PROCEDIMIENTO GENERAL – PG-C-01

PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGI

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTES GENERALES

AREA: CALIDAD

IDENTIFICACIÓN: PG-C-01

AÑO DE EMISIÓN: 2014

FECHA REVISIÓN ANTERIOR:

PERIODICIDAD DE REVISIÓN: cada tres años o cuando se incorpore un

cambio en la metodología de trabajo y/o tecnología

HISTORIAL DE CAMBIOS REALIZADOS:

Revisión Cambios realizados

PREPARÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN:

FECHA:
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PG-C-01
PARA EL SGI
HOJA: 2 de 8

1.- OBJETO
Establecer un método uniforme para preparar la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad.

2.- ALCANCE
Es aplicable a los procedimientos e instrucciones del Sistema de Gestión de Calidad de INSA
Consultora.

3.- DEFINICIONES
• Procedimiento general: Documento que establece la forma en que se realiza una actividad
prefijada de manera planificada y sistemática, correspondiente a la etapa de organización del
Sistema de Gestión de la Calidad. Establece el objeto y alcance de una actividad, cómo debe
realizarse y los responsables de la misma. Incluye métodos a emplear, variables críticas,
precauciones, equipos y materiales, secuencias de operaciones, criterios de aceptación y
medidas de efectividad.
• Instrucción: Documento que establece la forma en que se realiza una actividad específica en
cada sector de la empresa. Trasmite conocimientos, información o direcciones para el propósito
de realizar un trabajo. Define cómo se realizan y controlan las distintas actividades que afectan
a la calidad, los resultados o registros y los formularios a utilizar.
• Registro: Documentación que sirve de soporte para brindar evidencia objetiva de la realización
de una tarea.
• Documento: Información y su medio de soporte.

4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Norma ISO 9001: Sistema de Gestión de Calidad (Última vigente).
- Norma ISO 9000: Fundamentos y Vocabularios (Última vigente).
- PG-C-01 “Preparación de la documentación del SGC”
- PG-C-02 “Control de Documentos del SGI”
- PG-C-03 “Control de los Registros del SGI”
- PG-GG-04 “Recurso Humanos”
- PG-D-05 “Diseño y Desarrollo”
- PG-O-06 “Compra, subcontrataciones y control de recepción del producto”
- PG-O/MA-07 “Producción y prestación de servicio”
- PG-C-08 “No conformidades”
- PG-M-09 “Instrumentos- Mantenimiento”

PREPARÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN: 7

FECHA:
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PG-C-01
PARA EL SGI
HOJA: 3 de 8

- PG-GG-10 “Satisfacción del Cliente”

- PG-C-11 “Auditoría Interna”
- PG-C-12 “Acciones correctivas y preventivas”

5.- RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades para la preparación, revisión, aprobación, liberación y archivo de los
documentos se definen en el PG- C- 02 “Control de Documentos del SGI”.

6.- DESARROLLO
En este capítulo se trata el método de confección de un procedimiento e instrucción y la estructura
de los mismos.
• Carátula
El formato empleado se presenta en el Anexo 1.
• Hoja de Procedimiento / Instrucción
Los formatos empleados en las páginas de Anexos e Instrucciones se presentan en el Anexo 2.
• Hoja de Anexo
Se utiliza el formato indicado en el Anexo 3.
• Título
Se coloca en todas las hojas, en el sector superior.
• Codificación
Los procedimientos se identifican por un código alfanumérico de tres partes:
A-B-C
Dónde:
A = Código de identificación del tipo de documentación:
PG: Procedimiento General.
I: Instrucción.
B = Código de identificación del sector que generó el procedimiento o la instrucción:

GG Gerencia General
C Gestión de Calidad
O Operación
D Diseño
M Mantenimiento
MA Medio Ambiente

PREPARÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN: 7

FECHA:
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PG-C-01
PARA EL SGI
HOJA: 4 de 8

C = Número correlativo del procedimiento o la instrucción, a medida que se va generando, de

01 en adelante, correlativo para cada sector que lo genera.
Ej.: PG-C-01 “Preparación de Procedimientos e Instrucciones”
Es un Procedimiento General, lo genera el Área Gestión de Calidad, corresponde al primer
procedimiento generado por esta área.
• Numeración
Todas las páginas van numeradas, incluidos los anexos, indicando el total de páginas del
procedimiento o la instrucción.
• Revisión
Cuando se producen modificaciones al procedimiento o la instrucción, se cambia su número de
revisión. Esto es responsabilidad del Área Gestión de Calidad.
Las revisiones se pueden hacer por documento completo o por anexos. La revisión se indica con
números arábigos, comenzando por el cero para la primera emisión del procedimiento.
Sólo se pueden introducir modificaciones a los procedimientos, instrucciones y anexos con la
firma de los responsables de preparar, revisar y aprobar.
Toda otra modificación no es válida.
• Fecha
Se indica la fecha desde la cual el procedimiento comienza a estar en vigencia.
• Estructura y contenido de los procedimientos
1.- OBJETO (para qué se establece el procedimiento)
Se describen brevemente, los objetivos del procedimiento o la instrucción.
2.- ALCANCE (a qué es aplicable)
Se indican los límites de aplicación del procedimiento o la instrucción.
3.- DEFINICIONES
Se indican los términos y abreviaturas a emplear en el procedimiento o la instrucción y
que sea necesario definir para aunar criterios.
4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA (dejarlo en blanco)
Se indican los documentos necesarios para cumplir el procedimiento. La edición de dichos
documentos será la última vigente, a menos que se indique otra.
5.- RESPONSABILIDADES (quiénes intervienen)
Se indican quiénes son responsables de las tareas especificadas en el procedimiento.
6.- DESARROLLO (qué se hace y cómo)
Se establece el método a emplear para lograr el objetivo, describiendo las etapas
a cumplir.

PREPARÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN: 7

FECHA:
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PG-C-01
PARA EL SGI
HOJA: 5 de 8

7.- REGISTROS
Se indica cómo deben tratarse los registros; quién es el responsable por su
archivo; lugar y tiempo de retención (la intención es lograr evidencia objetiva de
que se hizo lo que se dice que se debe hacer).
Los procedimientos originales y sus revisiones se consideran permanentes. Los libera y
distribuye el Área Gestión de Calidad y deben cumplir con lo establecido en el PG-C-03
“Control de los Registros del SGI”
8.- ANEXOS
Se muestran los formularios, tablas, listados, diagramas, etc., usados para transmitir
instrucciones, resultados, etc. Se indican con números arábigos.

Cuando un procedimiento o una instrucción no posean una sección por no ser aplicable,
se pondrá a la misma la leyenda “No aplicable” de modo que todos los procedimientos y
las instrucciones tengan la misma estructura.

• Emisión, distribución y modificación de procedimientos

Se realizan de acuerdo con lo establecido en el PG-C-02 “Control de Documentos del SGI”.

7.- REGISTROS

IDENTIFI- SOPOR- INDEXA- ACCESO MANTENI- DISPOSI-

REGISTROS LUGAR
CACIÓN TE CIÓN A: MIENTO CIÓN

Formato de Anexo 1 Todo el Archivo

C Papel Fecha 3 Años
Carátula PG-C-01 personal General

Formato de
Anexo 2 Todo el Archivo
Procedimientos e C Papel Fecha 3 Años
PG-C-01 personal General
Instrucciones

Formato de Hoja Anexo 3 Todo el Archivo

C Papel Fecha 3 Años
de Anexo PG-C-01 personal General

8.- ANEXOS
Anexo 1: “Carátula”
Anexo 2: “Hoja de Procedimientos e Instrucciones”
Anexo 3: “Hoja de Anexo”

Nota: para las instrucciones se pueden obviar los puntos 4: “Documentos de referencia”, y
5: “Responsabilidades”.

PREPARÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN: 7

FECHA: