Análisis y descripción de puesto

Preguntas y ejercicios para análisis

1. ¿Cuáles temas se incluyen por lo general en las descripciones de puestos?

R. Los temas que por lo general se incluyen en las descripciones de puestos son:
➢ Nombre del puesto
➢ Descripción del puesto de trabajo
➢ Nivel del puesto
➢ Departamento
➢ Supervisor y supervisados:
➢ Jornada laboral: (horarios, turnos y vacaciones).
➢ Lugar de trabajo
➢ Formación requerida:
➢ Experiencia profesional previa:
➢ Competencias y habilidades:
➢ Requerimientos extra:
➢ Salario y otros beneficios.
➢ Misión y visión
➢ Los resultados esperados. Para que lo hace
➢ Competencias requeridas para asumir la posición de un puesto
2. ¿Cuáles no se encuentran en ellas?
En una descripción de puesto no debemos:
a. Usar terminología interna
b. No involucrar a todas las partes interesadas
c. Ser poco realista.
d. Usar un lenguaje discriminatorio.
e. No hacer revisiones frecuentes

3. ¿Qué es un análisis de puestos?

R. El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que
el cargo exige a su ocupante. Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo
de manera adecuada. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de
los cargos para efectos de comparación.

4. ¿Qué es una descripción de puestos?

R. La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de
recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los
incentivos y la administración salarial.

5. ¿Cómo se puede usar la información que proporciona?

R. Con la información que proporciona el análisis y descripción se puede realizar un análisis y

desarrollar los puestos que debe haber en una empresa, conocer las características, cualidades
necesarias que debe ocupar un ocupante, con esto sirve de base para la orientación profesional,
la evaluación de salarios.

6. Se estudiaron varios métodos para recabar los datos del análisis de puestos. Compárelos,
explique para qué tipo de puestos es útil cada uno, luego liste las ventajas y desventajas de
cada uno.

Método Características Ventajas Desventajas

Empleado para puestos 1. Veracidad de los datos
obtenidos, debido a que
operativos
se originan en una sola
• Debe tener un propósito fuente (analista de puestos
de trabajo) y al hecho de
específico
que ésta sea ajena a los
• Debe ser planeada intereses de quien ejecuta
el trabajo.
cuidadosa y
2. No requiere que el
sistemáticamente ocupante del puesto de
Observación
1. Costo elevado porque el
analista de puestos de
trabajo requiere invertir
bastante tiempo para
que el método sea
completo.
2. La simple observación,
sin el contacto directo y
verbal con el ocupante
del puesto de trabajo, no

trabajo deje de realizar permite obtener datos

• Debe llevarse por escrito,
un control cuidadoso de la
misma.
sus labores. importantes para el
3. Método ideal para análisis.
aplicarlo en puestos de 3. No se recomienda
trabajo sencillos y aplicarlo en puestos de
repetitivos. trabajo que no sean
4. Correspondencia sencillos ni repetitivos.
adecuada entre los datos
obtenidos y la fórmula
básica del análisis de
puestos de trabajo (qué
hace, cómo lo hace y por
qué lo hace).
 Esta técnica puede ser 1. Los datos relativos a un 1. Una entrevista mal
puesto de trabajo se conducida puede llevar a
utilizados para puestos
obtienen de quienes lo que el personal reaccione
cuyas tareas son repetitivas conocen mejor. de modo negativo, no la
2. Hay posibilidad de comprenda ni acepte sus
• La entrevista es una
analizar y aclarar todas objetivos.
reunión prefijada y las dudas. 2. Puede generar
3. Este método es el de confusión entre opiniones y
determinada de
mejor calidad y el que hechos.
antemano, aunque su proporciona mayor 3. Se pierde demasiado
rendimiento en el tiempo, si el analista de
desarrollo pueda
análisis, debido a la puestos de trabajo no se
parecer espontáneo y manera racional de prepara bien para
Entrevista

reunir los datos. realizarla.

natural.
4. No tiene 4. Costo operativo elevado:
• La entrevista siempre tiene contraindicaciones. exige analistas expertos y
Puede aplicarse a parálisis del trabajo del
un objetivo, que debe ser
cualquier tipo o nivel ocupante del puesto de
conocido al menos por el de puesto de trabajo. trabajo.
entrevistador y que será
tenido en cuenta antes y
durante su desarrollo.
• Es una técnica que exige
del entrevistador
habilidades de
comunicación y dirección.
El sujeto que responde, 1. Los ocupantes del puesto 1. No se recomienda, su
de trabajo y sus jefes aplicación en puestos de
proporciona por escrito
directos pueden llenar el trabajo de bajo nivel, en los
información sobre sí mismo cuestionario conjunta o cuales el ocupante tiene
secuencialmente dificultad para interpretarlo
Cuestionarios

o sobre un tema dado.

2. Este método es el más y responderlo por escrito.
• Es un procedimiento de económico para el análisis 2. Exige que se planee y se
de puestos de trabajo. elabore con cuidado.
investigación.
3. También es el que más 3. Tiende a ser superficial o
• Es una entrevista personas abarca distorsionado en lo
4. Es el método ideal para referente a la calidad de las
altamente estructurada.
analizar puestos de trabajo respuestas escritas.
de alto nivel
Utilizado para creación o ✓ Alto Grado de ✓ Tiene un alto coste
económico
rediseño de puestos Confiabilidad
✓
Comités de

En la práctica, no siempre
expertos

hay expertos para todos los

puestos
✓ La información recogida
está basada en impresiones
 1. Cuestionario y entrevista, Las ventajas y desventajas son las mencionadas en el cuadro de
ambos con el ocupante
forma individual
del puesto de trabajo.
Primero el ocupante
responde el cuestionario
y después presenta una
entrevista rápida; el
cuestionario se tendrá
como referencia.
2. Cuestionario con el
ocupante y entrevista con
el superior para
Métodos mixtos

profundizar y aclarar los

datos obtenidos.
3. Cuestionario y entrevista,
ambos con el superior.
4. Observación directa con
el ocupante del puesto de
trabajo y entrevista con el
superior.
5. Cuestionario y
observación directa,
ambos con el ocupante
del puesto de trabajo.
6. Cuestionario con el
superior y observación
directa con el ocupante,
del puesto de trabajo

7. Explique cómo elaboraría una descripción de puestos.

R. Para elaborar una descripción de puesto debemos primeramente clasificar la información

recolectada en el análisis de puesto y luego empezaríamos a armar la plantilla destacando lo
siguientes puntos:

a) Información identificativa. Situada habitualmente en la parte superior del documento.

En ella se indica:

✓ El nombre del puesto.

✓ El lugar del mismo dentro de la compañía.
✓ La fuente de información con la que se elaboró el análisis del puesto y autor del
mismo.
✓ Las fechas de elaboración y verificación del análisis.
✓ Las consideraciones económicas, tales como si el puesto está exento o sujeto al
pago de horas extraordinarias.
 b) Resumen del puesto. Es una pequeña síntesis introductoria relativa a las
obligaciones, responsabilidades o tareas asociadas al puesto en sí
mismo. También se indica el lugar que ocupa dentro de la jerarquía
organizativa de la empresa.
c) Obligaciones y responsabilidades. En este tercer elemento de la
descripción se trata de indicar las motivaciones y metodologías según las cuales se llevan
a cabo las responsabilidades expuestas anteriormente. En definitiva, en este apartado se
ha de dar respuesta a las siguientes preguntas:

✓ ¿Qué es lo que se ha de hacer en el puesto?

✓ ¿Para qué se lleva a cabo?
✓ ¿Cómo y con qué herramientas se realiza el trabajo?
✓ ¿Dónde se ejecuta el trabajo?

d) Especificaciones y cualificación exigida por el puesto. En este último elemento se

exponen claramente las características necesarias que se le han de exigir al trabajador
para llevar a cabo únicamente las tareas asociadas al puesto en concreto.

8.Trabajando en forma individual o en equipo obtenga copias de descripciones de

puestos para posiciones de oficina, en la escuela o universidad donde estudia o en la
empresa en que trabaja. a) ¿Qué tipos de información contienen? b) ¿Brindan suficiente
información para explicar lo que implica el puesto y cómo hacerlo? c) ¿Cómo mejoraría
las descripciones

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS

OFICINISTA
DATOS GENERALES

Familia: Administración, Asistencia Grado: Salario:

Técnica y Actividades Afines

Grupo Ocupacional: Secretariado, Operación de Equipo de Oficina, Traducción y Actividades

Afines

Nivel Funcional: Apoyo, Auxiliar y Grupo Laboral: Apoyo

Asistencial
I - DESCRIPCION DEL PUESTO

RESUMEN

Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, clasificando,

distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades
técnicas y administrativas de la unidad.

II - DESCRIPCION ESPECIFICA

FUNCIONES

1 - Realizar trabajos sencillos de mecanografía, tales como informes, memorandos,

circulares, llenar formularios, tarjetas y otros documentos.

2 - Atender llamadas telefónicas y al público que solicita información respecto a los servicios que
brinda la unidad.

3 - Archivar la correspondencia emitida o recibida, de acuerdo a los métodos establecidos en

la unidad.

4 - Redactar y registrar la entrada y salida de la correspondencia o cualquier otro documento

de la unidad.

5 - Efectuar registros y llevar controles sencillos de personal, compras, ventas, cobros y otros.

6 - Solicitar útiles y materiales de oficina para uso de la unidad donde labora.

7 - Recibir la correspondencia y otros documentos de trabajo.

8 - Atender a profesores, investigadores, estudiantes, colaboradores administrativos y público en

general, según sea la unidad donde labora.

9 - Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier anomalía.

10 - Realizar además de las tareas previstas en el puesto, todas aquellas que sean encomendadas
dentro del alcance del mismo.

III - PERFIL

EDUCACION FORMAL

• Diploma del Nivel medio de Educación (Secundaria Completa)

 EXPERIENCIA

• No requiere experiencia.

CONOCIMIENTOS

• Manejo de equipo común de oficina

• Relaciones humanas
• Métodos y procedimientos generales de trabajo en oficinas

D ESTREZAS

• Manejo de computador, máquina de escribir, ficheros, archivos

IV - CONDICIONES DEL PUESTO

SUPERVISIÓN RECIBIDA

• Recibe instrucciones detalladas orales y/o escritas y su trabajo es revisado regularmente.

SUPERVISIÓN EJERCIDA

• No ejerce supervisión.

ESFUERZO FISICO

• Trabajo con mínimo esfuerzo físico.

ESFUERZO MENTAL

• Trabajo simple y rutinario que requiere esfuerzo mental muy pequeño.

ACCIDENTES

• El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

CONDICIONES AMBIENTALES

• Se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes

contaminantes.

V - EQUIPOS, MATERIALES Y HERRAMIENTAS

DETALLE DE LOS EQ UIPOS, MATERIALES Y HERRAMIENTAS

✓ Computadora y equipo auxiliar

✓ Copiadora
✓ Útiles de oficina
✓ Papelería en general

Respuestas a las interrogantes planteadas

a) ¿Qué tipos de información contienen?

a. Esta descripción de puesto Oficinista de este ejemplo contiene información
referente a:

✓ Nombre del puesto

✓ Descripción del puesto de trabajo
✓ Nivel del puesto
✓ Departamento
✓ supervisados
✓ Lugar de trabajo
✓ Formación requerida:
✓ Experiencia profesional previa:
✓ Competencias y habilidades:
b) ¿Brindan suficiente información para explicar lo que implica el puesto y cómo
hacerlo?
✓ En este punto considero que existen puntos no claros como quien la supervisa,
además dejan por fuera el salario y beneficios que obtendrá. Los requerimientos
solicitados no van acordes con el nivel académico establecidos
c) ¿Cómo mejoraría las descripciones
a. Mejoraría en la sección de perfil detallando de forma más clara coherente lo
solicitado, además para atraer a los postulantes los beneficios y salarios que
obtendrán.