para la gestión de sus áreas de responsabilidad. Tipo de usuario
Intereses o necesidades informativas Consejo de Administración o Dirección General Los
directivos de alto nivel precisan de informes contables generales al objeto de decidir
cuestiones de tipo estratégico: fijación de objetivos a largo plazo, políticas generales de
compra y venta, políticas y decisiones de inversión y de financiación, de expansión de la
empresa, líneas de negocio. Jefes de Departamento Los directivos de menor nivel precisan de
informes detallados sobre las parcelas de responsabilidad que cada uno de ellos tenga. Así la
información contable que precisa el director comercial será distinta de la que necesite el
director de recursos humanos u otros directivos. El uso de esta información será para
decisiones de tipo operativo, gestión diaria de la empresa o al menos en el corto plazo. Cuanto
menor sea el nivel del directivo, la información necesaria será más detallada y precisa. Por
ejemplo, el responsable comercial de Extremo Oriente en una empresa exportadora precisará
de información detallada y periódica sobre cada uno de los clientes de su zona Directivos y
mandos intermedios Ilustración 1.6. Tipos de usuarios internos de una empresa e intereses de
los mismos Estos usuarios suelen disponer de toda la información que requieren, en el marco
de su nivel jerárquico, sus responsabilidades y sus necesidades, con el detalle que deseen y
con la periodicidad que estimen oportuna. José Alcarria Jaime - ISBN: 978-84-695-3672-8 20
Introducción a la contabilidad - UJI -http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia66 Diferencias entre la
información contable según los usuarios Los usuarios externos toman sus decisiones sobre la
base de la información que proporcionan las empresas, debiendo confiar en ella. Por ello, la
información que se proporciona a los usuarios externos está sujeta a una regulación externa a
la empresa (del Estado, de organizaciones profesionales, etc.). En España esta información está
regulada por la normativa mercantil, entre cuyas normas la de mayor detalle y aplicación
práctica es el Plan General de Contabilidad (pgc). La información contable externa se presenta
en unos formatos y con una estructura definida en las disposiciones legales, que se conocen en
España como cuentas anuales. El nivel de detalle de esta información es escaso dado que
presenta datos agregados y referidos a la totalidad de la empresa. La regulación contable
persigue alcanzar dos objetivos: • que los informes contables de las empresas sean fiables al
basarse en principios y criterios de general aceptación y aplicados por todas ellas. • que la
información proporcionada por una empresa a lo largo del tiempo sea comparable y también
que sea comparable la información proporcionada por distintas empresas. Por otro lado, los
informes contables para usuarios internos no están, ni pueden estar, regulados legalmente,
por lo que no están sujetos a principios y criterios contables externos. La dirección de la
empresa podrá seleccionar múltiples criterios que dependerán de sus necesidades
informativas, incluso podrá aplicar criterios distintos para informes que tengan distinto
objetivo. Es decir, la regulación de la contabilidad interna también es interna (los propios
elaboradores y destinatarios de la información fijan sus reglas), con el objetivo de que los
informes sean útiles para la toma de decisiones en el ámbito de la gestión de la empresa. Por
tanto, la información a que tienen acceso los usuarios externos es, lógicamente, mucho menor
que la que está al alcance de los usuarios internos. Los usuarios internos, en la medida que
deben tomar decisiones en el ámbito de la gestión económico-financiera de la empresa,
precisan de mayor cantidad y periodicidad de información. Por otra parte, la información que
se presenta a los usuarios externos se refiere a hechos pasados, mientras que los usuarios
internos suelen elaborar tanto información histórica como previsional al objeto de tomar sus
decisiones oportunamente.