UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

FORMULACIÓN / MANUALES
ADMINISTRATIVOS

MATERIA: Procedimientos Administrativos

ESTUDIANTES: Ayaviri Quispe Katherin Edonia

Merino Gonzales Esperanza Kantuta
Peredo Villarroel Karen Lineth
Rocha Llanos Karen
Toledo Guevara Adriana Raquel
DOCENTE: Tito Ivan Cardenas Saravia
GRUPO: 21

COCHABAMBA-BOLIVIA
 INDICE

1. introducción

2. Manual de Procedimiento
2.1 Definición de manual
2.2 Definición de manual de procedimientos
2.3 Ventajas de los Manuales de Procedimientos
2.4 Elaboración del Manual de Procedimientos
2.5 Ejemplo

3. Manual de Políticas
3.1 Definición de Manual de Políticas
3.2 Ventajas de los Manuales de Políticas
3.3 Importancia de Manual de Políticas
3.4 Preparación del Manual
3.5 Descripción narrativa de las Políticas
3.6 Elaboración del Manual de Políticas
3.7 Ejemplo

4. Conclusiones

5. Recomendaciones

6. Bibliografía

7. Anexos

1. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación nos ayuda a explicar lo que son la formulación de los
manuales administrativos de manera que se pueda entender la explicación de este tema
Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia
iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza
dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo. Siempre que
existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de
la distribución de las funciones.
Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se
realizan para lograr la simplificación del trabajo.

2. Manual de Procedimientos

2.1 Definición Manual

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en
forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

2.2 Definición de Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya

el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto

las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido.                                  

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial

de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de
efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del

personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos
materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y
de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de una empresa.

2.3 Ventajas de los Manuales de Funciones

 Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

 Auxilian en la inducción al puesto.

 Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

  Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

 Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos

que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

 Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de

un flujo eficiente de la información.

 Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al

personal.

 Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

 Se establecen como referencia documental para precisar las

fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados
en un determinado procedimiento.

 Son guías del trabajo a ejecutar.

2.4 Elaboración del Manual de Procedimientos

Para la elaboración del manual de procedimientos se necesita ver varios

´puntos uno es el orden lo cual veremos a continuación vemos las
características  

LOGO PAG 1/3

PROCEDIMIENTO GENERAL
FECHA:

REVISION: CODIGO:
NOMBRE DE PROCEDIMIENTO
1. Propósito:
2. Alcance:
3. Definiciones:
4. Referencias:
5. Responsabilidad:
De cumplir:
De hacer cumplir:

Responsable tarea Descripción Documento de Documento

ingreso de salida
1
2

Diagrama de flujo de proceso

INICIO

SI No

FIN

ANEXOS:
2.6 EJEMPLO

PAG 1/3
PROCEDIMIENTO GENERAL
FECHA: 08-05-18
 CODIGO: 00546
REVISION ATENCION AL CLIENTE

1. Propósito: Con el propósito de vender nuestro producto y una buena atención fideliza al
cliente.

2. Alcance: A los empleados de servicios va más dirigido a los meseros y el área de bebidas

3. Definiciones: Aseo: Limpieza de toda la área

Orden: es sinónimo de pedido
4. Referencias: De acuerdo las policías de atención de clientes

5. Responsabilidad: Gerente General

De cumplir: Los de área de Administración y los meseros
De hacer cumplir: Gerente General
6. Descripción de las actividades:

Responsable tarea Descripción Documento de Documento

ingreso de salida
Mesero 1,2 y 3 1 Aseo y organización de comedor. ------- --------
Mesero 1,2 y 3 2 Confirmación de carta, platos menú de día y -------- --------
bebidas.

Mesero 1,2 y 3 3 Pedir la orden a la cocina. -------- --------

Mesero 1,2 y 3 4 Recibir la orden de la cocina. -------- --------
Mesero 1,2 y 3 5 Llevar el pedido al cliente. -------- --------

7. Diagrama de flujo de proceso

INICIO
 No Prepara para la
¿Llego un llegada del
cliente? cliente

Si

Ofrecer el menú
al cliente

Tomar la orden
del cliente

FIN

Anexos:

3. MANUAL DE POLITICAS
3.1 DEFINICION DE MANUAL DE POLITICAS
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es
probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del
organismo social.

3.2 VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLITICAS

 Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus
cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas
circunstancias.
 Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.
 Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede
operar libremente.
 Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
 Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los
niveles.
 El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para
ubicar en su puesto nuevos empleados.

3.3 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLITICAS

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la
orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede
contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

3.4 PREPARACION DEL MANUAL DE POLITICAS

El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea
lograr.
Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual
tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito
en común: "Obtener mejores resultados".
Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento
de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

3.5 DESCRIPCION NARRATIVA DEL MANUAL

1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr
con el establecimiento de una política.

2. DEFINICION. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los

lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgánicas que

deben observar las prácticas de la política.

3.6 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE POLÍTICAS

En el siguiente cuadro vernos la conformación del manual de policías
Indicando las partes que debe de tener.
 FECHA:
NOMBRE DE LA EMPRESA: REMPLAZA:
MANUAL DE POLITICAS: (nombre del CODIGO:
manual) REMPLAZA:

Elaborado por (NOMBRE) encargado/a legalmente del área de Administración.

Autorizado por ()NOMBRE) Gerente General de dicha empresa

COBERTURA:

VIGENCIA:

NOTA: Esta política fue realizada de acuerdo con los criterios de la empresa.

DESCRIPCION:

JUSTIFICACION:

3.7 ELEMPLO
 LA SERVILLETA S.R.L Fecha: 09/05/2018
Reemplaza:
MANUAL DE POLITICAS: Código: 00546
ATENCION AL CLIENTE Paginas:

Elaborado por MARTINEZ TOLA EDWIN encargado/a legalmente del área de Administración.
Autorizado por ROMERO ROCHA JHONNY Gerente General de dicha empresa

Cobertura
El presente manual servirá como fuente de consulta, respaldo y base legal para directivos, jefes y
empleados de cada puesto de trabajo; así como también para todos aquellos que estén relacionados
directamente con la empresa.

Su validez perdurara hasta que ocurran cambios significativos en la gestión administrativa de la

empresa o hasta que las leyes de este país propicien su expiración.

Vigencia:
Esta política aplica desde el 09 de mayo de 2018. Se permite su aplicación anticipada.
Nota: Esta política fue realizada de acuerdo con los criterios de la empresa.

Descripción
Sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de la
empresa.
Buscamos hacer una diferencia y mantenernos en el puesto número uno e otorgar un servicio de
calidad, hospitalidad y calidez que haga a nuestros clientes sentir especiales, que aquellos que no
nos conozcan escuchen de nosotros por frases como ve a disfrutar en “La Servilleta” te atienden
como a un rey.
El propósito central de nuestra empresa es tener clientes satisfechos, fieles, que quieran regresar.
El propósito básico es entender y satisfacer las necesidades expectativas y hasta los caprichos.
El buen servicio se mide por el nivel de satisfacción del cliente. Dios perdona, “EL CLIENTE NO”

Justificación
Realizamos el presente manual para verificar que todo lo que se realiza en la empresa esté basada
en normas y reglas las cuales las seguimos al pie de la letra.
Gracias a esta política percibimos que todo lo que sucede en dicha empresa se lo realiza bajo las
normas que se tienen.

Trato Al Cliente
El trato al cliente deberá ser amable y cordial, para ello se deberá considerar las siguientes
recomendaciones:
 Saludar cortésmente con buenos días, buenas tardes o buenas noches.
 Utilizar un tono de voz amable.
 Indicar al cliente “En que puedo ayudarlo”, no preguntar “Que va a llevar”

 Ofrecer alternativas cuando no existe el producto solicitado.

Mantener una distancia prudente entre el cliente y el vendedor

4. CONCLUSIONES

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan
aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes
actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar de esta
manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una organización.

Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son
instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en
los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los
diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos
a seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal
dentro de la organización.
Utilizar los manuales administrativos contribuye al crecimiento y  desarrollo de una
empresa ya que estos ayudan a la organización y coordinación entre los departamentos
existentes para poder ofrecer un producto o servicio de manera más eficiente y evitar
muchos problemas internos y externos.

5. RECOMENDACIONES

Se debe desarrollar una planificación estratégica de la Corporación, para mejorar el

funcionamiento de una empresa y debe ser tanto a nivel interno como externo, será
necesario adoptar nuevas estrategias empresariales que se encuentren dirigidas hacia el
aprovechamiento de las oportunidades y a la eliminación de sus debilidades.
También se recomienda crear y utilizar los manuales en una empresa para poder realizar
las labores de una manera más eficiente y así también evaluar su funcionamiento y de
haber algo disfuncional, reformarlos.
Adoptar un sistema automatizado, que permita centralizar la información generada en
cada departamento, de tal forma que se pueda informar adecuadamente a la Corporación
acerca de las actividades que se realizan
Establecer políticas de administración del personal que sean claras y oportunas, tanto
para su comportamiento y manejo a nivel interno como para el cumplimiento de sus
funciones, pues resulta de vital importancia que el personal conozca las atribuciones y
restricciones a las que está sujeto el desempeño de su trabajo dentro de la empresa.

6. BIBLIOGRAFIA

PAGINAS DE INTERNET

 CRISTIAN MARTINEZ GONZALES/ 21 DE NOVIEMBRE DE 2006

https://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml
  MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm

 HAROLDO EDUARDO HERRERA MONTEROSOS/ GESTIOPOLIS

https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

LIBROS DE REFERENCIA

 LA DIRECCION POR SISTEMAS / FERNANDO DEL POZO NAVARRO

7. ANEXOS

 Manual de procedimientos de la granja Mery lo tomamos como ejemplo para

realizar el trabajo.
 LOGO PAGINA:
1/6

PROCEDIMIENT FECHA:
O DE LA 07/05/2018
BIOSEGURIDAD
CODIGO:

REVISIÓN: 0

 PROPOSITO:
Detallar actividades y responsabilidades esenciales para garantizar el
cumplimiento de normas de bioseguridad por parte de todas las personas que
ingresen y transiten por el sector de la granja
 ALCANSE:
Este manual servirá para que cualquier persona que ingrese al cuidado de esta
granja desarrolle las actividades paso a paso según las indicaciones
mencionadas en este documento.
 DEFINICIONES:
 Aves silvestres: Es toda aquella ave de cualquier especie que viva en
estado natural, libre o independiente del hombre, sin importar cual sea su
fase de desarrollo, sean migratorias o residentes, exceptuando las aves
domésticas y las domesticadas, mientras conserven estos últimos, la
costumbre de volver al amparo o dependencia del hombre.
 Sanitización: Reducción de la carga microbiana, contenido en un objeto
o sustancia, a niveles seguros para la población.
 REFERENCIAS:
La información es la recopilación de varios documentos que sacamos del
internet para que este manual de procedimientos de la bioseguridad sirva para
que nuestra granja se encuentre en buenas condiciones y mejore la calidad de
producción.
RESPONSABILIDADES:
 Administrador de la granja: Además de cumplir con las labores
administrativas, supervisar la aplicación de las normas de bioseguridad,
aprobar y dar visto bueno al proceso de lavado y desinfección de
pabellones, tener todos los filtros sanitarios con las mezclas desinfectantes
requeridas en forma permanente, mantener el libro de visitas de la granja al
día y verificar el correcto llenado de los datos solicitados a cada visita,
coordinar la salida de aves con el responsable del matadero, supervisar el
cumplimiento del programa de control de plagas y cumplir con las
indicaciones del médico veterinario asesor.
 .
 Médico Veterinario Oficial: Apoyar, supervisar y verificar el cumplimiento
de las medidas de bioseguridad establecidas.

 Médico Veterinario Asesor: Elaborar las normas técnicas de bioseguridad

de los planteles de las ponedoras ya que es su responsabilidad, prescribir
medicamentos y programas de vacunación, cambiar o modificar las dosis de
desinfectantes, establecer el plan de aseo, desinfección y mantención
periódico de estanques, red de agua y bebederos de la granja, determinar
los procedimientos de limpieza, lavado y desinfección de pabellones,
establecer y mantener al día un programa de control de plagas, de roedores,
insectos y aves silvestres.

 DESCRICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

RESPONSABLE TAREA DESCRIPCIÓN DOCUEMENTOS DE DOCUMENTO DE

INGRESO SALIDA
Encargado de A las Es para Registro de Registro de los
incubación. ponedoras evitar posicionamiento últimos
alejar de cualquier tipo acontecimiento
lugares de riesgos s sucedidos
públicos
Encargados Impedir el Para que no Registro al Debe
de producción ingreso de se los toquen formulario registrarse al
personas, personas no salir
vehículos. autorizada
Encargados de Evitar el Colocarse una Registro de Registro de
producción ingreso de ropa adecuada las personas quienes
personas para el acceso que entran estuvieron en la
que están de esa área. granja
expuestas a
lugares
sucios.
Encargado de Colocar Para evitar a Registro al Registro en la
compras mallas otras aves formulario compra
silvestres.
Encargado de Recolección Para que Registro de Registro de los
selección y y selección pueda ser los huevos huevos que
recolección de los comercializado que hay en serán
huevos y fijar precios almacenes comercializados
de los huevos.
Personal Colocar en Para eliminar Registro de Registro de las
otra parte cualquier las aves aves muertas
alejada las enfermedad y vivas en total
aves no se expanda
muertas. quemarlo en
un hueco.
Encargado de Contratar Es para que el Formulario Registro de
recursos personal ingreso sea del registro salida
humanos para la solo para
vigilancia. personal
autorizado.
Encargado de Colocar El personal Formulación Registro de
producción reglas para autorizado no del registro salida
que al puede ingresar
personal con bandejas
para el ni metálicos
cuidado de
las aves
Encargado de Supervisar Verificar Agua pura Agua
producción el agua porque puede contaminada de
tener excremento
excremento
Encargado de Colocar en Es para la Registro de Registro de lo
almacenamient lugares seguridad de ingreso de que hay en
o cerrados el los pollitos alimentos almacenes
alimento y pequeños ya
seleccionar que no pueden
para cada ser
pabellón. alimentados
con Tiki.
Encargado del Recolección Debe haber un Formulación Cuantos
empaque de los reglamento del registro huevos salieron
huevos sanitario para ser
comercializados
El veterinario Revisar a Para evitar Registro al Registro de
los pollos plagas. formulario salida

 DIAGRAMA DE FLUJO

1.ES LA