Diseño de un procesos y gestión documental

García Fajardo Paola Andrea, Hernández Cárdenas Angie Paola, Mahecha

Garzón Yeison Alexander, Montero Gonzales Mario Alexander y Parra
Salamanca Nayibe Yulied

Facultad de ciencias administrativas, económicas y financieras

Administración de Empresas
202204 -125 -605
Mario Humberto Aguilar Díaz - Heriberto Guachetá Poveda
Diseño de Procesos
Fundación Universitaria del Área Andina
4 de abril del 2022

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 1 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN........................................................................................................3
OBJETIVOS.................................................................................................................4
Objetivo especifico.........................................................................................................4
Objetivo General.............................................................................................................4

Procesos empresariales...................................................................................................5
Análisis del proceso........................................................................................................9
Proceso de automatización de los procesos....................................................................11
Gestión documental, la seguridad de la información y licencias de uso........................12
Recomendaciones...........................................................................................................17
Conclusiones..................................................................................................................18

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 INTRODUCCIÓN

A través del diseño de procesos se ha logrado establecer cambios en la organización trayendo

así mejoras para la misma, conociendo los diferentes conceptos y métodos que nos ayudan al

progreso y eficacia, estructurando propuestas de transformación para la organización y logrando

una mayor competitividad en el mercado.

La gestión documental juega un papel fundamental en la ejecución de las actividades diarias

de una empresa facilitando así la organización de todo tipo de documentos, gestionando la

información recibida, con ello proporciona una mayor facilidad de conservación y utilización de

los documentos.

El avance de la tecnología ha traído grandes cambios para las empresas ya que con ello se

puede implementar hardware y software que nos ayuda a obtener un buen desempeño de las

actividades a realizar y disminuir los errores, también al implementar la automatización en los

procesos, nos trae un mejor control y con ello entregar procesos de calidad, así mismo ayuda a

mejorar los tiempos de respuesta, y a la reducción de costos.

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 OBJETIVOS

Objetivo General:

Aplicar los conceptos, metodologías y herramientas aprendidas en el diseño de un proceso

para una empresa, orientándola al logro de la visión de su negocio y los diferentes procesos que

favorecen el cumplimiento de la misión y gestión empresarial.

Objetivos específicos:

● Identificar falencias y mejoras en las que se puedan trabajar al interior del Colegio

Gimnasio Cristiano GAD para generar cambios innovadores.

● Implementar un proceso de automatización al proceso empresarial seleccionado.

● Detallar la gestión documental, seguridad de la información y licencias de uso que

maneja la institución para establecer cambios positivos dentro de la misma.

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 PROCESO EMPRESARIAL

PROCESO DE MATRÍCULA COLEGIO GIMNASIO CRISTIANO GAD

Actividad principal y/o económica: Colegio Privado

Nit: 900.131.042

La admisión es el acto por el cual el Colegio Gimnasio Cristiano G.A.D. selecciona, la

población estudiantil que voluntariamente solicita inscripción, trátese de personal nuevo o

antiguo, a quienes, de acuerdo con los requisitos y prioridades establecidas por la institución,

pueden matricularse en algunos de los cursos que ésta ofrece.

Sin embargo, cuando el educando presenta una conducta o disciplina que en reiteradas

ocasiones ha transgredido las normas, o que parece de forma reiterativa deficiente en cuanto al

cumplimiento de las normas básicas consagradas en el código de convivencia anterior o el

presente o vigente en el año inmediatamente anterior, quedará a discreción y decisión de la

Directora General y Rector o Consejo Directivo, brindarle ese derecho a la educación al educando

con una matrícula en observación de tal forma que su comportamiento y rendimiento académico

si no cumple con los parámetros establecidos en el presente manual o es intransigente, violatorio

y reiterativo en comportamientos que transgreden el presente manual, a la tercera llamada de

atención y con copia al anecdotario del estudiante y el presente compromiso, será causal para

separar al educando del Centro Educativo, tal como lo declara la corte constitucional:

Que “La Educación sólo es posible cuando se da la convivencia y si la disciplina afecta

gravemente a ésta última, ha de prevalecer el interés general y se puede respetar el debido proceso,
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separar a la persona del establecimiento Educativo. Además, la permanencia de la persona en el

sistema educativo está condicionada por su concurso activo en la labor formativa; la falta de

rendimiento intelectual también puede llegar a tener suficiente entidad como para que la persona

sea retirada del establecimiento donde debía aprender y no lo logra por su propia causa”. (ST-

316/94).

Que “La Corte Constitucional ha reiterado a lo largo de la jurisprudencia, en el sentido de

considerar que quien se matrícula en un Centro Educativo, con el objeto de ejercer el derecho

Constitucional fundamental que lo ampara, contrae por ese mismo hecho obligaciones que debe

cumplir, de tal manera que no puede invocar el mencionado derecho para excusar las

infracciones en que incurra”. (ST- 235/97).

Proceso de admisión:

Matrícula: la matrícula es un contrato que formaliza la vinculación del aspirante admitido

como alumno o alumna regular del Gimnasio Cristiano G.A.D. Se realiza por una sola vez al

ingresar a la institución y se podrá renovar para cada año lectivo en la medida en que los

estudiantes y sus padres o acudientes cumplan con los requisitos exigidos para ello.

La matrícula se formalizará con la suscripción del contrato, previo al cumplimiento de todos

los requisitos señalados en el presente manual según se trate de matrícula ordinaria,

extraordinaria o por transferencia. Al momento de suscribir el acta, los padres o representante

legal o acudiente y el estudiante deberán firmar el contrato de matrícula con la institución, el

cual se regirá por las normas del derecho privado.

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Los Estudiantes que aspiren a ingresar al Colegio Gimnasio Cristiano G.A.D., así como sus

padres, representantes legales y/o acudientes, deben conocer y respetar la sentencia de la corte,

que declara que esta matrícula se constituye como un contrato de Naturaleza Civil contractual que

genera derechos, pero también deberes:

Que “Al momento de matricularse una persona en un Centro Educativo celebra por ese acto un

Contrato de Naturaleza Civil; un contrato es un acuerdo de voluntades para crear obligaciones”.

(ST- 612/92).

Para ser admitido en el Colegio Gimnasio Cristiano G.A.D., se debe cumplir con los requisitos

y procedimiento que a continuación se señala.

● Identificarse con la visión cristiana, con todas sus enseñanzas éticas y de valores del

Colegio Gimnasio Cristiano G.A.D.

● Adquirir el formulario de solicitud de inscripción en la secretaría del Colegio Gimnasio

Cristiano G.A.D., o en el lugar y fechas determinadas por el Centro Educativo.

● Entregar el formulario debidamente diligenciado en las fechas determinadas por el Centro

Educativo.

● Presentar la prueba diagnóstica con el fin de determinar las fortalezas y las dificultades

en los procesos académicos del año lectivo.

● Obtener orden de matrícula, previa evaluación de la entrevista y de la revisión de

antecedentes académicos y convivenciales

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 Características

● Orientación directa a padres de familia desde el momento en que inicia el proceso de

matrícula.

● Utilización de los formatos requeridos según corresponda.

● Para cierto porcentaje de padres de familia y egresados, les resulta más fácil hacer la

solicitud de matrícula y certificados de estudio de manera presencial, porque en ocasiones

no cuentan con recursos tecnológicos para hacer la solicitud de manera digital o

simplemente no se les facilita el manejo de una herramienta tecnológica.

● Se maneja un orden cronológico para los procedimientos y actividades que conforman el

proceso de admisión de las matrículas.

● Se logra alcanzar la meta máxima de matrículas dando cumplimiento a los indicadores

institucionales.

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 ANÁLISIS DEL PROCESO
Falencias:
Se identifica que se puede ahorrar más tiempo y prestar un mejor servicio en el momento de

diligenciar los formularios, ya que se hace de manera física y presencial, lo que puede traer

inconformidades para algunas personas que se les dificulta la movilización a la entidad a entregar

los mismos.

Mejoras:
● Tener formularios digitalizados para que tanto los estudiantes egresados, internos y

padres de familia puedan diligenciarlos de manera virtual al enviarlos a sus correos.

● Implementar enlace con formulario tipo encuesta, que permita el acceso directo a los

aspirantes para que inicien su proceso de admisión y de esta manera quede

registrado en la base de datos interna de la institución.

● Incentivar a la institución a que amplíe más herramientas en su página web, para que

de manera directa y autónoma se permita el acceso directo a la documentación que

los interesados requieran gestionar (diplomas, boletines, certificados de estudio, paz

y salvos, sabanas de notas entre otros).

Cambio innovador:

Llevar a cabo la implementación de más herramientas en la página web del Colegio

Gimnasio Cristiano GAD, en la cual; se faciliten los procesos relacionados a matrículas

(diligenciación de formularios) y solicitud de documentos (certificados de estudio) en donde

los interesados tengan la oportunidad de hacer su solicitud de manera ágil y sin necesidad de

dirigirse a la institución. Así mismo se establecerá como segunda opción, que desde el área

de admisiones se facilite vía correo electrónico la oportunidad de que las personas soliciten
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formularios de inscripciones y certificados de estudio. Lo anterior, con el fin de evitar el

traslado hasta las instalaciones, pues de esta manera ahorrarían tiempo y dinero.

El correo electrónico que quedará en funcionamiento es

(recepcion.documentos@gimcristiano.edu.co). Allí se brindará atención específicamente a

los requerimientos de los egresados, alumnos y padres de familia, dejando estipulado que la

persona encargada de depurar el correo cuenta con máximo 3 días hábiles para dar respuesta

a todas las solicitudes, pues de esta manera se va a garantizar que todos los correos sean

atendidos de manera oportuna, logrando satisfacer las necesidades de las partes interesadas.

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 PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO

El proceso actual se maneja de manera manual al diligenciar los formularios de matrículas e

inscripciones, se evidencia que este proceso se puede automatizar por medios electrónicos

(correo, página web, formularios en línea de google) con el objetivo de facilitar el acceso a la

información a los interesados evitando el desgaste humano y optimización de tiempos.

Adicionalmente se empezará a gestionar una plataforma interna en donde los funcionarios

encargados de los procesos de admisión podrán manejar la información de manera digital,

organizada y clasificada acorde a las necesidades.

Ventajas:

● Disminución de tiempos muertos innecesarios como por ejemplo al imprimir, redactar y

archivar físicamente los documentos.

● Los tiempos muertos se utilizarán para atraer nuevos clientes que se atenderán con mayor

calidad en cuánto a la prestación del servicio, generando mayor competitividad al

Colegio Gimnasio Cristiano GAD.

● Contribución al cuidado del medio ambiente ya que se disminuirá el uso de papelería y

elementos de escritorio.

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 GESTIÓN DOCUMENTAL, LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y
LICENCIAS DE USO

Ruta de Gestión Documental Gimnasio Cristiano GAD:

1. Se recepciona la correspondencia externa ya sean físicos o digitales:

• Correspondencia recibida de padres o estudiantes

• Peticiones, solicitudes, recomendaciones de la secretaría de educación o

ministerio de educación o alcaldía municipal según el tema que

corresponda.

2. Se envía a la dependencia correspondiente

● Rectoría

● Secretaria académica

● Dirección General

● Talento Humano

● Administración

● Representante legal

● Consejo de Padres

● Comité de convivencia

● Consejo de padres

● Consejo académico

2.1. Se realiza seguimiento de respuesta, si es el caso a la solicitud que se recibió en

el paso 1 y fue enviada a la entidad correspondiente; esto con el fin de dar

cumplimiento a los términos legales si llega a ser necesario.

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 2.2. Una vez finaliza la trazabilidad del documento se archiva de manera temporal.

3. Los documentos se dejan en archivo a la mano durante el año vigente.

4. Una vez finalizado el año lectivo, se envía estos documentos a la persona encargada de

archivo, ella a su vez lo recepciona y hace un inventario de los documentos que llegaron.

4.1. La persona de archivo recibe la documentación por medio del acta.

4.2. Se clasifican de acuerdo a su naturaleza, por ejemplo, sin son de estudiantes o de

algún comité (convivencia, consejo de padres) o rectoría o dirección general o

administrativo, dependiendo de esto, se organiza en cajas para posterior revisión.

4.3. Los documentos contables también se archivan por orden cronológico.

5. En el área de archivo, se organizan de acuerdo con la dependencia y la serie que

corresponda.

● Cronológico y temático como se refleja en la siguiente imagen:

Ilustración 1 Ilustración 2

Nota: imágenes que evidencian lo anteriormente descrito.

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 6. Todo el archivo está organizado de manera cronológica en cajas x300 y en bolsas para

ser protegido de deterioro por humedad.

7. El área de archivo se encuentra ubicado en un salón donde solo puede ingresar personal

autorizado.

Nota: existen documentos que no se envían al archivo porque son de uso permanente en

la institución tales como libros de matrículas y el libro de valoraciones de notas.

Estos libros se empastan y se dejan en el archivo a la mano, se organizan en estantes por

orden cronológico donde se puede acceder a ellos fácilmente.

Igualmente, los libros de actas tampoco se archivan se dejan en A - Z por orden alfabético

y archivado en estantes (en el lomo del A-Z se marcan).

Para casos en los que se necesite documentación de años atrás por ejemplo certificados de

estudio de alumnos egresados y antiguos, encontramos esta documentación de manera física

en las estanterías anteriormente mencionadas (en los libros empastados).

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En el Colegio Gimnasio Cristiano GAD se maneja un sistema de software contable llamado

SAGI contabilidad el cual consiste en tener control contable de la compañía, manejo de nómina

y facturación electrónica:

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 Ilustración 3

Nota: representación visual del software.

Teniendo en cuenta que actualmente no se cuenta con un software específico para la gestión

documental, se hace necesario solicitar al proveedor que nos presta el servicio del software

SAGI, implementar una nueva herramienta que permita cargar y almacenar los archivos en una

nube, con el fin de evitar la pérdida de la información relacionada con matrículas, hojas de vida,

boletines, contratos, paz y salvos, documentos de seguridad social, actas de reuniones, entre

otros. Contando a su vez con el respaldo o copia digitalizada confidencial, evitando riesgos de

daño, manipulación y pérdida definitiva de la información por incendios, lluvias, robos etc.

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 LICENCIAS DE USO

De acuerdo con lo anterior este sistema cuenta con su correspondiente licencia No 480 para

SOFTWARE INTELSOFT.CO S.A.S.

Ilustración 4

Nota: ilustración licencia de uso de software SAGI.

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 RECOMENDACIONES.

En el proceso de matrícula y admisión del Colegio Gimnasio Cristiano G.A.D, se hace

necesaria la implementación de herramientas digitales para los procesos de matrículas y solicitud

de certificados, pues de esta manera se va a contar con un control; teniendo como resultado una

base de datos más accesible y organizada. Con dicho resultado, también se va a lograr una pronta

respuesta por parte del colegio a los acudientes y padres de familia que están llevando el proceso

de admisión.

Teniendo en cuenta que el Colegio Gimnasio Cristiano GAD, cuenta con un sistema de

archivo de documentación donde las actas, formatos de reunión y papelería en general, es

almacenada en bodegas; se hace necesaria la implementación de que también lo hagan de manera

digital, pues esto va a facilitar la búsqueda de algún documento y que además van a poder

conservar por muchos años. De esta manera, se evita que por alguna razón los documentos

sufran un deterioro o destrucción total por humedad, plagas, incendios o inclusive robo de los

mismos.

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 Conclusiones

● La gestión documental es indispensable para planear, organizar y gestionar la

documentación e información producida y recibida por las entidades hasta su destino

final, implementando un Sistema Electrónico de Documentos (EDMS) para un mejor

desarrollo en el proceso que se aplique a cada compañía.

● Al analizar los procesos podemos identificar falencias en las que se trabajarán mejoras

para innovar por medio de softwares de apoyo que darán crecimiento y competitividad a

las compañías al brindar un servicio de manera óptima, rápida y eficaz.

● La automatización logra eliminar errores, reducir costos y tiempos al hacer eficientes las

actividades, sustituyendo el trabajo manual con herramientas tecnológicas.

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