Cedula Narrativa Membrete

G&V CONSULTING S. C.
CÉDULA NARRATIVA
VISITA E INSPECCIÓN A LAS INSTALACIONES
EMPRESA AUDITADA: DISTRIBUIDORA IMEX S.A DE C.V

ACTIVIDAD DE LA EMPRESA: Comercialización equipo de automatización
industrial.
OBJETIVO:
Observar, analizar, comprender y determinar de manera analítica las áreas de
oportunidad de las instalaciones de la empresa auditada con el fin de enriquecer la
visión como auditores en cuanto al entorno laboral, manera de trabajar de la
empresa, distribución de sus espacios, mecanismos de seguridad, procedimientos
de almacenamiento de documentación, así como políticas de seguimiento en
sectores estratégicos dentro de la organización.
El día 23 de Abril de 2021 a las doce del mediodía inició la inspección de la

empresa DISTRIBUIDORA IMEX S.A DE C.V; esta comenzó en la entrada
principal de las
instalaciones, en la cual se
encuentra una caseta con
elementos de seguridad
interna, así como un carril
de entrada y uno de salida,
ambos con plumas
manuales que se abren a
través de un sensor del cual
tienen tarjeta los guardias
de la misma caseta.
Cell: 993-283-80-92
Avenida Prolongación 27 de Febrero 3303, Tabasco 2000, Club Campestre,
86037 Villahermosa, Tabasco
Correo Electrónico: auditoria@gvconsulting.com
Sitio web: www.gvconsulting.com
Del mismo modo hay un registro de entrada de

visitantes y pases de acceso que no tienen
funcionamiento alguno, pues las personas
pasan sin tener algún tipo de credencial que
funcione a través de sensores, mismos que
consideramos ineficaces; nos percatamos que
los guardias de seguridad no piden
credenciales de identificación para el acceso a
las instalaciones, lo que abre la posibilidad a
que cualquier persona que no pertenezca a la empresa pueda tener acceso a ella.
Posteriormente ingresamos al edificio principal en la planta baja donde se

encuentran las áreas administrativas como: Caja, contabilidad, Oficinas
administrativas, Dirección General, servicio a clientes, entre otros. Observamos
que la distribución de las oficinas es el adecuado, puesto que al estar las áreas
relacionadas, permiten una mejor comunicación entre ellas, lo que hace más
rápido cualquier tipo de proceso de aclaración o cuestionamientos entre las
mismas; el personal se encuentra uniformado, con gafetes que permiten su
identificación inmediata y cada uno de ellos conoce perfectamente las
instalaciones, lo que permite que tengan mayor información y puedan dar mejor
atención a quienes asisten a la empresa.
Cell: 993-283-80-92
Examinamos el área de Caja, y captamos que las personas que arriban a esta
área no se les asigna un “numero de fila”, por lo que no hay un orden correcto de
atención a los clientes o personas que acudan por informes a la organización. De
igual forma, acudimos al área de contabilidad, que, aunque tienen difícil acceso
se encuentra localizable entre los departamentos que tienen un giro similar a este;
consideramos que el espacio es pequeño para la gran demanda de información y
actividades que se realizan dentro del mismo, pues este requiere de gran
almacenamiento de datos, atención a personal para cualquier tipo de aclaración,
así como en ocasiones trato directo con los clientes.
En nuestra visita al área de crédito y cobranza presenciamos el reclamo por

parte de clientes hacia los encargados del área, por unos avisos de recargos,
cuando los clientes aseguraban haber hecho los pagos en tiempo y forma, lo que
nos demuestra que no cuentan con registros actualizados, generando
descontento por parte de algunos clientes. Al terminar nuestra visita al área de
crédito y cobranza, nos dirigimos al área de compras, ahí nos percatamos que
tienen problemas con proveedores, esto debido a desinformación o análisis de
sus capacidades. La mala elección de proveedores solo genera deficiencias en
sus actividades y a las demás áreas que dependen de estas compras.
De manera general consideramos que los otros departamentos (Oficinas

administrativas, Dirección General y servicio a clientes) cumplen con un correcto
funcionamiento en términos de distribución, atención a las demandas de los
clientes, personal capacitado e información pertinente.
Cell: 993-283-80-92
Acudimos al piso uno del edificio

principal, donde están áreas como
soporte técnico, servicios generales y
centros de cómputo. En la primera
área encontramos al personal de
informática, así como el equipo
“servidor” de la empresa, están en un
conjunto de aproximadamente cinco
metros cuadrados. Consideramos que
es de alto riesgo para el personal
técnico permanecer en un lugar tan
concurrido con el equipo electrónico,
pues su integridad se puede ver
afectada en caso de algún fallo con el
mismo, igualmente cualquier tipo de percance afectaría directamente a las otras
áreas administrativas, o al edificio principal en general. En el caso de los centros
de cómputo se encuentran bien equipados, cada uno posee aproximadamente 40
computadoras de escritorio, consideramos que el ahorro de energía para la
empresa es necesario, por lo que recomendamos que los climas de dichos
espacios se encuentren apagados mientras no están siendo ocupados, con el fin
de reducir el consumo y procurar el tiempo de vida de los activos de la empresa.
Cell: 993-283-80-92
Alrededor de las dos de la

tarde del mismo día y después
de terminar el recorrido por el
edificio principal, nos dimos a
la tarea de visitar las áreas
comunes o comedores dentro
de la empresa. Apreciamos
que la organización cuenta con
tres espacios en donde el
personal puede acudir en sus
horarios de comida; hay un comedor principal climatizado que cuenta con tres
lugares que hacen la función de cooperativas, en donde pueden comprar
alimentos, bebidas, entre otros insumos, mismas que no tienen señalamientos
para hacer filas, lo que provoca que haya aglomeramiento y no se cumpla con las
medidas de sanidad implementadas por las autoridades correspondientes,
entorno a la sana distancia; cuenta con aproximadamente 30 mesas que pueden
ocuparse dependiendo su disponibilidad; las otras dos áreas comunes son un
poco más pequeñas que la principal, una de ellas esta climatizada y cuenta con
15 mesas, y la otra es un lugar al aire libre con 7 mesas que tienen sombrillas.
Cabe mencionar que todas instalaciones mencionadas con anterioridad si
cumplen con el protocolo de uso de gel antibacterial o sanitizante a la entrada y
salida de estas.
Cell: 993-283-80-92
Durante la visita en el área de archivo general nos comentaron que también lleva
lo del archivo muerto. A simple vista notamos no hay un orden como tal, folders
en mal estado y descuidados, por lo que la información también se encuentra
desordenada.
Con respecto al área de Recursos Humanos, se encuentra bastante alejado de

las oficinas administrativas, cosa que consideramos desfavorable para la
operatividad de la empresa. Dicho departamento está hacia las afueras del
terreno de la empresa, esta situación no permite que haya una correlatividad entre
los
departamentos
de personal más
relevantes, pues
los canales de
intervención
entre estos se
ven afectados
por las
distancias entre
los mismos, ya que el reporte de documentos, o envío físico de los mismos puede
tardar debido a la lejanía de un edificio a otro. De manera similar se ve afectada
la comunicación con el talento humano de la organización, ya que cualquier tipo
de aclaración o situación que conlleve a la intervención de recursos humanos se
hace tediosa por los horizontes entre los departamentos.
Cell: 993-283-80-92
ÁREAS DE OPORTUNIDAD:
• Centro de cómputo:
➢ Llevar un control del funcionamiento de los climas para ahorro de energía.
➢ Establecer medidas para llevar un seguimiento con el uso de las
instalaciones.
➢ Llevar un sistema de apartado del centro de cómputo para que no haya
interrupciones o mal entendidos por el uso del lugar.
• Contabilidad:
➢ Buscar un área más amplia para mejor operatividad.
➢ Colocar un letrero con el nombre del departamento.
• Recursos Humanos:
➢ Mantener una cercanía física con los departamentos administrativos
➢ Establecer medidas de comunicación para una mejor relación con el talento
de la empresa.
• Caja:
➢ Colocar una máquina de turnos para las filas con el fin de llevar un mejor
orden.
➢ Implementar tarjetas con los trámites que se vayan a realizar, con el fin de
que marquen qué actividad realizaran y sea más rápida la búsqueda de
formatos para quienes acudan a caja.
Cell: 993-283-80-92
• Crédito y Cobranzas:
➢ Es importante dar un seguimiento constante a los clientes que han
presentado algún atraso en sus pagos. Para ello, se debe asignar a alguien
responsable que vigile todo el proceso de cobranza.
➢ Armar un calendario de cobranzas con la información necesaria
actualizada como número de factura, monto, plazo, contacto, etc.
• Compras:
➢ La homologación de proveedores, así como la monitorización de estos
ayuda a evaluar y saber las capacidades de un proveedor.
➢ Un software de compras permitirá obtener datos precios y fiables que serán
un gran valor para desarrollar los procesos de compras.
• Comedor:
➢ Respetar la distancia en las filas para comprar en las proveedoras de
alimentos.
➢ Sanitizar de inmediato las mesas que fueron ocupadas con anterioridad.
➢ Fijar las mesas para que estas no puedan ser movidas y se respete un
número determinado de personas por mesa.
• Archivo General y Archivo Muerto:
➢ Digitalizar documentos en papel.
➢ Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y
optimizar la gestión documental.
➢ Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la
búsqueda sea aún más eficiente.
• Control de Vigilancia y Seguridad:
➢ Automatizar los tarjetones para que las plumas se abran en automático,
evitando largas filas de acceso, a la entrada de la empresa.
Cell: 993-283-80-92
➢ Habilitar las máquinas de acceso personal, a través de las credenciales del

personal.
➢ Utilizar las credenciales de identificación a la entrada de la empresa.
CONCLUSIÓN:
Finalmente podemos decir, que de manera general la empresa cuenta con
instalaciones adecuadas, que hasta ahora tienen buen funcionamiento, sin
embargo como ya fue mencionado con anterioridad, existen áreas de mejora, que
pueden optimizar la operatividad organizacional, en donde se puedan reducir
tiempo de ejecución de actividades, facilidades administrativas para diversos
trámites, acceso rápido y seguro que no comprometa la integridad del personal y
de quienes asistan a las instalaciones de la empresa, a través de un mejor control
en la seguridad y vigilancia dentro de la organización; así como el cumplimiento
de medidas de sanidad establecidas por las autoridades estatales, ya que estos
protocolos sirven para evitar cualquier tipo de propagación de enfermedades.
Elaborado JGSH Fecha de elaboración: 23/04/2021

por:
Supervisado VHSL Fecha de revisión: 28/04/2021
por:
Cell: 993-283-80-92

Cedula Narrativa Membrete

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Cedula Narrativa Membrete

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

G&V CONSULTING S. C.

EMPRESA AUDITADA: DISTRIBUIDORA IMEX S.A DE C.V

El día 23 de Abril de 2021 a las doce del mediodía inició la inspección de la

Del mismo modo hay un registro de entrada de

Posteriormente ingresamos al edificio principal en la planta baja donde se

En nuestra visita al área de crédito y cobranza presenciamos el reclamo por

De manera general consideramos que los otros departamentos (Oficinas

Acudimos al piso uno del edificio

Alrededor de las dos de la

Con respecto al área de Recursos Humanos, se encuentra bastante alejado de

➢ Habilitar las máquinas de acceso personal, a través de las credenciales del

Elaborado JGSH Fecha de elaboración: 23/04/2021

También podría gustarte