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MODULO 3/

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL TRABAJO

DE MANTENIMIENTO

OBJETIVOS:

Definir tiempo estándar y adecuar su utilización en Mantenimiento

Dar a conocer y analizar los diferentes formularios usados

en

Mantenimiento.

Desarrollar un manual de Mantenimiento.

CONTENIDOS:

UNIDAD 3.1 Autorización y control de trabajo.

UNIDAD 3.2 Tiempo estándar para trabajos de Mantenimiento

UNIDAD 3.3 Papeles de trabajo.

UNIDAD 3.4 Manuales de Mantenimiento.

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CONTENIDOS:

UNIDAD 3.1 Autorización y control de trabajo.

UNIDAD 3.2 Tiempo estándar para trabajos de Mantenimiento

UNIDAD 3.3 Papeles de trabajo.

UNIDAD 3.4 Manuales de Mantenimiento.

UNIDAD 3.1

AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE TRABAJO

OBJETIVOS:

Dar a conocer los elementos básicos de la autorización y control

de trabajo.

Discutir su planificación a un departamento específico.

INTRODUCCIÓN

Todo Departamento de Mantenimiento debe cumplir con las funciones

que le corresponden y que analizaremos en la unidad 1 . 1 , y además debe

prever y controlar sus costos.

En esta unidad analizaremos la técnica que permite planificar, programar

y controlar la función de Mantenimiento.

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Autorización y Control del Trabajo

La autorización y control del trabajo del Mantenimiento es una técnica que

permite prever y controlar los costos del Departamento de Mantenimiento. Su fin es

planificar y controlar el trabajo realizado por el Mantenimiento.

Los elementos básicos, en el orden aproximado de su aplicación son los

siguientes:

1 . - Una función de planificación del trabajo para trazar un camino para el

mantenimiento.

2- Un sistema de órdenes de trabajo para la organización del trabajo.

3.- Un sistema de prioridad de trabajo para controlar las frecuencias de

trabajo.

4.- Un procedimiento de estimación para determinar la magnitud de las

tareas.

5.- Un programa general para relacionar el total de las tareas autorizadas con

el tiempo y la mano de obra disponible.

6.- Un procedimiento de programación de detalle, para establecer las

secuencias de trabajo para cada tarea importante mostrada en el

programa general.
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7- Un procedimiento de control de horas para saber los costos reales en

comparación con los estimados.

8.- Una base para la medición del trabajo que permita comparar el progreso

con los gastos.

9.- Un adecuado sistema de información para registrar el cumplimiento,

efectividad y las variaciones.

10- Normas de trabajo para asegurar las bases comunes para las

estimaciones.

Analizaremos a continuación cada uno de estos elementos básicos.

1.- Planificación del trabajo

El primer paso en la autorización y control del trabajo es la planificación del

trabajo. Esta función trabajando en coordinación con los ingenieros o técnicos de

planta, debe establecer y mantener un plan general para las operaciones de

Mantenimiento; debe emitir todas las autorizaciones de trabajo, las que

denominaremos Ordenes de Trabajo de Mantenimiento.

La planificación de trabajo analizará todos los contratos solicitudes iniciales,

nuevas especificaciones y detalles que puedan producir un trabajo de Mantenimiento

adicional.
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Para que la dirección de Mantenimiento esté informada de la totalidad de

carga de trabajo y del plan necesario para cumplir con éxito las tareas que componen

esta carga, es necesario que la planificación de trabajo tenga conocimiento pleno de

lo siguiente:

a) Opiniones de la dirección con respecto a nuevos proyectos.

b) Cada solicitud o noticia inter-departamental que pueda producir

nuevo trabajo o afectar el trabajo programado.

c) Mano de obra disponible y estimada.

d) Distribución de mano de obra dentro de Mantenimiento.

e) Relación entre mano de obra real y estimada para cada tarea.

f) Progreso de cada tarea.

g) Rendimiento y capacidades relativas de las diferentes secciones y

grupos de Mantenimiento.

h) Importancia relativa de todas las tareas.

i) Efecto probable de los cambios en la programación de Mantenimiento

sobre otros departamentos de la compañía.

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Con estos antecedentes será posible para la Planificación del trabajo

aconsejar a la Dirección de Mantenimiento sobre el efecto exacto de la mayoría de

las tareas nuevas y con iniciativa propia dirigir nuevas tareas menores o cambios.

2.- Sistema de ordenes de trabajo

EL sistema de orden de trabajo define la clase de trabajos de Mantenimiento

aprobado. Esto incluye establecer un sistema de cargas de tiempo para proporcionar

una buena identificación a cada partida de trabajo llevada a cabo por Mantenimiento.

Este sistema de cargos de tiempo permitirá una acumulación del costo diario de la mano

de obra y de los materiales, cargando tanto el costo de mano de obra como los

materiales al número de orden respectiva. Al incluir estos costos de mano de obra y

materiales a cada orden de trabajo permite conocer exactamente cómo están

distribuidos los costos dentro de cada proyecto para clase de trabajo y material.

Para llevar a cabo este sistema de ordenes de trabajo debemos preparar lo

siguiente:

a) Un sistema de numeración que permita la rápida identificación de las

tareas referentes a cada trabajo. Generalmente se usan códigos.

b) Un documento formal que autorice el trabajo. Este documento se denomina

orden de trabajo. Cada orden de trabajo definirá la naturaleza general del

trabajo a indicará quien deba ejecutarlo. Se incluirá en este orden las

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horas-hombre y los materiales estimados así como su fecha de realización.

Una vez terminado el trabajo se anotará en esta orden los tiempos reales y

los gastos tanto de materiales como mano de obra utilizados. En la figura 1

se muestra un modelo de orden de trabajo.

3.- Asignación de Prioridad de trabajo

Para que la función de Planificación de Trabajo esté segura que sólo se

realiza el trabajo necesario, se requiere establecer un sistema de prioridades de

trabajo, asignando la debida prioridad a cada trabajo al mismo tiempo que se cuenten

las órdenes.

Un sistema sencillo y muy usado es identificar las prioridades como 1,2,3 en

la cual:

Prioridad 1: Son trabajos que preceden al resto de los trabajos de

Mantenimiento y representan tareas obligatorias para el buen

funcionamiento de la compañía.

Prioridad 2: Son trabajos que deben completarse lo más rápidamente

posibles después de haber realizado los de prioridad 1.

Prioridad 3: Son trabajos que deben ser ejecutados cuando "haya tiempo".
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4.- Estimación de Tiempo de Mantenimiento

La clave de un buen procedimiento de control de trabajo es la estimación

exacta de horas-hombre (y a veces material) requerido para cada trabajo.

Para realizar una buena estimación se debe reducir cada tarea de sus

elementos de trabajo básico y establecer valores para cada elemento. La suma de

los elementos da la estimación de la tarea total.

La finalidad de la estimación es el establecimiento de normas en una base de

unidad de trabajo para cada elemento. Al principio estas normas serán más "cálculos

aproximados" que estimaciones, pero a medida que se adquieren datos históricos

reales y los trabajos se comparan con las estimaciones es posible afinar estos valores.

La producción normal de Mantenimiento es el trabajo de reparación y

construcción y las horas que los mecánicos y ayudantes, por ejemplo, necesitan para

ejecutar un trabajo pueden llamarse horas de trabajo directas para diferenciarlas de las

horas de supervisión y de servicios de apoyo que se denominan horas indirectas o

cargas. Estas horas indirectas se prorratean entre todos los trabajos realizados.
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5.- Programación General

La esencia de la programación es mantener un balance adecuado entre la

capacidad de trabajo y las cargas de trabajo.

La programación general mostrará la naturaleza y magnitud de cada parte de

tarea de reparación y construcción de Mantenimiento para un tiempo total dado. El

total de H-H requeridas para cada parte deberá deducirse del total de mano de obra

disponible para así obtener una distribución de "trabajos" que dé un trabajo razonable

a los operarios y éstos pueden cumplirlo.

Esta programación general será flexible, pues es básicamente una

proyección en el futuro, y sujeta a cambios, ya que las condiciones anticipadas

pueden variar de las estimadas antes de ser realidad.

En la práctica real, es a veces conveniente establecer la programación

general sobre una base móvil, de 3 ó 12 meses dependiendo del grado de cambio

probable en toda la tarea de Mantenimiento.

6.- Programación detallada

Como las órdenes de trabajo reales se emiten para autorizar y definir trabajos

específicos se hace necesario aplicar una programación detallada para separar en

unidades de tiempo más pequeñas el tiempo señalada en el programa general. Esto

establecerá la secuencia adecuada de las diferentes fases de los trabajos importantes

para así asegurar que cada tarea se cumplirá en la forma efectiva.

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La programación detallada también deberá ser flexible, pues está sujeta a

cambios imprevistos y emergencias. Cuando esto ocurra se deberá reprogramar y

adaptarse a las nuevas condiciones.

7.- Control de horas

Se debe establecer un sistema de control de horas como parte integrante del

Control de Trabajo para proporcionar la acumulación diaria del costo, cargando cada hora

de Mantenimiento al número de trabajo designado. Estos números de trabajo no sólo

servirán para cargar el tiempo en cada proyecto importante dentro de

Mantenimiento sino que también proporcionará un análisis suficientemente detallado

para mostrar con exactitud como están distribuidas las horas dentro de cada proyecto

según las Ordenes de Trabajo individual. Esto permite determinar cuándo y por qué las

estimaciones se sobrepasan o disminuyen.

8.- Medición del trabajo

Un requisito para la buena realización del Control de Trabajo es tener un buen

plan para medición del trabajo, que permita la comparación exacta del progreso con los

gastos de mano de obra (y a veces materiales). Esto requiere establecer un común

denominador para medir el trabajo de Mantenimiento, que será válido tanto para los

informes de progreso como para los de estimación.

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Un método que se ha usado para medición de tiempo, es el es-

tablecimiento de tiempo estándar (que veremos posteriormente) para todos los

elementos posibles de trabajo de Mantenimiento.

9.- Sistema de información

Un paso importante en el Control del Trabajo es el establecimiento de un

sistema adecuado de controles de funcionamiento. Esto, en esencia, es un medio

periódico de información corriente del cumplimiento y efectividad del mantenimiento.

Un método de información, es un resumen semanal del trabajo del grupo de

mantenimiento mostrando las horas reales en comparación con las estimadas para

cada grupo, resumidas de acuerdo a las prioridades 1,2,3.

10.- Estándares de Mantenimiento

La tarea del control de trabajo será difícil, sino existen métodos y

procedimientos estandarizados de Mantenimiento. En tales casos cada grupo o

sección de Mantenimiento puede trabajar con un grupo de reglas básicas distintas, y

las funciones básicas tales como las estimaciones, se hacen difíciles de aplicar

sobre bases consistentes.

Se pueden establecer y mantener normas para dirigir la práctica de

reparaciones y construcciones , los métodos y procedimientos de Mantenimiento, los

tiempos estándar para elementos de trabajo, etc.

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Con estos diez principios básicos de autorización y Control de Trabajo se

puede disponer de un Departamento de Mantenimiento organizado y que cumple con

los trabajos asignados en beneficio de toda la empresa.

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UNIDAD 3.2/

TIEMPOS ESTÁNDAR PARA TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

OBJETIVOS:

- Definir tiempo estándar y adecuar su utilización en Mantenimiento.

- Analizar datos para varias operaciones.

INTRODUCCIÓN

Una de las formas de distribución de la fuerza de trabajo es hacer

estimaciones de los tiempos que se utilizarán en cada trabajo por una cuadrilla o un

par de personas. Estas estimaciones dependen del estimador que puede ser el Jefe

de Mantenimiento, el Jefe de Taller o el Supervisor.

La estimación realizada puede ajustarse al valor real si el estimador es

una persona con bastante experiencia y con conocimiento del trabajo o de los

trabajos que realice. Sin embargo, no siempre las situaciones o trabajos son

similares yen algunos casos, en especial cuando se está ajustando los costos del

Departamento de Mantenimiento, una mala estimación produce gastos

innecesarios.

En esta unidad analizaremos datos específicos de tiempo para los

trabajos de Mantenimiento.
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Tiempo Estándar para Trabajos de Mantenimiento

Un Tiempo Estándar en Mantenimiento es el tiempo que se debe emplear para

realizar un trabajo especifico de Mantenimiento. El trabajo puede ser cualquiera de los

muchos realizados por electricistas, pintores, mecánicos, carpinteros, albañiles,

soldadores, etc.

El valor estándar de Mantenimiento es lo que se debe tardar en pintar,

reparar una ventana rota, colocar 100 mt. de tubería de 2", reparar una válvula,

embobinar un motor, etc.

La combinación de las tareas de Mantenimiento es infinita en una fabrica

grande. Además hay muchas variantes en las condiciones de trabajo y colocación,

las cuales influyen en la duración del trabajo.

Muchos de estos trabajos se repetirán solamente a grandes intervalos de

tiempo. Algunos no se repetirán nunca más. Las condiciones de trabajo pueden ser

mínimas sólo en raras ocasiones.

Todas estas variantes hacen difícil de establecer Tiempo Estándar de

Mantenimiento.

Los valores normalizados de mantenimiento o Tiempos Estándares se usan

para lo siguiente:
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1 - Planificar y programar el Trabajo de Mantenimiento.

2.- Proporcionar una fuerza de Mantenimiento bien calculada.

3- Medir el rendimiento o efectividad de los grupos de Mantenimiento.

4.- Proporcionar incentivos para el personal de Mantenimiento.

Para establecer valores estándares de Mantenimiento se pueden usar varios

métodos, algunos de ellos son:

Suposiciones y estimaciones.

Análisis estadístico de rendimientos anteriores.

Estudio de tiempo.

Estimaciones establecidas a partir de datos estándar.

Métodos de medida de tiempo o factor de trabajo.

El método o la combinación de métodos que se seleccionan variará con el

use que se haga de los valores.

En nuestro curso sólo indicaremos como establecer los valores estándar a

partir de datos estadísticos combinado con suposiciones y estimaciones.

Para establecer estos valores estándar, el primer paso es diseñar una orden

de trabajo adecuada para este fin que contenga la siguiente información:

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1.- Fechas (de emisión, iniciación y terminación).

2- Departamento en el que se realiza el trabajo.

3.- Departamento a los que carga los costos o centros de costos.

4 - Firma del solicitante.

5.- Número de cuenta a la que se carga.

6.- Número de la orden de trabajo

7 - Firma aprobando la autorización.

8.- Individuos asignados para el trabajo.

9.- Descripción completa del trabajo requerido.

10.- Espacio para acumulación de horas de trabajo, costo del trabajo y costo
del material.

La forma de distribuir estas orden de trabajo dependerá del tamaño de

empresa.

Es importante un cronometraje exacto para el desarrollo de los valores de

tiempos. Cada hora de Mantenimiento debe estar correctamente registrada y

cargada a las órdenes de trabajo respectivas.

Las horas de trabajo empleadas para cada tipo de trabajo se acumulan

por un periodo de tiempo, generalmente 6 meses, en hojas de resumen de trabajo

para cada tipo de trabajo. Estos datos son la base para establecer valores

estándar de trabajo basándose, en rendimientos anteriores.

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Todo el trabajo de Mantenimiento se puede clasificar de la siguiente manera:

1 . - Ordenes permanentes, trabajos rutinarios

2- Trabajos repetitivos.

3- Trabajos diversos o no repetidos.

4.- Trabajos estimados.

1.- Ordenes Permanentes, Trabajos Rutinarios

Las órdenes permanentes se emiten para trabajos en los cuales es práctico

emitir ordenes de trabajo. Se emite un número fijo para cada orden permanente. Los

números de las órdenes permanentes se asignan también a trabajos que no están en

contacto normalmente con los trabajos de Mantenimiento para así separar los costos

de horas-hombre de las verdaderas actividades de Mantenimiento. Estas órdenes

permanentes pueden ser:

Vigilancia del almacén

Primeros auxilios

Recepción

Inventario

Limpieza
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A los trabajos de Mantenimiento Rutinarios se asignan números permanentes

"Rutinarios" parecidos a las órdenes permanentes.

Estos trabajos son de naturaleza rutinaria, tal como, el engrase a inspección

rutinaria. Incluyen algunos trabajos de menor rutina y de reparación, tales como,

reemplazo de ampolletas.

Ejemplos de trabajos rutinarios tenemos:

Engrase rutinario

Inspección rutinaria

Lectura de medidores de agua, luz, fuerza, gas

Cambio de ampolletas y tubos fluorescentes

Selección de materiales aprovechables

Inspección de motores

Los valores estándar se determinan por medio de análisis estadístico de los

resultados del trabajo durante un período base, normalmente 6 meses.

Para determinar los valores se debe anotar las horas realmente empleadas

cada semana, luego de cumplido el período de 6 meses se calcula el promedio de

horas por día, semana, o por unidad y se convierte en estándar.

En la tabla N ° 1 se muestran algunos valores estándar en un taller eléctrico.

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TABLA N º 1

VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS RUTINARIOS.

TALLER ELÉCTRICO

DÍAS O HORAS VALORES ESTÁNDAR

OPERACIONES SEMANAS REALES DE HORAS GANADAS

Engrase de motores, Ruta A 127 1714,5 13,5 por día

Engrase de motores, Ruta B 127 1016,0 8,0 por día

Engrase de motores, Ruta C 127 317,5 2,5 por día

Reemplazo de ampolletas 127 254 0,5 por unidad

Inspección de guías 26 104 4,0 por semana

Inspección de ascensores 26 67,6 2,6 por semana

Limpieza de taller 26 20,8 0,8 por semana

2.- Trabajos Repetitivos

Los trabajos repetitivos son aquellos trabajos que se repiten por lo menos una

vez al mes. Al final de cada período, las órdenes de trabajo que cubren estos trabajos

se clasifican por tipo y oficios.

Algunos trabajos repetitivos clasificados por oficio son los siguientes:

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A.- CARPINTEROS B.- ELECTRICISTAS

Reparar escaleras Reparar motores

Reparar mesas Hacer cables de extensión

Reparar puertas Reemplazar fusibles

Reparar ventanas Reparar interruptores

C- MECÁNICOS D.- PLOMEROS

Reparar bombas Reparar goteras

Cambiar rodamientos Reparar válvulas

Nivelar moto bombas Reparar mangueras

Reparar transportadores Reparar lavados

Las órdenes de trabajo que cubren todos los trabajos repetitivos se acumulan

durante el período base. Al final del período base se calcula el total de horas utilizadas

realmente en todos los trabajos y el promedio de tiempo por trabajo es el valor

estándar, en este momento se realizará un cuidadoso escrutinio de todos los trabajos

de naturaleza repetitiva y todos los trabajos, en los cuales las horas reales sean

excesivas, se suprimirán y transferirán al grupo de trabajos diversos. La mayoría de

los trabajos repetitivos tendrán un tiempo máximo que se establece para excluir todos

aquellos trabajos que no sean de naturaleza normal.

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Se pueden establecer valores repetitivos basados en un análisis de órdenes de

trabajo durante un período base.

La tabla N ° 2 muestra valores estándar para trabajos de electricidad

repetitivos.

TABLA N ° 2

VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS REPETITIVOS

TALLER DE ELECTRICIDAD.

CONCEPTO OPERACIÓN NUMERO NUMERO TOTAL VALORES ESTÁNDAR

TRABAJOS UNIDADES HORAS DE HORASGANADAS

Relojes eléctricos Reparación 20 20 23,5 1 . 1 8 por unidad

Marcador eléctrico Reparación 15 15 25,3 1.68 por unidad

de tiempo
Taladro portátil Reparación 26 26 65,0 2,50 por unidad

Intercomunicador Reparación 26 26 14.7 1.34 por unidad

Ventilador Reparación 12 15 24.5 1.63 por unidad

3.- Trabajos Diversos o no Repetitivos

Todos aquellos trabajos realizados según órdenes de trabajo, no considerados

como repetitivos, y que se realizan en menos de 96 horas, están incluidos en la

categoría de no repetitivos
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o diversos. Dichos trabajos se clasifican como sigue:

Hasta 8 horas

De 8 a 16 horas

De 16 a 32 horas

De 32 a 48 horas

De 48 a 96 horas

Para determinar los valores estándar para trabajos repetitivos se acumulan las

órdenes de trabajo de esta categoría y se calcula el tiempo promedio por trabajo para

cada clasificación de tiempo. Este promedio es el valor estándar. Por ejemplo, si se

realizan 205 trabajos de la clasificación de 0 a 8 horas durante el período base y se

registran 533 horas, el valor estándar por trabajo seria de 533/205 = 2,6 horas por

trabajo.

En la tabla N ° 3 se muestran valores estándar para trabajos no repetitivos de

gasfitería.
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TABLA N ° 3

VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS NO REPETITIVOS

TRABAJOS DE GASFITERIA

GRUPO HORAS ESTÁNDAR POR TRABAJO

Hasta 4 horas 1.8

4.1 a 8.0 horas 6.0

8.1 a 18 horas 11.8

16.1 a 32.0 horas 23.1

32.1 a 48.0 horas 38.4

48.1 a 96.0 horas 62.5

4.- Trabajos Estimados

Todos los trabajos que requieran 96 horas o más se consideran como trabajos

estimados. Los valores estándar se establecen por medio de un estimador experto

usando combinaciones de los datos normalizados, conversaciones con supervisores,

buen juicio, etc.

Para este tipo de trabajo, la estimación se convierte en

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el valor estándar. Para que sea así los trabajos estimados se enumerarán en una hoja

de estimación, agrupados en elementos de trabajo. Los datos estándar se acumulan

de experiencias pasadas y de libros que contengan este tipo de información.

Para usar estos valores para planificación y programación de una manera

efectiva, las órdenes de trabajo se pre-clasificarán o estimarán a ojo. El estimador o

supervisor puede decir por experiencia las horas aproximadas que necesitará para

cada trabajo. Se clasifica cada trabajo como de 0 a 8, 8 a 16, etc. Por ejemplo, si el

trabajo es de 8 a 16 horas, el tiempo planificado podría ser 1 1 , 5 horas. Existirán casos

donde es imposible establecer una estimación exacta del tiempo hasta que se ha

iniciado la tarea. En tales casos, la estimación debe hacerse después que la tarea ha

progresado lo suficiente para prever todo el trabajo requerido para el acabado. Si el

trabajo ha comenzado y la estimación original no es válida a causa de trabajo

imprevisto, cambios en la tarea, etc. la estimación debe cambiarse conforme a las

condiciones existentes.

Deben hacerse comprobaciones de rutina en todas las tareas estimadas

cuando las horas reales alcanzan 1/3 de la estimación, luego a los 2/3 de la

estimación a fin de establecer si las condiciones son o no consistentes. Si no lo son, la

estimación debe revisarse.

Los tiempos estándar para trabajos de Mantenimiento proporcionan una base

para establecer el control de todo trabajo de Mantenimiento. Este es uno de los usos

más efectivos de los valores estándar. Los tiempos reales para cada trabajo se

acumulan y resumen cada semana por oficio y se comparan con el estándar

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dar de horas ganadas. Normalmente se redacta un informe con un promedio

que oscila entre 4 y 5 semanas, de una manera que sea mínimo el efecto de los

trabajos largos completados durante dicho período de información.

También se usan los valores estándar para aplicar los incentivos al

personal de mantenimiento tal como se aplica al personal de producción.

Una buena política de la empresa es dar incentivos al personal de

Mantenimiento de manera que éstos se sientan más integrados al proceso

productivo y a las reducciones de costo.

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UNIDAD 3.3/
PAPELES DE TRABAJO

OBJETIVOS :

- Dar a conocer y analizar los diferentes formularios usados

en Mantenimiento.

- Diseñar formularios.

INTRODUCCION

Al decidir sobre que papeles de trabajo o formularios a usar en el

Departamento de Mantenimiento, se debe tener en cuenta el tamaño de la empresa,
el tamaño del grupo de Mantenimiento y de los trabajos que se realizan.

Muchos papeles complican los trabajos, puesto que, en general, los Técnicos a
Ingenieros de mantenimiento son "poco amigos" de los formularios, por otro lado, muy
pocos formularios nos impiden llevar un buen control del departamento.

En esta unidad veremos los formularios básicos y explicaremos cuando se

requiera el significado de cada formulario.
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Papeles de Trabajo.

Los papeles de trabajo útiles de tener en consideración en un Departamento

de Mantenimiento son:

1- Inventario del equipo

2- Registro del equipo

3.- Ordenes de trabajo

4.- Tarjetas de tiempo

5.- Requisición de materiales

6- Inspección de Mantenimiento Preventivo

7.- Programas de inspección de Mantenimiento Preventivo

8.- Informes de horas extraordinarias

Describiremos a continuación cada uno de estos formularios

1.- Inventario de equipos

Para una planificación y programación eficaces, es necesario disponer de un

registro completo del equipo a mantener. A cada unidad se le asegura un número de

inventario. Puede grabarse sobre una placa metálica y fijarse a la unidad. Los mecáni-

cos del área, los electricistas o ingenieros pueden llevar el inventario. Algunas

compañías tienen empleados de Mantenimiento destinados a inventarios y de esta

manera lo familiarizan con los equipos.

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HOJA DESCRIPTIVA DEL CAMPO DE ACTIVIDAD

PLANTA:
LUGAR:
REQUISICIÓN N °: FECHA:

ARTICULO: N ° INVENTARIO:
COMPRADO A: N ° 0 / C:
FABRICANTE:
POTENCIA: AMPERES: N ° SERIE: TIPO:
VELOCIDAD (RPM): VELOC. SALIDA (RPM):
MODELO: TAMAÑO:
VOLTS: RELACIÓN: CAPACIDAD:

FASE: ARMADURA: N ° CATALOGO:

DIMENSIONES:

CICLOS: TAREA N °: PESO:

DATOS Y COMENTARIOS DESCRIPTIVOS

ACCIONADO POR: ARTICULO:

POR REDUCTOR: RPM: N ° INVENTARIO

GOBERNADO POR: HP: RPM:

USADO EN CONEXIÓN CON:

ESPECIFICACIONES EMPAQUE:

DATOS RODAMIENTOS: SELLOS:

DATOS LUBRICACIÓN

ESPECIFICACIONES:

PUNTOS DE INSPECCIÓN:

N ° INVENTARIO EQUIPO AUXILIAR

FIGURAN º 1
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La figura 1 muestra un formulario típico de inventario del campo de actividad.

2.- Registro del equipo

Los registros del equipo son tan importante para una planta con únicamente

100 unidades como lo son para plantas con miles de unidades. Algunas compañías

con operaciones a desarrollar en varias plantas mantienen todos los registros del

equipo en la oficina central para su use por la división de contabilidad de la planta con

registros sobre la depreciación y la caída en descenso. Sin embargo, los registros del

equipo son necesarios en el Mantenimiento de una planta individual para el anuncio

de reparaciones, cambios y piezas de repuestos, así como para la asignación a

programas de inspección.

El valor de estos informes es limitado. En caso de paro, pueden conseguirse

inmediatamente especificaciones exactas de la máquina y las piezas y el nombre y

dirección del fabricante. Sí la cuestión se refiere al tamaño, peso, lubricación,

transmisión de potencia, elementos de protección, o fecha de adquisición, la

información se encuentra allí.

En la figura N ° 2 se presenta una Hoja de Registro típica. En el reverso de

la Hoja de Registro se indicará lo siguiente:

Costo de Mantenimiento normal o excesivo

Necesidad de re-proyecto

Necesidad de sustitución para asegurar el tamaño apropiado.

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Necesidad de sustitución para asegurar el equipo correcto

Necesidad de sustitución a causa de ineficiencia.

Se indicarán también los datos de costo para los informes a la dirección, las

fallas más frecuentes y sus causas.

3.- Ordenes de Trabajo

Las órdenes de trabajo son peticiones escritas de servicios a cumplir por el

Departamento de Mantenimiento. Establecer tanto para el Mantenimiento como para

la dirección, la información que ha de hacerse un trabajo. Proporcionan un registro de

costo de estos servicios. Proporcionan los datos sobre los cuales se preparan las

requisiciones de material, se entregan instrucciones de trabajo individual y se hacen

asignaciones de tareas al personal y al equipo. Cuando el trabajo se ha terminado y

se han hecho todas las anotaciones contienen los informes que sirven, al

departamento de Mantenimiento para su control y el Departamento de Costo en la

distribución de gastos.

Debido a que todo el trabajo de Mantenimiento debe programarse, es

necesario poner todas las órdenes por escrito independiente del volumen de la tarea.

Esto permitirá una planificación y programación apropiada y sirve para determinar el

trabajo pendiente.

Se usan numerosas hojas de órdenes de trabajo. Algunas

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son pequeñas con pocas líneas para una breve descripción del trabajo a hacer. Otras

son grandes, con espacio para descripción del trabajo, situación, prioridad, tiempo

asignado, tiempo empleado, cargas estimadas y reales de trabajo y el. material, etc.

En la figura 3 a) y b) se muestra un modelo de orden de trabajo aplicado

en general en una industria mediana.

4.- Tarjeta de Tiempo

Todos los empleados de mantenimiento están sujetos a la comprobación de

tiempo ya sea por relojes o cronometradores. El método a usar depende del tipo de

planta, o sea, de operaciones o de las condiciones del local. Prescindiendo del

método usado es conveniente que cada empleado tenga su tarjeta y en el se anote

los trabajos que realiza, sean estos en orden de trabajo o sin ellas.

Un modelo de tarjeta de tiempo se muestra en la figura 4.

5.- Requisiciones de Materiales

El funcionamiento y control del almacén puede afectar a los programas de

trabajo de mantenimiento. Todos los artículos contenidos en el almacén de materiales

deben tener una identificación a base de número de fuerza para simplificar el

inventario, el costo y los papeles de trabajo.

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El almacén tendrá sus propios papeles de trabajo que registrarán el

ingreso y tarjetas de inventario para cada pieza, repuesto o material.

La requisición de materiales corresponde a una salida del almacén y debe ser

llenado por el Departamento de Mantenimiento. Con esta requisición o salida de

almacén el encargado del almacén entregará de su inventario el material o repuesto.

Un modelo de esta requisición de materiales se encuentra en la figura 5.

6.- Inspección de Mantenimiento Preventivo

Los registros de inspección de Mantenimiento Preventivo comprenden un

grupo de formularios, especialmente proyectados para indicar a los Inspectores de

Mantenimiento que deben revisar en cada equipo.

La información que, lleva este formulario se puede obtener de los registros

del equipo, de los manuales de operación, de los manuales del fabricante y de la

propia experiencia del Departamento de Mantenimiento.

En la figura 6 y 7 se encuentran 2 modelos de formularios de inspección de

Mantenimiento Preventivo.
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7.- Programas de inspección de Mantenimiento Preventivo

Las frecuencias de inspección de Mantenimiento Preventivo dependen de

muchos factores tales como edad del equipo, estado, las horas de funcionamiento

diarias y la importancia del equipo en la línea de producción. Estos programas de

inspección se preparan cuidadosamente utilizando toda la información disponible del

equipo.

8.- Control de Horas Extraordinarias

El control de horas extraordinarias es muy importante ya que es trabajo de

Mantenimiento pagado por encima de lo normal y frecuentemente neutraliza los

ahorros hechos en la jornada normal.

Para llevar este registro es necesario de un formulario, tal como el. de la figura

1 1 , en el cual se indican las horas extraordinarias, quien las realiza y a que trabajo

deben ser cargadas.

Existen además otros formularios que permiten hacer informes mensuales de

Mantenimiento, indicando el trabajo realizado, el tiempo utilizado y cual es el gasto

total del departamento. Estos formularios que no indicamos aquí deben ser elaborados

por el Jefe de Mantenimiento según sus necesidades.

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UNIDAD 3,4/
.

MANUALES DE MANTENIMIENTO

OBJETIVOS :

- Desarrollar un Manual de Mantenimiento

INTRODUCCIÓN

En esta unidad describiremos los tipos de manuales que se usan en la

industria moderna y explicaremos en que consiste un Manual de Mantenimiento y

cuales son sus ventajas y desventajas. No indicaremos como redactarlo, puesto que

esto depende de cada Jefe de Mantenimiento.

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Manuales de Mantenimiento

Los tipos manuales que se utilizan actualmente en las empresas medianas y

grandes son los siguientes:

Manual de instrucción.- Describe una determinada tarea en lo

concerniente a que es lo que hay que hacer, cuándo, cómo y por qué.

Se utilizan básicamente para el adiestramiento y re-adiestramiento del

personal.

Manual de procedimientos.- Describen en forma detallada los métodos

mediante los que se lleva a cabo cada tarea en particular. Generalmente

contendrá diagramas de flujo, ilustraciones de los formatos y formularios

de organización, además de explicaciones referentes a cómo, cuándo y

dónde deben utilizarse. Proporciona una base para seguir una rutina de

procedimientos administrativos.

Manual de organización.- Determina los deberes de los individuos

dentro de la organización y delimita su autoridad y responsabilidad.

Manuales técnicos.- En estos manuales se describen las características,

por ejemplo, de una máquina, supuesta en marcha, instrucciones para el

funcionamiento, Mantenimiento y reparación, instrucción técnica

necesaria, etc. Son muy útiles para el personal de Mantenimiento.

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Manuales de orden interno.- Se denomina también Reglamento interno, y

en el se indican las disposiciones vigentes en la compañía o en la empresa

para asegurar que todos actúen de acuerdo a las normas y reglamentos

existentes. Un Manual de Mantenimiento puede llevar incorporado uno o

más de los manuales descritos. Este manual describe las normas, la

organización y los procedimientos que se utilizan para efectuar la función de

Mantenimiento. Puede incluir también métodos normalizados para el

Mantenimiento y/o reparación de equipos.

El aumento en el número de industrias, la ampliación de las industrias

existentes y la rápida evolución que sufren los materiales, los equipos y los procesos

tecnológicos aumentan el problema del mantenimiento de máquinas y equipos de las

instalaciones industriales. El costo de Mantenimiento es de una magnitud tal que

resolverlo mediante el método del "primer hombre que se encuentre a mano" no resulta

por lo general económico. Deben encontrarse métodos que se basen en criterios

efectivos y económicos. Esto puede obtenerse establecimiento unos procedimientos de

gestión efectivos y unos métodos de Mantenimiento y métodos para difundirlos a través

de toda la organización. Esto se puede cumplir con un Manual de Mantenimiento.

El tamaño de la organización no es necesariamente el criterio en que debe

basarse la determinación si se debe o no utilizarse un manual. Incluso en una pequeña

organización en que estén bien establecidos los procedimientos rutinarios de Manteni-

miento, existe la necesidad de determinar los procedimientos a

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utilizar para las reparaciones de mayor importancia y para la sustitución de máquinas

y equipos. El tamaño de la organización influirá sobre el tamaño y contenido del

manual pero no en la necesidad de su utilización como medio de comunicación. El

Manual de Mantenimiento, además, de utilizarse para una determinación clara de

normas, se puede utilizar para adiestramiento y enseñanza del nuevo personal o para

el re-adiestramiento del personal existente.

El contenido de un Manual de Mantenimiento dependerá de si el manual es de

tipo administrativo o del tipo técnico o una combinación de ambos. El factor más

importante a considerar es el de la separación de los aspectos administrativos de los

técnicos. Esto se consigue dividiendo el manual en dos partes, una administrativa y

otra técnica dentro de un mismo volumen o utilizando un volumen separado para los

aspectos administrativos y uno o varios para los aspectos técnicos.

Las ventajas del use de un normal Mantenimiento son las siguientes:

1.- Eliminación de la duplicación de fuerzas.

2- Eliminación de la interferencia de responsabilidades

3.- Eliminación de papeleo, formularios inconvenientes

4- Establecimiento de un mecanismo de control para la administración.

5.- Una mejor respuesta a las necesidades de Mantenimiento con unos costos

decrecientes.

6.- Un menor costo de los programas de adiestramiento y re-adiestramiento

del personal.

7.- Facilitar la base para la apreciación y evaluación del Mantenimiento.

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Las desventajas son las siguientes:

1.- La sumisión rígida a los procedimientos tiende a disminuir la iniciativa del

personal para la innovación y mejoras.

2.- Para que los manuales sean eficaces es obligatoria una revisión y

puesta al día de los mismos.

La preparación del Manual de Mantenimiento, sea este administrativo es un

trabajo laborioso y se requiere que la persona encargada de su confección tenga un

completo apoyo de la dirección de la empresa.

Un Manual Técnico puede contener los antecedentes necesarios para el

Mantenimiento de un equipo o para varios equipos. Debe ser preparado por personal

técnico con pleno conocimiento del funcionamiento de los equipos y de sus relaciones

con otros.

Generalmente es el Jefe de Mantenimiento quien elabora este manual.