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Este documento presenta el manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa Hierros HB S.A. Inicialmente describe el contexto y justificación del proyecto, luego presenta el marco teórico sobre administración, procesos y organización. Posteriormente analiza la situación actual de la empresa mediante inventarios, diagramas y manuales. Finalmente propone mejoras a la estructura organizacional y los procesos con el fin de optimizar las operaciones de la compañía.
Este documento presenta el manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa Hierros HB S.A. Inicialmente describe el contexto y justificación del proyecto, luego presenta el marco teórico sobre administración, procesos y organización. Posteriormente analiza la situación actual de la empresa mediante inventarios, diagramas y manuales. Finalmente propone mejoras a la estructura organizacional y los procesos con el fin de optimizar las operaciones de la compañía.
Este documento presenta el manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa Hierros HB S.A. Inicialmente describe el contexto y justificación del proyecto, luego presenta el marco teórico sobre administración, procesos y organización. Posteriormente analiza la situación actual de la empresa mediante inventarios, diagramas y manuales. Finalmente propone mejoras a la estructura organizacional y los procesos con el fin de optimizar las operaciones de la compañía.
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL PEREIRA 2008 2 MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
Trabajo De Grado
Director: Luz Stela Restrepo de Ocampo
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL PEREIRA 2008
3 TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO Pg. 1. RESUMEN 7 2. INTRODUCCIN 9 3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 11 3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11 3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA 11 3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 12 3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN 13 4. DELIMITACIN 14 5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS 15 6. JUSTIFICACIN 17 7. MARCO REFERENCIAL 18 7.1. MARCO TERICO 18 7.2. MARCO CONCEPTUAL 34 7.3. MARCO LEGAL 35 7.4. MARCO SOTUACIONAL 37 8. DISEO METODOLGICO 48 8.1. TIPO DE INVESTIGACIN 48 8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN 48 8.3. POBLACIN Y MUESTRA 49 8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS 50 9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51 9.1. DISEO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52 9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA 52 9.1.1.1. MISIN Y VISIN 52 9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53 9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54 9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO 56 9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN 57 9.1.3. ORGANIGRAMA 64 4 9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71 9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71 9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79 9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81 9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85 9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87 10. CONCLUSIONES 101 11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106 12. BIBLIOGRAFA 114 13. ANEXOS 115 5 LISTA DE FIGURAS
pg. Figura 1. Proceso Administrativo 19 Figura 2. Fase de Planeacin 21 Figura 3. Fase Organizacin 28 Figura 4. Fase de la Direccin 31 Figura 5. Fase de Control 33 Figura 6. Empleados de la empresa 42 Figura 7. Empleados por gnero 43 Figura 8. Empleados por sucursal 44 Figura 9. reas de la empresa 45 Figura 10- 11. Empledos por reas 46 Figura 12. Relacin entre las reas de la empresa 47 Figura 13. Distribucin general de bodegas y oficina 59 Figura 14. Distribucin de oficinas 60 Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64 Figura 16. Organigrama por funciones 66 Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68 Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69
6 LISTA DE CUADROS
Pg. Cuadro 1. Variables de la investigacin 50 Cuadro 2. Variables y su estado 51 Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67 Cuadro 4. Mapa de procesos 71
LISTA DE ANEXOS
Pg. Anexo A. Diagramas de Flujo 115 Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249 Anexo C. Manual de Funciones 502
7 1. RESUMEN
La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar de manera ms cercana a la realidad los procesos adelantados en las diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra economa, lo que nos permite poner en practica los conocimientos previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a travs de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo de las empresas y estn continuamente actualizando la informacin que nos imparten.
A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del avance de las mismas, es posible decir que an hoy en da podemos encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades, dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la productividad planeada, sin tener en consideracin factores tan importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las actividades asignadas y los factores que les motivaran a desempear de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.
El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la administracin de los recursos tanto fsicos como humanos, as como el inters innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar laboral de sus colaboradores.
8 SUMARY
The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way nearest to the reality the processes advanced in the different companies corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in practice the previous knowledge acquired in our learning process developed to the interior of the university classrooms, guided by our directors and entities of support represented in our teachers, who share his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in the world of the companies and are updating constant the information that they us give.
In spite of the different administrative theories and knowledge of the advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned productivity, without having in consideration factors so important as they it are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the post(cargo), in favor of the mutual benefit.
The problem for an empirical businessman in many occasions takes root in the ignorance of the aspects related to the administration of the resources so much physical as human beings, as well as the innate interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour well- being of his(her,your) collaborators.
9 2. INTRODUCCIN
En los aos 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la gestin de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente mediante la reingeniera de procesos. En la dcada actual, muchas han vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas veces no se traducen en rpidas reducciones de costos o en un balance general ms ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos y capacidades comenz a ganar aceptacin como un medio para obtener beneficios ms rpidos. Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones sobre cmo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos ms eficientes y benchmarking del desempeo. Dado que los sistemas de informacin sustentan los procesos, la estandarizacin permite sistemas uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas estandarizadas entre diferentes firmas. Uno de los principios fundamentales de la estandarizacin de los procesos es la divisin del trabajo, la cual hace referencia al nmero de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la produccin de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. Las economas modernas estn cada vez ms enfocadas en aumentar la produccin a travs de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez ms, lograr la especializacin de las actividades. 10 Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que, a travs de sta, se aumente la produccin de la sociedad en general, al aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos disponibles, que en muchos casos son escasos. La primera caracterstica es la diferencia de capacidades: Cada persona posee caractersticas propias que le permiten ser mejor en algunas actividades que en otras. La divisin del trabajo permite que las personas se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo y esfuerzo realizando tambin otras actividades que otras personas podran hacer mejor. La segunda caracterstica es el aprendizaje por medio de la experiencia: Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores tcnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedera si esa persona tambin se ocupara de otras actividades (sera algo as como la prctica hace al maestro). La tercera caracterstica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador est dedicado permanentemente a una sola tarea evita la prdida de tiempo por el paso de un trabajo a otro. 11
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1. Diagnstico o situacin problema. Actualmente la empresa HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la informacin, la lnea a seguir y las funciones que se deben desempear en cada uno de los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que actividades realmente les compete llevar a cabo.
La organizacin carece de planeacin estratgica que permita identificar de manera directa la misin, visin, estructura organizacional y objetivos organizacionales.
Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el desarrollo de la planeacin estratgica donde se plantee el diseo de la misin, visin, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que permitirn establecer el orden jerrquico y el flujo de las lneas de informacin.
La estructuracin del Manual de Funciones y Procedimientos permitir establecer y sealar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados hacia la rentabilidad y la productividad.
12 3.1.2. Formulacin del problema. La elaboracin del Manual de Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematizacin:
La estructuracin del organigrama permitir visionar en mejor medida la conformacin de la empresa?
El diseo de la misin, visin y objetivos organizacionales influir positivamente en el planteamiento, direccin y programacin de las estrategias organizacionales?
La estandarizacin de los procesos contribuir al logro de los objetivos de la empresa?
El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que facilitar la seleccin de personal y la designacin de las actividades inherentes a los cargos?
13 3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones requieren estar seguras de las tareas que deben desempear y conocer la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las cuales fueron contratadas.
El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la misin institucional.
Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboracin se tienen:
Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos que desempeen las personas y los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestacin de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la competitividad.
14 Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada empleo y determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos de educacin, capacitacin y experiencia laboral.
Servir de insumo para la seleccin de personal en la compaa, procesos de reclutamiento en general, as como para los procesos de induccin y reinduccin, entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluacin del desempeo y en general, lo referente a los programas de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.
La elaboracin del Manual de Funciones y Procedimientos para la empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de manera prctica los conocimientos tericos adquiridos durante la formacin profesional.
4. DELIMITACIN
El estudio se desarrollar en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A, en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar segn la norma ISO 9001:2000
15 5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS
5.1. GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.
5.2. ESPECFICOS
Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las actividades que lleva a cabo y su conformacin.
Establecer la misin y visin de la empresa como parte fundamental y prioritaria para el inicio del proceso de elaboracin del manual.
Disear el organigrama de la compaa para establecer el orden jerrquico y el flujo de la informacin.
Realizar sensibilizacin y socializacin de los objetivos organizacionales.
Efectuar el anlisis de los cargos existentes para establecer las funciones desempeadas por cada uno de los integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
16 Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y estandarizarlas.
Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la empresa HIERROS HB S.A.
17 6. JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y procedimientos es una herramienta que permite la estandarizacin de las actividades llevadas a cabo al interior de la organizacin se hace necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se carece de los elementos constitutivos de la planeacin estratgica.
El problema para todo tipo de empresa radica en: Cmo obtener mejores desempeos econmicos y laborales?; Qu variables se deben tener en cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; Existe una forma indicada y precisa para alcanzar las metas?; Es la motivacin un factor clave que conduce al logro de los resultados esperados?; Cules son las razones del xito o fracaso de una organizacin?
Como resultado de la prctica empresarial y la investigacin inherente al desarrollo de la misma, se contar con la estructuracin de la planeacin estratgica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la empresa Hierros HB S.A.
Igualmente es necesario mediante este diagnstico establecer las caractersticas existentes de la empresa, su evolucin, competitividad y compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos futuros.
18 7. MARCO REFERENCIAL
7.1. MARCO TERICO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para direccionar la organizacin hacia el alcance de resultados concretos de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo, desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la implementacin del proceso administrativo, apoyado en la interaccin de los colaboradores de todos los niveles y reas operativas.
La aplicacin del modelo gerencial administrativo implica la puesta en marcha de cuatro fases o etapas de carcter permanente e interrelacionadas entre s:
Planeacin Organizacin Direccin Control
19 FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes.
PLANEACION
Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el costo para lograrlos. En la elaboracin y formulacin de planes es necesario contar con informacin de carcter interno y externo que permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos especficos.
CONTROLAR PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR RESULTADOS PROCESO ADMINISTRATIVO 20
ORGANIZACIN
Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos trazados y alcanzar los resultados propuestos. Consiste en la definicin y ubicacin de estructuras orgnicas, identificacin de los grandes procesos (estratgicos, operativos, de apoyo) corporativos, divisin del trabajo, creacin de cargos, nmero de personas ideales a vincular, asignacin de funciones y procedimientos, establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y competencias, y generacin de recursos de dotacin
DIRECCION
Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecucin del da a da, la realizacin de los planes y programas propuestos, el cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Bsicamente consiste en poner en accin todo lo que se ha pensado y definido con anterioridad, de manera coherente y sistemtica.
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante toma oportuna de decisiones. 21 DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIN. Fase que se enfoca hacia:
Toma anticipada de decisiones. Seleccin de un curso de accin entre varias opciones Definicin anticipada de objetivos.
En la definicin anticipada de objetivos se presentan dos momentos bsicos: Un momento conceptual o de definicin de identidad, y un momento instrumental u operativo. FIGURA 2: FASE DE PLANEACIN
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes.
Elaboracin planes Programas de trabajo Proyectos concretos Objetivos Metas Cronogramas Presupuestos RESULTADOS 22 FASE CONCEPTUAL: Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:
MISIN. Identificacin de la razn de ser de la organizacin, su radio de accin (local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el grado de desarrollo tecnolgico y sus principales fortalezas o cualidades. El planteamiento de la misin debe permitir el entendimiento claro de las caractersticas fundamentales de la organizacin a las personas.
VISIN.
Seala los objetivos o propsitos que la organizacin quiere alcanzar en un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y debe ser concreto, estimuladora de la accin y del compromiso.
POLTICAS DIRECCIONADORAS:
Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las reas y puestos de trabajo. Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la accin de los diferentes colaboradores en su actuacin cotidiana. 23 Delimitan un rea dentro de la cual se establecen unas reglas de comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean consistentes y contribuyan tanto a la definicin como al logro de objetivos. Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboracin de un plan y delegar autoridad sin perder el control.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
Planes de accin que permiten esbozar la forma correcta de utilizacin de los recursos, an en la presencia de obstculos; involucra la organizacin como un todo a travs del tiempo, dentro de su ambiente..
La Estrategia tiene como propsitos los siguientes:
Asegurar el xito en la realizacin de proyectos.
Superar los obstculos y garantizar la supervivencia de los procesos.
Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados, producto de la reflexin.
Crear nuevas formas de solucin que den respuestas a circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se puedan resolver.
24 Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
COMO IDEA GENERAL: Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la visin, partiendo de la respectiva misin, y dar respuesta efectiva a los retos planteado en el tiempo. Orienta el programa general de accin y de trabajo y presupone el despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados, cumpliendo con los objetivos formulados. Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitacin oportuna, la calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la informacin, la seguridad en los vehculos, la disminucin de los costos, dependiendo del contexto en que se manejen.
COMO IDEA PARTICULAR: Seleccin de un curso especfico de accin, orientado a la mejor utilizacin de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa ms viable entre varias disponibles. Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia ms puntual: logro de una meta o de una accin particular.
RESULTADOS ORGANIZACIONALES. Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualizacin como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir actos fallidos.
25 Los resultados pueden referirse a cualquiera de las reas funcionales de la Organizacin: administracin, finanzas, aspectos legales, parque automotor, prestacin del servicio, personal, instalaciones fsicos, posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
Blanco a alcanzar con el fin de que la organizacin cumpla sus metas. Pueden plantearse de carcter permanente o puntual DE CARCTER PERMANENTE: Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la organizacin. DE CARCTER PUNTUAL: Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado (mediano y largo plazo).
META:
Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo especfico ms corto, dentro del periodo que abarca el Plan. En este trmino se resumen los propsitos, la misin y los objetivos de la organizacin.
26 VALORES
Cdigo de conducta general que deben adoptar y poner en prctica todos los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez, tolerancia, respeto, solidaridad.
PRINCIPIOS.
Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la Organizacin, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.
PROPSITO: El Propsito de una Organizacin es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que opera.
OPERACIONALIZACIN DE LA PLANEACIN.
La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los OBJETIVOS definidos en categoras conocidas como PROYECTOS, los que tambin se agrupan segn su afinidad en categoras ms amplias denominadas PROGRAMAS.
27 EL PLAN DE LA ORGANIZACIN.
Est constituido por el conjunto de programas articulados coherentemente. Segn su enfoque puede denominarse de diferentes maneras: DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.
ESTRATGICO. Se enfoca en la obtencin de resultados en el mediano y largo plazo. DE INVERSIONES. Seala la forma en que se invertirn los recursos econmicos asignados, disponibles, o necesarios.
TCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo ms cortos.
28 LA FASE DE LA ORGANIZACIN.
En esta fase se define la distribucin de las actividades entre los colaboradores de la compaa. FIGURA 3: FASE ORGANIZACIN
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes.
Consiste en la identificacin y diferenciacin de los macroprocesos estratgicos, operativos y de apoyo, divisin del trabajo, creacin de cargos, asignacin de funciones y procedimientos, responsabilidades y competencias y recursos de dotacin a suministrar.
ORGANIZACIN
FASE CONCEPTUAL Divisin del trabajo Especializacin Coordinacin Supervisin Eficiencia Eficacia Niveles jerrquicos Comunicacin Informacin
FASE OPERATIVA Estructura orgnica Procesos Procedimientos Plan de cargos Planta de personas Funciones Competencias Normalizacin Aseguramiento Dotacin
RESULTADOS 29 En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente evidenciadas las reas funcionales: Comercial Tcnica Talento Humano. Legal Logstica Financiera y econmica.
Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.
Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente definidos los criterios y pautas concernientes a:
Divisin del trabajo Especializacin de funciones, procedimientos y tareas. Los modelos de coordinacin y supervisin empleados. Las necesidades concretas de informacin y de comunicacin entre grupos y personas Los niveles de jerarqua o las formas de liderazgo a implementar. Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.
30 LOS PROCESOS
La administracin por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos: Contar con formas organizativas giles Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos establecidos Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas, previo anlisis de mtodos de trabajo y clculos de tiempos. Establecer y trabajar con indicadores. Hacer aseguramiento de calidad, con polticas de mejoramiento continuo y normas de calidad.
LOS PROCEDIMIENTOS
Descripcin en forma detallada y secuencial de la manera en que deben ser llevadas a cabo las actividades.
LOS MANUALES DE FUNCIONES
Sistematizan la informacin sobre los diferentes aspectos organizacionales necesarios para la ejecucin de un trabajo. Describe cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la organizacin. Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por parte de los dirigentes de la organizacin de las actividades desarrolladas 31 por los colaboradores, servir como herramienta para el anlisis de los resultados obtenidos, ofrecer informacin que permita el establecimiento de mtodos de control y seguimiento y adelantar procesos de autoevaluacin de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIN
Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organizacin hacia el empoderamiento y facilitacin. FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIN
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes.
DIRECCIN RESULTADOS CONOCIMIENTO DE OBJETIVOS COMUNICACIONES EFECTIVAS EMPODERAMIENTO TRABAJO EN EQUIPO LIDERAZGO EJERCIDO SISTEMAS DE INFORMACIN CAPACITACIN IMPARTIDA 32 Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos fundamentales para la efectiva ejecucin del da a da, como son:
El claro y colectivo conocimiento de los objetivos. Altos niveles de liderazgo. Trabajo en equipo. Comunicaciones adecuadas. Efectivos sistemas de informacin. Empoderamiento personal y colectivo. Capacitacin y mejoramiento continuo.
LA FASE DE CONTROL
Etapa de implementacin de herramientas para el seguimiento y desarrollo de las actividades de la organizacin. 33 FIGURA 5: FASE DE CONTROL
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes.
Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas estrategias.
CONTROL FASE OPERATIVA Cumplimiento a metas y objetivos Logro de resultados Procesos en ejecucin, su logstica, aseguramiento Manejo de indicadores Estructura organizacional adoptada Ambiente organizacional existente Resultados econmicos y financieros Aspectos fsicos Medidas correctivas RESULTADOS 34 7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnstico Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y crtico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y transformar los hechos de un determinado proceso o situacin de lo social.
Empresa u Organizacin Es el ejercicio profesional de una actividad econmica planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad profesional el empresario por s mismo o por medio de sus representantes.
Estrategia Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo, conjunto de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales. La conceptualizacin de cmo alcanzar los objetivos deseados en una situacin conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en este caso, cuando y cmo, y la forma de lograr la mxima efectividad en un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la distribucin prctica, adaptacin y aplicacin de los medios disponibles para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y vendedores. En contraposicin a una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes.
35 Trabajo Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una persona natural ejecuta permanente y conscientemente para s o al servicio de otra.
Ventaja Competitiva En marketing y direccin estratgica, la ventaja comparativa es una ventaja que una compaa tiene respecto a otras compaas competidoras. Caracterstica nica de una empresa o producto que la hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores obtenida por ofrecer precios ms bajos a los consumidores por proporcionarles a estos ms beneficios que justifiquen precios ms altos.
Cdigo de comercio Un cdigo de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles.
7.3. MARCO LEGAL
Para las ferreteras son aplicables los principios de la Constitucin Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en las convocatorias, as mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantas y de los artculos del Cdigo de Comercio.
Las Ferreteras deben ajustarse a las siguientes normas para la presentacin de licitaciones: 36 1. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 2. Normas pertinentes del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil, en lo no previsto por las disposiciones anteriores. 3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones. 4. Las dems disposiciones que por el objeto y la naturaleza del contrato le sean aplicables. 5. Las propuestas que se presenten. 6. Los dems documentos que se produzcan durante el proceso de seleccin.
CDIGO DE COMERCIO CAPITULO II. DEBERES DE LOS COMERCIANTES ARTICULO 19. Es obligacin de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y 6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
37 7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZN DE SU NOMBRE
Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores Jos Bertulio Prez Gmez y Hernando Fras. HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y venta de material para construccin (Hierro, PVC, Eternit, Cemento, Lminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)
HISTORIA La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA), con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuanta, en las instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 N 34-34 de la ciudad de Pereira (Risaralda), siendo el seor Bertulio el Gerente y acompaado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde ese mismo ao la empresa se preocup por invertir en infraestructura y equipos para brindar mayor satisfaccin a sus clientes. Para el primer ao y dada las necesidades detectadas por los socios debido a la creciente demanda generada por la expansin del mercado 38 a otras regiones del pas, se procedi a sistematizar la empresa y a vincular nuevo personal; dos aos despus se compraron dos camiones para mejorar el servicio de entrega de la mercanca hacindola ms eficiente.
En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquiri un lote ubicado en la calle 9 N 7A-60 La Badea, Dosquebradas (Risaralda) donde se inici la construccin de la bodega, que en el ao 1997 pas a ser la sede principal de la empresa. All se coloc un puente gra que permiti mayor eficiencia en el almacenamiento y despacho de la mercanca, y se ampli el espacio de las oficinas para el personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.
LA SUCURSAL DE BOGOT Debido a la creciente demanda se detect la necesidad de abrir un nuevo punto de venta, razn por la cual se opt por la ciudad de Bogot, ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo industrial, gran infraestructura, estratgica posicin geogrfica, y por la conveniencia de los socios ya que uno de ellos resida en esa ciudad, as se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogot el 11 de febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento. En el ao 2000 se efectu la inversin en tecnologa representada en la compra de un carro montacargas, una mquina enderezadora de chipa, 39 un circuito cerrado de televisin, a fin de incrementar la eficiencia y seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI Para el ao 2002, el 9 de octubre, se constituy la sucursal de Cali. Por iniciativa y visin del gerente Jos Bertulio, su conocimiento de la ciudad, la ayuda de un amigo, y la informacin suministrada sobre al posibilidad de acceder a ese mercado se decidi establecer una sucursal en esa ciudad. Inicialmente se ubic en una zona industrial, all funcion por casi dos aos, pero era una bodega pequea y arrendada por lo que se generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedi a la compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicacin. Las actividades se iniciaron en la bodega y con un puente gra. Para el ao 2006 se efectu la compra y adquisicin de dos puente gra y la importacin de una mquina para figurar el hierro. Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 aos). En estos momentos la sucursal de Cali es la ms tecnificada y la administracin est a cargo del seor Hernando Fras.
40 CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOT Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y descargue de la mercanca y la poca flexibilidad que este local ofreca, la sucursal de Bogot fue trasladada a una bodega localizada en el sector de Fontibn donde igualmente se paga renta, este cambio ha repercutido notablemente en el ndice de ventas que reporta la sucursal tendiendo a la baja. Se realiz la compra de un terreno en el mismo sector pero an no se inicia la construccin de las instalaciones. ALGO MS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA. Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital humano est conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres. EN LA ACTUALIDAD Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento a nivel nacional en la comercializacin de material para la construccin, adems posee el capital econmico y humano que permite ofrecer a sus clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor atencin, asesora, respaldo tcnico y eficiencia en las entregas. El recurso humano con el que cuenta la empresa est conformado por 111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las reas administrativa, comercial y operativa. En este momento la empresa realiza las importaciones de material relacionado principalmente con hierro a travs de sucursal de Bogot. 41 Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de Cali es la que est reportando mayores ventas al da de hoy.
CARGOS: Gerente. Subgerente. Director comercial Director de cartera. Auxiliar Contable. Nmina. Auxiliar General. Secretaria. Auxiliar de inventario. Cajera. Mensajero (Cobrador). Asesor Comercial. Jefe de bodega. Auxiliar de bodega. Conductor. Servicios Generales.
INFORMACIN ESTADSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA
FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor nmero de trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso humano. Se muestra un nmero similar para los colaboradores de la ciudad de Pereira y Bogot. # EMPLEADOS DE LA EMPRESA CALI ; 42; 37% PEREIRA ; 35; 32% BOGOT ; 34; 31% PEREIRA BOGOT CALI 43 FIGURA 7: EMPLEADOS POR GNERO
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa, mientras que el restante 74% est conformado por hombres, esto debido a que la mayora de actividades son desarrolladas en el rea de bodegas donde se requiere de fuerza fsica y existen mayores riesgos. Las mujeres realizan labores relacionadas con la administracin y ventas.
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
El mayor nmero de empleados de gnero masculino se encuentra situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor nmero de mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11. El menor nmero de colaboradoras mujeres se sita en Bogot, 8, y el menor nmero de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24. 24 11 26 8 32 10 0 5 10 15 20 25 30 35 #
P E R S O N A S PEREIRA BOGOT CALI CIUDAD EMPLEADOS POR SUCURSAL HOMBRES MUJERES 45
ADMINISTRATIVA COMERCIAL OPERATIVA FIGURA 9: REAS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
A pesar de que se cuenta y se conoce la informacin de los cargos desarrollados al interior de la organizacin, hasta el momento no se haba realizado una caracterizacin de las reas que conforman la misma.
ADMINISTRATIVA: Gerente Subgerente Director Comercial Auxiliar Contable Auxiliar de Nmina
COMERCIAL: Director de Cartera Asesor Comercial Cajera (o) Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador OPERATIVA: Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales 46 FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR REA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao El 55 % de los empleados de la organizacin se concentra en el rea operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el rea administrativa. La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor nmero de colaboradores en el rea Administrativa, 26 personas, presentando casi el doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para adelantar las labores administrativas.
6 13 14 6 9 18 4 10 26 0 5 10 15 20 25 30 #
E M P L E A D O S PEREIRA BOGOT CALI CIUDAD EMPLEADOS POR REAS ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS EMPLEADOS POR REA ADMINISTRATIVOS; 16; 15% VENTAS ; 32; 30% OPERATIVOS; 58; 55% ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS 47 FIGURA 12: RELACIN ENTRE LAS REAS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
El flujo de la informacin y la comunicacin entre las diferentes reas de la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la interaccin y participacin de los colaboradores en los procesos desarrollados tanto en su rea de trabajo como en aquella donde se maneja la informacin suministrada.
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN Los mtodos utilizados en la presente investigacin son los siguientes: Deductivo: la primera parte de la investigacin requiere un diagnstico del actual estado de la empresa y los trabajos adelantados hacia la elaboracin del manual de funciones.
Inductivo: de acuerdo a la percepcin y observaciones encontradas en la etapa de diagnstico, se plantean aportes y mejoras.
Sinttico: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se estructura una adecuada Planeacin Estratgica y Manual de Funciones y Procedimiento.
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN
Recopilacin de la informacin: conocimiento de la organizacin, su conformacin, las actividades desarrolladas y obtencin de la informacin requerida.
Diagnstico: establecer el estado actual de la empresa y los trabajos adelantados en la elaboracin del manual de funciones. 49
Anlisis de la informacin obtenida: se identificarn las falencias y fortalezas de la compaa.
Propuestas: de acuerdo al diagnstico realizado se propone el mejoramiento y la implementacin de un sistema adecuado en lo pertinente planeacin estratgica y manual de funciones y procedimientos a fin de que ste se adapte a los requerimientos de la organizacin.
Informe: presentacin del informe final con las mejoras propuestas.
Elaboracin del manual de funciones y procedimientos donde se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de los cargos. Proceso de sensibilizacin y socializacin del trabajo adelantado en la organizacin.
8.3. POBLACIN Y MUESTRA
La poblacin seleccionada posee unas caractersticas propias las cuales van a determinar el objeto de estudio. La poblacin son los integrantes de la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total de 36 personas.
50 8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS
CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIN PROCESO VARIABLE RESULTADO GERENCIAL
Misin Visin Organigrama
Diseo de la misin, visin, organigrama para mejorar el direccionamiento de la compaa MISIONAL Compra y venta de productos
Comercializacin de los productos APOYO
Financiero
Recurso humano
Salud ocupacional
Comunicacin
Ambiente de trabajo Contar con colaboradores motivados y comprometidos en el desarrollo de las actividades
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
51 9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO VARIABLES ESTADO DIRECCIONAMIENTO Es deficiente en cuanto al desconocimiento de los factores administrativos e importancia del papel a desempear por cada uno de los colaboradores MISIN No se encuentra diseada VISIN No se encuentra diseada ORGANIGRAMA Aunque existe diferenciacin de los cargos e informacin, no se cuenta con este, algunos de los colaboradores desconocen cual es su jefe inmediato RECURSO HUMANO No se cuenta con un rea o persona que desarrolle las actividades necesarias para brindar apoyo en el manejo del personal SALUD OCUPACIONAL No se est implementando el programa de salud ocupacional FINANCIERA Buena relacin y conocimiento de los proveedores y manejo de cartera COMUNICACIN Se presentan falencias lo que ocasiona el surgimiento de conflictos MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO Se vislumbra un clima tensionante, estresante y sin ninguna motivacin, lo que limita a los colaboradores a cumplir sus funciones o tareas encomendadas Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao 52 9.1. DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA 9.1.1.1. MISIN Y VISI MISIN La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la comercializacin de materiales para la construccin y enfoca sus directrices hacia la satisfaccin de sus clientes, ofreciendo productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesora, respaldo tcnico y acompaamiento en los proyectos emprendidos. Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano capacitado, comprometido con los procesos necesarios para alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir con el desarrollo y mejoramiento de la nacin.
VISIN Para el ao 2010 HIERROS HB S.A propender por la consolidacin de su posicionamiento a nivel nacional como una de las mejores empresas en el mercado de materiales para la construccin, destacndose por sus estndares de calidad, alto nivel de satisfaccin de sus clientes, tanto internos como externos, y compromiso con el desarrollo arquitectnico, social y econmico de las diferentes regiones. 53
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la construccin a travs de la actualizacin en forma permanente de los procesos y la infraestructura tecnolgica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda del mercado.
Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a travs de la productividad, y la administracin de los recursos econmicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
Gestin tecnolgica. Conocimiento de las alternativas tecnolgicas que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas en la empresa y capacitacin del equipo humano.
Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de las condiciones sociales y econmicas del pas siendo una fuente generadora de empleo.
Calidad. Satisfaccin de los requerimientos del cliente a travs de la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la asesora tcnica calificada, altos estndares de calidad y acompaamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano integrante de la compaa.
54 9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Los Principios Corporativos son el marco de actuacin tica de la organizacin y la base de la cultura institucional, entendida sta como el conjunto de valores que inspiran y guan su vida cotidiana, adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratgico. Por tanto, la gestin de la organizacin se soportar en los siguientes Valores: Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los principios centrales en el actuar organizacional y deben ser aplicados, sin excepcin, por todos los miembros de la organizacin.
Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la organizacin ser crear una cultura de servicio a sus clientes tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y expectativas y ofreciendo asesoras pertinentes para sus requerimientos. Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia se combinen para asegurar una entidad altamente productiva, con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la organizacin y la sociedad.
55
Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la informacin ser una de las principales responsabilidades en todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral y creando as las condiciones necesarias para desarrollar y asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje continuo en la articulacin de los talentos, las oportunidades, el entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la obsesin institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de los miembros de la organizacin.
Creatividad e Innovacin: La organizacin tiene que desarrollar su actuar en un entorno que facilite la creacin y la innovacin como el nico medio posible para anticipar las demandas de una sociedad en proceso de cambio cada da ms acelerado. El uso intensivo de la tecnologa para la modernizacin y virtualizacin de los ambientes y espacios para la gestin, ser un vehculo para estimular la Creatividad y la Innovacin. 56
Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben: Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por la empresa.
Ejecutar de manera comprometida y con disposicin las funciones del cargo para el cual fue contratado.
Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, colaborativo y motivador.
Generar espacios de comunicacin y difusin de las actividades encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales y la mejora del clima organizacional.
Brindar la mejor atencin a los clientes, asegurando a los existentes y posibilitando la adhesin de nuevos compradores.
Cuidar y conservar en buen estado los implementos y elementos de trabajo suministrados por la empresa.
Seguir los conductos regulares para la presentacin de observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno como externo.
Buscar a la menor brevedad posible solucin a las situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias, propias de la compaa.
Utilizar los implementos de proteccin establecidos para que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
Comprometerse con el mejoramiento continuo de la empresa y las actividades que adelanta.
Facilitar y acompaar a los nuevos colaboradores con la familiarizacin de las actividades a ejecutar.
Manifestar, comunicar o exponer estrategias que contribuyan al mejoramiento y conservacin de un buen ambiente de trabajo.
Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y visitantes de la compaa. 9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO 57
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN
INFRAESTRUCTURA FSICA
La empresa cuenta con una infraestructura fsica propia para la ejecucin de las actividades inherentes a la comercializacin de productos, contando con reas para oficinas y bodegas. Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre s donde se almacena diferente tipo de productos. La distribucin fsica de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4) reas: Comercial. En ella se ubican: Subgerencia. Direccin Comercial. Direccin Cartera. Caja. Ventas.
Es un saln grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12) que desempean los cargos antes mencionados. Inventario. Saln ubicado sobre parte del rea de ventas, donde adems se encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario. Administracin. Compuesta por la oficina de Gerencia, el rea de Contabilidad (saln dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetera (cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nmina, Practicantes y personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el rea de ventas y entrada a la bodega 1.
58 Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1: Tubera, pintura, puntilla, platinara, varilla grafilada, productos SIKA, perfilara liviana, malla gallinero (pollo). Bodega 2: Varillas, ngulos, lminas, malla electrosoldada, perlines. Bodega 3: PVC (tubera y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de asbesto y de yeso.
Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la entrada de la Bodega 1.
Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de empleados, visitantes y vehculos de la empresa. 59 REAS FSICAS FIGURA 13: DISTRIBUCIN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
G: GERENCIA S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE V: VENTAS AN: NMINA C: CAJA A: AUDITORIA 1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA 2: DIR. CARTERA D: DESPACHO B: BAO
B
B CO
G
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao BODEGA 1 V V V V S 1
V C 2 V D
AC BODEGA 1
A SALA DE JUNTAS SALA DE ESPERA INVENTARIO CONTABILIDAD C O M E R AN A A
B 61 INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS. Las principales mquinas y herramientas que utiliza la empresa para el desarrollo de su actividad son:
EQUIPO DE OFICINA: COMPUTADORES: 13 Gerente, Subgerente, Nmina, Auxiliar Contable, Auxiliar General, Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera, Caja, Vendedores (2), Auditoria. IMPRESORAS: 9 Auxiliar Contable, Nmina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de Inventario (2), Ventas (1 para facturacin de ventas de contado), Caja (caja y ventas de Crdito) compartida con Director de Cartera, este ltimo posee otra ms. MQUINA DE ESCRIBIR ELCTRICA: 1 Secretaria
TELFONOS: 19
Todos los empleados del rea administrativa y ventas cuentan con una extensin telefnica. FAX: 2 rea contable (1), ventas (1). CELULARES: 4 rea contable (2), ventas (2). FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el rea contable.
62 EQUIPO DE SEGURIDAD: Circuito cerrado de televisin con visor y cuatro (4) cmaras. CAJA FUERTE: 2
MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA: BODEGA: bscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas, barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates, cortafro, tijeras, calibrador, pulidora.
CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).
El flujo de la informacin entre los diferentes departamentos se realiza a travs de comunicacin telefnica, traslado o movilizacin del personal de un rea a otra. Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se debe contar con la capacitacin adecuada de manejo y lo ms importante el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso de estos. PUENTE GRA. Esta mquina es de gran ayuda en la manipulacin de la mercanca ya que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue y descargue de los productos sea mucho ms rpido evitando al Auxiliar efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaucin con su manejo. Es una mquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega donde se encuentra instalada. 63 MONTACARGAS. Sirve de apoyo y complemento al puente gra y al personal, se utiliza en el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y movilizacin entre una bodega y otra.
HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO. La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sbados a horas de 8 a.m. a 12 a.m.
Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.
VAS DE COMUNICACIN Y ACCESIBILIDAD. Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vas de comunicacin por su ubicacin sobre la va de la badea (variante Turn La Popa).
64 9.1.3. ORGANIGRAMA FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao JUNTA DIRECTIVA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS GERENTE SECRETARIA REVISOR(A) FISCAL DEPARTAMENTO CONTABLE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR NMINA DEPARTAMENTO COMERCIAL SERVICIO GENERAL SUBGERENTE DIRECTOR COMERCIAL DIRECTOR CARTERA COBRADOR (MENSAJERO) ASESOR COMERCIAL CAJA
AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA AUXILIAR BODEGA CONDUCTOR SERVICIOS VARIOS AUXILIAR GENERAL 65 Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organizacin y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la estructuracin del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la empresa la claridad en cuanto a la composicin de la misma, por lo que se procedi a utilizar la informacin recopilada para el diseo de la estructura organizacional al momento de iniciar la prctica empresarial.
66
ADMINISTRATIVA COMERCIAL OPERATIVA FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones: administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las actividades desarrolladas.
67 CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
Para la no afectacin en gran proporcin del modelo hasta ahora adelantado por la organizacin, donde se encuentran incluidas las funciones financieras y contables dentro de la administracin, se sugieren los siguientes cambios para dar un poco ms de estructuracin a las diversas reas: Situar al Director Comercial en el rea comercial y no en la parte administrativa. Director de Cartera y Cajera en el rea administrativa y no en la comercial, debido a que son cargos de gran responsabilidad e importancia y la informacin que manejan va dirigida a la administracin principalmente.
ADMINISTRATIVA: Gerente Subgerente Auxiliar Contable Auxiliar de Nmina Director de Cartera Cajera (o) Secretaria
COMERCIAL: Director Comercial Asesor Comercial Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador OPERATIVA: Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales 68
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)
JUNTA DIRECTIVA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS GERENTE SECRETARIA REVISOR(A) FISCAL DEPARTAMENTO CONTABLE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR NMINA DEPARTAMENTO LOGSTICA DEPARTAMENTO COMERCIAL SERVICIO GENERAL DIRECTOR CARTERA DIRECTOR COMERCIAL COBRADOR (MENSAJERO) ASESOR COMERCIAL CAJA
AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA SUBGERENTE DIRECTOR LOGSTICO AUXILIAR GENERAL CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA SERVICIOS VARIOS 69
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
JUNTA DIRECTIVA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS GERENTE SECRETARIA AUDITORA DEPARTAMENTO CONTABLE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR NMINA DEPARTAMENTO COMERCIAL SERVICIO GENERAL DIRECTOR CARTERA DIRECTOR COMERCIAL COBRADOR (MENSAJERO) ASESOR COMERCIAL CAJA
AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA SUBGERENTE DIRECTOR LOGSTICO AUXILIAR GENERAL CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA SERVICIOS VARIOS 70 ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1): En este diseo se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del departamento comercial y haga parte de la administracin como debe ser, para colaborar con el manejo integral de la organizacin; el cargo de Director de Cartera gue y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales, Cajera, Auxiliares de Inventario; la creacin de un departamento de Logstica desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2): En este diseo se propone a diferencia del anterior que el departamento comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de Cartera, Comercial y Logstico para lograr una mayor interaccin entre estos y garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino tambin para los clientes tanto internos como externos. 71 9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9.2.1. MAPA DE PROCESOS CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS
GERENCIALES
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA Direccionamiento de la compaa. Planteamiento de estrategias. Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas. Interaccin con proveedores. Autorizacin de documentos y acciones a implementar. Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GESTIN DEL RECURSO HUMANO. Seleccin de personal. Contratacin. Liquidacin contrato. Programacin de vacaciones. Capacitacin tcnica. Cuadros de reemplazo (informal). Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
72
MISIONALES
VENTAS Programacin de visita al cliente. Atencin de mostrador o visita al cliente. Consulta de disponibilidad de productos. Asesora tcnica. Cotizacin de productos para clientes. Seguimiento de las cotizaciones. Orden de Pedido. Facturacin. Remisin de mercanca. Seguimiento del pedido.
COMPRAS Determinar productos a comprar. Seleccin proveedor. Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA. Establecimiento de precio de venta de los productos Cambio de precio. Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS. Generacin informe de ventas. Revisin estadsticas de ventas. Fijacin meta de ventas. Seguimiento meta de ventas. 73 COMUNICACIN CON PROVEEDORES. Conocimiento de productos. Asesora y capacitacin equipo de ventas. Tramitacin de asesora muy especializada para clientes. 74
APOYO
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCA. Recepcin de facturas o remisiones. Descargue, ingreso y almacenamiento. Reporte y verificacin de los productos recibidos. Sistematizacin ingreso de mercanca. Revisin ingreso de mercanca al sistema. Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA. Programacin del cargue de los vehculos y ruta de entrega. Recepcin facturas o remisiones. Planeacin del cargue y distribucin de los productos en los vehculos. Alistar mercanca a despachar. Cargue de mercanca al vehculo. Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los vehculos. Transporte de mercanca. Descargar mercanca. Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS Gestin de devolucin de mercanca
75
GESTIN CONTABLE. Consulta de saldo en bancos. Registro de consignaciones. Cuadre y revisin de la caja. Registro de reembolso de caja menor. Conciliacin bancaria. Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisin de la cartera de la empresa. Cancelacin de anticipos de clientes. Manejo de informacin contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario. Documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO Generacin de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro. Recaudo. Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente. Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA Cuadre de caja. Manejo del dinero en caja. Administrar la caja menor. 76
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos. Recepcin pago del cliente.
NMINA. Liquidacin de nmina. Pago de nmina. Pago parafiscales. Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las prestaciones contempladas por la ley. Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO. Solicitar y recibir documentacin. Estudio de crdito. Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO. Elaboracin y entrega de notas. Codificacin de productos. Inventario fsico de los productos de bodega. Facturacin de remisiones. Traslado de mercanca. Liquidacin de fletes.
77
APOYO
MENSAJERA. Pagos y consignaciones en bancos. Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes. Solicitar y entregar documentacin en entidades. Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL. Dotacin de elementos de proteccin personal. Dotacin de uniformes. Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la empresa. Accidente de trabajo
GESTIN DEL RECURSO HUMANO. Seleccin de personal. Afiliaciones y contrato de trabajo. Induccin. Asesora y capacitacin equipo de ventas. Liquidacin contrato de trabajo. Vacaciones.
78
En el Mapa de procesos se hace la diferenciacin de los procesos desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los procesos misionales se enfocan hacia la comercializacin de los productos, pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar el xito de los mismos, claro est sin dejar de lado las actividades administrativas que direccionan, plantean y disean las estrategias a seguir para el logro de los objetivos.
MANEJO DE ARCHIVO. Archivo de documentos. Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES. Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera. Servicio de cafetera. Aseo reas de oficinas. Oficios varios.
79 9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Recibir informacin de los stocks de mercanca Determinar la rotacin de los productos Consultar la informacin de las ventas efectuadas NO INICIO Revisar o chequear la informacin Calcular las cantidades existentes de cada producto Producto de alta rotacin? SI Redefinir punto de reorden Consultar punto de reorden 1 80
Los dems diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A Establecer cantidad a comprar Compra el producto? SI FIN Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden NO Esperar alcanzar punto de reorden 1 81
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le empresa. 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin. Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los costos de compras. Verificacin de precio de negociacin con proveedor. Proveedores certificados. Revisin de las facturas y mercanca comprada.
82 DESCRIPCIN DEL PROCESO COMPRA Cdigo: N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente 2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente 3 Pedido de mercanca a proveedores Administrativa Subgerente
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HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de los productos que realmente se estn agotando y que debido a su rotacin deben ser adquiridos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de productos a comprar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca existente. PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a comprar. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS: Informacin de stocks de mercanca desactualizado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin de los stocks de mercanca Subgerente Administrativa
X 2 Consultar informacin de las ventas efectuadas Subgerente Administrativa X 3 Revisar o chequear la informacin Subgerente Administrativa X 4 Calcular las cantidades existentes de cada producto Subgerente Administrativa X 5 Determinar la rotacin de los productos Subgerente Administrativa X 6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X 7 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Subgerente Administrativa X 8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa
X 85 9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Gerente rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Desempearse como representante legal de la empresa. 2. Direccionar y administrar la compaa. 3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y polticas generales y particulares para todas y cada una de las reas de la empresa. 4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. 5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. 6. Aprobar y realizar la contratacin de personal. 7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. 8. Determinar el orden de pago a proveedores. 9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 10. Tomar decisiones. 11. Implementar las polticas de la empresa. 12. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin estratgica. 13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compaa. 15. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa. 16. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. 17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa. 18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita 86 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Gerente rea: Administrativa Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en Economa, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo dos aos de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
El manual completo se muestra en el ANEXO C 87 9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluacin del desempeo, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la compaa propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.
PERSONALES.
Aptitud ante las reglas. Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas establecidas.
Aptitud frente al cambio. Reaccin ante cambios eventuales en diversos campos y afectacin de estos sobre el comportamiento y las labores a desempear.
Autocontrol y estabilidad emocional. Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales a las que se encuentra expuesto.
Honestidad e integridad. Evaluacin de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las que se enfrenta.
Motivacin. Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades encomendadas.
Orientacin a los resultados. Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.
Reaccin ante problemas. Capacidad de proponer alternativas de solucin a los inconvenientes que se presenten.
88 Responsabilidad. Nivel de compromiso con las actividades que desempea. Compromiso con el desempeo de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
Capacidad de Aprendizaje. Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la informacin e instruccin.
Capacitacin. Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempear las funciones que se le imputen.
Creatividad. Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solucin a los inconvenientes a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
Solucin de problemas. Capacidad de rpida respuesta y planteamiento de alternativas de solucin a los problemas generados en el desarrollo de la labor.
Toma de decisiones. Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
89 INTERPERSONALES.
Atencin, trato y respeto hacia los dems. Forma como entabla relacin con otras personas; respeto tanto a la persona como a la labor desempeada.
Colaboracin. Relacin y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compaa.
Comunicacin escrita. Canales de comunicacin escrita utilizados para el direccionamiento de la informacin y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
Comunicacin oral. Manejo de las herramientas y mecanismos lingsticos que le permiten comunicacin con las dems personas. Capacidad de entablar dilogo, exponer sus ideas y escuchar la informacin que las dems personas le puedan aportar.
Liderazgo. Capacidad para direccionar las estrategias diseadas por el grupo de trabajo hacia el logro de los objetivos planteados.
Manejo de conflictos. Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
Relacin con compaeros. Tipo de relacin que maneja con los compaeros de trabajo Aporte y afectacin del ambiente de trabajo creado con sus compaeros.
Trabajo en equipo. Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la seleccin de la mejor opcin y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
90 ORGANIZACIONALES.
Control. Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempear y programacin de cada una de ellas.
Comportamiento. Conducta y caractersticas de las acciones y reacciones.
Cuidado y proteccin. Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad fsica y la de los elementos que manipula o utiliza.
Manejo de la informacin. Consideraciones sobre el flujo de la informacin y la responsabilidad para con la administracin de la misma.
Planteamiento de estrategias. Visin y estructuracin de caminos para el logro de los objetivos. Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
Resultados. Evaluacin del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
Medioambiente de trabajo. Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempea sus actividades.
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CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS CATEGORA COMPETENCIAS
PERSONALES
Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
92 FECHA: _____________________________ NOMBRE: ___________________________________ CARGO: ______________________ Evale el desempeo de acuerdo con la siguiente escala de valoracin, indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los indicadores de sus competencias laborales generales: Personales, Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales. Permanentemente (siempre) Habitualmente (casi siempre) Ocasionalmente (Rara vez) No Aplica (P) (H) (O) (NA)
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Aptitud ante las reglas Acepta y rige su comportamiento bajo las normas establecidas.
Ante la autoridad se muestra incmodo e indiferente. Corrige los comportamientos ante las observaciones realizadas.
Aptitud frente al cambio Identifica las condiciones cambiantes de su entorno. Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes para el cumplimiento de su labor
Modifica la propia conducta para obtener mejores resultados en entornos cambiantes.
Autocontrol y estabilidad emocional Sabe identificar sus propias fortalezas y limitaciones.
Controla impulsos y reacciones espontneas que puedan generar incomodidad o perjuicio.
Es asertivo, expresa sus pensamientos y sentimientos en el lugar y el momento precisos.
Honestidad e Integridad Demuestra un comportamiento honesto y claro en el desarrollo de sus actividades laborales y personales.
Cumple con las normas establecidas en la empresa. Acta segn sus convicciones y valores en correlacin con los de la organizacin.
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Motivacin Siente complacencia por las funciones que desempea.
Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro de sus metas.
Reconoce los logros alcanzados y contina enfocndose hacia el alcance de retos mayores.
Orientacin a los resultados Conoce con claridad sus funciones y sus responsabilidades.
Cumple satisfactoriamente con las actividades que llevan a los resultados propuestos.
Reaccin ante problemas Identifica y analiza los inconvenientes surgidos. Propone alternativas de solucin ante los inconvenientes presentados.
Espera indicaciones de las acciones a seguir.
Responsabilidad Asume las funciones de su cargo de manera comprometida.
Se compromete en la mejora continua de ejecucin de sus actividades.
Asume sus errores y las consecuencias de estos.
94 2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje Reconoce sus falencias cognitivas. Aprende, comprende y memoriza fcilmente la informacin suministrada.
Capta o asimila rpidamente la manera como debe desempear las funciones designadas.
Capacitacin Cuenta con la preparacin necesaria para cumplir con las actividades que se le asignen.
Se inquieta por conocer y aprender constantemente sobre temas desconocidos.
Muestra inters por actualizar los conocimientos previamente adquiridos.
Creatividad Conoce y genera mltiples formas de dar solucin a una necesidad o un problema.
Propone nuevas maneras de ver y de manejar las situaciones difciles.
Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.
Solucin de problemas Identifica fcilmente las causas de una situacin problemtica.
Analiza y propone alternativas para la solucin de los inconvenientes.
Muestra disponibilidad de participar activamente en la solucin de los problemas.
Toma de decisiones Identifica claramente las alternativas y consecuencias de una decisin.
Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a las que se enfrenta.
Entrega respuestas e implementa acciones ptimas en el momento oportuno.
95 3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los dems. Brinda a las personas con las que se relaciona la atencin, trato y respeto adecuado.
Respeta tanto a la persona como la actividad que esta realiza.
Ofrece la mejor atencin a clientes y visitantes.
Colaboracin Respalda las actividades desarrolladas por sus compaeros.
Apoya y participa en la capacitacin de los nuevos integrantes de la empresa.
Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le consulte.
Comunicacin Escrita Conoce diferentes maneras de producir formas escritas de comunicacin.
Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y ortografa.
Utiliza canales de comunicacin escrita dentro de la empresa.
Comunicacin Oral Recibe y expone informacin verbal de manera coherente y eficaz.
Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en discursos verbales lo que le facilita darse a entender.
Maneja un amplio vocabulario y lxico.
Liderazgo Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo.
Coordina y organiza los miembros de un grupo de trabajo para lograr el mejor desempeo.
Denota inters en el potencial del grupo hacia su mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.
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Manejo de conflictos Identifica objetivamente las causas y efectos de cada situacin conflictiva.
Cumple un papel mediador y negociador que busca la mejor solucin para las partes.
Enfrenta con asertividad las situaciones difciles en la convivencia laboral, social y comunitaria.
Relacin con los compaeros Participa activamente en la creacin de un clima de organizacional fundamentado en el compaerismo, respeto y colaboracin.
Acepta a sus compaeros con cualidades, defectos y forma de ser.
Evita el surgimiento de conflictos con los dems integrantes de la empresa.
Trabajo en equipo Conoce las dinmicas de interaccin de su grupo de trabajo.
Sincroniza su trabajo con el de sus compaeros para obtener los mejores beneficios.
Reconoce la repercusin de sus acciones en las acciones de sus compaeros de trabajo.
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4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Control Lleva control sobre las actividades y resultados a obtener.
Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la ejecucin de las dems actividades.
Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro del tiempo fijado.
Comportamiento Sigue la normatividad contemplada en el reglamento interno de trabajo.
Cumple con las normas y valores de la organizacin. Propende porque sus acciones no afecten su labor ni la de sus compaeros negativamente.
Cuidado y proteccin Utiliza los implementos y elementos de proteccin entregados por la empresa.
Es cauteloso en el desempeo de su labor para evitar accidentes y prdida de los productos.
Muestra precaucin en la manipulacin de la mercanca.
Manejo de informacin Recibe y direcciona la informacin de manera productiva y funcional.
Administra de manera cautelosa, responsable y organizada la informacin a la que tiene acceso.
Realiza las acciones necesarias para mantener actualizada la informacin a su cargo.
Planteamiento de estrategias Identifica en todas las actividades de la empresa oportunidades de mejoramiento e innovacin.
Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer y la manera de lograrlo.
Establece las acciones para llevar a cabo el logro de los objetivos organizacionales.
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Resultados Conoce con claridad sus funciones y responsabilidades.
Determina e implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados esperados y superar las situaciones adversas.
Cumple a cabalidad con las funciones para las cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.
Medioambiente de trabajo Cuenta con las condiciones medioambientales que garanticen el desempeo del cargo en ptimas circunstancias.
Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de limpieza y orden.
Participa de las actividades encaminadas al mejoramiento ecolgico y funcional del ambiente de trabajo.
OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________________________ NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________
FIRMA Y SELLO: ____________________________________
99 TCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
Son llamadas tcnicas activas, pues en ellas la persona crea la situacin, la desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las tcnicas que se utilizan para verificar o medir competencias son:
Entrevista: permite a travs de la interaccin real con la persona determinar la capacidad de escucha, comunicacin, actitudes y reacciones.
Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se pregunta a la persona la manera como tratara o afrontara las diferentes situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la forma de trabajar, el nivel de planificacin, organizacin y gestin del tiempo, entre otros.
Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre s y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores. Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo, Argumentacin, Sensibilidad, Inteligencia Prctica, Capacidad de Escucha.
Presentaciones: est tcnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas competencias muy especficas.
Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa informacin para resolver un problema. El avaluador solamente contestar preguntas 100 suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad de sntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.
Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabacin oral o un vdeo, evalundose su capacidad de asimilacin y escucha por medio de preguntas que formular el evaluador, valorando el grado de exactitud de la informacin.
Otras tcnicas: tambin se utilizan en la evaluacin por competencias los Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoracin de Rendimientos, Tcnicas Proyectivas, entre otros.
101 10. CONCLUSIONES
La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos aos en el mercado de materiales para la construccin. Al ahondar en su historia se conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la informacin pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con la presencia de tres sucursales en el pas, ubicadas en las ciudades de Pereira, Cali y Bogot. En el momento se estn adelantando gestiones para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medelln.
No establecimiento de planeacin estratgica: misin, visin, objetivos institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseo de los tems antes mencionados debido a la importancia de estos para la identificacin y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.
El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los cargos, jerarquas y conocer el direccionamiento del flujo de la informacin. Para dar solucin a este faltante, se elabor un Organigrama Actual con la informacin obtenida y suministrada por los colaboradores de la empresa, de igual manera se disearon dos Organigramas propuestos, los cuales fueron puestos a consideracin de las directivas de la compaa.
Se desarrollaron actividades de sensibilizacin y socializacin de los objetivos organizacionales y planeacin estratgica, debido a la gran importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los 102 integrantes de la compaa. Para ello se formaron grupos que permitieran una mejor interaccin, entrega y comprensin de la informacin, programacin y divulgacin de las actividades, y utilizacin de medios audiovisuales y fsicos.
Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no fueron contratados. El anlisis de los cargos existentes permite conocer las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una redistribucin de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en la organizacin.
La descripcin detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organizacin facilita la estandarizacin de las mismas, al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a cabo se puede lograr la optimizacin de los resultados.
El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta gua necesaria para la administracin del talento humano vinculado a las empresas puesto que contiene la descripcin ordenada y estndar de las diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados al interior de la organizacin. Adicionalmente es de gran importancia en los procesos de seleccin de personal y entrenamiento de los nuevos colaboradores de la compaa.
Prevalencia del modelo autocrtico: quien tiene el poder impone sus ideas y da las rdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y falta de delegacin de autoridad y autonoma que permita y facilite la toma de decisiones. 103
Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por todos los empleados de la compaa.
Falta del programa de salud ocupacional: se realiz una aproximacin pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en trminos de seguridad tanto para los empleados como para la mercanca que se maneja y los vehculos.
Falta de proceso de seleccin de personal, programacin de capacitaciones, etc.
Desconocimiento de temas logsticos, almacenamiento y productos por parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en la programacin de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la perdida de estos ltimos.
Empleados con funciones similares: Jefe de Bodega y su asistente, este ltimo es quien en realidad ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es ms aceptado entre los Auxiliares. Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan hacia el rea comercial. El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un alto nivel de estrs y desmotivacin entre los empleados de las diferentes reas, presentndose mayores conflictos en la relacin entre Jefe de Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una actitud y la instauracin del tipo de mando o modelo autocrtico ya que las disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la empresa. 104
No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solucin a los inconvenientes presentados, esto adems se debe a la falta de caminos o mecanismos que permitan la comunicacin entre los diferentes componentes de la organizacin.
El factor motivacin del empleado no aparece, todo redunda y solo se enfoca haca la generacin de utilidades y productividad. La preocupacin por la persona no prima, al parecer hoy en da podemos encontrar, aunque sea difcil de creer y de acuerdo a los cambios de los ltimos tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compaas que consideran a su fuerza de trabajo como mquinas que deben rendir y cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carcter humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino de una sociedad mejor.
Prevalencia del inters por los resultados en trminos monetarios (utilidades) y no preocupacin por el diseo de los medios o estrategias para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan haca la generacin de utilidades buscando solo el beneficio de la empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecucin de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus colaboradores que conllevara a la obtencin de mejores resultados.
A pesar que la empresa ha crecido en los ltimos aos y que cuenta con estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apata ante el cambio por parte de los directivos no ha permitido un avance ms importante y un nivel de competitividad mejor.
105 No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa, pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptacin de las ideas o proyectos innovadores diseados por los colaboradores, a pesar de que son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda as, desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y que redundaran en el bienestar general.
Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formacin o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.
106 11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
El servicio de contestador automtico permite que se de una atencin ms rpida y precisa a la persona que se est comunicando, disminuyendo el tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y disminuya el ruido generado por el timbre del telfono.
DISEO Y DISTRIBUCIN DE PUESTOS DE TRABAJO.
Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con ms privacidad debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso de todo el personal principalmente el rea comercial: ventas, subgerencia, direccin comercial, direccin de cartera y caja.
La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al igual que con una registradora que facilite la manipulacin del dinero.
Desarrollar un diseo para los puestos de trabajo que permita su fcil comunicacin con los dems reas.
107 SALUD OCUPACIONAL.
Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.
Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboracin de las entidades de salud en la programacin de actividades que permitan mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores de la empresa.
COMUNICACIN.
Suministrar a todos los integrantes de la compaa las directrices o camino a seguir para que la comunicacin sea efectiva.
Fortalecer la comunicacin para brindar rpida solucin a los inconvenientes que tengan lugar en el desempeo de las tareas.
Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o pasos a seguir ante el trmite interno de diversas acciones, consulta y/o manejo de la informacin.
108 RECURSO HUMANO.
Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de personal.
Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a travs de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos organizacionales.
Disear e implementar un proceso de seleccin de personal que permita identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la empresa.
Actualizacin constante en temas referentes al manejo del recurso humano.
Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la compaa a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia que representa para la compaa.
Adelantar procesos de sensibilizacin y sociabilizacin de los objetivos empresariales a todos los integrantes de la compaa.
Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan cmodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.
Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa. 109
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones en l contenidas.
Realizar una revisin y actualizacin del reglamento.
Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicacin de la normatividad cuando los eventos as lo requieran.
LOGSTICA.
Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la experiencia para hacer nfasis en la coordinacin logstica de las actividades relacionadas con despacho, bodega y envo de mercanca a los clientes.
Programar la capacitacin del personal existente en temas logsticos.
Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos en bodega y las zonas determinadas para la movilizacin y circulacin de productos y personal.
Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de inconvenientes.
110
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
Prestar mayor atencin a los empleados cuando reporten las fallas.
Programar mantenimientos preventivos de los vehculos, maquinaria y equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un dao mayor que afecte no solo la distribucin de los productos sino las finanzas de la compaa.
Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que estn directamente relacionadas con las actividades operativas.
PROGRAMACIN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE BODEGA.
Concertar, consultar o solicitar con antelacin la colaboracin de los Auxiliares en ejecucin de actividades que deben desarrollarse en horas extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar la programacin de las mismas.
111 CRDITO A CLIENTES.
Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentacin requerida para realizar el estudio de crdito.
Ante la solicitud de ampliacin de cupo de crdito para los clientes existentes se hace indispensable conocer la situacin financiera actual de la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para la compaa.
Solicitar RUT (Registro nico Tributario) a los clientes.
EVALUACIN DEL DESEMPEO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES). Disear e implementar la evaluacin de desempeo para analizar las competencias empresariales de los integrantes de la organizacin.
Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas reas por cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar las falencias y/o fallas y as poder disear estrategias dirigidas a la correccin o minimizacin de las mismas.
Determinar las necesidades de capacitacin en temas inherentes al cargo, actualizacin de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento de las capacidades de los colaboradores.
112 ALGUNAS MS
Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de sus integrantes.
Otorgar a las personas la autonoma y autoridad inherente para el desarrollo de su cargo, pero controlando que esta ltima no sea excedida.
Programar y brindar espacios para las capacitaciones.
Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de alimentacin, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.
Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al logro de los objetivos organizacionales de un manera ms eficiente. Desarrollar un rea logstica desde donde se coordinen las actividades inherentes a la distribucin, ingreso, almacenamiento y salida de la mercanca.
Fomentar polticas de dialogo y manejo de estrs.
Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es necesario realizar ajustes o modificaciones.
113 Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la informacin concerniente a la misin, visin, polticas, organigrama y reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor sentido de pertenencia y compromiso.
Sealizar en las reas de bodega los espacios y pasillos para la movilizacin y circulacin de personal.
Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos organizacionales es el contar con la colaboracin, apoyo y compromiso de todos sus integrantes.
Evaluar el desempeo del cargo a partir de la identificacin de las competencias organizacionales es un factor que permite la retroalimentacin y el anlisis de la manera como los colaboradores estn enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el camino que para ello han tomado.
Las competencias organizacionales permiten evaluar adems caractersticas de la persona y determinar algunas condiciones o capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.
Desarrollar la planeacin estratgica para que sea posible visionar o establecer los mecanismos que conllevarn al logro de los objetivos planteados. 114 12. BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edicin,1992.
GRUPO DE INVESTIGACIN DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIONAL. Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico para organizaciones cambiantes. Facultad de Ingeniera Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira, 2004.
SLACK, Nigel et al. Administracin de Operaciones. 2 ed. Mxico : Continental, 1999. 863P
ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de Administracin : Conceptos y aplicaciones. Mxico : Prentice Hall, 1996. 485P
MARN, Lucas. Sociologa para la empresa. Madrid, Espaa : Mc Graw Hill, 1994. 436P 115 13. ANEXOS
ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO
INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO
Pg
COMPRA 119 Determinar productos a comprar 119 Seleccin del proveedor 120 Pedido de mercanca a proveedores 121
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 122 Recepcin de facturas o remisiones 122 Descargue, ingreso y almacenamiento 123 Reporte y verificacin de los productos recibidos 125 Sistematizacin del ingreso de producto(s) 126 Revisin del ingreso de mercanca al sistema 127 Ajustes al inventario 128
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 129 Establecimiento del precio de venta 129 Cambio de precio 130 Fijar precio de negociacin y descuentos 131
PAGO A PROVEEDORES 132 Recepcin y archivo de las de compra de mercanca 132 Programacin del pago a proveedores 133 Efectuar el pago a proveedores 135
VENTA 138 Programar visita al cliente 138 Visita obra 139 Atencin de mostrador (venta de contado) 140 Consulta disponibilidad de los productos 141 Asesora Tcnica 142 Cotizacin de productos para clientes 143 Seguimiento de las cotizaciones 144 Pedido 145 Facturacin o remisin de mercanca 147 Seguimiento del pedido 152
116
METAS DE VENTA 153 Generacin informe de ventas 153 Revisin estadsticas de ventas 154 Fijacin meta de ventas 155 Seguimiento meta de ventas 156
COBRO Y RECAUDO 157 Generacin de listado de cartera vencida 157 Entrega de listado de cartera 158 Cobro 159 Recaudo 160 Seguimiento del estado de cobro y recaudo 161 Ajuste de cartera al cliente 162 Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 163 Generacin de listados de cartera 165
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 166 Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 166 Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 168 Planeacin del cargue del vehculo 169 Alistar la mercanca a despachar 170 Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 171 Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 172 Transporte de la mercanca 173 Descargar mercanca en obra o ferretera 174 Entregar factura al cliente 175
DEVOLUCIN EN VENTAS 176 Gestin de devolucin de mercanca 176
CRDITO A CLIENTES 179 Solicitar y recibir documentacin para crdito 179 Estudio de crdito 180 Crear cliente 181
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 182 Inventario fsico de los productos de bodega 182 Codificacin de productos 184 Elaboracin y entrega de notas 185 Facturacin de remisiones 186 Traslado de mercanca 187 Liquidacin de fletes 188
AUTORIZACIONES 189 117
COMUNICACIN CON PROVEEDORES 190 Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 190 Tramitar asesora muy especializada para clientes 191
GESTIN CONTABLE 192 Consulta de saldo en bancos 192 Registro de consignaciones 193 Cuadre y revisin de la caja 194 Reembolso de caja menor 195 Conciliacin bancaria 197 Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199 Revisin de la cartera de la empresa 200 Cancelacin de anticipos de clientes 201 Manejo de informacin contable y general de las sucursales 202 Control de costos de inventario 203 Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 204
NMINA 208 Liquidacin de nmina 208 Pago de nmina 210 Pago de parafiscales 211 Liquidacin de vacaciones 212 Interfase de Nmina 213
MANEJO DE CAJA 214 Cuadre de caja 214 Manejo del dinero en caja 215 Administrar la caja menor 216 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 217 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 219 Cheques devueltos 220 Recepcin pago del cliente 221
SALUD OCUPACIONAL 222 Dotacin elementos de proteccin personal 222 Cotizacin y seleccin del proveedor 223 Recepcin y entrega de elementos 224 Dotacin de uniformes 225 Dotacin Botiqun 226
ACCIDENTE DE TRABAJO 227 Reportar accidente de trabajo 227 Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 228 118 Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo 229 Tramitar liquidacin de la incapacidad 230
GESTIN DEL RECURSO HUMANO 231 Seleccin de personal 231 Afiliaciones y contrato de trabajo 232 Induccin 235 Liquidacin contrato de trabajo 235 Asesora y capacitacin del equipo humano 236 Vacaciones 237
MENSAJERA 238 Pagos y consignaciones en bancos 238 Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 239 Entrega de documentos a clientes 241 Solicitar y entregar documentacin en entidades 242 Compras eventuales de oficina 243
MANEJO DE ARCHIVO 244 Archivo de documentos 244 Prstamo de documentos 245
SERVICIOS GENERALES 246 Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 246 Servicio de cafetera 246 Aseo rea de oficinas 247 Oficios varios 247
119 PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Recibir informacin de los stocks de mercanca Determinar la rotacin de los productos Consultar la informacin de las ventas efectuadas Establecer cantidad a comprar Compra el producto? NO SI FIN INICIO Revisar o chequear la informacin Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Calcular las cantidades existentes de cada producto Producto de alta rotacin? SI NO Redefinir punto de reorden Consultar punto de reorden Esperar alcanzar punto de reorden 120 PROCEDIMIENTO: SELECCIN DEL PROVEEDOR
Analizar la informacin y opciones ofrecidas Establecer contacto con el proveedor SI FIN INICIO Escoger la mejor opcin Proveedor conocido (antiguo)? NO Finalizar comunicacin Solicitar informacin de precio de productos Consultar proveedores de los productos Consultar polticas de compras Posee certificado de calidad? NO SI Iniciar negociacin 121 PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES
Diligenciar borrador carta de pedido Elaboracin o correccin carta de pedido NO FIN INICIO Recibir y revisar carta Enviar la carta Verificar informacin contenida en la carta (elaboracin, producto y cantidad) Carta aprobada? SI Solicitar cambios y ajustes Autorizar el envo de la carta de pedido va fax Asegurarse que la carta haya sido recibida y confirmada Reportar el envo de la carta 122 PROCESO: RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS O REMISIONES
Recibir las facturas o remisiones de la mercanca FIN INICIO Anotar las referencias de los productos en un papel Llegada de los camiones de los proveedores Coordinar el ingreso de los productos Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a recibir Determinar a que bodega llevar el producto Consultar el documento e identificar producto(s) 123
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento SI INICIO Bajar los productos del vehculo Puente gra o montacargas? NO Coordinar labor con Auxiliares de Bodega Descargue manual Tomar la mercanca Empleado del proveedor? NO SI Transportar la mercanca desde el vehculo hasta el interior de la bodega Establecer mecanismo de descargue Indicar sitio de almacenamiento Supervisar labor 1 2 Recibir de Jefe de Bodega anotacin en un papel de las referencias de los productos 124
Confirmar sitio de almacenamiento FIN 1 Sitio correcto? Arrumar o colocar los productos en estibas o burros NO SI Descargar la mercanca en el sitio de almacenamiento Ir contando y/o marcando con pintura la mercanca ingresada a bodega Establecer lugar indicado Verificar almacenamiento de los productos Est bien? NO SI Mover o ubicar los productos Descargue completo? SI Anotar cantidad de productos ingresados 2 Reportar el ingreso de la mercanca 125 PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas SI Coinciden productos y cantidades? NO Hacer nota manual Recontar la mercanca Sigue presentndose diferencia? SI Confrontar la informacin reportada con la registrada en la factura o remisin Anotar mercanca en el cuaderno de entrada de bodega FIN INICIO Establecer las diferencias Entregar facturas o remisiones y observaciones a Inventario NO Revalidar la informacin Consultar anotacin de productos y cantidades ingresados 126 PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO Recibir facturas, remisiones y observaciones Consultar factura o remisin y nota Digitar la informacin de los productos Realizar cambio de cdigo, proveedor, etc. Anotar informacin de la mercanca en el cuaderno de entrada Ingresar al software FIN Armar paquete de factura y remisin Cotejar el ingreso de los productos Ingreso correcto? SI NO Consultar la carta de pedido de mercanca Verificar la concordancia de material recibido y solicitado 127 PROCEDIMIENTO: REVISIN INGRESO DE MERCANCA AL SISTEMA
Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada Consultar inventario del sistema NO FIN INICIO Realizar los ajustes Confrontar la informacin (producto y cantidad) Requiere ajuste? SI Cargar la entrada de productos a inventario en el sistema Revisar notas de entrada Recibir las facturas, remisiones y notas 128
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
Identificar tipo de ajuste INICIO Convertir paquete de producto a cantidad menor Error de ingreso? SI NO Informar a la persona solicitante Recibir nota o peticin Reprocesar informacin FIN Corte? Cambio de producto? General? Calcular cuantas unidades se pueden sacar del producto Analizar conveniencia o facilidad Archivar documentos de ajuste Entregar copia de los ajustes a Contabilidad Revisar los documentos de ajuste Imprimir los ajustes SI SI SI NO NO NO 129 PROCESO: FIJACIN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
Consultar lista de costo de compra Calcular precio de venta Revisar y analizar la informacin Conocer precio de la competencia Se cumple el margen? NO SI Determinar precio de venta del producto Cambiar precio al producto FIN Autorizar cambio de precio INICIO Consultar precio de venta anterior Verificar margen de ganancia (10% a 12%) El precio difiere? SI NO Imprimir listado de precios 130 PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
Recibir peticin de cambio de precio del producto(s) Es el producto? NO SI Cambiar el precio Consultar producto y precio FIN INICIO Ingresar al software Confirmar informacin Entregar listado a integrantes del rea Comercial NO SI Cambio el precio? Imprimir listado Salir del software Consultar tems y ubicar producto en pantalla Actualizar y guardar los cambios efectuados Relacionar tem y nuevo precio Revisin y autorizacin del cambio 1 1 131
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS
Recibir lista de costos de los productos Calcular precio mnimo de venta y descuento Revisar y analizar la informacin Establecer precio mnimo de negociacin y descuento Cumple margen? NO SI Fijar polticas de descuento FIN Reunin rea Comercial INICIO Consultar precio de venta establecido Verificar margen de ganancia mnimo (8%) 132 PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCA
INICIO Ubicar facturas en carpeta o lugar de fcil alcance y prximo al sitio de trabajo Pronto pago? SI FIN Consultar y revisar las facturas NO Sealar fecha de pago y descuentos (si los ofrece) Archivar facturas Establecer fecha de pago Recibir las facturas enviadas por los proveedores 133 PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES
Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento INICIO Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo Totalizar los pagos Seleccionar del acorden (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana Efectuar el clculo de los descuentos Calcular saldo adeudado La factura tiene abonos? SI NO Descuentos? NO SI 1 134
Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente Determinar a que proveedor pagar y la cuanta FIN Cancelacin total? NO SI Establecer cuanta a abonar Tomar la factura correspondiente al proveedor autorizado para pago 1 Consultar saldo en bancos 135 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO Cheque? Establecer forma de pago Consultar la factura NO SI Efectuar pago en efectivo Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se est cancelando y el valor del descuento (si lo hubo) Fotocopiar la factura Archivar factura Colocar sello de abono en la factura original y anexar copia del abono Abono a la deuda? NO SI Cancelar la deuda en su totalidad Establecer el valor adeudado 1 2 Pasar factura del proveedor a Auxiliar de Nmina o General y solicitar la elaboracin del cheque del banco establecido Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada Pasar factura a Auxiliar de Nmina o General Verificar el valor y la cuenta a donde se est llevando 136
Elaborar cheque Firmar cheques Anotar en el cuaderno del banco # del cheque Anular cheque Aprobado? NO SI Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor Remitir cheques a Cajera Anotar la observacin en el cuaderno de bancos Diligenciar consignacin a nombre del proveedor 1 2 Verificar el banco y el valor que debe contener el cheque Recibir los cheques diligenciados Pasar a Cajera la factura a cancelar Colocar sello para firmas (2 de 3 firmas) Pasar a Gerente para obtener firma Recibir cheques firmados 3 Recibir autorizacin de consignacin de Auxiliar Contable y cheques elaborados 137
FIN Recibir llamada del banco Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o cheque Confirmar firma y valor del cheque Autorizar el cheque Enviar carta de pago a proveedor va fax Cancelacin de varias facturas a a un proveedor? SI NO Elaborar Carta de pago relacionando las facturas canceladas Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado 3 Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitacin en el banco respectivo Revisar cheques y firmar si es necesario Solicitar elaboracin de carta de pago a Auxiliar General 138
PROCESO: VENTAS
PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE
Elegir sector o poblacin objetivo Solicitar autorizacin salida de la empresa SI NO Visita fuera de la ciudad? Programar Visita local Armar plan de trabajo Autorizacin del Plan de Trabajo (visitas) INICIO FIN Determinar nmero de das 139 PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO FIN Desplazarse a la zona o lugar determinado Identificarse con nombre propio y de la empresa Recordar al cliente los productos y servicios ofrecidos por la empresa Buscar persona que pueda tomar decisin de compra Obtener informacin de productos necesitados SI NO Realizar pedido? SI Anotar productos y cantidades Cotizar productos Ponerse a disposicin del cliente Tomar datos del cliente Iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la maana Salir de la empresa a mitad de la maana Cliente antiguo? NO Diligenciar Planilla de Visita Visita fuera de la ciudad? Brindar informacin de los productos y servicios ofrecidos por la empresa 140 PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
Recibir visita del cliente Determinar que productos requiere SI NO Productos disponibles? Cotizar producto Informar al cliente Informar el valor al cliente Entablar comunicacin Ingresar al software INICIO FIN Consultar disponibilidad del producto(s) Algo ms? NO Indicar ubicacin de caja (para pago) y de despacho (para entrega de productos) Entregar factura o remisin al cliente Facturar o remisionar Efectuar la compra? SI NO SI 141 PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
Consultar los requerimientos del cliente Confrontar informacin del sistema con la de la lista de precios Ingresar al software INICIO SI NO Productos disponibles en bodega? Informar al cliente Est en la empresa? Establecer ubicacin del Asesor Comercial SI NO Indagar por la existencia del producto(s) Comunicarse a la empresa Consultar lista de precios Productos disponibles en otra sucursal? NO SI Establecer cantidad existente FIN 142 PROCEDIMIENTO: ASESORA TCNICA
Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material SI NO Asesora Bsica? Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra Asesora especializada? FIN Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra Solicitar colaboracin a la Ingeniera Civil de la empresa SI NO Describir las especificaciones del material Establecer los productos que ms se ajustan a la necesidad del cliente Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente INICIO Determinar clase de asesora Explicar al cliente las ventajas del producto(s) Efectuar despiece del producto Interpretar cartilla Acompaar la asesora Tramitar asesora muy especializada con el proveedor idneo 143 PROCEDIMIENTO: COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
Calcular valor del producto(s) Ingresar al software INICIO FIN Consultar lista de precios y descuentos Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente Enviar documento va fax o entregar personalmente (oficina u obra del cliente) Diligenciar formato de cotizacin del sistema o personalizado referenciando producto, cantidad y valor SI NO Requiere informe escrito? Imprimir cotizacin Informar al cliente telefnicamente o en persona 144
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
FIN Determinar consideracin sobre la cotizacin Comunicarse con el cliente SI NO Realizar pedido? Establecer razn INICIO Conocer de otras cotizaciones Consultar precios y descuentos lmites para la mercanca Es posible recotizar? Cotizar nuevamente SI Ponerse a disposicin del cliente NO Tomar datos del pedido 145 PROCEDIMIENTO: PEDIDO
Tomar datos del producto y cliente Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y clculos efectuados SI NO Est bien? Realizar correcciones Informar al cliente Consultar disponibilidad y existencia de mercanca en bodega Revisar que los datos estn completos y correctos Aprobado? NO Solicitar autorizacin de Cartera y Comercial SI INICIO Pasar formato de pedido a despacho Consultar lista de precios 1 146
FIN Solicitar programacin de la entrega de pedido Remisionar pedido Informar al cliente la fecha de entrega de la mercanca Realizar seguimiento al despacho Mercanca existente en el sistema? Facturar pedido NO SI 1 147 PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE MERCANCA
FIN Revisar # de factura para no saltar consecutivo Ingresar al software SI NO Contado? INICIO Con anticipo Establecer tipo de venta Facturacin Crdito Verificar concordancia de precio y descuento Es correcto? Corregir Buscar dispositivo de salida NO SI Imprimir factura Calcular valor total de la venta Crdito? Facturacin Contado Entregar factura al cliente Error en facturacin? Anular factura SI NO Corroborar datos de la factura SI NO 148 PROCEDIMIENTO: ANULACIN DE FACTURA
Revisar que la factura se encuentre completa (3 hojas) y que no tenga sello de entregado Revisar que la factura se encuentre completa (4 hojas) y que no tenga sello de entregado INICIO Analizar las facturas y la anotacin de la observacin de la razn de la anulacin Recibir peticin de Cajera o Asesor Comercial junto con la factura a anular Factura venta de contado? NO SI Confirmar la apreciacin de la observacin Ingresar al sistema para efectuar la anulacin Habilitar la factura (ingresar a la factura con su #) Adicionar a la factura la observacin de la anulacin y la razn de la misma Recorrer la factura Colocar sello de anulada a la factura fsica Archivar las facturas anuladas FIN 149 PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CONTADO
Anexar la informacin de la mercanca (referencia, cantidad y valor) Consultar existencia del cliente en el sistema Efectuar modificaciones Solicitar informacin al cliente Confirmar datos Existe? SI NO Datos correctos? NO SI Digitar informacin en el sistema Compra representativa? Grabar informacin del cliente en el sistema SI NO Revisar # factura confrontando con el sistema INICIO FIN 150 PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CRDITO
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE ANTICIPO DE PAGO
Consultar formato de pedido Corregir datos Datos correctos? SI NO Digitar informacin de pedido Verificar los datos del cliente y del pedido Digitar informacin del cliente y productos comprados Solicitar revisin y autorizacin comercial y cartera Realizar facturacin parcial a un (1) da Elaborar formato de pedido proforma describiendo detalladamente los artculos, cantidad, precio y datos del cliente Solicitar revisin y autorizacin comercial y cartera INICIO INICIO FIN FIN 151
PROCEDIMIENTO: REMISIN DE MERCANCA
Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboracin de la remisin facilitndole la informacin del cliente, producto y cantidad Verificar consecutividad de la remisin Tomar pedido de producto y cantidad INICIO Elaborar remisin de mercanca diligenciando formato del sistema Imprimir remisin (4 hojas) Recibir remisin y entregar al cliente FIN Relacionar la remisin en el cuaderno de remisiones, llenando las dos primeras casillas (# remisin, nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura Archivar una copia de la remisin y entregar las dems a Asesor Comercial Buscar dispositivo de salida 152 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Establecer etapa del despacho SI NO Ya se realiz entrega? Comunicarse con el cliente Alguna observacin? Consultar compras de los clientes Consultar con despacho fecha de entrega de la mercanca al cliente FIN Ayudar a resolver o participar en la solucin Determinar tipo de inconveniente SI NO INICIO Comunicarse o recibir llamada del cliente Informar al cliente etapa del despacho Establecer satisfaccin del cliente 153 PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIN INFORME DE VENTAS
INICIO Ingresar al sistema Diligenciar y adicionar datos requeridos Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema FIN Verificar la informacin Seleccionar datos de ventas Acumulada del da y acumulada del mes hasta la fecha NO SI Establecer frecuencia de presentacin Informacin correcta? Informe diario? Imprimir listados de ventas SI Seleccionar ventas por vendedor, cliente, lnea, costo y acumulada del mes Consultar informacin general de las ventas NO 154
PROCEDIMIENTO: REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
INICIO Recepcin informe de ventas Estudiar y analizar los logros alcanzados Confrontar y verificar la informacin impresa con la registrada en el sistema Establecer razones Se lograron las metas? NO SI Replantear estrategias FIN Consolidar la informacin Analizar las estadsticas de ventas Determinar la rotacin de los productos Resaltar o sealar los datos ms relevantes Conocer las estrategias desarrolladas Tomar nota de las ventas totales Informar a Gerencia el nivel de ventas logrados Informacin correcta? NO Establecer las diferencias y la razn de estas SI Determinar alcance de las estrategias 1 1 155
PROCEDIMIENTO: FIJACIN META DE VENTAS
INICIO Revisin de la informacin de ventas del mes anterior Calcular el promedio de venta general Analizar la informacin Definir y revisar las metas fijadas FIN Establecer el monto mnimo que debe facturar cada Asesor Consultar las polticas de la empresa Realizar reunin del rea Comercial Informar las meta de ventas a alcanzar a los integrantes del rea Comercial Realizar las proyecciones de ventas Conocer el comportamiento del sector (mercado) 156
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO Reunin rea Comercial Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados FIN NO SI Conocer las estrategias desarrolladas Se alcanzarn las metas? Replantear las estrategias Anlisis de las ventas de cada Asesor Comercial Establecer el alcance de la meta de ventas Comparar las ventas realizadas con la meta establecida 157 PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA
Ingresar al sistema por Cartera Establecer estado del cliente SI NO Cartera vencida? Relacionar clientes Consultar la informacin de cartera de clientes INICIO FIN Filtrar la informacin por Asesor Comercial Imprimir listados Analizar la informacin Generar los listados de clientes 158
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
Establecer das de vencimiento del cliente Consultar listados de cartera vencida SI NO Mayor a 10 das? Reunin con Asesores Comerciales INICIO FIN Entregar listados Entregar listados a mensajero Recibir listados de cartera vencida Guardar copia de las listas de cartera vencida entregadas 159 PROCEDIMIENTO: COBRO
Resaltar los pagos recibidos Consultar y analizar los listados de cartera vencida SI NO Cobro presencial? Solicitar a cartera elaboracin circular o carta de cobro INICIO FIN Elaboracin carta de cobro Comunicarse telefnicamente Establecer comunicacin con el cliente Recibir documento de respaldo Desplazarse a la oficina del cliente Hacer firmar al cliente copia del documento Revisar con el cliente el saldo adeudado Entregar al cliente la circular o carta de cobro Requiere explicacin? Recordar al cliente monto, fecha de pago de su obligacin con la empresa y das de mora SI NO Fijar compromiso y fecha de pago Entregar copia de la circular o carta a Director de Cartera Solicitar cancelacin del compromiso 160 PROCEDIMIENTO: RECAUDO
Establecer comunicacin telefnica con el cliente SI NO Cobro presencial? Regresar a la empresa FIN Regresar a la empresa Recibir el pago en efectivo o cheque Elaborar recibo de caja, firmar y colocar sello de cancelado Dirigirse a caja Mucho dinero? SI NO Enviar o entregar recibo de cancelacin al cliente INICIO Entregar dinero o cheque Desplazarse al banco Realizar consignacin Diligenciar formato de consignacin Recibir indicacin de cuenta y banco Indicar la cuanta Comunicarse con Cajera o Auxiliar Contable Presentar y entregar recibo de consignacin a cajera de la empresa 161
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
Recibir informacin del avance de cobro y recaudo Reunin de Cartera y Comercial (Asesores comerciales) INICIO FIN Confrontar la informacin actual con la anterior Preguntar y recibir las observaciones del Asesor 162 PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Recibir copia de consignacin INICIO Diligenciar Planilla de consignaciones Ingresar todas las consignaciones al sistema SI Establecer a que cliente corresponde NO Se identific? Consultar con Asesores Comerciales Consultar consignaciones de los clientes en los bancos Confrontar informacin de planilla de consignaciones y bancos Confirmada la consignacin? NO SI Aplicar la consignacin a la factura del cliente Elaborar recibo de caja para cancelar la factura FIN 163 PROCEDIMIENTO: REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES
Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa INICIO Marcar o sealar en la Planilla Confrontar la informacin de la Planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos Consultar con vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informndoles el valor consignado y el banco Tratar de establecer a que cliente pertenece la consignacin Confirmada la consignacin? NO SI Consulta de saldos en bancos Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones Establecer en que ciudad se realiz la consignacin Dirigir carta al banco solicitando copia de la consignacin 1 2 164
FIN Se logro establecer quien realiz la consignacin? SI NO Anotar la informacin en la planilla de consignaciones Cuando han pasado muchos das y no se sabe de quien es el dinero: elaborar recibo de caja para enviar dinero para anticipo Elaborar recibo de caja y enviar para anticipo de clientes 1 1 165
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA
Ingresar al sistema y consultar la informacin Recibir solicitud de la informacin y/o hacerlo cuando el desempeo del cargo lo exija INICIO FIN Entregar o enviar documento(s) o listado a la persona solicitante o a Asesores Comerciales Filtrar la informacin segn el listado requerido: Estado de cuenta Anlisis de vencimientos Circularizaciones Libros auxiliares Relacin de recaudos Otros Imprimir documento(s) 166 PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL CARGUE DE LOS VEHCULOS DE LA EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCA
SI NO Se requiere entregar? Consultar la informacin contenida en el documento Recibir las facturas, formato de pedido y remisiones INICIO Archivar documento Analizar la informacin Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes Zonificar la entrega Priorizar la entrega de la mercanca Segn el material, tipo de producto, tamao de los artculos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicacin, etc. Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar Entregar la Planilla de Horario a Conductores del empresa 1 167
Consultar la ruta programada con los conductores FIN Entregar las facturas o remisiones a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercanca Recibir observaciones de los conductores La ruta requiere ajuste? Realizar ajustes 1 NO SI 168 PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
Consultar informacin contenida en el documento Recibir facturas o remisiones INICIO Analizar informacin Ejecutar las acciones Programar las acciones a seguir FIN 169 PROCEDIMIENTO: PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS
SI NO Planear el cargue en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas o remisiones Vehculo de la empresa? Programar el cargue del vehculo Consultar las facturas o remisiones Determinar productos y cantidades a despachar INICIO FIN Establecer contacto con el cliente Establecer ubicacin en bodega Idear la distribucin de la mercanca en el planchn del Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de los productos 170 PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR
SI INICIO Requiere corte? NO Debe pesarse? NO SI Tomar producto de su sitio de almacenamiento Consultar dimensin Realizar corte Buscar herramienta Colocar en bscula Determinar peso Mejorar ubicacin? Transportar productos Adjuntar tiquete de pesio al producto Ubicarlo en un lugar ms prximo a la salida NO SI FIN Ubicar productos en bodega y seleccionarlos Producto correcto? NO SI Productos listos para el cargue Verificar los productos seleccionados 171 PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCA AL VEHCULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE
Tomar y levantar la mercanca INICIO Producto correcto? Transportar los productos hasta el vehculo SI NO Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas Ir contando los productos a medida que sean cargados Ubicar los productos Se cargaron todos los productos? SI NO Ubicar o arrumar los productos en el vehculo FIN Verificar referencia de los productos y la cantidad a cargar Requiere marcacin? SI NO Marcar productos con pintura 1 Establecer cuanta de productos cargados 1 Solicitar la verificacin de la mercanca cargada y autorizacin de salida del vehculo 172 PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DEL CARGUE Y AUTORIZACIN DE SALIDA DE LOS VEHCULOS
FIN Consultar facturas o remisiones Producto y cantidad correctos? SI Autorizacin Salida del vehculo NO INICIO Contar los productos cargados al camin Confrontar informacin del conteo con la registrada en los documentos Ir marcando con pintura los productos contados Faltantes? SI Cargar productos faltantes al camin Establecer cantidad Otra referencia? NO Descargar productos Establecer cantidad Cambiar producto SI NO Cargar producto correcto Sobrantes? SI NO Bajar la mercanca e ingresarla a bodega 173 PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCA
Consultar informacin contenida en la Planilla Recibir facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Estacionar vehculo en el lugar FIN Establecer direccin de entrega Desplazarse hasta el sitio Se ubic direccin? SI Buscar direccin NO Corroborar direccin Comunicarse con despacho Recibir indicaciones o regresar a la empresa Direccin correcta? SI NO INICIO 174 PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCA EN OBRA O FERRETERIA
Establecer contacto con el cliente Esperar autorizacin del cliente para descargar mercanca Consultar factura o remisin INICIO Seleccionar del vehculo los productos del cliente Desarrumar la mercanca del vehculo Levantar o recibir y sujetar los productos Ingresar la mercanca a la obra o ferretera Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente Descargue autorizado? Preguntar o establecer sitio de almacenamiento SI NO Bajar los productos del vehculo Ir contando los productos descargados Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes Establecer cuanta de productos cargados Se descargaron todos los productos? SI NO FIN Alcanzar los productos 1 1 Proceder a entregar factura o remisin al cliente 175 PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
Entregar la factura al cliente Hacer firmar copia de la factura al cliente INICIO Guardar factura El cliente firm la factura? SI NO Diligenciar y anotar observaciones en Planilla de Horario Restablecer contacto con el cliente Recibir notas u observaciones FIN 176 PROCESO: DEVOLUCIN DE MERCANCA
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE DEVOLUCIN DE MERCANCA
Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehculo el formato de devolucin INICIO Descargar mercanca del vehculo Recoger mercanca? Recibir orden de recoger mercanca en obra o ferretera SI NO Recoger mercanca Mercanca no recibida por el cliente o sobrante de la obra Transportar los productos a la empresa Diligenciar formato de devolucin Cargar los productos al vehculo Revisar el estado de los productos Recibir la mercanca directamente o realizar ingreso por bodega Mercanca despachada? SI NO Recibir factura con observacin del Asesor Comercial de error o decisin de no compra por parte del cliente Diligenciar formato de devolucin de mercanca Autorizar mediante firma, garantizando que la mercanca no ha salido de bodega Radicar en el formato de relacin devolucin en ventas: fecha, # factura, cliente, descripcin material, cantidad, observacin (firma del vendedor) Mercanca trada por el cliente Diligenciar formato de devolucin de mercanca Recibir informacin de devolucin de mercanca por parte del cliente 177
Verificar el estado de los productos Ubicar o almacenar los productos en la bodega Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota Revisar informacin contenida en la devolucin y firma de quien recibi en bodega Contar la mercanca ingresada Firmar y entregar formato de devolucin al personal del vehculo Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolucin Diligenciar el formato de devolucin de ventas: cdigo, descripcin material, cantidad, valor unitario, valor total Radicar en el formato de relacin devolucin en ventas: fecha, # factura, cliente, descripcin material, cantidad, observacin (firma del vendedor) Establecer comunicacin con el cliente para confirmar motivo de la devolucin 2 1 1 2 3 178
Entregar factura y formato de devolucin a Director de Cartera Recibir factura y formato de devolucin Revisar que la factura se encuentre completa y formato de devolucin bien diligenciado y con la firma de Jefe de bodega o de quien recibi la mercanca (si fue despachada) Firmar formato de devolucin Solicitar elaboracin de la nota de devolucin a Auxiliar de Inventario Revisar la nota de devolucin Ratificar ingreso de la devolucin al sistema Adicionar observacin de la razn de la devolucin FIN 3 Elaborar nota de devolucin 179 PROCESO: CRDITO A CLIENTES
PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIN PARA CRDITO
SI NO Al cliente le interesa? Hacer llegar la documentacin a Director de Cartera Informar al cliente del servicio ofrecido por la empresa FIN INICIO Documentos requeridos: Fotocopia de cdula del representante legal Documento Cmara de Comercio Pagar Certificado de ingresos y retenciones PyG Referencias Comerciales Referencias Bancarias Extractos bancarios de los ltimos tres (3) meses Entregar formato de solicitud de crdito y carta de instrucciones Indicar al cliente las acciones a seguir Recibir la documentacin del cliente o indicarle a que persona debe hacerla llegar Finalizar contacto Recibir los documentos 180 PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRDITO
SI NO Cuenta con respaldo? Confirmar informacin y referencias comerciales Recibir documentacin del cliente INICIO Revisar informacin financiera Determinar capacidad de pago (anlisis de factibilidad) Negar crdito Establecer cupo y tiempo de pago Crear cliente Aprobar crdito FIN Informar Asesor Comercial la aprobacin o negacin del crdito al cliente 181
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creacin de terceros)
Diligenciar formato de la base de datos Ingresar al software INICIO Adicionar informacin del cliente y de Asesor Comercial Grabar y guardar la informacin en la base de datos Informar a Asesor Comercial FIN Activar al cliente Verificar informacin digitada Informacin correcta? SI NO Realizar modificaciones y/o ajustes 182 PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
Determinar tipo de inventario Listar los productos Seleccionar el producto Ocasional o aleatorio Algunos productos? SI NO Seleccionar los productos General? SI NO A mitad de ao Programar para Fin de ao Listado de todos los productos almacenados Escoger la persona o personas INICIO Recibir informacin y anotacin del producto(s) a inventariar Ubicar productos en bodega Informar al personal de la empresa la fecha del inventario Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto 1 Recibir el listado de los productos Asignar productos al personal 183
FIN Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega Establecer la cantidad total almacenada en bodega 1 Cargar al sistema la informacin recopilada Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacn Establecer la cantidad NO SI Efectuar ajustes Inventario de fin de ao? SI NO Analizar la razn de las diferencias Existen diferencias? Elaborar informe de los productos y cantidades existentes en bodega Presentar informe de los productos almacenados en bodega 184
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE PRODUCTOS
Establecer informacin y especificaciones del nuevo producto Digitar la informacin del producto INICIO Recibir peticin y/o conocer incorporacin nuevo producto Generar cdigo Diligenciar formato del sistema para codificacin de tem Ingresar al software FIN Verificar cdigo asignado Cdigo preexistente? SI NO Grabar informacin Asignar cdigo al producto Informar cdigo del producto y enviar documento de soporte a las dems sucursales Copiar informacin en Excel Imprimir informacin 185 PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENTREGA DE NOTAS
Determinar tipo de nota (devolucin de mercanca, faltantes, menor o mayor valor cobrado) Sistematizar nota INICIO Recibir informacin y peticin de elaboracin de nota Aprobacin de la nota Diligenciar formato de entrega de la nota Entregar a Director de Cartera Realizar seguimiento de entrega de la nota Seleccionar las notas FIN Revisar diligenciamiento de la nota Clasificar las notas de los clientes por ubicacin geogrfica del cliente Clientes en la ciudad? SI NO Entregar a Mensajero Proveedor? SI NO Confirmar la recepcin de la nota Enviar la nota va fax Recibir respuesta del proveedor Realizar el ajuste necesario Entregar copia de la nota a contabilidad Causar la nota contablemente Archivar copia de la nota Imprimir la nota 186
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE LAS REMISIONES
Verificar existencia de la remisin en el cuaderno de remisiones Numerar la factura INICIO Recibir la factura enviada por el proveedor Sumar y totalizar las remisiones Entregar informe del valor total y listado de remisiones del da a Subgerente y Director Comercial Verificar el total de las remisiones Relacionar la facturacin de la remisin en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# Factura) Verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas antes del cierre del mes Revisar y subrayar la facturacin de la remisin en el cuaderno de remisiones Archivar documentos FIN 187 PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCA
Solicitar traslado de mercanca Diligenciar formato de traslado de mercanca Establecer comunicacin con la sucursal Recibir mercanca en bodega o enviarla directamente al cliente Ingresar mercanca al sistema por la opcin de traslado Efectuar facturacin de la mercanca Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad INICIO FIN Recibir informacin y copia del traslado efectuado Contabilizar el traslado de mercanca Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado 188 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA
Efectuar los clculos respectivos para determinar costos Recibir informacin del descargue e ingreso de la mercanca a bodega Diligenciar formato del sistema para liquidacin de fletes: nombre completo del transportador, direccin, telfono, ciudad, valor Hacer retencin del 1% para rgimen simplificado Solicitar revisin del formato a Director de Cartera Calcular la tarifa por peso o unidades totales INICIO FIN Recibir formato y revisar aplicacin de la tarifa Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por Auxiliar de Inventario Realizar correcciones Solicitar a Auxiliar General elaborar comprobante de egreso con copia Autorizar liquidacin del flete adicionando firma al formato Clculos correctos? SI NO Recibir el comprobante de egreso Desplazarse a caja con el formato de liquidacin y comprobante de egreso Solicitar el dinero para el pago del flete Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador Hace firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja Imprimir formato de liquidacin 1 1 189 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO Recepcin de documentos Consulta de documentos Clasificacin tipo de autorizacin NO Revisin concepto de gasto Despacho? SI Revisin diligenciamiento Formato de Pedido? Devolucin? Gasto? Revisin diligenciamiento Formato de Recibir Formato de Pedido Revisin precio de venta y descuentos otorgados al cliente Analizar la informacin Analizar y estudiar factibilidad Establecer o conocer motivo SI SI SI SI NO NO NO Revisar factura Verificar gasto Aprobar o no la peticin o documento Aprobada? Autorizar mediante firma FIN Consultar cupo y mora Devolver los documentos NO 190 PROCESO: COMUNICACIN CON PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.
Consultar la lista de productos comercializados Solicitar mayor informacin de los productos y/o actualizacin de la informacin FIN INICIO Conocer las especificaciones de los productos Verificar su diferenciacin de los dems productos Asistir al lanzamiento Indagar sobre las ventajas del nuevo producto SI Programar asesora y capacitacin conjunta con el proveedor para el equipo de ventas Producto nuevo? NO Mantener comunicacin con el proveedor Analizar el nivel conocimiento de los productos y sus especificaciones Establecer requerimientos de informacin 191 PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Identificar necesidad del cliente Establecer contacto con el proveedor FIN INICIO Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente Establecer satisfaccin de las necesidades del cliente Conocer asignacin de asesor del proveedor Acompaar al cliente durante la asesora 192 PROCESO: GESTIN CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS
Asentar la informacin en el libro de bancos de cada entidad INICIO Ingresar a la pgina Web del banco Comunicarse telefnicamente Por la red? SI NO Establecer comunicacin con los bancos Digitar la clave Consultar las cuentas, movimientos y saldo del da anterior Consolidar el saldo de todos los bancos Relacionar los saldos de cada banco y el general Informar a Gerente FIN Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco Revisar y anotar el # de los cheques para guardar la consecutividad Totalizar el saldo de cada uno de los bancos 193
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Sealar en el cuaderno de bancos Verificar consignacin realizada INICIO Registrar en paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente Colocar a la consignacin sello de contabilizado Registrar con fecha de consignacin y con fecha de de registro en caja Archivar consignacin en la carpeta del respectivo banco Revisar que la consignacin corresponda al banco donde se enva FIN 194
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA
INICIO Ingresar al software contable Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos) Determinar cuales comprobantes de egreso no estn registrados en el sistema y cual fue la razn del pago efectuado Verificar que las consignaciones estn ingresadas en el cuaderno de bancos, marcarlas para no volverlas a ingresar Ingresar al sistema las consignaciones que no se encuentren registradas Analizar los gastos Determinar la necesidad de reembolso (cuando los gastos se aproximan al valor de la base) Elaborar el comprobante de egreso Pasar los gastos a Nmina para que efecte el registro de reembolso de caja menor Archivar los dems documentos Ingresar al software por paquete comercial Hacer interfase de los recibos de caja y de las ventas, para cuadrar caja En el sistema por contabilidad, subir las interfases Verificar que la caja fsicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema Pasar documento a Cajera Imprimir el cuadre de caja FIN Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la informacin con contabilidad 1 1 195
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Acumular los gastos diarios y sus facturas Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja INICIO Revisar diligenciamiento y autorizacin de los gastos Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del da con la fecha de la tirilla entregada por Cajera Imprimir nota contable Gastos = caja menor? Elaborar comprobante de egreso por valor del costo del reembolso Ir adicionando a la nota los gastos diarios, e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor 1 NO SI Formato de gastos con el nombre del establecimiento, direccin, NIT o cdula del propietario, firma del dueo, nombre de quien realiz el gasto y concepto 196
Confrontar la informacin y realizar las correcciones necesarias Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema Desembolsar el dinero para caja menor FIN Iniciar nueva nota de contabilidad Archivar nota con facturas Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema 1 Factura ingresada? Adicionar valor a la cuenta gastos asumidos SI NO Pegar las facturas en hojas de block 197 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA
Revisar impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes en cada banco Recibir extracto del banco o imprimirlo de la pgina Web de la entidad INICIO Calcular uno a uno los tems para cada banco y totalizarlos Registrar la informacin en formato de Excel (predefinido) Elaborar nota de contabilidad con la fecha del ltimo da del mes en conciliacin Registrar la nota Imprimir borrador del libro de bancos Comparar extracto del banco con la informacin del libro impreso 1 198
Diligenciar formato de conciliacin bancaria Archivar conciliacin en carpeta del banco respectivo SI NO Informacin correcta? Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomala FIN Nombre banco, # cuenta, mes a conciliar, cheque por cobrar, consignaciones, notas dbito o crdito, ingresos, egresos, etc. Imprimir libro de bancos (original) Archivar libro 1 Verificar concordancia de la informacin del extracto 199 PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente Recibir peticin del estado de cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente) INICIO Establecer diferencias Confrontar cuanta adeudada y pagos realizados Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas Enviar al cliente la relacin y explicacin por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefnicamente FIN Recibir relacin de los clientes por parte de los vendedores Recibir llamada telefnica de proveedores solicitando informacin sobre facturas canceladas y la fecha de pago Verificar los saldos con los proveedores Revisar la cuenta confrontndola con las facturas del archivo Consultar los pagos realizados Varias facturas? SI Imprimir informacin de la cuenta NO Cliente? SI NO Efectuar los ajustes necesarios Solicitar a proveedores el estado de cuenta de la empresa Recibir informe 200
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
Verificar la concordancia de la informacin INICIO Ingresar al software Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial Seleccionar la informacin de cartera Sealar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos, anotando las posibles causas por las que no cuadra FIN Totalizar la cartera de la empresa 201 PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Visualizar en pantalla las facturas del cliente INICIO Recibir de Director de Cartera relacin de los anticipos de los clientes Ingresar al sistema Preguntar a Asesor Comercial del cliente Conoce las facturas a cancelar? SI NO FIN Verificar la cancelacin de las facturas Consultar la informacin de los clientes Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera 202 PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMS SUCURSALES.
INFORMACIN CONTABLE. DOCUMENTOS.
Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicndose y preguntando a la persona indicada INICIO Recibir de las sucursales los listados de cartera y los informes contables Revisar y confrontar la informacin de los listados y la contable Recibir la informacin y documentacin de los movimientos realizados en las dems sucursales. Revisar y efectuar los ajustes necesarios. Mantener contacto permanente con las sucursales. Informar los gastos generados en las dems sucursales y que correspondan a cada una Recibir de las dems sucursales los formatos de los bancos, Cmara de Comercio, Industria y Comercio, etc. FIN FIN INICIO Diligenciar los documentos Anexar la documentacin necesaria o solicitada por las entidades y sucursales Enviar los documentos a la sucursal respectiva 203
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Retirar informacin y colocarla en la cuenta correcta Realizar interfase del costo de inventario INICIO Comparar la informacin de las compras con la registrada en comercial Confrontar informacin impresa con la registrada en contabilidad Realizar los ajustes necesarios Imprimir informacin del costo del inventario Existen diferencias? SI NO Imprimir informacin de las compras realizadas a cada uno de los proveedores FIN 204
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES.
Diligenciar formatos establecidos por las entidades, fsicamente o de la pgina Web Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Enviar informacin y/o documentos va Internet o con mensajero INICIO FIN 205 PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnticos)
Actualizar los formatos establecidos por la DIAN segn la resolucin Ingresar al software por informacin fiscal INICIO Verificar que los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos Amarrar los formatos a cada una de las cuentas del plan de cuentas que se maneja en la empresa Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc. 1 Imprimir el listado del plan de cuentas Imprimir un listado de los formatos Revisar que toda la informacin de las cuentas est incluida en los formatos Confrontar la informacin y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo Conocer si los clientes se identifican por NIT o cdula, para establecer dgito de verificacin a colocar a cada cliente 206
FIN 1 Realizar actualizacin automtica de medios Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del ao del que se reporta la informacin, teniendo en cuenta las bases de la DIAN Revisar que cada concepto contenga la informacin necesaria, en caso de que falte algn dato, este debe ingresarse por medios manuales Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas). Empezar a transmitir la informacin va Internet adicionando los formatos Generar listado final Ingresar a la pgina Web de la DIAN Enviar la informacin Se presentan problemas? SI NO Revisar la informacin de los clientes y realizar las correcciones necesarias 207 PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIN DE LA EMPRESA A SUPERSOCIEDADES
Contar con el balance de fin de ao, sus anexos y la informacin de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes Bajar de Internet el formato para reporte de la informacin INICIO Diligenciar toda la informacin en cada uno de los anexos de la superintendencia Contar o solicitar informacin de: Total de empleados. Nmero de hombres y mujeres. Total de los sueldos por departamentos. Cantidad de artculos que se venden. Cantidad de artculos devueltos. Productos comprados y su costo. rea ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administracin.
A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) Enviar el informe fsicamente FIN 208 PROCESO: NMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE NMINA
Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados Deducir prstamos, cuotas o afiliaciones INICIO Consultar horas extras Sueldo < 2 SMLV? SI NO Verificar datos y vinculacin del personal Calcular cuanta de dinero adicional Final de mes? SI NO Efectuar descuento para salud y pensin Adicionar Auxilio de Transporte Posee compromisos? NO SI Empleado bodega? NO SI 1 Consultar base de datos de empleados de la empresa 209
Revisar y verificar informacin Establecer cuanta a pagar a cada empleado Imprimir borrador de lista de pago de nmina Realizar los clculos necesarios 1 Realizar los ajustes que se requieran Imprimir lista de pago de nmina en formato grande y pequeo (colilla de pago) Requiere ajustes? SI NO Totalizar el valor de la nmina Informar a Caja el valor de la Nmina FIN 210
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA
Recibir en oficina una persona a la vez Consultar la lista de pago de nmina FIN Hacer firmar lista de pago de nmina (formato grande) Archivar formato de pago INICIO Contar el dinero y revisar billetes Entregar el dinero y colilla de pago al empleado Esperar completar el dinero Dinero completo? SI NO Recibir de caja el dinero para pago de nmina Disponer el dinero para el pago a los empleados Requiere explicacin? Explicar la razn de la cuanta SI NO Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona 211
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
Comparar informacin impresa con la de provisin del sistema Revisar provisin en el sistema y liquidacin interna Imprimir listado de aportes a las entidades Provisin pago de aportes Realizar ajustes Es correcta? SI NO Grabar informacin Se va a pagar? SI NO FIN Ingresar a pgina Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes Diligenciar formato de pago unificado Asignar # de cuenta bancaria INICIO Realizar liquidacin interna Consultar autoliquidaciones de la pgina Web del operador (24 horas despus) Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad Imprimir formato de pago nico Imprimir por cada entidad los aportes cancelados Imprimir documento soporte de pago efectuado (arrojado por el operador) 1 1 212
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE VACACIONES
Comparar liquidacin del sistema y la calculada manualmente Revisar y realizar los descuentos del periodo Imprimir borrador de la liquidacin Diligenciar formato de liquidacin de vacaciones del paquete de Nmina (software) Realizar ajustes Es correcta? SI NO Elaborar comprobante de egreso Pasar comprobante de egreso a caja para su pago INICIO Calcular manualmente la liquidacin FIN Imprimir original de la liquidacin Pagar el valor de las vacaciones Informar a la persona los descuentos realizados 213 PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NMINA
Expedir los certificados de retencin de salarios Revisar que las provisiones que pasan de nmina a contabilidad estn acordes a las que cada mes se han estado pagando Consultar la Provisin de nmina INICIO Corregir las cuentas de provisin por liquidacin de contratos y vacaciones pagadas FIN Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que haba quedado pendiente en el periodo anterior Entregar los certificados de retencin de salarios a Auxiliar de Nmina para que los haga firmar de los empleados Guardar los certificados en la declaracin de renta SI NO Requiere correccin? 214
PROCESO: MANEJO DE CAJA
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA
Diligenciar formato manual del cuadre del da, relacionando valor de ventas, recibos de caja, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones Establecer cuanta de las ventas de contado INICIO Revisar las ventas y los recibos de caja contra la informacin del sistema Revisar formato manual del cuadre de caja Efectuar los clculos necesarios y sacar una relacin del valor total (tirilla) Recibir el formato revisado por Auxiliar Contable Revisar, firmar y archivar formato de cuadre del da Anotar en el cuaderno de caja la informacin del cuadre FIN Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable Anotar en la nueva hoja de cuadre del da el nmero consecutivo de recibos de caja y consignaciones 215 PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Contar el dinero en efectivo acumulado en caja INICIO Dirigirse a rea de Contabilidad Entregar dinero a Auxiliar Contable Contar nuevamente el dinero Depositar el dinero en caja fuerte FIN Mayor a un milln? SI NO Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja Informar a Auxiliar Contable la cuanta del dinero recaudado Guardar en caja fuerte? SI NO Efectuar el pago a proveedores. Recibir de Auxiliar Contable autorizacin y cheques elaborados Diligenciar el formato de consignacin del respectivo banco a favor del proveedor Esperar autorizacin e indicaciones Pago a proveedores? NO SI Consignar en cuenta de bancos de la empresa Recibir de Auxiliar Contable autorizacin y cheques elaborados Elaborar el formato de consignacin a la cuenta indicada Efectuar la consignacin 216 PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos Recibir reembolso del dinero de caja menor Relacionar los gastos Informar y entregar los documentos de respaldo de los gastos a contabilidad INICIO FIN Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado Entregar recibo de gasto y dinero al empleado Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor 217
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO
Autorizar los gastos Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorizacin de los gastos Generar relacin de los gastos Verificar el gasto Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos INICIO Verificar la autorizacin de los gastos por el Director de Cartera Recibir facturas y recibos de gastos (Cajera) Devolver los documentos a la persona que solicit la autorizacin 1 Revisar la numeracin de los recibos de gastos Consultar el # del recibo de gastos y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, sealar con una pequea marca 218
Efectuar el cuadre del da anterior (devolucin de dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado) Revisar el diligenciamiento de los documentos Totalizar los gastos Recibir dinero devuelto por la persona Dinero suficiente? SI FIN NO Realizar los clculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanz para sufragar los gastos Establecer cuanta a pagar Sobr dinero? SI NO Pagar la suma adeudada Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso 1 Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregado Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto Ordenar los gastos segn su tipo Enviar documentos a contabilidad para su archivo 219 PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA
RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transicin Rgimen Simplificado con personas naturales no comerciales)
Diligenciar formato de consignacin del respectivo banco Recibir de Auxiliar Contable cheques y autorizacin y/o peticin de la elaboracin Entregar a mensajero cheque y formato de consignacin Enviar copia de consignacin a Auxiliar Contable INICIO FIN Archivar copia de la consignacin Realizar registro de los movimientos (flujo de caja) Ingresar al sistema la cuanta de los cheques y efectivo recaudado Totalizar el recaudo Informar a Auxiliar Contable la cuanta a la que asciende el recaudo Imprimir recibos de caja Archivar recibos de caja INICIO FIN Revisar los recibos Entregar el recibo de gastos a la persona solicitante Recibir peticin de dinero para sufragar gastos Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # del recibo y nombre de la persona solicitante INICIO FIN 220 PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal Recibir cheques devueltos Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente FIN Informar a Asesor Comercial cliente y causal y a Auxiliar Contable sobre el cliente, causal y vendedor Ingresar al software INICIO Establecer comunicacin con el cliente 221 PROCEDIMIENTO: RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
Establecer forma de pago INICIO Consultar factura Devolver dinero sobrante SI NO Verificar la cuanta Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias Sobra dinero? NO SI Recibir cheques o copia del formato de consignacin Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario FIN Entregar tres copias de la factura al cliente Efectivo? Informar cheques recibidos a Auxiliar Contable Informar el valor total de la compra al cliente Recibir el dinero Archivar una copia de la factura en caja Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelacin de la deuda Recibir la factura y sus copias Revisar y verificar la autenticidad de los billetes 222
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR
Confirmar el estado de los elementos Revisar o recibir informacin del estado de los elementos INICIO Establecer cantidad a comprar Compra el producto? SI NO Calcular las cantidades existentes de cada producto FIN Cotizacin y seleccin del proveedor Determinacin de los elementos a comprar Recepcin y entrega de los elementos INICIO FIN 223
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR
Evaluar la informacin y opciones ofrecidas Evaluar productos del proveedor anterior FIN INICIO Elegir la mejor opcin Finalizar comunicacin Solicitar informacin de precio de productos Consultar proveedores de los productos Consultar polticas de compras Cumple las normas del ministerio? NO SI Efectuar pedido Productos de buena calidad? Buscar nuevo proveedor NO SI 224
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
Recibir los elementos de proteccin personal enviados por el proveedor FIN INICIO Diligenciar formato de compras con la informacin del proveedor, descripcin del artculo, el valor y fecha de recepcin Verificar que los elementos correspondan a los solicitados Organizar y disponer los elementos para la entrega Diligenciar formato de entrega Realizar entrega oficial de los elementos de proteccin y dotacin Firmar el formato de entrega Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos Archivar el formato de entrega Botar los elementos viejos (deteriorados) 225 PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE UNIFORMES
Verificar las tallas Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal INICIO Recibir los uniformes enviados por el proveedor FIN Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados Establecer los tallajes requeridos Entregar formato para que los empleados lo diligencien anotando las tallas de pantaln, camisa, zapatos, delantal Realizar pedido al proveedor Diligenciar formato de dotacin de uniforme con las tallas Imprimir formato de entrega Anotar las cantidades entregadas a cada empleado Firmar formato de entrega Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones Imprimir formato para recopilacin de tallas 226
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DEL BOTIQUN
Equipar el botiqun de planta y de los vehculos de la empresa Revisar el contenido del botiqun de planta y de los vehculos de la empresa FIN INICIO Recibir los elementos Solicitar los medicamentos y elementos a droguera Cuenta con los elementos necesarios? Listar los elementos faltantes NO SI Recibir la observacin de requerimiento de dotacin del botiqun o realizar Verificar la dotacin del botiqun 227 PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO Informar a Jefe inmediato Archivar una copia del reporte del accidente e incapacidad Establecer riesgo del accidente FIN Accidente grave? SI NO Accidente leve? Informar y narrar a Auxiliar de Nmina lo sucedido Remitirse rpidamente a la clnica Al regresar a la empresa: Dirigirse a Nmina para la sistematizacin del Esperar y recibir copias impresas del reporte Dirigirse a la clnica Accidente muy leve: Solicitar a la persona encargada del botiqun elementos Comunicar a jefe inmediato SI NO Recibe incapacidad? SI NO Hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nmina 228 PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
Digitar la clave asignada Ingresar a la pgina Web de la ARP INICIO Radicar el accidente Diligenciar formato de la pgina con la informacin del empleado Fotocopiar y entregar dos (2) copias al trabajador Imprimir formato diligenciado del reporte del accidente Archivar una copia del reporte Complementar la informacin faltante en el formato novedades, y/o la informacin de lo ocurrido al trabajador FIN 229 PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO
Digitar la clave asignada Ingresar a la pgina Web de la ARP INICIO Diligenciar formato de la pgina con la informacin del empleado y los das de incapacidad Incapacidad > 3 das? SI NO Recibir informacin y documento de incapacidad FIN Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado Establecer duracin de la incapacidad Tramitar liquidacin 230 PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD
Esperar respuesta de la entidad FIN Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad Enviar documentos a la entidad Recibir autorizacin del descuento en pago de aportes del mes siguiente o cheque Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado Anexar autorizacin del descuento y copia de la incapacidad al documento de pago de aportes INICIO Revisar documento de incapacidad Adjuntar copia de la incapacidad 231 PROCESO: GESTIN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL
Recibir hojas de vida Establecer comunicacin con entidades o publicar el requerimiento de personal INICIO Seleccionar los candidatos Convocar a las aspirantes Efectuar entrevista y/o prueba Cumple requisitos? SI NO Contratar la persona Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas FIN Analizar y detectar la necesidad de contratacin de personal Recibir informacin de solicitud de personal 232 PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
Tramitar cita para examen mdico SI NO Se encuentra suscrito? Realizar las afiliaciones a las entidades Solicitar documentacin adicional: fotocopia de cdula, etc. Determinar estado civil del nuevo colaborador, para indicarle los documentos que se requieren para su afiliacin y la de sus familiares a las entidades respectivas Realizar trmite de afiliacin a las entidades de salud, pensin, riesgos profesionales, etc. Realizar los ajustes necesarios para que sigan siendo cubiertos por la empresa, segn la ley INICIO Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa Recibir peticin de elaboracin de contrato de trabajo e informacin de la persona a contratar por la empresa 1 233
Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos FIN Recibir y archivar contrato y examen mdico en la carpeta del colaborador Elaborar contrato de trabajo Pasar contrato a Gerente para su firma Alimentar paquete contable con la informacin del empleado Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realizacin del examen mdico 1 234 PROCEDIMIENTO: INDUCCIN
Presentar las polticas de la empresa Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional INICIO Realizar un recorrido institucional Efectuar seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa Presentar a los compaeros de trabajo Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo FIN 235 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO
Diligenciar formato del sistema para liquidacin de contrato Establecer asuntos pendientes: prstamos, deudas, etc. INICIO Verificar descuentos parafiscales Confrontar la informacin arrojada por el sistema con la calculada manualmente Revisar liquidacin de prestaciones sociales Realizar clculo manual de la liquidacin Elaborar comprobante de egreso FIN Imprimir en borrador de la liquidacin Imprimir liquidacin en original Informacin correcta? Realizar ajustes Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa Firmar el comprobante (la persona que lo elabor) Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a Contadora Pasar comprobante a Cajera para su cancelacin Pagar a la persona, dinero por concepto de liquidacin de contrato 1 1 NO SI Recibir informacin sobre desvinculacin del colaborador 236
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO
SI FIN INICIO Evaluar los resultados Todo el equipo?
Seleccionar personal Determinar lugar de la capacitacin Acompaar capacitacin y realizar seguimiento En la empresa? NO SI Establecer nmero de participantes NO Facilitar asistencia de los Asesores Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitacin Programar horario y fechas Brindar herramientas al expositor Coordinar actividades 1 1 Identificar la necesidad de capacitacin Solicitar a proveedor capacitacin para el equipo de ventas o tramitar con entidad Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas Retroalimentar los resultados de la capacitacin Determinar los objetivos de la capacitacin Definir temtica 237
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado Recordar a los empleados los das de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso) Elaborar carta de solicitud de vacaciones Pedir a Auxiliar de Nmina la elaboracin de la carta de solicitud de vacaciones INICIO Entregar carta a Subgerente Autorizar vacaciones Programar las vacaciones de los empleados SI NO Descontar das? Calcular los das pendientes FIN Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma Imprimir carta 238 PROCESO: MENSAJERA
PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
Desplazarse al rea de contabilidad de la empresa Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse Recibir el dinero de Auxiliar Contable INICIO Contar el dinero recibido y dirigirse al rea de Caja de la empresa Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques Consultar la informacin contenida en los documentos Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto Dirigirse al banco y realizar el pago o consignacin Entregar a la Cajera de la empresa, al da siguiente, los documentos de las diligencias FIN 239 PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicacin del cliente SI INICIO Cantidad considerable? NO Desplazarse al banco Recibir de Director de Cartera la relacin o listado de los recaudos a realizar Consignar? NO SI Recibir el dinero o cheque del pago de la obligacin del cliente con la empresa Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones Realizar consignacin a cuenta de proveedor o de la empresa Regresar a la empresa Llevar el dinero en efectivo o cheque a la empresa 1 240
FIN Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a la Cajera de la empresa Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente Elaborar recibo de cancelacin de la obligacin del cliente con la empresa Desplazarse a oficina del cliente para entregar recibo de cancelacin de su deuda 1 241 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia) Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al da siguiente al Director de Cartera Consultar las facturas y programar su entrega Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura Hacer firmar la factura original y copia Acumular las facturas no entregadas Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes FIN INICIO 242 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
NO SI Recibir peticin del personal administrativo de la empresa o llamada telefnica e indicaciones Entregar en entidades: cartas, certificados, reportes, documentos, etc. Desplazarse hasta la entidad respectiva Entregar los documentos a la persona que los solicit Reclamar la documentacin en las diferentes entidades y traerlos a la empresa FIN Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa) Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe INICIO Responder las inquietudes que se presenten sobre le estado de entrega de los documentos Solicitar o recoger documentos? 243 PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Recibir peticin de personal administrativo Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello Efectuar la compra de los productos solicitados Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana Esperar la revisin y autorizacin de los gastos FIN INICIO Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina Dirigirse al rea de Caja de la empresa y entregar las facturas Esperar a que la Cajera realice los clculos respectivos Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera 244
PROCESO: ARCHIVO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS
INICIO Recepcin de documentacin Consultar la informacin contenida en el documento Verificar el diligenciamiento del documento Identificar tipo de documento Posee autorizacin y sellos? NO SI Devolver documentos Seleccionar y separar documentos Existe la carpeta? Ordenar documentos por nmero Revisar consecutividad Efectuar las acciones respectivas a su preparacin (corte, perforacin, etc.) Buscar, ubicar o crear carpeta NO SI Seleccionar la carpeta Verificar que los documentos correspondan a la carpeta Introducir los documentos en la carpeta Crear carpeta Es la carpeta correcta? SI NO Guardar la carpeta en el archivador o en caja FIN 1 1 245
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO Recibir peticin del prstamo
Preguntar por informacin o identificacin del documento Establecer tipo de documento Ubicar en pantalla el documento Identificar posicin fsica en archivo Buscar y ubicar fsicamente el documento Entregar documento a la persona solicitante Diligenciar formato de prstamo Hacer firmar formato de prstamo NO Esperar devolucin Recibir documentos devueltos Registrar la devolucin del documento en el formato de prstamo Informar a solicitante Existe el documento? SI Archivar documento Ingresar al software de la empresa FIN 1 1 246
PROCESO: SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERA
Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras Hacer la lista de los elementos que se deben comprar Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera Dirigirse al supermercado a realizar las compras Regresar a la empresa y solicitar a la cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero Entregar factura de las compras y recibo del gasto del transporte a Director de Cartera Esperar a que la cajera revise el total de los gastos Autorizacin de los gastos INICIO Productos de cafetera: caf, azcar, leche, aromtica, etc.
Implementos de aseo: jabones para baos y cocina, lmpido, fabuloso, Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos Separar los utensilios y productos de aseo de los vveres Guardar en la cocina los productos de la cafetera y algunos implementos de aseo Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetera FIN 1 1 Guardar en la nevera los productos que requieran conservacin 247 PROCEDIMIENTO:
SERVICIO DE CAFETERA ASEO REAS DE OFICINAS
Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados Recibir llamado de integrantes de la empresa solicitando bebidas o atencin a clientes o proveedores INICIO Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentran Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina FIN Sacudir el polvo de escritorios, telfonos, computadores, muebles, etc. Barrer y trapear los pisos del rea de las oficinas INICIO Limpiar vidrios de las ventanas del rea de las oficinas Realizar la limpieza de los baos FIN Limpiar y ordenar la cocina (cafetera) Lavar y cambiar las toallas de los baos para que permanezcan limpias Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baos Preguntar y establecer las bebidas solicitadas Preparar las bebidas Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.) 248
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS
MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA LA COCINA
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
Tener siempre la vajilla organizada Conservar vasos, pocillos y platos lavados INICIO Lavar y limpiar lavaplatos y mesn de la cocina Proporcionar agua a las plantas FIN Asear la greca Podar las plantas Quitar el polvo de las plantas Tratar en lo posible de evitar la prdida o avera de vasos, pocillos y platos Lavar la nevera INICIO FIN Eliminar los productos vencidos FIN INICIO 249 ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
GERENCIALES
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA Direccionamiento de la compaa. Planteamiento de estrategias. Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas. Interaccin con proveedores. Autorizacin de documentos y acciones a implementar. Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GESTIN DEL RECURSO HUMANO. Seleccin de personal. Contratacin. Liquidacin contrato. Programacin de vacaciones. Capacitacin tcnica. Cuadros de reemplazo (informal). Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
MISIONALES
VENTAS Programacin de visita al cliente. Atencin de mostrador o visita al cliente. Consulta de disponibilidad de productos. Asesora tcnica. Cotizacin de productos para clientes. Seguimiento de las cotizaciones. Orden de Pedido. Facturacin. Remisin de mercanca. Seguimiento del pedido.
COMPRAS Determinar productos a comprar. Seleccin proveedor. Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA. Establecimiento de precio de venta de los productos Cambio de precio. Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS. Generacin informe de ventas. Revisin estadsticas de ventas. Fijacin meta de ventas. Seguimiento meta de ventas.
COMUNICACIN CON PROVEEDORES. Conocimiento de productos. Asesora y capacitacin equipo de ventas. Tramitacin de asesora muy especializada para clientes.
250
APOYO
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCA. Recepcin de facturas o remisiones. Descargue, ingreso y almacenamiento. Reporte y verificacin de los productos recibidos. Sistematizacin ingreso de mercanca. Revisin ingreso de mercanca al sistema. Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA. Programacin del cargue de los vehculos y ruta de entrega. Recepcin facturas o remisiones. Planeacin del cargue y distribucin de los productos en los vehculos. Alistar mercanca a despachar. Cargue de mercanca al vehculo. Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los vehculos. Transporte de mercanca. Descargar mercanca. Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS Gestin de devolucin de mercanca
GESTIN CONTABLE. Consulta de saldo en bancos. Registro de consignaciones. Cuadre y revisin de la caja. Registro de reembolso de caja menor. Conciliacin bancaria. Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisin de la cartera de la empresa. Cancelacin de anticipos de clientes. Manejo de informacin contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario. Documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO Generacin de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro. Recaudo. Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente. Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA Cuadre de caja. Manejo del dinero en caja. Administrar la caja menor. Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos. Recepcin pago del cliente.
251
APOYO
NMINA. Liquidacin de nmina. Pago de nmina. Pago parafiscales. Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las prestaciones contempladas por la ley. Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO. Solicitar y recibir documentacin. Estudio de crdito. Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO. Elaboracin y entrega de notas. Codificacin de productos. Inventario fsico de los productos de bodega. Facturacin de remisiones. Traslado de mercanca. Liquidacin de fletes.
MENSAJERA. Pagos y consignaciones en bancos. Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes. Entrega de documentos a clientes. Solicitar y entregar documentacin en entidades. Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL. Dotacin de elementos de proteccin personal. Dotacin de uniformes. Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la empresa. Accidente de trabajo
GESTIN DEL RECURSO HUMAN. Seleccin de personal. Afiliaciones y contrato de trabajo. Induccin. Asesora y capacitacin equipo de ventas. Liquidacin contrato de trabajo. Vacaciones.
MANEJO DE ARCHIVO. Archivo de documentos. Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES. Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera. Servicio de cafetera. Aseo reas de oficinas. Oficios varios.
252 INDCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pg.
COMPRA 256 Determinar productos a comprar 257 Seleccin del proveedor 259 Pedido de mercanca a proveedores 261
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 263 Recepcin de facturas o remisiones 264 Descargue, ingreso y almacenamiento 266 Reporte y verificacin de los productos recibidos 268 Sistematizacin del ingreso de producto(s) 270 Revisin del ingreso de mercanca al sistema 272 Ajustes al inventario 274
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276 Establecimiento del precio de venta 277 Cambio de precio 279 Fijar precio de negociacin y descuentos 281
PAGO A PROVEEDORES 283 Recepcin y archivo de facturas de compras de mercanca 284 Programacin del pago a proveedores 286 Efectuar el pago a proveedores 288
VENTA 291 Programar visita al cliente 292 Visita obra 294 Atencin de mostrador (venta de contado) 296 Consulta disponibilidad de los productos 298 Asesora Tcnica 300 Cotizacin de productos para clientes 302 Seguimiento de las cotizaciones 304 Pedido 307 Facturacin 308 Remisin de mercanca 312 Seguimiento del pedido 314
253
METAS DE VENTA 316 Generacin informe de ventas 317 Revisin estadsticas de ventas 319 Fijacin meta de ventas 321 Seguimiento meta de ventas 323
COBRO Y RECAUDO 325 Generacin de listado de cartera vencida 327 Entrega de listado de cartera 329 Cobro 331 Recaudo 333 Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335 Ajuste de cartera al cliente 336 Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338 Generacin de listados de cartera 340
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 342 Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 344 Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 346 Planeacin del cargue del vehculo 347 Alistar la mercanca a despachar 349 Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 351 Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 353 Transporte de la mercanca 355 Descargar mercanca en obra o ferretera 357 Entregar factura al cliente 359
DEVOLUCIN EN VENTAS 361 Gestin de devolucin de mercanca 362
CRDITO A CLIENTES 366 Solicitar y recibir documentacin para crdito 367 Estudio de crdito 369 Crear cliente 371
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372 Elaboracin y entrega de notas 373 Inventario fsico de los productos de bodega 375 Codificacin de productos 378 Facturacin de remisiones 380 Traslado de mercanca 382 Liquidacin de fletes 384
AUTORIZACIONES 386 254 Autorizaciones 388
COMUNICACIN CON PROVEEDORE 390 Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 391 Tramitar asesora muy especializada para clientes 393
GESTIN CONTABLE 395 Consulta de saldo en bancos 397 Registro de consignaciones 399 Cuadre y revisin de la caja 401 Registro de reembolso de caja menor 403 Conciliacin bancaria 405 Revisar cuenta con clientes y proveedores 407 Revisin de la cartera de la empresa 409 Cancelacin de anticipos de clientes 411 Manejo de informacin contable y general de las sucursales 413 Control de costos de inventario 415 Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 417
NMINA 420 Liquidacin de nmina 421 Pago de nmina 423 Pago de parafiscales 425 Liquidacin de vacaciones 427 Interfase de Nmina 429
MANEJO DE CAJA 431 Cuadre de caja 432 Manejo del dinero en caja 434 Administrar la caja menor 436 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441 Cheques devueltos 443 Recepcin pago del cliente 445 1
SALUD OCUPACIONAL 447 DOTACIN ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL 449 DOTACIN DE UNIFORMES 452 BOTIQUN 454 ACCIDENTE DE TRABAJO a. Reporte de accidente de trabajo 456 b. Sistematizacin del reporte de accidente de trabajo 458 c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460 d. Trmite de liquidacin de la incapacidad. 462 255
GESTIN DEL RECURSO HUMANO 464 Seleccin de personal 465 Afiliaciones y contrato de trabajo 467 Induccin 469 Asesora y capacitacin del equipo humano. 471 Liquidacin contrato de trabajo 473 Vacaciones 475
MENSAJERA 477 Pagos y consignaciones en bancos 478 Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 480 Entrega de documentos a clientes 482 Solicitar y entregar documentacin en entidades 484 Compras eventuales de oficina 486
MANEJO DE ARCHIVO 488 Archivo de documentos 489 Prstamo de documentos 491
SERVICIOS GENERALES 238 Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 494 Servicio de cafetera 496 Limpieza de las oficinas 498 Oficios varios 500
256 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COMPRA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente 2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente 3 Pedido de mercanca a proveedores Administrativa Subgerente
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin. Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los costos de compras. Verificacin de precio de negociacin con proveedor. Proveedores certificados. Revisin de las facturas y mercanca comprada.
257
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.6 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.7 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de los productos que realmente se estn agotando y que debido a su rotacin deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de productos a comprar.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a comprar.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS: Informacin de stocks de mercanca desactualizado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
258
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin de los stocks de mercanca Subgerente Administrativa
X 2 Consultar informacin de las ventas efectuadas Subgerente Administrativa X 3 Revisar o chequear la informacin Subgerente Administrativa X 4 Calcular las cantidades existentes de cada producto Subgerente Administrativa X 5 Determinar la rotacin de los productos Subgerente Administrativa X 6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X 7 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Subgerente Administrativa X 8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa
X 259
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin del proveedor.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la empresa y que cuente con certificacin de calidad. 2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el mercado posibilita seleccionar aquel que ms se ajuste a las polticas de la empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: Seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
2.9 RIESGOS: Eleccin inadecuada del proveedor. Sacrificar calidad por precio. Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 2.11 OBSERVACIONES.
SELECCIN DEL PROVEEDOR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar proveedores de los productos Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Establecer contacto con el proveedor Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Conocer si cuenta con certificado de calidad Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Solicitar informacin de precio de productos Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Analizar informacin y opciones ofrecidas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Consultar polticas de compras Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Escoger la mejor opcin Subgerente y/o Director Comercial Administrativa
X 8 Iniciar negociacin Subgerente y/o Director Comercial Administrativa
X 261
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercanca a proveedores.
3.2 MARCO NORMATIVO.
3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envo de la mercanca requerida.
3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercanca a los proveedores al llegar al punto de reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los mismos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercanca.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido. PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercanca haya sido realizada con xito. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta de pedido de productos.
3.9 RIESGOS: Errores de diligenciamiento de carta de pedido. Equivocacin en la referencia o cantidad de productos solicitados al proveedor. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin contenida en la carta de pedido. Revisin y Autorizacin de envo de la carta de pedido. Confirmacin de la recepcin de la carta por el proveedor.
PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Diligenciar borrador carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Solicitar elaboracin carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Elaborar carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Comercial X 4 Recibir y revisar la carta Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Verificar la informacin contenida en la carta (elaboracin, producto y cantidad) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Solicitar cambos y ajustes si es necesario Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Realizar cambios o ajustes Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Autorizar el envo de la carta de pedido va fax Subgerente y/o Director Comercial Administrativa
X 9 Enviar la carta Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Confirmar la recepcin de la carta por el proveedor Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Informar a Subgerente o Director Comercial sobre el envo del carta Auxiliar de Inventario Comercial X 263
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepcin de la mercanca comprada.
1.2 AREA TITULAR: Bodega.
1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercanca comprada.
1.4 GENERALIDADES: La recepcin de la mercanca en la bodega de la empresa es el mecanismo que respalda la disponibilidad fsica de los productos ofertados por la compaa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas. Cuaderno de entrada.
1.7 RIESGOS: Deterioro de la mercanca durante su manipulacin. Faltantes o sobrantes de mercanca. Prdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de las facturas y mercanca comprada. Verificacin de la mercanca recibida en cuanto a referencia, cantidad y calidad.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Recepcin de facturas o remisiones Bodega Jefe de Bodega 2 Descargue, ingreso y almacenamiento Bodega Auxiliar de Bodega 3 Reporte y verificacin de los productos recibidos Bodega Auxiliar de Bodega y Jefe de Bodega 4 Sistematizacin del ingreso de producto(s) Comercial Auxiliar de Inventario 5 Revisin del ingreso de mercanca al sistema Comercial Director de Cartera 6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario 264
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin las facturas o remisiones.
1.2 MARCO NORMATIVO.
1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercanca comprada a los proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas permite identificar el tipo de producto que est llegando, la programacin de la recepcin de la misma y la identificacin del lugar donde debe ser almacenado.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercanca comprada a los proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de la empresa. PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a recibir. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 1.9 RIESGOS: Prdida de facturas o remisiones. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.
Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Conocer llegada de los camiones de los proveedores Jefe de Bodega Bodega X 2 Recibir las facturas o remisiones de la mercanca Jefe de Bodega Bodega X 3 Consultar el documento e identificar producto(s) Jefe de Bodega Bodega X 4 Determinar a que bodega llevar el producto Jefe de Bodega Bodega X 5 Coordinar el ingreso de los productos Asistente de Jefe de Bodega Bodega X 6 Anotar las referencias de los productos en un papel Jefe de Bodega Bodega X 7 Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a recibir Jefe de Bodega Bodega X 266
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos comprados a los proveedores.
2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se ejecuta dependiendo del producto, sus caractersticas y peso, realizndose por medio de mecanismos como el puente gra, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la empresa de los productos enviados por los proveedores.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir anotacin de las referencias de los productos. PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercanca. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Anotacin de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.
2.9 RIESGOS: Prdida o deterioro de los productos. Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta. Errores de almacenamiento como arrumes de mercanca muy altos.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Conteo de los productos ingresados a bodega. Revisin del estado de los productos recibidos. Verificacin de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.
DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir anotacin de las referencias de los productos a recibir Auxiliar de Bodega Bodega X
2 Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento. Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Establecer mecanismo de descargue (puente gra, montacargas o personas) Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Coordinar y supervisar la labor de Auxiliares de Bodega o empleados del proveedor Auxiliar de Bodega Bodega X
5 Tomar la mercanca Auxiliar de Bodega Bodega X
6 Bajar los productos del vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X
7 Transportar la mercanca desde el vehculo hasta el interior de la bodega Auxiliar de Bodega Bodega X
8 Confirmar sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X
9 Ir contando y/o marcando con pintura la mercanca ingresada a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X
10 Descargar la mercanca en sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X
11 Arrumar o colocar los productos en estibas o burros Auxiliar de Bodega Bodega X
12 Verificar el correcto almacenamiento de los productos Auxiliar de Bodega Bodega X
13 Mover, ubicar o reubicar los productos si es necesario Auxiliar de Bodega Bodega X
14 Anotar cantidad de productos ingresados Auxiliar de Bodega Bodega X
15 Reportar el ingreso de la mercanca Auxiliar de Bodega Bodega X
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin de los productos recibidos.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.
3.5 GENERALIDADES: La verificacin de los productos ingresados a bodega permite establecer si la informacin contenida en las facturas o remisiones enviada por los proveedores corresponde a la constatada fsicamente con el ingreso de los mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin o determinacin de los productos y cantidades realmente recibidos.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar anotacin de productos y cantidades ingresadas a la bodega. PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a Inventario. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.
3.9 RIESGOS: Mal conteo de los productos. No identificar las cantidades faltantes. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin. Conteo y reconteo de los productos. Anotacin de las observaciones.
VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar anotacin de los productos y cantidades ingresadas a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Confrontar la informacin reportada con la registrada con la registrada en la factura o remisin Jefe de Bodega Bodega X 4 Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar la mercanca si es necesario Jefe de Bodega Bodega X 5 Recontar la mercanca por indicacin de Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Revalidar la informacin si se requiere Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Establecer diferencias si se presentan y realizar anotacin de la observacin Jefe de Bodega Bodega X 8 Registrar mercanca en el cuaderno de entrada Auxiliar de Bodega Bodega X
9 Entregar facturas o remisiones y observaciones a inventario Auxiliar de Bodega Bodega X 270
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizacin del ingreso de producto(s).
4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercanca ingresada a la bodega como resultado de la compra a proveedores.
4.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los productos facilita la consulta de la disponibilidad de la misma y agiliza la facturacin de las ventas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, remisiones o notas.
PUNTO FINAL: Anotar la mercanca en el cuaderno de entrada. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 4.9 RIESGOS: Referencia equivocada de producto. Cantidades errneas.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos y en el sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S) Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir facturas, remisiones y notas Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Consultar la carta de pedido de mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Verificar la concordancia de material recibido y solicitado Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Armar paquete de factura y remisin Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ingresar al software de la empresa Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Consultar factura, remisin y nota Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Digitar la informacin de los productos Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Cotejar el ingreso de los productos Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Anotar la informacin de la mercanca en el cuaderno de entrada Auxiliar de Inventario Comercial X 272
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin ingreso de la mercanca.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercanca ha sido ingresada al sistema correctamente o requiere ajustes.
5.5 GENERALIDADES: La revisin del ingreso de la mercanca al sistema permite detectar fallas en la digitacin de la informacin y realizar los correctivos pertinentes antes de que la mercanca sea cargada al sistema.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la mercanca. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el sistema. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS: Mercanca mal ingresada al sistema. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema. Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
REVISIN INGRESO DE LA MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas, remisiones y notas Director de Cartera Comercial X 2 Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada Director de Cartera Comercial X 3 Consultar inventario del sistema Director de Cartera Comercial X 4 Revisar notas de entrada Director de Cartera Comercial X 5 Confrontar la informacin de los documentos y del sistema correspondiente a producto y cantidad Director de Cartera Comercial X 6 Solicitar ajustes si se requieren Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Realizar los ajustes si es necesario Director de Cartera Comercial X 8 Cargar la entrada de mercanca al sistema Director de Cartera Comercial X 274
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.
6.2 MARCO NORMATIVO.
6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercanca.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptacin a cdigos y tamao de presentacin manejado por la empresa.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Correccin de fallas de inventario.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y peticin.
PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Documento de ajuste.
6.9 RIESGOS: Equivocacin en la modificacin de los datos. Prdida del documento de soporte del ajuste. Errores de clculo del ajuste.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin.
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir nota o peticin del ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Identificar tipo de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Reprocesar informacin por error de ingreso Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Convertir paquete de producto a cantidad menor o solicitada (General) Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Calcular cuantas unidades se pueden sacar de un producto si este es cortado en una dimensin diferente a la recibida Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Analizar conveniencia o facilidad de realizar un cambio de producto Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Informar la realizacin del ajuste a la persona solicitante Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Imprimir documento de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Revisar el ajuste y el documento de ajuste Director de Cartera Comercial X 10 Entregar copia de los ajustes a Contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Archivar documentos de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 276
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijacin de precio de venta de los productos.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y polticas de descuento de los productos comercializados por la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La fijacin del precio de venta de los productos permite asegurar el margen de ganancia esperado, adems de establecer los precios y descuentos que es posible otorgar a los clientes.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con informacin que respalde el proceso de venta brindando a los integrantes del rea Comercial las herramientas para lograr xito en dicho proceso.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios y descuentos.
1.7 RIESGOS: El clculo errneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada fijacin de precios y descuentos. La no revisin y actualizacin de los precios ocasionar prdidas econmicas para la empresa.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los costos de compras. Verificacin del margen de ganancia esperado. Anlisis y revisin de la lista de precios y la informacin del sistema.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Establecimiento del precio de venta Administrativa Subgerente 2 Cambio de precio Administrativa y Comercial Subgerente y Auxiliar de Inventario 3 Fijar precio de negociacin y descuentos Administrativa Subgerente
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os productos y polticas de descuentos.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
PUNTO FINAL: Fijacin o cambio de precio de venta del producto(s).
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios.
1.9 RIESGOS: Equivocacin en el clculo del precio. No cumplimiento de margen de ganancia. Cambios de las condiciones del mercado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin del margen de ganancia esperado. Revisin de la lista de precios y costo de compra.
1.11 OBSERVACIONES.
278
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa
X 2 Revisar y analizar la informacin Subgerente Administrativa X 3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X 4 Verificar margen de ganancia (10% a 12%) Subgerente Administrativa X 5 Conocer precio ofrecido para el producto por la competencia Subgerente Administrativa X 6 Determinar precio de venta del producto Subgerente Administrativa X 7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X 8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa
X 9 Cambiar precio al producto(s) Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario Comercial X 279
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario. 2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea necesario.
2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener actualizado el valor de la mercanca de acuerdo a diversos aspectos que influyen sobre este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin y peticin del cambio de precio.
PUNTO FINAL: Generacin de nuevos listados de precio de venta y entrega a integrantes del rea Comercial. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios.
2.9 RIESGOS: Cambiar precio al producto equivocado. Referencia de producto inadecuada.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y autorizacin del cambio de precio. 2.11 OBSERVACIONES.
CAMBIO DE PRECIO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir peticin de cambio de precio del producto(s) Subgerente Administrativa X 2 Ingresar al software Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Consultar tems y ubicar producto en pantalla Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Confirmar informacin Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Relacionar tem y nuevo precio Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Cambiar el precio Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Actualizar y guardar los cambios efectuados Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Consultar producto y precio Auxiliar de Inventario Comercial
X 9 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Salir del software Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Revisin y autorizacin del cambio Subgerente Administrativa X 12 Entregar listado a integrantes del rea Comercial. Auxiliar de Inventario Comercial X 281
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociacin y descuento.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mnimo de venta y descuentos de cada producto comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.
3.5 GENERALIDADES: El precio mnimo de venta y descuento establecido para cada producto es un indicador del lmite de los parmetros que pueden negociar y ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la venta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mnimo de venta y descuento de cada producto.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
PUNTO FINAL: Reunin integrantes del rea Comercial.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios.
3.9 RIESGOS: Incumplimiento de las polticas de precio y descuentos. Desactualizacin de la informacin.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y autorizacin del precio mnimo y polticas de descuento para los productos
FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir lista de costo de los productos Subgerente y/o Director Comercial Administrativa
X 2 Revisar y analizar la informacin Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Consultar precio de venta establecido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Calcular precio mnimo de venta y descuento Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Verificar margen de ganancia mnimo (8%) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Fijar polticas de descuento Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Establecer precio mnimo de negociacin y descuento para cada producto Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Realizar reunin de rea Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X
283
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contradas con los proveedores.
1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efecta dependiendo de la prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificacin de la existencia de dinero en las cuentas bancarias de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la cuanta adeuda.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Comprobantes de egreso. Cheques y consignaciones. Carta de pago.
1.7 RIESGOS: Enviar dinero a cliente equivocado. Error en el clculo del descuento. Vencimiento de los pagos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de proveedores.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
PAGO A PROVEEDORES Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Recepcin y archivo de facturas de compra de mercanca Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 2 Programacin del pago a proveedores Contabilidad Auxiliar Contable 3 Pago a proveedores Contabilidad Gerente o Auxiliar Contable 284
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin y archivo de facturas de compras de mercanca.
1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepcin y archivo de las facturas permite establecer las fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin de la cancelacin de las facturas adeudadas.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivo de facturas.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
1.9 RIESGOS: Mora en el pago por equivocacin en el archivo de las facturas por fecha de pago.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta del archivo de facturas a pagar. Revisin de la fecha de pago de las facturas.
RECEPCIN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRAS DE MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas enviadas por los proveedores Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Consultar y revisar las facturas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Establecer fecha de pago Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Sealar fecha de pago y descuentos (si los ofrece) Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Ubicar las de pronto pago en carpeta o lugar de fcil alcance y prximo a sitio de trabajo Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Archivar las facturas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 286
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del pago a proveedores.
3.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable. 3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.
3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores permite establecer la cuanta y los descuentos a los que es posible acceder para de esta manera programar los pagos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la facturas a cancelar. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la semana.
PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas a cancelar. Lista de proveedores a pagar. Informe del saldo de los bancos.
3.9 RIESGOS: Error de seleccin de facturas de proveedores a cancelar. Prdida de descuentos. Cancelacin de mayor valor de saldo adeudado. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o descuentos.
PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Seleccionar del acorden (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 2 Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 3 Establecer si se han realizado abonos y calcular el saldo adeudado Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 4 Determinar si la factura presenta descuentos y efectuar los clculos necesarios Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 5 Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 6 Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 7 Totalizar los pagos Auxiliar Contable y de Nmina
Contabilidad X 8 Consultar saldo en bancos Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 9 Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 10 Determinar a que proveedor y cuanta (total o abono) Gerente o Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Tomar las factura correspondiente al proveedor autorizado para pago Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 288
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.
4.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para minimizar la deuda.
4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligacin contrada por la empresa debido a la compra de productos.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin o abono a la obligacin contrada con los proveedores.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Comprobante de egreso. Cheques. Libro de bancos. Consignaciones. Carta de pago.
4.9 RIESGOS: Elaboracin de cheque por suma mayor a la adeudada. No recepcin de la carta de pago enviada a los proveedores. Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos. Anulacin de cheque y no registro en el libro de bancos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin. Revisin del diligenciamiento de los documentos. Firma de los documentos para autorizacin. Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
PAGO A PROVEEDORES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar la factura Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 2 Establecer el valor adeudado Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 3 Cancelar la deuda en su totalidad o realizar abono Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 4 ABONO: Fotocopiar la factura Colocar sello de abono a la factura original y anexar copia del abono a realizar Archivar la factura Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X 5 Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se est cancelando y el valor del descuento si lo hubo Auxiliar Contable, de Nmina o General Contabilidad X 6 Establecer forma de pago (efectivo o cheque) Auxiliar Contable y de Nmina Contabilidad X EFECTIVO 7 Pasar la factura a Auxiliar de Nmina o General Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Verificar el valor y la cuenta donde se est llevando Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor Auxiliar Contable Contabilidad X CHEQUE 11 Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Pasar la factura del proveedor a Auxiliar de Nmina o General y solicitar la elaboracin del cheque del banco establecido Auxiliar Contable, de Nmina o General Contabilidad X 13 Anotar en el cuaderno del banco # del cheque Auxiliar Contable Contabilidad X 290
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 14 Elaborar cheque Auxiliar de Nmina o General Contabilidad X 15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Verificar el banco y valor de cada cheque Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Para cheque aprobado, anotar cheque en cuaderno de bancos de lo contrario anularlo Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Colocar sello para firmas (requiere dos de tres firmas autorizadas) Auxiliar Contable Contabilidad X 19 Pasar cheques a Gerente para obtener firma Auxiliar Contable Contabilidad X 20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X 21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X 22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X 23 Recibir autorizacin de consignacin de Auxiliar Contable y cheques elaborados Cajera Comercial X 24 Diligenciar consignacin a nombre del proveedor Cajera Comercial X 25 Revisar cheques y firmar si es necesario Cajera Comercial X 26 Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o cheque Cajera Comercial X 27 Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitacin en el banco respectivo Cajera Comercial X 28 Recibir llamada del banco Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 29 Confirmar firma y valor del cheque Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 30 Autorizar cheque Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 31 Para informar al proveedor del pago de varias facturas: Elaborar carta de pago relacionando las facturas canceladas Enviar carta de pago al proveedor va fax Auxiliar General Contabilidad X 32 Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado Auxiliar General Contabilidad X 291 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercializacin de los productos.
1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercializacin del producto.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de venta o remisiones. Formato de pedido. 1.7 RIESGOS: Realizar negociacin con clientes que no cuenten respaldo econmico. Realizar visitas infructuosas a los clientes. No identificacin de las oportunidades de negocio.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de planilla de visitas. Seguimiento de las visitas. Anlisis de l alcance de la metas de ventas.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
VENTA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial 2 Visita obra Comercial Asesor Comercial 3 Atencin de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial 4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial 5 Asesora Tcnica Comercial Asesor Comercial 6 Cotizacin de productos para clientes Comercial Asesor Comercial 7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial 8 Pedido Comercial Asesor Comercial 9 Facturacin o remisin de mercanca Comercial Asesor Comercial 10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial 292
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.
1.5 GENERALIDADES: La programacin de las visitas a los clientes permite trazar el plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseo del Plan de trabajo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Eleccin del sector o poblacin objetivo.
PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
1.9 RIESGOS: Inadecuada programacin de las visitas por desconocimiento de la zona.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Autorizacin del plan de trabajo.
1.11 OBSERVACIONES.
293
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Elegir sector o poblacin objetivo Asesor Comercial Comercial X 2 Armar Plan de Trabajo Asesor Comercial Comercial X 3 Determinar si la visita es fuera o dentro de la ciudad Asesor Comercial Comercial X 4 Para visita fuera de la ciudad, determinar el nmero de das Asesor Comercial Comercial X 5 Programar visita local Asesor Comercial Comercial X 6 Solicitar autorizacin salida de la empresa Asesor Comercial Comercial X 7 Autorizacin del Plan de Trabajo de los Asesores Comerciales Director Comercial o Subgerente Comercial X 294
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2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar los productos y servicios de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretera permite identificar las oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisicin de nuevos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que pueda tomar la decisin de compra, ofertar y vender los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Visita.
2.9 RIESGOS: Prdida del tiempo de la visita ante indecisin de compra por parte del cliente. No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisin de compra. Accidentes en la obra.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de Planilla de Visitas. 2.11 OBSERVACIONES.
VISITA OBRA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Desplazarse a la zona o lugar determinado (obra u oficina) Asesor Comercial Comercial X 2 Para visita fuera de la ciudad iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la maana; para visita local, salir de la empresa a mitad de la maana Asesor Comercial
Comercial
X
CLIENTE ANTIGUO Asesor Comercial Comercial 3 Establecer comunicacin y recordarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa Asesor Comercial Comercial X CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Asesor Comercial Comercial X 4 Buscar a la persona que pueda tomar la decisin de compra Asesor Comercial Comercial X 5 Identificarse con nombre propio y el de la empresa Asesor Comercial Comercial X 6 Brindar informacin de los productos y servicios ofrecidos por la empresa Asesor Comercial Comercial X
8 Obtener informacin de los productos necesitados Asesor Comercial Comercial X 9 Tomar datos del cliente Asesor Comercial Comercial X 10 Cotizar los productos Asesor Comercial Comercial X 11 Tomar datos del pedido si lo realizar o ponerse a disposicin del cliente Asesor Comercial Comercial X 12 Diligenciar Planilla de Visita Asesor Comercial Comercial X 296
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3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atencin de Mostrador.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la empresa en el punto de venta.
3.5 GENERALIDADES: La atencin de mostrador permite efectuar la venta de los productos en las instalaciones de la empresa.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura de Venta.
3.9 RIESGOS: Errores de diligenciamiento de la factura. Liquidacin errnea del valor de los productos. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de la disponibilidad de los productos. Verificacin de la informacin a registrar en la factura.
ATENCIN DE MOSTRADOR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir visita del cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Entablar comunicacin Asesor Comercial Comercial X 3 Determinar producto(s) requeridos por el cliente Asesor Comercial Comercial X 4 Ingresar al software Asesor Comercial Comercial X 5 Consultar disponibilidad del producto(s) Asesor Comercial Comercial X 6 Si los no se encuentran disponibles informar al cliente Asesor Comercial Comercial X PRODUCTOS DISPONIBLES Asesor Comercial Comercial 7 Cotizar producto(s) Asesor Comercial Comercial X 8 Informar el valor al cliente Asesor Comercial Comercial X
9 Indagar y establecer si el cliente requiere algn producto ms Asesor Comercial Comercial X 10 Establecer si el cliente realizar la compra Asesor Comercial Comercial X 11 Facturar o remisionar la mercanca Asesor Comercial Comercial X 12 Entregar factura o remisin al cliente Asesor Comercial Comercial X 13 Indicar al cliente la ubicacin de la caja para que realice el pago y de despacho para que reclame los productos Asesor Comercial Comercial X 298
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4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.
4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la mercanca a los clientes de manera eficiente.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los productos solicitados por los clientes.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicacin de los Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Determinacin de las cantidades existente en bodega del producto.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de traslado de mercanca.
4.9 RIESGOS: Desactualizacin de los stocks de mercanca.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de lista impresa de productos e informacin del sistema.
CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer ubicacin del Asesor Comercial Asesor Comercial Comercial X 2 Si se encuentra en las instalaciones de la empresa: Ingresar al software Consultar los productos requeridos por el cliente De lo contrario: Comunicarse a la empresa Indagar por la existencia del producto(s) Asesor Comercial Comercial X 3 Consultar lista de precios Asesor Comercial Comercial X 4 Confrontar informacin del sistema con la de la lista de precios Asesor Comercial Comercial X 5 Establecer cantidad disponible de productos, de lo contrario informar al cliente. Asesor Comercial Comercial X 6 Determinar si los productos se encuentran en bodega o debe realizarse traslado desde otra sucursal Asesor Comercial Comercial X TRASLADO DE MERCANCA 7 Diligenciar formato de traslado de mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Establecer comunicacin con la sucursal Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Solicitar traslado de mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Recibir mercanca en bodega o enviarla directamente al cliente Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Ingresar mercanca al sistema por la opcin de traslado Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Efectuar facturacin de la mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a cartera y una a contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 300
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5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora Tcnica.
5.2 MARCO NORMATIVO.
5.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que ms se ajusten a su necesidad.
5.5 GENERALIDADES: La Asesora Tcnica permite brindar al cliente la indicacin de los productos que ms se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definicin del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y acompaamiento en el desarrollo de la obra. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Definicin del tipo de obra para la que el cliente requiere el material.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
5.9 RIESGOS: Prdida del cliente. Definicin errnea de materiales. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Determinacin del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento en los factores a tener en cuenta durante la ejecucin de la misma.
ASESORA TCNICA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material Asesor Comercial Comercial X 2 Determinar clase de asesora Asesor Comercial Comercial X 3 Asesora Bsica: Establecer los productos que ms se ajustan a la necesidad del cliente Describir las especificaciones del material Explicar al cliente las ventajas del producto
Asesor Comercial Comercial X 4 Asesora especializada: Solicitar colaboracin de la Ingeniera Civil de la empresa Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra Efectuar despiece del producto Interpretar cartilla Asesor Comercial Comercial X 5 Asesora muy especializada: Tramitar con el proveedor idneo la asesora para el cliente Acompaar asesora Asesor Comercial Comercial X 6 Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente Asesor Comercial Comercial
X 302
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6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotizacin de productos para clientes.
6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
6.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos solicitados.
6.5 GENERALIDADES: La cotizacin de los productos permite indicar al cliente el valor que tendr su compra si decide realizarla.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimacin del valor de los productos requeridos por el cliente.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Cotizacin.
6.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de precios y descuentos.
COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar lista de precios y descuentos Asesor Comercial Comercial X 3 Calcular valor de los productos Asesor Comercial Comercial X 4 Solicitar informacin de precio de productos Asesor Comercial Comercial X 5 Informar la cliente telefnicamente o personalmente durante la visita o elaborar cotizacin por escrito Asesor Comercial Comercial X 6 Diligenciar cotizacin del sistema o personalizada referenciando producto, cantidad y valor Asesor Comercial Comercial X 7 Imprimir cotizacin Asesor Comercial Comercial X 8 Enviar documento va fax o entregar personalmente Asesor Comercial Comercial X
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7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.
7.2 MARCO NORMATIVO.
7.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizar la compra de los productos.
7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el cliente realizar la compra de los productos.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del cliente.
7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Comunicacin con el cliente.
PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su disposicin para una compra futura.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
7.9 RIESGOS: Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS Comunicacin con clientes.
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Comunicarse con el cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Determinar consideracin sobre la cotizacin Asesor Comercial Comercial X 3 Establecer si el cliente realizar el pedido Asesor Comercial Comercial X 4 Tomar los datos del pedido si el cliente ha decidido realizarlo Asesor Comercial Comercial X 5 Si el cliente ha decidido no realizar el pedido:
Establecer la razn para ello Conocer de otras cotizaciones Consultar precios y descuentos lmites para la mercanca Recotizar si es posible o ponerse a disposicin del cliente para una compra futura Asesor Comercial Comercial X 306
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8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.
8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
8.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 8.4 OBJETIVO: Tomar anotacin y tramitar el pedido de los productos solicitados por los clientes.
8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de los productos a despachar. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de pedido.
8.9 RIESGOS: Pedido errneo de productos.
8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de productos. Autorizacin de pedido por Cartera y Comercial.
PEDIDO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Tomar datos del producto y cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar disponibilidad y existencia de mercanca en bodega Asesor Comercial Comercial X 3 Consultar lista de precios Asesor Comercial Comercial X 4 Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y clculos efectuados Asesor Comercial Comercial X 5 Revisar que los datos estn completos y correctos Asesor Comercial Comercial X 6 Realizar las correcciones necesarias Asesor Comercial Comercial X 7 Solicitar autorizacin de Cartera y Comercial Asesor Comercial Comercial X 8 Autorizacin Comercial Subgerente o Director Comercial Administrativa y Comercial
X
9 Autorizacin de Cartera Director de Cartera Comercial X PEDIDO NO AUTORIZADO 10 Informar al cliente Asesor Comercial Comercial X PEDIDO AUTORIZADO 11 Pasar formato de pedido a despacho si se obtiene la autorizacin Asesor Comercial Comercial X
12 Solicitar programacin de la entrega de pedido Asesor Comercial Comercial X 13 Facturar pedido si la mercanca est cargada al sistema, de lo contrario, remisionar los productos Asesor Comercial Comercial X 14 Informar al cliente la fecha de entrega de la mercanca Asesor Comercial Comercial X 15 Realizar seguimiento del despacho Asesor Comercial Comercial X 308
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9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin.
9.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
9.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.
9.5 GENERALIDADES: La facturacin de los productos genera un documento de respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generacin de documento descriptivo de los productos, cantidades y valor de la compra.
9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Clculo del valor total de la venta.
PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de facturacin o anularla.
9.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura.
9.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. Errores de diligenciamiento y de impresin.
9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos. Copia y archivo de las facturas.
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir peticin de Cajera o Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 2 Revisar que la factura se encuentre completa: 4 hojas factura venta de contado 3 hojas factura venta a crdito Director de Cartera Comercial X 3 Analizar las facturas y la anotacin de la observacin de la razn de la anulacin Director de Cartera Comercial X 4 Confirmar la apreciacin de la observacin Director de Cartera Comercial X 5 Ingresar al sistema para efectuar la anulacin Director de Cartera Comercial X 6 Habilitar la factura (ingresar a la factura por su # ) Director de Cartera Comercial X 7 Recorrer la factura Director de Cartera Comercial X 8 Adicionar a la factura la observacin de la anulacin y la razn de la misma Director de Cartera Comercial X 9 Colocar sello de anulada a la factura fsica Director de Cartera Comercial X 10 Archivar las facturas anuladas Auxiliar de Inventario Comercial X 310
FACTURACIN Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Calcular el valor total de la venta Asesor Comercial Comercial X 2 Ingresar al software Asesor Comercial Comercial X 3 Revisar # de factura para no saltar el consecutivo Asesor Comercial Comercial X 4 Establecer tipo de venta (contado, crdito, anticipo) Asesor Comercial Comercial X 5 Verificar concordancia de precio y descuento Asesor Comercial Comercial X 6 Realizar las correcciones requeridas Asesor Comercial Comercial X 7 Buscar dispositivo de salida Asesor Comercial Comercial X 8 Imprimir factura Asesor Comercial Comercial X 9 Corroborar datos de la factura Asesor Comercial Comercial X 10 Entregar factura al cliente si no se presenta error de facturacin, de lo contrario solicitar anulacin de la factura Asesor Comercial Comercial X FACTURACIN CONTADO
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Confirmar datos del cliente si existe en el sistema, de lo contrario, solicitar y digitar informacin del cliente en el sistema Asesor Comercial Comercial X 2 Confirmar los datos y/o realizar modificaciones Asesor Comercial Comercial X 3 Anexar informacin de la mercanca (referencia, cantidad y valor) Asesor Comercial Comercial X
4 Grabar la informacin del cliente en el sistema si se trata de una compra representativa Asesor Comercial Comercial X 311
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar formato de pedido Asesor Comercial Comercial X 2 Digitar informacin del pedido Asesor Comercial Comercial X 3 Verificar los datos del cliente y del pedido Asesor Comercial Comercial X 4 Corregir los datos que se requieran Asesor Comercial Comercial X
FACTURACIN ANTICIPO
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Digitar informacin de cliente y productos comprados Asesor Comercial Comercial X 2 Solicitar revisin y autorizacin Comercial y Cartera Asesor Comercial Comercial X 3 Facturar a un (1) da Asesor Comercial Comercial X 312
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisin de mercanca.
10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que an no han sido ingresados al sistema.
10.5 GENERALIDADES: La remisin de los productos permite la venta de estos ante su disponibilidad an cuando no han sido cargados al inventario.
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisin de los productos.
10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
PUNTO FINAL: Entregar de remisin al cliente.
10.8 FORMATOS O IMPRESOS: Remisin.
10.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. Errores de diligenciamiento y de impresin.
10.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos. Copia y archivo de las remisiones. Facturacin de las remisiones.
REMISIN DE MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Tomar pedido de producto y cantidad Asesor Comercial Comercial X 2 Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboracin de la remisin facilitndole la informacin del cliente, producto y cantidad Asesor Comercial Comercial X 3 Elaborar remisin de mercanca diligenciando formato del sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Verificar consecutividad de la remisin Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Buscar dispositivo de salida Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Imprimir remisin (consta de 4 hojas) Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Relacionar la remisin en el cuaderno de remisiones, llenado las dos primeras casillas (# remisin y nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Archivar una copia de la remisin y entregar las dems a Asesor Comercial Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Recibir remisin y entregar al cliente Asesor Comercial Comercial X 314
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.
11.2 MARCO NORMATIVO.
11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepcin de los productos por parte del cliente.
11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfaccin de los mismos ante el compromiso de entrega oportuna.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin de la entrega del pedido en el tiempo estimado.
11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS:
11.9 RIESGOS: No programacin del despacho del pedido. No recepcin del pedido por parte del cliente por mora en su entrega. Prdida del cliente. 11.10 CONTROLES EJERCIDOS: Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercanca al cliente. Comunicacin permanente con el cliente.
11.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar compras de los clientes Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar con despacho fecha de entrega de la mercanca al cliente Asesor Comercial Comercial X 3 Establecer etapa del despacho Asesor Comercial Comercial X 4 Comunicarse o recibir llamada telefnica del cliente Asesor Comercial Comercial X 5 Informar al cliente la etapa de despacho de la mercanca Asesor Comercial Comercial X 6 Participar en la solucin de los inconvenientes cuando estos se presenten Asesor Comercial
Comercial
X
7 Establecer satisfaccin del cliente cuando se haya realizado la entrega de los productos o conocer sus observaciones al respecto Asesor Comercial
Comercial
X
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.4 GENERALIDADES: La proyeccin de ventas permite direccionar el equipo de ventas hacia el desafo del alcance de las mismas y hacia la puesta en prctica de todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el mercado.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las metas de ventas establecidas.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Estadsticas de ventas. Informe de ventas por Asesor, Lnea, cliente, etc.
1.7 RIESGOS: No cumplimiento de las metas. Cambios imprevistos del mercado. Planteamiento de estrategias erradas. Prdida del poder adquisitivo por parte del cliente. Inadecuada interpretacin de la informacin.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Anlisis de las estadsticas de ventas. Seguimiento del alcance de las metas de ventas. Revisin de los informes de ventas. Reunin con asesores y revisin formato de visita a clientes.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
METAS DE VENTA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Generacin informe de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 2 Revisin estadsticas de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 3 Fijacin meta de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 4 Seguimiento meta de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 317
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de Informe de Ventas.
1.2 MARCO NORMATIVO.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 1.4 OBJETIVO: Contar con la informacin de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.
1.5 GENERALIDADES: La generacin de informes de ventas permite conocer los productos que presentan mayor demanda y rotacin, as como establecer el cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales, por cliente, lnea, cliente, etc. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
PUNTO FINAL: Impresin de los listados de ventas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de ventas del da, acumulada del mes, mensual. Listado de ventas por: vendedor y lnea, vendedor y cliente, lnea, costos.
1.9 RIESGOS: Seleccin errnea de la informacin.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Generacin y consulta de la informacin solo por personal autorizado. Verificacin de la informacin.
GENERACIN INFORME DE VENTAS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ingresar al sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Diligenciar y adicionar datos requeridos Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Consultar informacin general de las ventas Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Establecer frecuencia de la presentacin del informe Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Informe diario: Seleccionar los datos de ventas acumuladas del da y acumuladas del mes hasta la fecha, de lo contrario, seleccionar las ventas por vendedor- lnea, vendedor- cliente, lnea, costo, mensual, etc. Auxiliar de Inventario Comercial X X 7 Verificar la informacin Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Imprimir los listados de ventas Auxiliar de Inventario Comercial X
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin Estadsticas de Ventas.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotacin de productos.
2.5 GENERALIDADES: La revisin de las estadsticas de ventas brinda informacin relevante sobre la rotacin de los productos, los niveles de ventas alcanzados y adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el rea Comercial, para as evaluar las estrategias desarrolladas.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilacin de informacin sobre las ventas realizadas.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de informes de ventas.
PUNTO FINAL: Determinacin de la rotacin de los productos, los ms vendidos, los menor salida, etc.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de ventas. 2.9 RIESGOS: Reportes de ventas errneos.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin de los reportes de ventas. Confrontar la informacin impresa con la registrada en el sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
320 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recepcin informe de ventas
Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Analizar las estadsticas de ventas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Determinar la rotacin de los productos, los ms y menos vendidos, etc. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Resaltar o sealar los datos ms relevantes Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Confrontar y verificar la informacin impresa con la registrada en el sistema Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Establecer diferencias cuando se presenten Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Conocer las estrategias desarrolladas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Estudio y anlisis de los logros alcanzados Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 9 Determinar alcance de las estrategias Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 10 Establecer las razones y replantear las estrategias cuando las metas no han sido alcanzadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 11 Consolidar la informacin Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 12 Tomar nota de la ventas totales Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 13 Informar a Gerencia el nivel de ventas logradas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 321
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijacin meta de ventas.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.5 GENERALIDADES: La fijacin de la meta de ventas seala la cuanta mnima que debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definicin de la meta de ventas. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Revisin de la informacin de las ventas efectuadas el mes inmediatamente anterior.
PUNTO FINAL: Informacin de la meta de ventas a lograr a los integrantes del rea Comercial.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
3.9 RIESGOS: Inadecuada fijacin de la meta de ventas. Errores de clculo de la meta por manejo de informacin errnea. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin de las ventas realizadas. 3.11 OBSERVACIONES.
FIJACIN META DE VENTAS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Revisin de la informacin de ventas del mes anterior Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Analizar la informacin Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Calcular el promedio de venta general Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Consultar las polticas de la empresa Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Conocer el comportamiento del sector (mercado) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Realizar las proyecciones de ventas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Definir y revisar las metas fijadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Establecer monto mnimo que debe facturar cada Asesor Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 9 Realizar reunin del rea Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 10 Informar las metas a alcanzar de ventas a los integrantes del rea Comercial. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 323
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.
4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de ventas. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunin rea Comercial.
PUNTO FINAL: Comparacin de las ventas con la meta establecida. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
4.9 RIESGOS: Reportes de ventas errneos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Anlisis de las ventas de cada Asesor Comercial.
SEGUIMIENTO META DE VENTAS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Reunin de rea Comercial Subgerente y Director Comercial Administrativa X 2 Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados Asesor Comercial Administrativa X 3 Analizar las ventas logradas por cada Asesor Comercial Subgerente y Director Comercial Administrativa X 4 Comparar las ventas realizadas con la meta establecida Subgerente y Director Comercial Administrativa X 5 Conocer las estrategias desarrolladas Subgerente y Director Comercial Administrativa X 6 Replantear las estrategias si es necesario Subgerente y Director Comercial Administrativa X 7 Establecer el alcance de la meta de ventas Subgerente y Director Comercial Administrativa X 325
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperacin de cartera, es decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crdito.
1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las obligaciones contradas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperacin de cartera en el menor tiempo posible, decir, lograr una rotacin de cartera exitosa.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Listados de cartera vencida. Circular o carta de cobro.
1.7 RIESGOS: Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contradas con la empresa. Rotacin lenta de cartera. Prdidas econmicas para la empresa. Iliquidez. Incurrir en gastos por trmites jurdicos para cobrar a los clientes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Estudio de crdito a clientes. Autorizacin comercial y de cartera para despacho a clientes. Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo. Comunicacin con clientes.
326
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COBRO Y RECAUDO Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Generacin de listado de cartera vencida Comercial Director de Cartera 2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera 3 Cobro Comercial Asesor Comercial y/o Mensajero 4 Recaudo Comercial Asesor Comercial y/o Mensajero 5 Seguimiento del estado de cobro y recaudo Comercial Director de Cartera y Asesor Comercial 6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera 7 Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes Comercial Director de Cartera 8 Generacin de listados de cartera Comercial Director de Cartera 327
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin listado de cartera vencida.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta adeudada por los clientes de cada uno de los Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.5 GENERALIDADES: La generacin de listados de clientes con cartera vencida permite disear y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperacin de dinero adeudado por los clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de clientes con obligaciones vencidas. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar informacin de cartera de los clientes.
PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por Asesor Comercial. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de clientes con cartera vencida. 1.9 RIESGOS: Desactualizacin de la cartera.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin. Actualizacin de la informacin de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
328
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA VENCIDA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ingresar al sistema (software) por cartera Director de Cartera Comercial
X
2 Consultar informacin de cartera de los clientes Subgerente Administrativa X
3 Analizar la informacin Subgerente Administrativa X
4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X
5 Relacionar los clientes con cartera vencida Subgerente Administrativa X
6 Filtrar la informacin por Asesor Comercial Subgerente Administrativa X
7 Generar los listados de clientes con cartera vencida por Asesor Subgerente Administrativa X
8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X
329
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los das de vencimiento, esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 das es responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben realizar el respectivo cobro. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida entregados.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Copia del listado de cartera vencida.
2.9 RIESGOS: Prdida del listado. No recepcin del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin del estado y comportamiento de cartera de los clientes. Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y Mensajero. 2.11 OBSERVACIONES.
SELECCIN DEL PROVEEDOR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar listados de cartera vencida Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 2 Establecer das de vencimiento del cliente Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 3 Realizar reunin con Asesores Comerciales o Mensajero Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 4 Entregar los listados de cartera con vencimiento mayor a 10 das a Asesores, de lo contrario entregar listados a Mensajero Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 5 Recibir listados de cartera vencida Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 6 Guardar copia de las listas entregadas Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 331
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero. 3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligacin contrada con la empresa, establecer compromiso y fecha de cancelacin de la misma.
3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la obligacin por parte del cliente o compromiso de fecha de pago.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Circular o carta de cobro.
3.9 RIESGOS: Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Seguimiento de las actividades de cobro. Verificacin de la informacin.
COBRO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida Asesor Comercial o Mensajero Comercial
X 2 Resaltar los pagos recibidos Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 3 Establecer comunicacin presencial o telefnica con el cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 4 Solicitar elaboracin de circular o carta de cobro Asesor Comercial Comercial X 5 Elaboracin de circular o carta de cobro Director de Cartera Comercial X 6 Recibir documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial
X
8 Recordar al cliente monto, fecha en que debi pagar y das de mora Asesor Comercial o Mensajero Comercial
X
9 Entregar al cliente documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 10 Revisar con el cliente el saldo adeudado Asesor Comercial Comercial X 11 Solicitar cancelacin del compromiso Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X 333
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.
4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero. 4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela su obligacin con la empresa.
4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelacin de la obligacin por parte del cliente o compromiso de fecha de pago. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Circular o carta de cobro.
4.9 RIESGOS: Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Seguimiento de las actividades de cobro. Verificacin de la informacin.
RECAUDO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida Asesor Comercial o Mensajero
Comercial
X 2 Resaltar los pagos recibidos Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 3 Establecer comunicacin presencial o telefnica con el cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 4 Solicitar elaboracin de circular o carta de cobro Asesor Comercial Comercial X 5 Elaboracin de circular o carta de cobro Director de Cartera Comercial X 6 Recibir documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 8 Recordar al cliente monto, fecha en que debi pagar y das de mora Asesor Comercial o Mensajero Comercial
X
9 Entregar al cliente documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 10 Revisar con el cliente el saldo adeudado Asesor Comercial Comercial X 11 Solicitar cancelacin del compromiso Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X 335 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.
5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementacin de las estrategias que conlleven hacia la minimizacin de la cartera adeudada por los clientes.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y recaudo.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunin de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Confrontar la informacin actual con la anterior.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de cartera vencida.
5.9 RIESGOS:
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Anotacin de las observaciones. Verificacin de la informacin.
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Reunin de cartera y comercial Director de Cartera Comercial X 2 Recibir informacin del avance de cobro y recaudo Director de Cartera Comercial X 3 Preguntar y recibir las observaciones del Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 4 Confrontar la informacin actual con la anterior Director de Cartera Comercial X 336 HIERROS HB S.A
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6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.
6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
6.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efecta cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contradas con la empresa, para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de consignacin.
PUNTO FINAL: Elaboracin de recibo de caja.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de consignaciones. Recibo de caja.
6.9 RIESGOS: Cantidades faltantes por ajustar. Efectuar ajuste a cliente equivocado.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin.
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir copia de consignacin Director de Cartera
Comercial
X 2 Establecer a que cliente corresponde Director de Cartera
Comercial
X 3 Diligenciar planilla de consignaciones Director de Cartera
Comercial
X 4 Consultar consignaciones de los clientes en los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Confrontar la informacin de planilla de consignaciones y bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Ingresar todas las consignaciones al sistema Cajera Comercial X 7 Aplicar la consignacin a la factura del cliente Director de Cartera o Auxiliar Contable Comercial o Contabilidad X 8 Elaborar recibo de caja para cancelar la factura Cajera Comercial X 338
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7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa. 7.5 GENERALIDADES: La revisin de las consignaciones locales y nacionales proporciona informacin sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa por concepto de pagos efectuados por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el pago o abono de su deuda.
7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
PUNTO FINAL: Ajustes a la informacin.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de consignaciones. Recibo de caja.
7.9 RIESGOS: Desconocimiento de cliente que realiz consignacin.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin. Comunicacin con Asesores Comerciales y clientes.
REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consulta de saldos en bancos Auxiliar Contable
Contabilidad
X 2 Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa Auxiliar Contable
Contabilidad
X 3 Establecer en que ciudad se realiz la consignacin Auxiliar Contable
Contabilidad
X 4 Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones Auxiliar Contable
Contabilidad
X 5 Confrontar la informacin de planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos y marcar o sealar la existente Auxiliar Contable
Contabilidad
X 6 Tratar de establecer, en lo posible, a que cliente pertenece la consignacin si se desconoce Auxiliar Contable
Contabilidad
X 7 Consultar con Vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informndoles el valor consignado y el banco o dirigir carta al banco solicitando copia de la consignacin Auxiliar Contable
Contabilidad
X 8 Elaborar recibo de Caja y enviar para anticipo de clientes, si no ha sido posible establecer a quien pertenece el dinero Cajera Comercial X 9 Anotar la informacin en la planilla de consignaciones Auxiliar Contable
Contabilidad
340
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de listados de cartera.
8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
8.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera.
8.5 GENERALIDADES: la generacin de listados de cartera facilita el contar con informacin impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder disear y plantear las acciones a seguir para su recuperacin.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de solicitud de informacin o actividad propia del cargo.
PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Estado de cuenta. Circularizaciones. Libros Auxiliares. Relacin de recaudos. Otros.
8.9 RIESGOS: Desactualizacin de los datos.
8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin.
GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir solicitud de la informacin y/o hacerlo cuando el desempeo del cargo lo exija Director de Cartera
Comercial
X 2 Ingresar al sistema y consultar la informacin Director de Cartera
Comercial
X 3 Filtrar la informacin segn el listado requerido: Estado de cuenta Anlisis de vencimientos Circularizaciones Libros auxiliares Relacin de recaudos otros Director de Cartera
Comercial
X 4 Imprimir documentos o listados Auxiliar Contable Contabilidad X 5 entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales Auxiliar Contable Contabilidad X 342
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1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercanca.
1.2 AREA TITULAR: Bodega.
1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercanca a los clientes
1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercanca a los clientes se realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Factura. Planilla de horario.
1.7 RIESGOS: No poder establecer la ubicacin del cliente. Deterioro de la mercanca durante su manipulacin y transporte. Devolucin o no aceptacin de la mercanca por parte del cliente. Retrasos en la entrega. Faltantes o sobrantes de mercanca. Prdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los costos de compras. Verificacin de precio de negociacin con proveedor. Proveedores certificados. Revisin de las facturas y mercanca comprada.
343
DESCRIPCIN DEL PROCESO
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega Bodega Jefe de Bodega 2 Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar Bodega Auxiliar de Bodega 3 Planeacin del cargue del vehculo Bodega Auxiliar de Bodega 4 Alistar la mercanca a despachar Bodega Auxiliar de Bodega 5 Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente Bodega Auxiliar de Bodega 6 Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida Bodega Asistente Jefe de Bodega 7 Transporte de la mercanca Bodega Conductor 8 Descargar mercanca en obra o ferretera Bodega Auxiliar de Bodega 9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega 344
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega.
1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas establecidas en la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercanca a los clientes estableciendo la ruta de entrega.
1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehculos estableciendo adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y garantizar la entrega de la mercanca en buen estado y de manera oportuna.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a realizar.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, formatos de pedido o remisiones.
PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la mercanca. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de horario. 1.9 RIESGOS: Inadecuada programacin de la ruta de entrega de la mercanca. Sobrepeso de los vehculos. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
1.11 OBSERVACIONES. La inadecuada programacin de la ruta por desconocimiento de la ubicacin de los clientes causa demoras en la entrega y prdida de tiempo. El sobrepeso de los vehculos puede ocasionar prdidas econmicas por deterioro o dao de la mercanca y gastos por sanciones de trnsito. La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la prdida parcial o total de los productos.
PROGRAMACIN DEL CARGUE DE LOS VEHCULOS Y DE LA RUTA DE ENTREGA. Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas, formato de pedido o remisiones Jefe de Bodega Bodega X
2 Consultar la informacin contenida en el documento Jefe de Bodega Bodega X
3 Analizar la informacin Jefe de Bodega Bodega X
4 Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes Jefe de Bodega Bodega X
5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X
6 Conocer la carga en peso y volumen que puede transportar cada vehculo Jefe de Bodega Bodega X
7 Priorizar la entrega de la mercanca segn el material, tipo de producto, tamao de los artculos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicacin, etc. Jefe de Bodega Bodega X
8 Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar Jefe de Bodega Bodega X
9 Entregar la Planilla de Horario a Conductores Jefe de Bodega Bodega X
10 Consultar la ruta con los conductores Jefe de Bodega Bodega X
11 Recibir observaciones de los conductores y realizar ajustes a la ruta si es necesario Jefe de Bodega Bodega X
12 Entregar las facturas a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercanca Jefe de Bodega o Auxiliar (Asistente) de Jefe de Bodega Bodega X
346 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas y/o remisiones para despacho.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.
2.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas es el primer paso para determinar que mercanca sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los vehculos tanto de la empresa como del cliente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercanca a despachar y ubicacin de los productos.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: programacin y ejecucin de las acciones necesarias para llevar a cabo el despacho y entrega de la mercanca.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones.
2.9 RIESGOS: Perder alguna de las facturas o remisiones.
RECEPCIN DE FACTURAS Y REMISIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Consultar la informacin contenida en el documento Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Analizar la informacin Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X 347 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeacin de cargue y distribucin de los productos en los vehculos.
3.2 MARCO NORMATIVO.
3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehculo.
3.5 GENERALIDADES: La planeacin del cargue de los vehculos permite establecer como debe cargarse el vehculo de acuerdo a los productos y ubicacin del cliente, de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la entrega.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones.
3.9 RIESGOS: Eleccin inadecuada del proveedor. Sacrificar calidad por precio. Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 3.11 OBSERVACIONES.
PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Determinar productos y cantidades a despachar Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de la mercanca Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Programar el cargue del vehculo de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregados las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Idear la distribucin de la mercanca en el planchn del vehculo. Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Establecer contacto con el cliente para programar el cargue de su vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Establecer ubicacin de los productos en la bodega de la empresa Auxiliar de Bodega Bodega X 349
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercanca a despachar.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 4.4 OBJETIVO: Preparar la mercanca que debe ser entregada.
4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercanca a despachar permite seleccionar los productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares ms prximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, as como si deben llevarse a otra de las bodegas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el cargue del vehculo de la empresa o del cliente. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehculos de la empresa o del cliente. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones.
4.9 RIESGOS: Equivocacin en la referencia o cantidad de productos seleccionados. Avera o deterioro de la mercanca. Error en el corte o pesaje de los productos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de los productos seleccionados y preparados para su cargue al vehculo.
ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ubicar productos en bodega y seleccionarlos Auxiliar de Bodega Bodega X
2 Verificacin de los productos seleccionados Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Tomar producto de su sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Establecer si el producto debe ser cortado, pesado o mejorar su ubicacin Auxiliar de Bodega Bodega X
CORTE
5 Consultar dimensin requerida para el producto Auxiliar de Bodega Bodega X
6 Buscar herramienta Auxiliar de Bodega Bodega X
7 Realizar corte Auxiliar de Bodega Bodega X
PESAJE
8 Colocar en bscula Auxiliar de Bodega Bodega X
9 Determinar peso Auxiliar de Bodega Bodega X
10 Adjuntar tiquete de peso al producto Auxiliar de Bodega Bodega X
MEJORAR UBICACIN
11 Transportarlo Auxiliar de Bodega Bodega X
12 Ubicarlo en un lugar ms prximo a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega Auxiliar de Bodega Bodega X
13 Productos listos para el cargue Auxiliar de Bodega Bodega X
351
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente.
5.2 MARCO NORMATIVO
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
5.4 OBJETIVO: Cargar la mercanca a despachar o entregar al vehculo de la empresa o del cliente.
5.5 GENERALIDADES: La mercanca a entregar a los clientes se carga en los vehculos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretera y de forma completa para garantizar que toda la mercanca enviada a un mismo cliente se encuentre conjunta. El cargue al vehculo del cliente sugiere la entrega de la mercanca al cliente y la disposicin en el automotor del mismo.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculos cargados con la mercanca a entregar.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
PUNTO FINAL: Solicitud de verificacin de la mercanca cargada y autorizacin de salida del vehculo.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones.
5.9 RIESGOS: Prdida de la mercanca. Avera o deterioro de los productos. Sobrantes o faltantes de mercanca.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la referencia de los productos a cargar. Verificacin del cargue de la mercanca para autorizacin de salida de los vehculos.
5.11 OBSERVACIONES.
352
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CARGAR LA MERCANCA AL VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ubicar los productos a cargar al vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Verificar la referencia de los productos y la cantidad Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Asegurarse de que el producto sea el correcto Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Tomar y levantar la mercanca Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Ir contando los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Marcar con pintura los productos que lo requieran Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Transportar los productos hasta el vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 8 Ubicar o arrumar los productos en el vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Establecer cuanta de productos cargados Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Establecer el cargue completo y adecuado de los vehculos Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Solicitar la verificacin de la mercanca cargada y autorizacin de salida del vehculo a Asistente de Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 353
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los vehculos.
6.2 MARCO NORMATIVO.
6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.
6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehculos.
6.5 GENERALIDADES: La verificacin de la mercanca y autorizacin de salida involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehculos y la confirmacin de la correspondencia de referencias y cantidades.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorizacin de salida de los vehculos.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: Autorizacin de salida de los vehculos.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones.
6.9 RIESGOS: Otorgar autorizacin de salida a vehculo con equivocacin en la referencia de los productos. Faltantes o sobrante de mercanca por inadecuado conteo de la productos cargados.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y conteo de la mercanca cargada a los vehculos. Autorizacin de salida de los vehculos.
RECEPCIN DE FACTURAS Y REMISIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar facturas o remisiones Asistente Jefe de Bodega Bodega X 2 Contar los productos cargados al camin Asistente Jefe de Bodega Bodega X 3 Ir marcando con pintura los productos contados Asistente Jefe de Bodega Bodega X 4 Confrontar informacin del conteo con la registrada en las facturas o remisiones Asistente Jefe de Bodega Bodega X 5 Detectar errores o equivocaciones e indicar correctivos Asistente Jefe de Bodega Bodega X
ERROR DE REFERENCIA DE LOS PRODUCTOS
6 Descargar los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Cambiar los productos errneos por los correctos Auxiliar de Bodega Bodega X 8 Cargar los productos correctos al vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X FALTANTES 9 Establecer la cantidad Asistente Jefe de Bodega Bodega X 10 Cargar productos faltantes al camin Auxiliar de Bodega Bodega X SOBRANTES 11 Establecer la cantidad Asistente Jefe de Bodega Bodega X 12 Bajar la mercanca e ingresarla a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Autorizar salida para vehculo con productos y cantidades correctas Asistente Jefe de Bodega Bodega X 355
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercanca.
7.2 MARCO NORMATIVO.
7.3 RESPONSABLE: Conductor.
7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercanca desde la bodega de la empresa hasta la obra, ferretera o lugar indicado por el cliente.
7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercanca comprende desde el instante en que vehculo inicia su trnsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en que el vehculo llega al sitio indicado de entrega de la mercanca.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculo con la mercanca estacionado en el sitio de entrega.
7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de Planilla de Horario y facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: Estacionar vehculo en el lugar.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de horario. Facturas y remisiones.
7.9 RIESGOS: Perder alguna de las facturas o remisiones. No encontrar el sitio de entrega. Prdida de los productos. Deterioro o avera de la mercanca.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la Planilla de Horario. Verificacin de las entregas realizadas.
TRANSPORTE DE LA MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Conductor
Bodega
X
2 Consultar la informacin contenida en la Planilla Conductor Bodega X 3 Establecer direccin de entrega Conductor Bodega X 4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X 5 Buscar direccin Conductor Bodega X SI NO SE UBICA LA DIRECCIN 6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X 7 Corroborar direccin Conductor Bodega X 8 Recibir indicaciones o regresar a la empresa Conductor Bodega X
SI SE ENCUENTRA LA DIRECCIN
9 Estacionar vehculo en el lugar Conductor Bodega X 357
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercanca en obra o ferretera.
8.2 MARCO NORMATIVO
8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehculo).
8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercanca en el sitio indicado por el cliente.
8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercanca involucra el desarrumar los productos del vehculo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercanca.
8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona responsable de recibir la mercanca.
PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisin al cliente.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Horario.
8.9 RIESGOS: Retrazo en las entregas. Prdida o deterioro de la mercanca. Accidentes en la manipulacin de la mercanca durante su ingreso al sitio indicado por el cliente. Ubicacin de productos en un nivel diferente al primer piso.
8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y conteo de la mercanca descargada de los vehculos. Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho con la mercanca recibida.
DESCARGUE DE LA MERCANCA EN OBRA O FERRETERA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer contacto con el cliente Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Esperar autorizacin del cliente para descargar la mercanca Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Preguntar o establecer sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Consultar factura o remisin Conductor y/o Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Seleccionar del vehculo los productos del cliente Conductor y/o Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Desarrumar la mercanca del vehculo Conductor Bodega X 7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X 8 Bajar los productos del vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Levantar o recibir y sujetar los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Ingresar la mercanca a la obra o ferretera Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Ir contando los productos descargados Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega
X
14 Establecer cuanta de productos descargados Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega X 15 Proceder a entregar factura o remisin al cliente cuando se hayan descargado todos los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 359
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.
9.2 MARCO NORMATIVO.
9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.
9.4 OBJETIVO: Entregar documentacin de respaldo que garantiza al cliente como propietario de la mercanca.
9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de entrega de la mercanca y es en este momento donde el cliente procede a firmar la factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y notas pertinentes.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.
9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona encargada de la recepcin de la mercanca.
PUNTO FINAL: Recepcin de la factura firmada y anotaciones en la Planilla de horario.
9.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Horario. Copia de la factura.
9.9 RIESGOS: Prdida de las facturas o remisiones. Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.
9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la Planilla de Horario. Firma de la factura.
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Reestablecer contacto con el cliente o persona responsable de la recepcin de la mercanca Conductor Bodega X 2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X 3 Hacer firmar copia de la factura al cliente Conductor Bodega X 4 Recibir notas u observaciones por parte del cliente Conductor Bodega X 5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X 6 Diligenciar y anotar observaciones en la Planilla de Horario Conductor Bodega X 361
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolucin en ventas.
1.2 AREA TITULAR: Bodega.
1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitacin de mercanca devuelta.
1.4 GENERALIDADES: La devolucin en ventas permite conocer las razones que para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten hacia la minimizacin de su frecuencia.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin de acciones para ejecutar el trmite de devolucin.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. Formato de devolucin de mercanca. Formato de relacin devolucin en ventas. Nota de devolucin.
1.7 RIESGOS: Deterioro de la mercanca durante su manipulacin. Faltantes o sobrantes de mercanca. Prdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de las facturas y mercanca. Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Ingreso de la informacin al sistema.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
DEVOLUCIN EN VENTAS Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Gestin de devolucin de mercanca Bodega Jefe de Bodega 362
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin Devolucin de mercanca.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercanca devuelta por los clientes.
1.5 GENERALIDADES: La devolucin de mercanca se presenta por diversos factores entre los que se destacan la no recepcin por parte del cliente, sobrantes de obras o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide si es factible o no recibir de nuevo la mercanca antes egresada de las bodegas o sin despachar.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir informacin de devolucin de mercanca por parte del cliente.
PUNTO FINAL: Registrar en el software la observacin de la razn de la devolucin.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. Formato de devolucin de mercanca. Formato de relacin devolucin en ventas. Nota de devolucin.
1.9 RIESGOS: Aumento injustificado de las devoluciones. Mercanca averiada.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de las facturas y mercanca. Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.
GESTIN DEVOLUCIN DE MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin de devolucin de mercanca por parte del cliente Jefe de Bodega Bodega X 2 Establecer si la mercanca fue despachada Jefe de Bodega Bodega X 3 Programar recogida de la mercanca despachada Jefe de Bodega Bodega X MERCANCA NO DESPACHADA 4 Recibir factura con observacin del Asesor Comercial de error o decisin de no compra por parte del cliente Jefe de Bodega Bodega X 5 Diligenciar formato de devolucin de mercanca Jefe de Bodega Bodega X 6 Radicar en el formato de relacin devolucin en ventas : fecha, # factura, cliente, descripcin del material, cantidad, observacin (firma del vendedor) Jefe de Bodega Bodega X 7 Autorizar mediante firma, garantizando que la mercanca no ha salido de bodega Jefe de Bodega Bodega X MERCANCA DESPACHADA Recoger mercanca 8 Recibir orden de recoger mercanca en obra o ferretera Conductor Bodega X 9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X 10 Revisar el estado de los productos Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Cargar los productos al vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Diligenciar formato de devolucin Conductor Bodega X 13 Transportar los productos a la empresa Conductor Bodega X 14 Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehculo el formato de devolucin Auxiliar de Bodega Bodega X 15 Descargar la mercanca del vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 364
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O Mercanca trada por el cliente 16 Diligenciar formato de devolucin de mercanca Jefe de Bodega Bodega X 17 Recibir la mercanca directamente o realizar ingreso por bodega Jefe de Bodega Bodega X 18 X 19 Verificar el estado de los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 20 Ubicar o almacenar los productos en bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 21 Contar la mercanca ingresada Auxiliar de Bodega Bodega X 22 Firmar y entregar formato de devolucin al personal del vehculo Auxiliar de Bodega Bodega X 23 Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolucin Conductor Bodega X 24 Revisar informacin contenida en la devolucin y firma de quien recibi en bodega Jefe de Bodega Bodega X 25 Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota Jefe de Bodega Bodega X 26 Diligenciar el formato de devolucin en ventas: cdigo, descripcin del material, cantidad, valor unitario, valor total Jefe de Bodega Bodega X 27 Establecer comunicacin con el cliente para confirmar motivo de la devolucin Jefe de Bodega Bodega X 28 Radicar en el formato de relacin devolucin en ventas: fecha, # factura, cliente, descripcin del material, cantidad, observacin (firma del vendedor) Jefe de Bodega Bodega X 29 Entregar factura y formato de devolucin a Director de Cartera Jefe de Bodega Bodega X 30 Recibir factura y formato de devolucin Director de Cartera Comercial X N Actividad Responsable rea Frecuencia 365
D S M O 31 Revisar que la factura se encuentre completa y el formato de devolucin bien diligenciado y con la firma del Jefe de Bodega o de quien recibi la mercanca (si fue despachada) Director de Cartera Comercial X 32 Firmar formato de devolucin Director de Cartera Comercial X 33 Solicitar elaboracin de la nota de devolucin a Auxiliar de Inventario Director de Cartera Comercial X 34 Elaborar la nota de devolucin de mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 35 Revisar la nota de devolucin Director de Cartera Comercial X 36 Ratificar el ingreso de la devolucin al sistema Director de Cartera Comercial X 37 Adicionar observacin de la razn de la devolucin Director de Cartera Comercial X 366
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crdito a clientes
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crdito a los clientes y determinar la conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.
1.4 GENERALIDADES: El servicio de crdito a clientes permite ofrecer a los clientes la posibilidad de solicitar la mercanca necesitada en el momento y efectuar la cancelacin de la misma en un periodo de tiempo posterior.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos con la empresa.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
1.7 RIESGOS: Otorgar crdito a personas que no cuenten con el respaldo econmico y financiero. Prdidas de dinero.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Estudio de crdito. Seguimiento al comportamiento de y uso del crdito. Control en cupo y mora.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
CRDITO A CLIENTES Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Solicitar y recibir documentacin para crdito Administrativa Director de Cartera 2 Estudio de crdito Administrativa Director de Cartera 3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentacin para crdito.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Recibir la documentacin del cliente para realizar el respectivo estudio de crdito.
1.5 GENERALIDADES: La documentacin requerida para estudiar la aprobacin del servicio de crdito a clientes permite efectuar el anlisis de la factibilidad de ofrecer este servicio al cliente.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin completa de los documentos requeridos.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
PUNTO FINAL: Recibir la documentacin.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Fotocopia de cdula del representante legal Documento Cmara de Comercio Pagar Certificado de ingresos y retenciones PyG Referencias Comerciales Referencias Bancarias Extractos bancarios de los ltimos tres (3) meses
1.9 RIESGOS: Iniciar el estudio de crdito sin la recepcin de la documentacin completa.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
368
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIN PARA EL CRDITO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Informar al cliente del servicio ofrecido para la empresa Asesor Comercial Comercial
X 2 Consultar al cliente si le interesa acceder a este servicio Asesor Comercial Comercial X 3 Indicar al cliente las acciones a seguir Asesor Comercial Comercial X 4 Entregar formato de solicitud de crdito y carta de instrucciones Asesor Comercial Comercial X 5 Recibir la documentacin del cliente o indicarle a que persona debe hacer llegar la documentacin a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X 6 Hacer llegar la documentacin a Director de Cartera Asesor Comercial y/o clientes Comercial X 7 Recibir la documentacin Director de Cartera Comercial X 369
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crdito.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobacin del servicio de crdito.
2.5 GENERALIDADES: El estudio de crdito permite conocer si el cliente aspirante al servicio cuenta con el respaldo econmico y la seriedad necesaria para acceder a este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la informacin de respaldo del cliente y establecer su veracidad.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la documentacin del cliente.
PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobacin o negacin del crdito al cliente.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
2.9 RIESGOS: Aprobar crdito sin contar con la documentacin completa. Informacin ficticia del cliente. Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin del cliente.
ESTUDIO DE CRDITO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir documentacin del cliente Director de Cartera Comercial X 2 Confirmar informacin y referencias comerciales Director de Cartera Comercial X 3 Revisar informacin financiera Director de Cartera Comercial X 4 Establecer si realmente cuenta con el respaldo econmico Director de Cartera Comercial X 5 Determinar capacidad de pago Director de Cartera Comercial X 6 Aprobar o negar el crdito Director de Cartera Comercial X 7 Para crdito aprobado establecer cupo y tiempo de pago y crear cliente Director de Cartera Comercial X 8 Informar a Asesor Comercial la aprobacin o negacin del crdito al cliente Director de Cartera Comercial
X 371 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente 3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la informacin correspondiente a este y activarlo en le sistema.
3.5 GENERALIDADES: La creacin del cliente en la base de datos permite realizar el seguimiento del cliente y facilita la consulta de la informacin de la cartera del mismo.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adicin del cliente a la base de datos de la empresa.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingresar al software. PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creacin del cliente en el sistema. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de la Base de datos.
3.9 RIESGOS: Errores de ingreso de datos del cliente. Equivocacin en la correlacin del cliente con el Asesor Comercial. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin.
3.11 OBSERVACIONES.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CREAR CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X 2 Diligenciar formato de la base de datos Director de Cartera Comercial X 3 Adicionar informacin del cliente y Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 4 Grabar y guardar la informacin en la base de datos Director de Cartera Comercial X 5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X 6 Informar a Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 372 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercanca y contar con la informacin de la mercanca existente en bodega.
1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la informacin necesaria para la realizacin de pedidos a proveedores y garantizando la existencia de productos en todo momento.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la informacin de las cantidades existentes en bodega.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ajustes de inventario.
1.7 RIESGOS: Prdidas de material. Desactualizacin de los stocks de mercanca. Deterioro de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin ingreso de la mercanca. Revisin facturas o remisiones y notas. Revisin cuaderno de entrada de mercanca. Inventario aleatorio o general.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Elaboracin y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario 2 Codificacin de productos Comercial Director de Cartera 3 Inventario fsico de los productos de bodega Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 4 Facturacin de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario 5 Traslado de mercanca Comercial Auxiliar de Inventario 6 Liquidacin de fletes Comercial Auxiliar de Inventario
373 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin y entrega de notas.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado.
1.5 GENERALIDADES: La elaboracin y entrega de notas permite tramitar con clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y proveedores. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir informacin y peticin de la elaboracin de la misma.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Notas.
1.9 RIESGOS: No entrega de la nota a clientes o proveedores.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin del diligenciamiento de la nota. Autorizacin y aprobacin de la nota. Seguimiento de entrega de las notas.
ELABORACIN Y ENTREGA DE NOTAS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin y peticin de elaboracin de nota Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Determinar tipo de nota a elaborar (devolucin de mercanca, faltantes, mayor o menor valor cobrado) Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Sistematizar nota Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Imprimir nota Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Revisar diligenciamiento de la nota Director de Cartera Comercial X 6 Aprobacin de la nota Director de Cartera Comercial X 7 Seleccionar notas para proveedores y clientes Auxiliar de Inventario Comercial X PROVEEDORES 8 Enviar la nota va fax Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Confirmar la recepcin de la nota Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Recibir respuesta del proveedor Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Realizar el ajuste necesario Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Entregar copia de la nota a contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X CLIENTES 14 Clasificar las notas de los clientes por ubicacin geogrfica Auxiliar de Inventario Comercial X 15 Entregar la de los clientes de la ciudad a Mensajero y las dems a Director de cartera Auxiliar de Inventario Comercial X 16 Diligenciar formato de entrega de nota Auxiliar de Inventario Comercial X 17 Realizar seguimiento de entrega de la nota Auxiliar de Inventario Comercial X CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial 18 Archivar copia de la nota Auxiliar de Inventario Comercial X 375
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario fsico de los productos de bodega.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la bodega.
2.5 GENERALIDADES: El inventario fsico aleatorio o general de los productos permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la bodega de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de las cantidades existentes del producto(s). 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
PUNTO FINAL: Elaboracin de informe de productos y cantidades almacenadas en bodega.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de productos y cantidades existentes en bodega.
2.9 RIESGOS: Errores en el conteo. Equivocaciones en los ajustes al inventario.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema y la contada fsicamente. Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
376
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
INVENTARIO FSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia PS SS O 1 Determinar tipo de inventario general o aleatorio Director de Cartera Comercial X X 2 Programar inventario (ocasional, mitad o final de ao) Director de Cartera Comercial X X X GENERAL 3 Programar inventario para fin de ao Director de Cartera Comercial X 4 Informar al personal de la empresa la fecha del inventario Director de Cartera Comercial X 5 Listar todos los productos almacenados en bodega Director de Cartera Comercial X 6 Asignar productos al personal Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Recibir el listado de los productos Director de Cartera Comercial X ALGUNOS PRODUCTOS 3 Ocasional o programar para mitad de ao Director de Cartera Comercial X X 4 Seleccionar producto(s) Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X 5 Listar productos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X 6 Escoger la persona o personas Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X 7 Recibir anotacin del producto(s) a inventariar Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X N Actividad Responsable rea Frecuencia PS SS O 377
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional. 8 Ubicar productos en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 9 Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 10 Establecer la cantidad total almacenada en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 11 Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 12 Cargar al sistema la informacin recopilada Auxiliar de Inventario Comercial X X X 13 Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacn Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 14 Ante la existencia de diferencias, calcular la cantidad. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 15 Analizar la razn de las diferencias Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 16 Realizar los ajustes al inventario si se trata del inventario de fin de ao previa autorizacin Auxiliar de Inventario Comercial X 17 Elaborar informe de los productos y cantidades existente en bodega Auxiliar de Inventario Comercial X X X 18 Presentar informe de los productos almacenados en bodega Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 378
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificacin de productos.
3.2 MARCO NORMATIVO.
3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
3.4 OBJETIVO: Asignar un cdigo de identificacin interna a los diferentes tems comercializados por la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La codificacin de los productos permite el manejo y la identificacin interna de los diferentes artculos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignacin de un cdigo nico de identificacin de cada artculo.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir peticin y/o conocer la incorporacin de un nuevo producto.
PUNTO FINAL: Informar el cdigo del producto a las dems sucursales.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de codificacin de tem.
3.9 RIESGOS: Asignacin de cdigo preexistente a nuevo producto. Duplicidad de cdigo para producto.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin del cdigo asignado automticamente por el sistema. Comprobar la no existencia del cdigo.
CODIFICACIN DE PRODUCTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir peticin y/o conocer incorporacin de nuevo producto Director de Cartera Comercial X 2 Establecer informacin y especificaciones del nuevo producto Director de Cartera Comercial X 3 Ingresar al software Director de Cartera Comercial X 4 Digitar la informacin del producto Director de Cartera Comercial X 5 Asignacin automtica cdigo al producto Director de Cartera Comercial X 6 Verificar la no existencia del cdigo asignado en el sistema Director de Cartera Comercial X 7 Generar nuevo cdigo ante cdigo preexistente Director de Cartera Comercial X 8 Diligenciar formato del sistema para codificacin de tem Director de Cartera Comercial X 9 Grabar informacin Director de Cartera Comercial X 10 Copiar informacin en Excel Director de Cartera Comercial X 11 Imprimir informacin del producto Director de Cartera Comercial X 12 Informar cdigo del producto y enviar documento de soporte a las dems sucursales Director de Cartera Comercial X 380
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin de remisiones.
4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 4.4 OBJETIVO: Realizar la facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los productos.
4.5 GENERALIDADES: La facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturacin de las remisiones. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de remisiones.
4.9 RIESGOS: Prdida de remisin. No facturacin de alguna remisin. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la facturacin de las remisiones. Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.
FACTURACIN DE REMISIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir la factura enviada por el proveedor Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Verificar la existencia de la remisin en el cuaderno de remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Numerar la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Relacionar la facturacin de la remisin en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# factura) Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Revisar y subrayar la facturacin de la remisin en el cuaderno de remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Sumar y totalizar las remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Verificar el total de las remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Entregar informe del valor total y listado de remisiones del da a Subgerente y Director Comercial Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Archivar documentos. Auxiliar de Inventario Comercial X 382
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercanca.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercanca desde otras sucursales.
5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercanca desde otras sucursales permite ofrecer disponibilidad de la mercanca al cliente.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercanca y entrega al cliente.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercanca.
PUNTO FINAL: Contabilizacin del traslado de mercanca.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de traslado de mercanca. Factura.
5.9 RIESGOS: Prdida, avera o deterioro de la mercanca durante el transporte. No recepcin por parte del cliente.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Sistematizacin del traslado de la mercanca. Facturacin. Seguimiento de entrega de las notas.
5.11 OBSERVACIONES.
383
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. TRASLADO DE MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Diligenciar formato de traslado de mercanca Auxiliar de Inventario Comercial
X 2 Establecer comunicacin con la sucursal Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Solicitar traslado de la mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Recibir mercanca en bodega o enviarla directamente al cliente Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ingresar mercanca al sistema por la opcin de traslado Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Efectuar facturacin de la mercanca Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Archivar una copia de la factura, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Recibir informacin y copia del traslado efectuado Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Contabilizar el traslado de mercanca Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado Auxiliar Contable Contabilidad X 384
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin fletes de mercanca.
6.2 MARCO NORMATIVO.
6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidacin y pago de los fletes generados por el transporte de la mercanca.
6.5 GENERALIDADES: La liquidacin y pago de fletes a los transportadores de mercanca se realiza una vez la mercanca se encuentre almacenada en bodega.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de los fletes. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de mercanca ingresada a bodega.
PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar copia a caja. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidacin del flete. Comprobante de egreso.
6.9 RIESGOS: Errores del clculo del valor a liquidar.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de aplicacin de la tarifa del flete y retenciones. Autorizacin y aprobacin de la liquidacin del flete. Archivo de los documentos.
LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin del descargue e ingreso de la mercanca a bodega Auxiliar de Inventario Comercial
X 2 Efectuar los clculos respectivos para determinar costos Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Calcular la tarifa por peso o unidades totales Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Diligenciar formato del sistema para liquidacin de fletes adicionando: nombre completo del transportador, direccin, telfono, ciudad, valor. Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Hacer retencin del 1% para rgimen simplificado Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Imprimir formato de liquidacin Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Solicitar revisin del formato a Director de Cartera Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Recibir formato y revisar aplicacin de la tarifa Director de Cartera Comercial X 9 Autorizar liquidacin del flete mediante firma o solicitar las correcciones necesarias Director de Cartera Comercial X 10 Corregir la liquidacin del flete si se requiere Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Solicitar a Auxiliar General elaboracin de comprobante de egreso con copia Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por la Auxiliar de Inventario Auxiliar General Contabilidad X 13 Recibir el comprobante de egreso Auxiliar de Inventario Comercial X 14 Desplazarse a caja con el formato de liquidacin del flete y comprobante de egreso Auxiliar de Inventario Comercial X 15 Solicitar el dinero para el pago del flete Auxiliar de Inventario Comercial X 16 Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador Auxiliar de Inventario Comercial X 17 Hacer firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor Auxiliar de Inventario Comercial X 18 Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja Auxiliar de Inventario Comercial X 386
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Direccin Comercial y Cartera.
1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorizacin de documentos y acciones.
1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes actividades que se realizan al interior de la compaa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de pedido. Facturas. Recibos de gastos. Devoluciones. Etc.
1.7 RIESGOS: Equivocacin en la aprobacin. Prdidas econmicas y generacin de conflictos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la documentacin. Determinacin de la factibilidad de la aprobacin. Seguimiento.
387
DESCRIPCIN DEL PROCESO
AUTORIZACIONES Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Recepcin de documentos Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 2 Consulta del contenido del documento Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 3 Clasificacin tipo de autorizacin Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera PEDIDO 4 Revisin diligenciamiento Formato de Pedido Administrativa Subgerente, Director Comercial 5 Revisin precio de venta y descuentos otorgados al cliente Administrativa Subgerente, Director Comercial DEVOLUCIN 6 Revisin diligenciamiento Formato de Devolucin Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 7 Analizar la informacin registrada en el formato Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 8 Establecer o conocer motivo de la devolucin Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera GASTO 9 Revisin concepto de gasto Comercial Director de Cartera 10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera 11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera DESPACHO
12 Revisin diligenciamiento Formato de Pedido Comercial Director de Cartera Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera 13 Analizar y estudiar factibilidad Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 14 Aprobar o no la peticin o documento Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 15 Autorizar mediante firma Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 16 Devolucin de documentos Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera
388 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas establecidas en la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobacin o no.
1.5 GENERALIDADES. El anlisis de las acciones y documentos permite conocer los factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la informacin y actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos y/o consultas.
PUNTO FINAL: Devolucin de documentos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de pedido. Facturas. Recibos de gastos. Devoluciones. Etc. 1.9 RIESGOS: Inadecuada interpretacin de la informacin. Equivocacin en la aprobacin o negacin de la autorizacin.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la documentacin. Consulta y verificacin de la informacin. Determinacin de la factibilidad de la aprobacin. 1.11 OBSERVACIONES.
AUTORIZACIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recepcin de documentos y/o consulta Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial
X
2 Consulta del contenido documento Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 3 Revisin del diligenciamiento de los documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 4 Anlisis de la informacin contenida Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 5 Clasificacin del concepto o tipo de autorizacin Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 6 Establecer factibilidad Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 7 Tomar decisin Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 8 Aprobar o negar Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 9 Firmar documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 10 Devolucin de documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 390
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicacin con proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.
1.3 OBJETIVO: Mantener comunicacin constante con los proveedores de los productos.
1.4 GENERALIDADES: La comunicacin permanente con los proveedores permite estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitacin del personal de ventas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio comn.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
1.7 RIESGOS: Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un nico proveedor).
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COMUNICACIN CON PROVEEDORES Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas Administrativa Subgerente 2 Tramitar asesora muy especializada para clientes Administracin Subgerente
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas.
1.2 MARCO NORMATIVO.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus caractersticas y especificaciones tcnicas como herramienta fundamental en la asesora correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el producto(s) indicado ante su requerimiento.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las caractersticas y especificaciones de los productos.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la empresa.
PUNTO FINAL: Programacin de actividades conjuntas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
1.9 RIESGOS: Desconocimiento de productos, sus caractersticas o especificaciones y ventajas.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Programacin de capacitacin y actualizacin de informacin sobre productos.
1.11 OBSERVACIONES.
392
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, ASESORA Y CAPACITACIN EQUIPO DE VENTA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar la lista de los productos comercializados Subgerente Administrativa X 2 Analizar el nivel de conocimiento de los productos y sus especificaciones Subgerente Administrativa X 3 Establecer requerimientos de informacin Subgerente Administrativa X 4 Asistir al lanzamiento de nuevos productos Subgerente Administrativa X 5 Solicitar mayor informacin de los productos y/o actualizacin de la informacin Subgerente Administrativa X 6 Conocer las especificaciones de los productos Subgerente Administrativa X 7 Indagar sobre las ventajas del nuevo producto Subgerente Administrativa X 8 Verificar su diferenciacin de los dems productos Subgerente Administrativa
X 9 Mantener comunicacin con el proveedor Subgerente Administrativa X 10 Programar asesora y capacitacin conjunta con el proveedor para el equipo de ventas Subgerente Administrativa X 393
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitacin de asesora muy especializada para clientes.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Tramitar asesoras para clientes.
2.5 GENERALIDADES: La tramitacin de asesora muy especializada para los clientes permite mantener la comunicacin y trabajo conjunto con los proveedores y de esta manera garantizar las satisfaccin de las necesidades de los clientes.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesora muy especializada para los clientes.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
2.9 RIESGOS: Falta de compromiso con la asesora por parte del proveedor. No satisfaccin de los requerimientos del cliente.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Acompaamiento de la asesora.
TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Identificar necesidad del cliente Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 2 Establecer contacto con el proveedor Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 3 Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 4 Conocer asignacin del asesor del proveedor Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 5 Acompaar al cliente durante la asesora Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 6 Establecer satisfaccin de las necesidades del cliente Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X 395
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin contable.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Manejar la informacin contable de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestin contable brinda la informacin financiera que permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al conocimiento de datos reales a cerca de los recursos econmicos y los estados financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o prdida generada.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin financiera.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informes.
1.7 RIESGOS: Errores de registro de informacin. Cuentas cruzadas. Estados financieros falsos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Registro, revisin y verificacin de la informacin contable.
396
DESCRIPCIN DEL PROCESO
GESTIN CONTABLE Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 2 Registro de consignaciones Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 3 Cuadre y revisin de la caja Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 4 Registro de reembolso de caja menor Contabilidad Auxiliar Contable 5 Conciliacin bancaria Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 6 Revisar cuenta con clientes y proveedores Contabilidad Auxiliar Contable o de Nmina 7 Revisin de la cartera de la empresa Contabilidad Auxiliar Contable 8 Cancelacin de anticipos de clientes Contabilidad Auxiliar Contable 9 Manejo de informacin contable y general de las sucursales Contabilidad Auxiliar Contable 10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable 11 Documentacin e informes requeridos por entidades estatales Contabilidad Auxiliar Contable 397
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en los diferentes bancos.
1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las obligaciones contradas con proveedores y acreedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de dinero de la empresa en bancos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relacin de saldos de bancos y general.
1.9 RIESGOS: Consulta por personal no autorizado. Desconocimiento del saldo por problemas de comunicacin con los bancos. Filtracin de la informacin. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Manejo de clave para acceder a la informacin.
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer comunicacin con los bancos va Internet o telefnica Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 2 Internet: Ingresar a la pgina Web del banco y digitar la clave. Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 3 Consultar las cuentas, movimientos y saldo del da anterior. Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 4 Asentar la informacin en el libro de bancos de cada entidad Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 5 Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 6 Revisar y anotar el # de los cheques para guardar consecutividad Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 7 Totalizar el saldo de cada uno de los bancos Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 8 Consolidar el saldo de todos los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Relacionar los saldos de cada banco y el general Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 399
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Nmina.
2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.
2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las mismas y respalda el manejo de la informacin de los bancos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Verificacin de consignacin realizada.
PUNTO FINAL: Revisin que la consignacin corresponda al banco donde se enva. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de registro del software.
2.9 RIESGOS: Consignacin faltante de registro.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin del registro de las consignaciones.
REGISTRO DE CONSIGNACIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Verificar consignacin realizada Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Sealar en el cuaderno de bancos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Registrar en el paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Colocar a la consignacin sello de contabilizado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Registrar con fecha de consignacin y con fecha de registro en caja Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Archivar consignacin en la carpeta del respectivo banco Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Revisar que la consignacin corresponda al banco donde se enva Auxiliar de Nmina Contabilidad X 401
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisin de la caja.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
3.4 OBJETIVO: Verificacin y control de los cuadres de caja.
3.5 GENERALIDADES: La revisin y verificacin de los cuadres de caja permite conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la informacin real o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las reportadas.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisin y cuadre de la caja.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la informacin con contabilidad.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cuadre de caja.
3.9 RIESGOS: Descuadre de caja. No determinacin de las razones de las diferencias encontradas.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin.
3.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos) Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Verificar que las consignaciones estn ingresadas en el cuaderno de bancos y marcarlas para no volverlas a ingresar Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Determinar cuales comprobantes de egreso no estn registrados en el sistema y cual fue la razn del pago efectuado Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Determinar la necesidad de reembolso Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Pasar los gastos a nmina para que efecte el registro de reembolso de caja menor Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Archivar los dems documentos Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la informacin con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la informacin con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Ingresar al software por paquete comercial Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Hacer interfase de recibos de caja y de ventas, para cuadrar la caja Auxiliar Contable Contabilidad X 15 En el sistema por contabilidad, subir las interfases Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Verificar que la caja fsicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Pasar documento del cuadre a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X 403
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.
4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.
4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gastos facilitado por caja.
PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Nota de contabilidad de los gastos.
4.9 RIESGOS: Registro de reembolso desfasado.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro del reembolso de dinero para caja menor.
REGISTRO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Acumular los gastos diarios y sus facturas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Revisar diligenciamiento y autorizacin de los gastos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del da con la fecha de la tirilla entregada por Cajera Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Ir adicionando a la nota los gastos diarios e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Imprimir la nota contable Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Elaborar comprobante de egreso por el valor del costo del reembolso Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema Auxiliar de Nmina Contabilidad X 9 Confrontar la informacin y realizar las correcciones necesarias Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Adicionar el valor a la cuenta de gastos asumidos cuando la factura sea ingresada Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Colocar sello de contabilizada a la nota cuando sea ingresada al sistema Auxiliar de Nmina Contabilidad X 12 Pegar las facturas en hojas de block Auxiliar de Nmina Contabilidad X 13 Archivar nota con facturas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 14 Desembolsar dinero para caja menor Auxiliar Contable Contabilidad X 15 Iniciar nueva nota de contabilidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 405
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacin bancaria.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.
5.5 GENERALIDADES: La conciliacin bancaria permite conocer el valor cobrado por los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con las cuentas de la empresa el mes anterior.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones financieras.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin o impresin de los extractos bancarios.
PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Extractos bancarios. Formato de conciliacin bancaria. Libro de bancos.
5.9 RIESGOS: Inadecuado registro del valor de la consignacin. Registro de la informacin en el libro de bancos equivocado.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y registro de la informacin.
CONCILIACIN BANCARIA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir extracto del banco o imprimirlo de la pgina Web de la entidad Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 2 Revisar los impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes de cada banco. Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 3 Registrar la informacin en formato de Excel (predefinido) Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 4 Calcular uno a uno los tems para cada banco y totalizarlos Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 5 Elaborar nota de contabilidad con la fecha del ltimo da del mes en conciliacin Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 6 Registrar la nota Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 7 Imprimir borrador del libro de bancos Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 8 Comparar extracto del banco con la informacin del libro impreso Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 9 Verificar concordancia de la informacin del extracto Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 10 Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomala, cuando la informacin no coincida Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 11 Cuando la informacin no presente inconsistencia: diligenciar formato de conciliacin bancaria Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 12 Archivar conciliacin en la carpeta del banco respectivo Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 13 Imprimir libro de bancos Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 14 Archivar libro Auxiliar Contable o de Nmina Contabilidad X 407
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.
6.2 MARCO NORMATIVO.
6.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.
6.5 GENERALIDADES: La revisin de las cuentas con los clientes y proveedores permite establecer la cuanta adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes necesarios.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin y ajuste de cuentas con clientes y proveedores.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin peticin o llamada de clientes o proveedores solicitando informacin.
PUNTO FINAL: Informacin y Ajustes.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relacin de pagos y cuanta adeuda. Documento de informacin de la cuenta.
6.9 RIESGOS: Descuadre de la cuanta adeudada. Inconvenientes y generacin de conflictos.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificacin de la informacin.
6.11 OBSERVACIONES.
408 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O CLIENTES 1 Recibir peticin de informacin del estado de la cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente) Asesor Comercial o cliente Comercial X 2 Recibir relacin de los clientes por parte de los vendedores Asesor Comercial Comercial X 3 Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Confrontar cuanta adeudada y pagos realizados Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Establecer diferencias Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Enviar al cliente la relacin y explicacin por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefnicamente Auxiliar Contable Contabilidad X PROVEEDOR Contabilidad 8 Recibir llamada telefnica de proveedores solicitando informacin sobre facturas canceladas y la fecha de pago Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Consultar los pagos realizados Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Imprimir informacin de la cuenta cuando se trata de varias facturas Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Revisar la cuenta confrontando la informacin con las facturas del archivo Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Solicitar a proveedores el estado de la cuenta de la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Recibir informe Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Verificar los saldos con los proveedores Auxiliar Contable Contabilidad X 15 Efectuar los ajustes necesarios Auxiliar Contable Contabilidad X 409
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin cartera de la empresa.
7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuanta adeudada a la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisin de la cartera acta como mecanismo de control ya que otorga informacin del comportamiento de pago, deteccin de errores, y determinacin del valor total adeudado por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por los clientes.
7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de cartera.
7.9 RIESGOS: Descuadre de la cuanta adeudada.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificacin de la informacin impresa y del software.
7.11 OBSERVACIONES. Una de las posibles causas para que la informacin no sea la misma se presenta cuando el recibo de caja se elabora el primer da del mes siguiente y la factura an no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
410
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ingresar al software Asesor Comercial o cliente Comercial X 2 Seleccionar la informacin de cartera Asesor Comercial Comercial X 3 Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Verificar la concordancia de la informacin Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Sealar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Establecer en lo posible las causas por las que las cuentas de los clientes no cuadran Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Totalizar la cartera de la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 411
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelacin de anticipos de clientes.
8.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
8.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5 GENERALIDADES:
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.
8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin de anticipos.
PUNTO FINAL: Verificacin de la cancelacin de las facturas.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
8.9 RIESGOS: Cancelacin de factura equivocada.
8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificacin de la informacin.
8.11 OBSERVACIONES.
412
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir de Director de Cartera la relacin de los anticipos de los clientes Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Ingresar al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Consultar la informacin de los clientes Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Establecer las facturas a cancelar Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Visualizar en pantalla las facturas del cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Verificar la cancelacin de las facturas Auxiliar Contable Contabilidad X 413
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9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de informacin contable y general de las dems sucursales.
9.2 MARCO NORMATIVO.
9.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la informacin contable y general de la empresa.
9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formacin contable y general de las sucursales conlleva a la consolidacin de la informacin financiera de la empresa permitiendo la determinacin de los aspectos ms relevantes y el planteamiento de las estrategias organizacionales.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidacin de la informacin financiera.
9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de informes financieros y documentos.
PUNTO FINAL: Revisin y ajuste.
9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
9.9 RIESGOS: Informes no ajustados a la informacin del software.
9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin.
9.11 OBSERVACIONES.
414
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). MANEJO DE LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMS SUCURSALES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Mantener contacto permanente con las sucursales Auxiliar Contable Contabilidad X INFORMACIN CONTABLE 2 Recibir de las sucursales los listados de cartera e informes contables Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Revisar y confrontar la informacin de los listados y la contable Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicndose y preguntando a la persona indicada Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Recibir informacin y documentacin de los movimientos realizados en las sucursales Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Informar los gastos generados en las dems sucursales y que corresponden a cada una Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Revisar y efectuar los ajustes necesarios Auxiliar Contable Contabilidad X DOCUMENTOS 8 Recibir de las sucursales los formatos de bancos, Cmara de Comercio, Industria y comercio, etc. Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Diligenciar los documentos o solicitar esta labor a Auxiliar General Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Anexar la documentacin necesaria o solicitada por las entidades y sucursales Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Solicitar el envo de los documentos por correo a cajera Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Enviar los documentos a la sucursal respectiva Cajera Comercial X 415
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.
10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.
10.5 GENERALIDADES:
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.
10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
PUNTO FINAL: Ajustes.
10.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de compras a proveedores. Informe costo de inventario.
10.9 RIESGOS:
10.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificacin de la informacin registrada en contabilidad.
10.11 OBSERVACIONES.
416
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). CONTROL COSTOS DE INVENTARIO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Realizar interfase del costo de inventario Auxiliar Contable Contabilidad X 2 En el software: Retirar informacin y colocarla en la cuenta correcta Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Imprimir informacin del costo del inventario Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Confrontar la informacin impresa con la registrada en el sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Si se presentan diferencias en la informacin : Imprimir informacin de las compras realizadas a cada uno de los proveedores Comparar la informacin de las compras con la registrada en comercial Realizar los ajustes necesarios
Auxiliar Contable Contabilidad X 417
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
11.2 MARCO NORMATIVO. Legislacin vigente.
11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del estado.
11.5 GENERALIDADES: La documentacin e informes requeridos por las entidades estatales se diligencian para todas las sucursales.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.
11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: elaboracin de los documentos e informes.
PUNTO FINAL: Envo de los documentos e informes.
11.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informes y documentos.
11.9 RIESGOS: Vencimiento del plazo para la presentacin de los informes. Multas por no entrega de la documentacin.
11.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de las fechas de presentacin de los informes y revisin del diligenciamiento de los mismos.
11.11 OBSERVACIONES. El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a que siempre sale incompleto de la informacin que se ingresa de los balances.
418 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual. DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M A 1 Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Diligenciar formatos establecidos por las entidades, fsicamente o de la pgina Web Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Enviar informacin y/o documentos va Internet o con mensajero. Auxiliar Contable Contabilidad X MEDIOS MAGNTICOS (DIAN) Contabilidad 4 Ingresar al software por informacin fiscal Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Actualizar los formatos establecidos por la DIAN segn la resolucin Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Amarrar los formatos a cada una de las cuentas que se manejan a la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Verificar los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Imprimir el listado del plan de cuentas Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Revisar que toda la informacin de las cuentas est incluida en los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Imprimir un listado de los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Confrontar la informacin y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc. Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Conocer si los clientes se identifican por NIT o cdula, para establecer digito de verificacin a colocar a cada cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del ao del que se reporta la informacin, teniendo en cuenta las bases de la DIAN Auxiliar Contable Contabilidad X 419 Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual. N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M A 15 Realizar actualizacin automtica de medios Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas) Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Revisar que cada concepto contenga la informacin necesaria, en caso de que falte algn dato, este debe ingresarse por medios manuales Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Generar listado final Auxiliar Contable Contabilidad X 19 Ingresar a la pgina Web de la DIAN Auxiliar Contable Contabilidad X 20 Empezar a transmitir la informacin va Internet adicionando los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 21 Si se presentan inconvenientes: Revisar la informacin de los clientes y realizar las correcciones necesarias Auxiliar Contable Contabilidad X 22 Enviar la informacin, cuando los formatos sean habilitados Auxiliar Contable Contabilidad X SUPERSOCIEDADES Contabilidad 23 Bajar de Internet el formato para reporte de la informacin Auxiliar Contable Contabilidad X 24 Contar con el balance de fin de ao, sus anexos y la informacin de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes Auxiliar Contable Contabilidad X 25 Contar o solicitar la informacin de: Total de empleados. Nmero de hombres y mujeres. Total de los sueldos por departamentos. Cantidad de artculos que se venden. Cantidad de artculos devueltos. Productos comprados y su costo. rea ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administracin. Auxiliar Contable Contabilidad X 26 Diligenciar toda la informacin en cada uno de los anexos de la superintendencia Auxiliar Contable Contabilidad X 27 A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) Auxiliar Contable Contabilidad X 28 Enviar el informe fsicamente Auxiliar Contable Contabilidad X 420
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nmina.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.
1.4 GENERALIDADES: La nmina permite establecer el nmero de empleados que laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecucin de sus labores.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Lista del pago de nmina formato pequeo (colilla de pago) y formato grande (soporte de pago de los empleados).
1.7 RIESGOS: Equivocacin en el clculo y liquidacin de los salarios. Billetes falsos. Pagar mayor o menor valor al personal.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la vinculacin de cada persona a la empresa. Revisin de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los empleados. Revisin de los billetes.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
NMINA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Liquidacin de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina 2 Pago de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina 3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nmina 4 Liquidacin de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nmina 5 Interfase de Nmina Contabilidad Auxiliar Contable 421
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de nmina.
1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores desarrolladas.
1.5 GENERALIDADES: La liquidacin de nmina estima la cantidad de dinero que la empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecucin de sus labores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la cuanta total que se debe pagar a los empleados de la empresa por concepto de nmina.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de pago de nmina en formato grande (original y borrador) y pequeo
1.9 RIESGOS: Error de liquidacin de la nmina. Clculo errado de las deducciones o adiciones.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin. Revisin de los clculos, deducciones, etc.
LIQUIDACIN DE LA NMINA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M Q 1 Consultar la base de datos de los empleados de la empresa Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Verificar datos y vinculacin del personal Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Deducir prstamo, cuotas o afiliaciones Auxiliar de Nmina Contabilidad X
LIQUIDACIN PAGO EN SEGUNDA QUINCENA DEL MES Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Efectuar descuento para salud y pensin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Adicionar Auxilio de Transporte para personas que devenguen hasta dos SMLV Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Consultar y liquidar horas extras a empleados del rea de Bodega Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Realizar los clculos necesarios Auxiliar de Nmina Contabilidad X 9 Establecer cuanta a pagar a cada empleado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Imprimir borrador de la lista de pago de nmina Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Revisar y verificar la informacin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 12 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nmina Contabilidad X 13 Imprimir lista de pago de nmina en formato grande (soporte de pago) y pequeo (colilla de pago) Auxiliar de Nmina Contabilidad X 14 Totalizar el valor de la nmina Auxiliar de Nmina Contabilidad X 15 Informar el valor de la nmina a Cajera Auxiliar de Nmina Contabilidad X 423
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nmina.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.
2.5 GENERALIDADES: El pago de la nmina se realiza en efectivo dentro de las instalaciones de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin el dinero correspondiente al salario devengado por los empleados.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nmina).
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista o formato de pago de nmina.
2.9 RIESGOS: Prdida de dinero. Errores en el pago a los empleados.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los billetes. Verificacin de liquidacin y cantidad a pagar a los empleados. Firma de formato de pago de nmina.
PAGO DE NMINA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M Q 1 Recibir de Cajera el dinero Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Contar el dinero y revisar los billetes Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Esperar a completar el dinero correspondiente al valor total de la nmina Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Disponer el dinero para el pago a los empleados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Recibir en la oficina una persona a la vez Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Consultar la lista de pago de nmina Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Entregar el dinero y colilla de pago al empleado Auxiliar de Nmina Contabilidad
X 9 Otorgar las explicaciones o respuestas a los interrogantes sobre el salario recibido Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Hacer firmar la lista de pago de nmina (formato grande) Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Archivar formato de pago Auxiliar de Nmina Contabilidad X 425
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.
3.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo de Trabajo.
3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.
3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efecta va Internet por medio de un operador contratado para tal fin.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Provisin de pago de aportes.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de pago nico. Formato de pago de aportes a cada entidad. Formato de pago efectuado por el operador contratado.
3.9 RIESGOS: Error de liquidacin de los aportes.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin. Grabacin de la informacin. Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
PAGO DE PARAFISCALES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Provisin de pago de aportes Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Revisar provisin en el sistema y liquidacin interna Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Realizar liquidacin interna Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Imprimir listado de aportes a las entidades Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Comparar informacin impresa con la provisin del sistema Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Ingresar a la pgina Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Diligenciar formato de pago nico Auxiliar de Nmina Contabilidad X 9 Guardar informacin si el pago se realizar despus Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Asignar # de cuenta para realizar el pago Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Imprimir formato de pago nico Auxiliar de Nmina Contabilidad X 12 Consultar autoliquidaciones de la pgina Web del operador 24 horas despus de efectuar el pago Auxiliar de Nmina
Contabilidad X 13 Imprimir por entidad los aportes cancelados a cada una de ellas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 14 Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 15 Imprimir documento soporte del pago efectuado arrojado por la pgina del operador Auxiliar de Nmina Contabilidad X 16 Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 427
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de vacaciones.
4.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.
4.5 GENERALIDADES: La liquidacin de las vacaciones otorga al empleado el reconocimiento del dinero generado por la prestacin de sus servicios durante un ao cumplido, causndose para un periodo de quince das.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin a los empleados del dinero correspondiente a las vacaciones.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidacin de vacaciones. Comprobante de egreso.
4.9 RIESGOS: Errores de liquidacin. No realizar los descuentos del periodo.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de los clculos de la liquidacin y los descuentos a realizar.
LIQUIDACIN DE VACACIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Diligenciar formato de liquidacin de vacaciones del paquete de nmina (software) Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Revisar y realizar los descuentos pertinentes del periodo Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Imprimir borrador de la liquidacin realizada en el sistema Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Efectuar el clculo manual de la liquidacin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Comparar liquidacin del sistema con la calculada manualmente Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Realizar los ajustes que sean necesarios Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Imprimir original de la liquidacin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de Nmina Contabilidad
X 9 Pasar comprobante de egreso a caja para su pago Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Informar a la persona los descuentos realizados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Pagar el valor de las vacaciones Auxiliar de Nmina Contabilidad X 429
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nmina.
5.2 MARCO NORMATIVO.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nmina.
5.5 GENERALIDADES: La interfase de nmina permite establecer la cuanta de dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contradas con los empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales, etc.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin del dinero correspondiente a las obligaciones generadas por la nmina de la empresa.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nmina.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidacin de vacaciones, primas, cesantas, parafiscales. Comprobante de egreso.
5.9 RIESGOS: Provisin de menor valor que los gastos ocasionados por nmina.
INTERFASE DE NMINA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Revisar que las provisiones que pasan de nmina a contabilidad estn acordes a las que cada mes se han estado pagando Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Corregir las cuentas de provisin por liquidacin de contratos y vacaciones pagadas Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que haba quedado pendiente en el periodo anterior Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Expedir los certificados de retencin de salarios Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Entregar los certificados de retencin de salarios a la Auxiliar de Nmina para que los haga firmar de los empleados Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Guardar los certificados en la declaracin de renta Auxiliar Contable Contabilidad X 431
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestin de caja.
1.4 GENERALIDADES:
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin y control de actividades de caja.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Recibos de caja. Facturas Cuadre de caja. Tirilla de cuadre de caja.
1.7 RIESGOS: Descuadres de caja. Prdida de dinero.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
MANEJO DE CAJA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Cuadre de caja Comercial Cajera 2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera 3 Administrar la caja menor Comercial Cajera 4 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Comercial Cajera 5 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Comercial Cajera 6 Cheques devueltos Comercial Cajera 7 Recepcin pago del cliente Comercial Cajera 432
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Cajera.
1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.
1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el monto del dinero recaudado en el da y la destinacin del mismo.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato manual del cuadre de caja.
1.9 RIESGOS: Descuadre de caja.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la informacin reportada.
1.11 OBSERVACIONES.
433
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CUADRE DE CAJA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer cuanta de las ventas de contado Cajera Comercial X 2 Revisar las ventas y los recibos de caja contra la informacin del sistema Cajera Comercial X 3 Diligenciar formato del cuadre del da: valor de venta, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones Cajera Comercial X 4 Revisar formato manual del cuadre de caja Cajera Comercial X 5 Efectuar los clculos necesarios y sacar una relacin del valor total (tirilla) Cajera Comercial X 6 Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 7 Recibir el formato revisado por Auxiliar contable Cajera Comercial X 8 Anotar en el cuaderno de caja la informacin del cuadre Cajera Comercial X 9 Anotar en la nueva hoja del cuadre del da el nmero consecutivo de recibo de caja y consignacin Cajera Comercial X 10 Revisar, firmar y archivar formato de cuadre de caja Cajera Comercial X 434
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Cajera.
2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.
2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depsito de dinero.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja.
PUNTO FINAL: Depsito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o consignacin en cuenta de la empresa.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Consignaciones.
2.9 RIESGOS: Prdida de dinero.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.
MANEJO DEL DINERO EN CAJA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir el dinero en efectivo que ingresa a caja Cajera Comercial X 2 Contar el dinero en efectivo acumulado en caja Cajera Comercial X 3 Informar a Auxiliar Contable la cuanta de dinero recaudado cuando la suma supera el monto establecido para su manejo Cajera Comercial X 4 Esperar autorizacin e indicaciones Cajera Comercial X GUARDAR EN CAJA FUERTE 5 Dirigirse a rea de contabilidad Cajera Comercial X 6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 7 Contar nuevamente el dinero y verificar su autenticidad Auxiliar Contable Contabilida d X 8 Depositar el dinero en caja fuerte Auxiliar Contable Contabilida d X PAGO A PROVEEDORES 9 Recibir de Auxiliar Contable autorizacin y cheques elaborados Cajera Comercial X 10 Diligenciar el formato de consignacin del respectivo banco a favor del proveedor Cajera Comercial X 11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X
CONSIGNACIN CUENTA DE LA EMPRESA
12 Consignar en cuenta de bancos de la empresa Cajera Comercial X 13 Recibir de Auxiliar Contable autorizacin y cheques elaborados Cajera Comercial X 14 Elaborar el formato de consignacin a la cuenta indicada Cajera Comercial X 15 Efectuar la consignacin Cajera Comercial X 436
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin caja menor.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Cajera.
3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.
3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y dems ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelacin de compras de baja cuanta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relacin de gastos.
3.9 RIESGOS: Prdida de dinero.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.
3.11 OBSERVACIONES.
437
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir reembolso del dinero de caja menor Cajera Comercial X 2 Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado Cajera Comercial X 3 Entregar recibo de gastos y dinero al empleado Cajera Comercial X 4 Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos Cajera Comercial X 5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X 6 Informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad Cajera Comercial X 7 Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor Cajera Comercial X 438
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
4.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
4.3 RESPONSABLE: Cajera.
4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.
4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de control de los mismos y permite contablemente registrar la informacin de los egresos de dinero generados por las actividades desempaadas por los integrantes de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o llamadas de solicitud de autorizacin de los gastos.
PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas y recibos de gastos. Relacin de los gastos. Comprobante de egreso.
4.9 RIESGOS: Prdida de facturas, recibos, dinero.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin del diligenciamiento de los documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorizacin de los gastos Cajera Comercial X 2 Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X 3 Verificar el gasto Cajera Comercial X 4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X 5 Generar relacin de los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Devolver los documentos a la persona que solicit la autorizacin Cajera Comercial X 7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X 8 Verificar la autorizacin de los gastos por Director de Cartera Cajera Comercial X 9 Revisar la numeracin de los recibos de gasto Cajera Comercial X 10 Consultar el # del recibo de gasto y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, sealar con una pequea marca Cajera Comercial X 11 Revisar el diligenciamiento de los documentos Cajera Comercial X 12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X 13 Efectuar el cuadre del da anterior (devolucin del dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado) Cajera Comercial X 14 Realizar los clculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanz para sufragar los gastos Cajera Comercial X 440
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 15 En caso de que haya sobrado dinero: recibir el dinero devuelto por la persona De lo contrario: establecer la cuanta a pagar y realizar el pago de la suma adeudada Cajera Comercial X 16 Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregada Cajera Comercial X 17 Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso Cajera Comercial X 18 Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto Cajera Comercial X 19 Ordenar los gastos segn su tipo Cajera Comercial X 20 Enviar documentos a contabilidad para su archivo Cajera Comercial X 441
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Cajera.
5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos.
5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado con la elaboracin de recibos de caja, consignaciones y otros.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboracin de documentos.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Autorizacin y peticin de la elaboracin de los documentos.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consignacin. Recibos de caja. Formatos de gastos.
5.9 RIESGOS: Prdida de dinero.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.
5.11 OBSERVACIONES. El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeo de las funciones de cu cargo.
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O CONSIGNACIONES 1 Recibir de Auxiliar Contable cheques y autorizacin y o peticin de elaboracin de consignacin Cajera Comercial X 2 Diligenciar formato de consignacin de respectivo banco Cajera Comercial X 3 Entregar a mensajero cheque y formato de consignacin Cajera Comercial X 4 Enviar copia de consignacin a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 5 Archivar copia de la consignacin Auxiliar Contable Contabilidad X RECIBOS DE CAJA 6 Ingresar al sistema cuanta de los cheques y efectivo recaudado Cajera Comercial X 7 Realizar registro de los movimientos (flujo de caja) Cajera Comercial X 8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X 9 Revisar los recibos Cajera Comercial X 10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X 11 Informar a Auxiliar Contable la cuanta a la que asciende el recaudo Cajera Comercial X 12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X RECIBOS DE GASTO 13 Recibir peticin del dinero para sufragar gastos Cajera Comercial X 14 Entregar recibo de gasto a la persona solicitante Cajera Comercial X 15 Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # recibo y nombre de la persona solicitante Cajera Comercial X 443
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.
6.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
6.3 RESPONSABLE: Cajera.
6.4 OBJETIVO: Comunicar devolucin de cheques por las entidades financieras.
6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolucin de los cheques permite establecer comunicacin con el cliente para buscar una pronta solucin de la situacin o inconveniente presentado.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: recepcin de cheques devueltos por las entidades financieras.
PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Nota de devolucin de cheques.
6.9 RIESGOS: No comunicacin con clientes. Prdida del cheque.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Comunicacin con el cliente. Registro de la devolucin del cheque.
MANEJO DEL DINERO EN CAJA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir cheques devueltos entregados por mensajero Cajera Comercial X 2 Informar al Asesor Comercial: cliente y causal, y a Auxiliar Contable: cliente, causal y vendedor Cajera Comercial X 3 Establecer comunicacin con el cliente Asesor Comercial Comercial X 4 Ingresar al software Cajera Comercial X 5 Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal Cajera Comercial X 6 Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados Cajera Comercial X 7 Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente Cajera Comercial X 445
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin pago del cliente.
7.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
7.3 RESPONSABLE: Cajera.
7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La recepcin del pago de la obligacin del cliente se realiza en efectivo o cheque.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin de dinero, consignacin o cheques.
7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Recibo de cancelacin de deuda.
7.9 RIESGOS: Billetes falsos. Cobrar menor valor al registrado en la factura. Errores en la devolucin del dinero sobrante.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes recibidos. Relacin de las consignaciones. Archivo de copia de factura.
7.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X PAGO EN EFECTIVO 2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X 3 Consultar facturas Cajera Comercial X 4 Verificar la cuanta Cajera Comercial X 5 Informar el valor total de la compra al cliente Cajera Comercial X 6 Recibir el dinero Cajera Comercial X 7 Revisar y verificar la autenticidad de los billetes Cajera Comercial X 8 Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias Cajera Comercial X 9 Entregar tres copias de la factura al cliente Cajera Comercial X 10 Devolver el dinero sobrante, si es el caso Cajera Comercial X 11 Archivar una copia de la factura en caja Cajera Comercial X CHEQUES 12 Recibir cheques o copia del formato de consignacin Cajera Comercial X 13 Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario Cajera Comercial X 14 Informar de los cheques recibidos a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 15 Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelacin de la deuda Cajera Comercial X 447
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1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nmina).
1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de proteccin personal y dotacin.
1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y proteger la integridad fsica de los integrantes de la empresa buscando la bsqueda la minimizacin de los accidentes de trabajo.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimizacin de los factores y accidentes de trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de entrega de elementos de proteccin personal y dotacin.
1.7 RIESGOS: Accidentes de trabajo. Eleccin inadecuada de elementos de proteccin personal y dotacin. Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y seguimiento del uso de los elementos de proteccin y uniformes.
1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.
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DESCRIPCIN DEL PROCESO
SALUD OCUPACIONAL Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 DOTACIN ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL Contabilidad Auxiliar de Nmina a Determinacin de los elementos a comprar Contabilidad Auxiliar de Nmina b Cotizacin y seleccin del proveedor Contabilidad Auxiliar de Nmina c Recepcin y entrega de los elementos Contabilidad Auxiliar de Nmina 2 DOTACIN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nmina 3 BOTIQUN Contabilidad Auxiliar de Nmina 4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nmina a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nmina b Sistematizar el reporte de los accidentes Contabilidad Auxiliar de Nmina c Registrar las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nmina d Tramitar la liquidacin de la incapacidad Contabilidad Auxiliar de Nmina 449
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de los elementos de Proteccin Personal.
1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la proteccin de su integridad fsica en el desarrollo de las actividades encomendadas.
1.5 GENERALIDADES: La dotacin de elementos de proteccin personal se constituye en el medio para garantizar la proteccin de la persona ante eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeo de la labor, por ello se hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega porte los elementos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilizacin de los implementos y minimizacin de los accidentes de trabajo.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinacin de los elementos a comprar.
PUNTO FINAL: Recepcin y entrega de los elementos de proteccin.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de entrega de elementos.
1.9 RIESGOS: Inadecuada eleccin de elementos. Mala calidad de los elementos de proteccin personal.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y firma del formato de entrega de los elementos.
Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O a DETERMINACIN DE LOS ELEMENTOS A COMPRAR
1 Revisar o recibir informacin del estado de los elementos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Confirmar el estado de los elementos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Calcular las cantidades existentes de cada producto Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Establecer la cantidad a comprar si se requieren los elementos Auxiliar de Nmina Contabilidad X b COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR
5 Evaluar la calidad de los productos del proveedor anterior Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Buscar nuevo proveedor si se requiere Consultar los proveedores de los productos Solicitar informacin del precio de los productos si cumple con los normas del ministerio, de lo contrario finalizar comunicacin Evaluar la informacin y pociones ofrecidas Elegir la mejor opcin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Consultar las polticas de compras de la empresa Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Efectuar el pedido Auxiliar de Nmina Contabilidad X c RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS X 9 Recibir los elementos de proteccin enviados por el proveedor Auxiliar de Nmina Contabilidad 10 Verificar que los elementos correspondan a los solicitados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Diligenciar formato de compras con la informacin del proveedor, descripcin del artculo, valor y fecha de recepcin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 451
N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 12 Organizar y disponer los elementos para la entrega Auxiliar de Nmina Contabilidad X 13 Diligenciar formato de entrega Auxiliar de Nmina Contabilidad X 14 Realizar entrega oficial de los elementos de proteccin y dotacin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 15 Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos Auxiliar de Bodega Bodega X 16 Firmar el formato de entrega Auxiliar de Bodega Bodega X 17 Archivar el formato de entrega Auxiliar de Nmina Contabilidad X 18 Botar los elementos viejos (deteriorados) Auxiliar de Nmina Contabilidad X 452
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Uniformes.
2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo de Trabajo.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificacin de las personas vinculadas a la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La dotacin de uniformes permite brindar a las personas vinculadas a la empresa los elementos de identificacin que les acrediten como integrantes de la compaa, adicionalmente de convertirse en implementos que adicionan proteccin a su integridad fsica.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le acredita como integrante de la empresa.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotacin.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de tallas. Formato de entrega de dotacin.
2.9 RIESGOS Compra de productos de baja calidad. Implementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para la labor desarrollada. Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de vencimiento, etc.). Verificacin del equipamiento del botiqun.
DOTACIN DE UNIFORMES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Consultar fecha de dotacin de uniforme Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Establecer los tallajes requeridos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Imprimir formato para recopilacin de tallas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Entregar formato a los empleados para que lo diligencien Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Anotar en el formato talla de pantaln, camisa, zapatos, delantal. Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Verificar las tallas Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Diligenciar formato de dotacin de uniforme con las tallas informadas por los empleados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Realizar pedido al proveedor Auxiliar de Nmina Contabilidad X 9 Recibir los uniformes enviados por el proveedor Auxiliar de Nmina Contabilidad X 10 Imprimir formato de entrega de dotacin Auxiliar de Nmina Contabilidad X 11 Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados Auxiliar de Nmina Contabilidad X 12 Anotar las cantidades entregadas a cada empleado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 13 Firmar formato de entrega Personal de Bodega y Mensajero Bodega X 14 Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones Auxiliar de Nmina Contabilidad X 454
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Botiqun.
3.2 MARCO NORMATIVO
3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el botiqun del planta y de los vehculos de la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La dotacin de botiqun con los elementos necesarios para atender una emergencia, es uno de los recursos mnimos con los que debe contar tanto la empresa como los vehculos vinculados a la misma para la solucin de eventualidades en las que se vea involucrada la integridad fsica de la persona.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiqun con los elementos necesarios.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Realizacin de inspeccin o recepcin de requerimiento de dotacin del botiqun.
PUNTO FINAL: Verificacin de la dotacin del botiqun con los elementos necesarios.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura de compra de implementos y medicamentos.
3.9 RIESGOS: Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiqun.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de vencimiento, etc.). Verificacin del equipamiento del botiqun.
3.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. DOTACIN DEL BOTIQUN Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir la observacin de requerimiento de dotacin del botiqun Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Revisar el contenido del botiqun de planta y de los vehculos de la empresa Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Listar los medicamentos y elementos faltantes Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Solicitar los medicamentos y elementos a droguera Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Recibir los elementos pedidos Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Equipar el botiqun de planta y entregar los elementos para el botiqun del vehculo al conductor Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Verificar la dotacin del botiqun Auxiliar de Nmina Contabilidad X 456
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4a. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.
4a.2 MARCO NORMATIVO.
4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.
4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de presentarse.
4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este encomendadas.
4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.
4a.7 LMITES PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.
4a.8 FORMATOS O IMPRESOS: Copia del reporte de accidente.
4a.9 RIESGOS: No informacin del accidente de trabajo.
4a.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de la pgina Web de la ARP contratada.
REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X 2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X 3 Ante accidente grave: Remitirse inmediatamente a la clnica Al regresar a la empresa, dirigirse a Nmina para la sistematizacin del accidente. Empleado Todas X 4 Ante accidente leve: Informar y narrar a la Auxiliar de Nmina lo sucedido. Esperar y recibir copias empresas del reporte Dirigirse a la clnica. Empleado Todas X 5 Accidente muy leve: solicitar a la persona encargada del botiqun elementos y/o medicamentos Empleado Todas X 6 Si la persona recibe incapacidad: Informar a jefe inmediato Entregar o hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nmina Empleado Todas X 7 Archivar copia del reporte y de la incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 458
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4b. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de trabajo.
4b.2 MARCO NORMATIVO.
4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.
4b.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los accidentes de trabajo permite contar con la informacin inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.
4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos profesionales contratada.
4b.7 LMITES PUNTO INICIAL: Ingresar a la pgina Web de la ARP contratada.
PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.
4b.8 FORMATOS O IMPRESOS: Reporte del accidente de trabajo.
4b.9 RIESGOS: Equivocacin en el registro de los datos del empleado. No sistematizacin del accidente por desinformacin del mismo.
4b.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.
SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ingresar a la pgina Web de la ARP Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Digitar la calve asignada Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Diligenciar formato de la pgina con la informacin del empleado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Complementar la informacin faltante del formato, novedades y/o informacin de lo ocurrido al trabajador Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Radicar el accidente Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Imprimir formato de reporte diligenciado Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Fotocopiar y entregar dos copias al trabajador Auxiliar de Nmina Contabilidad X 8 Archivar una copia del reporte del accidente Auxiliar de Nmina Contabilidad
X 460
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4c. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.
4c.2 MARCO NORMATIVO.
4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.
4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitacin de la liquidacin de las mismas ante la entidad de riesgos profesionales.
4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades.
4c.7 LMITES PUNTO INICIAL: Recibir informacin y documento de la incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado.
4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:
4c.9 RIESGOS: Prdida del documento de incapacidad.
4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:
4c.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente). REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin y documento de incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Ingresar a la pgina Web de la ARP Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Digitar la clave asignada Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Establecer la duracin de la incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Diligenciar formato de la pgina con la informacin del empleado y los das de incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Tramitar la liquidacin de la incapacidad si esta es mayor a tres (3) das Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del trabajador Auxiliar de Nmina Contabilidad X 462
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4d. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de la liquidacin de la incapacidad.
4d.2 MARCO NORMATIVO.
4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.
4d.5 GENERALIDADES. El trmite de la liquidacin se realiza para aquellas incapacidades superiores a tres (3) das, mediante la elaboracin de carta o diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la misma.
4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.
4d.7 LMITES PUNTO INICIAL: Revisin documento de incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del empleado.
4d.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta o formulario de autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad.
4d.9 RIESGOS
4d.10 CONTROLES EJERCIDOS Revisin del documento de incapacidad.
TRMITE DE LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Revisar documento de incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 2 Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Adjuntar al documento elaborado copia de la incapacidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Enviar documentos a la entidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Esperar respuesta de la entidad Auxiliar de Nmina Contabilidad X 6 Recibir autorizacin del descuento en pago de aportes del siguiente mes o cheque Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. Auxiliar de Nmina Contabilidad X 464
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICCIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin del Recurso Humano.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.
1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestin del recurso humano busca la seleccin del personal idneo para el desempeo de las actividades inherentes a su cargo y participacin en el logro de los objetivos institucionales.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el desempeo eficiente de las actividades inherentes a su cargo.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Hojas de vida. Contrato de trabajo. Formato de liquidacin de contrato de trabajo. Carta de solicitud de vacaciones.
1.7 RIESGOS: Inadecuada eleccin de las personas a ocupar cargos dentro de la compaa. Falta de compromiso de los colaboradores. Desmotivacin de los empleados.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Aplicacin de correctivos.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
GESTIN DEL RECURSO HUMANO Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Seleccin de personal Administrativa Gerente y Subgerente 2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente 3 Induccin Todas Jefe inmediato 4 Asesora y capacitacin equipo de ventas Administrativa Subgerente 5 Liquidacin contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente 6 Autorizacin y programacin de vacaciones Administrativa Gerente y Subgerente 465
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Personal.
1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.
1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idneo para cada puesto de trabajo.
1.5 GENERALIDADES: La contratacin de personal es el procedimiento en el cual se busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona ms idnea y que cumpla con todas las caractersticas del puesto de trabajo y realizar su respectiva vinculacin a la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin de la persona que cumpla en mayor medida los requisitos del cargo.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisicin.
PUNTO FINAL: Contratacin del candidato.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Hojas de vida. Contrato de trabajo.
1.9 RIESGOS: Eleccin incorrecta de la persona para el cargo.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la informacin y referencias de los aspirantes al cargo.
SELECCIN DE PERSONAL Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Analizar y detectar la necesidad de contratacin de personal Gerente y Subgerente Administrativa X 2 Recibir informacin de solicitud de personal Auxiliar de Nmina Contabilidad X 3 Establecer comunicacin con entidades o publicar el requerimiento de personal Auxiliar de Nmina Contabilidad X 4 Recibir hojas de vida Auxiliar de Nmina Contabilidad X 5 Seleccionar los candidatos Gerente y Subgerente Contabilidad X 6 Convocar a los aspirantes Auxiliar de Nmina Contabilidad X 7 Efectuar entrevista y/o prueba tcnica Gerente y Subgerente Administrativa X 8 Verificar referencias Auxiliar de Nmina Contabilidad X 9 Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas Gerente y Subgerente Administrativa X 10 Elegir al candidato Gerente y Subgerente Administrativa X 11 Informar al candidato Auxiliar de Nmina Contabilidad X 12 Vincular al candidato a la empresa mediante contrato de trabajo Auxiliar de Nmina Contabilidad X 467 HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.
2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del trabajo.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de proteccin social y el contrato de trabajo.
2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de proteccin social y elaborar el contrato de trabajo.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratacin de nuevo personal y afiliacin a las entidades de salud.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa.
PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la informacin del empleado.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Contrato de trabajo. Carnet de afiliacin a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantas, Comfamiliar. Examen mdico.
2.9 RIESGOS: No afiliacin del colaborador a alguna de las entidades.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Sistematizacin de la informacin del nuevo colaborador. Archivo de documentos.
AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir peticin de elaboracin de contrato de trabajo e informacin de la persona a contratar por la empresa de parte del Gerente o Subgerente Auxiliar de Nmina Administrativa X 2 Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa Auxiliar de Nmina Administrativa X 3 Solicitar documentacin adicional: fotocopia de cdula, etc. Auxiliar de Nmina Administrativa X 4 Determinar estado civil del nuevo colaborador para indicarle los documentos que se requieren para su afiliacin y las de sus familiares a las entidades respectivas Auxiliar de Nmina Administrativa X 5 Solicitar documentacin adicional: fotocopias de documento de identificacin, etc. Auxiliar de Nmina Administrativa X 6 Realizar trmite de afiliacin a las entidades de salud, pensin, riesgos profesionales, etc., si la persona no se encuentra suscrito; de la contrario, realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nmina Administrativa X 7 Tramitar cita para examen mdico Auxiliar de Nmina Administrativa X 8 Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realizacin del examen mdico Auxiliar de Nmina Administrativa X 9 Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos Auxiliar de Nmina Administrativa X 10 Elaborar contrato de trabajo Auxiliar de Nmina Administrativa X 11 Pasar contrato al Gerente para su firma Auxiliar de Nmina Administrativa X Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X 12 Recibir y archivar contrato y examen mdico en la carpeta del colaborador Auxiliar de Nmina Administrativa X 13 Alimentar paquete contable con la informacin del empleado Auxiliar de Nmina y Gerente Administrativa X 469
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Induccin.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato.
3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de pertenencia que debe despertar hacia la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La induccin brinda al empleado nuevo, informacin clara amplia de la empresa tanto en el aspecto fsico, tecnolgico, organizacional como de su grupo humano.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicacin del personal en la compaa y conocimiento sobre la importancia del cargo a desempear.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicacin del nuevo colaborador en el entorno organizacional.
PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
3.9 RIESGOS:
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Concientizacin de los jefes de rea acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento.
3.11 OBSERVACIONES.
470
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). INDUCCIN Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional Jefe inmediato Todas
X 2 Presentar las polticas de la empresa Jefe inmediato Todas
X 3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas
X 4 Presentar a los compaeros de trabajo Jefe inmediato Todas
X 5 Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo Jefe inmediato Todas
X 6 Efectuar seguimiento de la actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa Jefe inmediato Todas
X 471
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora y capacitacin equipo de humano.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Subgerente.
4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y motivacin del personal.
4.5 GENERALIDADES: La asesora y capacitacin permanente del equipo de ventas es una herramienta a travs de la cual el personal del rea comercial de la empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las caractersticas y especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de capacitacin.
PUNTO FINAL: Retroalimentacin de la informacin.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
4.9 RIESGOS: Inasistencia a la capacitacin por parte del personal. Desercin del personal durante la capacitacin. Falta de presupuesto para la realizacin de la actividad.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Evaluacin de los resultados obtenidos.
4.11 OBSERVACIONES. Las actividades de capacitacin del equipo de ventas se realizan semanalmente, ello para mantener actualizada la informacin de los productos y comportamiento del sector.
ASESORA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Identificar las necesidades de capacitacin Jefe o Director de rea Todas X 2 Determinar objetivos de la capacitacin Jefe o Director de rea Todas X 3 Definir temtica Jefe o Director de rea Todas X 4 Solicitar a proveedor capacitacin para el equipo de ventas o tramitar con entidad Jefe o Director de rea Todas X 5 Coordinar las actividades Jefe o Director de rea Todas X 6 Establecer nmero de participantes o seleccionar al personal Jefe o Director de rea Todas X 7 Determinar lugar de la capacitacin Jefe o Director de rea Todas X 8 Capacitacin en las instalaciones de la empresa: Realizar la programacin de horario y fechas Brindar herramientas el expositor Jefe o Director de rea Todas X 9 Capacitacin fuera de la empresa: Facilitar la asistencia de las personas Jefe o Director de rea Todas X 10 Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitacin Jefe o Director de rea Todas X 11 Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas Jefe o Director de rea Todas X 12 Acompaar la capacitacin y realizar seguimiento de la misma Jefe o Director de rea Todas X 13 Evaluar los resultados Jefe o Director de rea Todas X 14 Retroalimentar los resultados de la capacitacin Jefe o Director de rea Todas X 473 HIERROS HB S.A
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5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin contrato de trabajo.
5.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
5.4 OBJETIVO: Tramitar finalizacin de contrato de trabajo.
5.5 GENERALIDADES: La liquidacin del contrato de trabajo es el reconocimiento que por ley se da a los empleados por la prestacin de sus servicios y el desempeo de sus actividades dentro de la organizacin.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminacin de contrato y desvinculacin del colaborador de la empresa.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir informacin sobre desvinculacin del colaborador.
PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidacin de contrato.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidacin de contrato. Comprobante de egreso.
5.9 RIESGOS: Errores en el clculo de dinero a cancelar a la persona como liquidacin.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin y revisin de los clculos de la liquidacin.
5.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir informacin sobre desvinculacin del colaborador Auxiliar de Nmina Administrativa X 2 Establecer asuntos pendientes: prestamos, deudas, etc. Auxiliar de Nmina Administrativa X 3 Diligenciar formato del sistema para liquidacin de contrato Auxiliar de Nmina Administrativa X 4 Verificar los descuentos parafiscales Auxiliar de Nmina Administrativa X 5 Imprimir borrador de la liquidacin Auxiliar de Nmina Administrativa X 6 Revisar liquidacin de las prestaciones sociales Auxiliar de Nmina Administrativa X 7 Realizar clculo manual de la liquidacin Auxiliar de Nmina Administrativa X 8 Confrontar la informacin arrojada por el sistema con calculada manualmente Auxiliar de Nmina Administrativa X 9 Imprimir liquidacin en original si la informacin es correcta, de lo contrario, realizar ajustes Auxiliar de Nmina Administrativa X 10 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de Nmina Administrativa X 11 Firmar el comprobante (la persona que lo elabor) Auxiliar de Nmina Administrativa X 12 Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa Auxiliar de Nmina Administrativa X 13 Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a la Contadora Auxiliar de Nmina Administrativa X 14 Pasar comprobante a Cajera para su cancelacin Auxiliar Contable Administrativa X 15 Pagar a la persona dinero por concepto de liquidacin de contrato Cajera Comercial X 475
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6 IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.
6.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
6.4 OBJETIVO: Facilitar la programacin de las vacaciones a los empleados de la empresa.
6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado previa solicitud.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin y liquidacin del periodo de vacaciones.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Elaboracin de carta de solicitud de vacaciones.
PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los das de sus vacaciones.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta de solicitud de vacaciones.
6.9 RIESGOS: Programar periodo de vacaciones por mayor nmero de das. Errores de liquidacin de vacaciones por mayor o menor valor.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los das programados y los pendientes.
VACACIONES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Pedir a Auxiliar de Nmina la elaboracin de la carta de solicitud de programacin de vacaciones Empleado solicitante Todas X 2 Elaborar carta de solicitud de vacaciones Auxiliar de Nmina Administrativa X 3 Imprimir carta Auxiliar de Nmina Administrativa X 4 Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma Auxiliar de Nmina Administrativa X 5 Entregar carta a Subgerente Empleado solicitante Administrativa X 6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X 7 Programar las vacaciones de los empleados Auxiliar de Nmina Administrativa X 8 Si se requiere descontar los das antes tomados y calcular los pendientes Auxiliar de Nmina Administrativa X 9 Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado Auxiliar de Nmina Administrativa X 10 Recordar a los empleados los das de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso) Auxiliar de Nmina Administrativa X 477
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajera.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.
1.4 GENERALIDADES: Mensajera se encarga de tramitar la consecucin y entrega de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las actividades de cobro y recaudo de cartera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y recaudo.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra. Cartas, certificados, reportes, etc. Reporte de entrega de documentos.
1.7 RIESGOS: Asaltos y prdida del dinero. Accidentes de Trnsito.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Reporte de entrega de documentos. Verificacin de la entrega de los documentos y consignaciones.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
MENSAJERA Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Pagos y consignaciones en bancos Comercial Mensajero- Cobrador 2 Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes Comercial Mensajero- Cobrador 3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador 4 Solicitar y entregar documentacin en entidades Comercial Mensajero- Cobrador 5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las obligaciones contradas por la empresa con proveedores y entidades (servicios pblicos: agua, energa, aseo; telfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y depositar dinero en las cuentas de la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contradas y depsito de dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento al rea de contabilidad de la empresa.
PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas. Cheques, consignaciones.
1.9 RIESGOS: Prdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en efectivo. Asaltos.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y conteo del dinero recibido para los pagos. Archivo de documentos pagados. Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
1.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Desplazarse al rea de contabilidad de la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable Mensajero Cobrador Comercial X 3 Contar el dinero recibido y dirigirse al rea de Caja de la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 4 Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques Mensajero Cobrador Comercial X 5 Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse Mensajero Cobrador Comercial X 6 Consultar la informacin contenida en los documentos Mensajero Cobrador Comercial X 7 Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto Mensajero Cobrador Comercial X 8 Dirigirse al banco y realizar el pago o consignacin Mensajero Cobrador Comercial X
9 Entregar a la Cajera de la empresa, al da siguiente, los documentos de las diligencias Mensajero Cobrador Comercial X 480
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
2.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.
2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la recuperacin de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin o listado de recaudos a realizar.
PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelacin de su deuda.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de recaudos a realizar. Recibo de cancelacin de la deuda del cliente.
2.9 RIESGOS: Prdida de dinero por asalto o descuido. Prdida del listado de recaudo.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir de Director de Cartera la relacin o listado de los recaudos a realizar Mensajero - Cobrador Comercial X 2 Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicacin del cliente Mensajero - Cobrador Comercial X 3 Recibir el dinero o cheque del pago de la obligacin del cliente con la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 4 Si es una cantidad considerable: Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones Desplazarse al banco Realizar consignacin a cuenta de proveedor o de la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 5 Regresar a la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 6 Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador Mensajero - Cobrador Comercial X 7 Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a Cajera de la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 8 Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente Mensajero - Cobrador Comercial X
9 Elaborar recibo de cancelacin de la obligacin del cliente con la empresa Cajera Comercial X 10 Desplazarse a oficina del cliente para entregarle recibo de cancelacin de su deuda Mensajero - Cobrador Comercial X 482
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.
3.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
3.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.
3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en oficina o sitio de ubicacin, ya sea en obra o ferretera.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepcin de documentos por parte del cliente.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas a entregar.
PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no entregadas.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas.
3.9 RIESGOS: Prdida de facturas.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de las facturas para determinacin de lugar de entrega. Reporte de entrega de facturas.
3.11 OBSERVACIONES. Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes.
ENTREGA DE FACTURAS A CLIENTES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Consultar las facturas y programar su entrega Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Hacer firmar la factura original y copia Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al da siguiente al Director de Cartera Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Acumular las facturas no entregadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 484
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentacin en entidades.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.
4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con las exigencias para la tramitacin de acciones y la entrega, con el cumplimiento de los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes organizaciones.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin o entrega de documentos.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la empresa.
PUNTO FINAL: Entrega o devolucin de documentos.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Cartas, certificados, reportes, etc.
SOLICITUD Y ENTREGA DE DOCUMENTACIN EN ENTIDADES Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir de personal administrativo de la empresa o llamada telefnica e indicaciones Mensajero - Cobrador Comercial X 2 Desplazarse hasta la entidad respectiva Mensajero - Cobrador Comercial X
SOLICITAR O RECIBIR DOCUMENTOS
3 Reclamar la documentacin en las diferentes entidades y traerlos a la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 4 Entregar los documentos a la persona que los solicit Mensajero - Cobrador Comercial X ENTREGAR DOCUMENTOS 5 Entregar en entidad respectiva los documentos Mensajero - Cobrador Comercial X 6 Responder las inquietudes que se presenten sobre el estado de entrega de los documentos Mensajero - Cobrador Comercial X 7 Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe Mensajero - Cobrador Comercial X 8 Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa) Mensajero - Cobrador Comercial X 486
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.
5.2 MARCO NORMATIVO.
5.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.
5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del personal administrativo, incluye artculos como telfonos, cables, calculadoras, etc., elementos necesarios para la ejecucin de las actividades de oficina.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artculos de oficina.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la empresa.
PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de productos a comprar. Recibo de egreso.
5.9 RIESGOS: Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las dems actividades propias del cargo.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Cuadre de los gastos generados por las compras.
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir de personal administrativo de la empresa Mensajero - Cobrador Comercial X 2 Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello Mensajero - Cobrador Comercial X 3 Efectuar la compra de los productos solicitados Mensajero - Cobrador Comercial X 4 Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra Mensajero - Cobrador Comercial X 5 Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana Mensajero - Cobrador Comercial X 6 Esperar revisin y autorizacin de los gastos Mensajero - Cobrador Comercial X 7 Dirigirse al rea de caja de la empresa y entregar las facturas autorizadas Mensajero - Cobrador Comercial X 8 Esperar a que la Cajera realice los clculos respectivos Mensajero - Cobrador Comercial X 9 Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante Mensajero - Cobrador Comercial X 10 Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina Mensajero - Cobrador Comercial X 11 Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera Mensajero - Cobrador Comercial X 488
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.
1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Guardar la documentacin de relevancia generada en la ejecucin de las actividades desarrolladas en la empresa.
1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo fsico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta posterior de documentos, convirtindose adems en el mecanismo para respaldar las acciones o para salvar responsabilidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con documentacin que permita respaldar y esclarecer inquietudes y posibles inconvenientes.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de prstamo de documentos.
1.7 RIESGOS: Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada. Prdida de documentos. No devolucin de los documentos ante prstamo.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de documentacin a archivar. Creacin de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su contenido. Archivo comercial y contable.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
MANEJO DE ARCHIVO Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Archivo de documentos Comercial y Administrativa Auxiliar de Inventario y Auxiliar General 2 Prstamo de documentos Comercial y Administrativa Auxiliar de Inventario y Auxiliar General
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
1.4 OBJETIVO: Guardar la documentacin en la carpeta o caja dispuesta para el tipo de informacin contenido en l.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.
1.9 RIESGOS: Prdida de documentos. Equivocacin en la puesta de documentos en carpetas o cajas.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la documentacin a archivar. Ubicacin de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento. Marcacin de carpeta o caja donde se ubicarn los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. ARCHIVO DE DOCUMENTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir la documentacin Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa
X
2 Consultar la informacin contenida en el documento. Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa
X
3 Verificar el correcto diligenciamiento y autorizaciones requeridas Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 4 Identificar tipo de documento Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 5 Seleccionar y separar la documentacin Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 6 Ordenar documentos por nmero Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 7 Revisar consecutividad Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 8 Efectuar las acciones respectivas a su preparacin (cortes, perforaciones, etc.) Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 10 Seleccionar carpeta Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 11 Verificar que los documentos correspondan a la carpeta seleccionada Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 12 Introducir los documentos en la carpeta Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 13 Guardar la carpeta en el archivador o caja Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 491
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prstamo de documentos.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.
2.5 GENERALIDADES: El prstamo de documentos facilita la consulta de la informacin contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de informacin.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepcin peticin de bsqueda de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de prstamo de documentos.
2.9 RIESGOS: Prdida de documentos. No devolucin del documento.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificacin de la devolucin de la documentacin prestada.
PRSTAMO DE DOCUMENTOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir peticin del prstamo (personal o telefnicamente) Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Preguntar por informacin o identificacin del documento Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Establecer tipo de documento Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Ingresar al Software de la empresa Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ubicar en pantalla el documento Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Identificar posicin fsica Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Buscar y ubicar fsicamente el documento en carpeta Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Diligenciar formato de prstamo (tipo de documento, a quin, fecha de prstamo y de devolucin, estado (si fue o no devuelto)) Auxiliar de Inventario Comercial
X 9 Entregar documento a la persona solicitante Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Hacer firmar formato de prstamo Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Esperar devolucin Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Recibir documentos devueltos. Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Registrar la devolucin del documento en el formato de prstamo Auxiliar de Inventario Comercial X 14 Archivar documento Auxiliar de Inventario Comercial X 493
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.
1.2 AREA TITULAR: Administracin.
1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el rea de oficinas y apoyar la atencin de los clientes ofreciendo el servicio de cafetera.
1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen la limpieza diaria del rea de las oficinas y la atencin a clientes externos e internos brindando el servicio de cafetera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del rea de las oficinas y atencin de cafetera para personal y visitantes.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
1.7 RIESGOS: Accidentes de trabajo. Inadecuada atencin de los clientes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SERVICIOS GENERALES Cdigo:
N Orden Procedimiento rea Responsable Responsable 1 Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera Operativa Servicios Generales 2 Servicio de cafetera Operativa Servicios Generales 3 Aseo del rea de las oficinas Operativa Servicios Generales 4 Oficios varios Operativa Servicios Generales
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera.
1.2 MARCO NORMATIVO.
1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y vveres de cafetera.
1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y vveres de cafetera garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y brindar el servicio de cafetera a empleados y clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetera.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetera.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Recibo de egreso.
1.9 RIESGOS: No compra de algn producto de gran consumo. Errores de determinacin de los productos y sus cantidades existente y por comprar. Contaminacin de los productos de cafetera con elementos de aseo. Agotamiento de los productos.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de la cantidad existente de los productos. Verificacin de los gastos.
1.11 OBSERVACIONES. Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la disponibilidad y consumo de los elementos de cafetera y aseo. Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el servicio a domicilio.
495
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VVERES DE CAFETERA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Hacer lista de los elementos que deben comprarse. Productos de cafetera: caf, azcar, leche, aromtica, etc.
Implementos de aseo: jabones para baos y cocina, lmpido, fabuloso, guantes, etc. Servicios Generales Operativa X 2 Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras Servicios Generales Operativa X 3 Entregar el dinero y elaborar recibo de gasto por la cantidad conferida Cajera Comercial X 4 Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera Servicios Generales Operativa X 5 Dirigirse al supermercado a realizar las compras Servicios Generales Operativa X 6 Regresar a la empresa y solicitar a cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte Servicios Generales Operativa X 7 Entregar factura de compra y recibo de gasto del transporte a Director de Cartera Servicios Generales Operativa X 8 Autorizacin de los gastos Director de Cartera Comercial X 9 Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero Servicios Generales Operativa X 10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X 11 Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante Servicios Generales Operativa X 12 Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos Servicios Generales Operativa X 13 Separar los utensilios y productos de aseo de los vveres de cafetera Servicios Generales Operativa X 14 Guardar en la cocina los productos de cafetera y algunos implementos de aseo. Servicios Generales Operativa X 15 Guardar en la nevera los productos que requieran conservacin Servicios Generales Operativa X 16 Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetera Servicios Generales Operativa X 496
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetera.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetera a visitantes y integrantes de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La atencin de visitantes y personal de la empresa constituye un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluacin a la atencin brindada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atencin de cafetera a visitantes y empleados.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender a los visitantes.
PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
2.9 RIESGOS: Equivocacin en la atencin de los requerimientos de las personas. No contar con el producto solicitado por la persona.
SERVICIO DE CAFETERA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Recibir llamado de los integrantes de la empresa solicitando bebidas o atencin a clientes y proveedores Servicios Generales Operativa X 2 Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados de la empresa Servicios Generales Operativa X 3 Preguntar y establecer las bebidas solicitadas Servicios Generales Operativa X 4 Preparar las bebidas Servicios Generales Operativa X 5 Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentren Servicios Generales Operativa X 6 Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina Servicios Generales Operativa X 498
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.
3.2 MARCO NORMATIVO.
3.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del rea de las oficinas, baos, cocina.
3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los elementos en ellas contenidos, as como ventanas, paredes, etc.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baos, cocina y todo los dispuesto en ellas.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.
LIMPIEZA Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O 1 Barrer y trapear los pisos de las oficinas Servicios Generales Operativa X 2 Sacudir el polvo de los escritorios, telfonos, muebles, computadores, etc. Servicios Generales Operativa X 3 Limpiar vidrios de las ventanas de las oficinas Servicios Generales Operativa X 4 Limpiar y ordenar la cocina (cafetera) Servicios Generales Operativa X 5 Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.) Servicios Generales Operativa X 6 Realizar la limpieza de los baos Servicios Generales Operativa X 7 Lavar y cambiar las toallas de los baos Servicios Generales Operativa X 8 Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baos Servicios Generales Operativa X 500
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.
4.2 MARCO NORMATIVO.
4.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.
4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar estn estrechamente relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
OFICIOS VARIOS Cdigo: Pgina N Actividad Responsable rea Frecuencia D S M O
MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA LA COCINA
1 Conservar vasos, pocillos y platos lavados Servicios Generales Operativa X 2 Tener la vajilla organizada Servicios Generales Operativa X 3 Lavar y limpiar lavaplatos y mesn de la cocina Servicios Generales Operativa X 4 Asear la greca Servicios Generales Operativa X 5 Tratar en lo posible de evitar la prdida o avera de vasos, pocillos y platos Servicios Generales Operativa X
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
6 Proporcionar agua a las plantas Servicios Generales Operativa X 7 Podar las plantas dispuestas en las oficinas Servicios Generales Operativa X 8 Quitar el polvo de las plantas Servicios Generales Operativa X ASEAR LA NEVERA 9 Lavar la nevera Servicios Generales Operativa X 10 Eliminar los productos vencidos Servicios Generales Operativa X OTRAS COMPRAS 11 Comprar toallas para baos y limpiones para la cocina Servicios Generales Operativa X 12 Comprar loza, vasos, platos y elementos faltantes Servicios Generales Operativa X OTRAS 13 Limpiar y organizar los escritorios y pisos cuando se presente el derrame de lquidos, en el momento de su ocurrencia. Servicios Generales Operativa X 14 Estar pendiente de que las ventanas de la oficina del Gerente queden bien cerradas, todo organizado y el computador bien tapado al finalizar la jornada laboral Servicios Generales Operativa X 502 ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Gerente rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
14. Desempearse como representante legal de la empresa. 15. Direccionar y administrar la compaa. 16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y polticas generales y particulares para todas y cada una de las reas de la empresa. 17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. 18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. 19. Aprobar y realizar la contratacin de personal. 20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. 21. Determinar el orden de pago a proveedores. 22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 23. Tomar decisiones. 24. Implementar las polticas de la empresa. 25. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin estratgica. 26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compaa. 28. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa. 29. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. 30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral 503 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Gerente rea: Administrativa Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en Economa, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo dos aos de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
504
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Subgerente rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseando y direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa. 2. Responder por las compras y ventas realizadas. 3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la ms conveniente. 4. Realizar las compras de los productos a los proveedores. 5. Mantener relacin y comunicacin directa con clientes y proveedores a fin de promover la integracin con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de accin y estrategias planteadas. 6. Anlisis y revisin de cartera de los clientes. 7. Efectuar el pedido de la mercanca a los proveedores. 8. Aprobar y realizar la contratacin de personal. 9. Manejo de personal. 10. Representar la compaa en diversos eventos. 11. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia, integracin y apoyo entre los colaboradores. 12. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificacin del procedimiento. Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobacin de crdito a clientes. Autorizar devoluciones en ventas. Autorizar despacho de pedido o clientes. Autorizar precio de venta.
13. Establecer precio de venta de los productos. 14. Fijar precio de negociacin y descuento que es posible otorgar a los clientes. 15. Disear e implementar estrategias o lneas de accin para el cumplimiento de las metas. 16. Revisar la informacin correspondiente a las ventas del da. 17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercanca para verificacin fsica aleatoria de productos almacenados en bodega. 18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la actualizacin en productos, cambios del mercado y estrategias de comercializacin. 19. Presentar informes de gestin, de los logros alcanzados y estado de la empresa a gerencia. 20. Recibir y analizar informes. 21. Garantizar el flujo de informacin a todos los niveles de la empresa. 22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores. 23. Logstica de despacho de productos. 24. Realizar reuniones de carcter comercial con Asesores, Director Comercial y Director de Cartera. 505 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Subgerente rea: Administrativa 25. Inventario semestral y de fin de ao. 26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente. 28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivacin de cada uno de los integrantes de la compaa. 29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. 30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.
IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administracin de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de informacin; conocimientos en planeacin estratgica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educacin de nivel superior Economa, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines. Mnimo un ao de experiencia en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores. 506
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Director Comercial rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales, diseando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas. 2. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales. 3. Ofrecer acompaamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus actividades. 4. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados por la empresa. 5. Establecer precio de venta de la mercanca. 6. Establecer precio de negociacin y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes. 7. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos. 8. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la ms conveniente. 9. Mantener comunicacin con los proveedores. 10. Revisin de los reportes y proyeccin de ventas. 11. Ejercer control de inventario de mercanca mediante verificacin fsica aleatoria de productos. 12. Programar y publicar la atencin del mostrador. 13. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales. 14. Ventas. 15. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas. 16. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de comercializacin. 17. Apoyar el control de la cartera para que su recuperacin sea ms eficiente. 18. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado. 19. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa. 20. Presentar informes a gerencia. 21. Tramitar autorizaciones. Autorizar devoluciones. Autorizar pedidos. Autorizar despacho de mercanca en vehculos extras. Autorizar gastos que tengan relacin con el proceso de ventas. 22. Prestar colaboracin en el manejo de personal. 23. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera. Anular facturas previa verificacin de la informacin. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de negociaciones anteriores con clientes. Revisar notas de mercanca. Autorizar cartera, para despacho y facturacin a clientes con visto bueno del Director de Cartera. 24. Establecer comunicacin permanente con los proveedores, verificando las entregas y al pago oportuno a estos. 25. Contestar el telfono. 507 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Director Comercial rea: Administrativa 26. Conocer los precios de la competencia. 27. Realizar compra especfica y eventual de un producto no comercializado por la empresa. 28. Ejercer control del cargue de los vehculos. 29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 30. Revisar y autorizar el pago de fletes. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con conocimientos en mercadeo, estadstica, informtica, procesos de comunicacin, normas de manejo de personal. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educacin de nivel superior en Economa, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines. Mnimo un ao de experiencia en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores. 508
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Director de Cartera rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la informacin correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales. III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la empresa. 2. Recibir y verificar la facturacin relacionada y despachada del da inmediatamente anterior. 3. Entregar facturas y relacin de cobros a realizar a los diferentes clientes al Mensajero (Cobrador). 4. Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y de inmediato cobro. 5. Realizar reunin de cartera con vendedor para conocer la evolucin, cobro, recaudo y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo. 6. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un da ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo. 7. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, anlisis y vencimientos, circularizaciones, libros auxiliares, relacin de recaudos y otros listados. 8. Codificar nuevos productos que sern comercializados por la empresa. 9. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2. 10. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las actividades relacionadas con el desempeo de los cargos de los integrantes de la empresa. 11. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor. 12. Autorizar pedidos, su despacho y facturacin a los clientes. 13. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las reas locativas de la empresa, bodegas y oficinas, en ptimas condiciones de funcionamiento. 14. Manejar y controlar los inventarios. 15. Autorizar devoluciones. 16. Revisar las notas de devolucin y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la Auxiliar de Inventario. 17. Revisar las facturas de los proveedores. 18. Revisar los ajustes de inventario. 19. Revisar la liquidacin y aprobar el pago de los fletes de mercanca. 20. Crear terceros (clientes comerciales). 21. Efectuar estudio de crdito a clientes nuevos. 22. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema. 23. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresin. 24. Recibir observacin de clientes faltantes por cobrar. 25. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria. 26. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes. 27. Generar estado de cuenta de los clientes. 28. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora. 29. Facilitar el manejo de personal. 30. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 31. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. 509 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Director de Cartera rea: Administrativa IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crdito a clientes y los gastos ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informtica y sistemas de informacin.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Debe contar con educacin de nivel superior en Economa, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo un ao desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.
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MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar Contable rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Apoyar la gestin contable de la empresa mediante el manejo de la informacin financiera y la adecuada distribucin de los recursos.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos. 2. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes. 3. Mantener al da el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas. 4. Revisin y control de conciliacin bancaria. 5. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercanca y valores transportados, impuestos de los vehculos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crdito, libros oficiales, documentos del Gerente. 6. Efectuar el manejo de los activos fijos. 7. Realizar interfase de activos fijos. 8. Realizar el pago de los impuestos de la empresa. 9. Manejar la cartera de la empresa. 10. Cancelar anticipos de clientes. 11. Revisar las cuentas de clientes y proveedores. 12. Crear clientes. 13. Cuadrar la caja y revisarla. 14. Realizar el pago a proveedores. 15. Relacin de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los proveedores. 16. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa. 17. Diligenciar la documentacin e informes requeridos por entidades estatales. 18. Recibir y consolidar la informacin contable de las sucursales. 19. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 20. Efectuar el traslado de cuentas de fletes. 21. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crdito de tesorera. 22. Revisar y pagar cuenta de celulares. 23. Analizar gastos con las sucursales. 24. Realizar interfase de nmina. 25. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios. 26. Hacer comprobantes de gastos. 27. Revisar el Balance General. 28. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnticos. 29. Reportar la informacin de la empresa a supersociedades. 30. Imprimir informacin de bancos. 31. Efectuar la amortizacin de los activos. 32. Realizar interfase de compras. 33. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte. 34. Revisar notas de proveedores en general. 35. Efectuar el pago de seguro de los automotores. 36. Devolucin del IVA. 37. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores. 38. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 511 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar Contable rea: Administrativa
39. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. ESPECIALES. 40. Manejar la contabilidad de Aspgo. 41. Pagar los impuestos del Gerente.
IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el rea financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informtica y sistemas de informacin.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en Finanzas, Contadura, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo un ao desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con las funciones a realizar. 512
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Nmina rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nmina de los empleados, contratacin, la respectiva vinculacin al rgimen de seguridad social y liquidacin de contratos.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
NMINA. 1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compaa para facilitar el proceso de pago de nmina. 2. Liquidar y pagar la nmina a los empleados de la empresa. 3. Realizar la tramitologa inherente a la contratacin de nuevo personal. 4. Archivar la documentacin correspondiente al personal. 5. Efectuar la liquidacin de contrato. 6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo. 7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el respectivo trmite. 8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la empresa. 9. Reclamar y tramitar la cancelacin del subsidio familiar de los trabajadores de la empresa. 10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello diseado. 11. Liquidar primas, vacaciones, cesantas y todas las prestaciones contempladas por la ley y que protegen a los trabajadores. 12. Efectuar la tramitologa inherente a la contratacin de practicante universitario o aprendiz del SENA. 13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 14. Presentacin de informes de personal. 15. Entregar a los empleados los carnets de afiliacin a las diversas entidades. 16. Elaborar cartas de cesantas. 17. Entregar documentos al mensajero. 18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y elementos de proteccin personal. 19. Adelantar la bsqueda y prstamo de documentos a empleados del rea de inventario. 20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera. 21. Manejar el botiqun de la planta y de los carros de la empresa. 22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa. 23. Contestar el telfono, atender o direccionar las llamadas. 24. Fotocopiar documentos por solicitud de compaeros y por requerimiento de la labor desempeada. 25. Atender asesores de diversas entidades. 26. Administrar informacin Fondo de Empleados. 27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 28. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. 513 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Nmina rea: Administrativa
PROVEDORES Y ACREEDORES.
29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos necesarios.
30. Manejar la cartera de los proveedores. 31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda contrada y los plazos para su pago. 32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efecta la cancelacin de varias facturas. 33. Enviar documentos a los proveedores va fax. 34. Realizar pago de las obligaciones contradas con acreedores. 35. Causacin de facturas acreedores varios.
OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA.
36. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor. 37. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos. 38. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias. 39. Procesar informacin de conciliaciones bancarias. 40. Comprar papelera y llevar a cabo el control de la salida de la misma. 41. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario. 42. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempear al interior de la empresa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
514 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Nmina rea: Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Normas de administracin de personal, Rgimen de la seguridad social en Colombia, conocimientos en normas de contratacin, manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de computador y sistemas de informacin, normas bsicas de archivo; manejar temas relacionados con el rea financiera, especficamente en contabilidad general.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en Finanzas, Administracin de empresas, Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo un ao desempeando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el cargo.
515
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Inventario 1 rea: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores oportunamente.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Ingresar mercanca al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega de la empresa. 2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el ingreso. 3. Tramitar la consecucin de facturas de los proveedores manteniendo una comunicacin constante con estos. 4. Elaborar notas a proveedores por devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado. 5. Elaborar remisiones de mercanca para llevar a cabo la venta de los productos al cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor. 6. Facturar las remisiones de los materiales. 7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercanca. 8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado. 9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos. 10. Solicitar cemento al proveedor de este material. 11. No permitir el bloqueo del cdigo de cliente. 12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creacin de obras. 13. Solicitar traslado de mercanca a la sucursal respectiva. 14. Efectuar la liquidacin y pago de los fletes a los transportadores de los materiales. 15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales. 16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de negociaciones anteriores. 17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores. 18. Realizar verificacin fsica aleatoria de inventario. 19. Reporte de los inventarios peridicos por escrito para archivo. 20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario. 21. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 22. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo 516 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Inventario 1 rea: Comercial Reaccin ante problemas Responsabilidad
Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad, informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de archivo.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Para desempear el cargo es indispensable contar con ttulo de bachiller y/o educacin de nivel superior.
Mnimo cuatro meses desempeando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
517
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de inventario 2 rea: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores oportunamente.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Manejar el archivo general del rea comercial: seleccionar documentacin, verificar su informacin y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo. 2. Elaborar notas por devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado o descuento financiero. 3. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores. 4. Diligenciar cartas generales y especficas para :
Realizar los pedidos a proveedores. Autorizacin al portador. Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente). Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director Comercial y Asesores Comerciales. 5. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores. 6. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el Director de Cartera. 7. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes actividades que implica el cargo: Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes. Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas, enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisin y autorizacin de Subgerente. Fotocopiar y enviar fsicamente la carta al proveedor. Tomar datos y efectuar liquidacin de fletes. Realizar el cierre del da (presentar informes de ventas del da y acumuladas del mes). 8. Facturar remisiones. 9. Seleccionar documentacin depositada en la bandeja ubicada en el rea de direccin de cartera. 10. Entregar notas de contabilidad por devolucin o descuento financiero a mensajero para hacerlas llegar a los clientes. 11. Organizar documentacin del rea de inventario y hacer ms visible para facilitar su consulta. 12. Asesorar y colaborar a los vendedores en la bsqueda de documentos. 13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 14. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
518 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de inventario 2 rea: Comercial EVENTUALMENTE.
15. Revisar el registro de la informacin en el cuaderno de facturacin, por solicitud del Director de Cartera. 16. Contestar el telfono y direccionar las llamadas. 17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad, informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de archivo.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempear el cargo es indispensable contar con ttulo de bachiller y/o educacin de nivel superior. Mnimo cuatro meses desempeando labores afines al cargo VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
519
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar General rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Ofrecer apoyo a las reas que as lo requieran mediante el desempeo de funciones diversas.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Manejar el archivo general del rea contable. 2. Elaborar comprobantes. 3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor. 4. Realizar revisin de documentos y/o listados. 5. Diligenciar formularios. 6. Elaborar cartas. 7. Elaborar carta de pago a proveedores. 8. Contestar el telfono. 9. Enviar y recibir fax. 10. Fotocopiar documentos. 11. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 12. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
520 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar General rea: Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimiento y manejo de computador y programas informticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrnica (Excel), presentacin (PowerPoint).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Para desempear el cargo es indispensable contar con ttulo de bachiller.
Mnimo seis meses desempeando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
521
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Cajera(o) rea: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO
Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la comercializacin de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero. 2. Archivar los recibos de caja. 3. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores. 4. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeo de su cargo. 5. Registrar los gastos del personal. 6. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal. 7. Organizar el cuadre del da anterior. 8. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos producto de las ventas efectuadas. 9. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes. 10. Diligenciar formato de consignacin para depositar dinero en cuenta de la empresa o para pagar a proveedores. 11. Revisar consignaciones contra recibos de caja. 12. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales. 13. Procesar cheques devueltos. 14. Archivar facturas de ventas de contado. 15. Recibir el dinero producto de las ventas de contado. 16. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero. 17. Recibir el dinero que ingresa a la empresa. 18. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la entrega a la persona a quien viene dirigida. 19. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales. 20. Iniciar la anulacin de facturas de venta cuando estas presenten errores de diligenciamiento o por cambios. 21. Archivar documentos en fuelle. 22. Firmar cheques (una de dos firmas). 23. Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero. 24. Pagar a proveedores locales y nacionales. 25. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio da. 26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 27. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
522 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Cajera(o) rea: Comercial IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos bsicos de contabilidad e informtica; manejo computador y sistemas de informacin.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Para desempear el cargo es indispensable contar con ttulo de bachiller.
Mnimo seis meses desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
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MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Asesor Comercial rea: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO
Ofertar los productos comercializados por la compaa a todas las personas y empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificacin o ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del departamento de ventas.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES GENERALES.
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella. 2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente. 3. Ofrecer servicio de crdito a clientes mayoristas solicitando la informacin y documentacin requerida para el estudio del mismo. 4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera va telefnica o desplazndose a la oficina del cliente. 5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignacin en caja o en cuenta de la empresa en los bancos. 6. Efectuar la venta de la mercanca. 7. Realizar pedido. 8. Consultar disponibilidad de la mercanca en el sistema asegurndose de la existencia fsica en bodega. 9. Llevar a cabo la facturacin de los productos. 10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al cliente. 11. Efectuar seguimiento del cliente. 12. Tramitar Devoluciones. 13. Brindar asesora tcnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa. 14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones producto de las ventas realizadas. 15. Atender el telfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada. 16. Atender los clientes de los compaeros. 17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 18. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
ESPECFICA. 19. Atencin de mostrador.
OTRAS.
20. Entregar facturas. 21. Realizar vueltas de oficina. 22. Manejo de facturas no entregadas. 23. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los dems compaeros. 24. Estar pendiente de la mercanca. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar la salida de la mercanca sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos. 524 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Asesor Comercial rea: Comercial 25. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa. 26. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios. 27. Vigilar la competencia. 28. Tramitar solicitud de guardar mercanca al cliente.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si mismo, percepcin y anlisis para la adecuada atencin de los visitantes y clientes.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimiento en tcnicas de mercadeo y comunicacin, atencin al cliente, manejo computador y sistemas de informacin.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller.
Mnimo seis meses desempeando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el cargo.
525
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Jefe de Bodega rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial II. OBJETIVO
Desarrollar las actividades logsticas que garanticen la colocacin de los productos en manos de los clientes, as como mantener control de la mercanca que ingresa y sale de la bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Programar la ruta de entrega de la mercanca respecto a la ubicacin del cliente para que se efecte el mayor nmero de entregas posibles. 2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercanca en las bodegas de la empresa. 3. Recibir las facturas de los proveedores. 4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compaa en cuanto a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepcin. 5. Iniciar al trmite de devolucin de la mercanca.
Mercanca trada por el conductor de la empresa cuando el cliente no la recibe o devuelve. Mercanca trada por el cliente. Cuando la mercanca no alcanza a ser despachada.
6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada por la empresa. Venta de contado. Venta a crdito.
7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercanca. 8. Determinar el peso de la carga del vehculo para evitar el sobrepeso y sus consecuencias. 9. Programar la recepcin o descargue de los camiones de los proveedores. 10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho. 11. Realizar seguimiento y control de las entregas a travs de la Planilla de Horario. 12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral. 13. Manejar personal extra de la planta fsica de la empresa. 14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o permiso concedido. 15. Programar y evaluar las actividades desempeadas por el personal extra. 16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa. 17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones, incapacidades o para facilitar permisos. 18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 19. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. 526 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Jefe de Bodega rea: Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor y debe tener cuidado con el adecuado manejo de la informacin sobre los inventarios y almacenamiento de la mercanca.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin, almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrnica (Excel).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Para desempear el cargo es indispensable contar con educacin de nivel superior en Ingeniera o Tecnologa Industrial, Logstica o carreras afines.
Mnimo seis meses desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.
527
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades logsticas.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar el despacho de la mercanca a los clientes en los vehculos de la empresa. 2. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercanca al cliente. 3. Coordinar la recepcin de la mercanca que llega proveniente de los proveedores. 4. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o encontrando espacios. 5. Participar o solicitar a los compaeros el alistar material. 6. Verificar y contar la mercanca cargada a los vehculos de la empresa y de los clientes para aprobar su salida. 7. Participar en la recepcin de la mercanca enviada por los proveedores verificando cantidades y especificaciones. 8. Despachar mercanca al cliente. 9. Estar pendiente de todas las bodegas. 10. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignacin de compaeros para realizar diferentes actividades. 11. Manejar el botiqun y suministrar elementos a compaeros ante accidente de trabajo leve o medicamentos por enfermedad. 12. Recibir la consulta o llamado de los compaeros ante inconvenientes presentados en las entregas o en bodega de la empresa. 13. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar soluciones. 14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo. 15. Solicitar la autorizacin y programacin de vacaciones. 16. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones. 17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 18. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos 528 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) rea: Operativa Responsabilidad Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin, almacenamiento y manejo de productos).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller.
Haber desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
529
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en la recepcin de la mercanca, almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los compradores.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Despachar la mercanca para los clientes, en los camiones de la empresa. 2. Cargar los productos al vehculo. 3. Solicitar transporte extra cuando el camin ya se encuentra cargado, para que no se presente sobrepeso. 4. Alistar la mercanca a despachar. 5. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa. 6. Recibir la mercanca en bodega. 7. Descargar la mercanca enviada por los proveedores. 8. Ingresar y almacenar la mercanca en la bodega. 9. Efectuar verificacin de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y especificaciones. 10. Verificar el peso de la mercanca enviada por los proveedores. 11. Contar la mercanca ingresada en la bodega. 12. Organizar la bodega. 13. Devolucin de mercanca. 14. Relevar o reemplazar a los compaeros en sus funciones. 15. Ayudar a los compaeros a ubicar la mercanca en la bodega cuando requieran efectuar despachos. 16. Brindar colaboracin en la capacitacin del personal extra en la manipulacin de los productos y en las funciones asignadas. 17. Efectuar inventario fsico aleatorio del producto o productos indicados. 18. Participar en el inventario fsico semestral y/o anual de todos los productos almacenados en bodega. 19. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor. 20. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulacin de los productos y aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor. 21. Informar a cerca de accidentes de trabajo. 22. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo. 23. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones. 24. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de proteccin personal y dotacin. 25. Efectuar inventario fsico aleatorio de los productos de bodega. 26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 27. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
ESPECFICAS.
BODEGA 1. 28. Manejar productos SIKA. 29. Realizar inventario de productos SIKA. 530 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) rea: Operativa
BODEGA 2. 30. Manejar el puente gra.
BODEGA 3. 31. Operar el montacargas. 32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente gra.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin, almacenamiento y manejo de productos).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller.
Haber desempeando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar. 531
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin en las actividades de recepcin, almacenamiento de la mercanca y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos o lugares indicados.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
1. Despachar la mercanca para los clientes en los vehculos de la empresa. 2. Cargar la mercanca almacenada en la bodega a los carros de la empresa. 3. Alistar la mercanca a despachar. 4. Recibir la mercanca que llega a bodega proveniente de los proveedores. 5. Almacenar en bodega la mercanca que llega. 6. Participar en el inventario fsico semestral o anual de todos los productos almacenados en las bodegas de la empresa. 7. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las obras. 8. Revisar e informar sobre las averas y fallas encontradas en la mercanca. 9. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercanca. 10. Colaborar en la capacitacin del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas. 11. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.
EN LOS CARROS.
12. Descargar la mercanca de los carros en la bodega o en la obra del cliente. 13. Cargar la mercanca al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por devolucin.
OTRAS.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 15. Solicitar con antelacin los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en horario laboral. 16. Solicitar la programacin y autorizacin de vacaciones. 17. Solicitar y/o recibir los elementos de proteccin personal y dotacin. 18. Reportar los accidentes de trabajo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 20. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
532 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega rea: Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
No requiere de conocimientos bsicos.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar como mnimo con bsica primaria.
Haber desempeando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
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MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Conductor rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO
Movilizar la mercanca desde la empresa a los establecimientos de los clientes, tratando de conservar la integridad y ptimas condiciones de los estos y realizando las entregas en el lapso de tiempo convenido.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Conducir el vehculo en el que se transporta la mercanca de la empresa. 2. Transportar la mercanca desde la bodega de la compaa hasta las instalaciones locativas de los clientes. 3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y cumpliendo oportunamente con la programacin de entrega de pedidos. 4. Desarrumar mercanca almacenada en el camin. 5. Diligenciar planilla de horario. 6. Recoger mercanca en obras de los clientes por concepto de devolucin de mercanca. 7. Traer a la bodega de la compaa la mercanca por devolucin o no aceptacin del cliente. 8. Arrumar mercanca en el camin cuando se recoge mercanca en la obra del cliente. 9. Diligenciar los recibos de gastos. 10. Solicitar autorizacin de los gastos causados por el desempeo de la labor. 11. Cuadrar los gastos con la cajera. 12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompaamiento en los vehculos. 13. Reportar la mercanca averiada durante el transporte al regresar a la empresa. 14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las fallas mecnicas del vehculo. 15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercanca tanto en la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar prdidas o inconvenientes. 16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de proteccin personal y primeros auxilios. 17. Realizar el inventario al recibir el vehculo de todos los elementos que este posee. 18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar reparaciones costosas y prdidas de tiempo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 20. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional.
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin 534 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Conductor rea: Operativa Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos de mecnica automotriz y normas de trnsito.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar como mnimo con bsica primaria.
Mnimo cuatro meses de haber conducido vehculos de carga pesada.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las actividades del cargo.
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MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Mensajero Cobrador rea: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO
Apoyar a la administracin en el cobro de cartera y la tramitacin de documentos necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas. 2. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes. 3. Realizar el cobro de las obligaciones contradas por los clientes con la compaa. 4. Efectuar pagos y consignaciones en bancos. 5. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la documentacin requerida por la empresa. 6. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes reas de la empresa. 7. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compaa. 8. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y proveedores. 9. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el cumplimiento de sus funciones. 10. Reportar y solicitar autorizacin de los gastos generados en el desempeo de su labor. 11. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades propias del cargo. 12. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la misma. 13. Solicitar y recibir los elementos de dotacin entregados por la empresa. 14. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.). 15. Efectuar diligencias personales del Gerente. 16. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 17. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad
INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
536 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Mensajero Cobrador rea: Comercial
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fcil cumplimiento.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos de mecnica automotriz.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar como mnimo con bsica primaria.
Mnimo tres meses de haber desempeado labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las actividades del cargo.
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MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Servicios Generales rea: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO
Brindar apoyo al funcionamiento de la organizacin, manteniendo debidamente aseadas y ordenadas todas las reas, e igualmente proporcionando el servicio de cafetera a los empleados y clientes de la empresa.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Ofrecer bebidas y brindar atencin a visitantes, clientes y proveedores, durante su permanencia en las instalaciones de la compaa. 2. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baos, cocina, pisos, ventanas, paredes, etc. 3. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los vveres de la cafetera. 4. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos. 5. Mantener limpia y ordenada la cocina. 6. Organizar y mantener aseada la nevera. 7. Cuidar las plantas de las oficinas. 8. Solicitar, comprar y usar la dotacin de uniforme. 9. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral. 10. Tener presentes consideraciones de proteccin personal en el desempeo de la labor para evitar la ocurrencia de accidentes. 11. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor. 12. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones. 13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de la compaa. 14. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivacin Orientacin a los resultados Reaccin ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atencin, trato y respeto hacia los dems Colaboracin Comunicacin escrita Comunicacin oral Liderazgo Manejo de conflictos Relacin con compaeros Trabajo en equipo
INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitacin Creatividad Solucin de problemas Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y proteccin Manejo de la informacin Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo 538 MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Cargo: Servicios Generales rea: Operativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carcter repetitivo y solo sigue instrucciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
No requiere de conocimientos bsicos. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Contar como mnimo con bsica primaria.
No requiere experiencia para realizar esta labor.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de un da para conocer las actividades y tareas que debe desempear.