Tramite Documentario

La unidad de trámite documentario esta encargada de administrar la documentación

oficial y asegurar su oportuna distribución; así como de organizar el sistema de archivo
central de la facultad.

La gestión y trámite de documentación se realizan en las diferentes entidades

Después de analizar la viabilidad de los mismos y, conforme a la urgencia del pedido se

indicará el costo por los trámites y la documentación.

El trámite documental simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y área
de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les
permite actuar solo sobre ellas. La seguridad del trámite documental impide accesos no
autorizados a los documentos y accesos de solo lectura o modificación cuando se requiera.
Si los tiempos de atención son excedidos puede configurarse avisos a los usuarios

Asi mismo el trámite de documentos es el conjunto de requisitos, pasos o acciones,

regulados por el estado dentro de un procedimiento administrativo misional que deben
efectuar los ciudadanos ante una institución de la administración pública, o particular que
ejerce funciones administrativas, para hacer efectivo un derecho o cumplir con una
obligación prevista o autorizada por la ley, cuyo resultado es un producto o servicio.

Funciones de tramite documentario

 Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de

Trámite Documentario
 Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.
 Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite
Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
 Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y otros.
 Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección.
 Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le derivan.
 Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.

Glosario de la administracion de documentos

La utilización de un glosario específico en el contexto de la transferencia electrónica nos

permite comunicarnos de forma más precisa, facilitando la lectura y comprensión de los

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procedimientos archivísticos, así como normalizar el uso de estos términos dentro de las
instituciones públicas.

Accesibilidad

La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad

futura de que esa información pueda ser reproducida y por tanto usada. La accesibilidad
puede estar condicionada por la normativa vigente, la realización de actividades
necesarias de procesamiento de los documentos y su estado de conservación.

Acceso

Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar documentos de un fondo

documenta

Clasificación

Operación intelectual que consiste en la agrupación de los documentos de un fondo en

conjuntos jerárquicos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Dicha clasificación se
formaliza y representa en un cuadro de clasificación.

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Bibliografía

https://www.bombersdv.es/wp-content/uploads/2016/08/Tema-28-A-Documentos-
Administrativos.pdf

http://tramitedocument.blogspot.com/2015/04/concepto.html

https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/images/Documentos/Modelo-
gestion-documental/glosario-basico.pdf
https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-90463_recurso_14.pdf

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